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Atos Administrativos
Como redigir ofícios, memorandos, e-mails e outras formas de
correspondência oficial
© Rey Vinas
Todos os direitos desta edição reservados
Preparação
Arlene de Medeiros
Rones Lima
Elisabete Vinas
Capa
Rones Lima
VINAS, Rey.
Atos administrativos: como redigir ofícios, memorandos,
e-mails e outras formas de correspondência oficial. / Rey
Vinas. Brasília: Projecto Editorial, 2003.
166p.
ISBN 85-98401-19-3
Apresentação, 11
Princípios, 13
Da publicidade, 14
Da impessoalidade, 15
Polidez, 16
A quem se fala, 16
Clareza, objetividade e concisão, 16
Para dizer só o necessário: a concisão, 17
O custo invisível da má redação, 18
Estrutura complexa, 19
Atualização permanente, 19
Linguagem e texto, 21
Linguagem e pensamento, 21
A organização do pensamento, 22
A sedução da escrita, 23
Técnica de escrita, 24
Simplicidade, 25
Objetividade, 26
Concisão, 27
A redação passo a passo, 29
Conhecer é essencial, 29
O plano da redação, 30
Tudo o que fica pronto na vida foi construído antes, na alma, 33
Formas de tratamento, 37
Concordância com os pronomes de tratamento, 38
Emprego dos pronomes de tratamento, 39
Fechos, 42
Título de representante diplomático, 45
O que deve ser evitado na redação oficial, 45
Remissão a texto legal, 45
Redação de atos normativos, 47
Do geral para o particular, 49
Numeração, 50
Citações, 50
Folhas de continuação, 52
Atos administrativos, 53
Apostila, 55
Elementos da apostila, 55
Ata, 59
Regras gerais, 59
Ato de assentamento, de valor jurídico, 61
Elementos da ata, 61
Atestado, 67
Elementos do atestado, 67
Certidão, 71
Elementos da certidão, 71
Despacho, 75
Elementos do despacho, 75
Exposição de motivos, 79
Elementos da exposição de motivos, 79
Fac-símile, 83
Informação, 85
Elementos da informação, 86
Memorando, 89
Elementos do memorando, 90
Ofício, 95
Outras observações sobre o ofício, 95
Elementos do ofício, 97
Instrução Normativa & Ordem de Serviço, 101
Elementos da instrução normativa e da OS, 102
Parecer, 107
Elementos do parecer, 108
Portaria, 111
Elementos da portaria, 111
Requerimento, 115
Elementos do requerimento, 115
Projeto básico & Projeto executivo, 119
8 Rey Vinas
Projeto básico, 121
Requisitos, 123
Padronização, 123
Elementos, 123
Elaboração, 124
Considerações iniciais, 124
Projeto executivo, 129
Roteiro, 131
Redação de e-mail, 135
Discernimento, 137
Assuntos pessoais e corporativos: distinção, 137
Estrutura do e-mail, 138
Símbolos, 139
Outras recomendações, 139
Expressões & vocábulos latinos nos atos oficiais, 143
Atos administrativos 9
Apresentação
Padronizar os atos administrativos é condição essencial à
eficiência das instituições públicas e decorre da necessidade
de racionalizar o trabalho da Administração.
Atos padronizados dão caráter profissional à documenta-
ção, tornam uniformes os documentos e lhes atribuem boa
aparência e legibilidade. Um outro fator leva à necessidade
da padronização: o controle da qualidade. Atos não norma-
tizados, irregulares, revelam desconcerto, apontam de-
sacerto, até desorganização, porque são precariamente con-
cebidos e produzidos.
É comum um mesmo órgão público utilizar diferentes
modelos de portaria, ofício, memorando, executados em
variados formatos de papel, às vezes até com texto em co-
lorido. A qualidade decai na mesma proporção do mau gos-
to; a legibilidade é dificultada. Há má idealização do ato, má
diagramação e exposição desordenada das idéias.
Constata-se, por tudo isso, que a observação de normas
na elaboração dos atos oficiais contribui para textos objeti-
vos, comunicativos, limpos.
Este livro baseia-se num conjunto de concepções sobre
atos administrativos que reuni num manual para o Tribunal
Superior Eleitoral. Sai, porém, com maior quantidade de
informações. Nele me foi possível expor pontos de vista
que não considerei adequados a uma obra institucional. A
Atos oficiais 11
escrita segue o princípio da redação jornalística, profissão
que exerci durante vários anos e que me permitiu uma expe-
riência diferenciada com o texto.
O livro pretende funcionar como um guia para a redação
de atas, portarias, ofícios, memorandos, instruções normati-
vas e e-mails, entre outros documentos da moderna Adminis-
tração. Estabelece padrões de forma e de fundo às mensa-
gens e alerta para a criatividade como fator que contribui
para a vivacidade da comunicação; objetiva explicar quais os
padrões de emissão dos principais documentos utilizados pelas
repartições públicas e os critérios mínimos a serem atendi-
dos quando de sua elaboração. Servirá ainda, em muitos pon-
tos, como conselheiro na produção de textos de diversa na-
tureza.
O Autor
12 Rey Vinas
Princípios
É curioso constatar a relação entre a redação de atos ofi-
ciais (ofícios, memorandos, portarias, etc.) e o Direito. A
muitos escapa que a escrita de um simples despacho deve
atender a dois princípios constitucionais caros às atividades
da Administração: a impessoalidade e a publicidade.
Essa exigência é evidenciada logo nas primeiras páginas
do Manual da Presidência da República (Brasília: Presidência da
República, 1991. p. 5), publicação muito utilizada pelos ór-
gãos do Poder Executivo. Há, porém, na Administração,
quem produza atos oficiais sem critério, sem rigor, esque-
cendo-se de que estes, como mensagens de natureza públi-
ca, necessitam de uniformidade, condição essencial à comu-
nicação eficiente e objetiva.
Por comodidade ou descaso, há quem ignore as normas
de elaboração de atos administrativos. Há instituições que
acatam sem o menor desconforto esse descuido, conside-
rando filigrana estabelecer padrões para a redação oficial.
Não é raro encontrar uma mesma instituição valendo-se
de um sem-número de formas para o ofício ou o memo-
rando, ou utilizando-se de um mesmo modelo para am-
bos. Isso não é só desaconselhável, como também pouco
prático e antieconômico.
O ideal é que toda correspondência utilizada no âmbito
de uma entidade, seja ela pública ou privada, siga padrões
Atos administrativos 13
de elaboração, normas concebidas para a eficiência da co-
municação.
A comunicação eficiente, aliás, é um dos requisitos para
o sucesso das organizações. É fator de economia e interfere
positivamente nos resultados da empresa, mas, para chegar
a isso, é necessário seguir alguns pequenos conselhos.
Diz o Manual da Presidência da República:
Da publicidade
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conhecimento das práticas da Administração. A publici-
dade, assim, não se efetiva.
Da impessoalidade
Atos administrativos 15
A redação oficial deve preocupar-se acima de tudo com
a eficácia e a exatidão das informações.
Polidez
16 Rey Vinas
texto do ato chegue ao obscuro e ao incompreensível e asse-
guram a comunicabilidade, portanto a eficácia, da mensagem.
A mensagem de uma instituição deve comunicar de modo
transparente e ser o resultado de uma aspiração quase utó-
pica, representada na frase de Geir Campos: Eu quisera ser
tão claro que ao dizer rosa! todos soubessem o que haviam
de pensar. Mais, quisera ser tão claro que ao dizer já! todos
soubessem o que haviam de fazer.
A padronização do leiaute e dos textos dos atos oficiais
deve contribuir para essa finalidade básica: comunicar com
impessoalidade e clareza. A clareza do texto, aliada à corre-
ta diagramação do documento, possibilita a rápida compre-
ensão do conteúdo da mensagem pelo leitor.
Atos administrativos 17
texto enxuto, sem gorduras, é tarefa das mais árduas.
Fazer-se compreender de modo translúcido exige o esforço
de uma epopéia.
18 Rey Vinas
Estrutura complexa
Atualização permanente
Atos administrativos 19
Linguagem e texto
Linguagem e pensamento
O pensamento humano se organiza, articula-se e ga-
nha nitidez à medida que o indivíduo exercita a lingua-
gem. Quanto mais nos esforçamos para exprimir nossas
Atos administrativos 21
idéias de modo claro, mais alcançamos essa virtude rara na
comunicação. Isso nos leva a admitir que a escrita pode ser
aprimorada ao longo do tempo. Não há a menor dúvida
quanto a isso. Uma criança, logo que consegue utilizar a
linguagem dos adultos e deixa para trás as expressões des-
conexas e fragmentadas e o balbucio de seus primeiros anos,
consegue um desenvolvimento espetacular de raciocínio
que transforma o seu modo de estar no mundo: ganha au-
toconfiança e se reconhece possuidora de um alto grau de
convencimento. À medida que aperfeiçoa a linguagem, apri-
mora o modo de pensar, porque o desenvolvimento da
linguagem permite a organização do pensamento e a exte-
riorização deste em toda a sua complexidade.
