Manual de Procesos Secob 2017

MANUAL DE
PROCESOS
SECOB-CGPGE-DSPC-MAN-002
COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 1
General............................................................................................................................................. 1
Específicos ....................................................................................................................................... 1
3. ALCANCE ......................................................................................................................................... 1
4. DEFINICIONES ................................................................................................................................ 2
Definiciones generales ..................................................................................................................... 2
Definiciones específicas ................................................................................................................... 3
5. METODOLOGÍA ............................................................................................................................... 4
6. MAPA DE PROCESOS..................................................................................................................... 5
Requirentes ...................................................................................................................................... 5
Macroprocesos ................................................................................................................................. 5
Producto ........................................................................................................................................... 6
Diagrama del Mapa de Procesos ..................................................................................................... 6
7. CADENA DE VALOR ........................................................................................................................ 7
Macroprocesos Gobernantes y Adjetivos ......................................................................................... 7
Macroprocesos Sustantivos y sus respectivos procesos .................................................................. 7
8. CATÁLOGO DE SERVICIOS .......................................................................................................... 10
Entradas ......................................................................................................................................... 10
Salidas............................................................................................................................................ 10
9. CATÁLOGO DE PROCESOS ......................................................................................................... 11
Catálogo del Macroproceso Factibilidad de Estudio para Obras .................................................... 12
Catálogo del Macroproceso Ejecución de Contrato ....................................................................... 13
Catálogo del Macroproceso Cierre de Contrato y Obras ................................................................ 14
Catálogo del Macroproceso Gestión de Contratación .................................................................... 14
10. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS ............................................................................................. 15
Diagrama de flujo ........................................................................................................................... 15
Ficha de caracterización................................................................................................................. 16
11. PRESENTACIÓN DE FLUJOS Y FICHAS ...................................................................................... 17
12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................. 17
Conclusiones .................................................................................................................................. 17
Recomendaciones .......................................................................................................................... 17
13. ANEXOS / DOCUMENTOS DE RESPALDO .................................................................................. 17
14. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 18
15. FIRMAS Y APROBACIONES ......................................................................................................... 18
Aprobaciones ................................................................................................................................. 18
Sumilla inserta ................................................................................................................................ 18
16. MACROPROCESO FACTIBILIDAD DE ESTUDIO PARA OBRAS ................................................ 19
Proceso: Planear Estudios para Ejecución..................................................................................... 20
Proceso: Gestionar Consultorías .................................................................................................... 27
i
Proceso: Elaborar Condiciones Generales ..................................................................................... 29
17. MACROPROCESO EJECUCIÓN DE CONTRATO ........................................................................ 34
Proceso: Administrar la Ejecución del Contrato ............................................................................. 35
Proceso: Realizar Control Integrado de Cambios .......................................................................... 42
18. MACROPROCESO CIERRE DE CONTRATO Y OBRAS .............................................................. 51
Proceso: Elaborar Actas de Recepción .......................................................................................... 52
Proceso: Entregar Obra Pública ..................................................................................................... 59
19. MACROPROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN .................................................................... 64
Proceso: Pre-Contractual ............................................................................................................... 65
Proceso: Elaborar Contrato ............................................................................................................ 71
20. ANEXO A ........................................................................................................................................ 76
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Catálogo de Servicios ........................................................................................................................ 10
Tabla 2. Requisitos de acuerdo a los servicios solicitados .............................................................................. 10
Tabla 3. Productos de acuerdo a los servicios solicitados ............................................................................... 10
Tabla 4. Ficha de Proceso ............................................................................................................................... 16
ÍNDICE DE IMÁGENES
Imagen 1. Nivel N0 ............................................................................................................................................ 4
Imagen 2. N1 Interrelación macroprocesos sustantivos .................................................................................... 5
Imagen 3. Mapa de Procesos ............................................................................................................................ 6
Imagen 4. Interrelación proceso Factibilidad de Estudios para Obras .............................................................. 7
Imagen 5. Interrelación entre procesos de Ejecución de Contrato..................................................................... 8
Imagen 6. Interrelación entre procesos de Cierre de Contrato y Obra............................................................... 8
Imagen 7. Interrelación entre procesos de Gestión de Contratación ................................................................. 9
Imagen 8. Cadena de Valor ............................................................................................................................... 9
Imagen 9. Ejemplo Diagrama de Flujo ............................................................................................................. 15
ii
MANUAL DE PROCESOS
1. INTRODUCCIÓN
Para crear el Servicio de Contratación de Obras (SECOB), se tuvo en consideración que, era
necesario una entidad fortalecedora y coordinadora de los procedimientos de contratación de obras,
con el propósito de disponerlas de manera oportuna y efectiva, además de garantizar una ejecución
pertinente, eficiente y de calidad (Decreto Ejecutivo No. 731, 19 de Abril del 2011), tomando en
cuenta que tiene como objetivo, contratar obras de infraestructura que requieran las instituciones de
la Administración Pública Central e Institucional y demás entidades del sector público (Decreto
Ejecutivo 049, 2013), y para poder cumplir las atribuciones dadas de acuerdo al artículo 5 del
Decreto Ejecutivo No. 731 y basado en la Norma Técnica de Prestación de Servicios y
Administración por Procesos N° 1573, ya que esto permite medir, evaluar y mejorar los procesos
institucionales, considerando al cliente externo e interno, además de fortalecer las consideraciones
que permitieron la creación de la Institución. Este manual presenta la Cadena de Valor y el Mapa de
Procesos de acuerdo a procesos gobernantes, sustantivos y adjetivos.
2. OBJETIVOS
General
- Describir los procesos del SECOB basados en objetivos y resultados para mantener
información documentada que permita el apoyo de los procesos, orientados en una mejora
continua.
Específicos
- Determinar el Mapa de Procesos y la Cadena de Valor, para definir los procesos, tipos de
procesos y su interrelación.
- Levantar la ficha de caracterización y los diagramas de flujo de procesos, para determinar
requisitos y productos de los mismos.
- Crear el Catálogo de Procesos que permita visibilizar de manera resumida las entradas,
salidas, objetivos y alcance de cada proceso.
3. ALCANCE
Este manual presenta el Mapa de Procesos y Cadena de Valor del SECOB, además de los procesos
y subprocesos sustantivos de la institución; sin embargo, no se debe considerar como un documento
rígido o invariable por lo contrario debe ser modificado y actualizado de acuerdo a los cambios
institucionales y mejora continua en la organización, ya que uno de los principios básicos de la
calidad según la Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO 9000:2015 y de la Norma Técnica de
Prestación de Servicio y Administración por Procesos 1573 es la mejora continua.
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4. DEFINICIONES
Este manual presenta definiciones generales y específicas, entendiendo como definiciones

