LA FUNCIÓN ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

EL ALMACEN FORMA PARTE DE LOS ELEMENTO DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICA.

INTERVIENE EN DOS PARTES DEL FLUJO DE MATERIALES, QUE SON EL ABASTECIMIENTO Y LA

DISTRIBUCIÓN FISICA, EL ABASTECIMIENTO ES PROVEER BIENES O SERVICIOS QUE LA EMPRESA
NECESITA PARA FUNCIONAR Y LA DISTRIBUCIÓN FISICA ES LLEVAR EL PRODUCTO DESDE SU
CENTRO DE PRODUCCIÓN AL CONSUMIDOR FINAL.

LA DEPENDENCIA QUE TIENE EL ALMACEN CON LOS ELEMENTOS MENCIONADOS SE BASA EN

LA NECESIDAD DE CONTAR CON LOS MATERIALES.

EN LA ACUALIDAD LAS MODERNAS TECNICAS DE ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS RESALTAN LA

IMPORTANCIA QUE TIENE EL ALMACENAJE Y EL EFECTO QUE EJERECE EN ASPECTOS
FINANCIEROS, CONTABLES Y TECNICOS.

EL SOBRE STOCK CONDUCE AL DESHUSO DE ARTICULOS, O ARTICULOS OBSOLETOS Y EL

AGOTAMIENTO DE EXISTENCIAS A LAS PARALIZACIONES DE PRODUCCIÓN O VENTAS. A A
FALTA DE CUMPLIMIENTO CON LOS CLIENTES.

POR ELLOS DEBE DEDICARSE TIEMPO A LA PREOCUPACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y EL BUEN

FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES, BUSCANDO OBTENER EFICIENCIA Y RENDIMIENTO.

ORIGEN DEL ALMACEN:

¿COMO ES QUE SE ORIGINA EL ALMACEN?

QUE ES LO QUE DETERMINA QUE EN TODAS LAS OGANIZACIONES, SEAN; INDUSTRIALES O

COMERCIALES; EXISTAN ALMACENES.

PARA PODER PRODUCIR SE NECESITA DE MATERIA PRIMA, ESTA PASA A LA FABRICA Y SE

TRANSFORMA EN UN PRODUCTO QUE POSTERIORMENTE ES OFRECIDO Y VENDIDO, DANDO
LUGAR A UNO NUEVA PRODUCCIÓN, ESTO SE DENOMINA CICLO DE LA PRODUCCIÓN.
CONSTITUIDO POR LA MATERIA PRIMA, LA FABRICA, EL PRODUCTO Y EL CLIENTE.

¿Y QUE DÁ ORIGEN A LOS ALMACENES?

COMO SE NECESITA TEENR LA MATERIA PRIMA EN EL MOMENTO PRECISO, SE OBTIENE CON

ANTERIORIDAD, PARA TENERLA CUANDO SE NECESITE, (ALMACENES INDUSTRIALES), Y UNA
VES ELABOADO EL PRODUCTO NO SE DISTRIBUYE INMEDIATAMENTE AL CONSMIDOR, SINO
QUE ESTE ES GUARDADO DESPUES DE HABER SIDO ELABORADO Y MIENTRAS SE SOLICITE SU
ADQUISICIÓN (ALMACENES COMERCIALES).

EXISTE FACTORES COMO:

- LA DEMANDA
- LA ESCASES
- LA OBTENCIÓN DE BUENOS PRECIOS
- LA LEJANIA DEL LUGAR DE OBTENCIÓN

ESTOS FACTORES OBLIGAN ALAS ORGANIACIONES A ABASTECERSE DE MATERIAS PRIMAS O

PRODUCTOS EN CANTIDADES SUFICIENTES PARA QUE PUEDAN TRABAJAR CON NORMALIDAD
Y NO SE VEAN AFECTADOS.
ESTOS FACTORES EXIGEN QUE SE CONTROLE EL ABASTECIMIENTO, PARA EVITAR EL
AGOTAMIENTO O ACUMULACIÓN DE EXISTENCIAS.

ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN:

FINALIDAD:

EL ALMACEN ES LA DEPENDENCIA LOGISTICA DE LA EMPRESA, EN EL SE GUARDA LAS

MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS SEMII-ACABADOS O PRODUCTOS TERMINADOS,
ENTENDIENDO ESTO SU FINALIDAD SERA:

“EFECTUAR OPERACIONS Y ACTIVIDADES NECESARIAS, PARA SUMINISTRAR LOS MATERIALES O

ARTICULOS EN CNDICIONES DE USOY OPORTUNAMENTE DE ESTA MANERA EVITAR
PARALIZACIONES POR FALTA DE ELLOS O INAMOVILIAD DE CAPITALES POR SOBREXISTENCIAS”

ESTO REQUIERE QUE EL ALMACEN DISPONGA DE SU PROPIO CONTROL SOBRE LO QUE

GUARDA.

ACTIVIDADES Y DEBERES:

CON EL FIN DE LOGRAR LA FINALIDAD INDICADA

ACTIVIDADES DEBERES
Recibir los materiales que envía el proveedor Recibir los materiales
u otro almacén.
Descargar, desembalar y verificar. Clasificarlos
Entregar a los depósitos. Almacenarlos ubicados
Guardarlos en sus ubicaciones respectivas. Mantenerlos y cuidarlos
Preocuparse por su mantenimiento. Entregarlos con autorización
Controlar su estado y ubicación. Controlarlos
Entregarlos cuando los necesiten con Solicitar su reposición
autorización.
Controlar su movimiento físico.
Procurar su renovación.
Clasificar los materiales en existencia.

LOS DEBERES CONSTITUYEN EL CICLO DE ALMACENAJE PUESTO QUE SOLICITANDO LA

RENOVACIÓN SE VUELVE AL PRIMER PASO.
2.3. Elementos del Almacén
Recepción:
Es el elemento que tiene por responsabilidad autorizar el ingreso de los materiales a la
empresa y clasificarlos para mantener un control y asi se pueda solicitar oportunamente de
stock.
Almacenaje y entrega:
El almacenaje consiste en guardar los materiales en un lugar determinado en el cual se
encuentre con facilidad
Mientras que la entrega consiste en dar al usuario los materiales en buenas condiciones,
cuando los solicite.
Control de inventarios:
Se centra en la revisión de la clasificación, ubicación y la oportuna renovación. El control de
inventarios se debe centrar en constatar cuando se presenten problemas de agotamiento o
sobre existencias.
Mantenimiento:
Consiste en cuidar y evitar el deterioro de los materiales, mediante tratamientos especiales en
función del tipo de material y del deterioro que pueda sufrir por acción del clima, manipuleo o
del mismo almacenaje.
2.4. Funciones de los elementos
-Jefatura de almacenes
Dirigir y coordinar los elementos que constituyen la dependencia de almacén.
-Recepción
Recibir artículos que lleguen a almacén, constatar con la orden de pedido,
determinar el estado, la cantidad y calidad; posteriormente proceder a
entregarlos a sus almacenes respectivos.
-Almacenamiento
Recibir los artículos de recepción, verificándolo con el parte de ingresos;
posteriormente ubicar, guardar hasta que estos sean solicitados.

