Manual de Adquisiciones y Subvenciones de La SG-CAN

Propuesta de Manual de Adquisiciones y Otorgamiento
de Subvenciones de la Secretaría General de la

Comunidad Andina.
Noviembre 2009
0
TABLA DE CONTENIDO
I. Introducción…………………………………………………………………………………………………………………
……4
II. Propósito………………………………………………………………………………………………………………………
…...4
III. Lecciones Aprendidas
………………………………………………………………………………………………………..5
IV. ¿Cuándo debes aplicar el
Reglamento?..................................................................................5
CAPÍTULO PRIMERO
ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES y SERVICIOS
1. ¿Qué es una
adquisición?...................................................................
.................6
2. ¿Qué principios rigen las adquisiciones de la
SGCA?..................................6
2.1. Libre Competencia……………….
………………………………….6
2.2. Economía y eficiencia…………………………….
………………….6
2.3. Trato igualitario…………………………………………………..
….6
2.4. Transparencia……………………………………………………
…..7
2.5. Confidencialidad………………………………………………….
.…7
2.6. Conservación de documentos, archivos y unidad del
expediente…………………………………………………………
...7
2.7. Uso obligatorio de los formatos
estándar…………………………..7
2.8. Responsabilidad de
Gestión…………………………………………8
1
2.9. Fomento de la Participación Subregional
Andina…...............................8
3. FASE PRECONTRACTUAL……………………………...
……………..8
3.1. Planificación de las adquisiciones. …………………..
……………....8
3.2. Evaluación de las
necesidades……………………………………….9
3.3. Términos de Referencia y Especificaciones
Técnicas…………………………………………………..............
.......9
3.3.1. Términos de
Referencia…………………………………………....10
3.3.2. Especificaciones
Técnicas…………………………………………..10
3.4. Investigación de mercados. …………………………....
…………..11
3.4.1. Identificación de potenciales
contratistas………………………......11
3.4.2. Estimación de
costos……………………………………………….13
3.5. Determinación del procedimiento de
adquisición……………........13
3.5.1. Tipos de procedimientos de
adquisición…………………………...13
3.5.1.1. ¿Cuándo procede la Licitación
Abierta?..............................................14
3.5.1.2. ¿Cuándo procede la Licitación
Cerrada?.............................................15
3.5.1.3. ¿Cuándo procede la Adjudicación
Directa?........................................18
3.5.1.4. ¿Cuándo se entiende fraccionada una
adquisición?...........................................................................
....................................19
3.6. Autorización del Inicio del
Procedimiento……………………...……20
3.7. Comité de
Contratación…………………………………………..…21
2
3.7.1. ¿Cuando NO se constituye el Comité de
Contratación?.........................................................................
..................................21
3.8. Lista Corta……………………………………………………..
……..21
3.9. Instrucciones para la presentación de ofertas…………...
…………..22
3.9.1. ¿Qué son los criterios de
evaluación?..............................……………24
3.10. Publicidad de las Instrucciones para la presentación
de ofertas………………………………………………………………..
……25
3.11. Modificaciones, aclaraciones, correcciones de errores
o información adicional en las Instrucciones para la
presentación de
ofertas……………………………………………………………………..
26
3.12. Recepción de
ofertas………………………………………………..27
3.13. Apertura de
ofertas……………………………………………..…..27
3.14. Proceso de
evaluación…………………………………………..…..28
3.15. Evaluación de Oferta
Única………………………………………....30
3.16. Verificación de antecedentes………………………….
……………30
3.17. Informe de Evaluación………………………..
……………………...31
3.18. Nulidad del
procedimiento……………………………………….....32
3.19. Abandono de la
adjudicación…………………………………….…32
4. FASE CONTRACTUAL………………………………….
…………….33
4.1. ¿Qué es un
contrato?................................................................................
......33
3
4.2. ¿Cuándo se elabora un contrato?.............................
…………………...33
4.3. ¿Quiénes firman el
contrato?........................................................................33
4.4. Modificaciones al contrato………………..
………………………….34
4.5. Tipos de contratos (Condiciones Particulares de
Contratación)
……………………………………………………………..34
CAPÍTULO SEGUNDO
SUBVENCIONES
1. ¿Qué es una
subvención?.......................................................................
......36
2. ¿Qué principios rigen el otorgamiento de
subvenciones?....................................................................
.................................36
2.1. Principio de
Participación…………………………………….…...36
2.2. Principio de Publicidad………………….
………………………....36
2.3. Principio de
Visibilidad……………………………………………36
2.4. Principio de Finalidad y
Compromiso…………………………….36
2.5. Otros principios que le son
aplicables……………………………37
3. FASE PRECONTRACTUAL. …………………....
…………………..37
3.1. Planificación de las subvenciones. …………………...
……………37
3.2. Selección del procedimiento para el otorgamiento de
subvenciones…………………………………………………………
...37
3.2.1. Modalidades de
otorgamiento…………………….........................37
3.2.1.1. ¿Cuándo procede el Concurso
Abierto?.......................................38
4
3.2.1.2. ¿Cuándo procede el Otorgamiento
Directo?...............................38
3.3. Elaboración de las Instrucciones para la presentación
de
solicitudes…………………………………………………………..
….39
3.3.1. ¿Qué son los criterios de
evaluación?................................................40
3.4. Autorización del Inicio del
Procedimiento……………………......41
3.5. Comité de Evaluación………………...
…………………………...42
3.5.1. ¿Cuando NO se constituye el Comité de
Evaluación?........................................................................
...................................42
3.6. Publicación de la Convocatoria Pública de
Subvención………………………………………………….
………….42
3.7. Recepción de solicitudes………………........
……………………..43
3.8. Apertura de solicitudes………………………………...
………....43
3.9. Proceso de
evaluación…………………………………………….44
3.10. Verificación de antecedentes…………………...
……………….45
3.11. Informe de Evaluación……………………………………...
…....45
3.12. Nulidad del procedimiento………………...
……………………46
3.13. Abandono de la subvención…………………………...
………...47
4. FASE
CONTRACTUAL…………………………………………….47
4.1. ¿Qué es un
contrato?............................................................................
....47
4.2. ¿Cuándo se elabora un contrato?
………………………………...47
5
4.3. ¿Quiénes firman el
contrato?..................................................................48
4.4. Modificaciones al contrato.
……………………………………….48
Contratación)……………………………………………………...
…...48
ANEXO
I……………………………………………………………....50
ANEXO
II……………………………………………………………...55
1. Introducción.
Hoy día, la mayor parte de las contrataciones adelantadas por

organismos internacionales se encuentran íntimamente
ligadas a actividades de cooperación para favorecer el
desarrollo, es por ello que existen toda una serie de
instituciones y fondos multilaterales y bilaterales, que
disponen de instrumentos dedicados a la cooperación
internacional.
Dentro de este contexto, cada vez con mayor frecuencia, la

Secretaría General de la Comunidad Andina (en lo adelante,
SGCA) se ve obligada a relacionarse con terceras personas, ya
sea, para contratar bienes y servicios colocándola en el
dilema de cómo seleccionar al vendedor más idóneo para
celebrar el contrato que resulte en las mejores condiciones
técnicas y económicas; o para otorgar subvenciones 1, como
un medio para mejorar e incentivar actividades relacionadas
6
al desarrollo, a la innovación o a la investigación,
asegurándose que los fondos otorgados sean ejecutados con
la debida atención a factores de economía y eficiencia.
En tal sentido, se ha diseñado el presente Manual, por la

importancia que reviste una adecuada aplicación de las
normas reglamentarias que establecen los principios y
procedimientos que rigen las actividades de compras en
general y de otorgamiento de subvenciones, las cuales son
fundamentales para el uso transparente y eficiente de los
recursos públicos.
II. Propósito.
El propósito de este Manual es servir de guía, brindar

asistencia y orientar a todos los responsables de gerenciar los
procedimientos de adquisición y de subvenciones, en todas
sus fases, de manera que se asegure el correcto cumplimiento
del Reglamento de las Normas Internas de Contratación para
la Selección y Adjudicación de Contratos de Obras, Bienes y
Servicios, y para el otorgamiento de subvenciones de la
Secretaría General de la Comunidad Andina (en lo adelante, el
Reglamento).
El Manual, también se propone explicar cómo las normas

contenidas en el Reglamento permiten realizar procedimientos
exitosos en los diferentes tipos de contratos que se adjudican.
Esperamos que el lector encuentre este Manual de fácil

comprensión y aplicación, y constituya una herramienta útil
para la planificación, ejecución y participación en los
procedimientos de adquisición y otorgamiento de
subvenciones.
III. Lecciones Aprendidas.
Entre los objetivos del presente Manual, se estima que su

contenido sea actualizado y mejorado regularmente, de
manera que sea idóneo en su funcionamiento y aplicación.
7
Si tienes comentarios y sugerencias para cumplir con este
propósito, por favor contacta a la Unidad de Compras y
Contrataciones de la Coordinación de Administración de la
SGCA.
IV. ¿Cuándo debes aplicar el Reglamento?
Cada vez que tienes la responsabilidad de comprar, alquilar,

adquirir o contratar una obra, bien o servicio debes seguir los
procedimientos establecidos en el Reglamento.
Quedan comprendidas las acciones que conlleven a una

adquisición o al otorgamiento de subvenciones 2 como
consecuencia de la celebración de memorandos de
entendimiento o de cualquier otro tipo de convenio bajo
cualquier denominación o naturaleza similar.
Hay cinco (5) casos en los cuales excepcionalmente NO aplica

el Reglamento, a saber:
a) Cuando estás realizando adquisiciones u otorgando

subvenciones en ejecución de un Acuerdo de
Cooperación o similar, y el Acuerdo señala expresamente
en una de sus cláusulas que debes regirte por otro
procedimiento que no es el de la SGCA;
b) Cuando te propones contratar funcionarios 3;
c) Cuando te propones contratar servicios bancarios o
financieros;
d) Cuando recibes un bien o un servicio a consecuencia de
una donación4, o;
e) Cuando suscribes un convenio con una entidad pública,
salvo que dicho convenio tenga por objeto la adquisición
de obras, bienes o servicios.
CAPÍTULO PRIMERO
ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES y SERVICIOS
8
1. ¿Qué es una Adquisición?
A los efectos del presente Manual, la adquisición es un

proceso que comprende todas las actividades necesarias para
la compra o alquiler de bienes, obras y servicios, incluyendo la
planificación, preparación, adjudicación, administración del
contrato, entrega de bienes hasta el cierre del contrato.
2. ¿Qué principios rigen las adquisiciones de la SGCA?
2.1. Libre Competencia:
Este es uno de los principios fundamentales de los

procedimientos de adquisición, piensa en el diseño de un
procedimiento en el que puedan participar el mayor número
de competidores, sin restricciones ni exclusiones, de modo
que puedas tener la más amplia variedad de ofertas y tengas
la opción de adjudicar el contrato a los vendedores más aptos
y calificados.
2.2. Economía y eficiencia:
Se refiere a asegurar la compra de bienes y servicios de la

calidad, en la cantidad y en el momento correctos,
asegurando precios razonables. Así mismo, se pretende que
planifiques y programes las adquisiciones. Este principio te
indica que debes minimizar los costos totales de gestión del
proceso interno en interés del presupuesto general de la
SGCA.
2.3. Trato igualitario:
Hay que actuar de modo imparcial y debes tratar a todos los

competidores de la misma manera. Los criterios de selección
y evaluación deben elaborarse de forma objetiva y no
discriminatoria. Sin embargo, hay situaciones en las que
existen aparentes excepciones a este principio, donde el
objeto de la contratación reviste particularidades específicas y
9
solo cierto tipo de personas pueden realizar el trabajo, en esos
casos no estás vulnerando la igualdad, ya que se trata de
Igualdad entre iguales.
2.4. Transparencia:
Este principio se refiere a que las condiciones, las normas y

las reglas de adquisición son claramente conocidas,
comprendidas y de fácil acceso por parte de todos los
participantes. Un sistema transparente reduce la ocurrencia
de desviaciones en el procedimiento impidiendo que alguno
de los competidores disponga de información privilegiada.
2.5. Confidencialidad:
La discrecionalidad y las políticas de privacidad

implementadas por la SGCA exigen la obligación de mantener
una conducta ética en relación a la administración de la
información y datos personales a los que tienes acceso en
razón de tu cargo y funciones; lo que restringe la divulgación
pública de documentos y discusiones internas, especialmente
de aquellos documentos que sean declarados de carácter
reservado.
2.6. Conservación de documentos, archivos y unidad