generales a las palabras o conceptos que se utilizan a través de todo el Manual de Procesos,
mientras que específicas son palabras y conceptos propios, destinados a cada Macroproceso.
Definiciones generales
- Mapa: En este documento al leer “Mapa” se debe entender como “Mapa de Procesos”.
- Cadena: En este documento al leer “Cadena” se debe entender como “Cadena de Valor”.
- Obra: Es referente a construcción, repotenciación y/o mejora de una infraestructura.
- Matriz de riesgos e involucrados: Es un documento que se va a levantar, modificar,
controlar, a través de toda la cadena de valor, con el objetivo de realizar el análisis de riesgos
y el análisis de involucrados.
- Requirente (Cliente): El SECOB al ser una institución pública, no maneja el concepto de
cliente debido a que no se obtiene un lucro del producto final, sino que, se basa en la
consecución de satisfacer la necesidad de proyectos gubernamentales, de acuerdo a una
planificación del Estado, por lo cual se utiliza el término Requirente o Entidad Requirente.
- N#: N0, N1, N1.1 o sucesivamente se refiere al nivel de proceso con su respectiva
interacción por nivel.
- P/SP: Son abreviaturas, correspondientes a proceso (P) y subproceso (SP).
Definiciones tomadas de la GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE

PROYECTOS (Guía del PMBOK®) — Quinta edición:
- Metodología: Un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas utilizado por
quienes trabajan en una disciplina.
- PMBOK (Project Management Body of Knowledge / Fundamentos para la Dirección de
Proyectos): Es una guía que identifica el subconjunto de fundamentos para la dirección de
proyectos, generalmente reconocido cómo buenas prácticas; también proporciona y
promueve un vocabulario común para uso y aplicación de los conceptos de la dirección de
proyectos.
- PMI (Project Management Institute): Es la principal organización mundial dedicada a la
dirección de proyectos.
- Análisis de riesgos: Es el proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior,
evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.
- Análisis de involucrados: Es referente a la identificación de los interesados, su grado
relativo de influencia en el proyecto, el equilibro de sus demandas, necesidad y expectativas.
Si esto no se consiguiera, puede conducir a retrasos, aumento de los costos, incidentes
inesperados y otras consecuencias negativas, incluyendo la cancelación del proyecto.
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- Monitoreo y control: Rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto,

para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes; el desempeño del proyecto se mide y analiza a intervalos regulares,
también como consecuencia de eventos adecuados o de determinadas condiciones de
excepción.
- Dirección de proyectos: Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Adicionalmente en este manual, se utilizan términos descritos en el artículo 5 de la Norma Técnica

de Prestación de Servicio y Administración por Procesos 1573.
Definiciones específicas
Definiciones para el Macroproceso Factibilidad de Estudio para Obras:

- APUs: Análisis de precios unitarios.
- Solicitud Entidad Requirente/Solicitud: Solicitud de Diseño, Contratación de Estudios y/o
Elaboración de Condiciones Generales, acorde a cada proceso y subproceso.
- Tabla de rubros y cantidades: Rubros y cantidades referentes al proyecto arquitectónico y
de ingeniería.
- Proyecto definitivo: Concerniente a los proyectos arquitectónico definitivo e ingeniería
definitvo.
- Informe/Informe de consultoría: De acuerdo al proceso o subproceso se entiende como
informe de estudios de factibilidad, diseño u obra.
- TDR: Términos de referencia
- Expediente: Expediente de Proyecto de Obras, Bienes o Servicios (incluidos los de
consultoría) acorde al proceso o subproceso.
Definiciones para el Macroproceso Ejecución de Contrato:

- Acto administrativo: De acuerdo al proceso o subproceso se debe entender como
finalización, reprogramación de plazo, ampliación de plazo, incrementos, convenios de
pago, contrato complementario, terminación anticipada, suspensión del contrato.
- Expediente: De acuerdo al proceso y subproceso se entiende como Expediente de Proyecto
de Obras, Bienes o Servicios (incluidos los de consultoría) o Expediente Administrativo
referente/requirente al acto administrativo.
Definiciones para el Macroproceso Cierre de Contrato y Obras:

- Solicitud: Solicitud de inicio para Acta de Recepción Provisional, Definitva, u Obra Pública,
de acuerdo al proceso o subproceso.
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Definiciones para el Macroproceso Gestión de Contratación:

- Solicitud: Solicitud de inicio para trámite de contratación o elaboración del contrato.
- Expediente: Dependiendo de los procesos y subprocesos se debe entender como
expediente de Proyecto de Obras, Bienes o Servicios (incluidos los de consultoría), o
Expediente de Contratación.
- Proceso/Publicar proceso/Proceso publicado: Si estas palabras se encuentran en las
actividades del flujo o ficha, son referentes a procesos peculiares de Contratación Pública.
- Necesidad: Referente a necesidades de los procesos de Contratación Pública.
5. METODOLOGÍA
En base al Estatuto Orgánico N°SECOB-DG-2014-0063, se definió el nivel N0 de procesos (ver

Imagen 1), que presenta en forma general, los requirentes, entradas, leyes, normas, estatutos,
metodologías y salidas, utilizados en la Institución para cumplir con Contratar Obra Pública.
Imagen 1. Nivel N0
Se procedió a realizar reuniones de trabajo con las Direcciones Técnicas del SECOB, lo que permitió
definir los macroprocesos, procesos y sus interrelaciones, presentados en el Mapa y Cadena de
Valor, identificando y definiendo los servicios que presta la Institución. En base a la Cadena de Valor
y Mapa de Procesos, con relación a los servicios prestados se procedió a levantar, en una primera
fase, los procesos sustantivos en reuniones con los actores o dueños de los mismos, definiendo
el(los) disparador(es), subprocesos, actividades y productos que definen al proceso.
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6. MAPA DE PROCESOS
Requirentes
Son todas aquellas instituciones pertenecientes a la Administración Pública Central e Institucional y

demás entidades del sector público, que han preparado sus condiciones técnicas generales para
transferir los recursos financieros necesarios, con el objetivo de ser administrados desde esta
Institución.
Macroprocesos
Los macroprocesos se dividen de acuerdo a sus características y objetivos en: gobernantes,

sustantivos y adjetivos.
Gobernantes
Se determinó como gobernantes a los macroprocesos de:

- Direccionamiento Político Estratégico
- Direccionamiento Técnico Estratégico
Sustantivos
Luego del análisis en las mesas de trabajo con los involucrados de las áreas técnicas, se determinó
cómo sustantivos a los macroprocesos de:
- Factibilidad de Estudios para Obras
- Ejecución de Contrato
- Cierre de Contrato y Obras
- Gestión de Contratación
La interrelación entre macroprocesos sustantivos se presenta en la Imagen 2.
Imagen 2. N1 Interrelación macroprocesos sustantivos
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Adjetivos
De la misma forma, en las reuniones de trabajo se determinó como adjetivos principales (Asesoría
y Apoyo) al macroproceso de:
- Gestión de Planificación y Gestión Estratégica
Los macroprocesos que a continuación se detallan, son tomados por la homologación de la

Secretaría Nacional de la Administración Pública, separados si son asesoría o apoyo:
Asesoría: Apoyo:
- Gestión Jurídica - Gestión Administrativa
- Gestión de Comunicación - Gestión Recursos Humanos
- Gestión Financiera
Producto
El producto, es la obra entregada a la Entidad Requirente, para su posterior registro como Bien
Público.
Diagrama del Mapa de Procesos
De acuerdo a las relaciones entre Entidades Requirentes, macroprocesos y productos se procedió

a diagramar el Mapa de Procesos del SECOB (ver Imagen 3).
Imagen 3. Mapa de Procesos
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7. CADENA DE VALOR
Como complemento del Mapa de Procesos, en la Cadena de Valor se agregaron los procesos
identificados como parte de los macroprocesos sustantivos.
Macroprocesos Gobernantes y Adjetivos
Los procesos pertenecientes a estos macroprocesos se han definido a nivel 1 (N1), faltando en esta
fase determinar desde el N2 hacia adelante, de cada uno de estos.
Para el levantamiento de los mismos, nos basaremos en la homologación emitida por la SNAP
(procesos adjetivos de asesoría, procesos adjetivos de apoyo).
Macroprocesos Sustantivos y sus respectivos procesos
Factibilidad de Estudios para Obras
- Elaborar Iniciación
- Gestionar Consultorías
- Planear Estudios para Ejecución
- Elaborar Condiciones Generales
La interrelación entre procesos es presentada en la Imagen 4.
Imagen 4. Interrelación proceso Factibilidad de Estudios para Obras
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Ejecución de Contrato
- Administrar Ejecución de Contrato

