SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RUMAH SAKIT

OLEH:

KELOMPOK I

Achmad Subahtiyar (201612040)

Avinda Febrianti (201612047)

Cita Eryana (201612050)

Irfan Syaiful Dani (201612058)

Riqqah Kurniawati (201612070)

Tiyan Bala (201612077)

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

YAYASAN RUMAH SAKIT Dr. SOETOMO
PROGRAM STUDI S1 ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
2018
 SISTEM ORGANISASI RUMAH SAKIT

Direktur

Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen

Pemasaran Keuangan Yankes SDM logistik

Pengembangan Medis
Pelayanan

Instalasi Farmasi
Penunjang Penunjang
Medis Pelayanan

Rekam
Medik
Rawat IGD
Inap
Radiologi Patologi Admisi
Klinik Rawat Jalan
 TUJUAN POKOK DAN FUNGSI STRUKTUR RUMAH SAKIT

A. Direktur
Tugas Direktur Rumah Sakit menurut PP No. 77 Tahun 2015 Pasal 7 Ayat 3 dan 2
tentang pedoman organisasi Rumah Sakit yaitu memimpin penyelenggaraan Rumah
Sakit.
Fungsi dari Direktur Rumah Sakit:
1) Koordinasi pelaksanaan tugas dan fungsi unsur organisasi
2) Penetapan kebijakan penyelenggaraan Rumah Sakit sesuai dengan
kewenangannya
3) Penyelenggaraan tugas dan fungsi Rumah Sakit
4) Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian pelaksanaan tugas dan fungsi unsur
organisasi
5) Evaluasi, pencatatan, pelaporan

B. Manajemen Pemasaran
Tugas dari manajemen pemasaran yaitu menyusun rencana, mengendalikan dan
mengevaluasi pelaksanaan ke humasan dan pemasaran Rumah Sakit.
Fungsi dari Manajemen Pemasaran Rumah Sakit:
1) Menyusun rencana dan program kerja pada bagian humas dan pemasaran
2) Menyusun rencana pengadaan bahan promosi dan publikasi
3) Menyelenggarakan pemasaran atau promosi kepada masyarakat melalui media
cetak elektronik maupun media lainnya
4) Menyusun bahan pembahasan teknis, pengembangan rumah sakit, memberikan
layanan dan bimbingan serta analisa usaha
5) Menyusun dan mengembangkan konsep pelayanan non-medis
6) Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas

C. Manajemen Keuangan
Tugas dari Manajemen Keuangan Rumah Sakit adalah melaksanakan
perencanaan dan mengembangkan kegiatan perbendaharaan, penerimaan, verifikasi,
akutansi, dan perumusahn kebijakan serta koordinasi dengan instalasi dan perumusan
kebijakan.
Fungsi dari Manajemen Keuangan di Rumah Sakit:
1) Pengkoordinasian, pelaksanaan perencanaan kegiatan perbendaharaan,
penerimaan, verifikasi dan akutansi
2) Pengkoordinasian pengembangan kegiatan perbendaharaan, penerimaan,
verifikasi dan akutansi
 3) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan perbendaharaan, penerimaan,
verifikasi dan akutansi
4) Pelaksanaan koordinasi dengan instalasi

D. Manajemen Pelayanan Kesehatan

Tugas dari Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit adalah bertanggung jawab kepada
kepala Rumah Sakit atau direktur Rumah Sakit dan melaksanakan pelayanan medis.
Fungsi dari Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit:
1) Penyusunan rencana pemberian pelayanan medis
2) Koordinasi dan pelaksanaan pelayanan medis
3) Pelaksanaan kendali mutu, kendali biaya dan keselamatan pasien di bidang
pelayanan medis
4) Pemantauan dan evaluasi pelayanan medis