del expediente:
Todas las actividades y pasos que realices para llevar a cabo

un procedimiento de adquisición debes documentarlo y
mantenerlo en archivos, físicos o digitales. De acuerdo a los
principios de transparencia y responsabilidad de gestión
debes llevar un expediente único que contenga todos los
documentos de la licitación, formato completado de la
autorización de inicio del procedimiento firmado, información
sobre las fuentes para la identificación de posibles
proveedores, términos de referencia, especificaciones
técnicas, cartas, convocatorias, instrucciones,
correspondencias, comunicaciones, memorandos, correos
electrónicos, comunicaciones telefónicas, actas, listas cortas,
10
ofertas y solicitudes recibidas, notas, recibos de fax, informes,
disposiciones administrativas, notificaciones, aceptación de la
adjudicación, ordenes de compra, contratos originales,
apéndices, pruebas de pagos, facturas, y demás actos que se
reciban o generen con ocasión de la aplicación del
procedimiento señalado en el Reglamento.
El expediente y los documentos en él contenidos se

mantendrán en los archivos de la SGCA, por lo menos durante
un lapso de cinco (5) años.
2.7. Uso obligatorio de los formatos estándar:
Se refiere a que todos los documentos, formatos y plantillas

estándar señalados en el Reglamento son de uso obligatorio.
2.8. Responsabilidad de Gestión:
Se relaciona con aspectos del comportamiento institucional y

personal que ayude a sostener la imagen y reputación de la
SGCA. Significa que debes actuar con diligencia asegurando la
implementación de las normas del procedimiento en las
actividades que lleves a cabo durante la adquisición de obras,
bienes y servicios. Si tienes algún interés personal o comercial
no debes participar de ninguna manera en el procedimiento
de adquisición, los conflictos de interés 5 deben revelarse
inmediatamente. No olvides que estás utilizando fondos
públicos por lo que debes mantener especial cuidado en las
acciones emprendidas y en los compromisos que planeas
adquirir. Es por ello, que debes actuar con integridad en todas
las relaciones de negocios, tanto fuera como dentro de la
SGCA en todas las relaciones con los cooperantes, gobiernos,
donantes, asociados y público en general.
2.9. Fomento de la Participación Subregional Andina:
Habrá procedimientos de adquisición en los cuales podrás

propiciar la participación de personas naturales y jurídicas
procedentes de los Países Miembros de la Comunidad Andina
11
mediante el diseño de criterios de evaluación basados en
origen o nacionalidad.
Todos estos principios se pueden resumir así:
“No debes establecer obstáculos a la participación, hay que apuntar a la

obtención de la máxima eficiencia económica, brindar transparencia absoluta y
reducir la discrecionalidad de manera que los contratos se adjudiquen en base a
procedimientos claros y preestablecidos.”
3. FASE PRECONTRACTUAL.
3.1. Planificación de las adquisiciones.
La planificación de las adquisiciones abarca varios niveles de

planeamiento dependiendo de la estructura de la
organización, cada nivel se encuentra íntimamente vinculado
al otro, y entre todos, generan la información necesaria de
planificación brindando una proyección de las necesidades de
adquisición de toda la organización.
Como ejemplo, se puede mencionar la planificación en el nivel

más bajo, el de las actividades individuales, este proceso
depende de una evaluación del requerimiento que se ha
identificado para contratar, se determina cuál es el objetivo
de la actividad y se establece un lapso de tiempo para lograr
la meta propuesta, definiendo cada paso del proceso para
alcanzar el resultado deseado, a tiempo, a bajo costo y de
manera efectiva.
La Lista de Conformidad Administrativa en el Anexo 1 del

presente Manual, puede facilitar las labores de planificación
de una actividad de contratación.
3.2. Evaluación de las necesidades.
El primer paso en la planificación es la evaluación de las

necesidades para definir los requisitos, en paralelo con una
investigación de mercados6 que comprende, la identificación
de potenciales proveedores o contratistas y la estimación de
12
costos7, de tal manera que, la información obtenida será
empleada para la elaboración de los Términos de Referencia o
Especificaciones Técnicas.
Durante la investigación de mercados se obtiene información

que ayuda a definir los requisitos contenidos en los Términos
de Referencia o Especificaciones Técnicas al determinar las
funciones y características de las obras, bienes o servicios que
se desean adquirir; este análisis del producto permite definir
los requisitos específicos de acuerdo a las necesidades reales.
3.3. Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas.
Aquí, se define claramente la necesidad real a ser cubierta por

el producto o servicio que se va a adquirir.
Los Términos de Referencia y las Especificaciones Técnicas son

la base para solicitar las ofertas y evaluarlas de forma
adecuada, ya que ningún otro parámetro salvo los
especificados en ellos será considerado durante la evaluación.
El objetivo al definir los requisitos es abrir el procedimiento a

la competencia, es por ello que las definiciones deben ser
genéricas; por lo tanto, si vas a utilizar un nombre o marca
comercial para definir requisitos por ejemplo, de tipo técnico,
debes señalar que esto es solo a modo de “Referencia”, y dar
a entender a los potenciales competidores que estás
definiendo un producto por el cual podrán ofrecer un
equivalente o similar que cubra los estándares requeridos del
producto deseado, es por ello que, adicionalmente, debes
describir los requisitos mínimos del producto o servicio que
vas a adquirir.
Recuerda,
“Los términos de referencia y las especificaciones técnicas forman parte del

contrato, y son de tal importancia, que ayudan a su administración y control, al
establecer las condiciones de cumplimiento oportuno por parte del contratista.”
13
Los distintos tipos de documentos que definen los requisitos
son:
3.3.1. Términos de Referencia: Se utilizan principalmente para

contratar servicios incluidos los de consultoría.
El propósito de preparar los términos de referencia es exponer

en forma clara y detallada una descripción del trabajo que se
espera para cubrir una necesidad específica. Unos buenos
Términos de Referencia permiten a los oferentes comprender
lo que se espera de ellos, de manera que puedan elaborar una
propuesta u oferta adecuada que satisfaga plenamente los
requerimientos.
Los Términos de Referencia deben ser flexibles 8 de tal forma

que permitan considerar sugerencias de los competidores
para obtener mejores formas de satisfacer los requerimientos.
Los Términos de Referencia se incluyen en el expediente y se

convertirán en un anexo del contrato celebrado
posteriormente, a raíz de la adjudicación.
Para información adicional sobre Términos de Referencia

utiliza el formato A1.
3.3.2. Especificaciones Técnicas: Se utilizan para la

adquisición de obras y bienes.
Las especificaciones técnicas pueden ser simples o complejas

dependiendo de la necesidad y contienen una descripción de
lo que deseas adquirir; por lo tanto, debes detallar qué
necesitas por parte del vendedor. Las especificaciones
técnicas forman parte de la Convocatoria Pública a Licitar,
Solicitud de Propuestas, Carta de Invitación o de la Invitación
a Cotizar.
Hay tres (3) formas de definir los requisitos y necesidades en

unas especificaciones técnicas (se pueden combinar):
14
 Especificaciones funcionales, definen qué deben hacer
los bienes;
 Especificaciones de desempeño, definen qué se desea
lograr con el bien, y;
 Especificaciones técnicas, definen las características
físicas y dimensiones de los bienes.
Las Especificaciones Técnicas se incluyen en el expediente.
En los casos de obras, además de las especificaciones

técnicas describiendo el listado de los componentes
principales del proyecto, se debe incluir un listado de
cantidades estimadas y toda la información que contenga los
requisitos aplicables al proveedor. Puedes incluir como un
anexo dibujos, diseños o planos9.
Para información adicional sobre Especificaciones Técnicas

3.4. Investigación de mercados.
Este proceso proporciona información sobre los productos y

sus especificaciones, lo que contribuye a determinar el
procedimiento de adquisición que vas a emplear; de igual
modo, en este proceso identificas a potenciales vendedores
elegibles, estimas los costos y te actualizas con las
condiciones de la oferta existentes en el mercado a nivel local
o internacional.
3.4.1. Identificación de potenciales contratistas.
Se recomienda para la búsqueda de potenciales proveedores

o contratistas utilices varias de las herramientas que se
mencionan a continuación:
 Base de Datos Común de la Secretaría General de la

Comunidad Andina;
 Expresiones de Interés10, que se utiliza cuando existe
necesidad de recabar información, por lo general cuando
15
el producto o servicio requerido no ha sido adquirido con
anterioridad por la SGCA, o estos son novedosos;
 Fuentes internas de información11, o;
 Fuentes externas de información12.
Base de Datos Invitación Fuentes internas Fuentes externas

Común de la solicitando de información de información
SGCA Expresiones de
Interés
¿Qué es? Es la base de Es un aviso que Son las listas Son las bases de
datos principal de proporciona cortas anteriores, datos de otras
la SGCA. información de contratos organizaciones,
carácter general a anteriores, o datos contenidos
cualquier información en revistas
interesado sobre obtenida en una comerciales,
los requisitos de consulta con otros referencias
obras, bienes y colegas. obtenidas de
servicios de Internet, catálogos,
futuras Cámaras de
adquisiciones de la Comercio.
SGCA.
¿Para qué Te ofrece Te ayuda a obtener Te ofrece Te ofrece
sirve? información información sobre información para información valiosa
actualizada de capacidades y identificar para la búsqueda
contratistas y disponibilidad de potenciales de potenciales
proveedores; así potenciales proveedores o proveedores o
como de oferentes y sobre contratistas. contratistas.
productos, obras, bienes o
equipos, servicios que éstos
materiales y proveen. Ayudan a
servicios ofrecidos mantener
por éstos. actualizada la Base
de Datos. Quienes
expresen interés
podrán ser
considerados para
listas cortas.
¿Publicidad Se anuncia en el
? sitio Web de la
SGCA por un lapso
mínimo de 10 días
continuos.
Dependiendo de la
necesidad puede
publicarse en otros
sitios Web, radio
16
local, prensa o
revistas
especializadas.
Toda la información que obtengas durante este proceso tienes

que documentarla en el expediente, esto permitirá conocer
las razones por las cuales se seleccionó un tipo de
procedimiento en lugar de otro.
Para información adicional sobre Invitación solicitando

Expresiones de Interés utiliza el formato A3.
3.4.2. Estimación de costos.
Consiste en realizar una aproximación o predicción basada en

información disponible en un momento dado, se puede
expresar en unidades monetarias (nuevos soles, dólares,
euros, etc.), y en algunos casos podrás emplear otras
unidades de medida, como las horas de trabajo.
En resumen la estimación de costos es una evaluación

cuantitativa de los costos probables de los recursos
necesarios para completar una actividad, ten en
consideración que las condiciones del mercado y las
publicaciones comerciales disponibles (por ejemplo listas de
precios), son fuentes de información importantes para la
estimación de costos.
3.5. Determinación del procedimiento de adquisición.
Este paso está influenciado por varios factores, tales como

qué estás adquiriendo (obras, bienes o servicios), las
condiciones del mercado, la complejidad de los requisitos, el
valor monetario estimado de la adquisición, el lugar de
ejecución y la urgencia.
Con independencia del procedimiento de adquisición

seleccionado debes garantizar el respeto a los principios
básicos arriba señalados, salvo algunas circunstancias
excepcionales que se explican más adelante.
17
3.5.1. Tipos de procedimientos de adquisición.
Tipos de Métodos de solicitud Tipos de adquisición Umbrales

Procedimientos de ofertas monetarios
Convocatoria Pública Obras, Bienes y

Licitación Abierta a Licitar Servicios ≥ 70,000 USD
Solicitud de Obras y Servicios
Propuestas
Carta de Invitación Obras, Bienes y
Servicios < 70,000 USD
Licitación Cerrada Salvo excepciones ver
Solicitud de Obras y Servicios
3.5.1.2.
Propuestas
Invitación a Cotizar Obras, bienes y ≤2,500 USD
servicios
Adjudicación Directa Carta de Invitación Obras, bienes y Sólo en casos
servicios excepcionales.
Al analizar los procedimientos de adquisición debes considerar

que la Licitación Cerrada y la Adjudicación Directa son
mecanismos excepcionales, y aún cuando no se desaconseja
su uso, por ser excepcionales, es preciso que identifiques con
claridad cuándo y en qué circunstancias procede su
aplicación.
3.5.1.1. ¿Cuándo procede la Licitación Abierta?
Cuando el precio estimado del contrato a adjudicar es igual o

superior a los USD 70,000, debes iniciar un procedimiento de
Licitación Abierta, con este procedimiento se pretende
proporcionar a todos los interesados información adecuada y
oportuna sobre los requisitos de la SGCA para adquirir obras,
bienes o servicios, promoviendo la más amplia y abierta
competencia, sin restricciones.
Después que determinas el valor estimado de la contratación,