- Monitorear y Controlar Contrato
- Realizar Control Integrado de Cambios
Imagen 5. Interrelación entre procesos de Ejecución de Contrato
Cierre de Contrato y Obras
- Elaborar Actas de Recepción

- Entregar Obra Pública
Imagen 6. Interrelación entre procesos de Cierre de contrato y obra
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Gestión de Contratación
- Pre-contractual
- Elaborar contrato
Imagen 7. Interrelación entre procesos de Gestión de Contratación
Como producto final en su primera fase, existen once procesos sustantivos, presentados en la
Cadena de Valor del SECOB (Ver Imagen 8).
Imagen 8. Cadena de valor
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8. CATÁLOGO DE SERVICIOS
En base a las peticiones de las Entidades Requirentes, el Servicios de Contratación de Obras, ofrece
los servicios presentados en la Tabla 1.
Tabla 1. Catálogo de Servicios
N° SERVICIOS
1 Contratación de Estudios.
2 Completar y Actualizar Estudios.
3 Contratación de Fiscalización.
4 Contratación de Obra.
Entradas
La Cadena de Valor parte de los requisitos que la Entidad Requirente debe entregar, de acuerdo al
servicio requerido (ver Tabla 2), requisitos que ingresan al Macroproceso Factibilidad de Estudios
de Obras.
Tabla 2. Requisitos de acuerdo a los servicios solicitados
Permiso Expediente
REQUISITOS Escritura Matriz de Matriz de
Solicitud de de
Pública Riesgos involucrados
ingreso Estudios
SERVICIOS
Contratación de Estudios x x x x x
Completar y Actualizar Estudios x x x x
Contratación de Fiscalización x x x x
Contratación de Obras x x x x x
Salidas
La Tabla 3 representa los productos entregados de acuerdo a los servicios solicitados.
Tabla 3. Productos de acuerdo a los servicios solicitados
PRODUCTOS Expediente de Proyecto para

Acta de Obra Pública
SERVICIOS Obra
Contratación de Estudios x
Completar y Actualizar Estudios x
Contratación de Fiscalización x
Contratación de Obra x
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9. CATÁLOGO DE PROCESOS
El Catálogo de Procesos presenta los procesos y subprocesos sustantivos del SECOB, en donde se identifican los procesos y subprocesos, se describe
brevemente los mismos y se identifica el servicio asociado al proceso y los clientes externos e internos
- Para identificación de procesos el Catálogo tiene los siguientes ítems:
Cód. Macro Proceso Cód. Proceso Cód. Subproceso

Escribir el código Escribir el nombre del Escribir el código Escribir el nombre del Escribir el código del Escribir el nombre del
del macroproceso macroproceso del proceso proceso subproceso si aplica subproceso si aplica
- Para describir los procesos el Catálogo tiene los siguientes ítems:
Disparador Tipo Proceso Producto Objetivo Alcance Dueño del Proceso