E. Manajemen SDM
Tugas Manajemen SDM Rumah Sakit yaitu merencanakan, mengembangkan,
mengkoordinasikan, menyelenggarakan, memantau, mengevaluasi kegiatan
penyusunan formasi kepegawaian, administrasi dan pembinaan pegawai serta
koordinasi dengan instalasi dan perumusan kebijakan.
Fungsi dari Manajemen SDM Rumah Sakit:
1) Pengkoordinasian penyusunan perumusan kebijakan kepegawaian
2) Pengkoordinasian perencanaan program dan kegiatan kepegawaian
3) Pengkoordinasian analisis kebutuhan pegawai dan pengembangan kepegawaian
4) Pengkoordinasian penyusunan standar kebutuhan kepegawaian
5) Pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan kepegawaian
6) Pelaksanaan pembinaan dan penilaian kinerja serta remunerasi karyawan
7) Pelaksanaan koordinasi kepegawaian dengan seluruh bidang dan instalasi

F. Manajemen Logistik
Tugas dari Manajemen Logistik Rumah Sakit adalah Penyusunan rencana
pemberian pelayanan penunjang medis, pelaksanaan kendali mutu, kendali biaya, dan
keselamatan pasien di bidang pelayanan penunjang medis, pengelolaan rekam medis,
pemantauan dan evaluasi pelayanan penunjang medis.
Fungsi dari Manajemen Logistik Rumah Sakit:
1) Perencanaan dan pemenuhan kebutuhan
2) Penganggaran
3) Pengadaan
4) Penyimpanan dan penyaluran
5) Pemeliharaan
6) Penghapusan
 7) pengendalian

G. Farmasi
Tugas dan Fungsi dari Farmasi di Rumah Sakit:
1) Pemantauan dan pelaporan pelaksanaan penulisan resep dan atau penggunaan
obat generik di rumah sakit
2) Mengelola obat-obatan rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna dari
segi penggunaan biaya maupun obat-obatan
3) Bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan pelaporan penulisan resep dan
penggunaan obat-obat generik disemua unit Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang
bertanggung jawab kepada Direktur rumah sakit
4) IFRS berkewajiban dalam menyediakan daftar obat generik dan non generik yang
tersedia sesuai dengan formularium yang diresepkan
5) Melakukan analisa dan evaluasi terhadap resep yang telah masuk serta terhadap
jumlah dan jenis obat di luar formularium yang diresepkan
6) Kepala Instalasi Farmasi berkewajiban melaporkan hasil pemantauan dan
evaluasi kepada direktur rumah sakit
7) Dalam pelaksanaan penyusunan rencana pengadaan dan pengelolaan obat-obatan
di rumah sakit, IFRS mempergunakan data pemakaian obat-obatan yang berasal
dari semua unit dan instalasi rumah sakit
8) Unit distribusi IFRS (apotik rumah sakit) secara bertahap harus difungsikan
seluruhnya sebagai satu-satunya apotik yang berkewajiban melaksanakan
pelayanan obat-obatan di rumah sakit
9) Membuat prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian
serta pemantauan obat yang digunakan rumah sakit.

H. Rekam Medis
Tugas dan Fungsi dari Rekam Medis Rumah Sakit:
1) Menentukan standard dan kebijaksanaan pelayanan
2) Mengusulkan bentuk formulir rekam medis
3) Mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalah pelayanan
rekam medis
4) Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi
klinik sudah cukup dalam asuhan pasien
5) Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu
6) Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut

I. Admisi
Tugas dan Fungsi dari admisi di Rumah Sakit:
1) Mendaftar pasien yang datang berobat
2) Mencatat di register
3) Mengisi identitas pasien dikartu rawat jalan dan kartu resep
4) Mengisi kartu tanda pengenal pasien
5) Bertanggungjawab atas penerimaan uang retribusi dan pengeluaran karcis
6) Menyetorkan kepada bendahara penerima hasil penerimaan retribusi karcis
7) Mencatat hasil penerimaan retribusi
 TIPE RUMAH SAKIT

