FUNCIONES EN EXCEL

FUNCION MINUSC

Cambia el formato de las letras de mayúsculas a minúsculas, siendo la formula a seguir:

=MINUSC(Texto a Cambiar)

FUNCION MAYUSC

Cambia el formato de las letras de minúsculas a mayúsculas, siendo la formula a seguir:

=MAYUSC(Texto a Cambiar)

FUNCIÓN REPITE
La función =REPITE() un texto o carácter el número de veces indicado.

=REPETIR ("A";3) regresa el texto "AAA".

=REPETIR ("HOLA";3) regresa "HOLA HOLA HOLA". Nótese que hay un espacio en blanco después
de la palabra HOLA.

Se utiliza, por ejemplo, para crear formatos de texto, textos de ancho fijo llenando de caracteres en
blanco los espacios vacíos, etc.

FUNCIÓN NUMERO.ROMANO

La función es =NUMERO.ROMANO ().Solamente funciona para números enteros entre 0 y 3,999.

FUNCIÓN REDONDEAR

=REDONDEAR (número a redondear, número de decimales a tomar en cuenta). Si los decimales

son entre 0 y 4, redondea hacia abajo; si son entre 5 y 9, redondea hacia arriba. Por ejemplo
=REDONDEAR(5.4;0) regresa 5; y =REDONDEAR(5.5;0) regresa 6

=REDONDEAR.MENOS (número a redondear, número de decimales a tomar en cuenta).

Siempre redondea hacia abajo, sin importar el valor de los decimales. Por ejemplo
=REDONDEAR.MENOS (5.4; 0) regresa 5; y =REDONDEAR.MENOS (5.5;0) regresa 5

=REDONDEAR.MAS (número a redondear, número de decimales a tomar en cuenta). Siempre

redondea hacia arriba, sin importar el valor de los decimales. Por ejemplo =REDONDEAR.MAS (5.4;
0) regresa 6; y =REDONDEAR.MAS (5.5;0) regresa 6

Este grupo de funciones tiene la misma estructura =función (número a redondear).

=REDONDEA.IMPAR (número a redondear). Siempre redondea hacia arriba, hasta el siguiente

número impar, sin importar el valor de los decimales. Por ejemplo, =REDONDEAR.IMPAR (5.1)
regresa 7; =REDONDEAR.IMPAR (5.9) regresa 7 =REDONDEAR.IMPAR (6.3) regresa 7

=REDONDEA.PAR (número a redondear). Siempre redondea hacia arriba, hasta el siguiente

número par, sin importar el valor de los decimales. Por ejemplo, =REDONDEAR.PAR (5.9) regresa
6; =REDONDEAR.PAR (5.1) regresa 6 =REDONDEAR.PAR (4.3) regresa 6.
FUNCIÓN CONTAR.SI

Cuando existe una lista larga de artículos, con algunos de ellos repetidos (por ejemplo, una lista de
pedido, o el resumen de ventas) a veces es necesario contar cuántas veces aparece determinado
producto en la lista.

Para ello se utiliza la función =CONTAR.SI().

=CONTAR.SI (rango, texto_a_contar) contará cuántas veces aparece un determinado texto en una
lista (también llamado rango).

Rango: Es el rango donde está la lista donde se buscará la palabra o el texto a contar.

Texto_a_contar: Es el texto a contar.También se pueden utilizar operadores como >, < o =. El texto
a comparar puede ser un número, y en el caso de que vaya acompañado de un operador, puede
escribirse así: ">200", o bien "<=F7" (si en F7 hubiera un número).

De este modo así se escribe la fórmula:

=CONTAR.SI (B2:D13;B3)Donde B2:D13 es el rango en donde se encuentran los datos y luego

separado por un punto y coma se escoge cual dato es el que va a mostrar las coincidencias.
ESTRUCTURA SI

Estructuras selectivas
Las instrucciones selectivas representan instrucciones que pueden o no ejecutarse, según el
cumplimiento de una condición.

La condición es una expresión booleana (0, 1 – V, F). Instrucciones es ejecutada sólo si la condición
es verdadera.

Selectiva doble (alternativa)

La instrucción selectiva realiza una instrucción de dos posibilidades, según el cumplimiento de una
condición.

La condición es una variable booleana o una función reducible a booleana (lógica, Verdadero/Falso).
Si esta condición es cierta se ejecuta Instrucciones1, si no es así, entonces se ejecuta Instrucciones2.
FUNCIÓN SI

La función SI() se utiliza para darle un poco de "inteligencia" a las hojas de cálculo, es decir, para
realizar funciones, sumas, restas o acciones basados en comparaciones que la misma hoja puede
interpretar.

La estructura de la función SI () es:

=SI (pregunta; qué hacer cuando es cierto; qué hacer cuando es falso).

 Pregunta. Es lo que se desea validar, por ejemplo, ¿es A2 > A1?, o bien, ¿F7=5? La
pregunta puede ser cualquier expresión siempre y cuando arroje uno de dos valores: sí o no, o en
otras palabras VERDADERO O FALSO, es cierto o es falso.

 Qué hacer cuando es cierto. Aquí se pone la operación a realizar. Por ejemplo, cuando F7
sí sea igual a 5, entonces se multiplica G7 * 0.16. O bien, cuando A2 sea mayor que A1, entonces
se escribe "Sale por la puerta F"

 Qué hacer cuando es falso. Aquí se pone la operación a realizar. Por ejemplo, como F7
no es igual a 5, entonces se divide G7 / 300. O bien, como A2 no es mayor que A1, entonces se
deja el valor actual.