Disso deduzimos que a boa linguagem é aquela que:
1) expressa adequadamente um assunto pensado;
2) possui características que levam à total atenção ao que
está sendo comunicado (porque nos seduz e nos convence); e
3) respeita um padrão lingüístico admitido coletivamen-
te como ideal (a correção gramatical).
A organização do pensamento
Diz o poeta francês Boileau que aquilo que é bem conce-
bido se enuncia com clareza (Ars poétique, I, p. 153), o que
nos leva à importância da reflexão como pré-requisito para
a expressão.
É necessário pensar detidamente sobre um assunto, uma
idéia, antes de expressá-la. Ao refletir sobre a massa disforme
e confusa que é a origem do pensamento, vai-se aos poucos
dando a ele ordem e corporificação e, ato contínuo, um co-
mando interno passa a tentar encontrar as palavras exatas que
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servirão para dizê-lo. É impressionante como raramente fa-
zemos isso em nossa vida diária. O que dizemos normalmente
nos sai por impulso, após um mínimo de reflexão.
O mestre J. Mattoso Câmara Jr. ensina em seu Manual de
expressão oral e escrita (2. ed. J. Ozon, 1966. p. 10):
A sedução da escrita
Para seduzir, ainda que em uma comunicação oficial, é
preciso um mínimo de preocupação estética com o argu-
mento, o que pressupõe a escolha de palavras, um agradável
ritmo frasal, um tom ideal e, sobretudo, leveza. O sentimen-
to estético (artístico) é inerente ao ser humano. Todos reco-
nhecem uma escrita pesada e seca, às vezes ríspida; todos
reconhecem de imediato uma sentença sem vida.
É possível, pois, vencer a monotonia e a esterilidade de
um ato administrativo com o uso de uma linguagem mais
inspirada (que nem por isso deve deixar de ser adequada e
objetiva). Às vezes uma única palavra muda radicalmente a
forma de recepção de um texto. E deve-se levar em conta
que, por si só, a correção gramatical é fator de atração.
Uma escrita com erros grosseiros impõe reação à mensa-
gem, depõe contra o emissor, reduz o seu status e expõe
debilidade cultural.
Atos administrativos 23
É ainda de Mattoso, na obra citada (p. 12), a afirmação
de que a obediência às regras gramaticais se impõe por três
motivos:
Técnica de escrita
Redigir bem resulta do desenvolvimento de uma técnica
de escrita que deve ser cuidadosamente adquirida. Se é pro-
duto de técnica, envolve trabalho sistemático e supõe
24 Rey Vinas
possibilidade de aperfeiçoamento. Redigir bem, portanto
e nisso parecem unânimes especialistas e teóricos do texto ,
origina-se do redigir sempre, do exercitar-se na linguagem
escrita. Um texto eficiente e claro (digamos também elegante),
deve suas qualidades ao modo de dizer, não àquilo que diz.
O que valoriza um assunto é a maneira de contá-lo, de
expô-lo. Um enunciado capaz de transmitir com clareza
e simplicidade uma mensagem é uma conquista que se ob-
tém pouco a pouco, no duro ofício de redigir e redigir
criticamente, mas isso guarda alguns segredos: simplici-
dade, objetividade e concisão, clareza. Diz Quintiliano:
Simplicidade
Um dos principais problemas de quem passa a dedicar-
se mais intensamente à escrita é a inclinação a dizer de forma
complicada. Talvez por ser a linguagem escrita mais artificial,
menos espontânea que a linguagem falada, é comum que o
redator iniciante seja levado a fazer rodeios, a falar difícil, a
ser prolixo, como se a forma obscura (até incompreensível)
da escrita fosse sinônimo de erudição e sabedoria. Nada mais
falso. A escrita admirável é aquela que é reta naquilo que diz,
sem volteios, sem labirintos. Dizer eficientemente é dizer de
Atos administrativos 25
forma simples. Escreva indo diretamente ao ponto; se pos-
sível, como se conversasse.
Escrever apenas o essencial é também questão de hábito.
Disciplinar-se para ser objetivo vem de determinação inte-
rior e da adoção de princípios rigorosos de escrita. Quem
se permite ser prolixo não conseguirá escrever com simpli-
cidade. E a grandeza da redação oficial e de quase toda
escrita consiste em ser humilde diante da linguagem.
Há um historiador radicado em Brasília, Fernando Ta-
manini, que constrói seus livros sobre a capital federal se-
guindo o princípio árduo e trabalhoso da redação límpida.
Leva esse princípio a ferro e fogo. Como resultado, aos 80
anos de idade, apresenta em suas obras um tal grau de legi-
bilidade que não recordo ter deparado textos de história
mais bem elaborados.
Objetividade
Use no seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases
longas cansam e levam o leitor à dispersão. Enunciados
breves facilitam a compreensão. Evite contaminar o seu tex-
to com uma infinidade de vírgulas. Uma frase longa nada
mais é que o acúmulo de duas ou mais frases curtas. Prefira
também palavras breves. Entre duas palavras, opte pela de
menor extensão.
Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense,
especialista em questões da linguagem: Em vez de falar
falecer, escreva morrer; em lugar de somente, só; de matrimônio,
casamento; de féretro, caixão; de morosidade, lentidão (SQUARISI,
Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar.
1999).
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Organize suas sentenças de forma positiva, evite dizer
por meio de negativas: não lembrar é esquecer; não comparecer é
faltar; não chegar no horário é atrasar. Opte também pela voz
ativa. A voz passiva é uma estrutura sem vigor, apática. Em
vez de: A portaria foi assinada pelo diretor-geral, prefira: O diretor-
geral assinou a portaria.
Concisão
A concisão consiste em dizer o máximo com um mínimo
de palavras. Isto não guarda nada de abstrato ou subjetivo.
Um dos caminhos para a concisão, aliás, resulta da adoção
de um procedimento simples, que pode ser extraído dos con-
selhos de Dad:
Atos oficiais 27
preciso e exato aquilo que realmente precisa de especifi-
cação para ser exato e convincente.
Quanto à precisão, valemo-nos mais uma vez do ensina-
mento da jornalista:
28 Rey Vinas
A redação passo a passo
Conhecer é essencial
O primeiro passo para chegar a uma boa redação é avaliar
se o conhecimento que se tem do assunto a ser desenvolvido
é suficiente para um bom argumento. Se se conhece pouco,
dificilmente haverá bom resultado.
Leia. Converse. Consulte. Ouça. Neste exato momento,
comece a anotar aspectos que interessam ao seu texto. Crie a
força do seu argumento!
Atos administrativos 29
Ao coletar as informações, estabeleça uma hierarquia
entre elas. Destaque as mais importantes, as de maior im-
pacto, as que contribuirão mais decisivamente para o que
você pretende. Esta é uma das etapas da organização do
pensamento.
Quando me iniciei no jornalismo, há 15 anos, como re-
pórter, nos primeiros dias vivi uma tortura. Chegava à re-
dação com páginas e páginas de anotações das reporta-
gens que me davam a realizar. Perdia-me no emaranhado
de depoimentos, de registros, de observações pessoais. E
me demorava na elaboração das matérias porque gastava
um tempo precioso tentanto achar um nexo entre os da-
dos, fazê-los coerentes entre si. Até que descobri que po-
deria organizar toda a informação ainda em campo, exer-
citando a memória e o ouvir. Passei a anotar apenas tópi-
cos, que me permitiam reconstituir mentalmente, na Reda-
ção do jornal, num plano estruturado de trabalho, toda a
história que eu precisava contar. Anos depois, as minhas
anotações serviam apenas como lembranças do que a
memória duvidava houvesse retido. Eu escrevia então di-
retamente no computador, indo raramente às notas, como
resultado de uma organização mental exercitada cotidia-
namente que me permitia redigir de uma penada.
O plano da redação
Um plano de redação não consiste de simples anota-
ções sobre o que se pretende escrever. Pode até resultar
30 Rey Vinas
de uma tempestade de idéias (aquele exercício de cria-
tividade em que se registra no papel tudo o que vem à
mente, ainda que aparentemente nesse mister surjam coi-
sas sem sentido), mas o jorro de pensamentos deve ser
logo depois organizado em conjuntos de significados co-
nexos e coesos que permitam dar unidade à comunicação.
De outra maneira, a redação se tornará uma colcha de
retalhos, inconsistente.
Há um texto de Nizan Guanaes que é exemplar da unida-
de comunicativa. É um discurso feito por ele para uma tur-
ma de formandos em Administração, na Bahia. Aqui o
reproduzo a título de exemplo.
Os significados conexos nesse texto são organizados a
partir das oposições dinheiro versus realização, e traba-
lho versus acomodação. Nizan articula em blocos os se-
guintes argumentos: o pensar em realizar traz mais fortuna do que
o pensar em fortuna e o realizar deve ter como combustível o amor ao
trabalho e o trabalho incessante. A partir dessa espinha dorsal,
que serve de sustentação às reflexões desenvolvidas no tex-
to, foi possível ao autor seguir um planejamento nítido e
indiscutível:
1. o discurso é formado por aconselhamentos. Isto será
dito logo no primeiro parágrafo e preparará o espírito
do leitor. Essa decisão tornará a abertura algo inusitado para
o começo de uma explanação e permitirá desenvolver qua-
se todo o trabalho com frases no imperativo. Os argumen-
tos, assim, ganharão em contundência;
2. o segundo parágrafo inicia-se com o juízo básico do
texto: Não paute sua vida nem sua carreira pelo dinhei-
ro. É a indicação do que não deve ser feito, seguida do
argumento sobre o que se deve fazer: Ame seu ofício com
Atos administrativos 31
todo coração, etc. É uma fórmula simples: não faça isto,
faça aquilo...