Tipe rumah sakit yang dipilih yaitu tipe C umum. Dimana, rumah sakit tipe ini
memiliki struktur organisasi yang sederhana, dengan sumber daya manusia yang terbatas
pula, sehingga pengeluaran terhadap gaji pegawai dapat ditekan, dan digantikan dengan biaya
pembangunan dan pengembangan dari rumah sakit ini, sehingga siring waktu kelas rumah
sakit ini pun dapat meningkat. Rumah sakit tipe C menurut Peraturan Menteri Kesehatan No
56 Tahun 2014 tentang klasifikasi dan perizinan rumah sakit pasal 43 berbunyi: “Sumber
daya manusia Rumah Sakit Umum tipe C terdiri atas: tenaga medis, tenaga kefarmasian,
tenaga keperawatan, tenaga kesehatan lain, dan tenaga nonkesehatan.”
Rumah sakit tipe C merupakan rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan
kedokteran subspesialis terbatas. Terdapat empat macam pelayanan spesialis disediakan yakni
pelayanan penyakit dalam, pelayanan bedah, pelayanan kesehatan anak, serta pelayanan
kebidanan dan kandungan. Rumah sakit tipe C ini adalah rumah sakit yang didirikan di Kota
atau kabupaten-kabupaten sebagai faskes tingkat 2 yang menampung rujukan dari faskes
tingkat 1 (puskesmas/poliklinik atau dokter pribadi).
 FRONT OFFICE DAN BACK OFFICE

A. Pelayanan Utama (Front Office)

Setiap Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi
secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu proses
pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang.
B. Pelayanan Administratif (Back-Office)
Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang,
mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai
dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses
umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory,
pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan
lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office.

 Front Office
Terdiri atas:
1. Pelayanan Kesehatan
2. Farmasi
3. Admisi
 Back Office
Terdiri atas:
1. Direktur
2. Manajemen Pemasaran
3. Manajemen Keuangan
4. Manajemen Logistik
5. Manajemen SDM/Personalia
6. Rekam Medis
 ARSITEKTUR DATA DAN INFORMASI

Data yang dibutuhkan oleh bagian dari organisasi rumah sakit ini, yaitu:

A. Manajemen Pemasaran
Output yang dihasilkan oleh manajemen pemasaran berupa RENCANA
STRATEGIK; RENCANA OPERASIONAL; dan LAPORAN PENGENDALIAN
maka dibutuhkan data berupa:
1. Jumlah kunjungan pasien
2. Data identitas pasien (usia, jenis kelamin)
3. Data cara pembayaran (umum/jaminan)
4. Data kinerja (BOR,/ALOS/TOI/dll)
5. Data pendapatan operasional
6. Data IKM/Tingkat Kepuasan Pelanggan

B. Manajemen Keuangan
Output berupa laporan Neraca (balance sheet); laporan laba rugi (statement of
operation); laporan perubahan modal; dan laporan arus kas, maka dibutuhkan input
berupa:

1. Data total pemasukan

2. Data periode
3. Data tarif pelayanan
4. Data pemakaian kamar Rawat Inap
5. Data jenis pembayaran
6. Data identitas pasien
7. Data pendapatan apotik per hari
8. Data barang/obat terjual perbulan/perhari
9. Data pendapatan pelayanan kesehatan
10. Data pendapatan petugas kasir pershift/perhari

