PROCESO: EVALUACION Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Código: DG-100-CP-052
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 18
Vigencia: 10 de abril de 2012

TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo x Evaluación xx

Evaluar el nivel de conformidad, eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión Institucional asegurando la transparencia, confiabilidad y
Objetivo: mejoramiento continuo de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

Comprende la identificación de prioridades de evaluación de la gestión institucional, la planeación, ejecución de las auditorías y evaluaciones, el
Alcance: establecimiento de planes de mejoramiento y la verificación de la eficacia de las acciones de mejora de los procesos.

El Plan Operativo Anual y el Plan de Auditorias Internas se estructura teniendo en cuenta las prioridades de evaluación y las herramientas
articuladas de los subsistemas SISTEDA, la NTCGP 1000 y MECI, la gestión anterior y la actual, con el fin de cumplir los objetivos
institucionales.

Toda auditoría deberá ser comunicada con al menos 3 días hábiles de anticipación, excepto cuando se trate de evaluaciones independientes o
requeridas fuera del Plan de Auditoría.
Políticas de
Operación La Evaluación del sistema se realizará en un marco de independencia, autonomía, neutralidad y objetividad, de tal manera que los auditores no
estén directamente involucrados en las actividades del proceso a auditar, buscando el mejoramiento continuo.

Las actividades de evaluación y control deben buscar continuamente oportunidades de mejora del Sistema Integrado de Gestión, así como
verificar que la operación de la Institución se desarrolle dentro del marco normativo y legal vigente, las políticas trazadas por la Dirección, de
acuerdo a las metas y objetivos de la entidad.

Responsable del
Asesor de Control Interno
proceso

PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA

ACTIVIDADES
Producto y/o
Interno Externo Insumo Interno Externo
Servicio

Plan Estrategico y
Plan Operativo Anual.
Mapa de procesos,
Caracterizaciones,
Proceso Manual de Calidad.
Direccionamiento Informes de gestión.
Estratégico Evaluación de los
planes
Acta e Informe de
Revisión por la
Dirección

Planes de
mejoramiento
Análisis de
Todos los procesos desempeño de
procesos
Resultados de la
gestión de riesgos

Informes de auditorías
practicadas al Sistema
Integrado de Gestión.
Proceso Evaluación y Informes de
Mejoramiento Evaluaciones Identificar las
Institucional Independientes. prioridades de
Informe Ejecutivo del evaluación de la gestión
Sistema de Control institucional, para Proceso Evaluación
Prioridades de
Interno. asegurar el y Mejoramiento
evaluación definidas
mejoramiento continuo Institucional
de los procesos del
Sistema Integrado de
Gestión
Encuesta de
Departamento Evaluación de MECI y
Administrativo de la de Calidad
Función Pública Normatividad,
modelos, instrtuctivos.
 de los procesos del
Sistema Integrado de
Gestión

PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES
Producto y/o
Interno Externo Insumo Interno Externo
Servicio

Informes de
seguimiento y
Ministerio de
evaluacion del Plan de
Educación Nacional
Desarrollo
Administrativo

Informes de control
Contraloría General
fiscal.
de la República. P
Normatividad.

Contaduría General Normatividad,

de la Nación. instructivos.

Resultados análisis del

producto o servicio no
Procesos misionales conforme
Encuestas al cliente
externo

Plan Operativo Anual

(Evaluaciones de los
procesos,
Evaluaciones
Individuales,
Acompañamiento y
Asesoría a los
procesos, Fomento de
Proceso de Elaborar el Plan la Cultura del Comité
Definición de
Evaluación y Operativo Anual y el Autocontrol, Relación Coordinador del
prioridades de
Mejoramiento Plan Anual de Auditoría con Entes externos, Sistema de Control
evaluación
Institucional Internas Elaboración de Interno
Informes Internos y
Externos,
Seguimiento a las
Auditorias y
Evaluaciones.)

Plan Anual de
Auditorías Internas

Plan Operativo Anual

(Evaluaciones de los
procesos,
Evaluaciones
Individuales,
Presentar el Plan
Acompañamiento y
Opertivo Anual Y el Plan Opertivo Anual y
Proceso de Asesoría a los
Plan Anual de Auditorías Plan Anual de
Evaluación y procesos, Fomento de
Internas a consideración Auditorías Internas Todos los procesos
Mejoramiento la Cultura del
del Comité Coordinador aprobados y
Institucional Autocontrol, Relación
del Sistema de Control divulgados
con Entes externos,
Interno.
Elaboración de
Informes Internos y
Externos, Seguimiento
a las Auditorias y
Evaluaciones.)

Plan Opertivo Anual y

Plan de Auditorías
Internas.
Informe de Auditorías
Proceso de
anteriores.
Evaluación y
Proyecto lista de
Mejoramiento
chequeo, auditorías
Institucional
internas
Plan de Auditoría,
Informe evaluaciones
Independientes.

Planes de
mejoramiento
Institucional y por
 PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES
Producto y/o
Interno Externo Insumo Interno Externo
Servicio

Plan de Auditorías
Internas
Todos los procesos
Mapa de Riesgos
Indicadores
Planes de
mejoramiento
Institucional y por
Plan de Auditoria y procesos.
Operativo Acciones Correctivas,
Papeles de trabajo - preventivas y
Evaluación del oportunidades de
Proceso Evaluación y
Sistema de Control mejora.
Mejoramiento
Interno. Informe de Auditorías
Institucional
Informes de del sistema Integrado
evaluaciones de Gestión (SIG).
Independientes Informe de Contraloría General
anteriores. seguimiento a las de la Republica.
Acciones Correctivas, Contaduría General
Ejecutar el Plan
Preventivas y de la Nación
Operativo Anual y el
Oportunidades de Todos los procesos DAFP
Proceso Evaluación y Auditorías, Plan Anual de Auditorías
Mejora. Ministerio de
Mejoramiento seguimientos y Internas.
Informe de las Educación
Institucional evaluaciones evaluaciones Presidencia de la
independientes. República.
H Informes a entes de
control y otros entes
gubernamentales.
Resultados de Informes Internos.
medición satisfacción Evaluación e informes
del cliente externo y de Riesgos e
Procesos misionales peticiones, quejas, indicadores por
reclamos, procesos.
percepciones,
Acciones de
sugerencias y
autocontrol
felicitaciones

Contraloría General
de la Republica. Planes de
Contaduría General mejoramiento
de la Nación Institucional y
DAFP Evaluaciones
Ministerio de
Educación Políticas, normas,
Presidencia de la modelos, informes.
República.

Actividades para el
Proceso Evaluación y fortalecimiento del
Mejoramiento Control y del
Institucional Autocontrol

Hacer seguimiento a las

Proceso Evaluación y Auditorías, acciones correctivas, Informes de
Mejoramiento seguimientos y preventivas y Todos los procesos
oportunidades de seguimiento
Institucional evaluaciones
mejora

Proceso Evaluación y Herramientas e Evaluar la efectividad de Proceso Evaluación

Plan de mejora del
Mejoramiento instrumentos de los instrumentos del y Mejoramiento
proceso
Institucional trabajo proceso Institucional

Contraloría General
de la Nación.
Contaduría General
de la Nación
Informes de entes de
DAFP
control y entidades
Ministerio de
Educación Reporte del
Presidencia de la V
desempeño del
República. Proceso (Hoja de vida
de los Indicadores). Proceso
Efectuar Seguimiento y
Direccionamiento
medición del proceso.
Análisis de datos Estratégico

Indicadores
publicados
 Reporte del
PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA V SALIDA del CLIENTE-PROCESO
desempeño

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES Proceso (Hoja de vida
Producto y/o
Interno Externo Insumo de los Indicadores). Proceso
Interno Externo
Efectuar Seguimiento y Servicio
Direccionamiento
medición del proceso.
Análisis de datos Estratégico

Proceso Indicadores
Resultados de revisión
Direccionamiento publicados
por la dirección
Estratégico

Proceso Evaluación y Resultados de

Mejoramiento auditorías y
Institucional evaluaciones

Medición y análisis de
Proceso Evaluación y
indicadores
Mejoramiento
Resultados de
Institucional
Auditorías

Direccionamiento Resultados de revisión

Estratégico por la dirección

Contraloría General
Contraloría General de la Nación.
de la Nación. Acciones Correctivas, Contaduría General
Contaduría General Preventivas, de la Nación
Tomar acciones para la
de la Nación A Oportunidades de Todos los procesos DAFP
Informes de entes de mejora
DAFP Mejora y Planes de Ministerio de
control y entidades
Ministerio de mejoramiento Educación
Educación Presidencia de la
Presidencia de la República.
República.

Proceso Evaluación y
Mejoramiento Informes, planes de
Institucional y Proceso mejoramiento y de
Direccionamiento seguimiento
Estratégico

RECURSOS REQUERIDOS CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL

Infraestructura y
Humanos
técnológicos
Financieros Riesgos y Controles Preventivos Indicadores

Asesor Equipo de Cómputo

Profesional
Universitario con Muebles para
funciones en Control Oficina
Interno
Ver Mapa de Riesgos Ver Cuadro de Mando Integral

Equipo Auditor

REQUISITOS
NORMATIVA
NTCGP 1000: 2009 ISO 9001: 2008 MECI 1000:2005

4.2 Requisitos de la 1.1.3 Estilo de Dirección 1.3.5 Políticas de

4.2 Gestión Documental
documentación Administración del Riesgo

2.1.4 Indicadores 2.2.3 Sistemas de

5.6 Revisión por la dirección 5.6 Revisión por la dirección
Información

8.1 Generalidades 8.1 Generalidades 2.3 Componente Comunicación Pública

8.2 Seguimiento y Medición 8.2 Seguimiento y Medición 3.1 Componente Autoevaluación del Control
Ver: Normograma por procesos

8.4 Análisis de datos 8.4 Análisis de datos 3.2 Componente Evaluación Independiente
 PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA Ver:CLIENTE-PROCESO
Normograma por procesos

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES
Producto y/o
Interno Externo Insumo Interno Externo
Servicio

8.5 Mejora 8.5 Mejora 3.3 Componente Planes de Mejoramiento

8.5.1. Mejora Continua 8.5.1. Mejora Continua 3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional

8.5.2 Acción Correctiva 8.5.2 Acción Correctiva

8.5.3 Acción Preventiva 8.5.3 Acción Preventiva

DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formatos Internos y Externos

Ver Listado Maestro de Formatos Ver Listado Maestro de Documentos

CONTROL DE CAMBIOS
RELACIÓN DE LAS SECCIONES O PAGINAS
VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICADAS
Se modificaron algunas palabras y se actualizaron los
18 10/04/212 Proveedores del Proceso y requisitos
requisitos de las normas.

ELABORÓ REVISÓ: APROBADO (Vo. Bo)

(Funcionario solicitante): (Responsable del proceso): (Jefe de la Dependencia a la cual pertenece el responsable
del proceso)

Nombre: Lina Ruge Correa Nombre: Luzmila Fajardo Español Nombre: Mary Lucía Hurtado Martínez
FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA

10/04/212 10/04/212 10/04/212

Formato Caracterización de Proceso - Proceso: Administración Documental - Código: SG-110-FM-044 - Versión: 5 - Vigencia: 26/03/2012