3. O terceiro parágrafo busca justificativas externas
que reforcem a opinião do autor: Napoleão não inva-
diu...; Hitler não matou... Michelângelo não passou... por
dinheiro. Essa linha de raciocínio impacta, porque mos-
tra que grandes realizações e feitos espetaculares, para
o bem ou para o mal, têm antes como motor ideais de
realização e convicções.
4. O quarto parágrafo parte do mesmo princípio do an-
terior, mas opta por dar enfoque a um comportamento po-
sitivo e altruísta que nada tem a ver com dinheiro: o da frei-
ra que assiste leprosos.
32 Rey Vinas
Tudo o que fica pronto na vida foi
construído antes, na alma
Nizan Guanaes
Atos administrativos 33
generalizada. Os pobres vivem como bichos, e uma elite
brega, sem cultura e sem refinamento, não chega a vi-
ver como homens. (...)
Meu terceiro conselho vem diretamente da Bíblia: seja
quente ou seja frio, não seja morno que eu te vomito. É
exatamente isso que está escrito na carta de Laudicéia:
seja quente ou seja frio, não seja morno que eu te vo-
mito. É preferível o erro à omissão. O fracasso, ao tédio.
O escândalo, ao vazio. Porque já vi grandes livros e filmes
sobre a tristeza, a tragédia, o fracasso. Mas ninguém
narra o ócio, a acomodação, o não-fazer, o remanso.
Colabore com seu biógrafo. Faça, erre, tente, falhe,
lute. Mas, por favor, não jogue fora, se acomodando, a
extraordinária oportunidade de ter vivido, tendo consci-
ência de que cada homem foi feito para fazer história.
Que todo homem é um milagre e traz em si uma revolu-
ção. Que é mais do que sexo ou dinheiro. Você foi cria-
do para construir pirâmides e versos, descobrir conti-
nentes e mundos, e caminhar sempre, com um saco de
interrogações na mão e uma caixa de possibilidades
na outra.
Não use rider, não dê férias a seus pés. Não se sente
e passe a ser analista da vida alheia, espectador do
mundo, comentarista do cotidiano, dessas pessoas que
vivem a dizer: eu não disse!, eu sabia!
Toda família tem um tio batalhador e bem de vida. E,
durante o almoço de domingo, tem de agüentar aquele
outro tio muito inteligente e fracassado contar tudo o
que ele faria, se fizesse alguma coisa.
Chega dos poetas não publicados. Empresários de
mesa de bar. Pessoas que fazem coisas fantásticas toda
sexta à noite, todo sábado e domingo, mas que na se-
gunda não sabem concretizar o que falam. Porque não
sabem ansiar, não sabem perder a pose, porque não
sabem recomeçar. Porque não sabem trabalhar. Eu digo:
trabalhem, trabalhem, trabalhem. De 8 às 12, de 12 às
18 e mais se for preciso. Trabalho não mata. Ocupa o
34 Rey Vinas
tempo. Evita o ócio, que é a morada do demônio. E cons-
trói prodígios.
O Brasil, este país de malandros e espertos, da van-
tagem em tudo, tem muito a aprender com aqueles trou-
xas dos japoneses. Porque aqueles trouxas japoneses
que trabalham de sol a sol construíram, em menos de
50 anos, a segunda maior megapotência do planeta.
Enquanto nós, os espertos, construímos uma das maiores
impotências do trabalho.
Trabalhe! Muitos de seus colegas dirão que você
está perdendo sua vida, porque você vai trabalhar en-
quanto eles veraneiam. Porque você vai trabalhar, en-
quanto eles vão ao mesmo bar da semana anterior,
conversar as mesmas conversas, mas o tempo, que é
mesmo o senhor da razão, vai bendizer o fruto do seu
esforço. E só o trabalho lhe leva a conhecer pessoas e
mundos que os acomodados não conhecerão. E a isso
se chama sucesso.
(...).
Atos administrativos 35
Formas de tratamento
Atos oficiais 37
Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o
coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em
desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego
de pronomes de tratamento indireto como forma de
dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásti-
cas. (g. n.) (op. cit.)
38 Rey Vinas
Emprego dos pronomes de tratamento
Em março de 1992, a Instrução Normativa n.º 4 da en-
tão Secretaria de Administração Federal fixou o emprego
dos pronomes de tratamento mais utilizados pela Adminis-
tração como a seguir apresentado:
a) do Poder Executivo:
Presidente da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado;
Secretário-Geral da Presidência da República;
Consultor-Geral da República;
Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas;
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República;
Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da Repú-
blica;
Secretários da Presidência da República;
Procurador-Geral da República;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do
Distrito Federal;
Chefes de Estado-Maior das Três Armas;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretário Executivo e Secretário Nacional de
Ministérios;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais;
b) do Poder Legislativo
Presidente, Vice-Presidente e membros da Câmara
dos Deputados e do Senado Federal;
Presidente e membros do Tribunal de Contas da União;
Atos administrativos 39
Presidente e membros dos Tribunais de Contas
Estaduais;
Presidente e membros das Assembléias Legislativas
Estaduais;
Presidentes das Câmaras Municipais;
c) do Poder Judiciário:
Presidente e membros do Supremo Tribunal Federal;
Presidente e membros do Superior Tribunal de Justiça;
Presidente e membros do Superior Tribunal Militar;
Presidente e membros do Tribunal Superior Eleitoral;
Presidente e membros do Tribunal Superior do Trabalho;
Presidente e membros dos Tribunais de Justiça;
Presidente e membros dos Tribunais Regionais Federais;
Presidente e membros dos Tribunais Regionais Eleitorais;
Presidente e membros dos Tribunais Regionais do
Trabalho;
Juízes e Desembargadores;
Auditores da Justiça Militar.
40 Rey Vinas
Excelentíssimo Senhor
Fulano de tal
Ministro da Justiça
70064-000 Brasília/DF
Excelentíssimo Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70160-000 Brasília/DF
Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10.ª Vara Cível
Rua ABC, n.º 123,
01010-000 São Paulo/SP
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua Mariana n.º 1223
70123-000 Curitiba/PR
Atos administrativos 41
Acrescente-se que doutor não é forma de trata-
mento, e sim título acadêmico. Seu emprego deve res-
tringir-se apenas às comunicações dirigidas a pessoas
que tenham tal grau por terem concluído curso uni-
versitário de doutorado. Nos demais casos, o trata-
mento Senhor confere a desejada formalidade às co-
municações.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, em-
pregada, por força de tradição, em comunicações
dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o
vocativo:
Magnífico Reitor,
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acor-
do com a hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa.
O vocativo correspondente é:
Santíssimo Padre,
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima,
em comunicações aos cardeais. Corresponde-lhe o
vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
Fechos
42 Rey Vinas
Sem mais delongas, e na oportunidade, manifestamos total
apreço; Nada mais tendo a acrescentar, e por oportuno,
os agradecimentos à manifestação de Vossa Senhoria, etc.
A Instrução Normativa n.º 4/92 deu boa solução ao pro-
blema: estabeleceu o fecho das comunicações oficiais em
apenas duas formas. Veja-se:
Atos administrativos 43
e, abaixo deste, o registro do cargo ou função que ele ocupa.
É muito mais sóbrio e elegante. Nada de traço, embora este
seja usado por muita gente, à exaustão.
Excetuando-se a comunicação assinada pelo Presidente
da República, todas as demais devem trazer o nome e o car-
go da autoridade que as expede. Esse procedimento facilita
a identificação da origem das comunicações. A forma deve
ser a seguinte:
ELISABETE VINAS
Diretora
ROBERTO ESEX
SECRETÁRIO DE COMUNICAÇÃO E IMPRENSA
44 Rey Vinas
Título de representante diplomático
Atos administrativos 45
João Bosco Medeiros, em seu livro Correspondência: técni-
cas de comunicação criativa (São Paulo: Atlas, 1996. p. 29), ensi-
na várias técnicas que permitem captar a atenção do leitor.
Vejamos:
escrever parágrafos curtos e objetivos;
usar orações coordenadas;
manter o leitor em constante curiosidade, apresentan-
do os fatos num crescendo;
falar somente do que se conhece bem;
dividir as ações em partes;
juntar apenas o que é significativo;
ter presente o objetivo da comunicação;
sugerir soluções, mais do que explicar acontecimentos.
46 Rey Vinas
Redação de atos normativos
Na redação dos atos normativos:
a) os artigos devem ser designados pela forma abreviada
Art., seguida de algarismo arábico e do símbolo de núme-
ro ordinal o até o número 9, inclusive (Art. 1o, Art. 2o,
etc.); a partir do número 10, usa-se o algarismo arábico
correspondente, seguido de ponto (Art. 10., Art. 11.,
etc.). A indicação de artigo será separada do texto por um
espaço em branco, sem traços ou outros sinais, portanto.