tienes que identificar cuál es el método que emplearás para
solicitar las ofertas en una Licitación Abierta, para ello debes
saber:
Convocatoria Pública a Licitar Solicitud de Propuestas
18
Publicidad A disposición de todos los A disposición de todos los
interesados en el sitio Web de interesados en el sitio Web de
la SGCA, puede ser anunciado la SGCA, puede ser anunciado
en otros sitios Web, radio o en otros sitios Web, radio o
prensa. prensa.
Lapso de publicación Mínimo 30 días continuos, Mínimo 30 días continuos,
contados a partir del día contados a partir del día
siguiente a su publicación. siguiente de su publicación.
Contenido Descripción de los requisitos No se pueden definir ni
de manera cualitativa y cualitativa ni
cuantitativa. cuantitativamente los
requisitos. Los productos
requeridos se pueden alcanzar
en una variedad de maneras.
Hay libertad para ofrecer
soluciones al problema que se
pretende resolver con la
contratación.
Anexos Instrucciones para la Instrucciones para la
presentación de ofertas presentación de ofertas
Tipo de adquisición Obras, Bienes y Servicios Obras y Servicios
Divulgación electrónica Siempre que se garantice la Siempre que se garantice la
(optativo) distribución igualitaria, en distribución igualitaria, en
términos de su contenido y términos de su contenido y
oportunidad de entrega. oportunidad de entrega.
a) Convocatoria Pública a Licitar: Es un anuncio en el que se

describen las especificaciones estándar donde los requisitos
se pueden expresar de manera cualitativa y cuantitativa, se
utiliza para la adquisición de obras, bienes o servicios, en este
caso se definen los requisitos en términos de requisitos
mínimos.
b) Solicitud de Propuestas: La Solicitud de Propuestas se

utiliza para la adquisición de obras o servicios, cuando no se
pueden definir ni cualitativa ni cuantitativamente en los
términos de referencia, por ejemplo, servicios de consultoría
donde los requisitos exigidos se pueden alcanzar de diferentes
maneras o existen diferentes soluciones para un mismo
problema.
Para información adicional sobre Convocatoria Pública a Licitar

y Solicitud de Propuestas utiliza el formato A9 y A10,
respectivamente.
19
3.5.1.2. ¿Cuándo procede la Licitación Cerrada?
Este procedimiento de adquisición sólo procede en tres (3)

supuestos:
 Supuesto 1: Cuando el precio estimado del contrato es

menor de USD 70,000.
 Supuesto 2: Cuando la oferta o la disponibilidad de las

obras, bienes o servicios que deseas adquirir es limitada,
condición que ya has determinado luego de la
investigación de mercados, en este supuesto no importa
el monto de la contratación.
 Supuesto 3: Cuando solicitas expresiones de interés,

caso en el cual la adquisición se realiza mediante el
procedimiento de Licitación Cerrada,
independientemente del valor estimado de la
contratación.
En los tres casos anteriores, los métodos de solicitud de

ofertas son la Carta de Invitación o la Solicitud de Propuestas,
donde sólo participarán los oferentes preseleccionados
incluidos en una lista corta.
Adicionalmente, debes saber que cuando el precio estimado

del contrato es igual o menor a USD 2,500, el procedimiento
es el siguiente:
 Inicia un procedimiento de Licitación Cerrada.

 Solicita cotizaciones mediante Invitación a Cotizar.
 No se convoca al Comité de Contratación, ya que tú
serás el responsable de la evaluación de las ofertas.
 Solicita como mínimo tres (3) cotizaciones a diferentes
proveedores o vendedores a fin de obtener precios
competitivos.
 El criterio de adjudicación será el precio más bajo entre
las cotizaciones técnicamente aceptables.
20
Una vez que determinas el valor estimado de la contratación,
o la concurrencia de alguno de los supuestos de excepción,
tienes que identificar cuál es el método que emplearás para
solicitar las ofertas en el procedimiento de Licitación Cerrada,
para ello debes saber:
Carta de Invitación Solicitud de Invitación a Cotizar

Propuestas
Publicidad Se entregará solamente Se entregará Se envían las
a los oferentes solamente a los invitaciones a tres
preseleccionados en la oferentes (3) oferentes
lista corta y podrá ser preseleccionados en preseleccionados
distribuida por la lista corta y podrá puede ser de forma
cualquier medio seguro ser distribuida por verbal, por
e idóneo que deje cualquier medio teléfono, por fax,
constancia de su seguro e idóneo que por escrito, o por
recepción. deje constancia de su correo electrónico.
recepción.
Lapso de recepción de Máximo 20 días hábiles, Mínimo 15 días Máximo 07 días
ofertas mínimo 07 días hábiles hábiles, contado a hábiles, mínimo 03
contados a partir del día partir del día del días hábiles
siguiente del recibo de recibo de la Solicitud. contados a partir
la Carta. del día siguiente
del recibo de la
Invitación.
Contenido Descripción de los No se pueden definir Descripción de los
requisitos de manera de manera cualitativa requisitos de
cualitativa y y cuantitativa los manera clara y
cuantitativa. requisitos. Los precisa, señalando
productos requeridos las condiciones y
se pueden alcanzar en forma de pago, la
una variedad de cantidad requerida,
maneras. Hay libertad el lapso y lugar de
para ofrecer entrega.
soluciones al
problema que se
pretende solucionar
con la contratación.
Anexos Instrucciones para la Instrucciones para la Sólo la invitación.
presentación de ofertas. presentación de
ofertas.
Tipo de adquisición Obras, Bienes y Obras y Servicios. Obras, Bienes y
Servicios. Servicios.
Divulgación Se debe evitar la Se debe evitar la Siempre que se
electrónica divulgación de las listas divulgación de las garantice la
21
(optativo) cortas entre los listas cortas entre los distribución
competidores, por lo competidores, por lo igualitaria, en
que se enviarán los que se enviarán los términos de su
datos de forma datos de forma contenido y
individual a cada uno de individual a cada uno oportunidad de
ellos. de ellos. entrega.
a) Carta de Invitación: Como su nombre lo señala es una

invitación dirigida a cada uno de los participantes
previamente seleccionados en una lista corta donde se
describen las especificaciones estándar de lo que se requiere
de manera cualitativa y cuantitativa, se utiliza para la
adquisición de obras, bienes o servicios, en este caso se
definen los requisitos en términos de requisitos mínimos.
b) Solicitud de Propuestas: La Solicitud de Propuestas se

utiliza para la adquisición de obras o servicios, cuando no se
pueden definir ni cualitativa ni cuantitativamente en los
términos de referencia, por ejemplo, servicios de consultoría
donde los requisitos exigidos se pueden alcanzar de diferentes
maneras o existen diferentes soluciones para un mismo
problema.
c) Invitación a Cotizar: Es un método de solicitar ofertas que

se utiliza cuando el precio del contrato es igual o menor a USD
2,500. La idea es que se adjudiquen los contratos a la
cotización de precio más bajo considerando las ofertas
técnicamente aceptables.
Con este método puedes solicitar las cotizaciones de forma

oral o escrita no hay formalidades en cuanto a este método de
solicitud de ofertas lo importante es que comuniques con
claridad a los vendedores los requisitos y las condiciones
básicas de cotización.
No obstante lo anterior, las cotizaciones serán recibidas de

forma escrita para tener constancia del precio ofrecido en el
archivo correspondiente, de igual manera, es importante que
justifiques en forma escrita la selección del proveedor.
22
Ahora bien, si has proyectado que el requerimiento pueda
aumentar su valor acumulativo a futuro, por el mismo
propósito y con el mismo proveedor, debes considerar otros
métodos de solicitud de ofertas.
Para información adicional sobre Carta de Invitación, Solicitud

de Propuestas e Invitación a Cotizar utiliza los formatos A10,
A11 y A12, respectivamente.
3.5.1.3. ¿Cuándo procede la Adjudicación Directa?
Este procedimiento de adquisición es una excepción a la

competencia, en él podrás realizar negociaciones con el único
oferente, pero sólo en los siguientes casos:
Supuestos Justificación
Cuando existan situaciones de emergencia o de Esta excepción está íntimamente vinculada al
fuerza mayor que puedan afectar la ejecución factor tiempo. Requiere una justificación de
oportuna de una acción, proyecto, programa o cómo la compra con otro procedimiento de
el funcionamiento de la institución. adquisición conducirá a una demora que puede
producir un impacto adverso sobre el
cronograma preestablecido. También se
justifica por la ocurrencia de un hecho que
escapa del control de la SGCA.
Cuando se ejecuten tareas que constituyan una Esta excepción se justifica cuando el contrato
continuación natural de labores o trabajos original deba seguirse ejecutando, continuación
realizados anteriormente por personas que a su vez debe estar motivada. En estos
naturales o jurídicas, públicas o privadas. casos, la prórroga del contrato es negociable, y
no podrá superar ni el lapso ni el precio del
contrato original.
Cuando se ejecuten tareas que no estaban Esta excepción se justifica por una modificación
contempladas en el contrato original, pero en el alcance del contrato original, la cual a su
debido a circunstancias imprevistas se vez debe ser razonada, ya que implicará un
convierten en necesarias para la ejecución del aumento en los costos previamente estimados.
contrato. En estos casos, la prórroga del contrato es
negociable, y no podrá superar ni el lapso ni el
precio del contrato original.
Cuando una persona natural o jurídica, pública Esta excepción se justifica explicando porqué
o privada es la única capacitada para ejecutar el este individuo o entidad en particular es la más
contrato. idónea y satisface la necesidad subyacente
dentro de cualquier alternativa posible.
Cuando la existencia previa de un contrato Esta excepción se justifica explicando porqué
implica la adquisición de bienes o servicios otra fuente no tiene la capacidad de cubrir la
23
complementarios de una fuente única de necesidad específica de la SGCA, lo cual puede
suministro. estar motivado por restricciones de carácter
legal (derechos de autor o patentes) o en razón
de que sólo existe un proveedor con derechos
exclusivos sobre la obra o el bien, y no hay
sustituto ni alternativas.
Cuando se requiera la contratación de servicios Esta excepción se justifica señalando la
básicos indispensables, siempre que no exista existencia de un monopolio, o precios y tarifas
la posibilidad de contratar con más de un reguladas por la legislación que impiden la
oferente. competencia entre oferentes.
El método para solicitar oferta única en un procedimiento de

adjudicación directa es la Carta de Invitación que como su
nombre lo señala es una invitación dirigida al único
participante donde se describen las especificaciones estándar
de lo que se requiere de manera cualitativa y cuantitativa,
señalando los requisitos mínimos.
Para información adicional sobre Carta de Invitación utiliza el

formato A11.
No olvides que,
“Está prohibido fraccionar o dividir una adquisición en varios contratos con la intención
de evadir los umbrales monetarios, evitar la competencia y omitir las normas, principios,
procedimientos o requisitos establecidos en el Reglamento.”
3.5.1.4. ¿Cuándo se entiende fraccionada una adquisición?
El fraccionamiento ocurre cuando ya conoces de antemano la

cantidad de un bien o de un servicio que requieres, entonces
decides realizar múltiples compras a un mismo proveedor
evadiendo intencionalmente los umbrales monetarios
señalados en el Reglamento, impidiendo la competencia y
perjudicando las buenas prácticas de la SGCA; por ejemplo,
una compra repetitiva por un valor de USD 2,500 del mismo
producto y al mismo proveedor, durante seis meses continuos
o no de un ejercicio presupuestario, cuando ya sabes de
antemano que el valor total real de esta adquisición es de
USD 15,000.
24
El mismo ejemplo aplica cuando realizas una compra a un
mismo proveedor que finalmente será por más de USD 2,500,
pero la fraccionas en múltiples contratos con el propósito de
evadir los límites o umbrales monetarios y evitar la
competencia.
Sin embargo, no se considera fraccionamiento cuando se

adjudica un contrato por etapas, tramos, paquetes o lotes, en
función a la naturaleza del objeto de la contratación, si estás
considerando esta posibilidad lo debes advertir de antemano
en las Instrucciones para la presentación de ofertas.
3.6. Autorización del Inicio del Procedimiento.
Quien elabora la Autorización del Inicio del Procedimiento es

el responsable de definir el procedimiento de adquisición que
será empleado y de elaborar los Términos de Referencia o
Especificaciones Técnicas.
La Autorización del Inicio del Procedimiento contiene los

requerimientos para la compra de un producto o servicio en
particular, en ella vas a incluir una justificación de porqué vas
a llevar a cabo un procedimiento de adquisición para ese
producto o servicio específico, describes brevemente los
bienes, los trabajos o los servicios que necesitas adquirir,
indicas la cantidad, la fecha de inicio de la entrega o
prestación y la fecha de finalización, señalas el lugar en el que
se cumplirá el contrato, el precio estimado y te aseguras de la
existencia de previsión presupuestaria para garantizar el pago
de las obligaciones que asumirá la SGCA mediante el contrato.
Aquí debes postular a las personas que desempeñarán

funciones evaluadoras en el seno del Comité de Contratación.
Este Comité estará integrado al menos por tres (3) miembros
(pueden ser más pero siempre en números impares) quienes
deberán poseer los conocimientos técnicos necesarios para
pronunciarse sobre la evaluación de las ofertas.
25
El Secretario del Comité siempre será un representante de la
Unidad de Compras y Contrataciones y no desempeña labores
evaluadoras sino de apoyo administrativo.
En un lapso de tres (3) días hábiles deberías tener respuesta a

tu solicitud.
Para información adicional sobre la Autorización de Inicio del

Procedimiento utiliza el formato A4.
3.7. Comité de Contratación.
A los tres (3) días hábiles siguientes a la emisión de la