Ejemplos
Suponga que en A2 se tiene un 5, se pueden escribir las siguientes funciones:

Si en A2 hay un 5 significa que el cliente compró cereal, si no hay un cinco, significa que el cliente
compró otra cosa:

=SI (A2=5;"Cereal"; "Otra cosa")

Si en A2 está la calificación del examen, entonces

=SI (A2>5; "Aprobado"; "Reprobado")

Se puede suponer que los productos del 1 al 4 no gravan impuesto y que los productos del 5 al 10
sí. El precio del producto está en C2. Entonces la fórmula sería así:=SI (A2<5; C2; C2*0.16)

Esta operación se puede interpretar de la siguiente forma:

=SI (A2=5;"cinco";"no se puede traducir"),

O se puede dejar la segunda parte en blanco:

=SI (A2=5;"cinco";"")
 TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios
de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de
dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Ahora se creará una tabla de notas con la siguiente estructura:

ALUMNO NOTA1 NOTA2 NOTA3 DEFINITIVA APRUEBA

Jhon Jairo España 5 1 2,1 2,7 No
Catalina Valdés 4 2 3,2 3,1 Si
Julián Miguel Jiménez 3 3 2,7 2,9 No
Angie Vanessa Burítica 2 4 2,4 2,8 No
Cristian Alberto Romero 1 5 2,8 2,8 No

Se ingresan las 3 notas respectivas de los alumnos y se generará la Definitiva, redondeando el

Promedio a un valor decimal, y se determinará si aprobó o no, entonces se utilizará un Ciclo SI que
muestre SI en caso que la definitiva sea mayor a 3, de lo contrario mostrará NO.

Ahora se pasará a crear la tabla dinámica, ir a la Pestaña Insertar y a continuación dar clic en Tabla
Dinámica.

Se pedirá seleccionar el rango de datos y se seleccionará la tabla creada anteriormente y en el lugar

en donde desea colocar el informe escogemos Hoja de Cálculo Existente, luego dar clic en el botón
Aceptar.
Ahora en la parte derecha se debe mostrar una ventana con la Lista de Campos de Tabla Dinámica
con los datos de la tabla. Ahora se desea conocer las notas de cada alumno con sus respectivas
notas, para esto se arrastra el campo Alumno a Etiquetas de Fila y los Tres campos de notas se
arrastran a Valores y se cambiarán los encabezados de cada columna y se quitará el campo total.

Si un valor dentro de la tabla original o fuente de datos cambia, la tabla dinámica no se actualizará
automáticamente, se debe dar clic derecho sobre la tabla dinámica y dar clic en Actualizar para que
tome los nuevos valores.

La tabla dinámica con los valores de la tabla anterior debe ser similar a la imagen que se muestra a
continuación:

Ahora se mostrará los datos de cada alumno de una forma

completamente diferente, se van a arrastrar los datos de los
alumnos y las 3 notas, la Definitiva y Aprueba a Etiquetas de Fila y
se verá cómo se muestran estos valores de una forma
completamente diferente.

De esta forma se podrá observar como los datos en una sola Fila con
la capacidad de expandir o retraer la información de cada alumno si
así se desea o se necesita, aunque es menos agradable a la vista en
ocasiones los datos se deben mostrar de esta manera.

Ahora se arrastrará el campo Alumno a Etiquetas de Columna y los

campos de notas a Valores y se notará que ahora los datos están
agrupados de una forma distinta.

Ahora se insertará un Gráfico Dinámico con base en los datos de la

tabla, se diseñará el gráfico con total libertad, solamente se utilizará
para denotar las opciones que brinda la herramienta.
EJEMPLO TABLA DINÁMICA

Se debe determinar:

a) cuanto se le pago a cada proveedor, o por cada obra.

b) Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una
obra específica, etc.

Las incógnitas mencionadas se obtienen mediante la ejecución de las Tablas Dinámicas.

La creación de una tabla dinámica se hace en varias etapas con la ayuda de un Asistente.

CREAR TABLA DINÁMICA

1. Crear la tabla dinámica en la pestaña Insertar > Tabla Dinámica.

2. Arrastrar el campo Obra a la opción Columna de la tabla. Luego se arrastra Concepto y Mes
a rótulos de Fila. Finalmente se arrastra Valor a la etiqueta Datos o Valores .

La tabla dinámica permite mostrar u ocultar campos simplemente seleccionando los campos que
se desean mostrar.
TABLA SIN MES
TABLA CON MES INCLUÍDO

Cómo actualizar la Tabla Dinámica

Los datos en la tabla conformada no se actualizan automáticamente ante cualquier cambio,

producido en la tabla base. Si se modifican o introducen nuevos registros en la Tabla original se debe
actualizar la tabla dinámica. Esto se hace así:

1) Ubicarse sobre la Tabla Dinámica, en cualquier celda.

2) Desde el menú Datos > Actualizar datos se actualizará la tabla automáticamente.
(La opción actualizar datos se mantiene desactivada si NO se encuentra sobre la tabla dinámica).

CREAR GRÁFICO DINÁMICO

Para crear un gráfico dinámico primero se debe estar situado dentro de cualquier celda de la tabla
dinámica, luego ir a la opción Herramientas de Tabla Dinámica y seleccionar Gráfico Dinámico, se
debe escoger el gráfico de preferencia a utilizar para comenzar a filtrar la información.
 TALLER TABLAS DINÁMICAS

Construir a partir de los siguientes datos, las tablas dinámicas que muestren la siguiente
información:

Tabla dinámica 1: Cantidad de personas por departamento.

Tabla dinámica 2: Cantidad de personas por departamento y delegación
Tabla dinámica 3: Suma y promedio de sueldo por departamento.
Tabla dinámica 4: Sueldo más alto por departamento y cargo.

Las cuatro tablas dinámicas deben estar en hojas separadas, se debe generar un gráfico dinámico
para cada una de las tablas creadas.