-Control
Controlar el movimiento de existencias mediante cantidades máximas y
mínimas de stocks, para facilitar su reposición cuando esta sea conveniente.
-Mantenimiento
Mantiene el buen estado de conservación y limpieza de las existencias y
depósitos.
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
El ciclo de almacenamiento está constituido por los deberes que tiene el almacén.
3.1. Recepción
Este elemento del almacén se encarga de recibir los artículos que adquiere compras,
su labor consiste en:
3.1.1. Descarga
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, hasta el
lugar en serán recepcionados.
El personal que recibe los artículos debe saber, que llega, como llega, su peso, embalaje, de
manera que tome sus previsiones. Su principal preocupación es reducir gastos y pérdidas o
maltratos.
Para la realización de la descarga se debe mantener un espacio adecuado para depositar el
bulto, así como para el vehículo o medio en que se transportaran los materiales, contando con
personal capacitado para la descarga.
3.1.2. Desembalaje
Es la labor de retirar los artículos de los bultos o empaques en los que han
llegado (quitar las cintas de embalaje), es aquí donde se producen la mayoría de pérdidas por
deterioro. El desembalaje se realiza sacando cada artículo y colocando en los lugares donde
será próximamente verificado.
3.1.3. Inspección, Verificación o chequeo
 Consiste en determinar que los artículos solicitados concuerdan con la
cantidad y calidad pedida.
Esta parte es la más importante porque determina si los artículos que han llegado pueden ser
posteriormente usados, es por ella que el encargado dela inspección seguirá un
procedimiento, como primera guía tomara a la orden de compra, para verificar los artículos en
el orden en que se presentan en el documento.
La verificación de la mercadería se lleva a cabo bajo dos aspectos, uno es cuantitativo y el otro
cualitativo, la primera inspección puede ser realizada por cualquier persona que sepa contar la
mercadería según la orden de compra, pero la segunda requiere de una persona con
conocimientos técnicos en materia del producto, manteniendo las herramientas y bajo una
observación realista del estado actual en que llega la mercadería a juzgar en la inspección.
3.1.4. Entrega a los depósitos; ingreso de los artículos, informes o partes por emitir
Una vez realizada la verificación, para dar por terminada la recepción hay que entregar
los artículos a los depósitos u van hacer almacenados, comunicar a de la llegada de la
mercadería, indicando y estableciendo las condiciones en que se ha recibido, esto se ha de
disponer en un documento llamado informe de recepción, donde se consideran todos los
datos correspondientes de los artículos llegados que se entregan a los correspondientes
depósitos donde deben guardar constatando la conformidad del jefe del depósito que sea
recibido los artículos en buenas condiciones para que compras, control y contaduría puedan
proceder con el pago, así el parte de recepción es completado en almacén y posteriormente
enviado al jefe de almacenes.
3.1.5. Recomendaciones a los encargados de la recepción
Los recepcionistas deben tener presente estas recomendaciones:
-Desconfianza en los artículos recibidos en recepción, no actuar confiadamente o con
indiferencia.
-Firma el ingreso de los artículos solamente cuando se esté seguro que es exactamente
lo solicitado.
-No aceptar excusas de apuro de los proveedores o del usuario.
-Se debe pesar medir y contar, según corresponda la mercadería.
-Realizar el control sobre el suelo y no sobre el vehículo en que llega el artículo.
-Verificar los precintos de los bultos.
-Revisar cilindros, damajuanas, botellas, que contengan líquido, no sea que se haya
derramado.
-Utilizar la orden de compra para efectuar la verificación.
-Preparar los medios para efectuar la verificación.
-Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo en recepción pues se debe
pensar que se necesitan de inmediato.
3.2. Almacenamiento propiamente dicho
Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan
entregarse en condiciones de ser utilizados, en el momento que los necesiten los
consumidores.
Los artículos son almacenados de la manera que el espacio sea ocupado adecuadamente, la
función del personal es ubicar los materiales de acuerdo a los establecido, ingresar en sus
registros y dar cuenta de ello.
Los puntos que hay que contemplar con lo referente al almacén son:
-Ubicación de los artículos. -Procedimientos de almacenaje.
-Distribución de los locales. -Control de los artículos.
-Clasificación y simbolización -Reposición
de los artículos.