Autorización del Inicio del Procedimiento 13, la Unidad de
Compras y Contrataciones será la responsable de constituir
los Comités de Contratación.
Antes de que el Comité de Contratación se reúna todos sus

integrantes están obligados a suscribir la Declaración Jurada
de Imparcialidad y Confidencialidad utilizando el formato A5.
3.7.1. ¿Cuando NO se constituye el Comité de Contratación?
“En las licitaciones cerradas cuando el monto de la contratación es menor o igual a USD
2,500, caso en el cual el área responsable de la adquisición evaluará como mínimo tres
(3) cotizaciones.”
3.8. Lista Corta.
Cuando se ha autorizado el inicio de un procedimiento de

Licitación Cerrada, se debe elaborar una lista corta utilizando
la lista de proveedores o potenciales oferentes identificados
en la investigación de mercados, el objetivo es asegurar una
competencia costo-efectiva con competidores elegibles o
habilitados para participar en el procedimiento de que se
trate.
Se recomienda que cada vez que se adquiera de manera

regular un determinado bien o servicio, la lista corta se
actualice cada vez que se elabore, a fin de considerar nuevos
26
potenciales oferentes para mejorar la calidad de lo adquirido y
permitir una mayor participación en los procedimientos de
adquisición.
Reglas básicas:
 Solamente incluirás en la lista a aquellos potenciales

contratistas que cumplan con los requisitos que los
habilite a participar en el procedimiento de adquisición
de que se trate.
 La lista corta no está limitada a las expresiones de

interés recibidas, ya que éstas, son sólo una de varias
herramientas de identificación de potenciales
contratistas o proveedores.
 Para adquisiciones ≤ USD 20,000 mínimo 3 competidores

conforman la lista.
 Para adquisiciones > USD 20,000 mínimo 5 competidores

conforman la lista.
Recuerda,
“No podrán ser incluidos en ninguna lista corta quienes estén registrados en el Sistema
de Alerta de la Secretaría General de la Comunidad Andina”
Para información adicional sobre elaboración de listas cortas

3.9. Instrucciones para la presentación de ofertas.
Siempre debes utilizar los formatos y plantillas estándar, no se

pueden hacer cambios ni modificaciones a los documentos
estándar sin la aprobación previa dada por escrito del Servicio
Jurídico.
Las Instrucciones para la presentación de ofertas deben incluir

toda la información relevante con respecto al procedimiento
27
de adquisición de que se trate y las condiciones de la
contratación, ya que ningún requisito adicional podrá ser
incluido después de que se dé por concluido el proceso de
recepción de ofertas.
Hay que ser muy cuidadoso en la preparación de las

Instrucciones para la presentación de ofertas indicando los
documentos necesarios para la elaboración de una oferta
completa por parte de los potenciales participantes, es decir,
se debe proporcionar la información detallada para que las
ofertas recibidas estén conformes con todos los términos,
condiciones y especificaciones indicados en las Instrucciones.
Las Instrucciones para la presentación de ofertas

comprenden:
 Los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas.

 Los formatos para la presentación de ofertas, incluyendo
el formato de garantías exigidas, formulario de
información básica, formato de declaración jurada, entre
otros.
 Las Condiciones Generales de Contratación (puedes
colocar una referencia al sitio Web de la SGCA donde se
acceda a estas condiciones contractuales).
 Los criterios de evaluación.
 Un modelo de las Condiciones Particulares de
Contratación, indicando si el contrato que será
adjudicado es de precio fijo, de costos reembolsables o a
precio unitario.
Lapsos a considerar:
 Para recibir consultas y solicitudes de aclaración máximo

siete (7) días continuos y mínimo tres (3) días continuos
contados desde la publicación de las Instrucciones.
 Para dar respuesta a las consultas y solicitudes de

aclaración máximo cinco (5) días hábiles.
28
 Se solicitará a los oferentes que mantengan la validez de
sus ofertas mínimo sesenta (60) días continuos y
máximo noventa (90) días continuos.
Ten presente la importancia de la coherencia que debe existir

entre los criterios de evaluación especificados en las
instrucciones para la presentación de ofertas, y el método de
evaluación que utilizarás para seleccionar a un proveedor o
contratista; por lo tanto, es crucial incluir los criterios
apropiados para asegurarse que el procedimiento de
adquisición sea exitoso.
3.9.1. ¿Qué son los criterios de evaluación?
Son las unidades de medida que nos permiten evaluar y con

ello adjudicar, las ofertas enviadas por los proveedores o
contratistas.
Estos criterios se establecen considerando la naturaleza de los

bienes o servicios a adquirir, la idoneidad y calificación de los
oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para
la adjudicación.
Los criterios de evaluación determinan los elementos que

servirán de guía para evaluar las ofertas, compararlas y
adjudicar el contrato a la mejor oferta.
Ejemplos de criterios de evaluación:
 Experiencia (años de la empresa, experiencia en la

región, experiencia profesional, experiencia en áreas
similares)
 Características técnicas (potencia, consumo de energía,
medidas, color, capacidad disponible, equipo requerido
para emprender la tarea)
 Calidad (tipo de materiales, certificaciones, títulos)
 Disponibilidad de servicio técnico (horarios, cantidad de
agentes en el país)
29
 Costo de mantenimiento (costos del ciclo de vida del
producto, costo operacional)
 Tiempo de entrega (Distancia, tiempo de respuesta)
Recuerda,
“El precio no es el único criterio de evaluación.”
Ejemplo de tablas de evaluación:
TABLA 1
Criterios Ponderación
Experiencia profesional en la materia objeto de 30%
contratación.
Porcentaje de profesionales titulados o 30%
certificados.
Precio. 40%
TABLA 2
Evaluación Técnica
Criterio 1 – Experiencia profesional en la materia objeto de contratación 30%
Categorías Puntos
De 01 a 03 años 35
De 03 a 06 años 50
De 06 a 09 años 70
Más de 09 años 100
Criterio 2 – Porcentaje de profesionales titulados o certificados 30%

Categorías Puntos
De 0 a 19 % 10
De 20 a 49 % 40
De 50 a 79 % 80
De 80 a 100 % 100
Evaluación Económica
Criterio 1 – Precio 40%
Precio Puntos
Precio mínimo ofertado 100
Segundo precio mínimo ofertado 80
Resto de precios mínimos ofertados 20
30
Para información adicional sobre las Instrucciones para la
presentación de ofertas utiliza el formato A8.
3.10. Publicidad de las Instrucciones para la presentación de

ofertas.
Antes de divulgar las Instrucciones, el Comité de Contratación

debe verificar la adecuación de su contenido con la
Autorización que dio inicio al procedimiento de adquisición y
los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas.
En los procedimientos de Licitación Abierta las Instrucciones

para la presentación de ofertas estarán a disposición de todos
los interesados en el sitio Web de la SGCA, también pueden
ser anunciados en los sitios Web de otras organizaciones, en
la radio local, entidades públicas o privadas, prensa local o
revistas especializadas, para que los interesados puedan
acceder y consultar la información sobre las condiciones del
procedimiento.
En los procedimientos de Licitación Cerrada las Instrucciones

para la presentación de ofertas se entregarán únicamente a
los oferentes incluidos en las listas cortas y serán distribuidas
por cualquier medio que sea seguro e idóneo y deje
constancia de su recepción.
En los procedimientos de Adjudicación Directa las

Instrucciones sólo serán distribuidas al único oferente elegible
identificado.
Si las Instrucciones para la presentación de ofertas son

divulgadas por cualquier medio electrónico, debes procurar
que exista un tratamiento igualitario a todos los competidores
y que la información sea recibida por todos al mismo tiempo;
no obstante, en los procedimientos de Licitación Cerrada
debes asegurarte que los datos personales de los oferentes
preseleccionados incluidos en la lista corta no sea divulgado a
los demás competidores.
31
3.11. Modificaciones, aclaraciones, correcciones de errores o
información adicional en las Instrucciones para la
presentación de ofertas.
Las modificaciones son posibles siempre y cuando sucedan

antes de que venza el lapso para la presentación de ofertas,
de manera que todos los participantes tengan suficiente
tiempo para incluir los cambios correspondientes a sus
ofertas.
Licitación Abierta Licitación Cerrada Adjudicación Directa

Las modificaciones aclaraciones, Las modificaciones Las modificaciones aclaraciones,
correcciones de errores o aclaraciones, correcciones correcciones de errores o
informaciones adicionales se de errores o informaciones informaciones adicionales se
colocan en el sitio Web de la adicionales se notificarán a notificarán al único oferente.
SGCA. cada uno de los oferentes
por igual. Para mayor información utiliza el
formato A13.
Para mayor información
Si la modificación implica un cambio sustantivo del contenido

de las Instrucciones, esto dará lugar a la nulidad del
procedimiento14.
3.12. Recepción de ofertas.
El Secretario del Comité de Contratación ordenará

cronológicamente las ofertas recibidas, las revisará,
custodiará y registrará conforme al formato A14.
Las ofertas rechazadas en esta etapa de recepción no serán

abiertas.
Las modificaciones realizadas por los oferentes a sus ofertas

después de vencido el lapso para la presentación de ofertas
serán rechazadas.
3.13. Apertura de ofertas.
32
Para la apertura de las ofertas deben estar reunidos todos los
miembros del Comité de Contratación a fin de verificar que
todas las formalidades indicadas en las Instrucciones para la
presentación de ofertas sean cumplidas, esto se refiere a:
 Que los oferentes sean elegibles, es decir, que no estén

impedidos de participar, revisa el artículo 10 del
Reglamento para mayor información.
 Que los oferentes no estén incluidos en el Sistema de
Alerta.
 Que la oferta sea presentada de forma correcta, por
ejemplo, si solicitas las ofertas técnica y económica
separadas, pero las recibes juntas la oferta ha sido
presentada de forma incorrecta.
 Que la oferta contenga toda la información requerida en
las Instrucciones para la presentación de ofertas.
Si la oferta presenta errores materiales, se entenderán

subsanados de la siguiente manera:
 Si la oferta presenta errores en la suma del precio total,

prevalecerán los precios unitarios cuando existan errores
de suma;
 Si la oferta presenta errores de tipeo que generen
discrepancias entre las cantidades expresadas en
números y en palabras, prevalecerán las palabras, y;
 La ausencia u omisión de la firma del representante legal
en el documento contentivo de la oferta, se asumirá que
es un error involuntario cuando el representante legal
aparece firmando otro documento adjunto, o una carta
de envío.
Las ofertas rechazadas en esta etapa no serán consideradas

para una evaluación más detallada.
Para información adicional sobre apertura de ofertas consulta

el formato A15.
3.14. Proceso de evaluación.
33
La evaluación es el proceso de valoración y comparación de
ofertas de acuerdo con la metodología indicada en las
Instrucciones para la presentación de ofertas para establecer
qué oferta satisface mejor tales criterios.
El procedimiento de adquisición no será exitoso si la

evaluación no es objetiva y justa, es por ello que la evaluación
es un paso fundamental ya que produce una recomendación
que pudiera conducir a la adjudicación de un contrato.
Las metodologías de evaluación dependiendo del método de

solicitud de ofertas son:
Convocatoria Pública Solicitud de Carta de Invitación Invitación a Cotizar

a Licitar Propuestas
Evaluación por Ponderación de Evaluación por Oferta de precio más
méritos o en función ofertas. méritos o en función bajo, técnicamente
de la oferta técnica. de la oferta técnica. aceptable.
Solamente las ofertas Este método se utiliza Las ofertas que no El precio es el criterio
que alcanzan o típicamente cuando la cumplen con todos los primordial en base al
exceden los requisitos importancia relativa requisitos exigidos se cual se adjudica el
establecidos en los de cada criterio de rechazan. Solamente contrato; sin embargo,
términos de referencia evaluación necesita las ofertas que las ventajas técnicas
o en las ser ponderada. Este alcanzan o exceden ofrecidas por una
especificaciones método requiere de los requisitos cotización pueden
técnicas son un sistema de doble establecidos en los justificar la selección
consideradas sobre donde las términos de referencia de una oferta distinta
satisfactorias. Cuando propuestas técnica y o en las a la de precio más
los requisitos son financiera se evalúan especificaciones bajo. Además esta
complejos se puede por separado. La técnicas son modalidad te permite
establecer un sistema evaluación de las consideradas aceptar la oferta lo
de puntajes en donde ofertas técnicas se satisfactorias; luego se más técnicamente
las ofertas que no realiza antes de la selecciona la oferta de aceptable en caso de
superan el puntaje apertura de las ofertas precio/costo más bajo que ninguna
mínimo requerido no financieras. Los entre las cotización satisfaga
se consideran puntos totales satisfactorias. Cuando completamente los
satisfactorias, en este asignados a la oferta los requisitos son requisitos exigidos.
último caso las técnica son por lo complejos se puede
ofertas se solicitan por general más altos a los establecer un sistema
separado. puntos asignados a la de puntajes en donde
propuesta financiera, las ofertas que no
lo típico es que la superan el puntaje
puntuación mínima mínimo requerido no
para la evaluación se consideran
34
técnica sea de 60 satisfactorias, en este
puntos. La oferta último caso las ofertas
financiera se abre se solicitan por
solamente cuando la separado.
oferta técnica se ubica
por encima del
puntaje mínimo que
se señale. El número
máximo de puntos se
asigna a la oferta
financiera de precio
más bajo. El resto de
las ofertas financieras
reciben puntos en la
proporción inversa
según la fórmula
siguiente:
X= Y * u/z
Donde:
X= puntaje asignado a
la oferta financiera
que estás evaluando.
Y= puntaje máximo
asignado.
U= precio de la oferta
con el precio más
bajo.
Z= Precio de la oferta
técnica que estás
evaluando.
La oferta que obtenga
el puntaje total más
alto después de
combinar los puntajes
técnico y financiero es
la oferta ganadora.
Cuando las Instrucciones para la presentación de ofertas lo