Escribir el disparador del Seleccionar el tipo de Escribir el producto del Escribir el objetivo del Escribir el alcance del Escribir el dueño del
proceso/subproceso proceso proceso/subproceso proceso/subproceso proceso/subproceso proceso/subproceso
- Adicionalmente, se adicionó una lista de comprobación para verificar si el flujo del proceso/subproceso está levantado ( ) o no levantado ( ).
Flujo
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Catálogo del Macroproceso Factibilidad de Estudio para Obras
Dueño
Tipo
Cód. Proceso Cód. Subproceso Disparador Producto Objetivo Alcance del Flujo
Proceso
Proceso
Solicitud de
Levantar necesidades, Desde la solicitud de la Entidad
Realizar Estudios u Obra
PR-EST-01 N/A N/A Sustantivo Acta de Inicio involucrados y riesgos Requirente hasta la legalización DNLNN
Iniciación de Entidad
para el proyecto. del acta de inicio.
Requirente
Desde la recepción de la
solicitud de factibilidad para la
Revisar Informe de visita en campo del
Expediente de Revisar informe de
SP-PLA_DIS-01 factibilidad de Sustantivo Factibilidad levantamiento de información DNLNN
Estudios factibilidad y aprobarlo.
predio Revisado del predio hasta emitir el informe
de Factibilidad, con sus
Planear respectivos componentes.
Estudios Proyecto
PR-EST-02 Revisar Desde la revisión del
para Arquitectónico Revisar el Proyecto de
Ejecución. Proyecto Expediente de anteproyecto arquitectónico e
SP-PLA_DIS-02 Sustantivo y de Ingeniería Diseño para ejecución DNDI
. Arquitectónico Estudios ingenierías hasta las
planificado y y aprobarlo.
e Ingenierías especificaciones técnicas.
revisado
Factibilidad de Desde la revisión de tabla de
Revisar Expediente de Revisar el presupuesto
predio y rubros y cantidades hasta la
SP-PLA_DIS-03 Presupuesto Sustantivo Estudio de obra para su DNDI
anteproyecto entrega del expediente de
de Proyecto Definitivo ejecución y aprobarlo.
revisado. diseño revisado.
Solicitud de
Elaborar todos los
Elaborar Diseño y/o Desde la elaboración de TDR
Expediente de requisitos técnicos
SP-GES_CON-01 Expediente de Contratación de Sustantivo hasta la entrega del expediente DNDI
Consultoría para contratación de
Consultoría Estudios de de Consultoría.
Gestionar consultorías.
PR-EST-03 Suelos
Consultorías
Desde la notificación de la
Convocar, dirigir,
suscripción del contrato hasta la
Administrar Contrato Expediente de gestionar la ejecución
SP-GES_CON-02 Sustantivo entrega de los productos de la DNDI
Consultorías Suscrito Estudios del contrato de
consultoría de acuerdo al
consultoría.
contrato.
Elaborar y gestionar Desde la elaboración de
todos los documentos condiciones generales para la
Elaborar Expediente Expediente de
técnicos para la contratación de obras hasta la
PR-EST-04 Condiciones N/A N/A Estudios Sustantivo Proyecto de DNDI
contratación de obra y Aprobación de desagregación
Generales Definitivos Obra
planificación tecnológica y certificación
presupuestaria. presupuestaria.
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Catálogo del Macroproceso Ejecución de Contrato
Dueño
Tipo
Cód. Proceso Cód. Subproceso Disparador Producto Objetivo Alcance del
Proceso Flujo
Proceso
Informe final de
Notificación Convocar, dirigir, Desde la Administración de
recepción de
Administrar de gestionar la ejecución involucrados, riesgos e inicio de
SP-ADM_EJE-01 Sustantivo Obras para el DNACO
Contrato Administrador de la obra de acuerdo al obra hasta el Acta entrega
Administrar cierre de
de Contrato contrato suscrito. recepción de Obra Pública.
PR-EJE-01 la Ejecución contrato
del Controlar el normal
Desde el control y seguimiento de
Contrato Notificación cumplimiento del
Informe de las especificaciones técnicas de la
SP-ADM_EJE-02 Fiscalizar Obra de fiscalizador Sustantivo contrato de acuerdo a DNFO
fiscalización obra hasta la aprobación de la
de obra las especificaciones
entrega definitiva de la obra.
técnicas.
Realizar control de
Monitorear Expediente de Informes de seguimiento de los Desde la recepción del expediente
PR-EJE-02 y Controlar N/A N/A Proyecto de Sustantivo control y contratos para prevenir de proyecto de Contrato/Obra hasta DNFO
Contrato Contrato/Obra seguimiento problemas en la la aprobación del cierre de riegos.
ejecución del contrato.
Aprobación o
Realizar Gestionar las
rechazo de Desde la recepción del Acta de
Reprogramación Acto reprogramaciones o
SP-MON_INT-01 Sustantivo reprogramación Inicio hasta el cierre de tratamiento DNACO
o Ampliación de administrativo ampliaciones requeridas
/Ampliación de de involucrados y riesgos.
Plazo en el contrato.
Plazo
Aprobación o Gestionar los
Realizar
Solicitud de negación de incrementos o Desde la recepción del Acto
incrementos o
Realizar SP-MON_INT-02 Incrementos o Sustantivo Incrementos o convenios de pago en el Administrativo hasta el envío del DNACO
convenios de
Control Convenios convenios de contrato para continuar acta de inicio.
PR-EJE-03 pago.
Integrado pago la ejecución.
de Cambios Gestionar la elaboración
Solicitud de Desde la recepción del Acto
de un contrato
Realizar contrato Contrato Contrato Administrativo hasta el envío del
SP-MON_INT-03 Sustantivo complementario para DNACO
complementario. Complementa Complementario contrato complementario a
continuar con la
rio Coordinación Zonal.
ejecución de la obra.
Realizar Desde la recepción del Acto
Solicitud de Gestionar la terminación
Terminación Resciliación o Administrativo hasta el envío de la
SP-MON_INT-04 Terminación o Sustantivo o suspensión del DNACO
Anticipada o Resolución resolución o resciliación a
Suspensión contrato.
Suspensión Coordinación Zonal.
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Catálogo del Macroproceso Cierre de Contrato y Obras
Dueño
Tipo
Proceso
Proceso
Solicitud de Suscribir Desde gestionar la solicitud de
Elaborar Acta
Acta de Actas de Suscribir el Acta de Recepción Acta de Recepción Provisional
SP-ACT_REC-01 de Recepción Sustantivo DNREP
Elaborar recepción Recepción Provisional. hasta la suscripción de dicha
Provisional
Actas de Provisional Provisional acta.
PR-CIE-01
Recepción Solicitud de Suscribir Desde gestionar la solicitud de
Elaborar Acta
Acta de Actas de Suscribir el Acta de Recepción Acta de Recepción Definitiva
SP-ACT_REC-02 de Recepción Sustantivo DNREP
Recepción Recepción Definitiva. hasta la suscripción de dicha
Definitiva
Definitiva Definitiva acta.
Suscribir el Acta de Obra
Solicitud de
Entrega de Suscribir Acta Pública en funcionamiento al Desde la solicitud de Acta de
Acta de
PR-CIE-02 Obra N/A N/A Sustantivo de Obra Requirente e INMOBILIAR, para Obra pública hasta validar el DNREP
Obra
Pública Pública continuar con la gestión del registro del activo público.
Pública
activo público.
Catálogo del Macroproceso Gestión de Contratación
Dueño
Tipo
Proceso
Proceso
Desde la recepción de la
Solicitud de Realizar el proceso de
Publicar solicitud de inicio de trámite de
inicio Publicación publicación en el Portal de
SP-PRE_CON-01 proceso de Sustantivo contratación hasta la DNP
trámite de del Proceso Compras Públicas para la
Pre- contratación Publicación del proceso en el
contratación. Adjudicación del Contrato.
PR-CON-01 Contractual Portal de Compras Públicas.
Notificar el Resolución Elaborar la Resolución de
Recepción Desde la apertura de ofertas
SP-PRE_CON-02 proceso Sustantivo de Adjudicación del Contrato al DNP
de ofertas hasta la notificación al ganador.
publicado Adjudicación ganador.
Realizar y legalizar el contrato Desde la recepción de la