O texto de um artigo inicia-se sempre por maiúscula e
termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos,
quando deverá terminar por dois-pontos;
b) os incisos dos artigos devem ser designados por alga-
rismos romanos seguidos de hífen, e iniciados por letra mi-
núscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio;
ao final, são pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o últi-
mo, que se encerra em ponto; e aquele que contiver desdo-
bramento em alíneas encerra-se por dois-pontos;
c) quando um artigo contiver mais de um parágrafo, estes
serão designados pelo símbolo §, seguido do algarismo ará-
bico correspondente e do símbolo de número ordinal o até o
nono parágrafo, inclusive (§ 1o, § 2o, etc.). A partir do nú-
mero 10, a designação deve ser feita pelo símbolo § seguido
do algarismo arábico correspondente e de ponto (§ 10., §
11., etc.).
Entretanto, nas referências a parágrafo único, parágrafo
seguinte e parágrafo anterior e semelhantes, a grafia é por
extenso. O texto dos parágrafos inicia-se com maiúscula e
encerra-se com ponto, exceto se for desdobrado em alíneas,
caso em que deverá findar por dois-pontos;
Atos administrativos 47
d) as alíneas ou letras de um inciso ou parágrafo deverão
ser grafadas com a letra minúscula correspondente, seguida
de parênteses: a), b), etc;
e) os números que correspondem ao desdobramento de
alínea deverão ser grafados em algarismos arábicos segui-
dos de ponto (1., 2., etc.). Os textos que se seguem aos
números iniciam-se por minúscula e terminam em ponto-e-
vírgula. O último deve-se encerrar por ponto;
f) os numerais devem ser escritos por extenso quando
constituírem uma única palavra (quinze, trezentos,
mil, etc). Quando constituírem mais de uma, deverão ser
grafados em algarismos (25, 141, etc.).
Os numerais que indiquem porcentagem seguem a mes-
ma regra: a expressão por cento será grafada por extenso
se o numeral constituir uma única palavra (quinze por cen-
to, cem por cento), e na forma numérica seguida do sím-
bolo % se o numeral constituir mais de uma palavra
(142%, 57%, etc.). Não se usará indicação em algaris-
mos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo:
25% (vinte e cinco por cento);
g) os valores monetários devem ser expressos em al-
garismos, seguidos da indicação, por extenso, entre pa-
rênteses: Cr$1.000.000,00 (um milhão de cruzeiros). Se
o valor a ser mencionado estiver localizado no final de
uma linha, não deve ser separado: o cifrão deve ser colo-
cado em uma linha e o numeral na seguinte;
h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o alga-
rismo indicativo do dia do mês seja precedido de zero (exem-
plo: 2 de maio de 1991, e não 02 de maio de 1991). O primeiro
dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbo-
lo de número ordinal, por exemplo, 1o de junho de 1991;
48 Rey Vinas
i) a indicação do ano, ao contrário da referência a núme-
ro de leis, não deve conter ponto entre a casa do milhar e a
da centena: 1991, 1992, e não 1.991;
(...).
Atos administrativos 49
Os símbolos podem ser escritos na mesma linha dos nú-
meros ou em forma de expoente.
Exemplos: 19m2 ou 19m²
Numeração
Os documentos devem ser numerados em ordem cres-
cente cronológica ou, em situações especiais, de acordo com
critério estabelecido pelo emissor. Deve-se reiniciá-la a cada
ano, em janeiro, a partir do número 1.
Deve-se ter em mente que a numeração é um dos indi-
cadores (ou índices) de recuperação do documento. Con-
siste, portanto, em informação que deve ser atribuída com
atenção, para evitar que se atribua um mesmo número a
documento diverso de uma mesma unidade ou um mesmo
setor da instituição.
Citações
O registro de uma informação extraída de outra fonte
denomina-se citação, que pode ser uma transcrição ou pará-
frase. Pode ser direta, quando reproduz o texto original, ou
indireta, quando reproduz uma fonte intermediária.
Em qualquer situação, contudo, deve-se manter a fidedigni-
dade às idéias do autor, se paráfrase, ou ao texto citado, se
transcrição, fazendo neste caso apenas a correção de erros ti-
pográficos. Se houver outros tipos de erro além do tipográfico,
deve-se empregar a palavra latina sic (assim) entre parênteses ou
colchetes, ao final da citação ou logo após a palavra ou expres-
são estranha ou incorreta, para indicar que se trata de reprodu-
ção fiel do original. Ex.: À unanimidade, negar provimento o
50 Rey Vinas
(sic) recurso, já que o correto seria À unanimidade, negar
provimento ao recurso.
Para indicar a transcrição, devem-se usar aspas duplas no
início e no final da transcrição e aspas simples em transcri-
ção inserida no trecho transcrito. Também deve-se fazer re-
cuo do texto da transcrição, em relação à margem esquerda,
e usar corpo (tamanho da letra) menor que o do texto prin-
cipal, quando a transcrição contiver mais de três linhas. Quan-
do se tratar de texto de lei, recuar independentemente do
número de linhas.
Também é possível fazer apenas recuo na transcrição prin-
cipal. Este é o caso das transcriçõs feitas neste livro. Ex.:
Atos administrativos 51
Folhas de continuação
Em qualquer ato oficial administrativo, as folhas de con-
tinuação deverão conter, no mínimo, as seguintes informa-
ções, entre parênteses: número respectivo da folha seqüen-
cial, tipo do ato e sua numeração institucional e data: Ex.:
52 Rey Vinas
Atos administrativos
Apostila
Estrutura da apostila
Quando produzida em folha solta, a apostila compõe-se de:
Timbre
Atos administrativos 55
Índice
Comunicação
Local e data
Assinatura
56 Rey Vinas
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
APOSTILA ÍNDICE
1,5 cm
PREÂMBULO
COMUNICAÇÃO
ATO DE INVESTIDURA DE 17.3.88 José Dias Corrêa, Matrícula n.º 554 Fica o servidor em tela
reposicionado no nível I da categoria funcional de administrador, a contar do dia 19.4.97, por ter completado
mais de 15 anos no cargo, de acordo com o Processo n.º 2.345/87.
1 cm
LOCAL E DATA Rio de Janeiro, 15 de abril de 2003.
2 cm
HUMBERTO MORAES
ASSINATURA Diretor de Administração de Pessoal
2 cm
1,5 cm
2 cm
Ata
Regras gerais
A ata não deve apresentar rasuras, emendas ou entrelinhas.
Os numerais devem ser escritos por extenso, evitando-se
Atos administrativos 59
abreviaturas, e podem ser repetidos, em algarismos, entre pa-
rênteses, para facilitar a visualização e a compreensão.
Ex.: O saldo é de dois mil, trezentos e trinta e sete reais
e vinte e um centavos (R$ 2.337,21).
As correções nas atas produzidas na forma tradicional
(em máquina de escrever ou manuscritas) são sempre feitas
imediatamente, na seqüência do texto, após a expressão digo.
Se o registro deveria ser: O diretor suspendeu a reforma do
prédio, em vez de O diretor finalizou a reforma do prédio, seria
feita assim a retificação: O diretor finalizou, digo, suspendeu a
reforma do prédio, ou O diretor finalizou a reforma do prédio, digo,
suspendeu a reforma do prédio.
Diante da ocorrência de qualquer omissão ou erro de-
pois de lavrada a ata, deve-se fazer uma ressalva: Em tempo:
na linha (...), onde se lê (...), leia-se (...).
Com as atas sendo feitas modernamente em computa-
dor, as correções passaram a ser procedidas de imediato,
logo que detectado o erro. Isso evita as ressalvas e emendas
com o expediente digo ou o em tempo na seqüência do
texto.
A ata tem como característica ser organizada sem entra-
das na primeira linha dos parágrafos. Tudo deve ser escrito
seguidamente, para evitar que nos espaços em branco sejam
feitos acréscimos.
Alerta Adalberto J. Kaspary (1998, p. 70.) para certos
tipos de ata que, por se referirem a atos rotineiros, são fei-
tas em modo formulário, por conveniência e praticidade, com
espaços em branco para preenchimento. Mesmo nestes ca-
sos, é prudente que, após lançadas as informações, os espa-
ços que restarem sejam preenchidos com tracejados ou si-
nais convencionais, para prevenir fraudes.
60 Rey Vinas
Ato de assentamento, de valor jurídico
A ata encontra-se entre os atos de assentamento e possui
valor jurídico. Por essa razão é que deve ser lavrada de tal
maneira que não se possam introduzir modificações poste-
riores a sua assinatura.
Na ata feita em computador, os cuidados quanto a isso
devem ser redobrados. Aqueles que irão assiná-la, preci-
sam, portanto, lê-la com atenção e, caso aprovem a reda-
ção, devem também rubricar todas as páginas do docu-
mento.
A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo
ou, na falta deste, por um secretário eventual (ad hoc),
designado para a ocasião.