señalen expresamente se podrán convocar entrevistas con el
propósito de constatar la experiencia o cualidades señaladas
por los oferentes en sus ofertas técnicas.
Sólo podrán ser convocados a una entrevista los oferentes

que hayan obtenido el puntaje mínimo requerido.
35
La información obtenida en las entrevistas es de carácter
confidencial.
Las entrevistas podrán llevarse a cabo en persona, por

teléfono o por otros medios no presenciales.
Para información adicional sobre entrevistas consulta el

formato A15.
3.15. Evaluación de Oferta Única.
En los procedimientos de Adjudicación Directa una vez

completada la evaluación general, se pueden conducir
negociaciones con el oferente único, para asegurar precios
justos y razonables, aclarar cualquier ambigüedad, corregir
errores materiales y buscar mejoras en la oferta.
En estas reuniones de negociación se le informa al oferente

que un aumento en los precios ofrecidos no será aceptado,
pero se aceptan mejoras en la oferta técnica.
3.16. Verificación de antecedentes.
Antes de la adjudicación, se deben comprobar

cuidadosamente los antecedentes del adjudicatario para
asegurarse que está calificado para cumplir con el contrato,
es decir, contrastar la realidad con los documentos que haya
consignado, por ejemplo pedir la presentación de documentos
originales para confrontarlos con las copias.
Si luego de la verificación, compruebas que el estatus legal y

financiero del oferente no está acorde a los requerimientos de
la SGCA, se descalificará y se adjudicará el contrato al
siguiente mejor oferente.
Recuerda,
“Los contratos deben adjudicarse antes de la fecha de vencimiento de la validez de la

oferta seleccionada, de no ser posible se solicitará una prórroga de la misma.”
36
3.17. Informe de Evaluación.
El Informe de Evaluación contiene las recomendaciones del

Comité de Contratación, las cuales pueden ser:
Procedimiento desierto Nulidad del Adjudicación

Procedimiento
Supuestos 1. Cuando ninguna 1. Cuando se hayan 1. Luego de la
oferta haya sido efectuado cambios evaluación y
presentada. sustantivos a las verificación de
2. Cuando todas las Instrucciones para la antecedentes, se
ofertas resulten presentación de ofertas. obtiene una oferta
rechazadas o los ganadora conforme a la
oferentes sean metodología
descalificados de preestablecida.
acuerdo a lo
contemplado en las
Instrucciones para la
presentación de ofertas.
¿Cómo se Disposición Disposición Disposición
declara? Administrativa Administrativa Administrativa
Efectos Se puede iniciar un Se entiende como si no La suscripción de un
nuevo procedimiento, se hubiera realizado contrato. La Unidad de
siempre y cuando sea ninguna actuación, el Compras y
más idóneo que el procedimiento de que Contrataciones es
anterior. se trate desaparece del responsable de publicar
mundo jurídico. en el sitio Web de la
Comprende la SGCA una breve
posibilidad de iniciar un descripción de las
nuevo procedimiento. adjudicaciones cuyo
valor sea igual o
superior a los USD
25,000.
Para información adicional sobre el Informe de Evaluación y la

Disposición Administrativa utiliza los formatos A15 y A28.
El Informe de Evaluación se remite junto a la Disposición

Administrativa a quien le corresponda tomar la decisión final.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de firmada la

Disposición Administrativa puedes notificar al adjudicatario de
la decisión de la SGCA.
37
A los oferentes no seleccionados los notificas dentro de los
siete (7) días siguientes contados desde la fecha en que
conste la notificación al adjudicatario.
Recuerda,
“Los resultados del Informe de Evaluación SÓLO pueden ser revelados después de la
firma de la Disposición Administrativa”
3.18. Nulidad del procedimiento.
Si bien es cierto que antes de la adjudicación el Comité puede

acordar la nulidad del procedimiento en virtud de que se
hayan efectuado cambios sustantivos a las Instrucciones para
la presentación de ofertas, es decir, que la variación sea de tal
naturaleza que el procedimiento se ha desvirtuado por una
modificación en sus requisitos, condiciones o criterios de
evaluación; no es menos cierto que, la nulidad del
procedimiento se puede declarar también después de la
adjudicación, por la comprobación de irregularidades en el
procedimiento tales como fraude, corrupción o actividades no
éticas o ilegales.
Nulidad del Procedimiento

Supuestos 1. Si se comprueban irregularidades en el procedimiento, fraude,
corrupción o actividades no éticas o ilegales.
¿Cómo se Disposición Administrativa
declara?
Efectos Se entiende como si no se hubiera realizado ninguna actuación, el
procedimiento de que se trate desaparece del mundo jurídico. Sin
embargo, existe la posibilidad de iniciar un nuevo procedimiento.
3.19. Abandono de la adjudicación.
Después de la adjudicación, puede suceder lo siguiente:
Abandono de la adjudicación
Supuestos 1. Que los oferentes seleccionados se nieguen a firmar el contrato.
2. Que los oferentes seleccionados no mantengan sus ofertas.
declara?
Efectos Se acuerda la anulación de la Disposición Administrativa de adjudicación,
38
se produce una nueva adjudicación a favor del siguiente mejor oferente
que figure en el Informe de Evaluación, si lo hubiere. En caso contrario, se
declara desierto el procedimiento y se podrá iniciar uno nuevo.
4. FASE CONTRACTUAL.
4.1. ¿Qué es un contrato?
Es el instrumento jurídico que delimita las responsabilidades

de la SGCA, del contratista o del proveedor; regula las
condiciones de la ejecución de una obra, del suministro de
bienes, de la prestación de un servicio, e incluye las
Condiciones Generales de Contratación15, las Condiciones
Particulares de Contratación y cualquier anexo 16 mencionado
en las Condiciones Particulares de Contratación.
Para información adicional sobre Condiciones Generales de

Contratación y Condiciones Particulares de Contratación
(según el tipo de contrato) utiliza los formatos A20 y A21.
Todas las adquisiciones de la SGCA se formalizarán mediante

un contrato escrito con arreglo a los formatos estándar.
Ahora bien, en aquellos casos que el contrato sea por un valor

igual o inferior a los USD 2,500, o cuando el trabajo objeto de
la contratación se ejecute con una sola prestación y se cumpla
con una sola entrega debes utilizar el formato estándar de
una orden de compra17.
Todos los contratos se firman por duplicado, un original para el

proveedor o contratista y otro para el expediente de la SGCA.
No obstante, lo anterior, los contratos adjudicados en el marco

del cumplimiento de convenios de cooperación, acuerdos u
otro instrumento análogo o de similar finalidad se elaborarán
por triplicado, en donde uno de los originales se remitirá al
ente cooperante.
39
4.3. ¿Quiénes firman el contrato?
Por la SGCA le corresponde al Secretario General o a la

persona que éste designe o delegue.
En el caso del proveedor o contratista el contrato se firma así:
La persona natural que resulte adjudicataria, con la

presentación de su documento de identidad.
Las personas jurídicas, los apoderados o representantes que

demuestren tener la suficiente capacidad o autoridad legal
para obligar a su representado.
Los contratos podrán ser modificados sólo cuando las

Condiciones Particulares de Contratación así lo establezcan
expresamente, en todo caso, cualquier modificación o adición
al contrato debe responder a motivos justificados y serán
consultados previamente con el Servicio Jurídico.
Para que las modificaciones se consideren válidas deben

constar por escrito en un apéndice.
Si la modificación del contrato conduce a su prórroga, se

entiende que estas llevando a cabo un procedimiento de
adjudicación directa negociado.
Recuerda,
“Las modificaciones al contrato no surtirán efectos retroactivos. Por lo tanto, no se

podrán modificar de manera sustancial los Términos de Referencia o las Especificaciones
Técnicas vigentes a la fecha de la modificación.”

Contratación).
La SGCA utiliza los siguientes formatos estándar de contratos:
40
Orden de De precio fijo o de De honorarios A precios
Compra suma global fijos o de costos unitarios o por
reembolsables tiempo y
materiales
Supuestos Cuando Cuando Cuando el Cuando los
adquieres bienes determinas con contratista o trabajos o labores
o servicios por un precisión la proveedor pone están plenamente
valor igual o cantidad de obra, toda su capacidad definidos, pero la
inferior a USD bien o servicio administrativa y cantidad de
2,500 o cuando requerido y técnica y recibe un trabajo requerido
el trabajo objeto defines muy bien reembolso para para completar el
de la adquisición el producto o asumir los costos contrato puede
se ejecuta en una servicio objeto de directos. Evita la variar. La SGCA
sola prestación y la adquisición. tendencia a elevar mantiene el
se cumple con costos ya que los control del
una sola entrega honorarios son trabajo, aprueba
sin importar el fijos y no son las compras y
monto. pactados vigila todas las
porcentualmente fases del
al valor del proyecto.
contrato.
Precio Precio total fijo. Precio total fijo Se reembolsan los El precio total es
para la ejecución costos autorizados variable, puede
de todo el al proveedor o ser fijo o
contrato. contratista para la escalonado,
ejecución del dependerá de las
contrato tales características y
como viajes, cantidad de las
viáticos o equipos. labores o trabajos
Se garantiza el contratados.
pago de
honorarios fijos
por trabajo
completado sin
exceder el precio
total acordado. Los
honorarios no
varían en función
del desempeño del
proveedor.
Modificacione No está Puede haber lugar El monto de los Es flexible.
s contemplada esa a cambios en el honorarios no
posibilidad, salvo alcance, pero cambia, a menos
que sea para generalmente que se modifique
corregir errores están el alcance del
materiales. acompañados de contrato
un aumento en el (prórrogas).
precio del
41
contrato
(prórrogas).
Para información adicional sobre tipos de contrato

(Condiciones Particulares de Contratación) utiliza el formato
A21.
CAPÍTULO SEGUNDO
SUBVENCIONES
1. ¿Qué es una subvención?
A los efectos de este Manual, una subvención es cualquier

recurso o fondo, en dinero o en especie, no reembolsable,
otorgado por la SGCA con el objeto de contribuir con la
ejecución de una actividad, acción o proyecto determinado
que sea de interés para la SGCA, cuyo uso está sujeto a
control.
2. ¿Qué principios rigen el otorgamiento de subvenciones?
2.1. Principio de Participación:
El propósito de este principio es que las convocatorias de los

procedimientos de otorgamiento de subvención favorezcan la
participación de la mayor cantidad de solicitantes.
2.2. Principio de Publicidad:
Dada la naturaleza participativa y de libre concurrencia de los

procedimientos de otorgamiento de subvenciones, este
principio abarca la noción de transparencia, lo cual conlleva el
empleo de los medios de comunicación más idóneos que
permitan la oportuna divulgación de las Instrucciones para la
presentación de solicitudes de subvención.
2.3. Principio de Visibilidad18:
42
Este principio propicia que se den a conocer las acciones,
actividades, proyectos o programas ejecutados con la
asistencia de la SGCA. Además, el principio desarrolla una
herramienta de carácter informativo para sensibilizar a la
sociedad sobre las iniciativas, planes y proyectos
subvencionados por la SGCA.
2.4. Principio de Finalidad y Compromiso:
Este principio refuerza la obligación que tienen todos los

beneficiarios de cumplir con el fin o el objetivo específico por
el cual se les otorga la subvención. Por lo tanto, está
terminantemente prohibido darle a los recursos de subvención
un uso distinto al señalado en el contrato correspondiente. El
no cumplir con las obligaciones establecidas en el contrato
dará lugar al reintegro de la subvención por parte del
beneficiario.
2.5. Otros principios que le son aplicables19:
Trato igualitario, Transparencia, Confidencialidad,