Solicitud de Contrato
Elaborar suscrito para la Ejecución de la solicitud de elaboración de
PR-CON-02 N/A N/A Elaboración Sustantivo Suscrito o DNC
Contrato Obra, Consultoría o contrato hasta protocolización
de Contrato Protocolizado
Fiscalización. del contrato.
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10. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
Los procesos son documentados mediante la Ficha de Caracterízación y el Diagrama de Flujo de

cada proceso.
Diagrama de flujo
Refleja la interacción de las actividades de acuerdo a los actores de los procesos.
Imagen 9. Ejemplo Diagrama de Flujo
Los diagramas de flujo se realizaron basados en la nomenclatura BPMN (Business Process Model
and Notation) en el software libre Bizagi Modeler, sin embargo por el dimensionamiento de los
procesos se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
- Esta imagen NO representa los subprocesos descritos en el catálogo de procesos,
en este manual, describe las actividades relevantes que deben ser detalladas en
procedimientos e instructivos.
- El enlace se utiliza para vincular los subprocesos o procesos de acuerdo a la
interacción de procesos.
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MANUAL DE PROCESOS
Ficha de caracterización
Es un documento que presenta las características del proceso, la Tabla 4 presenta el contenido de
la ficha de proceso.
Tabla 4. Ficha de Proceso
Escribir el código Escribir la fecha de

TIPO DOCUMENTO: Público/Privado CÓDIGO: FECHA:
del proceso aprobación
MACROPROCESO: Escribir el nombre del macroproceso al que pertenece el proceso

PROCESO: Escribir el nombre del proceso
SUBPROCESO:  Escribir el nombre del/os subproceso/s correspondientes
TIPO DE PROCESO: Escribir el tipo de proceso
UNIDAD OPERATIVA: Escribir la unidad operativa responsable del proceso
RESPONSABLE: Escribir quién es el responsable del proceso
OBJETIVO: Escribir el objetivo del proceso
Desde: Escribir desde dónde parte el proceso
ALCANCE: Hasta: Escribir hasta dónde llega el proceso
Ámbito de Aplicación: Escribir el ámbito de aplicación
PROVEEDORES:  Detallar quién/es son los proveedores
DISPARADOR:  Escribir el disparador
INSUMOS / ENTRADAS:  Detallar los insumos o entradas del proceso
PRODUCTO(S) / SERVICIO(S):  Detallar los productos o salidas del proceso
 Definir los clientes internos, es decir a quién entrega los productos dentro de la
CLIENTES INTERNOS:
institución
 Definir los clientes externos, es decir a quién entrega los productos fuera de la
CLIENTES EXTERNOS:
institución
POLÍTICAS:  Describir las políticas aplicables al proceso
CONTROLES / NORMATIVA  Definir que normativa técnica y/o legal se aplica al proceso
TÉCNICA Y/O LEGAL:
 Definir roles que actúan en el procesos, cabe recalcar
Talento Humano:
que no son las denominaciones de acción de personal
Materiales y
 Referente a los materiales y equipos de oficina
Equipos:
RECURSOS: Herramientas
 Referente a las herramientas que son utilizadas para la
Tecnológicas e
ejecución del proceso
instrumentos:
 Definir el recurso financiero necesario para la ejecución
Financieros:
del proceso
COSTO ESTIMADO: Determinar el costo del proceso
TIEMPO DE CICLO (DÍAS): Determinar el tiempo de ciclo del proceso en días
VOLUMEN / FRECUENCIA
Determinar el volumen del proceso por mes
(MESES):
Nombre Frecuencia Fórmula de cálculo
INDICADORES DE
DESEMPEÑO DEL PROCESO: Definir nombre del Definir la frecuencia de Determinar la fórmula de cálculo
indicador medición del indicador
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO:
CERTIFICACIÓN:
ANEXOS
Manuales Procedimientos Instructivos Formatos
Manuales que se ocupan en Procedimientos que se ocupan Instructivos que se Formatos que se ocupan en el
el proceso en el proceso ocupan en el proceso proceso
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11. PRESENTACIÓN DE FLUJOS Y FICHAS
Se presenta a partir del punto 16 (página 19), los diagramas de flujo y fichas de procesos
levantados, se adjuntan los documentos elaborados, revisados y aprobados por las Direcciones y
Subdirecciones responsables del proceso respectivo.
Nota 1: La ficha de caracterización se presenta sólo si todos los flujos del proceso/subproceso han
sido levantados, de acuerdo al catálogo de procesos.
Nota 2: Si este documento es digital, las fichas y flujos de procesos, son escaneados de los
aprobados originales y están vinculados con el catálogo presentado en las páginas 12, 13, y 14 de
este manual.
12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
- En el SECOB se identificó cuatro macroprocesos sustantivos.