Elementos da ata
São elementos necessários à elaboração da ata:
Timbre
Índice
Atos administrativos 61
Ex.: 14.2.2003 13h.
Esses elementos são grafados em negrito, posicionados
de forma centralizada. Ex.:
Comunicação
Abertura
62 Rey Vinas
Aos dezesseis de fevereiro do ano de dois mil e três, às
quatorze horas, na sala de reuniões da Prefeitura de
Concórdia, reuniram-se representantes da agência de
publicidade Design, o secretário de Turismo, Hamílton
Campos, e o assessor de Comunicação do município,
Murilo Neves, para avaliar projeto publicitário de incre-
mento ao turismo regional. A reunião foi presidida pela
diretora da Design, Sra. Elisabete Vinas, e secretariada
por Rones Lima, da prefeitura local.
Legalidade
Relação nominal
Faz-se em seguida a indicação do nome dos integrantes
da reunião ou a referência que os identifique. Em eventos
Atos administrativos 63
com muitos participantes, costuma-se indicar apenas o nú-
mero de presentes, conforme lista de presença. Ex.:
Texto
Fecho
Assinatura
64 Rey Vinas
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
ATA – GABINETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N.º 28/03
(16.2.2003 – 13h)
ÍNDICE 1 cm
Ata da reunião de avaliação dos projetos publici-
tários criados pela agência Design para a Secreta-
ria de Turismo do Município de Condórdia.
1 cm
Aos dezesseis dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e três, às quatorze horas, na sala de reuniões da
Prefeitura de Concórdia/PA, reuniram-se representantes da agência de publicidade Design, o secretário de
Turismo, Hamílton Campos, e o assessor de Comunicação do Município, Murilo Neves, para avaliar projeto
publicitário de incremento ao turismo regional. A reunião foi presidida pela diretora da Design, Sra. Elisabete
Vinas, e secretariada por Rones Lima, da prefeitura local. Foram apresentados três peças para rádio, uma para
COMUNICAÇÃO
televisão, dois tipos de cartazes e um modelo de revista, todos com a mesma identidade visual e valendo-se dos
mesmos personagens. A diretora da Design destacou que o ponto central de toda a campanha residia no
bucolismo e na tranqüilidade da região como alternativa à vida agitada das grandes cidades. Os projetos foram
aprovados sem ressalvas pela Prefeitura. O secretário de Turismo manifestou-se extremamente satisfeito
com a concepção gráfica e visual de todo o projeto, cujas cópias, em papel e magnéticas, ficarão guardadas no
arquivo central da Prefeitura. A Design comprometeu-se a apresentar o resultado final da campanha no prazo
de um mês, após o que seriam veiculadas as peças nas capitais brasileiras, no horário nobre das emissoras de
rádio e de telvisão. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião às dezesseis horas e trinta minutos deste
dia. E, para constar, eu, secretário, lavrei esta ata, que depois de lida e achada conforme, vai assinada pelos
participantes da reunião.
1 cm
(a) .........................................., presidente
(a) .............................................,
2 cm 1,5 cm
2 cm
Atestado
Elementos do atestado
O atestado conta com estrutura simplificada. É formado
somente de Timbre, Nome do ato, Comunicação, Local e Data e
Assinatura.
Timbre
Identifica o setor da instituição que expede o documento.
Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do
órgão.
Atos oficiais 67
Índice
Comunicação
Assinatura
68 Rey Vinas
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
ATESTADO ÍNDICE
1,5 cm
COMUNICAÇÃO
Atesto, para os devidos fins, que CLAUDIA TAVARES, CI n.º 1483605-SSP/DF, atuou como
consultora de informática, na área de comunicação visual, nesta Secretaria de Turismo do Município de
Concórdia, no período de 28 de agosto de 1997 a 28 de agosto de 1998.
1 cm
LOCAL E DATA
Brasília, 15 de abril de 2001.
2 cm
2 cm
Certidão
Estrutura da certidão
Timbre
Índice
Atos oficiais 71
Comunicação
Fecho
Local e data
Assinatura
Visto
72 Rey Vinas
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
CERTIDÃO N.º 37/03 ÍNDICE
1,5 cm
Certifico, em cumprimento ao despacho de quatro de janeiro do ano de dois mil e três, do Sr. Diretor
do Departamento de Cadastro da Superintendência da Central de Recursos Humanos desta Secretaria
COMUNICAÇÃO
de Estado de Administração e Reestruturação, no Processo E-03/22743/03, em aditamento à Certidão
n.º 76/87, para fins de prova à Câmara Municipal do Rio de Janeiro, que, conforme o consignado no
Processo E-03/11.234/66, a ex-servidora Maria Nonata Lemos, Matrícula n.º 455, gozou 3 (três) meses de
licença especial, de 7/8 a 6/11/71, referentes ao tempo de serviço apurado entre 7/4/60 e 4/4/65.
Nada mais constando dos assentamentos, eu, Paulo Abranches, agente administrativo, Matrícula n.º 555,
datilografei esta certidão, que dato e assino.
1 cm
2 cm LOCAL E DATA Rio de Janeiro, 15 de fe vereiro de 2003. 1,5 cm
1,5 cm
ASSINATURA Paulo Abranches
Agente Administrativo
1 cm
Visto
VISTO 1,5 cm
José Firmino de Souza
Diretor do Departamento de Cadastro
2 cm
Despacho
Atos oficiais 75
É ato que pode ser manuscrito, proferido preferencial-
mente no corpo do documento de que é parte. Quando isso
não for possível, deve ser escrito em folha à parte.
Estrutura do despacho
O despacho possui estrutura simplificada. Compõe-se de
Identificação, Comunicação e Assinatura.
Índice
Data
Assinatura
76 Rey Vinas
1,5 cm
1,5 cm
DESPACHO DO SECRETÁRIO DE MEIO AMBIENTE ÍNDICE
Processo n.º 18.534/2003
1 cm
DATA Em 20 de maio de 2003.
1 cm
COMUNICAÇÃO
O projeto de criação do Pólo Turístico da Baía do Guajará, formulado pela Companhia Verdes
Mares Ltda., não contemplou a necessidade de detalhamento das fases de execução das obras de urbani-
zação da orla. Isto inviabiliza a adoção de medidas visando a harmonizar o andamento dos trabalhos com
a divulgação dos projetos de incrementação do turismo no Estado. Assim, faço retornar o projeto para as
complementações necessárias e o necessário detalhamento.
1,5 cm
2 cm 1,5 cm
ASSINATURA Roberto Madureira
2 cm
Exposição de motivos
Timbre
Atos administrativos 79
Índice
Comunicação
Respeitosamente.
Assinatura
80 Rey Vinas
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
EM/MARE n.º 53 ÍNDICE
LOCAL E DATA Brasília, 28 de julho de 1998.
1 cm
Excelentíssimo Senhor Presidente da República, VOCATIVO
2 cm
Encaminho a Vossa Excelência a presente Exposição de Motivos à proposta de edição de Decreto,
que, ao regulamentar a Medida Provisória n.º 1.704, de 30 de junho de 1998, dispõe sobre os procedi-
mentos para pagamento da integralização da vantagem de vinte e oito vírgula oitenta e seis por cento aos
COMUNICAÇÃO
servidores públicos do Poder Executivo Federal, objeto da decisão do Supremo Tribunal Federal assen-
tada no julgamento do Recurso Ordinário no Mandado de Segurança n.º 22.307-7.
2. Ao estabelecer o destinatário da norma, a proposta de Decreto buscou, a partir do disposto na Lei
n.º 8.627, de 19 de fevereiro de 1993, identificar os cargos e carreiras a cujos ocupantes é devida a extensão
da vantagem, consolidando no Anexo da proposta os cargos integrantes das tabelas de que trata a Lei n.º
8.622, de 19 de janeiro de 1993.
3. Para fim do pagamento da integralização pretendida, será calculado o percentual resultante da dife-
rença entre os vinte e oito vírgula oitenta e seis por cento e os acréscimos percentuais concedidos em
○
decorrência da aplicação da Lei n.º 8.627, de 1993, o qual, por referência desta lei, incidirá sobre os
○
valores das tabelas de vencimento anexas à Lei n.º 8.622, de 1993, e, sucessivamente, às tabelas poste-
○
riormente introduzidas, de forma a possibilitar o cálculo dos valores do vencimento atual. O valor resul-
tante constituirá parcela complementar do vencimento do servidor, a compor a base de cálculo das van-
tagens pecuniárias que incidam sobre o vencimento básico. Dessa forma, as gratificações que tenham por
base o vencimento básico do servidor serão igualmente majoradas.
4. Concomitantemente à edição do Decreto propõe-se a publicação de Portaria deste Ministério que
divulgará os percentuais obtidos para os cargos e carreiras, tendo por base a classe e padrão da respectiva
estrutura..
5. A fórmula de cálculo apresentada busca correspondência na supracitada decisão do Supremo Tribu-
nal Federal, que acolheu recurso da União nesse sentido, como bem demonstra o voto do Senhor Ministro
Ilmar Galvão, a seguir parcialmente transcrita:
(...) Trata-se de circunstância que não se pode deixar de ter em conta, quando se cuida de
estender o percentual de 28,86% às categorias funcionais que restaram excluídas da revisão geral.