Conservación de documentos, archivos y unidad del
expediente, Uso obligatorio de los formatos estándar,
Responsabilidad de Gestión, Fomento de la Participación
Subregional Andina.
3. FASE PRECONTRACTUAL.
3.1. Planificación de las subvenciones.
Planificar la subvención para determinar sus destinatarios,

finalidad, requisitos, tipo, cuantía y documentación requerida
dependerá de las políticas que sobre otorgamiento de
subvenciones aplique la SGCA tomando en consideración las
iniciativas que serán objeto de financiamiento, definiendo
prioridades geográficas o sectoriales para el desarrollo de
estrategias y acciones concretas de intervención de acuerdo a
lo que se decida para cada ejercicio presupuestario.
43
La Lista de Conformidad Administrativa en el Anexo I1 del
presente Manual, puede facilitar las labores de planificación
para el otorgamiento de subvenciones.
3.2. Selección del procedimiento para el otorgamiento de

subvenciones.
Para determinar la modalidad de otorgamiento de

subvenciones debes tomar en cuenta la naturaleza, el
carácter técnico y los objetivos de la actividad, acción o
proyecto a subvencionar, el presupuesto disponible y el
volumen de solicitudes que se espera recibir.
3.2.1. Modalidades de otorgamiento.
Tipos de modalidades Supuestos Publicidad Características

Concurso Abierto 1. Cuando el Convocatoria Pública 1. Son la regla general.
interesado cumple de Subvención. 2. Requieren la
con todos los elaboración de
requisitos específicos Instrucciones para la
señalados en la presentación de
Instrucciones para la solicitudes.
presentación de 3. Requieren de la
solicitudes. conformación de un
Comité de Evaluación.
4. Se otorgan sólo a
aquellos que han
presentado la
correspondiente
Solicitud cumpliendo
con los requisitos
específicos señalados
en las Instrucciones.
5. Su otorgamiento se
declara mediante
Disposición
Administrativa.
Otorgamiento Directo 1. Emergencias. No requiere la 1. Es excepcional, por
2. Catástrofes publicación de lo que se debe
Naturales. convocatoria. justificar siempre.
3. Situaciones de 2. No requiere
Riesgo Social. elaboración de
instrucciones.
3. No requiere
conformación de
44
Comité de Evaluación.
4. El uso de la
subvención se
supervisa mediante
Comités Ad-hoc.
5. Su otorgamiento se
declara mediante
Disposición
Administrativa.
3.2.1.1. ¿Cuándo procede el Concurso Abierto?
Siempre, salvo las excepciones contempladas en el artículo

128 del Reglamento, es decir, en los casos que proceda el
Otorgamiento Directo.
3.2.1.2. ¿Cuándo procede el Otorgamiento Directo?
Solamente en casos excepcionales y comprobables de

emergencia, catástrofes naturales o situaciones de riesgo
social.
Cuando la modalidad de otorgamiento de subvenciones sea el

Otorgamiento Directo, debes justificar en la Autorización del
Inicio del Procedimiento los motivos de dicha decisión.
Además, cuando la modalidad de otorgamiento de

subvenciones es el Otorgamiento Directo no se requieren
Instrucciones para la presentación de solicitudes, ni la
publicación de una convocatoria, ni tampoco de la
conformación de un Comité de Evaluación.
Pero siempre considera que se pueden conformar Comités Ad-

hoc para supervisar el uso de la subvención.
3.3. Elaboración de las Instrucciones para la presentación de

solicitudes.
Son las bases o condiciones que regulan los procedimientos

de Concurso Abierto se denominan “Instrucciones para la
presentación de solicitudes”, las cuales contienen toda la
45
información relevante que permitirá a los potenciales
solicitantes conocer los requisitos de participación,
condiciones de otorgamiento y criterios de evaluación para la
adecuada presentación de las solicitudes de subvención.
Hay que ser muy cuidadoso en la preparación de las

Instrucciones para la presentación de solicitudes indicando los
documentos necesarios para la elaboración de las solicitudes
completas por parte de los potenciales solicitantes, es decir,
se debe proporcionar la información detallada para que las
solicitudes recibidas estén conformes con todos los términos,
condiciones y especificaciones indicados en las Instrucciones.
Las Instrucciones para la presentación de solicitudes

comprenden:
 El formato para la presentación de solicitudes,

incluyendo el formato de garantías cuando corresponda,
formulario de información básica, formato de declaración
jurada, entre otros.
 Las Condiciones Generales de Contratación (puedes
colocar una referencia al sitio Web de la SGCA donde se
acceda a estas condiciones contractuales).
 Los criterios de evaluación.
 El modelo del Contrato de Subvención.
3.3.1. ¿Qué son los criterios de evaluación?
Son las unidades de medida que nos permiten evaluar la

idoneidad de las solicitudes de subvención y con ello
determinar la conveniencia del financiamiento.
Estos criterios se establecen considerando la naturaleza de las

acciones, actividades, proyectos o programas que serán
subvencionados, el riesgo que implica la implementación de
esas iniciativas, la capacidad técnica y financiera de los
solicitantes, sus socios20 y cualquier otro antecedente que sea
relevante para el otorgamiento de la subvención.
46
Así mismo, los criterios de evaluación se basan en la situación
jurídica y administrativa de los solicitantes, en las
competencias académicas y profesionales, en la capacidad
financiera y operativa; y en aspectos relevantes tales como
las actividades, sectores o temas a financiar y en las zonas
geográficas cubiertas por la Convocatoria Pública.
También considera que los criterios de evaluación se derivan

de la calidad de la solicitud, el impacto previsto, la
sostenibilidad de la acción y la relación costo-beneficio.
Recuerda,
“Los criterios de evaluación determinan los elementos que servirán de guía para evaluar
las solicitudes.”
Los criterios de evaluación no podrán ser modificados durante

el procedimiento de otorgamiento de subvención.
Lapsos a considerar:
 Para recibir consultas, preguntas y solicitudes de

aclaración máximo quince (15) días continuos antes de
que finalice el lapso de presentación de solicitudes.
 Para dar respuesta a las consultas, preguntas y

solicitudes de aclaración máximo siete (7) días continuos
antes de que finalice el lapso de presentación de
solicitudes.
Recuerda que,
“La información adicional o complementaria elaborada a consecuencia de las consultas,

preguntas o solicitudes de aclaración se comunicarán a todos los solicitantes a través del
sitio Web de la SGCA”
 Para presentación de solicitudes mínimo treinta (30) días

continuos, contado desde el día siguiente a la fecha de
publicación de la Convocatoria Pública de Subvención.
Para garantizar la calidad de las solicitudes recibidas se
47
recomienda considerar en la Convocatoria un lapso
razonable para su presentación.
En las Instrucciones debe señalarse que todos los

beneficiarios tienen la obligación de seguir las políticas y
procedimientos de la SGCA para la adquisición de obras,
bienes o servicios, es decir, les serán aplicables las normas
contenidas en el Reglamento21.
Para información adicional sobre Instrucciones para la

presentación de solicitudes utiliza el formato B1.
3.4. Autorización del Inicio del Procedimiento.
Quien elabora la Autorización del Inicio del Procedimiento es

el responsable de seleccionar el procedimiento para el
otorgamiento de la subvención y cuando corresponda elabora
las Instrucciones para la presentación de solicitudes.
La Autorización del Inicio del Procedimiento contiene la

verificación de la previsión presupuestaria y la indicación del
procedimiento a seguir.
Cuando la modalidad de otorgamiento de subvenciones sea el

Otorgamiento Directo, la debes justificar en el formato de
Autorización del Inicio del Procedimiento, señalando los
motivos de la decisión, identificando al beneficiario o los
beneficiarios, el monto de la subvención, cronograma de los
desembolsos y los mecanismos de control que regularán el
uso del financiamiento.
Aquí debes postular a las personas que desempeñarán

funciones evaluadoras en el seno del Comité de Evaluación.
Este Comité estará integrado al menos por cinco (5) miembros
(pueden ser más pero siempre en números impares) quienes
deberán poseer los conocimientos técnicos necesarios para
pronunciarse sobre la evaluación de las solicitudes.
No olvides que,
48
“En cada Comité debe estar representada el área técnica del ámbito de la actividad o
acción a subvencionar, y cuando corresponda, habrá una representación proporcional de
las regiones o países miembros donde se implementará la subvención.”
El Secretario del Comité siempre será un representante de la

Unidad de Compras y Contrataciones y no desempeña labores
evaluadoras sino de apoyo administrativo.
En un lapso de tres (3) días hábiles deberías tener respuesta a

tu solicitud.
Para información adicional sobre la Autorización de Inicio del

Procedimiento utiliza el formato B2.
3.5. Comité de Evaluación.
A los tres (3) días hábiles siguientes a la emisión de la

Autorización del Inicio del Procedimiento 22, la Unidad de
Compras y Contrataciones será la responsable de constituir
los Comités de Evaluación utilizando el formato B3.
Antes de que el Comité de Evaluación se reúna todos sus

integrantes están obligados a suscribir la Declaración Jurada
de Imparcialidad y Confidencialidad utilizando el formato B4.
3.5.1. ¿Cuando NO se constituye el Comité de Evaluación?
En los procedimientos de Otorgamiento Directo, pero se

podrán crear Comités Ad-hoc para la supervisión de uso de la
subvención.
3.6. Publicación de la Convocatoria Pública de Subvención.
Es un anuncio en el que se indica el objeto, las condiciones de

participación en un procedimiento de Concurso Abierto y la
finalidad de la subvención.
La convocatoria contiene las Instrucciones para la

presentación de solicitudes, las cuales estarán a disposición
49
de todos los interesados en el sitio Web de la SGCA,
dependiendo de la complejidad y la naturaleza de la
subvención podrás anunciar el Concurso Abierto en los sitios
Web de otras organizaciones o de entidades públicas o
privadas; así como en diversos medios de comunicación.
Podrás indicar en la Convocatoria Pública a Subvencionar una

fecha y un lugar en donde se llevarán a cabo una o más
sesiones informativas para aclarar dudas sobre el contenido
de las Instrucciones para la presentación de solicitudes.
Para información adicional sobre la Convocatoria Pública a

Subvencionar utiliza el formato B5.
3.7. Recepción de solicitudes.
El Secretario del Comité de Contratación ordenará

cronológicamente las solicitudes recibidas y las registrará
conforme al formato B7.
Las solicitudes que no cumplan con los requisitos señalados

no se considerarán presentadas y puedes devolverlas sin
abrir, a solicitud del interesado.
3.8. Apertura de solicitudes.
Para la apertura de las solicitudes deberán estar reunidos

todos los miembros del Comité de Evaluación.
La apertura de las solicitudes tendrá lugar dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes de la fecha límite establecida para
su recepción.
En esta etapa preliminar se excluyen las solicitudes que no

estén conformes con los criterios formales de evaluación
establecidos en las Instrucciones para la presentación de
solicitudes.
50
Para información adicional sobre apertura de solicitudes
consulta el formato B8.
3.9. Proceso de evaluación.
La evaluación de cada una de las solicitudes o proyectos es un

proceso individual y específico, razón por la que los tiempos
de evaluación pueden variar entre una iniciativa a otra.
Para la evaluación se hará uso de una herramienta conocida

como “Análisis de Riesgo del Beneficiario”, que tiene como
objeto revelar las características, experiencia y capacidades
del solicitante de una subvención e identificar los posibles
riesgos de implementación de la actividad, acción, proyecto o
programa a subvencionar.
El Análisis de Riesgo del Beneficiario contiene tres (3)

Secciones:
 Sección I: Perfil del Solicitante, que permite determinar la

situación legal, la capacidad de aporte de contrapartida 23
y otros aspectos del Beneficiario;
 Sección II: Evaluación de la experiencia y capacidades
del solicitante, que permite destacar las fortalezas y
debilidades para llevar a cabo la ejecución de la acción
actividad, proyecto o programa, y;
 Sección III: Identificación de riesgos de implementación y
sectoriales de la acción, actividad, proyecto o programa
y si contempla medidas de mitigación a ser realizadas
durante su ejecución.
El puntaje en cada criterio de evaluación será el promedio

simple de los puntajes otorgados por cada miembro del
Comité de Evaluación, y el puntaje total de la solicitud será la
suma simple de los puntajes obtenidos en cada criterio de
evaluación.
En base al presupuesto asignado para el procedimiento de

otorgamiento de que se trate y de la valoración obtenida por
51
las solicitudes presentadas, se eligen las de mayor puntaje
hasta que sea distribuido en su totalidad el presupuesto
asignado.
Las Instrucciones indicarán los porcentajes del monto total de

la subvención que será distribuido entre los solicitantes
seleccionados.
Para información adicional sobre el Análisis de Riesgo del

Beneficiario consulta el formato B8.
3.10. Verificación de antecedentes.
Antes del otorgamiento de la subvención el Comité de

Evaluación verificará que el solicitante seleccionado es capaz
de ejecutar el contrato; y que cuenta con las calificaciones
legales y operativas suficientes para ello.
Si luego de la verificación, el Comité de Evaluación

comprueba que los documentos o justificativos obtenidos no
satisfacen los requerimientos exigidos descalificará al
solicitante seleccionado.
3.11. Informe de Evaluación.
El Informe de Evaluación contiene las recomendaciones del