3.3. Despacho o Entrega

Consiste en entregar los artículos que encuentran guardados en almacén a
cambio de una orden, denominada nota de entrega, que es un comprobante del
movimiento realizado.
El despacho es la última parte del almacenamiento y se siguen en los procedimientos
que faciliten la salida de los artículos, para esto debe adoptarse el método PEPS.
3.3.1. Sistema de lo que entra primero sale primero
Se usa para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en
almacén, y al llegar nueva mercancía esta pueda quedarse en el deposito por un
tiempo mayor al que debería, el método PEPS evita esto de manera que cuando llega
mercadería se coloca a la mercadería antigua encima de la nueva para que sea
despacha primero, así se evita el deterioro y envejecimiento de las mercaderías que
llevan más tiempo en almacén.
Existen variaciones de este sistema:
a) Sistema a base de cupones:
Es la utilización de un cupón desglosable, cuando llega nueva
mercadería se desglosa el cupón y uno se guarda en un cajón en el orden de
llegada de la mercadería; el cupón más antiguo se saca y se despacha la
mercadería para que rote.
b) Sistema de doble área:
Este sistema asigna un doble espacio en el almacenamiento de la mercadería
así cuando llegue nueva mercadería de este tipo se almacene en el espacio libe
y no se despache hasta que se termine con la más antigua.
c)Sistema de separación móvil:
Se utiliza en artículos que pueden apilarse y se despachan siguiendo una
dirección, los artículos nuevos ocupan el espacio de los que ha sido
despachados y se cambia el sentido de despacho de los artículos.
d)Sistema de alimentación por gravedad:
Consiste en ordenar los artículos nuevos en la parte suprior de los estantes e
irlos despachando por la parte inferior, se utilizan estantes inclinados.
3.3.2. Entrega de artículos
Los artículos solo pueden ser entregados por almacén a cambio de una nota de
salida autorizada.
Se diseñan las notas de salida, de manera que contenga todos los datos (el nombre y
símbolo del artículo, la cantidad solicitada y la unidad de medida), deben estar
firmadas por que entregan reciben y autorizan la salida del artículo, se mantiene un
registro de firmas para constatar con las que se firman en las notas de salida.
3.3.3. Formas de entrega
La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser que se
lleve has el consumidor, depende del volumen de la salida y planeamiento de los que
 necesitan los artículos, en ambas formas se utiliza la nota u orden de salida firmada
por la persona que retira el artículo.
3.4. Control
Se realiza desde la recepción hasta la entrega es realizado por el propio personal de
almacén.
4.Relaciones del Almacén
El almacén se relaciona con las otras dependencias de la organización, pero sobre todo
con el elemento contable, compras y el de producción o ventas.
4.1. Relaciones del almacén con la contaduría
Actúa como elemento controlador, lleva un registro que compara con la realidad con la
intención de evitar pérdidas; por esto realiza una toma de inventarios conjunto con
almacén quien brida lo datos necesarios para este:
-Llegada de los artículos
-Ingresos y salidas efectuadas diariamente.
-Distribución de las existencias dentro del almacén.
-Perdidas que se producen por deterioro
Todo esto es necesario para fijar precios de venta o producción y hacerle frente a la
competencia.
4.2. Relaciones de almacén con Compras
Sus relaciones se efectúan en torno a la adquisición de artículos que se requieren para
reponer sus existencias, los puntos de contacto de estas dependencias son:
-Determinación de cantidades por adquirir.
-Información sobre existencias disponibles.
-Información sobre fluctuaciones de los precios.
-Acordar la cantidad y el periodo u abarcan los contratos de adquisición.
4.3. Relaciones de Almacén con Ventas-Producción
Las ventas mueven sus artículos a través de los almacenes comerciales y el almacén
industrial es producción que da salida a los materiales.
El almacén debe da a conocer a ventas y producción, los datos referentes a sus
existencias.
4.4. Otras relaciones del Almacén
El almacén tiene relaciones de subordinación y mando, las relaciones de subordinación
que mantiene con sus jefes inmediatos.
Los de mando e refieren a aquellas que tienen el almacén con sus elementos
subordinados y a los que deben dirigir en su trabajo