É certo que a matéria não chegou a ser argüida pela União, no curso do processo, não tendo restado
2 cm esclarecido, senão por meio de memorial do Advogado-Geral da União, datado de último dia 02 de 1,5 cm
setembro, que alguns dos impetrantes integram categorias beneficiadas pela referida lei. Assim é
que três deles (Helena da Silva Simões, Lázaro José Casimiro e Aluísio Oliveira Queiroga) tiveram
seus vencimentos reajustados em mais de 28,86%; enquanto seis outros (Janete Balzani Marques,
Leonardo Soares do Nascimento, Clara Diana de Souza Pinto, Nilton Antônio dos Santos, Adélia da
Silva Aguiar e Nilza Maria de Paula Pires) foram beneficiados com aumentos variáveis de 3,55% a
11,29%. Um deles apenas Edna Kinoshita, ocupante de cargo em comissão, não teve os vencimen-
tos reajustados pela referida lei.
A Lei n.º 8.627/93 contém elementos concretos que permitem chegar a esses resultados;
elementos, aliás, a partir dos quais foi deduzida a regra que resultou aplicada. Não poderiam eles,
portanto, ter sido desprezados pelo acórdão, que julgou o recurso como se apenas os servidores
militares houvessem sido beneficiados pelo mencionado diploma legal, não obstante as observa-
ções contidas no voto do emitente Ministro Octavio Gallotti.
2 cm
(Fl. 2 da EM/MARE n.º 53, de 28.7.1998)
1 cm
A hipótese, portanto, não é de simples obscuridade, mas de erro material, corrigível pelo
órgão julgador a qualquer tempo (art. 463 do CPC).
Assim, meu voto acolhe parcialmente os embargos, para o fim de declarar que o recurso foi
COMUNICAÇÃO
provido apenas em relação à recorrente Edna Kinoshita; foi provido, em parte, quanto aos seis
impetrantes supra relacionados; e foi desprovido no tocante aos demais.
6. Com a finalidade de exercer controle sobre os pagamentos efetuados, inclusive para evitar duplici-
dade de pagamento em face das milhares de ações judiciais em tramitação, estabeleceu-se que o pagamento
dos valores correspondentes à integralização dar-se-á por rubrica específica. Este cuidado tornou-se
necessário a partir da constatação da existência de um mesmo servidor atuando como parte em mais de um
processo judicial sobre o mesmo tema.
○
7. Ainda na esteira do entendimento da Suprema Corte relativamente à impetrante Edna Kinoshita,
○
propõe, ainda, o Decreto, nos artigos 3.º a 6.º, a extensão da referida vantagem aos ocupantes de Cargos
○
em Comissão, de Natureza Especial, Função de Confiança e Gratificada, alcançando, inclusive, as parcelas
de quintos e décimos incorporadas pelo exercício de cargos ou funções comissionados, benefício extinto
pela Lei n.º 9.527, de 10 de dezembro de 1997, mas ainda percebido como vantagem pessoal nominalmente
identificável.
8. No que concerne, porém, aos ocupantes de cargos em comissão de Direção e Assessoramento Supe-
riores – DAS 4, 5 e 6 e de Natureza Especial, a aplicação da extensão ocorrerá somente até 28 de fevereiro
de 1995, dado que, a partir dessa data, por força da Lei n.º 9.030, de 13 de março de 1995, cujos efeitos
retroagiram a 1.º de março de 1995, os mencionados cargos tiveram reorganizadas suas estruturas remu-
neratórias, com expressivas melhorias que superaram o percentual de 28,86.
9. Quanto ao pagamento das diferenças devidas, correspondentes ao período entre 1.º de janeiro de
1993 e 30 de junho de 1998, a ser liquidado em até sete anos na forma do art. 6.º da Medida Provisória
que ora se regulamenta, introduziu o § 3.º do art. 8.º desta proposta a possibilidade de redução daquele
prazo, a fim de eventualmente antecipar-se a liquidação dos débitos de pequena monta. Assim, observa-
dos os critérios a serem estabelecidos por este Ministério, com oitiva dos Ministérios da Fazenda e do
Planejamento e Orçamento, poderá o servidor, mediante acordo a ser firmado com o órgão, beneficiar-se
da antecipação. Tal dispositivo possibilitará, de um lado, a satisfação do servidor, que terá o seu crédito
antecipado, e de outro, reduzirá a necessidade de controles operacionais por parte da União e racionali-
zará os procedimentos.
10. Para os servidores que se encontrem em litígio judicial, visando ao pagamento da vantagem, man-
teve-se a possibilidade de alternativa de recebimento pela via administrativa do passivo (arts. 9.º e 10),
○
11. A proposta disciplina, ainda, o pagamento do passivo devido a servidores exonerados ou demiti-
dos, mediante requerimento do interessado, em processo específico de reconhecimento de dívida, conten-
do os valores devidos apurados pelo respectivo órgão setorial ou seccional do SIPEC (art. 13).
12. Todos os procedimentos determinados no Decreto proposto serão objeto de verificação quanto à
regularidade pela Secretaria Federal de Controle.
13. Estas então, Senhor Presidente, são em síntese, as razões que justificam a edição do Decreto que
disciplina os procedimentos para pagamento da extensão da vantagem de vinte e oito vírgula oitenta e
seis por cento aos servidores públicos do Poder Executivo Federal, que ora submeto à elevada apreciação
de Vossa Excelência.
1 cm
Respeitosamente, FECHO
1 cm
Claudia Maria Costin
ASSINATURA
Ministra Interina da Administração Federal e Reforma do Estado
Fac-símile
Atos administrativos 83
TIMBRE
Destinatário: ________________________________________________________________________________
Remetente: _________________________________________________________________________________
Mensagem
Atenção: Em caso de falha de transmissão, favor entrar em contato com (61) 000-0000/0000
DADOS DA INSTITUIÇÃO
Informação
Atos administrativos 85
Estrutura da informação
São elementos da informação:
Timbre
Índice
Vocativo
Comunicação
86 Rey Vinas
Fecho
É o que informo.
Local e data
Assinatura
Atos administrativos 87
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
Informação n.º 22 SAGES/ACI/SCI
Referência: Procedimento Administrativo n.º 6.274/03 ÍNDICE
Assunto: Reembolso de despesa decorrente de tratamento odontológico
1 cm
Senhor Coordenador, VOCATIVO
1 cm
Trata-se de reembolso, a servidor, de despesas decorrentes de tratamento odontológico.
2. O reembolso de despesas dessa natureza encontra-se regulamentado, no âmbito do TSE, pela Reso-
lução-TSE n.º 20.050/97, cujos arts. 12 a 16 estabelecem os procedimentos a serem seguidos antes e após
o tratamento, sob pena de o beneficiário perder o direito ao reembolso.
3. Ocorre que a perícia inicial e a final, preconizados nos arts. 12 (inciso III) e 13 da mencionada
resolução, não vêm sendo realizadas.
4. O serviço de Assistência Médica e Social, instado a se pronunciar sobre o assunto, assim
justificou:
COMUNICAÇÃO
A equipe de odontologia, por não contar com os auxiliares de consultório
odontológico, não tem condições de realizar as referidas perícias, já que para tal
faz-se mister o uso de instrumental asséptico, que precisa ser devidamente limpo
e esterilizado entre cada exame pericial, sob o risco de contaminação e propagação
de doenças infecto-contagiosas (Hepatite A, Síndrome de Imudeficiência Adquiri-
da, etc.).
1,5 cm Diante desta oportunidade, reforça-se a importância da efetivação da
contratação dos auxiliares odontológicos, com vistas ao cuprimento do que dispõe
a Resolução n.º 20.050/97.
2 cm
Memorando
Atos oficiais 89
Câmara dos Deputados, Corregedoria-Geral Eleitoral.) ou de modo
genérico (Para: Diretores de Empresas Estatais de Eletricidade;
Para: Secretários Estaduais de Cultura).
Os parágrafos do memorando devem ser numerados,
para facilitar possíveis remissões, à exceção do primeiro e
do fecho. Os memorandos integram os atos de correspon-
dência.
Estrutura do memorando
São elementos do memorando:
Timbre
Índice
Data
90 Rey Vinas
Destinatário
Assunto
Vocativo
Comunicação
Fecho
Atos administrativos 91
Assinatura
É o campo formado do conjunto assinatura, nome e cargo
do emitente. Esses elementos devem ser posicionados cen-
tralizadamente, na metade direita da página.
92 Rey Vinas
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
]
MEMORANDO-CIRCULAR N.º 12 SRRF 2.a RF
Em 20 de janeiro de 2003. DATA
1 cm
Para: Divisões da SRRF 2.a Região Fiscal DESTINATÁRIOS
Assunto: Mostra de material histórico sobre IRPF ASSUNTO
1 cm
Senhor Chefe, VOCATIVO
1 cm
Informar a a V. Sa. que, nos meses de março e agosto deste ano, o setor de atividades especiais desta
Superintendência deixará à disposição dos técnicos e auditores fiscais, para apreciação interna, livros,
COMUNICAÇÃO
cartazes e fitas de videocassete relativos ao desenvolvimento das campanhas de esclarecimento quanto
ao Imposto de Renda das Pessoas Físicas nos anos de 1988 a 2001.