- El Mapa de Procesos y la Cadena de Valor, son la base para levantar los procesos
institucionales.
- Cada proceso tiene un líder de proceso, quién es el encargado de la ejecución del mismo.
- Cada proceso debe ser mejorado de acuerdo a la necesidad y medición, liderado por los
actores o dueños del mismo en coordinación con la Dirección de Servicios, Procesos y
Calidad.
Recomendaciones
- Cooperar con la implementación de los procesos levantados de acuerdo a la Cadena de

Valor y Mapa de Procesos aprobados.
- Difundir la implementación de la metodología basada en PMBOK e ISO 55000, para los
macroprocesos sustantivos.
13. ANEXOS / DOCUMENTOS DE RESPALDO
- ANEXO A: Se adjunta el Informe de Actualización de la Cadena de Valor y Catálogo de

Procesos enviados a la Secretaría Nacional de la Administración Pública en dónde se
encuentran los documentos de: Niveles de Procesos, Mapa de Procesos, Cadena de Valor,
Catálogo de Procesos, Formato de Matriz de Riesgos y Formato de Matriz de Involucrados,
documentos con aprobaciones respectivas.
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14. CONTROL DE CAMBIOS
PARTE A CAMBIAR MODIFICADO POR FECHA DE CAMBIO

N/A N/A N/A
Versión cambiada: N/A
Versión actual: 1.0/2017
15. FIRMAS Y APROBACIONES
Aprobaciones
Edgar Santiago Loyola Cañas

ELABORADO POR: Director de Servicios, Procesos y
Calidad
FECHA: 21/03/2017 Firma:
Mario Javier Calderón Solano
REVISADO POR: Coordinador General de Planificación
y Gestión Estratégica
Jacinto Armando Bohórquez Patiño
APROBADO POR:
Director General SECOB
Sumilla inserta
Danny Cuenca
Analista de Servicios, Procesos y Calidad
21/03/2017 Firma:
Alexandra Tapia
21/03/2017 Firma:
Ismael Terán
21/03/2017 Firma:
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16. MACROPROCESO
FACTIBILIDAD DE
ESTUDIO PARA
OBRAS
PROCESOS:
16.1 Planear Estudios para Ejecución
16.2 Gestionar Consultorías
16.3 Elaborar Condiciones Generales
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Proceso: Planear
Estudios para Ejecución
Ficha:
PR-EST-02: Planear Estudios para Ejecución
Flujos:
SP-PLA_DIS-01: Revisar factibilidad de predio
Revisar Proyecto Arquitectónico e

SP-PLA_DIS-02:
Ingenierías
SP-PLA_DIS-03: Revisar Presupuesto de Proyecto
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Proceso: Gestionar
Consultorías
Flujos:
SP-GES_CON-01: Elaborar Expediente de Consultoría
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Proceso: Elaborar
Condiciones Generales
Ficha:
PR-EST-04: Elaborar Condiciones Generales
Flujos:
PR-EST-04: Elaborar Condiciones Generales
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17. MACROPROCESO
EJECUCIÓN DE
CONTRATO
PROCESOS:
17.1 Administrar la Ejecución del Contrato
17.2 Realizar Control Integrado de Cambios
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Proceso:
Administrar la Ejecución
del Contrato
Ficha:
PR-EJE-01: Administrar la Ejecución del contrato
Flujos:
SP-ADM_EJE-01: Administrar Contrato
SP-ADM_EJE-02: Fiscalizar Obra
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Proceso: Realizar
Control Integrado de
Cambios
Ficha:
PR-EJE-03: Realizar Control Integrado de Cambios
Flujos:
Realizar Reprogramación o Ampliación

SP-MON_INT-01:
de Plazo
Realizar incrementos o convenios de

SP-MON_INT-02:
pago.
SP-MON_INT-03: Realizar contrato complementario.
Realizar Terminación Anticipada o

