MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE UNA EMPRESA PETROLERA

1. ADQUISICIÓN DE UN ACTIVO FIJO

Para la adquisición de activos fijos se debe solicitar ofertas de los proveedores del activo fijo que se
desea adquirir, analizarlas y seleccionar aquella que se considere más adecuada respecto a las
características requeridas y su valor monetario para el desarrollo de la empresa; ya que estos
representan un gran compromiso financiero a largo plazo para la empresa, de ahí su importancia a
la hora de tomar una decisión para su adquisición.
Para la ejecución de la compra, la dirección solicitante debe llenar el formulario respectivo co0n las
distintas características del activo que requiere, dirigida a la dirección que corresponda para la
solicitud de proveedores.

1. Adquisición a través de Apropiación para Proyectos de Inversión (API)

Las etapas necesarias para construir o adquirir un activo, con el propósito de mejorar o
incrementar la capacidad instalada de la Empresa, racionalizar los costos de operación por medio
de nuevos procesos operacionales, así como conservar o aumentar los volúmenes de producción
y/o servicios, se deben realizar mediante el sistema de Proyectos de Inversión (API).

2. Adquisición por Emergencia o Apremio

El funcionario que adquiera activos con ocasión de la declaratoria de Emergencia o Apremio,
según sea el caso, debe cumplir con lo indicado ¿DÓNDE…?

3. Adquisición a través de Permuta o Dación en Pago

La permuta o cambio es considerada como una de las formas de adquisición de Activos en la
Empresa, ya que ésta puede obligarse recíprocamente con otra persona natural o jurídica a entregar
cualquier objeto a cambio de un Activo. También existe permuta cuando se haya convenido que el
pago de una obligación a favor de la Empresa se haga parte en dinero y parte en especie. El objetivo
de este procedimiento es facilitar la adquisición de Activos, sin modificar la asignación presupuestal,
aprovechando los beneficios de la permuta.

2. TRASLADO DE ACTIVO FIJO

Consideramos un traslado cualquier cambio definitivo de custodio o responsable administrativo y
ubicación o sección del activo fijo.
Consiste en el traslado de Activos de una dependencia a otra, bien dentro del mismo negocio o
entre negocios. La transferencia puede implicar cambios en localización geográfica, centro de
costo y/o responsable del Activo. Cuando se realiza el traslado se trasfiere el valor del activo y las
amortizaciones acumuladas. El activo que recibe estos importes toma como fecha de referencia la
fecha del traslado
Nota aclaratoria: Se debe notificar el traslado por correo electrónico adjuntando el formato de
traslado de activos fijos al asistente de almacén.

3. HURTO, ROBO O PÉRDIDA DE ACTIVO FIJO

El Encargado de Activos Fijos informará en el acto o a la brevedad posible el hecho, a la Unidad
Administrativa y Financiera, en forma escrita, consignado el bien, cantidad, valor y detallando lo
acontecido.
La Unidad Administrativa y Financiera, conocido el hecho, presentará denuncia ante los
organismos públicos pertinentes e iniciara un proceso de investigación interna, complementaria o
coadyuvante al realizado por el organismo público pertinente, además de notificar a la
Compañía Aseguradora.
Al concluir la investigación levantará el acta correspondiente, que será el documento justificativo
para la baja del bien de los registros.
1. Retiro por Pérdida o por Hurto
Se realiza cuando ocurre la pérdida de activos en poder de empleados o trabajadores, a quienes se
les hayan entregado para el desarrollo de la labor propia de su cargo, así como cuando un sujeto
se apodera de un activo mueble pretendiendo obtener provecho para sí o para otro, sin que este
hecho suceda por culpa o dolo del empleado que tenga bajo su custodia el activo.
En el caso de pérdida o hurto se debe seguir el siguiente procedimiento:
 Aviso de Pérdida
 Denuncia Penal
 Investigación Administrativa
 Proceso de Responsabilidad Fiscal
 Proceso disciplinario
 Baja de los Bienes
 Bienes en poder de terceros

4. RESTITUCIÓN DEL ACTIVO FIJO POR DAÑO, PERDIDA Y HURTO

Se entiende por restitución el hecho de reposición económica del activo que por perdida, hurto o
daño se ha visto afectado. Todo custodio en contra quien se establezca responsabilidad por alguno
de estos causales, debe obligatoriamente asumir el costo en libros del activo dañado O UN BIEN
SIMILAR AL …... El custodio puede reembolsar el dinero usando las cajas de la entidad o previo
acuerdo y autorización el descuento por nómina del valor calculado.
5. DAÑOS O REPARACIONES DE ACTIVOS
Notificar el daño o la novedad a través de correo electrónico al jefe inmediato, al asistente de
activos fijos y el coordinador de servicios administrativos.
¿Quien lo hace?....Verificar los daños y determinar causales, reparaciones y acciones a que haya
lugar para reponer o sustituir el activo fijo.
 En caso de daño por mal uso: Acordar con el custodio la responsabilidad y la forma de restitución
del activo. Ver numeral 5.6 de este manual.
En caso de reparación: Realizar el mantenimiento o cambio de activos si el caso así lo amerita.
Actualizar hoja de vida de activo reparado y lista de activos por custodio en ERP.
Realizar proceso de baja si el activo es irreparable o el mantenimiento es más caro que la compra
nueva del activo. ¿SI EQUIVALE A LA MITAD DEL COSTO?