Comité de Evaluación, las cuales pueden ser:
Procedimiento desierto Nulidad del Otorgamiento

Procedimiento
Supuestos 1. Cuando ninguna 1. Cuando se hayan 1. Luego de la
solicitud haya sido efectuado cambios evaluación y
presentada. sustantivos a las verificación de
2. Cuando todas las Instrucciones para la antecedentes, se
solicitudes resulten presentación de determinan las
rechazadas o los solicitudes; ya sea por solicitudes que serán
solicitantes sean modificaciones o subvencionadas.
descalificados de cambios efectuados
acuerdo a lo después de su
contemplado en las divulgación.
Instrucciones para la
presentación de
52
solicitudes.
¿Cómo se Disposición Disposición Disposición
declara? Administrativa Administrativa Administrativa
Efectos Se puede iniciar un Se entiende como si no La suscripción de un
nuevo procedimiento. se hubiera realizado contrato. Los fondos
ninguna actuación, todo otorgados no serán
el procedimiento es necesariamente iguales
nulo. Se puede a los montos
determinar la solicitados, lo cual
posibilidad de iniciar un dependerá de la
nuevo procedimiento. consideración y
aprobación por parte
del Comité de
Evaluación y del análisis
de la solicitud. La
Unidad de Compras y
Contrataciones es
responsable de publicar
en el sitio Web de la
SGCA una breve
descripción de las
subvenciones
otorgadas.
Para información adicional sobre el Informe de Evaluación y la

Disposición Administrativa utiliza los formatos B8 y B15.
El Informe de Evaluación se remite junto a la Disposición

Administrativa a quien le corresponda tomar la decisión final.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de firmada la

Disposición Administrativa puedes notificar al adjudicatario de
la decisión de la SGCA.
A los oferentes no seleccionados los notificas dentro de los

siete (7) días siguientes contados desde la fecha en que
conste la notificación al adjudicatario.
Recuerda,
“Los resultados del Informe de Evaluación SÓLO pueden ser revelados después de la
firma de la Disposición Administrativa”
3.12. Nulidad del procedimiento.
53
Si bien es cierto que antes de la adjudicación el Comité puede
acordar la nulidad del procedimiento en virtud de que se
hayan efectuado cambios sustantivos a las Instrucciones para
la presentación de solicitudes; no es menos cierto que, la
nulidad del procedimiento se puede declarar también después
del otorgamiento de la subvención, por la comprobación de
irregularidades en el procedimiento tales como fraude,
Nulidad del Procedimiento

Supuestos 1. Si se comprueban irregularidades en el procedimiento, fraude,
declara?
Efectos Se entiende como si no se hubiera realizado ninguna actuación, el
procedimiento de que se trate desaparece del mundo jurídico. Sin
embargo, existe la posibilidad de iniciar un nuevo procedimiento.
3.13. Abandono de la subvención.
Después del otorgamiento, puede suceder lo siguiente:
Abandono de la subvención
Supuestos 1. Que los solicitantes seleccionados se nieguen a firmar el contrato.
2. Que los solicitantes seleccionados modifiquen sustancialmente los
términos y condiciones de sus solicitudes.
declara?
Efectos Se declara la anulación de la Disposición Administrativa que acordó el
otorgamiento de la subvención.
4. FASE CONTRACTUAL.
4.1. ¿Qué es un contrato?
Es el instrumento jurídico que delimita las responsabilidades

de la SGCA y del beneficiario; regula las condiciones de
ejecución de las actividades, acciones, proyectos o programas
objeto de la subvención, e incluye las Condiciones Generales
de Contratación24, las Condiciones Particulares de
54
Contratación y cualquier anexo 25 mencionado en las
Condiciones Particulares de Contratación.
Para información adicional sobre Condiciones Generales de

Contratación y Condiciones Particulares de Contratación
(según el tipo de contrato) utiliza los formatos B9 y B10.
Todas las subvenciones otorgadas por la SGCA se formalizarán

mediante un contrato escrito con arreglo a los formatos
estándar.
Todos los contratos se firman por duplicado, un original para el

beneficiario y otro para el expediente de la SGCA.
No obstante, lo anterior, los contratos adjudicados en el marco

del cumplimiento de convenios de cooperación, acuerdos u
otro instrumento análogo o de similar finalidad se elaborarán
por triplicado, en donde uno de los originales se remitirá al
ente cooperante.
4.3. ¿Quiénes firman el contrato?
Por la SGCA le corresponde al Secretario General o a la

persona que éste designe o delegue.
En el caso del beneficiario el contrato se firma así:
La persona natural que resulte beneficiada con la subvención,

con la presentación de su documento de identidad.
Las personas jurídicas, los apoderados o representantes que

demuestren tener la suficiente capacidad o autoridad legal
para obligar a su representado.
55
Los contratos podrán ser modificados sólo cuando las
Condiciones Particulares de Contratación así lo establezcan
expresamente, en todo caso, cualquier modificación o adición
al contrato debe responder a motivos justificados y serán
consultados previamente con el Servicio Jurídico.
Para que las modificaciones se consideren válidas deben

constar por escrito en un apéndice.
Recuerda,
“Bajo ninguna circunstancia las correcciones o clarificaciones podrán representar un

incremento del monto de la subvención ni de los porcentajes de las contrapartidas.”

Contratación).
La SGCA contrata utilizando los siguientes formatos estándar

de contratos:
Convenio de Donación Contrato de Subvención

Son el resultado de un procedimiento de Son el resultado de un procedimiento de
Otorgamiento Directo. Concurso Abierto.
La SGCA, individualmente o conjuntamente con La SGCA, individualmente o conjuntamente con
otro organismo internacional o entidad pública, otro organismo internacional o entidad pública,
otorga a favor de un individuo, entidad pública otorga a favor de un individuo, entidad pública
o privada, nacional o internacional una o privada, nacional o internacional una
subvención. subvención.
Para información adicional sobre tipos de contrato

(Condiciones Particulares de Contratación) utiliza el formato
B10.
56
ANEXO I
Tarea Responsable Lapso Formato Observaciones Chec

k (√)
Evaluación de la Área técnica Definición de
necesidad. que requiere o necesidades
solicita la obra, implica describir
el bien o el los requisitos
servicio. que debe
cumplir la obra,
bien o servicio
que se va a
adquirir.
Preparación de Área técnica A1 Términos de
los Términos de que requiere la A2 Referencia:
Referencia o obra, el bien o Contratación de
57
Especificaciones el servicio. servicios
Técnicas. incluidos los de
Consultoría.
Especificaciones
Técnicas:
Adquisición de
obras y bienes.
Investigación de Área técnica A3 Base de Datos

mercados. que requiere la Común de la
obra, el bien o SGCA,
el servicio, con Expresiones de
apoyo de la Interés, Fuentes
Unidad de internas y
Compras y externas de
Contrataciones. información.
Estimación de Área técnica Evaluación
costos. que requiere la cuantitativa de
obra, el bien o los costos
el servicio, con probables de los
apoyo de la recursos
Unidad de necesarios para
Compras y completar una
Contrataciones. actividad.
Determinación Área técnica A4 Tipos de
del que requiere la procedimientos:
procedimiento obra, el bien o Licitación
de adquisición. el servicio. Abierta,
Licitación
Cerrada y
Adjudicación
Directa.
Verificación de Área técnica A4 Que garantice el
disponibilidad que requiere la pago de las
presupuestaria. obra, el bien o obligaciones
el servicio. que asumirá la
SGCA mediante
contrato.
Postulación de Área técnica A4 Mínimo tres (3)
los miembros que requiere la miembros
evaluadores del obra, el bien o evaluadores.
Comité de el servicio.
Contratación.
Elaboración de la Área técnica A4 Definir los
Autorización de que requiere la requerimientos
Inicio del obra, el bien o de la compra o
Procedimiento. el servicio. adquisición,
58
justifica el
procedimiento.
Firma de la Funcionario 3 días hábiles A4 Si no se autoriza
Autorización de competente. siguientes a su termina el
Inicio del recepción. procedimiento y
Procedimiento. se archiva el
expediente.
Constitución del Unidad de 3 días hábiles A5 Salvo compras
Comité de Compras y siguientes a la iguales o
Contratación. Contrataciones. emisión de la menores a
Autorización $2,500, área
de Inicio del responsable
Procedimiento. evalúa mínimo
tres (3)
cotizaciones
(Licitación
Cerrada-
Invitación a
Cotizar).
Suscripción de la Secretario del Antes de A6 Todos los

Declaración Comité (Unidad cualquier integrantes del
Jurada de de Compras y reunión del Comité están
Imparcialidad u Contrataciones) Comité. obligados a
Confidencialidad. firmarla.
Elaboración de la Comité de Antes de A7 Solamente en
Lista Corta. Contratación. elaborar las procedimientos
Instrucciones de Licitación
para la Cerrada, basado
presentación en el estudio de
de ofertas. investigación de
mercados.
Preparación de Comité de Plan de A8 Debe existir
las Instrucciones Contratación. Adquisiciones. A16 coherencia
para la A17 entre los
presentación de A18 criterios de
ofertas. A19 evaluación y el
A20 método de
A21 evaluación para
A22 seleccionar al
A23 contratista o
A24 proveedor.
A25
A26
A27
Publicación de Secretario del Plan de A9 Licitación
las Instrucciones Comité de Adquisiciones. A10 Abierta:
para la Contratación A11 Convocatoria
59
presentación de (Unidad de A12 Pública a Licitar
ofertas. Compras y o Solicitud de
Contrataciones). Propuestas.
Licitación
Cerrada: Carta
de Invitación,
Solicitud de
Propuestas o
Invitación a
Cotizar.
Adjudicación
Directa: Carta
de Invitación.
Recepción de Comité de Máx. 7 días –
consultas o Contratación. mín. 3 días
solicitudes de continuos
aclaración. desde la
publicación de
las
Instrucciones.
Respuesta a las Comité de Máx. 5 días A13 Cualquier

consultas o Contratación. hábiles modificación
solicitudes de después de que se realice a
aclaración. vencido el las Instrucciones
lapso para debe ser
recibir las distribuida a
consultas. todos los
competidores
por igual, antes
de que venza el
lapso para la
presentación de
ofertas.
Recepción de Secretario Según lo A14 Guardar las
ofertas. Comité de estipulado en ofertas en lugar
Contratación. las seguro hasta la
Instrucciones. apertura.
Apertura de Comité de 3 días hábiles A15
ofertas. Contratación. siguientes al
vencimiento
del lapso para
la recepción de
ofertas.
Proceso de Comité de Antes de que A15 Según
evaluación. Contratación. venza el lapso metodología
de validez de estipulada en las
las ofertas. Instrucciones,
60
conforme al tipo
de
procedimiento y
método de
solicitud de
ofertas.
Entrevistas. Comité de Según A15 Cuando se haya
Contratación. cronograma contemplado
establecido en expresamente
las en las
Instrucciones. Instrucciones.
Verificación de Comité de Antes de que A15
antecedentes. Contratación. venza el lapso
de validez de
las ofertas.
Elaboración y Comité de Antes de que A15 Se considera
firma del Contratación. venza el lapso constituido el
Informe de de validez de Comité cuando
Evaluación. las ofertas. están reunidos
todos los
miembros
evaluadores.
Proyecto de Unidad de Antes de que A28 Remite junto al
Disposición Compras y venza el lapso Informe de
Administrativa. Contrataciones. de validez de Evaluación.
las ofertas.
Firma de la Funcionario Antes de que A28
Disposición competente. venza el lapso
Administrativa. de validez de
las ofertas.
Notificación de la Unidad de Dentro de los 3 A29 Los resultados
adjudicación o Compras y días hábiles del Informe de
decisión final. Contrataciones. siguientes a la Evaluación sólo
firma de la pueden ser
Disposición difundidos
Administrativa. después de la
firma de la
Disposición
Administrativa.
Notificación a los Unidad de Dentro de los 7 A29
no Compras y días siguientes
seleccionados. Contrataciones. contados
desde la fecha
en que conste
la notificación
al
adjudicatario.
61
Elaboración del Unidad de Antes de que A20 Por duplicado o
contrato o de la Compras y venza el lapso A21 triplicado, según
orden de Contrataciones. de validez de el caso.
compra. las ofertas.
Firma del Secretario Antes de que A21 Solamente las
contrato. General o venza el lapso personas con
persona de validez de capacidad o
delgada. las ofertas. autoridad legal
Adjudicatario. para obligar a
las partes
pueden firmar
contratos con la
SGCA.
ANEXO II
Tarea Responsable Lapso Formato Observaciones Chec

k (√)
Determinación Área técnica B2 Tipos de
de la modalidad encargada del procedimientos:
para el procedimiento. Concurso Abierto
otorgamiento de y Otorgamiento
la subvención. Directo.
Verificación de Área técnica B2 De acuerdo a lo
disponibilidad encargada del que decida para
presupuestaria. procedimiento. cada ejercicio
presupuestario
en materia de
subvenciones.
Preparación de Área técnica B1 El Otorgamiento
62
las Instrucciones encargada del B11 Directo no
para la procedimiento. B12 requiere de la
presentación de B13 elaboración de
solicitudes. B14 Instrucciones.
Postulación de Área técnica B2 Mínimo cinco (5)

los miembros encargada del miembros
evaluadores del procedimiento. evaluadores.
Comité de Representación
Evaluación. del área técnica
del ámbito de la
actividad o
acción a
subvencionar, y
cuando
corresponda,
habrá
representación
proporcional de
las regiones o
países miembros
donde se
implementará la
subvención.
Elaboración de la Área técnica B2 Otorgamiento
Autorización de encargada del Directo: Justificar
Inicio del procedimiento. los motivos de la
Procedimiento. decisión,
identificar
beneficiario(s),
monto de la
subvención,
cronograma de
desembolsos y
mecanismos de
control.
Firma de la Funcionario 3 días hábiles B2 Si no se autoriza
Autorización de competente. siguientes a su termina el
Inicio del recepción. procedimiento y
Procedimiento. se archiva el
expediente.
Constitución del Unidad de 3 días hábiles B3 El Otorgamiento
Comité de Compras y siguientes a la Directo no
Evaluación. Contrataciones. fecha de requiere
emisión de la constituir Comité
Autorización de Evaluación, en
de Inicio del este caso, se
Procedimiento. podrán crear
63
Comités Ad-hoc
para supervisar el
uso de la
subvención.
Suscripción de la Secretario del Antes de B4 Todos los