C. Manajemen Logistik
Output yang dihasilkan oleh manajemen logistic berupa perencanaan, pengadaan
barang rs, dan penggaran sehingga dibutuhkan input berupa:
1. Data pemasok
2. Order pembelian
3. Laporan pengadaan barang
4. Data gudang
5. Posisi stok awal
6. Data permintaan barang
7. Barang keluar
8. Barang masuk
9. Laporan stok barang
10. Data retur obat/barang
D. Manajemen Pelayanan Kesehatan
Output yang dihasilkan dari pelayanan kesehatan berupa Laporan jumlah
pemeriksaan per parameter; Laporan detail transaksi dan keuangan; Laporan detail
 transaksi per dokter dan resumenya; Laporan detail pasien perusahaan dan resumenya;
dan Laporan kunjungan pasien pada unit penunjang maka dibutuhkan data berupa:
1. Instalasi Rawat Jalan
a. Data Nomor Rekam Medik
b. Identitas Pasien (Nama, alamat, umur, jenis kelamin)
c. Rekap Rawat Jalan berdasarkan Poliklinik
d. Rekap Rawat Jalan berdasarkan Dokter
e. Rekap Rawat Jalan berdasarkan Tindakan
f. Data Rujukan
g. Tagihan Pasien jasa tindakan/obat/alkes di poliklinik
h. Diagnosa Pasien
i. Data Resep
j. Data tanda-tanda vital (Suhu Badan, BB, TB, Tekanan Darah, Denyut
Nadi)
2. Instalasi Rawat Inap
a. Data tindakan Rawat Inap
b. Informasi status ruangan Rawat Inap
c. Arsip data pasien Rawat Inap
d. Data diagnosa pasien Rawat Inap
e. Data tarif ruangan Rawat Inap
f. Data Tarif tindakan Rawat Inap
g. Rincian biaya perawatan per pasien
h. Rincian jasa dokter
i. Data pasien pulang
j. Data kamar kosong
k. Data jenis pasien (umum/jaminan)
l. Tanggal dan jam masuk
3. Instalasi Penunjang Medis
a. Data nomor Rekam Medis
b. Data nomor Registrasi
c. Data pasien
d. Data kunjungan pasien
e. Data nama dokter
f. Data perawatan pasien (Rawat Inap/Rawat Jalan)
g. Rincian biaya
h. Data pemeriksaan
i. Data harga periksa
j. Laporan hasil pemeriksaan per pasien/per dokter
k. Data jenis pasien (umum/jaminan)

E. Manajemen SDM
Input atau masukan yang dibutuhkan oleh manajemen SDM yaitu:
1. Data pribadi diri (nama, umur, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan, alamat,
kedudukan)
2. Data gaji, Bonus, tunjangan (Rekap data gaji, tunjangan dan tambahan gaji bagi
karyawan yang lembur)
3. Data kepegawaian (Jabatan di rumah sakit, masa dan pengalaman kerja)
4. Data history pendidikan (Riwayat pendidikan formal dan non-formal)
 5. Data kesehatan (Riwayat kesehatan)
6. Data pribadi karyawan (nama, umur, jenis kelamin pendidikan, pekerjaan, alamat,
kedudukan di keluarga, daftar keluarga)
7. Data kepegawaian karyawan
8. Data pelatihan yang diikuti

F. Farmasi
Output yang dihasilkan oleh unit farmasi berupa Laporan pemakaian obat per
pasien (detail, summary); Laporan pemakaian obat per dokter (detail , summary);
Laporan pemakaiian obat per ruangan (detail , summary); Laporan Resep perusahaan
(Penjamin); Laporan retur pasien; dan laporan harga jual sehingga data yang
dibutuhkan atau input yang diperlukan berupa:
1. Kode barang/obat
2. Nama barang/obat
3. Data penjualan obat resep dan non-resep
4. Tipe pembayaran (tunai/kartu kredit)
5. Jumlah stok
6. Data pabrik obat
7. Data harga jual obat
8. Barang askes/jaminan
9. Data barang resep
10. Data barang generik
11. Data expired date obat
12. Data penjualan
13. Data kemasan obat
14. Data distributor obat

G. Rekam Medik
Untuk menghasilkan output berupa Laporan RL (1, 2A, 2B, 2A1, 2B1, 2.1, 2.2,
2.3); Laporan sensus harian pasien Rawat Jalan; Laporan Sensus per Ruangan; Laporan
BOR, LOS, TOI; dan Laporan-laporan lainnya yang dibutuhkan oleh bagian MR, maka
data yang dibutuhkan oleh rekam medic yaitu:
1. Data Identitas pasien (nama, umur, jenis kelamin, alamat, penanggung jawab
medis, dan keluarga pasien)
2. Data mengenai catatan kesehatan (Riwayat penyakit dan kesehatan pasien, hasil
pemeriksaan, diagnosa, tindakan-tindakan dan instruksi yang diberikan oleh
dokter, perjalanan penyakit, dan perawatan serta obat-obat yang diberikan).
3. Data mengenai status pelayanan (tanggal kunjungan, dokter yang menangani, dan
status diagnosa terakhir)
 4. Data mengenai biaya layanan (biaya pendaftaran konsultasi, tindakan dokter dan
keperawatan, pemeriksaan penunjang medis, pemakaian obat dan pemakaian
peralatan).