2. O material não poderá ser emprestado. Dessa forma, os interessados em reproduzir os documentos
expostos deverão solicitar ao Gabinete da Superintendência, em memorando, a cópia do meterial, discri-
minando-lhes o número de registro.
3. Maiores informações serão prestados pelo telefone (91) 235-4566.
1 cm
FECHO Atenciosamente,
2 cm
Roberto Barros Motta
ASSINATURA
Superintendente
2 cm 1,5 cm
2 cm
Ofício
Atos administrativos 95
acontecer de um deles ficar sem o devido encaminhamento,
por dispersão quanto ao objeto.
Se o texto do ofício for longo, deve-se usar folha de con-
tinuação. Na primeira folha, escrevem-se aproximadamente
dez linhas (não é necessário coincidir com final de parágrafo).
O restante do texto passa à folha seguinte. Nesse caso, a
indicação do destinatário permanece na folha inicial. Repe-
tem-se o tipo e o número do expediente na folha de conti-
nuação, acrescidos do número desta. Esses elementos devem
constar posicionados à esquerda, a três linhas do timbre.
Este procedimento é válido para os demais atos oficiais
administrativos.
Os ofícios e memorandos integram os atos de corres-
pondência.
No texto, os parágrafos devem ser numerados, para facili-
tar possíveis remissões, excetuando-se o primeiro parágrafo
e o fecho.
96 Rey Vinas
Estrutura do ofício
São elementos indispensáveis à elaboração do ofício:
Timbre
Índice
Local e data
Vocativo
Comunicação
Atos administrativos 97
dispensáveis, tais como: Tenho a máxima honra de comunicar;
Com pesar levo ao conhecimento de V. Sa..., ou ainda Cumpre-me
informar... Empreguem-se formas diretas: Informo a Vossa Ex-
celência que; Submeto à apreciação de V. Sa.; Encaminho a V. Sa.
No desenvolvimento, deve-se detalhar o assunto. Se o texto
contiver mais de uma idéia, devem elas ser estruturadas em
parágrafos distintos, o que irá atribuir fluência e clareza ao
documento.
Na conclusão, reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se
a convicção ou proposição que motivou o ato.
Fecho
Assinatura
98 Rey Vinas
se segue o órgão a que pertence [Diretor-Geral do Tribunal
Regional Eleitoral do Amazonas].
Seu posicionamento é ao final do documento, com ali-
nhamento à esquerda.
Atos administrativos 99
1,5 cm
TIMBRE
1,5 cm
ÍNDICE OFÍCIO N.º 213 SDRH
1 cm
Esta Secretaria de Desenvolvimento de Recursos Humanos tem acompanhado e avaliado
sistematicamente as necessidades de capacitação dos servidores da administração direta, autárquica e
fundacional do Estado, e constatou que é fundamental neste momento a implementação de programas que
contribuam para valorizar o servidor e o reestimulem ao exercício de suas funções.
COMUNICAÇÃO
2. Nesse sentido, decidiu esclarecer aos diversos órgãos colaboradores as diretrizes que possibilitarão
levar adiante essa iniciativa. Após avaliar a forma como os órgãos e entidades da administração vêm
desenvolvendo suas atividades, bem como o que consta dos relatórios de auditoria do controle interno
e externo, concluiu que a redefinição dos modelos de capacitação dos servidores que integram a
administração pública do Estado é premente, uma vez que os treinamentos até então realizados não
obtiveram êxito, acredita-se que por falta de enfoque e de metodologia, e pelo fato de não estarem voltados
diretamente às atribuições dos servidores.
3. Assim, a identificação das necessidades de treinamento que está sendo realizada neste momento sob
a coordenação desse Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos deve considerar as dificuldades
inerentes ao desempenho de cada função, a fim de obter subsídios que permitam capacitar os servidores
de todas as carreiras de acordo com as especificidades de suas atribuições.
4. Ressalte-se que alguns projetos precisarão ser implantados em caráter de urgência, como os
relacionados a políticas de capacitação de lideranças e os de realocação de pessoal. Sugere-se ainda que
servidores recém-nomeados recebam cursos de ambientação e de integração e tomem conhecimento sobre
os canais de livre acesso às informações necessárias ao bom desempenho de suas funções.
5. Por todo o exposto, solicito o empenho de Vossa Senhoria no sentido de que a implantação e o
desenvolvimento dos programas e projetos de desenvolvimento dos servidores do Estado a cargo do
instituto dêem-se em estreita conformidade com o Programa de Valorização do Servidor estabelecido no
Plano de Governo do Estado apresentado em anexo.
1 cm
FECHO Atenciosamente,
2 cm 2 cm 1,5 cm
Carlos Maia Prestes
ASSINATURA
Secretário de Desenvolvimento de Recursos Humanos
Senhor
ALBERTO BASTOS
Diretor do Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos DESTINATÁRIO
Rua Maroja Neto, 135 – TEG
70235-000
2 cm
Instrução Normativa &
Ordem de Serviço
Elementos da IN e da OS
São elementos da instrução normativa:
Timbre
Identifica a instituição que expede o documento. Com-
põe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice
Corresponde ao título do ato, seguido do número de re-
gistro e do ano de expedição do documento.
Comunicação
Local e data
Assinatura
TIMBRE
1,5 cm
INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 1/2003 ÍNDICE
1,5 cm
O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no uso
PREÂMBULO
das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso VIII do art. 116 do Regulamento Interno da Secretaria,
considerando o disposto no parágrafo único do art. 70 da Constituição Federal, art. 94, c.c. o § 2.º do art.
15 Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964, e o inciso VII do art. 116 da Lei n.º 8.112, de 11 de dezembro
de 1990,
1 cm
RESOLVE:
1 cm
2 cm Art. 1.º Os materiais permenentes de propriedade deste Tribunal ficarão sob guarda e respon- 1,5 cm
sabilidade do assessor-chefe de gabinete de ministro, diretor-geral da Secretaria, assessor-chefe da As-
sessoria Técnica da Diretoria-Geral, secretários, coordenadores, chefes de divisão, chefes de seção, chefes
de setor e outros que vierem a ser designados.
Parágrafo único. Para os efeitos deste artigo, consideram-se materiais permanentes: aparelhos,
máquinas, equipamentos, utensílios, mobiliários, livros, obras de arte, veículos em geral e outros, conforme
a Norma de Execução Conjunta n.º 4, de 31 de outubro de 1997, da Coordenadoria-Geral de Contabilidade
da Secretaria do Tesouro Nacional.
Art. 2.º Todo material recebido pelo Tribunal Superior Eleitoral (TSE), na forma do § 8.º do art.
15 da Lei n.º 8.666/93, bem como os protótipos entregues por exigência de processo licitatório, com a
finalidade de testes, homologação, demonstração e outras providências, deverão ser entregues na Seção
de Administração de Material, que comunicará o fato à Comissão Permanente de Licitação.
Parágrafo único. Os livros serão impreterivelmente encaminhados à Coordenadoria de Bibli-
oteca e Editoração (Cobli), única responsável pelo processamento técnico, controle e destinação dessas
publicações.
Art. 3.º Toda movimentação de materiais permanentes de propriedade de terceiros, tanto para COMUNICAÇÃO
entrada como para saída das dependências do Tribunal Superior Eleitoral, deverá ser informada à Asses-
soria de Segurança e à Seção de Administração de Material.
Art. 4.º Todo material permanente adquirido somente será distribuído à unidade requisitante
com o Termo de Transferência, em duas vias devidamente assinadas pelo responsável, sendo uma delas
devolvida à Seção de Administração de Material.
§ 1.º A transferência de qualquer material permanente de uma unidade para outra deverá ser
precedida da transferência on-line no Sistema de Controle Patrimonial, efetuada pelo cedente.
§ 2.º O recebedor deverá, imediatamente, confirmar a transferência, assumindo, assim, a respon-
sabilidade pelo material.
§ 3.º Não haverá atendimento de solicitação para movimentação de material sem a autorização
de Transferência de Material Permanente, emitida no Sistema de Controle Patrimonial pelo cedente.
§ 4.º A saída temporária de qualquer material permanente para conserto, manutenção, treina-
mento, empréstimo, serviços externos ou outros motivos deverá ser realizada por meio da Autorização de
Saída de Material (anexo 1) emitida pela unidade solicitante, com a anuência da Assessoria de Segurança
e da Seção de Administração de Material.
Art. 5.º A Seção de Administração de Material procederá anualmente ao levantamento geral dos
materiais permanentes alocados nas unidades deste Tribunal, e lhe será facultada a realização de outros
levantamentos ou inspeções a qualquer tempo.
Parágrafo único. A não-localização de materiais permanentes será comunicada ao respectivo
responsável para, no prazo de três dias, apresentar justificativas, estando o fato sujeito à abertura de
sindicância.