Declaración Comité de cualquier integrantes del
Jurada de Evaluación reunión del Comité están
Imparcialidad u (Unidad de Comité. obligados a
Confidencialidad. Compras y firmarla.
Contrataciones)
Publicación de Secretario del B5 Concurso
las Instrucciones Comité de Abierto:
para la Evaluación Convocatoria
presentación de (Unidad de Pública de
solicitudes. Compras y Subvención.
Contrataciones). Otorgamiento
Directo: No se
requiere la
publicación de
convocatoria.
Sesión Comité de Después de Se podrá indicar
Informativa. Evaluación. publicada la en la
Convocatoria Convocatoria la
Pública de fecha y el lugar
Subvención. donde se llevarán
a cabo.
Recepción de Comité de Máx. 15 días
consultas, Evaluación. continuos
preguntas o antes de que
solicitudes de finalice el
aclaración. lapso de
entrega de
solicitudes.
Respuesta a las Comité de Máx. 7 días B6 La información

consultas o Evaluación. continuos adicional o
solicitudes de antes de que complementaria
aclaración. finalice el se comunicará a
lapso de todos los
entrega de solicitantes a
solicitudes. través del sitio
Web de la
Secretaría
General de la
Comunidad
Andina
Recepción de Secretario Según lo B7 Guardar las
64
solicitudes. Comité de estipulado en solicitudes en
Evaluación. las lugar seguro
Instrucciones. hasta su
apertura.
Apertura de Comité de 3 días hábiles B8
solicitudes. Evaluación. siguientes de
la fecha límite
para su
recepción.
Evaluación de Comité de Antes de que B8 La metodología
solicitudes. Evaluación. venza el lapso para la selección
señalado en el y evaluación de
cronograma solicitudes estará
contenido en basada en un
las Análisis de Riesgo
Instrucciones. del Beneficiario.
Verificación de Comité de Antes de que B8
antecedentes. Evaluación. venza el lapso
señalado en el
cronograma
contenido en
las
Instrucciones.
Elaboración y Comité de Antes de que B8 La SGCA otorga
firma del Evaluación. venza el lapso subvenciones en
Informe de señalado en el base a las
Evaluación. cronograma recomendaciones
contenido en contenidas en el
las Informe de
Instrucciones. Evaluación.
Proyecto de Unidad de Antes de que B15 Remite junto al
Disposición Compras y venza el lapso Informe de
Administrativa. Contrataciones. señalado en el Evaluación.
cronograma
contenido en
las
Instrucciones.
Firma de la Funcionario Antes de que B15
Disposición competente. venza el lapso
Administrativa. señalado en el
cronograma
contenido en
las
Instrucciones.
Notificación de la Unidad de Dentro de los 3 B16 Los resultados
adjudicación o Compras y días hábiles del Informe de
decisión final. Contrataciones. siguientes a la Evaluación sólo
firma de la pueden ser
65
Disposición difundidos
Administrativa. después de la
firma de la
Disposición
Administrativa.
Notificación a los Unidad de Dentro de los 7 B16
no Compras y días siguientes
seleccionados. Contrataciones. contados
desde la fecha
de envío de
notificación a
los
beneficiarios.
Elaboración del Unidad de Antes de que B9 Por duplicado o
contrato o Compras y venza el lapso B10 triplicado, según
convenio. Contrataciones. señalado en el el caso.
cronograma Concurso
contenido en Abierto: Contrato
las de Subvención.
Instrucciones. Otorgamiento
Directo:
Convenio de
Donación.
Firma del Secretario Antes de que B10 Solamente las
contrato. General o venza el lapso personas con
persona señalado en el capacidad o
delgada. cronograma autoridad legal
Beneficiario. contenido en para obligar a las
las partes pueden
Instrucciones. firmar contratos
con la SGCA.
66
1
A los efectos de este Manual, Subvención significa cualquier recurso o fondo, en dinero o en especie, no
reembolsable, otorgado por la Secretaría General de la Comunidad Andina que tiene por objeto contribuir con
la ejecución de una actividad, acción o proyecto determinado que sea de interés para la Secretaría General
de la Comunidad Andina, siguiendo el procedimiento especificado en el Reglamento de Normas Internas de
Contratación para la Selección y Adjudicación de Contratos de Obras, Bienes y Servicios, y para el
otorgamiento de subvenciones de la Secretaría General de la Comunidad Andina; y cuyo uso está sujeto a
control.
2
Las subvenciones otorgadas a Organismos Internacionales o entidades de naturaleza análoga se regirán por
las normas de la Secretaría General de la Comunidad Andina en la medida que no contradigan las normas
especiales que al efecto contemplen dichas instituciones, caso en el cual el Convenio de Donación o el
Contrato de Subvención determinará las normas aplicables al caso concreto.
3
A los efectos de este Manual, un funcionario es toda persona contratada para el desempeño de una labor en
la Secretaría General de la Comunidad Andina bajo las modalidades previstas en el Reglamento Interno de la
Secretaría General de la Comunidad Andina.
4
En este caso la donación significa cualquier transferencia de obras, bienes o servicios o traslado de
recursos a favor de la Secretaría General de la Comunidad Andina sin remuneración alguna, es decir,
gratuitamente.
5
Existe Conflicto de Interés cuando se contraponen los intereses personales a los de la organización y se ve
comprometido el ejercicio imparcial y objetivo de las labores institucionales por razones familiares, afectivas,
de afinidad política o nacional o por cualquier comunidad de intereses.
6
La investigación de mercados es la verificación previa al inicio del procedimiento de adquisición, sobre la
existencia de bienes o servicios y proveedores de éstos, a nivel nacional o internacional, así como el precio
estimado basado en la información que puede estar disponible en la propia Secretaría General, en otros
organismos públicos o privados, en diarios, revistas especializadas, catálogos, boletines profesionales,
publicaciones comerciales, Internet o una combinación de dichas fuentes de información.
7
La estimación de costos responde a la pregunta ¿Cuánto costará producir el bien o servicio que se va a
adquirir? Las estimaciones de costos se realizan en base a los gastos programados y ayuda a determinar los
egresos totales que se generan durante un ejercicio presupuestario determinado.
8
Una forma de agregar valor a las adquisiciones es dar cierta libertad a los contratistas o proveedores en la
elaboración de sus propuestas.
9
En estos casos, se recomienda contratar los servicios de un arquitecto, ingeniero o profesional afín como
consultor para que asista en la tarea de definir los requisitos para los proyectos de obras, así como en los
trabajos de supervisión.
10
Las expresiones de interés son un método costo-efectivo de identificación de potenciales vendedores,
proveedores o contratistas que proporciona información de carácter general sobre la oferta en el mercado de
obras, bienes o servicios, que serán objeto de futuras contrataciones.
11
Además de la Base de Datos Común de la Secretaría General de la Comunidad Andina, se refiere a los
contratos adjudicados, expresiones de interés recibidas y listas cortas elaboradas con anterioridad.
12
Se refiere a las bases de datos o registros de proveedores de otras instituciones u organismos
internacionales, Directorios Regionales de Comercio, Cámaras de Comercio, entes cooperantes o donantes,
diarios, revistas especializadas, catálogos, boletines profesionales y publicaciones comerciales.
13
Ver la Sección 5 de este Manual.
14
Ver la Sección 3.18 de este Manual.
15
Para cada tipo de adquisición (obras, bienes y servicios) existen Condiciones Generales de Contratación las
cuales se consideran parte integrante del contrato.
16
Las especificaciones técnicas, los términos de referencia, la descripción de los trabajos incluyendo planos,
dibujos o diseños, se adjuntarán siempre como un anexo del contrato.
17
La orden de compra es un tipo de contrato.
18
El beneficiario de una subvención tiene la obligación de expresar el apoyo recibido por parte de la
Secretaría General de la Comunidad Andina en cualquier comunicación y publicación que se origine como
producto de las actividades, acciones o proyectos objeto de la subvención. Los beneficiarios se ajustarán a la
estrategia comunicacional desarrollada a tales efectos por la Secretaría General de la Comunidad Andina.
19
Ver Capítulo Primero, Sección 2 de este Manual.
20
Se entiende por socios una o más Organizaciones que cooperan con el beneficiario de una subvención en la
ejecución de una actividad, acción o proyecto subvencionado en los términos señalados en las Instrucciones
para la presentación de solicitudes.
21
A los efectos de este Manual se refiere al Reglamento de las Normas Internas de Contratación para la
Selección y Adjudicación de Contratos de Obras, Bienes y Servicios, y para el otorgamiento de subvenciones
de la Secretaría General de la Comunidad Andina.
22
Ver la Sección 5 de este Manual.
23
A los efectos de este Manual, Contrapartida es entendida como los recursos, en efectivo o en especie, que
aporta la Secretaría General de la Comunidad Andina, o una entidad pública o privada, nacional o
internacional, cuando ejecuta un programa o proyecto con financiamiento de Cooperación Técnica. También
es el compromiso expresado en un acuerdo, convenio o similar de proporcionar recursos específicos para
fines concretos en el marco de un programa, proyecto o actividad de desarrollo que recibe financiamiento de
Cooperación Técnica.
24
Las Condiciones Generales de Contratación se consideran parte integrante del contrato.
25
Las solicitudes seleccionadas se adjuntarán siempre como un anexo del contrato.

Manual de Adquisiciones y Subvenciones de La SG-CAN

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2.7. Uso obligatorio de los formatos estándar:

Se refiere a que todos los documentos, formatos y plantillas

2.8. Responsabilidad de Gestión:

Se relaciona con aspectos del comportamiento institucional y

2.9. Fomento de la Participación Subregional Andina:

Habrá procedimientos de adquisición en los cuales podrás

Todos estos principios se pueden resumir así:

“No debes establecer obstáculos a la participación, hay que apuntar a la

3.1. Planificación de las adquisiciones.

La planificación de las adquisiciones abarca varios niveles de

Como ejemplo, se puede mencionar la planificación en el nivel

La Lista de Conformidad Administrativa en el Anexo 1 del

3.2. Evaluación de las necesidades.

El primer paso en la planificación es la evaluación de las

Durante la investigación de mercados se obtiene información

3.3. Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas.

Aquí, se define claramente la necesidad real a ser cubierta por

Los Términos de Referencia y las Especificaciones Técnicas son

El objetivo al definir los requisitos es abrir el procedimiento a

“Los términos de referencia y las especificaciones técnicas forman parte del

3.3.1. Términos de Referencia: Se utilizan principalmente para

El propósito de preparar los términos de referencia es exponer

Los Términos de Referencia deben ser flexibles 8 de tal forma

Los Términos de Referencia se incluyen en el expediente y se

Para información adicional sobre Términos de Referencia

3.3.2. Especificaciones Técnicas: Se utilizan para la

Las especificaciones técnicas pueden ser simples o complejas

Hay tres (3) formas de definir los requisitos y necesidades en

Las Especificaciones Técnicas se incluyen en el expediente.

En los casos de obras, además de las especificaciones

Para información adicional sobre Especificaciones Técnicas

3.4. Investigación de mercados.

Este proceso proporciona información sobre los productos y

3.4.1. Identificación de potenciales contratistas.

Se recomienda para la búsqueda de potenciales proveedores