SP-MON_INT-04:
Suspensión
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18. MACROPROCESO
CIERRE DE
CONTRATO Y OBRAS
PROCESOS:
18.1 Elaborar Actas de Recepción
18.2 Entregar Obra Pública
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Proceso: Elaborar
Actas de Recepción
Ficha:
PR-CIE-01: Elaborar Actas de Recepción
Flujos:
SP-ACT_REC-01: Elaborar Acta de Recepción Provisional
SP-ACT_REC-02: Elaborar Acta de Recepción Definitiva
Versión: 1.0/2017
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Proceso: Entregar
Obra Pública
Ficha:
PR-CIE-02: Entrega de Obra Pública
Flujo:
PR-CIE-02: Entrega de Obra Pública
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19. MACROPROCESO
GESTIÓN DE
CONTRATACIÓN
PROCESOS:
19.1 Pre-Contractual
19.2 Elaborar Contrato
Versión: 1.0/2017
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso:
Pre-Contractual
Ficha:
PR-CON-01: Pre-Contractual
Flujos:
SP-PRE_CON-01: Publicar proceso de contratación
SP-PRE_CON-02:
Notificar el proceso publicado
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Proceso: Elaborar
Contrato
Ficha:
PR-CON-02: Elaborar Contrato
Flujo:
PR-CON-02: Elaborar Contrato
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MANUAL DE PROCESOS
Versión: 1.0/2017
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20. ANEXO A

Manual de Procesos Secob 2017

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MANUAL DE

Este manual presenta definiciones generales y específicas, entendiendo como definiciones

Definiciones tomadas de la GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE

- Monitoreo y control: Rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto,

Adicionalmente en este manual, se utilizan términos descritos en el artículo 5 de la Norma Técnica

Definiciones para el Macroproceso Factibilidad de Estudio para Obras:

Definiciones para el Macroproceso Ejecución de Contrato:

Definiciones para el Macroproceso Cierre de Contrato y Obras:

Definiciones para el Macroproceso Gestión de Contratación:

En base al Estatuto Orgánico N°SECOB-DG-2014-0063, se definió el nivel N0 de procesos (ver

Son todas aquellas instituciones pertenecientes a la Administración Pública Central e Institucional y

Los macroprocesos se dividen de acuerdo a sus características y objetivos en: gobernantes,

Se determinó como gobernantes a los macroprocesos de:

Imagen 2. N1 Interrelación macroprocesos sustantivos

Los macroprocesos que a continuación se detallan, son tomados por la homologación de la

Diagrama del Mapa de Procesos

De acuerdo a las relaciones entre Entidades Requirentes, macroprocesos y productos se procedió

Imagen 3. Mapa de Procesos

Macroprocesos Gobernantes y Adjetivos

Macroprocesos Sustantivos y sus respectivos procesos

Factibilidad de Estudios para Obras

Imagen 4. Interrelación proceso Factibilidad de Estudios para Obras

- Administrar Ejecución de Contrato

Imagen 5. Interrelación entre procesos de Ejecución de Contrato

Cierre de Contrato y Obras

- Elaborar Actas de Recepción

Imagen 6. Interrelación entre procesos de Cierre de contrato y obra

Imagen 7. Interrelación entre procesos de Gestión de Contratación

Imagen 8. Cadena de valor

Tabla 1. Catálogo de Servicios

2 Completar y Actualizar Estudios.

Tabla 2. Requisitos de acuerdo a los servicios solicitados

Completar y Actualizar Estudios x x x x

La Tabla 3 representa los productos entregados de acuerdo a los servicios solicitados.

Tabla 3. Productos de acuerdo a los servicios solicitados

PRODUCTOS Expediente de Proyecto para

Completar y Actualizar Estudios x

Cód. Macro Proceso Cód. Proceso Cód. Subproceso

- Para describir los procesos el Catálogo tiene los siguientes ítems:

Disparador Tipo Proceso Producto Objetivo Alcance Dueño del Proceso

Catálogo del Macroproceso Factibilidad de Estudio para Obras

Catálogo del Macroproceso Ejecución de Contrato

Catálogo del Macroproceso Cierre de Contrato y Obras

Catálogo del Macroproceso Gestión de Contratación

Realizar y legalizar el contrato Desde la recepción de la

10. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

Los procesos son documentados mediante la Ficha de Caracterízación y el Diagrama de Flujo de

Refleja la interacción de las actividades de acuerdo a los actores de los procesos.

Imagen 9. Ejemplo Diagrama de Flujo

Escribir el código Escribir la fecha de

MACROPROCESO: Escribir el nombre del macroproceso al que pertenece el proceso

11. PRESENTACIÓN DE FLUJOS Y FICHAS

12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

- En el SECOB se identificó cuatro macroprocesos sustantivos.

- Cooperar con la implementación de los procesos levantados de acuerdo a la Cadena de

13. ANEXOS / DOCUMENTOS DE RESPALDO

- ANEXO A: Se adjunta el Informe de Actualización de la Cadena de Valor y Catálogo de

14. CONTROL DE CAMBIOS

PARTE A CAMBIAR MODIFICADO POR FECHA DE CAMBIO

Versión cambiada: N/A

Versión actual: 1.0/2017

15. FIRMAS Y APROBACIONES

Edgar Santiago Loyola Cañas

FECHA: 21/03/2017 Firma: