CONCEPTOS BÁSICOS

GESTIÓN POR RESULTADOS

METODOLOGÍA PM4R
Preparado por
Manolo De la Cruz, PMP.

Antigua Guatemala, 29 de julio de 2013

 CONTENIDO
• Introducción a la Gestión de Proyectos
– Gestión de proyectos de desarrollo
– Inicio del proyecto
• Herramientas de la Gestión de Proyectos
– Estructura desglosada de trabajo (EDT)
– Cronograma
– Curva S (uso de recursos)
– Matriz de Adquisiciones
 CONTENIDO… (2)
• Herramientas de la Gestión de Proyectos
– Matriz de Riesgos
– Matriz de Comunicaciones
– Matriz de Asignación de Responsabilidades
• Control y Monitoreo de Proyectos
– Análisis de Valor Ganado
 GESTIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO
• Los Proyectos y el Desarrollo
– Buscan resultados concretos para impulsar el
desarrollo socio-económico de un país o región.
– Características (Diversidad de involucrados,
Sostenibilidad, Retorno social).
– Estrategias de desarrollo.
• Concepto gestión de proyectos de desarrollo
– Disciplina para integrar el ciclo del proyecto.
– Comprende otras disciplinas.
 INICIO DEL PROYCTO
• Gobernabilidad del proyecto
– ¿Qué es? ¿Por qué es importante? ¿Cómo se
construye?
• Matriz de Resultados (trazabilidad)
– Correlación entre los objetivos y los indicadores.
– Elementos que se incluyen: objetivo, indicadores,
línea base, meta, otros.
– Los indicadores deben de ser SMART.
 INICIO DEL PROYECTO
• Matriz de Interesados
– Los interesados.
– Clasificación de los interesados.
• Acta de Constitución
– ¿Qué es el acta?
– Propósito, objetivos y estrategia (objeto).
– Gobernabilidad, organigrama, sistema de control de
cambios y aprobación (sujeto).
 ESTRUCTURA DESGLOSADA
DE TRABAJO -EDT-
• Propósito
– Consiste en subdividir.
– Descomposición jerárquica del trabajo.
– El trabajo planificado está en el nivel más bajo.
• Creación
– Objetivo, entregables, paquetes de trabajo, actividad.
– Relación con la Matriz de Trazabilidad.
– Reglas de oro de la EDT (SMART y 100%).
 ESTRUCTURA DESGLOSADA
DE TRABAJO -EDT-
Objetivo

Entregable 1 Entregable “n”

Paquete de Paquete de Paquete de Paquete de

trabajo 1.1 trabajo 1.2 trabajo n.1 trabajo n.2
 PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
(CRONOGRAMA)
• Propósito
– Identificar y definir el tiempo del proyecto.
– Es más que una suma de tiempos de actividades.
• Creación
– Definir.
– Secuenciar.
– Estimar duración.
– Desarrollar el cronograma.
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
(CRONOGRAMA)
 LÓGICA DE LA
INTERVENCIÓN

LÓGICA DE LA
EJECUCIÓN
 CURVA S (USO DE RECURSOS)
• Propósito
– Definir el presupuesto del proyecto de acuerdo a
requisitos y normas.
• Creación
– Estimar: Establecer un aproximado de los recursos
financieros.
– Orden de magnitud (+/- 50%; -10%/+25%; -5%/+10%)
– Determinar: Suma de los costos estimados .
 CURVA S (Representación gráfica)

Q20 1. Se suman los costes

directos a nivel de Paquete
de Trabajo (WBS)
Q17 2. Se establece el cronograma
de control para los Paquetes
de Trabajo
3. Se plasma el presupuesto
planificado para cada uno
Q7 de los periodos
establecidos.
4. Se obtiene la
Q4
representación gráfica de la
evolución del gasto de
acuerdo a lo planificado.
Febrero Marzo Abril
 CURVA S
(Requisitos de financiamiento)
Q20

Q17
Estimación de costes directos

Requisitos de Financiación
(planificación de desembolsos):
Q7 Costes directos + costes indirectos

Q4

Febrero Marzo Abril

 MATRIZ DE ADQUISICIONES
• Propósito
– Describe en términos específicos los bienes y
servicios requeridos para el proyecto.
• Sistemas de adquisiciones
– Licitación Pública (Nacional o Internacional)
– Licitación privada.
– Comparación de precios.
– Contratación directa.
– Administración directa.
MATRIZ DE AQDUISICIONES
 MATRIZ DE RIESGOS
• ¿Qué es un riesgo?
– Evento o condición que si ocurre tiene efecto
sobre, al menos, un objetivo del proyecto.
• Propósito
– Disminuir la probabilidad y/o impacto de los
riesgos negativos (amenazas) y potenciar la
probabilidad y/o impacto de los riesgos positivos
(oportunidades).
 MATRIZ DE RIESGOS
• Las causas de los riesgos suelen estar asociadas a:
– Requisitos, hipótesis, limitantes y actores.
• El análisis puede ser cualitativo o cuantitativo.
• La respuesta a un riesgo debe ser:
– Apropiada, eficiente, realista y aceptada
• Estrategias para riesgos negativos
– Evitar, transferir, mitigar y aceptar.
• Estrategias para riesgos positivos
– Explotar, compartir, mejorar y aceptar
 MATRIZ DE COMUNICACIONES
• Propósito
– El objetivo principal es generar información
– ¿Quién es el principal responsable?
– Responde a diferentes necesidades, en diversos
formatos y diversos tiempos.
La distribución de la información va más allá del
acto de proporcionarla, ya que incluye pasos
para asegurarse que los receptores recibieron y
entendieron la información.
 MATRIZ DE COMUNICACIONES
• Creación
– Contacto con los interesados para conocer los
requerimientos de comunicación.
– Listar los requerimientos de cada interesado
(contenido, objetivo, destinatario, método, responsable, tiempo)
– Se deja por escrito el entendimiento de los
requisitos de los interesados.

No es necesario comunicar lo que no es indispensable

 MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES
• Propósito
– Estrecha relación con la gestión de los RRHH.
– Principal herramienta para gestionar el personal.
– Ilustra las conexiones entre el trabajo y los
miembros del equipo del proyecto.
– Se cuenta con información para identificar los
roles, responsabilidades y niveles de autoridad.
– Una herramienta para plasmar los recursos
identificados es un organigrama de tipo jerárquico.
 MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES
Los formatos más utilizados para la creación son:
•Tipo narrativo
•Tipo diagrama
– R: Responsable de la ejecución (responsible): Alguien es
responsable de una tarea determinada.
– A: Aprueba (accountable): Alguien asume la
responsabilidad final por la correcta ejecución.
– C: Consultado (consulted): Alguien que no está implicado
directamente en la ejecución
– I: Informado (informed): Alguien recibe los resultados
(outputs) de una tarea.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
 ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Propósito
– Medir el desempeño integrado del proyecto
comparando la realidad a lo planificado.

Se basa en 3 variables:
• Valor Planificado (Planned Value-PV):
Presupuesto autorizado para la realización del
trabajo.
 ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Valor Ganado (Earned Value -EV): es el valor
del trabajo realizado, expresado en términos
del presupuesto asignado al trabajo, actividad
o componente de la EDT que esté siendo
evaluado.

• Coste Real (Actual Cost –AC): Gasto incurrido

y registrado, para la realización del trabajo
objeto de evaluación.
 ANÁLISIS DE VALOR GANADO
La desviación del desempeño respecto de lo
planificado (LB) se medirá así:
•Variación del cronograma: (SV = EV - PV)
– Cuando un proyecto ha finalizado la variación del
cronograma en EVM será = 0, porque se habrán
ganado todos los valores planificados.
•Variación del costo (CV = EV – AC)
– La Variación del Coste al finalizar el proyecto será la
diferencia entre el BAC y el presupuesto realmente
gastado.
 ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Índice de Desempeño del Cronograma ( SPI):
progreso logrado en comparación al progreso
planificado para el proyecto.

SPI = EV/PV

Un valor SPI menor a 1 = se completó menos

trabajo del que se había planificado para esa
fecha.
 ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Índice de Desempeño del Coste (CPI): valor
del trabajo completado en comparación al
costo real del proyecto.

CPI = EV/AC

Se considera el valor más crítico de las mediciones

de EVM puesto que mide la eficiencia del gasto
en relación al trabajo completado. Un valor CPI
menor que 1 = sobrecoste.
 ANÁLISIS DE VALOR GANADO
(Ejercicios)
Proyecto: construir un sistema de riego
Coste: 100.000 Quetzales por sección
M&C: Informe de avances del Proyecto a día de hoy

§ Planificado a esta fecha (PV): 6 secciones construidas

§ Realizado a esta fecha (EV): 5 secciones
§ Coste Real a la fecha (AC): 650.000 Quetzales

EV-AC= 500.000 Quetzales – 650.000 Quetzales = -150.000

¿CV?
Quetzales (sobre el presupuesto)

EV-PV= 500.000 Quetzales – 600.000 Quetzales = -100.000

¿SV?
Quetzales (retraso)
 Q
16.000
¿Qué es esto?

12.000

8.000

4.000

0
Enero Febrero Marzo Abril

1.000 Q cada PT
 Q
¿Tiene problemas este Proyecto?
16.000

Valor planificado (PV)

12.000

Coste Real (AC)

8.000

4.000

0
Enero Febrero Marzo Abril

1.000 Q cada PT
 Q CV = 6000 – 8000 = -2000 $ (sobre el presupuesto)
SV = 6000-2000 = 4.000 $ (de adelanto)
16.000

Valor planificado (PV)

12.000

Coste Real (AC)

8.000
Trabajo Realizado (EV)
4.000

0
Enero Febrero Marzo Abril

1.000 Q cada PT
 Q
¿CV? ¿SV?
16.000

Valor planificado (PV)

12.000
Coste Real (AC)

8.000
Trabajo Realizado (EV)
4.000

0
Enero Febrero Marzo Abril

1.000 Q cada PT
 Q
¿CV? ¿SV?
16.000

Valor planificado (PV)

12.000
Coste Real (AC)

8.000

4.000

0
Enero Febrero Marzo Abril

1.000 Q cada PT
manolo.delacruz@gmail.com