H. Admisi
Untuk menghasilkan output berupa Laporan detail buku register detal dan
summary; Register kunjungan pasien per poliklinik; Laporan detail sensus harian; dan
Laporan detail indeks kunjungan maka input yang dibutuhkan, yaitu:
1. Data nomer Registrasi
2. Data kondisi pasien
3. Data jenis pasien (umum/jaminan)
4. Data reservasi pendaftaran
5. Data nomor Rekam Medik
6. Identitas pasien
7. Data kunjungan pasien (baru/lama)
8. Data rujukan (pasien rujukan/bukan)
9. Data waktu kunjungan
10. Data nama dokter yang menangani
 ALASAN PENEMPATAN

1. Admisi sebagai Front Office (FO)

Front office memberikan data berupa data diri dan kondisi pasien yang mana data
tersebut akan berguna untuk data IGD atau keperawatan. Selain itu, admisi sebagai
front office karena bagian admisi berhubungan atau dapat melakukan kontak langsung
kepada customer atau pasien.

2. Farmasi sebagai Front Office (FO)

Farmasi memberikan data registrasi pasien agar dapat mengetahui data pasien yang
kemudian diproses oleh system transaksi berdasarkan resep yang diberikan agar pasien
dapat menebus obat dan membayar tagihan obat. Front office pada farmasi karena ia
secara langsung melakukan kontak dengan pasien, dalam hal ini mengenai penjualan
obat.

3. Manajemen Pelayanan Kesehatan sebagai Front Office (FO)

Pelayanan kesehatan termasuk bagian dari front office karena pada unit ini,
memberikan pelayanan langsung yang dibutuhkan oleh pasien.

4. Direktur sebagai Back Office (BO)

Sebagai back office karena direktur mengolah dan memberikan keputusan maupun
kebijakan didalam keberlangsungan rumah sakit.

5. Manajemen Keuangan sebagai Back Office (BO)

Back office pada keuangan memberikan output berupa laporan utang piutang dan
laporan lain yang bersifat keuangan. Dengan kata lain, manajemen keuangan sebagai
back office karena bagian ini bertanggung jawab dalam mengurusi laporan keuangan
ataupun masalah administrasi.

6. Manajemen Logistik sebagai Back Office (BO)

Manajemen logistic bertanggung jawab terhadap pengecekan barang maupun

pengadaan barang rumah sakit, sehingga dalam pelaksanaan tugasnya tidak
berhubungan langsung dengan customer atau pasien.

7. Manajemen SDM sebagai Back Office (BO)

Manajemen SDM atau personalia bertanggung jawab terhadap pengambilan kebijakan

kepada karyawannya, sehingga pada bagian ini merupakan bagian daripada penunjang
akan kebutuhan non medic rumah sakit, dan tidak melakukan kontak kepada pelanggan
atau pasien.
8. Manajemen Pemasaran sebagai Back Office (BO)

Manajemen pemasaran bertanggung jawab akan anmenyangkut analisa yang

menyangkut dari kinerja suatu rumah sakit. Yang artinya manajemen pemasaran
termasuk dalam unit administrative (back office) karena sebagai penunjang dari
pembangunan rumah sakit.

9. Medical Record sebagai Back Office (BO)

Rekam medic bertanggung jawab dalam enangani dan mengotomatisasikan data-data

diagnosa hasil pemeriksaan, penggunaan obat, tindakan penunjang dan tindakan
dokter, sehingga pada bagian rekam medic ini, tidak berhubungan langsung dengan
pasien ia hanya bagian yang mengurus pendokumenan riwayat kesehatan pasien.