2 cm
1,5 cm
COMUNICAÇÃO
Art. 8.º Caso fique caracterizado o dolo do responsável pela avaria ou pelo desaparecimento
do bem permanente, por meio de sindicância ou inquérito administrativo, ficará este, além das penalidades
legais, sujeito às seguintes sanções:
a) no caso de desaparecimento, substituir o material por outro com as mesmas características ou
indenizar, em moeda corrente, o valor do material, a preço de mercado;
b) no caso de avaria, arcar com as despesas de recuperação do material.
Art. 9.º A Secretaria de Recursos Humanos deverá informar à Secretaria de Administração, no
primeiro dia útil, após a data da portaria de dispensa ou exoneração de cargo ou função comissionada do
servidor, para transferência de carga patrimonial.
Art. 10. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua assinatura.
Art. 11. Revogam-se as disposições em contrário.
2 cm 2 cm 1,5 cm
Pedro Madureira ASSINATURA
2 cm
Parecer
Timbre
Identifica a instituição que emite o documento. Com-
põe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice
Ementa
Comunicação
Fecho
TIMBRE
1,5 cm
PARECER N.º 28/03 – ASJUR/SARE
ÍNDICE
PROCESSO N.º E.01/12346/03
1 cm
Transformação de cargo de auxiliar técnico no de
EMENTA engenheiro, em fundação estadual. Inviabilidade
à luz da Constituição Federal de 1988.
1 cm
O processo em tela foi remetido a esta Assessoria Jurídica pelo Senhor Secretário de Estado de
Administração e Reestruturação para pronunciamento quanto à viabilidade da transformação de cargo de
auxiliar técnico no de engenheiro, no Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro.
2. Às fls. 30, encontra-se o pronunciamento da Superintendência de Recursos Humanos, que sugeriu
fosse ouvida esta consultoria, não sem adiantar que há manifestação “favorável à realização de concurso
COMUNICAÇÃO
público, salvo nos casos de ascensão em áreas vinculadas ou planos de carreiras” (g.n).
3. A manifestação, se existe, é equivocada. A transformação pretendida contraria frontalmente a
Constituição da República de 1988, que em seu art. 37, II, determina:
4. A nova Carta Magna, constata-se, fixou a exigência do concurso público não apenas para a primeira
investidura, mas também para qualquer outro tipo de admissão em cargo ou emprego público.
5. Assim, não vejo como admitir que auxiliar técnico passe a engenheiro. A transformação intentada é
inviável, de acordo com as normas constitucionais vigentes.
6. O legislador, parece claro, outra intenção não teve que a de impedir que, sem concurso público,
servidor venha a ocupar cargo ou emprego público mais elevado do que aquele no qual ingressou na
Administração.
1 cm
É o parecer, sub censura.
1 cm
Rio de Janeiro, 21 de março de 2003.
2 cm 1,5 cm
2 cm
ASSINATURA
Adalberto Ares
Assessor Jurídico
2 cm
É o parecer, sub censura.
Local e data
Elementos da portaria
São elementos da portaria:
Timbre
Identifica a unidade expedidora do documento. Compõe-
se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice
Tipo da portaria, seguido do número e da data de assina-
tura do documento.
Comunicação
Local e data
Assinatura
TIMBRE
1,5 cm
PORTARIA SVS/MS N.o 326 ÍNDICE
1,5 cm
A SECRETÁRIA DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA DO MINISTÉRIO DA SAÚDE, no uso de suas
atribuições legais e
1 cm
PREÂMBULO
COMUNICAÇÃO
1 cm
RESOLVE:
1 cm
Art. 1.º aprovar o Regulamento Técnico; “Condições Higiênicos-Sanitárias e de Boas Práticas de
Fabricação para Estabelecimentos Produtores/Industrializadores de Alimentos”, conforme Anexo I.
Art. 2.º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em
contrário.
1 cm
Brasília, 30 de julho de 1997.
2 cm
Marta Nóbrega Martins ASSINATURA
2 cm 1,5 cm
2 cm
Requerimento
Elementos do requerimento
São elementos indispensáveis ao requerimento o Vocati-
vo, a Comunicação, o Fecho e a Assinatura. O requerimento dis-
pensa a intitulação. Pode ser feito em papel não timbrado,
apenas encimado pelo nome do órgão e da unidade a quem
é remetido.
Vocativo
Fecho
Loca e data
Assinatura
3 cm
2 cm
COMUNICAÇÃO
RICARDO BASTOS MEDINA, que neste Superior Tribunal de Justiça ocupa o cargo de técnico
judiciário, Matrícula n.º 5001234, lotado na Secretaria de Administração, requer de V. Sa. autorização
para divulgar nos murais dessa instituição, por meio de cartazes, o lançamento de seu livro de contos
Antuérpia, que ocorrerá no dia 23 de janeiro deste ano.
1 cm
Nestes termos,
FECHO
Pede deferimento.
1 cm
LOCAL E DATA Brasília, 20 de julho de 2000.
2 cm 1,5 cm
2 cm
2 cm
Projeto básico &
Projeto executivo
Projeto básico
*As orientações acerca do projeto básico aqui expostas resultaram de colaboração inestimável
da então Coordenadora de Desenvolvimento de Recursos Humanos do TSE, Maria Imaculada
Mantovanni.
Elaboração
Considerações iniciais
Importância
O projeto básico deverá apresentar todas as referências do
material a ser adquirido ou do serviço a ser contratado.
4) planilha de custo
Deve-se ainda apresentar uma planilha do custo estima-
do para a obra ou o serviço, para subsidiar a tomada de
decisão da autoridade administrativa.
5) disponibilidade orçamentária
No caso de a unidade solicitante gerenciar algum progra-
ma orçamentário e caso a despesa conste do orçamento,
deve-se fazer essa observação e informar o saldo orçamen-
tário. Caso contrário, essa informação deverá ser prestada
pela Secretaria de Orçamento ou Secretaria de Administra-
ção conforme a situação de cada órgão.
Finalizando, deve-se esclarecer o motivo da ausência de
um modelo de projeto básico neste trabalho.
Consideramos que a apresentação de um padrão de pro-
jeto traria mais desvantagens que benefícios à organização,
pois poderia redundar numa espécie de engessamento de
forma para o projetista.
Atende mais às variadas e variáveis exigências de especifi-
cação dos tipos de obra ou serviço que podem vir a ser con-
tratados pela Administração uma forma aberta, que dê mar-
gens à criatividade do projetista, a fim de que ele conceba o
projeto que mais adequadamente atenda à necessária especifi-
cação e aos contornos do serviço ou obra demandados.
Apresentação
Em que se discorre sobre o projeto nos seus aspectos
gerais. Diz da finalidade e da utilidade da obra e das expec-
tativas em torno da execução do projeto.
Justificativa
Fundamenta a necessidade de realização da obra.
Objetivos
Nos objetivos, afirma-se o que se pretende alcançar com
a obra, em âmbito geral e específico.
Objetivo geral
O objetivo geral diz do que se pretende atingir ao fi-
nal da execução do projeto.
Objetivos específicos
Os objetivos específicos constituem o que se espe-
ra alcançar em cada parte da execução do projeto.
Da consecução de cada um deles resulta a obra rea-
lizada.
Matriz operacional
A matriz operacional é o conjunto de dados, que po-
dem ser apresentados em gráficos, que apontam, se possí-
vel em ordem cronológica ou seqüencial, as atividades a
serem realizadas, os prazos de execução, os responsáveis
pelo desenvolvimento dos trabalhos e os equipamentos ou
instrumentos necessários para a viabilização dos serviços,
entre outras informações que possibilitem o monitoramento
das ações.
Orçamento
Todas as ações a serem desenvolvidas devem ser orça-
das, com a discriminação das despesas por atividade. As
despesas que podem ser assumidas em âmbito interno e as
que demandem negociações externas (recursos estaduais,
federais e internacionais, entre outros) devem ser discrimi-
nadas em separado.
Monitoramento
O monitoramento destina-se ao acompanhamento das
metas parciais e de resultado. A periodicidade do monito-
ramento é determinada de acordo com critérios técnicos
estabelecidos pela instituição responsável pelo projeto e vi-
sam a assegurar o exato cumprimento dos cronogramas e a
detectar oportunidades de melhoria na condução das tarefas.
Sem burocracia
Discernimento
Estrutura do e-mail
Símbolos
ubi non est justitia, ibi non potest esse jus Onde não existe
justiça não pode haver direito. A justiça é que sustenta
as diversas formas de direito.
ubi non est lex nec prevaricatio Onde não há lei, não há crime.
ubi societas, ibi jus Onde (está) a sociedade aí (está) o direito.
De modo geral, as causas correm no foro da comarca onde
a sociedade foi estabelecida.
ubicumque sit res, pro domino suo clamat Onde quer que
esteja a coisa clama pelo seu dono. Princípio jurídico
que resume o direito de propriedade, também citado
assim em moral: res clamat domino, a coisa clama por
seu dono.
ultima ratio Última razão; último argumento.
ultra petita Além do pedido. Diz-se da demanda julgada além
do que pediu o autor.
urbs cidade Habitantes de uma cidade; cidadão.
usque ad terminum Até o limite.