6. BAJA DE ACTIVOS FIJOS

1. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL, BAJA DE ACTIVOS RETIRADOS
El conjunto de estas actividades tiene como objetivo hacer que los Activos Fijos que ya no
contribuyen a generar ingresos, que previamente hayan sido catalogados como retirados y que la
Empresa no requiere para ser reutilizados, sean excluidos definitivamente de los estados
financieros de la Empresa.
Se puede dar por las siguientes causales:
1. Entrega de bienes retirados a través de:
 Permuta o cambio.
 Dación en pago.
 Donación o cesión sin costo.
2. Enajenación de bienes retirados: se realiza de acuerdo con lo estipulado en el Manual de
Contratación.
3. Retiro de bienes inactivos:
 Por hurto.
 Por destrucción voluntaria.
 Por destrucción fortuita
DAÑOS ¿
DESACTUALIZADA….?

PROCEDIMIENTO PARA SUSPENSIÓN Y REACTIVACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN

El objetivo de este procedimiento es ajustar la depreciación del activo a los períodos reales de uso, es
decir, que el activo sea depreciado únicamente durante el tiempo en que contribuya a la
generación de ingresos. La depreciación de un activo se suspende cuando el activo no está
operando.
La dependencia responsable del activo informa a la Unidad de Información Contable y Tributaria y a la
Coordinación de Gestión de Activos cuando se requiera suspender y reactivar la depreciación
mediante

FORMULARIO DE ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS

A.A.F. ………….20……

En la ciudad de ………………………, en fecha ………………., a horas …………………. dando cumplimiento a

la Norma Básica y el Reglamento Específico Sistema de Administración de Bienes y Servicios,
en ambientes de la Unidad de Activos Fijos de la Empresa, se ha llevado a cabo la compra o
adquisición de activos fijos de acuerdo al siguiente detalle:
DATOS GENERALES
UNIDAD SOLICITANTE:
NUÑERO DE TRAMITE:
NUMERO DE NOTA DE REMISION:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
NUMERO DE FACTURA:

DATOS ESPECIFICOS DEL BIEN

ITEM DESCIPCION DEL BIEN CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL

TOTAL
TOTAL LITERAL

En aceptación de todo lo señalado anteriormente, a continuación suscriben el presente

formulario, las partes que intervienen:

UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS RESPONSABLE O COMISIÓN DE RECEPCIÓN

FORMULARIO DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS
 T.A.F. ………….20……

En la ciudad de ………………………, en fecha ………………., a horas …………………., se procedió a la

entrega de ………………………. ITEM del Sr. ……………………………………………….., JEFE DE LA UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS de la Empresa, al Sr.(a) ………………………………………………… (Unidad de donde
depende) de la Empresa, de acuerdo al siguiente detalle:
ITEM CODIGO CARACTERISTICAS

En constancia de nuestra conformidad, firmamos al píe del presente formulario de traslado.

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

NOMBRE.................................. NOMBRE ..................................
C.I............................................... C.I..............................................
CARGO...................................... CARGO....................................

NOTA: De acuerdo al Ds 0181 en sus Art. 146 (asignación de activos fijos) I. la asignación de activos fijos es el
acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un activo o conjunto de estos, generando
la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso y custodia. Art. 148 (liberación de la responsabilidad) I.
para ser liberado de la responsabilidad el servidor público deberá devolver a la unidad o responsable de activo
fijos, el o los bienes que están a su cargo, debiendo recabar la conformidad escrita de esta unidad o
responsable. Mientras no lo haga estará sujeto al régimen de responsabilidad por la función pública
establecida en la ley 1178 y sus reglamentos.

FORMULARIO DE HURTO O ROBO DE ACTIVOS FIJOS

H.A.F. ………….20……

En la ciudad de ………………………, en fecha ………………., a horas …………………., se informó a la

entrega de ………………………. ITEM del Sr. ……………………………………………….., JEFE DE LA UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS de la Empresa, al Sr.(a) ………………………………………………… (Unidad de donde
depende) de la Empresa, de acuerdo al siguiente detalle:
ITEM CODIGO CARACTERISTICAS
En constancia de nuestra conformidad, firmamos al píe del presente formulario de traslado.