Tecnologias de comunicação:

- Urgência: quão frequente e quão necessária são as informações de cada etapa do

projeto.

- Disponibilidade: se há tecnologia para a comunicação necessária para o projeto ou se

há a necessidade de novas tecnologias.

- Facilidade de uso: se os participantes do projeto sabem utilizar a tecnologia ou se há

a necessidade de treinamentos.

Planejamento

Entradas:

a) Plano de gerenciamento do projeto (descreve como o projeto será executado,

monitorado e controlado).

a. Cronograma do projeto e dos eventos da festa.

b. Planilha de custos dos eventos, comidas, bebidas.

b) Registro das partes interessadas - para saber como e com quem você vai se
comunicar.
a. membros da comissão de formatura
b. formandos
c. empresas contratadas e fornecedores

c) Fatores ambientais da empresa (Condições fora de controle da CF)

a. Economia do país

d) Ativos organizacionais – tipo de comunicação vertical, pois são informações de

problemas enfrentados e recomendações de CF anteriores.
a. Documentação das CFs anteriores

Ferramentas e técnicas:

a. Análise de requisitos das comunicações (determina as necessidades de informações

das partes interessadas do projeto).

- Quem são os responsáveis por entrar em contato com as empresas.

- Quem são os responsáveis por fazer as divulgações aos formandos.

b. Tecnologias de comunicações

-Entre os membros da comissão de formatura: WhatsApp (avisos)e reunião

pessoal (tomada de decisões).
 - Membros da comissão e a empresa contratada: e-mails + telefone.

Meios internos de comunicação – como a CF irá comunicar entre si

Meios externos de comunicação – como a CF irá comunicar-se com os formandos e

fornecedores.

Organogramas.

Saídas:

- O que será comunicado.

- Quem irá comunicar.

- Para quem será comunicado.

- Quando e com que frequência irá ser comunicado.

- Como será comunicado.

Gerenciamento

Objetivo:

Criar um fluxo de informações eficaz e eficiente entre as partes interessadas, seja na

coleta, no armazenamento ou na distribuição das informações.

Entradas:

Planejamento e estruturação da comunicação

Relatórios de desempenho

Fatores ambientais

Informações históricas

Ferramentas e técnicas:

Tecnologias

Modelos

Métodos de comunicação

Sistema de gerenciamento de informações

Saídas

Atualizações no planejamento inicial do projeto

Atualização na documentação (cronograma, recursos financeiros)

Atualização nos ativos organizacionais

Controle

Objetivo

Monitorar as atividades desenvolvidas em todo o ciclo de vida do projeto, garantindo

sua boa execução.

Entrada

Plano de gerenciamento do projeto – monitorar os responsáveis pela transmissão e

recepção da informação, o intervalo de tempo com que isso deve ocorrer.

Comunicações de projeto – monitorar o cronograma e receber os acompanhamentos

das tarefas.

Registro de quaisquer questões que podem surgir.

Dados de desempenho (eficácia e eficiência da distribuição de informações)

Ativos organizacionais – monitorar a segurança dos procedimentos adotados

Ferramentas

Reuniões

Opinião especializada

Saídas

Informações de desempenho do projeto

Solicitação de mudança (custos, tempo e documentação)

Atualização do plano de gerenciamento do projeto

Atualização dos documentos do projeto

Atualização dos ativos do projeto