APOSTILA PRODUTIVIDADE

2017
 SUMÁRIO

1. Métodos Iniciantes..........................................................................................1
1.1. Método Ivy Lee........................................................................................2
1.2. Kanban Pessoal......................................................................................5
1.3. Método Action..........................................................................................9
1.4. Método DRD.........................................................................................13
1.5. Eat That Frog.........................................................................................18
1.6. Não Quebre a Corrente..........................................................................22
1.7. Mapas Mentais.......................................................................................25
1.8. Gamificação – Método SuperBetter.......................................................30
1.9. Power Nap.............................................................................................34

2. Métodos Intermediários................................................................................38
2.1. Agile Results..........................................................................................39
2.2. Matriz de Eisenhower.............................................................................57
2.3. Método SMART......................................................................................71
2.4. Timeboxing / Pomodoro.........................................................................87
2.5. Tríade do Tempo....................................................................................93
2.6. Método FlyLady......................................................................................97
2.7. Work The System.................................................................................102
2.8. Zen to Done (ZTD)...............................................................................106
2.9. Modelo SCARF....................................................................................118
2.10. Estratégia da Vinci de Criatividade.............................................125
2.11. Estrátegia Disney de Criatividade...............................................131

3. Métodos Avançados...................................................................................137
3.1. Getting Things Done (GTD).................................................................138
3.2. Método RPM........................................................................................156
3.3. Biological Prime Time..........................................................................161
3.4. Scrum...................................................................................................173
3.5. Metodologia 5S....................................................................................179
3.6. Essencialismo......................................................................................183
3.7. Procrastinando de Propósito................................................................191
3.8. Procedimento Operacional Padrão......................................................199
3.9. Seis Chapéus do Pensamento.............................................................204
3.10. Pareto.........................................................................................208
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MÉTODOS INICIANTES
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1. MÉTODO IVY LEE

 Perfeito para pessoas que: Procuram por uma rotina simples e eficiente
para priorizar suas tarefas.

A metodologia aplicada por Ivy Lee em apenas 15 minutos é extremamente simples, e

pode ser utilizada por você, com toda certeza, a partir de hoje. Logo abaixo há o exemplo
do que foi seguido por Lee:

1. Ao final do seu expediente, escreva as seis tarefas mais importantes que você
quer ou precisa realizar amanhã. OBS: não escreva mais do que seis tarefas;
2. Priorize essas seis tarefas de acordo com a sua importância real;
3. Quando chegar amanhã no seu trabalho, concentre-se apenas na primeira
tarefa. Trabalhe até que a primeira tarefa seja finalizada, e só então passe para
a segunda.
4. Prossiga seu dia até chegar ao final da sua lista. Ao final do dia, passe qualquer
item que não tenha sido feito para a lista de seis itens do dia seguinte.
5. Repita o processo durante todos os dias de trabalho.

Por que e como a metodologia funciona?

O método Ivy Lee se utiliza de diversos conceitos que já trabalhei aqui no blog. Portanto,
aqui vai a explicação do que faz dela uma metodologia tão efetiva.

 Sistema extremamente simples

Existe um grande debate no mundo da produtividade quanto a eficiência de

metodologias simples, como o método proposto por Ivy Lee.

Em primeiro lugar, os métodos classificados como “simples” geralmente não levam em

conta as complexidades e nuances do dia a dia. Elas parecem ser feitas para um mundo
perfeito, onde não existem interrupções ou emergências.

Em segundo lugar, elas geralmente não se utilizam das tecnologias que temos a nossa
disposição, o que muitas vezes faz com que se tornem ultrapassadas e arcaicas.

Entretanto, também é verdade que essas metodologias são muito melhores naqueles
dias que você se encontra desmotivado, ou nos dias que se perdeu e deseja voltar aos
trilhos.

Pela minha experiência, metodologias mais complexas, como o Scrum, ou o Getting

Things Done (GTD)são excelentes para um planejamento de longo prazo, quando você
quer se tornar uma pessoa mais produtiva, e não apenas resolver a sua situação atual.
Agora, quando você já está sobrecarregado pela quantidade de tarefas que precisa
realizar hoje, e precisa de um sistema rápido para te ajudar, a única resposta é aderir à
um sistema simples de priorização.

Portanto, saiba que emergências e distrações irão aparecer. Faça o possível para
ignorá-las, eliminá-las ou delegá-las, e então volte para a sua lista de tarefas mais
importantes. Lembre-se que são essas tarefas que realmente vão fazer a diferença para
você!
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 Priorização ao final do expediente

Eu não sei se você reparou, mas o método Ivy Lee deixa claro que você deve priorizar
suas tarefas do próximo dia sempre ao final do seu expediente.

O motivo por detrás dessa recomendação é que ao final do expediente você já realizou
diversas tarefas, e provavelmente já retirou grande parte da bagagem de emergências
que precisavam ser feitas. Dessa forma, ao final do expediente sua cabeça consegue
pensar e lembrar com muito mais facilidade das tarefas que são genuinamente
importantes para você, as quais não foram feitas hoje porque você ficou sem tempo ou
sem ânimo.

Em outras palavras, ao final do expediente você possui todos os recursos necessários

para pensar no que mais ainda precisa ser feito, o que não se repete em nenhum outro
momento do seu dia. Por exemplo, se você deixar para priorizar pela manhã, é possível
que apareçam diversas outras pequenas pendências e emergências que te levarão para
longe de um dia produtivo.

Como se isso não fosse o suficiente, as chances de você acordar motivado para
trabalhar são muito maiores quando você já sabe quais são suas principais prioridades
para o dia, e sabe que não está à mercê da primeira tarefa que lhe aparecer à frente.

 O sistema força você a tomar decisões difíceis

Quantas tarefas você precisa realizar todos os dias? Muito mais do que 6 eu imagino.

Pois é, eu não acredito que 6 seja o número mágico de tarefas que toda pessoa deve
realizar dia a dia. Poderiam muito bem ser 5, ou 7, ou 8, que não faria tanta diferença.
O que existe de mágico no sistema Ivy Lee não é o número de tarefas, mas a imposição
de um número limite de tarefas que devem ser realizadas durante o seu dia.

Como você se sente tendo uma lista de tarefas de 30, 50 ou 100 itens para fazer no
dia? Agora, como você se sentiria se existissem apenas 5 ou 6 itens para realizar hoje?
São sentimento muito diferentes, não é mesmo?!

Quando impomos um limite máximo de tarefas que faremos no dia, automaticamente

estamos tomando uma decisão muito difícil, mas também libertadora. Estamos tomando
a atitude de priorizar e fazer apenas aquelas tarefas que realmente são importantes, e
deixarmos de lado todas aquelas obrigações que apenas nos mantêm ocupados.

 Realização de suas maiores prioridades como a primeira tarefa da manhã

Alguma vez você já deixou para fazer uma tarefa importante no período da tarde, e
acabou postergando a sua realização para o dia seguinte?

Caso a resposta seja afirmativa, não se sinta sozinho!

Todos nós temos uma tendência gigantesca de evitarmos tarefas desconfortáveis e

difíceis, e isso acontece pela maneira natural com que nosso cérebro trabalha. Talvez
por adiarmos sempre essas tarefas, elas acabem em algum momento se tornando
nossas maiores prioridades, as quais devem ser feitas o quanto antes.
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Dessa forma, quando pensamos a respeito de quando devemos realizar tarefas difíceis,
o período da manhã é o mais recomendado para a maioria das pessoas. Isso acontece
porque temos mais força de vontade no período da manhã, quando comparado ao
período vespertino, o que realmente faz a diferença para iniciar essas tarefas.

Caso você ainda não saiba, nossa força de vontade é um recurso finito, que vai se
extinguindo durante o dia após cada uma das decisões que tomamos. Em outras
palavras, você pode pensar na sua força de vontade como um músculo, que entra em
fatiga quando muito utilizado.

(Para saber mais sobre as pesquisas que comprovam que força de vontade é um
recurso finito, clique aqui).

Da mesma forma, no período da tarde são muito maiores as chances de você ser
interrompido com alguma emergência que precisa ser feita, eliminando suas chances
de realmente priorizar suas tarefas mais importantes.

 Fim do multitarefa

Por último, um dos grandes motivos que leva o método Ivy Lee a ser tão eficiente é que
ele nos direciona a realizar apenas uma tarefa de cada vez.

Após anos de estudos sobre o funcionamento do cérebro, e como processamos nossas

tarefas, diversos estudos concordam que a capacidade de realizar múltiplas tarefas ao
mesmo tempo, ou de “multitarefar”, não existe.

Nosso cérebro é incapaz de prestar atenção em duas tarefas ao mesmo tempo. O

melhor que podemos fazer é alternar rapidamente entre uma tarefa e a próxima,
entretanto isso possui o desagradável ônus de nos deixar menos produtivos. Ao alternar
entre tarefas, nosso cérebro precisa de um intervalo de tempo para começar a pensar
e operar com facilidade sobre aquela tarefa, sendo um desperdício de tempo e energia.

Considerações Finais

Existe ainda uma modificação que eu colocaria no Método Ivy Lee: Antes de começar
seu dia de trabalho, reveja a sua lista e agende qualquer reunião que realmente seja
necessária naquele dia.

Não se preocupe se o horário da reunião não estiver de acordo com a sua ordem de
prioridades. Essa é a realidade de se agendar compromissos com outras pessoas. Ao
agendar reuniões logo pela manhã, você aumenta suas chances de realmente entrar
no calendário das outras pessoas, e elas provavelmente te agradecerão por não enviar
um aviso de última hora. Ainda assim, se assegure de que seu dia não será cheio de
reuniões irrelevantes.
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2. KANBAN PESSOAL

 Perfeito para pessoas que: Procuram de um fluxo de trabalho, que

permita trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo.

O que é o Kanban?

Ao visitar a América, uma das coisas que mais impressionou Taiichi Ohno (engenheiro
da Toyota) foi uma visita a um supermercado local. Ao entrar no mercado, Ohno
percebeu que todas as prateleiras estavam perfeitamente abastecidas, e que ao invés
de o mercado estocar grandes quantidades de produtos, ele mantinha apenas a
quantidade que os clientes tendiam a comprar.

Ohno procurava cortar os custos de produção e manutenção nas suas linhas de

produção, enquanto mantinha a qualidade no seu produto final. Foi então que ele criou
o que hoje conhecemos como Kanban (“letreiro” ou “tabuleta” em japonês).

Ohno organizou sua fábrica para começar a produzir carros sob demanda. Além disso,
para simplificar a produção, ele passou a utilizar um quadro de tarefas que mostrava
aos funcionários qual o fluxo de trabalho de toda a fábrica.

Assim, todos os funcionários podiam saber quais tarefas já estavam concluídas e quais
ainda precisavam ser feitas simplesmente olhando para o quadro. Dessa forma, não
perdiam tempo esperando até que alguém lhe atribuísse alguma tarefa, e, como
resultado, menos gerentes eram necessários para controlar o processo, e as tarefas
eram executadas mais rápido.

O Surgimento do Kanban Pessoal

Entretanto, nossa vida não é uma linha de produção, e as nossas tarefas não seguem
necessariamente um fluxo de trabalho linear. Com essa ideia em mente, em 2011, Jim
Benson e Tonianne DeMaria Barry publicaram o livro “Personal Kanban: Mapping Work
| Navigating Life”.

No livro, Benson e Barry nos guiam para uma versão mais simples do Kanban
tradicional, chamado de Kanban Pessoal, o qual podemos facilmente utilizar para
organizar todos os nossos afazeres.

As duas regras do Kanban Pessoal

O Kanban Pessoal possui apenas duas regras, as quais são facilmente aplicadas
quando entendemos o funcionamento do sistema. São elas:

1. Visualize seu trabalho

Como pressuposto básico do Kanban Pessoal, precisamos constantemente visualizar:

a) quais tarefas precisamos fazer; b) quais tarefas estamos fazendo; c) quais tarefas já
estão finalizadas. Isso acontece por explicações simples.

Em primeiro lugar, ao passar todas as tarefas que precisamos fazer para o papel,
conseguimos livrar um espaço mental precioso para processar outras informações.
Enquanto nossa cabeça está cheia, tentando lembrar de todas as tarefas que estão
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pendentes, não conseguimos nos concentrar apropriadamente na tarefa que temos a

nossa frente, dificultando a sua finalização.

Além disso, visualizar as tarefas que estão sendo feitas nesse momento é importante
para que adquiramos consciência do quão sobrecarregado está nosso fluxo de trabalho.
Excesso de tarefas, na maior parte das vezes, significa falta de foco ou priorização,
sendo extremamente ineficiente.

Por último, é importante visualizar as tarefas que já estão concluídas, pois essas servem
como motivação para continuarmos trabalhando. Visualizar as tarefas finalizadas
fornece um sentimento de alegria, contribuindo assim para que tenhamos
mais energia para progredir nos nossos projetos.

2. Limite o trabalho em andamento:

Não existe necessidade alguma de colocar no seu prato mais atividades do que você
realmente consegue lidar. Cada pessoa possui uma quantidade de tarefas ótima, que
consegue trabalhar com facilidade e agilidade no seu trabalho, entretanto, a maior parte
das pessoas não respeita esse número, e busca adicionar sempre mais e mais.

O Kanban busca justamente evitar que esse tipo de coisa aconteça, e pede para que
você escolha um número máximo de tarefas que devem estar sendo processadas. No
livro, Berson e Barry sugerem que caso ainda não saiba qual seu número ótimo de
tarefas, comece com 3 por exemplo, e altere conforme julgar necessário.

Como utilizar o Kanban Pessoal? – Preparativos

Bom, agora que já sabemos o que é o Kanban Pessoal, e quais são as duas regras
simples que precisamos seguir para utilizá-lo eficientemente, vamos comentar sobre o
fluxo de tarefas padrão que a maior parte das pessoas utiliza no começo.

O sistema padrão utiliza três colunas, as quais são mostradas logo abaixo.

O natural, para a maioria das pessoas, é desenhar essas 3 colunas em um quadro

branco, e a partir disso começar a grudar post-its com as tarefas em cada coluna.

Como utilizar o Kanban Pessoal? – Organizando o Fluxo de Tarefas

Em seguida, eu sugiro que comece escrevendo todas as tarefas que precisa completar
em post-its e comece a colocá-los na coluna “A Fazer” ou na coluna “Fazendo”.
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Coloque todas as tarefas que conseguir lembrar. Desde ligar para a sua mãe, até viajar
no final do ano. É importante que você retire da sua cabeça a necessidade de lembrar
de todas essas tarefas e passe cada uma para um post-it. Caso uma tarefa contenha
diversas subtarefas, prefira criar post-its com as diferentes subtarefas, já que isso
permitirá uma visualização mais precisa do que ainda deve ser feito sobre aquele
determinado assunto.

Em seguida, analise a real necessidade de fazer todas essas tarefas. Busque limitar a
quantidade de tarefas que ainda devem ser feitas. Isso facilitará a tomada de decisões
daqui para frente e consequentemente otimizará o seu fluxo de trabalho.

(Para entender a importância de eliminar tarefas, clique aqui)

O passo seguinte é decidir o número máximo de tarefas que você aceita ter na sua
coluna “Fazendo”. Caso ainda não saiba a quantidade de tarefas ótima para você, sugiro
que comece com 3 e altere conforme achar necessário.

Atualmente, eu busco manter um fluxo com 3 tarefas que preciso finalizar até o final do
dia, e outras 3 tarefas que podem ou não ser concluídas, dependendo da minha
disponibilidade de tempo e energia.

Otimizando o Kanban Pessoal para o seu uso pessoal

Embora a maior parte das pessoas inicie com o modelo comentado acima, é natural que
com o passar do tempo comecemos a adaptá-lo ao nosso próprio ritmo de trabalho.
Para que o Kanban funcione bem, é necessário que você apenas continue seguindo as
duas regras que foram discutidas acima: Visualize o Trabalho e Limite o Trabalho em
Andamento.

Existem várias modificações que podem ser feitas no sistema. Entre elas podemos citar:

 Inserção de uma Coluna “Hoje”

Uma das alterações mais comuns no Kanban Pessoal é a inserção de uma nova coluna
entre as colunas “A Fazer” e “Fazendo”. Nela, podemos colocar as tarefas que
gostaríamos de trabalhar ainda hoje.

Dessa forma, aumentam as chances de não ultrapassarmos o número limite de tarefas

que estão em andamento, enquanto conseguimos visualizar rapidamente as tarefas que
devem ser feitas logo em seguida.

 Inserção de uma Coluna “Esperando”

Outra modificação comum é a inserção de uma coluna referente as tarefas que

dependem de outra pessoa. Por exemplo, você pode estar esperando a resposta do seu
fornecedor quanto a proposta que você acabou de fazer. Não faz sentido que essa tarefa
ocupe um espaço na já limitada coluna “Fazendo”. Dessa forma, passe essa atividade
para a coluna “Esperando” e prossiga com uma nova tarefa.

 Priorização de Tarefas

Muitas vezes, mesmo limitando o número de tarefas que ficam no nosso quadro, ainda
precisamos visualizar rapidamente quais são as tarefas que devem ser prioridades. Para
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superar essa dificuldade, podem ser utilizados post-its de diferentes cores,

simbolizando diferentes prioridades. Por exemplo, você pode utilizar post-its amarelos
para baixa prioridade, laranjas para média prioridade e vermelhos para alta prioridade.

 Separação por contextos

Algumas tarefas exigem contextos específicos para serem concluídas. Por exemplo,
algumas tarefas só podem ser feitas no escritório, enquanto que outras apenas fora do
escritório. Algumas precisam de um computador, enquanto que outras precisam de um
telefone.

Caso prefira, você também pode criar um código de cores para os post-its, ou até
mesmo desenhar diferentes símbolos no papel para representar diferentes contextos.

Ferramentas para facilitar o uso do Kanban

Caso você não goste da opção de utilizar um quadro branco para organizar suas tarefas,
ainda existem diversas outras opções para você. Embora existam diversos aplicativos
que permitem a utilização do Kanban Pessoal, os aplicativos que eu sugiro são:

 TRELLO

Essa é uma das ferramentas mais utilizadas no gerenciamento de projetos, permitindo

a montagem rápida de um fluxo de trabalho no estilo Kanban. Para utilizá-lo, você pode
se cadastrar gratuitamente com seu endereço de e-mail, e nomear as colunas “A Fazer”,
“Fazendo” e “Feito”, conforme sua preferência.

Em seguida, utilize diferentes cartões (cards) para inserir as suas tarefas. Você também
pode utilizar diferentes códigos de cores para suas tarefas, inserir imagens ou gráficos
para facilitar a visualização e compreensão das tarefas, atribuir tarefas para os
diferentes membros da sua equipe, e até mesmo colocar prazos de entrega para cada
tarefa.

 KanbanFlow

Outra excelente ferramenta gratuita, o KanbanFlow já vem com as colunas padrões “A

Fazer”, “Fazendo” e “Feito”, além da coluna “Hoje” já embutida.

Além disso, KanbanFlow permite que você insira diferentes etiquetas às suas tarefas,
permite a criação de subtarefas, e de tempo estimado para conclusão de cada uma
delas.

Caso também utilize a Técnica de Pomodoro, KambamFlow também possui um

temporizador embutido, facilitando muito o processo.

Considerações Finais

O Kanban Pessoal é um excelente sistema para aqueles que procuram simplicidade e

eficiência. Ele possui apenas duas regras básicas: Visualize o trabalho e Limite o
Trabalho em andamento, podendo ser estruturado tanto com a utilização de post-its,
como utilizando aplicativos online.
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3. MÉTODO ACTION

 Perfeito para pessoas que: Precisam organizar seus projetos e ideias

em uma lista de tarefas acionáveis.

O que é o Método Action?

Com essa ideia em mente, o “Método Action” foi desenvolvido em 2006 pela
empresa Behance, como uma forma de organizar melhor as informações no ambiente
de trabalho, e possibilitar que todos os integrantes da equipe estejam em dia com seus
projetos.

O nome da metodologia “Action”, ou “Ação”, resume bem no que consiste todo o

método. Basicamente, todo o pensamento aqui é orientado para execução de projetos.
Isso porque até mesmo as suas ideias mais brilhantes estão constantemente sob sério
perigo de abandono, caso você não comece a agir.

Embora o método tenha sido criado para empresas, ele pode ser facilmente adaptado
para uso pessoal. Portanto, mesmo que você trabalhe sozinho hoje, ainda poderá tirar
grande proveito da técnica.

A maneira mais simples que eu encontrei de te explicar o método é começando pelas

duas premissas que sustentam todo a metodologia.

As Duas Premissas do Método Action

Existem apenas duas premissas que sustentam todo o método. São elas:

 Todas as suas tarefas fazem parte de algum projeto

De maneira muito similar ao Método RPM, o Método Action assume que todas as suas
tarefas fazem parte de algum projeto maior.

Dessa forma, aquela grande apresentação que você precisa fazer na quarta-feira é um
projeto. Aquela nova campanha que você já está preparando é um projeto. Seus planos
de desenvolvimento pessoal constituem em um projeto. O cuidado com a casa, seus
relacionamentos, o gerenciamento das finanças, são todos projetos.

Muitas vezes, enquanto estamos realizando todas essas tarefas no dia a dia, nos
esquecemos que cada tarefa, por menor que seja, contribui de alguma forma para uma
imagem maior do que queremos para nossa vida. Todos nós trabalhamos em prol de
algo a mais do que um salário no final do mês. Todos trabalhamos por projetos que
muitas vezes vão além do nosso interesse.

Dessa forma, quando voltamos a colocar cada uma dessas tarefas dentro de projetos,
recuperamos uma perspectiva maior sobre o rumo que nossa vida está tomando.

Além disso, como a maior parte das pessoas, eu tenho certeza que você luta para
progredir em cada projeto que faz parte da sua vida, sendo que um dos seus maiores
desafios é sempre o número de projetos que se encontram a sua frente.
 10

Mas assim que você volta a enxergar tudo na sua vida como projetos, você pode
começar a quebrá-los em porções menores, e nos seus componentes mais
fundamentais: Itens de Ação, Itens de Referência e Itens em “Banho-Maria”.

 Todo projeto pode ser dividido em 3 componentes

Como segunda premissa do Método Action, temos que cada projeto na nossa vida pode
ser subdividido em 3 componentes fundamentais. São eles:

– Itens de Referência

Todo projeto possui um conjunto de informações que são úteis para sua realização, mas
que não são necessariamente executáveis. Minutas de reuniões, manuais, websites,
registros de discussões são apenas alguns exemplos.

Você também pode ter alguns livros que deseja ler para aprimorar suas habilidades de
liderança, ou pode até mesmo considerar este blog como uma referência no seu projeto
para alavancar sua Produtividade Pessoal.

– Itens em “Banho-Maria”

Em segundo lugar, existem sempre algumas ideias ou ações que são importantes para
o projeto, mas que não são relevantes no momento atual, podendo ser importantes em
algum momento no futuro.

Por exemplo, redesenhar seu site pode ser algo interessante no seu projeto de
marketing. Mas, se essa tarefa não possui tanta urgência para ser executada, pode ser
armazenada facilmente na sua lista de “Banho-Maria”.

– Itens de Ação (tarefas)

Finalmente, chegamos à espinha dorsal do Método Action: os “Itens de Ação”. Essas

são as tarefas específicas que precisam ser feitas para realização e finalização do seu
projeto. Por exemplo, “Criar o esboço para sua apresentação”, ou “Estabelecer
exatamente quais são os benefícios do meu produto que eu vou focar”.

Os itens de ação correspondem a todas as tarefas, por menores que elas sejam, que
fazem parte de algum projeto ativo.

Utilizando o Método Action no “Todoist”

Certo, uma vez que você entenda que dentro do Método Action sempre estaremos
lidando com projetos, e que cada um dos seus projetos pode ser subdivido em “Itens de
Ação”, “Itens de Referência” e “Itens em Banho-Maria”, podemos começar a explorar
um pouco mais como aplicar essa metodologia na prática.

Aqueles que me acompanham já há algum tempo, sabem que minha lista de

tarefas preferida é o “Todoist”, e, portanto, explicarei como aplicar o método utilizando
essa ferramenta.
 11

Projetos

Certo, o primeiro passo é definir quais exatamente são os projetos que você está
trabalhando, e listá-los no campo “Projetos” na lateral esquerda do Todoist. Aqui não
existe segredo. Liste todos os seus projetos, até mesmo aqueles que não estão ativos
no momento.

Dessa forma, se você ainda deseja fazer a reforma da cozinha na sua casa, ou
desenvolver um novo produto para sua empresa, ou começar a praticar algum tipo
de exercício físico, liste tudo isso como diferentes projetos.

Enquanto estiver adicionando seus projetos, você vai perceber que existe um pequeno
círculo, de cor cinza, ao lado de cada novo projeto que você adiciona. Dessa forma,
antes de adicionar o novo projeto, eu peço que você altere para a cor verde o círculo
dos projetos que atualmente estão ativos, e para vermelho o círculo dos projetos que
estão inativos (projetos que você deseja executar algum dia).

* http://lpprodutividade.com.br/wp-content/uploads/2016/10/M%C3%A9todo-Action-
Projetos-Verdes-e-Vermelhos.gif *

Dessa forma, apenas passando o olho na sua lista de projetos, você conseguirá
facilmente visualizar de maneira clara em quais projetos está trabalhando e quais ainda
não está. Além disso, caso queira começar a trabalhar em um novo projeto, tudo o que
precisa fazer é editar a sua cor no aplicativo.

Caso desista, ou deixe de trabalhar em determinado projeto, você ainda pode arquivá-
lo facilmente e deixar todos os seus dados salvos na plataforma.

Itens de Ação e Itens de Referência

Certo, uma vez que você tenha criado uma pasta para cada um dos seus diferentes
projetos, o próximo passo é você começar a listar todos os itens que fazem parte dele.

O meu conselho é para que divida os seus itens de ação e de referência em diferentes
subpastas dentro do meu mesmo projeto.

* http://lpprodutividade.com.br/wp-content/uploads/2016/10/M%C3%A9todo-Action-
Itens-de-A%C3%A7%C3%A3o-e-de-Refer%C3%AAncia.gif *

Coloque todos os itens que são executáveis dentro da pasta “Itens de Ação” e todos os
itens que não são executáveis dentro da pasta “Itens de Referência”.

Se preferir, você também pode deixá-los na mesma pasta, e então adicionar algum tipo
de etiqueta que permita a você separar facilmente as referências das ações. Por
exemplo, você pode adicionar a etiqueta “@ref” antes de cada referência, o que até
mesmo facilitará encontrar mais tarde essa referência através do sistema de busca.

Itens em Banho-Maria

Por último, os itens que estão em banho-maria correspondem àqueles que estão em
espera, e que você pretende executar mais tarde. Se você está acostumado com o
sistema “Getting Things Done (GTD)”, essa lista seria o equivalente à lista “Um
dia/Talvez”.
 12

No Todoist, a melhor forma que eu encontro de manter os itens em banho-maria é

criando um projeto completamente diferente, e colocando todos os itens em banho-
maria dentro dessa mesma lista. Então, conforme os dias vão passando, você revisa
essa lista e retira de lá os itens que deseja agir no momento.

Alternativamente, você pode inserir esses itens já dentro dos seus respectivos projetos,
e utilizar um asterisco “*” antes da descrição da sua tarefa, de forma que ela não possa
ser completada.

* http://lpprodutividade.com.br/wp-content/uploads/2016/10/M%C3%A9todo-Action-
N%C3%A3o-execut%C3%A1vel.gif *

Considerações Finais

Quando estiver pensando sobre como aplicar o método, dê prioridade para alguma
forma de capturar suas tarefas e projetos que se adapte às suas necessidades. Além
disso, tenha em mente que o design da sua metodologia vai afetar muito a
sua motivação para utilizá-la.

Atração frequentemente gera comprometimento. Se você gosta do seu método de

organização, é muito mais provável que você o utilize com frequência. Por esse motivo,
pequenos detalhes como a escolha do seu aplicativo, e as cores que você escolheu
para separar seus projetos podem fazer toda a diferença no seu nível de
comprometimento com a técnica.

Escolha com sabedoria, e caso tenha alguma dúvida, utilize o espaço logo abaixo para
fazer um comentário. Terei o maior prazer em lhe ajudar!
 13

4. MÉTODO DRD

 Perfeito para pessoas que: Precisam organizar suas tarefas em uma

rotina semanal eficiente.

O que é DRD e como ele funciona?

O método DRD foi elaborado pelo Gerônimo Theml, criador da Academia da

Produtividade, para servir como uma evolução de uma agenda.

DRD – Descarregar

Assim como praticamente todos os métodos de organização, a estratégia DRD começa

descarregando todas as tarefas da semana em algum documento, que pode ser um
pedaço de papel, ou um arquivo digital.

É importante aqui que sejam colocadas absolutamente todas as tarefas que você
executa durante a semana e que fazem parte da sua rotina. Por exemplo, você pode
colocar que precisa pagar as contas, levar o cachorro para passear, ligar para os seus
pais, responder e-mails, verificar o WhatsApp, buscar as crianças na escola, fazer as
compras no mercado, cozinhar, etc.

Coloque absolutamente tudo que faz parte da sua semana. Caso não tenha certeza de
que colocou tudo, passe uma semana com um caderninho, e anote absolutamente tudo
o que você fez durante o seu dia.

Ao final, é bem provável que você tenha dezenas, se não centenas de tarefas que você
executa todas as semanas.

DRD – Reunir

O próximo passo é reunir todas as tarefas que tenham alguma similaridade em blocos
de tarefas.

Por exemplo: Facebook, WhatsApp, Instagram, Twitter, LinkedIn são todas redes
sociais. Dessa forma, se você precisa verificar cada uma dessas redes durante a
semana, você pode agrupar todas elas em apenas um bloco, que você chamará de
“Bloco das Redes Sociais”.

Da mesma forma, se você realiza diversas reuniões durante a semana, que podem ser
reuniões com seus parceiros de negócios, ou com fornecedores, ou reuniões financeiras
da empresa, então você pode agrupar todas essas reuniões no que chamará de “Bloco
de Reuniões”.

De forma similar, se você precisa ligar para 10 potenciais clientes durante a semana, e
ainda ligar para seus fornecedores, então crie um “Bloco de Ligações”. Se você precisa
fazer compras no mercado, ir na frutaria, e pagar as contas na lotérica, então crie o
bloco “Tarefas Feitas na Rua”.

Eu poderia ainda te dar diversos outros exemplos disso funcionando, mas imagino que
você já tenha conseguido pegar a ideia de como o processo funciona. Dessa forma,
busque não complicar muito o processo e reúna os itens que exigem recursos parecidos
para serem executados.
 14

DRD – Distribuir

Pronto, já chegamos no último passo do método. Simples, não é mesmo?

Então, como última tarefa, precisamos distribuir nossos blocos de tarefas nos turnos da
semana. No livro “Produtividade para quem quer tempo”, o Geronimo Theml explica que
você pode distribuir seus blocos de diferentes formas, dependendo da quantidade de
“turnos” que você possui no seu dia, e da quantidade de “dias” que você passa
executando suas tarefas.

A partir desses dois fatores, você construirá uma matriz, onde distribuirá todas as suas
tarefas.

Então, por exemplo, se você quer organizar sua manhã, tarde e noite (3 turnos), nos 7
dias da semana, então você deve distribuir seus blocos em uma matriz 7×3. De maneira
similar, se você gosta de organizar apenas a sua manhã e a sua tarde (2 turnos), em
cinco dias (deixando o sábado e domingo de lado), então você terá uma matriz 5×2.

Não existe certo ou errado quando estamos definindo o tamanho de nossa matriz, e isso
até mesmo se altera ao longo da vida. Existem anos em que você pode estar cheio de
responsabilidades e precisando de uma matriz 7×3, enquanto que em outros anos uma
matriz 6×2 já é o suficiente. Portanto, defina o tamanho de sua matriz conforme a sua
atual situação de trabalho.
 15

Como distribuir os itens na matriz?

Bom, uma vez que você já tenha definido o tamanho de sua matriz, chegou a hora de
realmente colocarmos cada um dos blocos dentro dela. Existem basicamente duas
formas de fazermos isso, e isso depende muito da sua personalidade.

De um lado, existem aquelas pessoas que gostam de estipular quais tarefas serão feitas
hora a hora, e para essas pessoas eu recomendo que reorganizem as tarefas que
possuem dentro de cada bloco, colocando-as em ordem de acordo com o que devem
ser feitas. Em seguida, elas devem ser colocadas nessa ordem dentro da matriz. Dessa
forma, fica até mesmo mais fácil criar o hábito de executar a mesma tarefa todas as
semanas, sem precisar consultar tantas vezes seu DRD.

Contudo, do outro lado, existem aquelas pessoas que são mais soltas, e não gostam
muito de uma organização rígida, com tarefas estipuladas hora a hora para fazer. Para
essas pessoas, é recomendado que apenas coloquem suas tarefas dentro de cada
turno, sem se preocupar muito com os horários. Dessa forma, o objetivo aqui é que você
apenas conheça quais são os seus blocos para cada turno do dia, permitindo que você
trabalhe de maneira mais focada em cada um dos seus afazeres.

Por que a metodologia funciona?

Uma vez que você tenha entendido como o método funciona, um passo que eu acho
extremamente valioso é você também entender por que o método funciona?

A importância de descarregar

“Nossa cabeça foi feita para ter ideias e não para mantê-las” ~ David Allen

Dentre todas as práticas que existem dentro do estudo da Produtividade Pessoal, eu

penso que a mais utilizada e mais difundida é a que devemos retirar da nossa cabeça
todas as tarefas que precisamos fazer, e passá-las para um documento que possamos
posteriormente revisar.

Essa é uma prática que você encontra em diversas metodologias de organização,

inclusive no Rapid Planning Method (RPM), ou no Getting Things Done (GTD), ou Zen
to Done (ZTD), ou ainda o Método Action.

Todos eles se iniciam dessa mesma forma, e isso acontece exatamente pelo mesmo
motivo: nossa cabeça possui uma quantidade limitada de itens que consegue processar
por vez. Em outras palavras, nossa cabeça possui uma memória operacional limitada,
que geralmente não consegue trabalhar com mais do que 4 a 6 itens de cada vez.

Dessa forma, se você precisa realizar 10 tarefas hoje, você provavelmente não
conseguirá pensar em todas essas tarefas de uma única vez. Por esse motivo, fica muito
mais fácil lembrar e organizar as tarefas se elas estiverem em um documento a sua
frente.
 16

A importância de reunir

De maneira similar ao item “Descarregar”, reunir suas tarefas em blocos é

extremamente importante pela forma com que nosso cérebro comumente trabalha.

Então, por exemplo, você já deve ter reparado que a linguagem que você utiliza ao falar
no telefone é geralmente diferente da linguagem que você utiliza ao mandar um e-
mail para um colega de trabalho. Da mesma forma, o pensamento que você precisa ter
em uma reunião é diferente da linha de pensamento que você possui quando está
fechado sozinho no seu escritório.

Isso acontece porque nosso cérebro aplica diferentes “regras” de conduta dependendo
do contexto onde estamos inseridos. Se estamos sozinhos, nosso cérebro aplica um
conjunto de regras que talvez não sejam tão bem-vindas quando estamos com outras
pessoas. Se estamos em casa, aplicamos um conjunto de regras diferentes de quando
estamos na rua.

Esses conjuntos de regras foram construídos ao longo dos anos, e comumente

utilizamos diversos desses conjuntos em um único dia. Contudo, a cada vez que
precisamos alternar entre esses modos de trabalho, nosso cérebro se desgasta, já que
precisa ficar buscando e rebuscando informações na memória, o que resulta na perda
da capacidade de você permanecer focado.

Então, quando agrupamos nossas tarefas em blocos, e executamos cada tarefa

sucessivamente, não precisamos ficar trocando entre nossos diversos modos de
trabalho, economizando uma energia preciosa para nosso cérebro.

Dessa forma, é bem provável que você chegue ao final do dia mantendo sua capacidade
de foco, já que mesmo trabalhando duro, você não desgastou seu cérebro alternando
entre os diversos conjuntos de regras existentes para cada contexto de trabalho.

A importância de distribuir

Por último, falta ainda discutirmos a importância de distribuirmos nossos blocos de

tarefas dentro de uma matriz. Existem aqui dois benefícios principais que eu quero estar
discutindo.

Então, em primeiro lugar, distribuir suas tarefas em uma matriz é importante para que
você ganhe clareza a respeito de como você executará cada uma de suas tarefas na
semana. Em outras palavras, ao final do seu DRD, você poderá acordar na segunda-
feira sabendo exatamente como quer que seu dia passe. Você saberá quais os itens
que terão a sua atenção durante o dia, e conseguirá se organizar de maneira muito mais
precisa.

Em segundo lugar, distribuir suas tarefas é importante para que você determine e saiba
quando executará cada uma de suas tarefas. De acordo com um estudo publicado em
2002, no British Journal of Health Psychology, estabelecer dia e horário para executar
uma tarefa pode até mesmo dobrar as suas chances de realmente executar o que está
pretendendo fazer.

Isso sem falar na paz que você adquire ao saber que todas as suas tarefas caberão na
sua semana. De acordo com o Geronimo Theml, quando seus alunos e clientes
de coaching fazem seu DRD pela primeira vez, surge a sensação de que tudo cabe, e
que com organização até sobra tempo na semana.
 17

Considerações Finais

Bom, esse foi apenas um resumo de como eu entendo e interpreto a estratégia DRD,
criada pelo Geronimo Theml.

Dessa forma, caso você precise de mais informações a respeito do método, recomendo
que adquira já o livro “Produtividade para quem quer tempo”, ou se inscreva na página
“Estratégia DRD”, onde o próprio Geronimo disponibiliza um vídeo explicativo de toda a
estratégia.

Espero que eu tenha lhe ajudado e que você passe a ser uma pessoa mais Produtiva e
organizada a partir de hoje aplicando a estratégia DRD!
 18

5. EAT THAT FROG

 Perfeito para pessoas que: Estão procrastinando regulamente a

execução de um ou mais projetos.

Por que o método “Eat that Frog” funciona?

Basicamente, o que Brian Tracy defende em seu livro é que precisamos sempre fazer a
tarefa mais difícil, ou aquela com maior impacto na nossa vida, durante o período da
manhã, se possível como a primeira tarefa assim que acordamos.

O objetivo principal aqui é que não procrastinemos a realização dessa tarefa, o que pode
acontecer facilmente caso deixemos para realizá-la a tarde ou a noite.

No artigo “Como aumentar nossa força de vontade e evitar péssimas decisões”, nós
discutimos que nossa força de vontade é um recurso limitado, que funciona como um
músculo, podendo entrar em fatiga quando muito utilizado. Através de múltiplas
decisões tomadas ao longo do dia, começamos a perder a capacidade de resistir a
tentações, e começamos a tomar decisões que comumente nos trazem arrependimento.

Não é segredo para ninguém que o número de pessoas que quebram uma dieta ao
anoitecer é maior do que do número de pessoas que quebram a dieta no café da manhã.
Da mesma forma, não é segredo algum que o número de traições entre casais também
é maior a noite, quando comparado ao período matutino e vespertino.

Da mesma maneira, se temos uma tarefa complicada para ser feita, o ideal é que a
façamos de manhã, pois esse é o período onde temos maior força de vontade,
dificultando assim que procrastinemos.

10 Ótimas Maneiras de Combater a Procrastinação

Em seu livro, além de comentar o conceito de que precisamos “comer nosso sapo” como
a primeira tarefa da manhã, Brian Tracy ainda oferece outras 21 técnicas para o
combate da Procrastinação. Para que esse texto não se torne tão longo, eu tomei a
liberdade de selecionar o que eu considero ser as 10 melhores técnicas dentre todas
elas.

Técnica 1 – Arrume a mesa

Antes mesmo de você definir qual será o seu “sapo” e aí sim ter o trabalho de comê-lo,
você precisará decidir exatamente o que você gostaria de alcançar em cada área da
sua vida. Clareza, portanto, é uma das qualidades mais importantes para seu
desenvolvimento e produtividade pessoal.

A maior razão que leva as pessoas a procrastinarem e não tomarem decisões talvez
seja a ambiguidade, imprecisão ou confusão que muitas pessoas têm sobre o que
precisam fazer. Dessa forma, como sua maior tarefa, você teve lutar com todas as suas
forças para sempre possuir grande clareza sobre suas maiores metas e afazeres.
 19

Técnica 2 – Planeje cada dia antecipadamente

Sempre trabalhe utilizando uma lista! Sempre que algo novo aparece no seu dia,
escreva essa tarefa, ou ideia em uma lista, e só então decida o que você deve fazer. De
acordo com Tracy, você pode aumentar sua produtividade em 25% ou mais quando
trabalha utilizando listas.

Procure fazer sua lista, e com ela priorizar as tarefas do dia seguinte na noite anterior,
ou ao final do expediente. Isso permitirá ao seu inconsciente trabalhar na sua lista
durante toda a noite, enquanto você dorme, aumentando assim a sua quantidade
de insights e ótimas ideias que você tem. Essas ideias podem ser de bom uso no dia
seguinte, quando você realmente realizará cada tarefa.

Técnica 3 – Aplique a regra 80/20

Talvez você já tenha ouvido falar no “Princípio de Paretto”, ou “Regra 80/20”, que dita
que grande parte das coisas que temos na vida não estão distribuídas igualmente. Por
exemplo, o princípio dita que 20% dos seus esforços resultam em 80% dos seus
resultados. Dita que 20% dos seus clientes são responsáveis por 80% das suas vendas,
e que 20% dos seus serviços e produtos são responsáveis por 80% do seu lucro.

Isso significa que caso você tenha uma lista com 10 itens para fazer, apenas dois desses
itens valerão de 5 a 10 vezes mais que todos os demais 8 itens agrupados.

Dessa forma, procure sempre identificar quais são as suas tarefas que mais lhe trarão
resultado. Caso tenha dificuldade, ou não saiba como fazer isso, clique aqui.

Técnica 4 – Considere as consequências

De acordo com o pesquisador Edward Banfield, perspectiva de longo prazo é o indicador

mais preciso que temos hoje para prever se uma pessoa irá ou não se elevar
economicamente e socialmente. Após mais de 15 anos de pesquisa, hoje sabemos que
a capacidade de imaginar seu futuro a longo prazo é mais importante que histórico
familiar, educação, raça, inteligência, conexões, e virtualmente qualquer outro fator para
determinar se você terá sucesso na sua vida.

Isso acontece porque pessoas com uma visão estratégica de longo prazo são capazes
de tomar melhores decisões a curto prazo. Pessoas bem-sucedidas buscam sempre
pensar cinco, dez, vinte anos à frente para garantir que suas atividades e atitudes de
hoje promovam o futuro que tanto desejam.

Técnica 5 – Uma tarefa de cada vez

Uma das melhores formas de se combater a Procrastinação é parar de focar na grande

tarefa que você tem a sua frente, e começar a focar em uma pequena ação, que você
pode tomar hoje, que lhe ajudará no projeto como um todo.

Em outras palavras, “Uma jornada de mil milhas se inicia com um único passo”. Dessa
forma, procure não focar apenas nos resultados que você está esperando, mas nas
pequenas decisões tomadas diariamente, que ao final de semanas, ou meses, farão
toda a diferença no andamento do seu projeto.
 20

Técnica 6 – Melhore suas habilidades

Quanto melhor você fica em executar uma tarefa, mais difícil será de você procrastiná-
la. Uma das maiores razões pelas quais adiamos realizar uma tarefa é que nos sentimos
inaptos, inadequados, ou com falta de confiança para finalizá-la. Quando nos sentimos
fracos, ou deficientes em uma área, comumente nos sentimos desmotivados e
desencorajados para seguir em frente.

Dessa forma, continuamente estude e melhore suas habilidades chave. Lembre-se que
o motivo pelo qual você é bom em algumas coisas hoje, é que você conseguiu
perseverar sobre os momentos difíceis, onde ainda não possuía o conhecimento ou a
experiência para executar bem sua tarefa. Lembre-se que você não “é” ruim no que está
fazendo, mas você “está” ruim, e que isso faz parte do processo de aprendizagem. Não
deixe isso te desanimar!

Técnica 7 – Identifique o que te impede

O que está te segurando, ou impedindo você de realizar sua tarefa? Quais os fatores
que estabelecem a velocidade com que você alcança as suas metas? O que evita com
que você “coma os seus sapos” todos os dias? Por que você ainda não alcançou seus
objetivos?

Todas essas são perguntas extremamente importantes, que você deve responder antes
de atingir um alto nível de produtividade e eficiência. Seja lá o que você está fazendo
hoje, sempre existem fatores limitantes, que estão te impedindo de atingir todo o seu
potencial. O seu trabalho é encontrá-los e combatê-los o mais rápido possível.

Técnica 8 – Motive-se a agir

Para que estejamos sempre dando o nosso melhor, precisamos nos tornar mestres no
gerenciamento das nossas emoções e da nossa motivação. Precisamos estar
constantemente nos encorajando a fazer o nosso melhor e a sermos ao menos um dos
melhores na nossa área de atuação.

Para atingir isso, segundo Tracy, você deve se tornar uma pessoa otimista, e resolver
que responderá de maneira positiva às palavras, situações, ações e reações que
acontecem a sua volta. Você deve se negar a deixar que as dificuldades e contratempos
da vida afetem negativamente seu humor e suas emoções.

Técnica 9 – Desenvolva um senso de urgência

Talvez uma das qualidades mais aparentes de pessoas bem-sucedidas seja a

capacidade de estar sempre entrando em ação. Essas pessoas retiram um tempo para
pensar, planejar e estabelecer prioridades, e em seguida se lançam de cabeça nos seus
projetos e objetivos.

Dessa forma, são capazes de finalizar uma gama gigantesca de tarefas na mesma
quantidade de tempo que uma pessoa comum utilizaria socializando ou trabalhando em
tarefas de pouco valor.

Portanto, uma das técnicas mais simples que você pode usar consigo mesmo é
estabelecer seus prazos fictícios para seus projetos, e se lançar de cabeça na sua
realização.
 21

Técnica 10 – Finalize suas tarefas

Por último, de nada adianta todo o planejamento, priorização e a execução das suas
tarefas, se você não conseguir realmente finalizar ou concluir seus projetos. De nada
adianta trabalhar duro dia após dia se no final você não alcança resultados reais.

Lembre-se aqui que o “Feito é melhor que o perfeito”. Lembre-se que seu maior
motivador sempre será os seus resultados e os frutos que está colhendo com seu
trabalho.

Portanto, sempre que você se pegar tentando realizar diversos projetos ao mesmo
tempo, busque estabelecer quais podem te dar o melhor resultado, e finalize-os o quanto
antes. Em seguida, escolha um ou dois novos projetos, e vá fundo novamente. Essa é
a melhor forma de você estar sempre progredindo e colhendo bons resultados!

Técnica extra – Não comece pelo e-mail

A não ser que sua lista de pendências esteja vazia, que suas prioridades não sejam
definidas por você ou que os seus resultados sejam avaliados primariamente pelo fator
"tempo de resposta", eu sugiro não começar o dia lendo o e-mail (ou qualquer meio de
comunicação pelo qual novas tarefas e pendências chegam a você).

A razão é simples: considerando que você tem uma lista de pendências registradas
(e revisadas regularmente), é provável que você já tenha identificado na última revisão
(no final do dia anterior ou antes de começar o novo dia) algumas prioridades que podem
se beneficiar do período de foco no início do dia, antes de as interrupções se
intensificarem.

Aproveite o momento, e não provoque você mesmo o início das interrupções e da

distração: escolha tarefas que não seriam prejudicadas por algo que possa estar na sua
caixa de entrada, confie que algo urgente será comunicado a você por outro meio, e
deixe para fazer a primeira leitura de e-mail do dia uma hora depois, após ter tomado
impulso, para tornar mais fácil resistir à distração das comunicações.

Considerações Finais

Lembre-se: ao “comer seu sapo” já pela manhã, você diminui suas chances de
procrastinar, e aumenta suas chances de aproveitar melhor o dia, já que se sentirá
realizado por ter progredido. Além disso, você tenderá a manter sua cabeça mais limpa,
e passará mais tempo fazendo tarefas que realmente gosta de fazer.
 22

6. NÃO QUEBRE A CORRENTE

 Perfeito para pessoas que: Procuram adotar diferentes hábitos.

Não quebre a corrente: A estratégia de Seinfeld

Em 2007, Isaac decidiu apresentar em uma entrevista ao Lifehacker o que ouviu de

Seinfeld, descrevendo a estratégia nas seguintes palavras:

“Ele disse que a maneira de ser um melhor comediante era criar melhores piadas e que
a melhor maneira de criar melhores piadas era escrever todos os dias.

Ele me disse para conseguir um grande calendário de parede que possuísse todo o ano
em uma página e pendurasse ele em uma parede visível. O próximo passo seria
conseguir um grande pincel vermelho. Ele disse que para cada dia que eu fizesse a
minha tarefa de escrever, eu poderia colocar um grande X vermelho sobre aquele dia.

Depois de alguns dias você verá uma corrente. Basta mantê-la e a corrente crescerá
todos os dias. Você irá se entusiasmar ao ver aquela corrente, especialmente quando
você já estiver fazendo a algumas semanas. Sua única tarefa é não quebrar a corrente.
”

Por que a estratégia de Seinfeld funciona?

Perceba que Seinfeld não falou nada sobre escrever boas piadas, ou sobre utilizar todas
as suas piadas nas suas apresentações. Para o comediante, o segredo do seu sucesso
estava apenas em escrever todos os dias, independente de como estava se sentindo
naquele dia, ou do quão atarefado ele estava.

Em outras palavras, o comediante declarou que a chave de seu sucesso era criar e
manter momentum, sendo que para isso criou um método onde conseguia visualizar
rapidamente o quão consistente estava a sua prática.

Como discutido no artigo “Momentum: O Princípio Chave para Consolidação de

Hábitos”, todos nós possuímos a tendência de continuar a praticar aquilo que fizemos
nos dias anteriores. Entretanto, muitas vezes auto sabotamos nossos hábitos, e nos
convencemos de que perder apenas um dia não fará grande diferença. Ainda assim,
quando deixamos de fazer nossos hábitos por um dia que seja, criamos uma exceção,
 23

uma desculpa que também poderá ser usada nos outros dias que estivermos sem
vontade.

Ao criar uma exceção, invertemos nosso Momentum, e damos chance para que maus
comportamentos voltem a aparecer.

A consistência leva a maestria

Como empreendedores, nosso sucesso sempre depende de nos tornarmos o melhor,

ou ao menos um dos melhores no nosso ramo de atuação. Para nosso sucesso, não
podemos apenas saber algumas informações. Nós precisamos ser verdadeiros mestres
nos temas que trabalhamos.

E não importa qual o seu ramo de atividade, para nos tornarmos verdadeiros mestres,
a palavra-chave é consistência, sendo justamente esse o propósito que o método “Não
quebre a corrente” procura promover nas mais diferentes áreas da nossa vida.

Portanto:

 Não quebre a corrente na sua série de exercícios, e você ficará em forma

rapidamente;
 Não quebre a corrente na sua dieta, e você sentirá bem-disposto, com o corpo
mais energizado;
 Não quebre a corrente no seu planejamento diário, e você se sentirá cada vez
menos sobrecarregado;
 Não quebre a corrente no seu negócio, e você terá resultados muito melhores.

Frequentemente, olhamos pessoas bem-sucedidas e desejamos ter a disciplina, força

de vontade e motivação para assim como elas, atingir resultados incríveis. Entretanto,
pessoas de sucesso geralmente se utilizam de consistência para manter seus hábitos,
dependendo de força de vontade apenas para iniciar novos desafios.

Como começar: O desafio dos 30 dias

 https://youtu.be/JnfBXjWm7hc

Em 2011, o engenheiro de computação Matt Cutts comentou em sua apresentação no

TED Talks o que fez para deixar de se sentir preso a sua rotina. Matt desenvolveu o
hábito de tentar algo novo a cada 30 dias. A ideia é simples: pense em algo que você
sempre quis adicionar a sua vida, e tente fazê-lo por 30 dias. Caso você goste do
resultado, continue fazendo, mas caso não goste, não tem problema, apenas volte a
fazer o que fazia antes.

Através do hábito de se auto desafiar a cada 30 dias, Matt começou a pedalar todos os
dias até o trabalho, escreveu um romance, e passou a se sentir mais vivo quando
começou a tirar uma foto todos os dias.

Desafios de 30 dias são muito comuns, principalmente quando falamos de dieta

ou exercício físico, entretanto eles podem ser utilizados para os mais diversos hábitos
que você deseja criar.

Dessa forma, o meu desafio para você é o seguinte:

 24

1. Escolha um hábito que deseja desenvolver

Por exemplo, você pode escolher começar a meditar, ou começar a utilizar a “Matriz de
Eisenhower” para priorizar seu dia, ou começar a desenvolver um rito matinal, ou a tirar
uma soneca todos os dias a tarde. Não importa qual seja o hábito, o importante é que
seja apenas um.

2. Decida quando, com quem e onde você desenvolverá esse hábito todos os dias

Você vai meditar de manhã assim que acordar, ou a noite antes de ir dormir? Você vai
cochilar no carro, ou em uma sala de reuniões próxima? Você desenvolverá seu rito
matinal sozinho ou com o auxílio de outra pessoa? Lembre-se que decidir
especificamente o que deseja fazer é extremamente importante para execução do
hábito.

3. Faça o download do calendário 2017 – Não quebre a corrente

Imprima, e cole-o na sua parede.

4. Caso prefira, utilize algum aplicativo

Caso não queira imprimir e pendurar um calendário na parede, você também pode
utilizar alguns aplicativos para manter seus hábitos. Algumas opções gratuitas são
o Way of Life (iOS) e o Hab it!(Android).

5. Defina seu gatilho

Em seguida, defina qual será o gatilho que disparará o hábito. Alguns exemplos podem
ser: após acordar, ou após chegar no escritório, ou após escovar os dentes, ou assim
que o lembrete no celular tocar.

6. Visualize seu hábito

Visualize como seria desenvolver o hábito perfeitamente. Primeiro acione o gatilho,

depois o comportamento, e finalmente você marcando um X no seu calendário.

7. Execute

Mantenha-o pelo período de 30 dias. Faça do seu hábito uma das suas principais
prioridades, e não deixe que nem mesmo um dia passe sem ele. Apenas assim você
conseguirá construir o momentum necessário para, caso preferir, continuar a
desenvolver o hábito após 30 dias.

Considerações Finais

Ao tentar aplicar essa nova metodologia, você possivelmente terá alguns falsos
começos, onde você consegue manter o planejamento por alguns dias, e em seguida
precisa pular um dia. Isso é normal, e, portanto, peço que você não desanime ou
permaneça frustrado. Isso é apenas um indicativo de que você ainda precisa fazer
algumas mudanças antes de prosseguir com seu hábito. Reflita sobre as alterações que
deseja fazer e comece de volta.
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7. MAPAS MENTAIS

 Perfeito para pessoas que: Procuram organizar e revisar seus

conhecimentos sobre determinado tema.
* https://www.youtube.com/watch?v=ebpibrt08pE *

O que é um Mapa Mental?

Basicamente, o conceito de Mapa Mental surgiu, ou ao menos foi amplamente

divulgado, na década de 70, através do inglês Tony Buzan. Nessa época, Buzan
estudava muito psicologia cognitiva, que é a ciência de como nós compreendemos os
mais diversos conteúdos, e também estudava muito quais eram os requisitos
necessários para que a nossa memória armazenasse alguma informação.

Com isso, Buzan descreveu então pela primeira vez o conceito de Mapas Mentais, que
basicamente correspondem a uma forma gráfica e visual de se estruturar um
conhecimento. Em outras palavras, um Mapa Mental representa uma “fotografia” de
como um conteúdo está estruturado dentro da sua cabeça.

Como fazer um Mapa Mental

Bom, não existem muitos segredos por detrás de como um Mapa Mental deve ser
construído. Eu ensinarei aqui a técnica utilizando o software “Coogle”, pois essa é uma
ferramenta online, gratuita, e de fácil utilização. Ainda assim, caso esteja procurado
outros softwares, ou até mesmo fazê-los a mão, existem diversos blogs que tratam mais
a fundo do assunto, incluindo o “Mais Aprendizagem”, da Ana Lopes.

A ideia geral do mapa é muito, muito simples, mas exige um pouco de prática para
começar a ficar fácil. Portanto, não se desencoraje caso tenha dificuldade para fazer
seus primeiros mapas. Até mesmo os mais renomados mestres nessa técnica tiveram
dificuldades no início.

Então vamos começar?

1) Escreva o tema principal dentro de um círculo.

O primeiro passo na construção do seu mapa é a definição do tema ou assunto a ser

estudado. Procure colocar o tema no centro do mapa, sendo que para isso você pode
utilizar uma palavra, ou uma imagem. Imagens são sempre bem-vindas, pois nos
passam muito mais informações que apenas palavras. Ainda assim, devido à dificuldade
de trabalhar com imagens em alguns softwares, você pode preferir utilizar apenas
palavras.
 26

2) Identifique alguns tópicos relacionados ao tema central, e construa os

primeiros ramos.

O segundo passo é a identificação de alguns conteúdos que estão relacionados ao seu

tema principal. Por exemplo, se você está aprendendo a tocar violão, três tópicos
relacionados a isso poderiam ser “Teoria Musical”, “Afinação do Instrumento”, e
“Estruturação de Acordes”. Todas essas são áreas que você precisa dominar ao menos
um pouco se realmente desejar tocar violão.

Procure utilizar diferentes cores para cada ramo, pois isso ajudará a sua memória, e
facilitará o aprendizado. Novamente, se você encontrar imagens que simbolizem para
você cada um desses temas, vá em frente. Ainda assim, reitero que imagens não são
cruciais para a formação de um bom Mapa Mental.

3) A partir dos primeiros ramos, crie subtópicos, e expanda seu raciocínio.

Por último, crie subtópicos para cada um dos ramos criados anteriormente. Procure
utilizar apenas uma palavra, ou no máximo uma frase para cada um dos seus tópicos e
subtópicos. Novamente, isso ajudará seu processo de memorização.

Para identificar qual palavra ou desenho colocar em cada tópico ou subtópico, entre em
diálogo interno e explique o conteúdo para você mesmo, como se estivesse explicando
para outra pessoa.
 27

Além disso, conforme colocado no artigo “Elevando os Padrões: Como está a Qualidade
das suas Perguntas? ”, nosso diálogo interno é baseado em perguntas e respostas,
sendo que a todo momento estamos ou perguntando ou respondendo alguma coisa. Se
você não está conseguindo progredir, preste mais atenção nas perguntas que está
fazendo, e procure encontrar perguntas ainda melhores.

A cada tópico ou subtópico, procure criar o hábito de se perguntar o porquê de as coisas

estarem ou não relacionadas. Isso ajudará muito o seu aprendizado. Por vezes, pode
ser necessário se afastar do projeto para refletir. Isso é absolutamente normal. Tire
alguns minutos para descansar e volte depois.

Por que Mapas Mentais funcionam tão bem?

Existem diversos motivos que levaram os Mapas Mentais a ganharem grande

notoriedade no mundo da aprendizagem. Entre esses motivos, podemos citar:

 Nosso cérebro funciona de forma e dinâmica

O primeiro motivo pelo qual Mapas Mentais são muito melhores que outras técnicas
mais convencionais de estudo (resumos, por exemplo) é que nosso cérebro não
funciona de forma linear, mas sim de forma dinâmica.

Eu não sei se você já reparou, mas sempre que você está pensando a respeito de algum
tema, você faz isso de forma um tanto arbitrária e caótica. Por exemplo, vamos falar que
você está estudando diferentes temas de produtividade pessoal, e está
pensando sobre como estruturar as suas metas. De repente, você lembra de uma
palestra que você assistiu sobre motivação, e começa a relembrar alguns conceitos
passados na palestra. Em seguida, você se lembra de como tentou utilizar isso para o
combate da sua procrastinação, e já em seguida lembra de outro tópico importante para
suas metas.

Embora a explicação de diferentes conteúdos seja feita de forma linear, pois isso facilita
a comunicação, nossa compreensão e entendimento do conteúdo nunca é feita dessa
forma. A todo momento estamos vinculando diferentes conhecimentos, e não temos
total controle sobre a ordem que isso acontece na nossa cabeça.

Mapas Mentais favorecem muito esse processo, pois você consegue facilmente sair e
voltar de um conteúdo sem problemas. Para isso, basta que você crie mais alguns
tópicos e subtópicos no seu mapa.

 Nosso cérebro funciona de forma visual

Outro grande motivo que leva os Mapas Mentais a serem amplamente utilizados é que
eles se utilizam de cores e desenhos.

Nossa cabeça naturalmente armazena informações de forma visual, e faz isso porque
armazenar imagens é muito mais fácil e rápido do que armazenar palavras. Você
provavelmente já ouviu dizer que “uma imagem vale mais do que mil palavras”. Então,
por exemplo, se eu falo para você a palavra “alface”, você necessariamente imaginará
uma alface verde, porque é assim que sua cabeça processa informações.

Da mesma forma, quando eu falo “alface”, você já imagina uma alface de determinado
tamanho, e com determinada textura, e consegue imaginar as bordas dessa alface.
 28

Portanto, em uma imagem você tem diversas informações condensadas, que podem
ser facilmente acessadas.

 Obrigatoriamente você passará pelos 5 passos da aprendizagem

No artigo anterior, nós discutimos que todo processo de aprendizagem passa por 5
passos, que correspondem a “Adquirir conhecimento”, “Comparar com informações
anteriores”, “Compreender”, “Julgar” e “Reter”. Discutimos também que as técnicas de
grifar um texto e de fazer resumos não passam necessariamente por todos esses
passos, sendo formas ineficientes de estudo.

O mesmo não acontece com os Mapas Mentais, pois para fazer um Mapa Mental você
precisa necessariamente passar por cada uma das fases. Por exemplo, para que você
consiga criar subtópicos no seu mapa, você precisará vincular cada subtópico com um
tópico anterior, que já está internalizado na sua cabeça.

Da mesma forma, para que você escolha qual palavra colocará em cada tópico ou
subtópico, você obrigatoriamente terá de entrar em diálogo interno, onde você precisará
compreender, julgar, e explicar para você mesmo o conteúdo, favorecendo assim a
rápida retenção de conceitos chave no conteúdo.

Erros comuns ao fazer um Mapa Mental

Uma vez que você já tenha aprendido a fazer seu próprio Mapa Mental, eu gostaria de
te alertar sobre algumas armadilhas que você pode cair, e que dificultarão o seu
aprendizado.

 Se preocupar muito com a estética

Em primeiro lugar, um dos erros mais comuns que as pessoas cometem ao fazerem
seus Mapas Mentais é se preocuparem mais com a estética do mapa, do que com o
conteúdo. Não me entenda mal, fazer um mapa bonito realmente facilita o processo de
revisão, e até a sua motivação para continuar fazendo outros mapas, mas se essa for a
sua maior preocupação, você restringirá muito a sua imaginação, e as ideias não
conseguirão fluir facilmente.

Portanto, a minha dica é para que primeiramente monte todo o mapa, sem deixá-lo muito
rígido. Apenas coloque todas as informações no papel, e deixe que elas fluam da sua
cabeça para o mapa. Em seguida, após ter finalizado todo o mapa, aí sim chegou a hora
de você reorganizar o conteúdo, de forma que ele fique mais fácil de ser revisado.

Esse processo é muito mais simples em mapas feitos no computador, sendo que para
mapas feitos a mão, você terá que redesenhar todo o seu mapa.

 Escrever textos e parágrafos ao invés de tópicos

Outro erro amplamente cometido, principalmente por iniciantes, é querer escrever

textos, ou parágrafos, ao invés de tópicos. Sempre que possível, escreva uma única
palavra, ou coloque uma única imagem para representar cada tópico ou subtópico. Se
não for possível fazer isso, considere escrever no máximo uma frase, que engloba todo
aquele conhecimento.
 29

Isso é necessário em primeiro lugar para garantir que sua cabeça está processando e
compreendendo toda aquela informação que você está passando. A verdade é que caso
você ainda não consiga condensar um parágrafo inteiro em apenas uma palavra ou
frase dentro da sua cabeça, então você ainda não compreendeu todo o conteúdo, e,
portanto, não conseguirá retê-lo ou recuperá-lo.

Durante o processo de procura por uma palavra ou frase que englobe o que você quer
falar, você também perceberá que pode dividir o conteúdo em mais tópicos ou
subtópicos, o que favorece ainda mais seu entendimento.

 Não é porque algo é lógico para você hoje, que também será amanhã

Embora você construa seus mapas para estruturar o seu conhecimento hoje, é muito
provável que você ainda precisará revisá-lo algum dia. Portanto, deixe claro no seu
mapa quais são todas as conexões que você está fazendo hoje.

Não é porque algo é óbvio hoje para você, que também será no futuro. É muito comum
ao longo do tempo esquecermos de algumas informações e perdermos alguns links que
já foram feitos no passado. Dessa forma, para melhor aproveitamento do seu mapa,
deixe claro quais são todos os vínculos que está fazendo.

 Utilize cautelosamente os Mapas Mentais de outras pessoas.

Por conceito, um Mapa Mental corresponde a uma fotografia de como um conteúdo está
estruturado na sua cabeça. Dessa forma, não necessariamente ele estará estruturado
da mesma maneira na cabeça das outras pessoas.

Ao pegar mapas prontos na internet, ou de outras pessoas, você corre o risco de tentar
estruturar um conteúdo de forma incompatível com o seu próprio cérebro, o que
dificultará muito seu aprendizado.

Meu conselho, portanto, é para que sempre faça seu próprio Mapa Mental. Utilize os
mapas de diferentes pessoas apenas para perceber diferentes links que essas pessoas
podem estar fazendo, e que você ainda não percebeu que poderiam ser feitos.

Considerações Finais

No início, você pode levar mais tempo fazendo seus mapas do que escrevendo tudo de
forma linear, como em um resumo. Isso acontece porque você ainda não tem prática
com a técnica. Com o tempo, você conseguirá delinear seus mapas com muito mais
facilidade, e tirará muito mais proveito dos seus estudos.

O segredo aqui é descobrir a forma com que você estrutura o conhecimento dentro da
sua cabeça. A verdade é que todos nós já estruturamos naturalmente nossos Mapas
Mentais na nossa imaginação. Entretanto, muitas vezes não temos completa noção de
como fazemos isso.

Dessa forma, sugiro que seu primeiro Mapa Mental seja feito com um tema que já
domina, de forma que você consiga facilmente visualizar como sua cabeça está
trabalhando atualmente.
 30

8. MAPAS MENTAIS

 Perfeito para pessoas que: Procuram por um método divertido para

definir suas metas.
* https://www.youtube.com/watch?v=YcDdm30b1P4 *

Por que um jogo?

Um jogo?! Por que razão alguém transformaria sua vida em um jogo enquanto está
tendo pensamentos suicidas? Não faz sentido, não é mesmo?

Bom, na cabeça de Jane isso fazia todo o sentido. Afinal de contas, ela já estudava a
psicologia utilizada em jogos a mais de uma década. Na realidade, Jane havia sido a
primeira pessoa no mundo a completar um Ph.D. estudando os talentos utilizados por
jogadores enquanto estão entretidos, e como eles traduzem isso em sua vida real.

Jane sabia, por exemplo, que quando estamos jogando, enfrentamos grandes desafios
com mais determinação, criatividade e otimismo. Nós também ficamos mais propensos
a procurar a ajuda de outras pessoas. Era justamente isso que Jane buscava trazer para
o seu próprio desafio real.

Ela resolveu então criar seu próprio jogo, e se colocou como a heroína de sua própria
história. O jogo era simples: ela possui uma identidade secreta, recrutava alguns
aliados, batalhava contra os vilões, e ativava seus “power-ups”. Mesmo com um jogo
tão simples, em poucos dias ela começou a melhorar e os sintomas
da depressão e ansiedade começaram a desaparecer.

Hoje, Jane continua pesquisando como diferentes jogos influenciam nossa capacidade
de superar desafios e como eles alteram nossa perspectiva do mundo. Ela também
possui duas palestras no TED Talks, onde explica as suas maiores descobertas,
estando ambas com mais de 4 milhões de visualizações. Recentemente, Jane escreveu
o livro “Super Better”, onde explica um passo a passo para você também “gamificar” a
sua vida.

O que é Gamificação?

Bom, antes de prosseguirmos com o passo a passo recomendado no livro, eu quero

fazer uma pausa para expandir um pouco mais o conceito de “Gamificação”.

Basicamente, podemos chamar de gamificação toda e qualquer aplicação dos

elementos e princípios utilizados em jogos, mas em contextos da vida real. As principais
aplicações desse tipo de tecnologia se encontram hoje na área de educação e
marketing.

Por exemplo, hoje em dia, carros elétricos e híbridos utilizam algumas técnicas de
gamificação para educar seus motoristas a gastarem menos combustível. A Nissan Leaf
oferece a oportunidade dos motoristas se conectarem uns com os outros, e então
compararem e competirem para ver quem está gastando menos combustível por
quilometro rodado.

Outro exemplo pode ser visto na utilização de aparelhos como o Fitbit, ou o Apple
Watch. Esses equipamentos nos incentivam a realizar atividade física, permitindo que
 31

criemos uma meta positiva, e nos conectando a uma comunidade de amigos que podem
torcer pela nossa vitória e nos motivar a alcançar nosso objetivo.

Além disso, grandes empresas como o Google e a Microsoft estão também investindo
pesado nesse tipo de tecnologia para ampliar a visão da marca e educar os seus
usuários sobre como utilizar seus recursos de forma mais produtiva.

Em suma, desde que foi primeiramente cunhado em 2010, o termo gamificação tem
ganho cada vez mais notoriedade, principalmente por grandes empresas do ramo
tecnológico e educacional. Essa é uma tecnologia com aplicações reais, e com grandes
ganhos para a sociedade como um todo.

O Método “Super Better”

Uma vez que você tenha entendido que gamificação possui usos extremamente
diversos na nossa sociedade, eu quero te fornecer uma maneira de você aplicar isso na
sua própria vida. Para fazer isso, vamos utilizar o método recomendado pela Jane
McGonigal no seu livro “Super Better”.

Como material de apoio, vamos utilizar o vídeo “4 Passos para Conquistar Vitórias
Épicas”, do Erico Rocha.

Passo 1: Vitória Épica

O primeiro passo é a definição de quais serão as suas vitórias épicas!

As vitórias épicas correspondem a um tipo especial de meta, que comumente

encontramos em jogos. Elas possuem 4 características principais:

1. É razoável esperar que você alcançará a sua meta caso se esforce;

2. Você usará diversos dos seus talentos e forças para alcançar seu objetivo;
3. Você se motiva para alcançar essa meta. Apenas pensar nela já te estimula;
4. Você mesmo escolheu realizar essa meta. Ela representa o que você mais quer.

Hoje existem mais de 50 anos de pesquisa mostrando a importância que metas

possuem em nossas vidas. Por exemplo, elas são capazes de aliviar sintomas como
estresse e ansiedade, nos deixar mais felizes e saudáveis, e ainda colaboram muito
para termos bons resultados.

Isso acontece porque metas fortalecem 4 de nossos talentos naturais. São eles:

 Foco: Vitórias Épicas ajudam a focar nossa atenção no que realmente queremos
alcançar;
 Descoberta: Ao tentar alcançar um objetivo, comumente descobrimos e
aprimoramos uma variedade de habilidades;
 Determinação: Vitórias Épicas nos motivam a encontrar um caminho e
permanecer determinados, mesmo quando encontramos diversos obstáculos.
 Energia: Uma boa vitória épica é capaz de te energizar, permitindo que você
coloque sempre o seu melhor esforço.

Dessa forma, não perca tempo, e comece agora a definir quais serão as suas Vitórias
Épicas!
 32

Passo 2: Missões

No caminho para sua Vitória Épica, você precisará enfrentar algumas missões. As
missões correspondem às metas diárias e semanais, que você define para estar cada
dia mais perto do seu objetivo final.

Dessa forma, missões funcionam porque promovem 5 grandes benefícios. São eles:

1. Significado e Propósito: Missões nos fornecem algo para trabalhar e focar

todos os dias, mesmo quando sua grande meta parece estar muito distante;
2. Comprometimento: Ao definir tarefas para serem feitas a cada dia, você se
mantem comprometido e conectado com seus objetivos finais;
3. Conexão Social: Nos jogos, missões são comumente realizadas em grupo, já
que assim como na vida real, isso aumenta nossas chances de sucesso e nosso
bem-estar ao longo do caminho;
4. Confiança: A cada vez que completamos uma missão, nos sentimos mais
confiantes e motivados;
5. Flexibilidade: Missões permitem que sejamos flexíveis em nossa estratégia,
enquanto ainda mantemos uma visão clara e focada de longo prazo.

Portanto, o próximo passo sugerido é que você comece a quebrar sua Vitória Épica em
missões menores. Dessa forma, monte um plano de como, quando e onde realizará
suas missões, execute seu plano, e a partir disso se mantenha flexível para alterar o
que não está funcionando.

Passo 3: Power-ups

Em terceiro lugar, é importante definirmos nossos “power-ups”. Um power-up é

simplesmente um comportamento ou pensamento que faz com que você se sinta bem.
Os Power-ups não precisam estar necessariamente conectados a sua Vitória Épica,
podendo ser qualquer coisa que faça você se sentir melhor.

Por exemplo, você pode procurar por filhotes do seu animal predileto na internet, como
fotos de uma bebê panda, ou de um bebê coelho. Você também pode ouvir a sua
música predileta, ou simplesmente se visualizar alcançando seu objetivo.

Independentemente de qual sejam os seus power-ups, é importante que você os

escreva em algum documento, ou folha de papel, e que isso fique visível para você.
Afinal de contas, ninguém consegue evitar os momentos baixos da vida, especialmente
quando estamos no caminho de uma Vitória Épica. Alguns vilões e obstáculos vão
aparecer, e você precisará enfrentá-los.

Dessa forma, o melhor caminho que você pode seguir é ter alguns power-ups na manga,
que podem ser ativados em qualquer dia, e farão com que você se sinta
instantaneamente melhor.
 33

Passo 4: Aliados e Vilões

Como último passo, entramos na definição de aliados e vilões. Aqui, é importante

ressaltar que existem duas categorias tanto de aliados como de vilões.

Em primeiro lugar, existe a categoria referente a “outras pessoas”, que podem estar
tanto te ajudando nas suas missões (aliados), como podem estar barrando o seu
crescimento (vilões).

Então, por exemplo, se sua família como um todo está te apoiando, então ela será um
dos seus principais aliados rumo à sua Vitória Épica. Contudo, se existe alguém dentro
da sua casa que te coloca para baixo dia após dia, essa pessoa precisa ser vista como
um vilão, e você deve evitar ao máximo o seu criticismo.

A segunda categoria se refere aos seus próprios pensamentos. Isso mesmo! No seu
dia, existem alguns pensamentos que funcionam como seus aliados, e outros
pensamentos que funcionam como vilões.

Então, por exemplo, se você pensa “Isso nunca vai mudar”, ou “Eu não sou bom o
bastante”, ou ainda “Isso é impossível”, então você tem claros exemplos de
pensamentos vilões. Esses são pensamentos ou crenças que te limitam, e barram o seu
crescimento.

Contudo, também existem pensamentos positivos, que agem como seus aliados. “Eu
estou no caminho certo”, ou “Eu vou encontrar essa resposta”, ou ainda “Com o tempo,
as peças vão se encaixando” são apenas alguns exemplos do que você pode falar para
você mesmo, e assim se sentir um pouco melhor.

Considerações Finais

Quando eu paro para refletir sobre o Método “Super Better”, eu acho extremamente
interessante perceber o efeito que diferentes palavras possuem sobre a visão que eu
tenho dos meus objetivos.

Por exemplo, eu me sinto muito melhor quando eu chamo meus objetivos de Vitórias
Épicas e não simplesmente de metas. Da mesma forma, eu me sinto muito mais
motivado para executar minhas tarefas quando eu as vejo como missões.

Embora elas sejam praticamente as mesmas coisas, as palavras que eu utilizo

transformam completamente o significado e o engajamento que eu tenho com os meus
projetos.
 34

9. POWER NAP

 Perfeito para pessoas que: Procuram otimizar seu foco e concentração

no período da tarde.

Cochilos nas Empresas

Independente disso, existem alguns estigmas relacionados a prática de cochilos,

principalmente quando olhamos para dentro de empresas. Para citar apenas alguns,
podemos falar que cochilo é um indicativo de:

 Falta de ambição;
 Preguiça;
 Padrões muito baixos.

Embora todos esses pressupostos sejam falsos, é engraçado notar como essa
percepção ainda predomina em empresas dos mais diversos tamanhos. Contra isso,
grandes empresas como o Google, Hubspot, Spotify, Github e Wrapp estão
implementando salas mais calmas e confortáveis em seus escritórios, de forma que os
funcionários possam tirar uma soneca na metade do dia.

Isso mesmo! Você não entendeu errado. Eles tiram uma soneca durante o dia!

Isso ocorre devido a um crescente corpo de evidências que mostram que cochilos
vespertinos possuem grandes benefícios vinculados a produtividade. Ficou
interessado? Vamos então analisar alguns desses benefícios.

Os benefícios de um cochilo intenso (power nap)

Embora existam muitos estigmas relacionados à retirada de cochilos na metade do dia,

é interessante perceber como alguns grandes líderes e estudiosos como Leonardo da
Vinci, Napoleão Bonaparte, Thomas Edison, Winston Churchill e John Kennedy tiravam
sonecas habitualmente.

É muito provável que eles fizessem isso por um ou vários dos seguintes benefícios:

1 – Aumento de performance e restauração do estado de alerta

De acordo com um estudo realizado na Universidade de Hiroshima, participantes que

cochilavam por 20 minutos possuíam maiores níveis de performance e autoconfiança
quando comparados aos indivíduos controles. Além disso, os dados mostram efeitos
positivos na manutenção do estado de vigília e restauração do estado de alerta.

Da mesma forma, a National Sleep Foundation (Fundação Nacional de Sono nos

Estados Unidos) recomenda a retirada de cochilos de 20-30 minutos, e até cita um
estudo da NASA, feito com pilotos militares e astronautas, apontando que sonecas
podem melhorar performance em 34% e níveis de alerta em incríveis 100%.
 35

2 – Cochilos possuem benefícios psicológicos e corporais

Devido ao grande relaxamento muscular que temos ao tirar um cochilo, podemos contar
com benefícios relacionados à diminuição da tensão muscular, pressão arterial
reduzida, e melhor controle emocional (menos raiva, choro, ansiedade e frustração).

Os cochilos servem como pequenas férias na metade do dia, servindo como uma ótima
forma de nos rejuvenescermos sem precisar sair do ambiente onde trabalhamos.

3 – Cochilos podem reduzir a chance de doenças cardíacas

De acordo com um estudo realizado com 23 mil adultos, a prática de um cochilo na

metade da tarde, por pelo menos 3 vezes na semana, pode reduzir a chance de ataques
cárdicos em 37%. De acordo com o pesquisador Dimitrios Trichopoulos (autor do artigo)
“Tirar um cochilo pode se tornar uma arma importante no combate contra a mortalidade
coronária”.

4 – Cochilo evita desgaste extremo

Na cultura em que vivemos, temos muita dificuldade em pararmos para refletir. Estamos
querendo sempre mais, mais e mais. Contudo, todos os sistemas do nosso corpo
trabalham melhor com períodos de alta intensidade seguidos de baixa intensidade.

Descanso, portanto, faz parte da nossa natureza, e devemos respeitá-lo para que não
acabemos desgastados e com problemas de saúde.

Precauções

Bom, agora que já discutimos alguns dos principais benefícios de tirarmos uma soneca,
é importante que atentemos para algumas precauções que devem ser tomadas ao
cochilarmos.

1 – Cochilos podem induzir inércia do sono

Até mesmo aquelas pessoas que acordam todos os dias sorrindo já passaram pela
péssima situação de acordar zonzo, desmotivado, desejando ter ao menos mais 10
minutos para ficar na cama. Essa tendência de queremos continuar dormindo é
chamada de inércia do sono.

Sonecas na metade do dia podem nos deixar menos produtivos quando cochilamos por
mais de 30 minutos, já que esse é o tempo médio que conseguimos dormir sem
entrarmos em fases mais profundas do ciclo de sono. Dessa forma, procure tirar cochilos
com duração entre 15 e 30 minutos, evitando que você levante grogue e queira continuar
dormindo.

2 – Cochilos podem influenciar seu sono a noite

Isso mesmo, como você já deve ter concluído por experiência própria, dormir a tarde
pode atrapalhar seu sono a noite. Contudo, isso só é válido para cochilos longos
(superiores a 40 minutos), ou cochilos feitos depois das 16 horas.
 36

Dessa forma, aqui você tem mais uma indicação para cochilos menores (15 a 30
minutos), sendo que esses possuem melhores efeitos quando tirados depois do almoço,
ou até as 15 horas aproximadamente.

Como tirar um cochilo intenso

Bom, agora que já discutimos a importância de um “cochilo produtivo” durante o dia e o

melhor período de tempo recomendado pelos especialistas, está na hora de colocarmos
tudo em prática!

Abaixo eu explico os passos necessários para você obter uma soneca produtiva no
trabalho.

1. Encontre um lugar tranquilo

Sem dúvida um dos fatores que mais influencia a qualidade do seu cochilo é o lugar
onde você resolve tirá-lo. De maneira geral, procure um lugar tranquilo, confortável, e
no qual você não será interrompido. Muitas empresas possuem salas de reunião que
comumente não são utilizadas durante o horário de almoço, e, portanto, podem servir
bem ao seu propósito.

Além disso, você pode cochilar no seu carro, em alguma outra sala que não esteja sendo
usada, ou em última instância sentado na privada de um banheiro não muito utilizado.

2. Coloque seu celular em modo avião

Um dos propósitos de se tirar um cochilo é deixar de lado tudo o que ocorreu no dia e
tirar um período de “férias” do que está acontecendo. Para que isso aconteça, é
imperativo que outras pessoas não consigam te ligar, ou que notificações não fiquem
chegando ao seu celular.

3. Caso você goste, tome uma xícara de café antes do cochilo

Embora essa dica seja um tanto contra intuitiva, tomar uma xícara de café antes de
cochilar pode melhorar sua memória e performance assim que você acordar. Isso
acontece, pois, seu corpo demorar cerca de 20 minutos para digerir e absorver a
cafeína, estando essa disponível para te ajudar a acordar e permanecer focado nas
demais tarefas do seu dia.

4. Programe um despertador para a duração do cochilo (15 a 30 minutos)

Se você não quer ser vítima dos malefícios vinculados a cochilar demais, é importante
que você pense em uma forma de acordar após esse tempo. Geralmente, são utilizados
despertadores, ou aplicativos como o pzizz (inglês) com esse intuito.

Outra tática que também pode ser utilizada é segurar um molho de chaves nas mãos e
começar a cochilar. Conforme seu corpo relaxe, é normal que o molho de chaves caia
no chão, sendo esse o sinal utilizado para que você se levante. Essa estratégia era
usualmente utilizada pelo artista Salvador Dali, sendo considerada uma prática chave
no seu dia-a-dia.
 37

5. Relaxe

É verdade que os maiores benefícios do cochilo estão vinculados a realmente cair no

sono, entretanto, apenas o ato de relaxar já traz grandes benefícios. Dessa forma,
procure não forçar o sono. Em alguns dias, cochilar será mais fácil que em outros. Dessa
forma, apenas relaxe seus músculos e aproveite esse momento no seu dia.

(Para aprender como você pode cair no sono mais rápido, clique aqui)

6. Acorde assim que o despertador tocar

Lembre-se que dormir mais do que o estipulado pode acabar sendo contraproducente.
Dessa forma, levante-se assim que o tempo se esgotar. Aumentar seu batimento
cardíaco com algumas flexões, polichinelos ou correndo um pouco no lugar podem te
ajudar a ter mais disposição.

Além disso, procure tomar um copo de água, ou ir até um lugar mais iluminado para
também ficar mais atento.

Considerações Finais

Se nosso corpo naturalmente reduz o seu ritmo à tarde, por que lutar contra isso? A não
ser que você esteja em circunstâncias que realmente não lhe permitam tirar um cochilo,
procure tirar ao menos 15 minutos como um tempo para você. Tenho certeza que você
não se arrependerá!
 38

MÉTODOS INTERMEDIÁRIOS
 39

1. AGILE RESULTS

 Perfeito para pessoas que: Procuram por um método de priorização

flexível.

I. Introdução

J.D. Meier e As Metodologias Ágeis

Em 1997, quando J.D. Meier foi contratado pela Microsoft como engenheiro de suporte
para desenvolvedores, ele não tinha ideia de onde estava se metendo.

“Resultado” era o nome do jogo, mas não havia um manual de instruções. Todos os
dias, era como se ele estivesse brincando de pega-pega com o dia anterior.

Sua caixa de entrada estava transbordando com tantos e-mails, sua lista de tarefas
possuía mais itens do que ele tinha tempo disponível para fazê-las, e ele era
constantemente confrontado com desafios que estavam além das suas habilidades na
época.

Contudo, ele também não havia se mudado para o outro lado do país para falhar tão
rápido no trabalho. Uma das primeiras coisas que ele fez, portanto, foi estudar o que
havia de melhor no campo da Produtividade Pessoal.

Metodologias que permitissem o melhor gerenciamento do seu foco e de suas

prioridades. Técnicas que facilitassem o gerenciamento de informações no ambiente de
trabalho. Métodos que promovessem uma administração de projetos rápida, flexível, e
ao mesmo tempo eficaz.

A verdade seja dita, Meier se encontrava em um dos melhores lugares para fazer isso
na época. Dentro da Microsoft, ele tinha livre acesso às metodologias ágeis, ou agile,
desenvolvidas desde a década de 80, e muito utilizadas no desenvolvimento
de softwares.

O Nascimento do Agile Results

Conforme seus estudos foram avançando, Meier então começou a juntar as peças do
quebra-cabeça, e começou a montar seu próprio método de Produtividade Pessoal.
Dessa forma, conforme seus resultados foram melhorando, ele foi sendo promovido até
atingir em 2008 o cargo de Diretor dos Gerentes de Programação.

Nesse cargo, como Meier estava continuamente criando e orientando novas equipes,
ele também precisava de um sistema para agilizar os resultados de novos integrantes.

Isso porque uma coisa era ele conseguir resultados por conta própria, e outra
completamente diferente era conseguir alavancar os resultados de outras pessoas.

Esses desafios forçaram Meier a simplificar seu próprio sistema de Produtividade

Pessoal, e focar apenas nos seus componentes mais essenciais, de forma que
conseguisse ensiná-los com facilidade. O resultado foi a criação do método Agile
Results, um sistema amplamente testado, que funciona bem tanto para grandes
equipes, como também para uso individual.
 40

O método foi publicado primeiramente em 2010, no livro “Getting Results the Agile Way:
A Personal Results System for Work and Life”. Infelizmente, ele ainda não foi traduzido
para o português.

II. O que é o Agile Results?

O Método Agile Results consiste em uma forma diferente de organizar a sua vida e o
seu trabalho. Ele se baseia no conceito de estabelecer metas e objetivos próprios, e
então vincular essas metas e objetivos diretamente aos nossos afazeres diários,
semanais, mensais e anuais.

Além disso, ele também introduz algumas mentalidades bem importantes para quem
está progredindo nos seus estudos de Produtividade Pessoal, e ajuda na criação de
sistemas e hábitos extremamente produtivos.

A parte mais importante disso tudo é que ao mesmo tempo ele é um sistema simples,
que você pode facilmente começar, ou retornar quando perder a prática.

O Mindset

Em seu livro, Meier introduz 13 princípios que considera fundamentais para quem está
começando no sistema Agile Results.

Contudo, para que essa descrição não fique muito longa, eu vou resumir os 5 princípios
que eu considero mais importantes. São eles:

1. Resultados sobre Atividades

Para se dar bem no sistema Agile Results, seu foco precisa estar obrigatoriamente nos
seus resultados, e nos sistemas que possibilitam alcançar as suas metas de forma
sustentável. Isso porque apenas realizar mais atividades, e marcar mais itens na sua
lista de afazeres, não resolverão os seus problemas.

Além disso, ao começar focando diretamente nos seus resultados, você define um
caminho que te cativa a dar sempre o seu melhor.

2. Tempo em Primeiro Lugar

O tempo é o único recurso pessoal que não podemos renovar. Dessa forma, a
otimização do uso do tempo é um dos principais focos do Agile Results.

Como Meier coloca em seu livro, “Ao invés de tentar descobrir quanto tempo algo pode
levar, comece por descobrir quanto tempo você deseja investir nisso”.

3. Novos Começos

A cada dia, semana, mês e ano, você adquire um novo começo. Isso é, no Agile Results,
você sempre tem a chance de recomeçar, independentemente de quais foram os seus
resultados no passado.

Portanto, ao invés de focar nas coisas que você não fez, e que já passaram, você baseia
seu dia no que deseja realizar, e no que tem o maior impacto ou valor para você no
momento.
 41

4. Teste os Seus Resultados

No Agile Results, trabalhamos bastante com ciclos de iteração, que nos permitem testar
algo novo, ver se isso funciona, e então rapidamente adaptar os nossos dias e semanas
de acordo com as correções que precisam ser feitas.

Conforme Meier descreve, “Faça, revise e então melhore. Em adição a isso, você
perceberá que ações criam inspiração. Muitas pessoas esperam por um momento de
inspiração antes de começar, mas o que elas não percebem é que simplesmente ao
começar, a inspiração aparece”.

5. Pontos Fortes sobre Fraquezas

Por último, ao invés de utilizar seu tempo tentando melhorar seus pontos fracos, o Agile
Results nos ensina a focar e alavancar os nossos pontos fortes. Isso porque enquanto
que é importante reduzirmos nossas responsabilidades, podemos ir muito mais longe,
e produzir resultados muito melhores, se focarmos nos nossos pontos fortes.

Como Meier descreve no livro, “Lembre-se que não é fazendo menos que você se sente
melhor ou mais forte. É utilizando mais tempo nos seus pontos fortes e seguindo sua
paixão”.

Principais Armadilhas Combatidas pelo Agile Results

Em adição ao conjunto de mentalidades introduzidas no método, Meier comenta no seu

livro as 25 armadilhas mais comuns no mundo da Produtividade Pessoal, e como o Agile
Results nos ajuda a combater cada uma delas.

Novamente, para que a descrição não fique muito longa, eu cito abaixo as 5 principais.
São elas:

1. Paralisia por Análise

Grande parte das pessoas permanecem atadas a um ciclo de análise, planejamento e

organização que paralisa elas no tempo. Permanecem sempre considerando qual é a
melhor opção, e em razão disso acabam não saindo do lugar.

Dessa forma, o Agile Results quebra esse ciclo através dos seus ciclos de iteração,
onde você age primeiro, revisa mais tarde, e então faz as correções necessárias.

2. Faço Quando Eu Quiser

A armadilha “faço quando eu quiser” trabalha contra você de diferentes formas. Isso
porque você nem sempre sente vontade de fazer suas atividades, mesmo quando elas
estão alinhadas com os seus interesses.

Se você apenas faz as coisas quando está com vontade, você acabará perdendo a
oportunidade de praticar e aprimorar suas habilidades. Isso funciona de maneira
parecida com um atleta, que caso fique esperando pela vontade de praticar, não terá o
condicionamento necessário para fazer um bom trabalho mais tarde.

A melhor maneira de combater isso é estabelecendo algumas rotinas e agendando as

suas atividades.
 42

3. Não Saber O Que Precisa Ser Feito

Essa armadilha é outra arqui-inimiga dos seus resultados.

Ao não saber o que precisa ser feito, você não conseguirá estimar quanto tempo
ou energia precisará para realizar seu projeto. Pior que isso, ao não saber o que precisa
ser feito, você não saberá encontrar as pessoas certas para te ajudar ao longo do
caminho, e acabará surpreendido com o aparecimento de problemas que não conseguiu
antecipar.

A melhor forma de combater isso é através do mapeamento das suas metas e dos seus
pontos focais, que te ajudarão a saber quais são seus projetos atuais, e onde você deve
utilizar prioritariamente o seu tempo.

4. Falta de Limites

Essa é a armadilha mais comum quando falamos do equilíbrio entre vida pessoal e
profissional.

Ela geralmente aparece de diferentes formas, e podem ser coisas simples, como pular
o café da manhã, ou o almoço para continuar trabalhando. Ou talvez, você esteja
estendendo o seu dia de trabalho até de noite, ou nos fins de semana. Uma terceira
opção ainda seria você exceder seus limites de energia, e, por isso, já estar colhendo
resultados reduzidos.

Independentemente de qual é o seu caso, o estabelecimento de alguns limites simples

pode realmente fazer a diferença.

5. Perfeccionismo

Por último, a armadilha número 5 diz respeito à tentativa de fazer algo perfeitamente já
na primeira tentativa, como se isso fosse possível. Existem 3 grandes problemas com
essa abordagem.

Em primeiro lugar, talvez você se desencoraje para começar um projeto, pois já sabe
que ele não sairá perfeito. Em segundo lugar, talvez você não termine um projeto a
tempo, pois você está muito ocupado tentando aperfeiçoá-lo. Em terceiro lugar, talvez
você permaneça se cobrando demais pelos resultados, ao invés de utilizar sua energia
para crescer e aprender novas habilidades.

A chave para combater o perfeccionismo é aceitar que você não conseguirá fazer algo
perfeito já na primeira tentativa, e que uma estratégia muito mais efetiva é você fazer,
revisar e iterar seu projeto ao longo do caminho.

III. Como Implementar o Agile Results?

Certo, uma vez que você entenda a teoria por detrás do Agile Results, chegou a hora
de partirmos para a prática, e começarmos a utilizar propriamente o método.

Abaixo, você encontrará 7 etapas, que correspondem ao passo a passo que eu

recomendo para quem está iniciando, ou retomando o método. A cada dia, você aprende
e aplica uma técnica nova, e com isso vai rapidamente progredindo na metodologia.
 43

Para deixar claro, o passo a passo abaixo é baseado no livro de J.D. Meier, mas possui
algumas alterações feitas por mim. Dessa forma, meu objetivo aqui é que você o utilize
apenas como um modelo, e a partir dele comece a fazer suas próprias adaptações, as
quais são ideais para a sua realidade.

Domingo – Estabeleça Metas com a Regra dos 3

A “Regra dos 3” se refere a um conceito extremamente simples, empregado em diversas

metodologias de Produtividade Pessoal, e amplamente utilizado no Agile Results. Ele
nos ajuda a lidar com a sobrecarga de informações, e é uma maneira simples e efetiva
de estabelecer limites e agrupar tarefas.

Basicamente, nosso cérebro trabalha agrupando pensamentos de três em três. Por

exemplo, textos possuem começo, meio e fim. Suas refeições principais são café da
manhã, almoço e janta. Em filmes, temos os três patetas, os três porquinhos e os três
mosqueteiros. No exército, são ensinadas técnicas de sobrevivência levando em conta
3 minutos sem respirar, 3 dias sem água e 3 semanas sem comida.

Mesmo que você nunca tenha percebido, a Regra dos 3 faz parte do nosso cotidiano.
Dessa forma, para iniciar o método, eu peço que você retire talvez uma ou duas horas
do seu domingo, para refletir sobre a seguinte pergunta:

“Se o ano estivesse acabando hoje, quais são as 3 vitórias que você se orgulharia de
ter conquistado? ”

Em outras palavras, quais são os seus 3 maiores objetivos para o ano? Atenção, pois
são apenas 3 objetivos de maneira geral, e não 3 objetivos para cada área da sua vida.

Reflita sobre essa pergunta, e então as escreva em um pedaço de papel, ou

documento online. Pessoalmente, eu gosto de fazer minhas anotações online, utilizando
aplicativos como o Workflowy, Laverna, ou o Evernote. Ao meu ver, fica muito mais fácil
organizar e rever minhas anotações dessa forma.

Em seguida, após escrever suas 3 vitórias para o ano, reflita sobre quais são os 3
resultados esperados para esse mês, referentes a cada uma de suas vitórias.

No final do dia, você terá:

 Lista com seus 3 maiores objetivos, ou suas 3 maiores vitórias para o ano;
 Lista com seus 3 objetivos para o mês, que sejam condizentes com seus
objetivos anuais.

Segunda-feira – Segunda Visionária

Animado para a segunda-feira? Eu espero que sim! É justamente aqui que iniciamos
um hábito que nos acompanhará em absolutamente todas as semanas. No livro, o
hábito é chamado de Segunda-feira Visionária.

Basicamente, o exercício que faremos aqui é uma continuação do que fizemos no dia
anterior.
 44

Primeiramente, identifique 3 resultados que espera para essa semana. Ou seja,

identifique quais são as 3 vitórias que caso conquistadas, fariam com que você se
sentisse satisfeito ao final da semana.

Lembre-se aqui que o método Agile Results é baseado em resultados, e não

simplesmente em planejamento. Portanto, busque não complicar o processo e defina 1
resultado nessa semana para cada um dos seus objetivos mensais.

Basicamente, essa é uma ótima forma de começarmos a semana a partir do zero, sem
trazer toda aquela bagagem da semana anterior que ainda não foi feita. Além disso, é
uma ótima forma de priorizar tarefas e estabelecer o foco da semana,
consequentemente melhorando os seus resultados.

Por último, continue o processo e defina 3 objetivos para hoje. Isso mesmo, 3 objetivos
que você consegue fazer ainda hoje para evoluir nos seus projetos! Não precisa ser
nada muito grande. Pode ser que a simples leitura de um texto já seja o suficiente para
você.

Independentemente de qual é o caso, procure listar tarefas simples e pequenas, que

não atrapalharão muito a ordem das suas demais tarefas para o dia.

No final do dia, você terá:

 Lista com seus 3 maiores objetivos, ou suas 3 maiores vitórias para o ano;
 Lista com seus 3 objetivos para o mês, que sejam condizentes com seus
objetivos anuais;
 Lista com seus 3 maiores objetivos para a semana, que sejam condizentes com
seus objetivos mensais;
 Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e
que são condizentes com seus 3 objetivos semanais.

Terça-feira – Descarregue e Priorize

Chegamos à terça-feira, e antes de mais nada, precisamos seguir nosso planejamento

até aqui. Dessa forma, comece definindo mais 3 tarefas para serem feitas hoje. Três
tarefas simples, que te aproximarão dos seus objetivos semanais, e que novamente não
vão alterar muito seu planejamento para o dia.

Em seguida, iniciamos um novo hábito, que também nos acompanhará ao longo dos
dias. Vamos descarregar e priorizar as tarefas que não fazem parte dos nossos
objetivos.

Então, todos nós temos tarefas no trabalho, ou talvez em casa, que não nos aproximam
dos nossos objetivos. Tarefas que muitas vezes são urgentes, e que preenchem nossos
dias, mesmo sem nos levar aonde queremos.

Dessa forma, é bem verdade que algumas dessas tarefas poderiam ser eliminadas do
nosso dia a dia, liberando tempo para afazeres mais importantes. Contudo, outra parte
dessas tarefas são funções obrigatórias, e não podem ser abolidas. Então, precisamos
criar um sistema para organizar e executar essas tarefas assim que possível.

O sistema sugerido no Agile Results leva em conta duas práticas, as quais são descritas
abaixo.
 45

Descarregue

Primeiramente, é importante que você retire da sua cabeça todos os seus afazeres. Ou
seja, é necessário que você anote em um pedaço de papel, ou em documento online,
quais são todos os afazeres que estão pendentes na sua vida.

Portanto, retire 5 minutos no início do seu dia e anote absolutamente tudo que passar
pela sua cabeça. Tarefas, projetos, prazos de entrega, ideias e outros pensamentos.
Não seja crítico nessa fase, e apenas retire tudo da sua cabeça.

Após a finalização dos 5 minutos, mais tarefas podem continuar a aparecer. Conforme
elas apareçam, coloque-as nas suas anotações. Ainda assim, após a finalização do
tempo, procure focar na priorização do que você acabou de escrever.

Devo, Deveria e Poderia

Como segunda prática do dia, é importante que você comece a caracterizar suas tarefas
e projetos em 3 categorias:

Categoria “Devo”: Aqui são colocados todos os itens você deve fazer hoje,
independentemente do que aconteça. Geralmente, você terá entre 1 e 5 itens nessa
categoria. Obviamente, as 3 tarefas que você definiu previamente, e que são
condizentes com as suas metas semanais, são colocadas nessa categoria.

Categoria “Deveria”: Aqui são colocados todos os itens que você deveria fazer hoje,
mas que caso não faça, podem esperar tranquilamente até amanhã ou depois disso. A
maior parte das suas tarefas provavelmente fazem parte dessa categoria.

Categoria “Poderia”: Aqui são colocadas todas as tarefas que você poderia fazer hoje,
caso tenha tempo e energia de sobra. Comumente, essa lista é muito pequena quando
estamos iniciando o método, mas conforme os dias vão passando, é comum que itens
previamente caracterizados com “Deveria”, passem a ser vistos como “Poderia”.

Caracterize cada um dos seus afazeres em uma dessas categorias. Provavelmente,

isso não deve demorar mais do que alguns minutos. Se você fez sua lista em um
documento online, fica ainda mais fácil. Basta copiar e colar seus itens em listas
separadas, para ver que itens fazem parte de cada categoria.

Após finalizar o processo, comece a realizar suas atividades “Devo”. Se sobrar tempo,
comece então a fazer algumas atividades “Deveria”, e se sobrar ainda mais tempo passe
para as atividades “Poderia”.

No final do dia, você terá:

 Listas com seus 3 maiores objetivos anuais, mensais e semanais.

 Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e
que são condizentes com seus 3 objetivos semanais.
 Lista com itens caracterizados como “Devo”, os quais foram finalizados até o
final do dia;
 Lista com itens caracterizados como “Deveria”, os quais foram ou não finalizados
até o final do dia;
 Lista com itens caracterizados como “Poderia”, os quais provavelmente não
foram feitos até o final do dia.
 46

Quarta-feira – Reduza o Atrito

Chegamos à quarta-feira! Como está se sentindo? Já está colhendo algum benefício da

prática?

Bom, antes de mais nada, voltamos novamente às práticas que aprendemos nos dias
anteriores. Primeiramente, definimos mais 3 tarefas para serem feitas hoje, as quais são
condizentes com nossos objetivos semanais, e essas são as primeiras tarefas
caracterizadas como “Devo” no seu dia.

Em seguida, passe mais 1-5 minutos tentando lembrar de mais tarefas ou projetos que
passaram despercebidos no dia anterior, e os anote na ferramenta de sua preferência.
Reorganize suas tarefas, de acordo com as suas novas prioridades para o dia.

Embora possa parecer muita coisa, essa rotina não deve durar mais do que 10 minutos.
Caso ela esteja demorando mais que isso, provavelmente você está tentando
aperfeiçoar demais suas listas. Como perfeccionismo não é bem visto no Agile Results,
pare de complicar o processo e concentre-se mais na prática do que na teoria.

Reduza o Atrito

Uma vez que você tenha finalizado a sua organização das suas listas “Devo”, “Deveria”
e “Poderia”, chegou a hora de refletirmos um pouco sobre um dos fatores que mais afeta
nossas decisões ao longo do dia, e sobre como tirar o melhor proveito dele.

No artigo “Força de Vontade: O Que Fazer Para Evitar Péssimas Decisões!”, eu descrevi
que nossa força de vontade é um recurso limitado, que se estingue ao longo do dia
conforme vamos tomando mais e mais decisões.

Dessa forma, conforme o dia vai passando, diminuem as chances de tomarmos

decisões acertadas, principalmente no que diz respeito à utilização do nosso tempo e
da nossa energia.

Uma das recomendações colocadas no Agile Results é para que reduzamos a chance
disso acontecer, planejando previamente quais são os resultados que esperamos para
cada um dos compromissos que temos ao longo do dia.

Se você não sabe por onde começar, apenas comece escrevendo o que comerá no seu
café da manhã, almoço e janta. Ao tomar essas decisões logo pela manhã, você
aumenta suas chances de ter refeições mais balanceadas ao longo do dia.

Outro exemplo, se você já sabe que terá uma reunião no final do dia, escreva
exatamente quais os seus próprios objetivos dentro da reunião. Isso diminuirá as
chances de você permanecer desfocado enquanto outras pessoas estão falando.

No final do dia, você terá:

 Listas com seus 3 maiores objetivos anuais, mensais e semanais;

 Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e
que são condizentes com seus 3 objetivos semanais;
 Listas atualizadas com itens “Devo”, Deveria” e “Poderia”;
 Lista com seus objetivos claros para cada um dos compromissos do dia.
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Quinta-feira – Resguarde suas Horas de Poder

Iniciamos a quinta-feira, e você já sabe qual a rotina, não sabe?

Defina 3 objetivos para o dia, retire da sua cabeça todas as tarefas e projetos e passe-
as para sua ferramenta de preferência, e reorganize suas listas “Devo”, “Deveria” e
“Poderia”. Em seguida, escreva objetivos claros para cada um dos compromissos que
farão parte do seu dia.

Simples, não é mesmo?

Horas de Poder

Como próxima técnica, vamos falar um pouco sobre nossas “Horas de Poder”.

Todos nós possuímos algumas horas no dia quando estamos mais energizados. Horas
que conseguimos trabalhar com maior fluência, e que geralmente correspondem ao
tempo que fazemos nosso melhor trabalho. Em outras palavras, todos temos algumas
“Horas de Poder”.

Para algumas pessoas, esse tempo é logo pela manhã, enquanto que para outras
pessoas, as horas produtivas se encontram no final do dia.

Independentemente de qual é o caso, se você ainda não sabe onde se encontram suas
Horas de Poder, seu objetivo para o dia é justamente descobrir isso. Qual o seu período
do dia mais produtivo? Qual o período em que você faz seu melhor trabalho?

Caso você já saiba onde se encontram suas horas de poder, seu objetivo será então
começar a defender, ou resguardar essas horas. Por exemplo, se suas horas de poder
se encontram entre as 9h e as 11h, então você deve alertar seus colegas de que não
deve ser interrompido nesse horário, pois essas são as horas que você faz o seu melhor
trabalho.

Você também pode marcar essas horas no seu calendário ou agenda, de forma que
outros compromissos como reuniões não sejam agendados no mesmo horário.

No final do dia, você terá:

 Listas com seus 3 maiores objetivos anuais, mensais e semanais;

 Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e
que são condizentes com seus 3 objetivos semanais;
 Listas atualizadas com itens “Devo”, Deveria” e “Poderia”;
 Lista com seus objetivos claros para cada um dos compromissos do dia;
 Conhecido as suas “Horas de Poder”, e terá resguardado essas horas de alguma
forma.

Sexta-feira – Reflexão

Chegamos finalmente à sexta-feira, e é aqui que instauramos um dos hábitos mais

fundamentais dentro do Agile Results: As Reflexões de Sexta-feira.
 48

Diferentemente das demais práticas colocadas até aqui, esse é o único hábito que deve
ser feito a tarde ou a noite, para colher os melhores resultados.

Dessa forma, inicie seu dia com a mesma rotina que foi passada acima. Estabeleça
seus 3 objetivos para o dia, retire as tarefas da sua mente, organize suas listas e defina
objetivos claros para os compromissos do dia.

Feito isso, realize todo o seu dia de trabalho, e no final do expediente realize os 4 passos
abaixo:

1. Reflita sobre quais foram as 3 coisas que deram certo nessa semana

Independentemente do quão difícil ou tempestuosa foi a sua semana, sempre existem

coisas que deram certo, ou que funcionaram conforme o planejado.

Congratule-se pelos resultados alcançados, e principalmente por ter feito a sua parte.
Nem sempre conseguimos controlar todos os resultados dos nossos projetos,
principalmente quando esses resultados também dependem de outras pessoas.

Identifique quais foram as decisões inteligentes que você fez, e preste atenção em como
fará para colocá-las em prática novamente.

2. Reflita sobre quais são as três coisas que você ainda precisa melhorar

Essa é muitas vezes uma questão complicada, mas que merece toda a nossa atenção.
Se queremos melhorar em alguma área, independente de qual seja ela, precisamos
refletir sobre o que não está funcionando e sobre como podemos melhorar essa
situação.

Dessa forma, não se martirize por algo não ter funcionado. Ficar se culpando não fará
com que você saia do lugar. Apenas pense quais são 3 maneiras específicas de
melhorar a execução dos seus projetos na semana seguinte.

3. Identifique três coisas que você mudará na semana seguinte

Em seguida, tome a decisão do que precisará mudar na próxima semana. Você

provavelmente conseguirá fazer uma lista de possibilidades sobre o que ainda precisa
ser alterado. Pegue algumas dessas possibilidades e tente colocar em prática.

Não passe tanto tempo analisando qual a melhor ideia. Coloque seu foco em testar
essas ideias e tirar conclusões apenas através dos seus resultados. A ideia aqui é
aprender a melhorar constantemente sua vida, e não necessariamente alterar algo de
uma vez por todas.

4. Avalie seus Níveis Energéticos e Carregue as Lições para a Próxima Semana

Por último, faça uma avaliação de como está se sentindo. Alguma diferença
comparando às últimas semanas? Está mais ou menos cansado? Sua cabeça está mais
dispersa ou mais centrada?

Independentemente do caso, essas lições serão úteis na próxima semana, quando

estiver definindo seu cronograma.
 49

Dessa forma, reflita um pouco, e anote o que encontrou de interessante. Com isso, na
próxima segunda-feira visionária, você já sabe por onde começar quando estiver
definindo seus 3 objetivos semanais, e as tarefas que sucederão disso.

Sábado – Pontos Focais

Por último, chegamos ao sábado! Dia de descanso, não é mesmo? Muito pelo contrário.
No sábado, aprendemos umas das maiores lições do método Agile Results.

O que são Pontos Focais?

No Agile Results, pontos focais são um conjunto de categorias onde gastamos nosso
tempo e nossa energia. Basicamente, seu intuito é fornecer um mapa, ou uma visão
rápida, de como estamos em cada área da nossa vida, para, em cima disso, fazermos
ajustes.

No livro, os Pontos Focais são separados da seguinte forma:

Existem três pontos que devemos notar aqui:

1. Nossos pontos focais são divididos em três listas: Quadro da Vida, Trabalho e
Pessoal. Essas correspondem a três listas simples que te ajudarão a entender o
que está acontecendo na sua vida.
2. Nas listas “Trabalho” e “Pessoal”, existe um item chamado de “Backlog”, que eu
estou traduzindo como lista “Algum dia / Talvez”, para ficar com a mesma
nomenclatura utilizada em outras metodologias. Esse item corresponde a todos
os itens que atualmente não estão ativos. Dessa forma, você não confunde os
projetos que está e não está trabalhando no momento.
3. No quadro da vida, existem 7 categorias que se mantem estáveis, e que são de
alguma forma importantes para nossa felicidade. A todo momento, buscamos
balancear essas categorias, pois sabemos que se investirmos muito mais em
uma categoria em detrimento das outras, teremos problemas. Por exemplo, é
extremamente complicado ser realmente bom no seu trabalho quando seus
relacionamentos não estão funcionando, ou também é muito difícil se divertir
quando suas emoções não estão em ordem.
 50

Mapeando os Pontos Focais

Para utilizarmos os Pontos Focais, precisamos primeiramente considerá-los como listas

simples. Atenção para esse último ponto, pois se suas listas não forem feitas de maneira
simples, elas não terão grande utilidade.

Lembre-se que o intuito aqui é que você tenha uma visão rápida de como sua vida está,
e isso não é possível de ser feito quando complicamos o sistema.

Os 3 passos para usarmos os Pontos Focais são:

· Mapeie quais são os seus Pontos Focais no Trabalho

Escreva em uma lista quais são suas funções principais, projetos e atividades no
trabalho. Mantenha a lista em um nível macro, já que essa aqui não será sua lista de
tarefas.

Por exemplo, no meu caso, eu escreveria algo como “Produção de Conteúdos”,

“Assuntos Administrativos”, “Consultoria em Produtividade Pessoal”, “Estudo” e
“Comunicação com Leitores”. A partir dessas categorias, eu consigo definir quais são
os projetos que eu tenho dentro de cada área, e também quais são as atividades que
estou desenvolvendo.

Para ficar claro, a distinção entre um projeto e uma atividade é que projetos possuem
início, meio e fim, enquanto que atividades são feitas de forma recorrente.

· Mapeie quais são seus Pontos Focais Pessoais

Escreva em uma lista quais são as suas funções principais, projetos e atividades em
casa. Novamente, escreva a lista em nível macro.

Por exemplo, você poderia colocar como projetos a “Organização dos armários da
cozinha”, e “Reforma da garagem”. Da mesma forma, você pode colocar como
atividades “Compras no Mercado” e “Limpeza da Casa”.

· Mapeie quais são os Pontos Focais na sua Vida

Nessa lista, apenas mantenha as áreas da sua vida que julga importante. No livro, J.D.
Meier nos fornece as 7 categorias que são mais importantes para ele, sendo elas:
Mente, Corpo, Emoções, Carreira, Finanças, Relacionamentos e Diversão.

Se preferir adicionar mais alguma área, como por exemplo “Espiritualidade”, ou

“Comunidade”, fique à vontade. Da mesma forma, se você sentir que alguma área, como
Diversão ou Mente, não é importante para você, retire da sua lista. O importante aqui é
que todas as categorias façam sentido para você.

Como Utilizar os Pontos Focais?

Parabéns! Agora você já possui uma visão geral de tudo que está acontecendo na sua
vida. Portanto, chegou a hora de darmos um passo atrás e averiguarmos como estamos
utilizando nosso tempo e energia.
 51

Em outras palavras, todos nós temos 128 horas por semana, e essas horas podem ser
divididas no nosso “Quadro da Vida”, no nosso “Trabalho”, e no nosso “Pessoal”. Dessa
forma, o próximo passo é estabelecer a média de horas que você tem gasto todas as
semanas em cada um dos seus projetos e atividades.

Atenção, se algum projeto ou atividade não está sendo executado atualmente, é

importante que você o mantenha na sua lista “Algum dia / Talvez”. Durante esse
exercício, é importante que você mapeie como sua vida está hoje, e não como você
gostaria que estivesse.

Após finalizar esse exercício, você já pode testar se está investindo adequadamente
seu tempo. Por exemplo, você está passando tempo suficiente cuidando das suas
emoções? Por acaso você está trabalhando demais e não está cuidando do seu
descanso? Você está tirando um tempo para sua diversão todas as semanas?

A chave aqui é nos perguntarmos quais os motivos de estarmos utilizando nosso tempo
dessa forma, e se estamos felizes com isso. Ou seja, ao visualizar como está utilizando
seu tempo hoje, você está contende? Ou talvez queira mudar alguma coisa?

Como dito no texto “Elevando os padrões: como está a qualidade das suas perguntas?”,
se você não está tendo os resultados que deseja, provavelmente sua dificuldade não
está nas respostas que está tendo, mas sim nas perguntas que está se fazendo.

Estabelecendo Limites e Regras

Bom, agora que já sabemos como estamos utilizando nosso tempo, e já possuímos uma
boa ideia do que gostaríamos de fazer diferente, chegou a hora de montarmos um plano
para fazer isso funcionar.

Uma das melhores formas de fazermos isso é através do estabelecimento de limites e

regras.

Mas o que isso significa?

Bom, se considerarmos nossa vida como um jogo, existem regras a respeito do que
devemos ou não fazer, e do que podemos ou não fazer. Para muitas pessoas, essas
regras são definidas por outras pessoas, e, portanto, não é mistério algum do porque
elas se sentem perdedoras. Se a vida é sua, que sentido faz que as regras do jogo
sejam definidas por outras pessoas?

Se você não estabelece regras e limites para você, outras pessoas o farão. Portanto,
chegou a sua hora de sair do piloto automático, e equilibrar as diversas áreas da sua
vida. Chegou a hora de impormos limites. Um modelo simples para se fazer isso é
colocado abaixo:
 52

Impondo Limites na Prática

Perceba que você não precisa impor limites para todas as áreas da sua vida. Imponha
limites apenas para as áreas que ainda não se sente satisfeito.

Por exemplo, se está trabalhando demais, e quer passar mais tempo com a família, ou
cuidando do seu corpo, imponha um limite máximo para o trabalho e um limite mínimo
para seus relacionamentos e para seu corpo. O importante aqui é que você
primeiramente decida o que você vai fazer, e só então se preocupe com o como vai
fazer.

Caso você perceba que limites não são o suficiente, e que você precisa de algo a mais,
essa é uma boa hora para você começar a criar algumas regras. Por exemplo, você
pode definir como uma regra que “Domingo é reservado apenas para família”, ou que
“Após as 20h não abrirá mais e-mails”, ou que “Algum tipo de exercício físico deverá ser
feito todos os dias logo pela manhã”.

Procure estipular regras que tenham alguma constante, como “todos os dias”, ou “todos
os domingos”, ou “todas as noites após as 20h”. Assim, você garante que seu corpo terá
maiores chances de automatizar essa tarefa e transformá-la em um hábito.

IV. Como Continuar Implementando o Agile Results?

Pronto, chegamos novamente ao domingo, e agora você já tem toda a base de técnicas
e estratégias utilizadas dentro do Agile Results.

Dessa forma, você pode estar se perguntando quais são os próximos passos? Quais
são as demais estratégias que você pode utilizar para melhorar ainda mais seu sistema?

Existe uma gama bem diversa de possibilidades, sendo que algumas delas estão
organizadas abaixo de acordo com a frequência que elas devem ser feitas: diariamente,
semanalmente, mensalmente ou anualmente.
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OTIMIZE O SEU DIA

Crie uma Rotina Matinal e uma Rotina de Desligamento

Você já reparou como todos os dias, você tende a desenvolver os mesmos hábitos logo
ao acorda, e antes de dormir.

Não importa quem você é, ou com que você trabalha, todos nós possuímos algumas
rotinas que praticamos quase todos os dias.

Dessa forma, por que não utilizar essa tendência natural ao nosso favor? Por que não
criar uma rotina matinal, e outra de desligamento, que favoreçam seus níveis de energia,
e te economizem tempo ao longo do dia?

Portanto, primeiramente liste quais são seus hábitos matinais e noturnos atualmente.
Qual é a ordem que você prefere fazer cada uma das tarefas? Primeiramente vai ao
banheiro antes de passar o café, ou prefere fazer o contrário? Você primeiro escova os
dentes, ou prefere primeiro arrumar a cama?

Em seguida, adicione alguns hábitos produtivos, como meditar, escrever em um diário,

refletir sobre os seus acertos e erros no dia, ou qualquer outro hábito que achar
interessante.

Triagem de Tarefas

Como uma segunda opção no método Agile Results, você pode triar suas tarefas
utilizando outro modelo de priorização. Isso é, ao invés de utilizar as categorias “Devo”,
“Deveria” e “Poderia”, você pode categorizar cada uma das suas tarefas de acordo com
os 4 itens abaixo:

1. Faça agora: Essa é a próxima tarefa que deve ser feita, aquela que vai te dar o
maior valor, ou que tem o maior custo se deixada para fazer mais tarde.
2. Liste: Essas são as tarefas que você não deve fazer agora, mas deve fazer
assim que possível. Tarefas que você deixa na sua lista de afazeres, esperando
pela sua atenção.
3. Agende: Essas são as tarefas que devem ser feitas em dias ou horários
específicos, e, portanto, devem ser agendadas no seu calendário ou agenda.
Outra opção ainda seriam as atividades que requerem grandes blocos de tempo
para serem feitas, e que devem ser agendadas dentro das suas horas de poder.
4. Delegue: Por último, sobraram as tarefas em que você não é a pessoa mais
adequada para fazer. Tarefas que as vezes não estão dentro das suas
habilidades, ou que simplesmente podem ser feitas por outras pessoas a um
custo mais baixo.

Utilize Histórias ou Metáforas

De acordo com J.D. Meier, outro hábito interessante é transformarmos nossos 3

objetivos diários em histórias, onde nós somos os heróis. Por exemplo, suas três tarefas
podem ser:

 Finalizar o planejamento do projeto “X”;

 Criar slides para minha apresentação;
 Lavar roupa.
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Bom, nenhuma delas parece muito atraente, não é mesmo?! Bom, então podemos
transformar essas tarefas em histórias de uma só linha, para aumentarmos nossa
motivação. Talvez se escrevêssemos:

 Ganhar a corrida para terminar o planejamento do projeto “X” em tempo recorde;

 Criar uma apresentação de slides que eleve meu padrão para o melhor que já
consegui fazer;
 Derrotar e conquistar a pilha de roupa suja.

Histórias e metáforas nos ajudam a adicionar um componente emocional às nossas

tarefas, fazendo toda a diferença na nossa motivação para as completarmos. Você
também pode conectar suas histórias aos seus valores pessoais, deixando-as ainda
mais atraentes de serem feitas.

OTIMIZE A SUA SEMANA

Semana Forte

Um conceito extremamente simples, mas que não é encontrado em grande parte das
metodologias de Produtividade Pessoal, é defendido por J.D. Meier como o nome de
“Semana Forte”.

Basicamente, uma semana forte é aquela onde você faz já na segunda e terça-feira as
tarefas mais difíceis ou trabalhosas da semana. Um conceito similar pode ser
encontrado na metodologia “Eat that Frog”, de Brian Tracy.

Contudo, a maior diferença entre os dois conceitos é que na estratégia de Tracy, você
inicia seu diarealizando as tarefas mais difíceis, e para Meier, você inicia não só o dia,
mas a sua semana fazendo o mesmo.

Artigo Relacionado: Eat that Frog: 10 Estratégias para Deixar de Procrastinar

Encontre seus Pontos Fortes e Pontos Fracos

O que você diria se eu te contasse que existe uma forma de obter resultados
exponenciais em todas as áreas da sua vida?

Bom, isso é justamente o que acontece quando trabalhamos rotineiramente com nossos
pontos fortes. Isso porque com eles, naturalmente conseguimos fazer um ótimo
trabalho, enquanto renovamos nossa mente, corpo, emoções e nosso espírito. Isso sem
contar na aceleração drástica que ganhamos sobre nosso aprendizado e crescimento.

Contudo, se manter trabalhando sobre nossos pontos fortes pode ser extremamente
complicado, ainda mais quando não temos clareza sobre quais são eles.

Exatamente por isso, J.D. Meier recomenda que façamos o teste desenvolvido por
Donald Clifton e Marcus Buckingham intitulado “Descubra seus Pontos Fortes”.

Para realizar o teste, você deve primeiramente adquirir o livro “Descubra seus Pontos
Fortes”, na livraria de sua escolha. Através dele, você adquire um código onde pode
realizar seu teste online, e então descobrir seus maiores pontos fortes.
 55

OTIMIZE O SEU MÊS

Revisões Mensais

Da mesma forma que as revisões semanais, o Agile Results aconselha que você reflita
uma vez por mês sobre os seus três objetivos mensais.

A estrutura das reflexões é exatamente a mesma:

1. Reflita sobre quais foram as 3 coisas que deram certo nesse mês;
2. Reflita sobre quais são as três coisas que você ainda precisa melhorar;
3. Identifique três coisas que você mudará no mês seguinte;
4. Avalie seus Níveis Energéticos e Carregue as Lições para o próximo mês.

Sprints Mensais

Basicamente, um Sprint é um período de tempo pré-definido para conclusão de

determinadas tarefas. Eles são amplamente utilizados dentro das metodologias ágeis,
e, portanto, não poderiam faltar no Agile Results.

A ideia aqui é muito simples: você seleciona uma habilidade que quer desenvolver esse
mês, e então define quais são todas as tarefas referentes a ela que devem ser feitas
esse mês.

Dessa forma, vamos dizer que você que aprender a programar em HTML, e encontrou
um bom curso para te ensinar dentro do Khan Academy. Dessa forma, você entra dentro
do curso, pega cada uma das aulas e módulos, e começa a separá-los no seu
cronograma, de forma que consiga fazer todo o curso rapidamente.

Como dica extra, geralmente utilizamos o quadro do Kanban Pessoal dentro de

um Sprint, de forma que consigamos facilmente visualizar o trabalho que ainda precisa
ser feito.

Artigo Relacionado: Kanban Pessoal: Como Visualizar seu Trabalho de Forma Simples
e Efetiva

OTIMIZE O SEU ANO

Revisões Anuais

Da mesma forma que as revisões semanais e mensais, o Agile Results aconselha que
você reflita ao menos uma vez por ano sobre suas metas e objetivos.

A estrutura das reflexões é exatamente a mesma:

1. Reflita sobre quais foram as 3 coisas que deram certo nesse ano;
2. Reflita sobre quais são as três coisas que você ainda precisa melhorar;
3. Identifique três coisas que você mudará no ano seguinte;
4. Avalie seus Níveis Energéticos e Carregue as Lições para o próximo ano.

Artigo Relacionado: Minha Revisão Anual de 2016!

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Identifique suas “Personas”

Por último, uma ideia extremamente interessante, defendida dentro do Agile

Results está vinculada aos diferentes estilos de Produtividade Pessoal.

No artigo “Work Simply: Um Teste Simples para Desvendar seu Próprio Estilo de
Produtividade Pessoal”, eu já comentei a diferença básica entre 4 estilos diferentes de
Produtividade Pessoal. Contudo, no Agile Results, J.D. Meier introduz o conceito de 20
“Personas”, que correspondem a diferentes formas de pensar e trabalhar de forma
produtiva.

Para te dar uma ideia, algumas personas são:

 Começador: Começa as coisas, mas nem sempre termina. Sua energia está em
pensar sobre novas ideias, mas necessariamente em colocá-las em ação.
 Terminador: Traz os projetos até o fim. Finaliza seus projetos antes de seguir em
frente. Quando dizem que algo está terminado, então está terminado.
 Sonhador: Gosta de sonhar com melhores formas de trabalhar. Comumente,
preferem sonhar mais do que fazer, sendo que não precisam colocar seu plano
em ação para apreciá-lo;
 Marqueteiro: Gosta de comunicar valores. Vender ideias é a sua função;
 Controlador: Gosta de controlar as pessoas, os projetos, e, se possível, o mundo.

Onde Encontrar Mais Informações?

Por último, eu gostaria de dar algumas dicas extras a respeito de onde encontrar mais
conteúdos a respeito do Agile Results.

Infelizmente, mesmo sendo uma metodologia primeiramente publicada em 2010, ainda

não existem muitos conteúdos em português que se referem a ela. Dessa forma, já deixo
o alerta que todos os conteúdos abaixo estão em inglês.

 30 Days of Getting Results: Esse é um guia completo, criado pelo próprio

J.D.Meier, onde ele te ensina uma nova prática a cada dia, por 30 dias
consecutivos.
 Asian Efficiency – Agile Results: A equipe Asian Efficiency é uma das grandes
defensoras do método Agile Results, e possui diversos guias para te ajudar a
implementar o método.
 Source of Insights: Este é o blog pessoal do J.D Meier, onde ele fornece diversos
conteúdos de Gestão de Projetos e Produtividade Pessoal.
 D. Meier’s Blog: Esse é o espaço do J.D. Meier dentro do blog da Microsoft. Aqui,
você também encontra diversos conteúdos relevantes para aplicação do Agile
Results.

V. Considerações Finais

A metodologia Agile Results é um sistema que pode te ajudar pelo resto da sua vida,
independentemente do que você faz.
O que eu acho mais interessante no sistema é que a cada dia, e a cada semana, você
tem a chance de começar do zero, de estabelecer novas metas e resultados, e de
melhorar gradualmente e constantemente ao longo da sua vida.
A cada dia você acorda e escreve “Quais são os três resultados que eu espero para
hoje?”, e a partir disso, você escreve e reescreve a sua história!
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2. MATRIZ DE EISENHOWER

 Perfeito para pessoas que: Precisam separar as tarefas não essenciais

das verdadeiramente importantes.
* https://www.youtube.com/watch?v=ah8X5WdhlwI *

I. Introdução

O que é a Matriz de Eisenhower?

Não importa o quanto nós conseguimos realizar dia após dia, sempre existem mais e
mais tarefas que ainda precisam da nossa atenção. Novos afazeres vão surgindo, e
precisamos fazer malabarismo para trabalhar em cima de todas aquelas tarefas que
estão marcadas como “faça agora”.

Datas limite se tornam nossos maiores inimigos, e por vezes acabamos perdendo
completamente o prazo de entrega de um ou outro projeto. O que é pior é que as tarefas
que nós conseguimos trabalhar geralmente não são aquelas mais importantes, podendo
ser vistas como distrações que nos afastam do que realmente deveríamos estar
fazendo.

O que nós precisamos, portanto, é de um filtro, que nos ajude a diferenciar o simples
urgente do realmente importante. Um filtro que nos ajude a trabalhar naquilo que
verdadeiramente merece a nossa atenção.

Isso é justamente o que a Matriz de Eisenhower faz por nós. Ela funciona como uma
estrutura, que nos permite visualizar quais são nossas reais prioridades, de acordo com
a importância relativa e a urgência relativa de cada tarefa.

É uma matriz 2×2, onde separamos as tarefas de acordo com sua importância no eixo
vertical, e de acordo com a sua urgência no eixo horizontal, nos fornecendo quatro
quadrantes para organizar nossas tarefas.

Abaixo, você pode visualizar alguns exemplos de tarefas que são colocadas em cada
quadrante.
 58

Caso ainda não saiba como montar uma matriz com essa, não se preocupe. Até o final
desse artigo você aprenderá exatamente como fazer isso!

Antes disso, precisamos aprender a diferença crucial entre o “importante” e o “urgente”.

Vamos lá!

Urgente vs. Importante

A Matriz de Eisenhower é baseada na premissa de que uma tarefa importante não é

necessariamente urgente, e uma tarefa urgente não é necessariamente importante.

Dessa forma, para utilizar apropriadamente essa ferramenta, precisamos entender o

que faz uma tarefa ser urgente e o que faz ela ser importante. Em outras palavras,
precisamos de uma definição simples, que possamos facilmente referenciar mais tarde.

O que são tarefas urgentes?

Uma tarefa ou item é considerado urgente sempre que você possui um prazo para sua
execução. Em outras palavras, são urgentes as tarefas que após uma determinada data,
você pode perder completamente a chance de fazê-la.

Por exemplo, vamos dizer que você precisa se inscrever para participar de um evento
ou de uma conferência. Se você perder a data de inscrição, você perde completamente
a sua chance de participação. Você não pode voltar atrás. Essa tarefa, portanto, é
urgente.

Em outros casos, talvez seja possível que você realize a tarefa atrasado, mas como
consequência terá resultados reduzidos. Seguindo a mesma linha de raciocínio, mesmo
após a data limite de inscrição, talvez você ainda consiga se cadastrar para a
conferência. Contudo, nesse caso você terá que pagar a mais por isso. Essa tarefa,
portanto, continua sendo urgente.
 59

O que são tarefas importantes?

Uma tarefa ou item é considerado importante se contribui para suas metas ou objetivos
pessoais. Embora esse conceito seja um tanto abstrato, eu penso que geralmente
podemos encaixar nossos objetivos em ao menos uma de três categorias.

Em primeiro lugar, suas metas podem ser provenientes de algum sonho ou desejo,
sendo, portanto, essas as tarefas que serão importantes para você. Então, por exemplo,
se você deseja publicar um livro e se tornar um autor renomado, as tarefas que te
ajudem a conquistar esse objetivo são importantes.

Em segundo lugar, suas metas podem estar puramente vinculadas à algum tipo
de habilidade que você quer desenvolver. Habilidades como falar em público, ou
escrever bons artigos, ou se tornar mais produtivo. Em suma, aqui serão importantes
todas as tarefas que vão te ajudar a desenvolver essa habilidade.

Por último, existem aquelas metas que ao invés de nos guiar à um resultado positivo,
apenas nos afastam de um resultado negativo. Por exemplo, se você prometeu
responder seu cliente até o final do expediente, então a montagem da resposta é uma
tarefa importante. Não porque ela te leva à um outro patamar de realização, mas porque
evita um resultado negativo.

(Para aprender mais sobre como estabelecer suas metas, consulte a página
“Estabelecendo Metas de Sucesso”).

II. Montando e Utilizando a sua Matriz

Como Montar sua Própria Matriz

Certo, agora que você já sabe o que é a Matriz de Eisenhower, e já possui as definições
e fundamentos do que é urgente e importante, você pode começar a montar sua própria
matriz.

O passo a passo citado abaixo é uma adaptação do método “Step Wise”, lecionado por
Ryan FitzPatrick e Tolan Thornton, no curso “Time Management and Productivity”.

Passo 1: Desenhe a sua Matriz

Eu recomendo que você comece desenhando um quadrado em um pedaço de papel,

ou talvez em uma planilha no Excel. Assegure-se de que você está deixando um espaço
tanto na lateral esquerda do quadrado, como também acima dele.

Em seguida, desenhe uma linha horizontal e outra vertical no seu quadrado, separando-
o em quatro partes iguais. Suas colunas vão separar os itens de acordo com a sua
urgência, e suas linhas separarão os itens de acordo com a sua importância.

No final, você terá algo similar à figura abaixo:

 60

Passo 2: Liste Todas as Suas Tarefas

No espaço que você deixou a esquerda da sua matriz, liste todas as tarefas que você
precisa fazer.

Por exemplo, vamos dizer que suas tarefas são “fazer análise de mercado”, “atualizar
relatório financeiro”, “redesenhar o tema do site”, “limpar a sala de convivência”, “fazer
resumo do livro”, “lavar o carro”, “ir na festa de aniversário do sobrinho”, e “limpar a
casa”.

No esquema, os itens seriam vistos assim:

 61

Embora seja tentador pular totalmente esse passo, eu aconselho fortemente que não
faça isso. Como os conceitos de importância e urgência são relativos, e podem mudar
dia a dia, precisamos primeiramente saber quais são todas as nossas tarefas antes de
organizá-las.

Eu digo isso porque é apenas depois de escrevermos todas as nossas tarefas que
ganhamos perspectiva sobre o que é realmente prioridade. Em um dia, escrever um e-
mail para um potencial cliente pode ser realmente importante, comparado às suas
demais tarefas. Por outro lado, existirão dias em que essa será a menor das suas
preocupações.

Passo 3: Classifique de Acordo com a Urgência

Em seguida, faça uma classificação preliminar de todos os seus itens de acordo com a
sua urgência apenas. Ou seja, ao invés de tentar pensar sobre urgência e importância
ao mesmo tempo, vamos primeiramente pensar apenas sobre urgência
independentemente.

Talvez, você se sinta novamente tentado a pular esse passo. Por favor, peço que não o
faça. Essa etapa garantirá que a “importância” que daremos a cada tarefa seja
realmente nossa, e que ela não será influenciada pelos prazos de entrega de qualquer
outra pessoa.

Para fazer isso, portanto, ao invés de movermos nossa lista de tarefas diretamente para
matriz, movemos cada item para o espaço que deixamos acima dela. Dessa forma,
imagine que as colunas que representam “urgente” e “não urgente” se expandem para
cima da matriz, de forma que possamos assim organizar nossas tarefas de acordo.

Coloque tarefas urgentes na esquerda, e tarefas não urgentes na direita, como

exemplificado abaixo.
 62

Passo 4: Classifique de Acordo com a Importância

Por último, classificamos cada item de acordo com a sua respectiva importância, e
populamos a nossa matriz. Para isso, apenas movemos para baixo cada tarefa, de
acordo com a sua respectiva importância.

Se uma tarefa é importante, ela fica no quadrante de cima da sua respectiva coluna, e
se não é importante, movemos para o quadrante de baixo da coluna.

Seguindo nosso exemplo, vamos dizer que “fazer análise de mercado” e “fazer resumo
do livro” sejam importantes, e que “limpar a sala de convivência”, e “ir na festa de
aniversário do sobrinho” não sejam importantes.

Dessa forma, a matriz se pareceria com isso:

Através do mesmo processo, classificamos a importância de cada item que julgamos

previamente como “não urgente”. Ao final, teremos então uma matriz que se parecerá
com isso:
 63

Outro Exemplo Prático

Para que você pegue bem a ideia do método, eu acho interessante que eu te forneça
ainda outro exemplo prático do método.

Então, vamos imaginar por um momento que você é um empreendedor online, e você
possui um site muito bem-sucedido. Esse site é sua fonte primária de renda, e a sua
meta é fazer com que ele seja ainda mais bem-sucedido, aumentando em 10 vezes a
renda que você tem com ele hoje.

Após desenhar a sua matriz, vamos dizer que a sua lista de tarefas se pareça com:

 Escrever cópia de venda para o novo produto;

 Dar instrução à assistente virtual para pesquisar a concorrência;
 Limpar o apartamento;
 Responder à Bianca no Facebook, sobre nosso encontro na próxima segunda;
 Assistir ao vídeo que o Pedro me recomendou no YouTube;
 Reorganizar minhas pastas no computador;
 Comprar shampoo e pasta de dente;
 Cancelar dentista;
 Comprar ingressos para o cinema;
 Ir até a mercearia e comprar chocolate.

Baseado no que aprendemos até agora, em qual quadrante cada tarefa acabaria?

Classificação por Urgência

Bom, primeiramente classificaríamos cada item desses de acordo com a sua urgência.

 Escrever cópia de venda para o novo produto: não urgente, já que não possui
necessariamente uma data limite;
 64

 Dar instrução à assistente virtual para pesquisar a concorrência: não urgente, já

que não possui necessariamente uma data limite;
 Limpar o apartamento: urgente, já que permanecer com a casa suja afeta
negativamente seu estado emocional e consequentemente às suas metas.
 Responder à Bianca no Facebook, sobre nosso encontro na próxima
segunda: urgente, pois possui uma data limite;
 Assistir ao vídeo que o Pedro me recomendou no YouTube: não urgente, a não
ser que esteja previsto para o vídeo sair do ar;
 Reorganizar minhas pastas no computador: não urgente, já que pode ser feito a
qualquer momento;
 Comprar shampoo e pasta de dente: urgente, pois para algumas pessoas, isso
poderia ser considerado uma crise ou emergência;
 Cancelar dentista: urgente, pois possui uma data limite;
 Comprar ingressos para o cinema: urgente, pois possui uma data limite;
 Ir até a mercearia e comprar chocolate: não urgente.

Dessa forma, sua separação provavelmente ficaria parecida com isso:

Classificação por Importância

Em seguida, classificamos cada tarefa de acordo com a sua importância.

 Escrever cópia de venda para o novo produto: importante, pois diz respeito
diretamente a sua meta de aumentar a sua renda;
 Dar instrução à assistente virtual para pesquisar a concorrência: importante, da
mesma forma que qualquer outra tarefa que esteja vinculada ao crescimento do
seu negócio.
 Limpar o apartamento: importante, principalmente se você trabalha em casa. Um
ambiente sujo afeta negativamente seu estado emocional, afetando também
suas decisões no trabalho.
 Responder à Bianca no Facebook, sobre nosso encontro na próxima
segunda: importante, já que seus relacionamentos (network) são fundamentais
para o seu sucesso;
 Assistir ao vídeo que o Pedro me recomendou no YouTube: não importante, pois
não envolve sua meta diretamente;
 65

 Reorganizar minhas pastas no computador: não importante, pois não envolve

sua meta diretamente;
 Comprar shampoo e pasta de dente: não importante, já que não diz respeito às
suas metas, e você pode facilmente delegar essa tarefa para outras pessoas.
 Cancelar dentista: não importante, já que não diz respeito às suas metas, e você
pode facilmente delegar essa tarefa para outras pessoas.
 Comprar ingressos para o cinema: não importante, pois não diz respeito às suas
metas;
 Ir até a mercearia e comprar chocolate: não importante, pois isso até mesmo age
contra a sua vontade de se manter saudável.

Dessa forma, a sua Matriz provavelmente se pareceria com:

Os Benefício de Construir sua Própria Matriz

Pronto! Você acaba de criar a sua matriz, e está pronto para começar a utilizá-la.

Contudo, antes disso, eu acho importante tirarmos um tempo para refletir sobre o que
alcançamos até aqui, e qual a importância disso para a sua Produtividade Pessoal.

Durante o processo de criação da sua matriz, você já fez algumas reflexões que são
extremamente importantes para a sua Produtividade. Primeiramente, você passou ao
menos um pouco de tempo pensando sobre cada item na sua lista de afazeres.

Esse exercício por si só já te força a considerar cada uma de suas tarefas, e então
reconhecer que você possui um conjunto limitado de tarefas para fazer. Isso é
extremamente importante para reduzir aquele sentimento de ansiedade ou de que está
sobrecarregado com tanto trabalho.

Em segundo lugar, dentro desse conjunto de tarefas, você já organizou cada uma delas
de acordo com os seus respectivos níveis de importância e urgência. Mais do que isso,
 66

você agora possui cada uma delas classificadas de uma forma visual, o que facilita muito
a sua priorização.

Afinal de contas, esse é o resultado final que queremos, não é mesmo? Queremos usar
a matriz para saber o que fazer, e quando fazer, sem desperdiçar o nosso tempo com
tarefas de pouca utilidade.

Portanto, se ao longo do texto você já foi montando a sua matriz, então tenho certeza
de que você já está colhendo bons resultados com a leitura desse artigo.

Como utilizar a sua Matriz?

Finalizada a montagem da matriz, chegou a hora de transformarmos essa ferramenta

de organização em uma ferramenta que te possibilita agir.

Para facilitar a sua compreensão, a imagem abaixo mostra justamente o que é mais
recomendado para cada um dos quadrantes.

Tarefas Importantes e Urgentes – Quadrante “Faça Agora”

Mesmo sem qualquer treinamento ou aula, eu tenho certeza de que você já sabe
exatamente por onde começar. O primeiro quadrante, aquele onde constam as tarefas
importantes e urgentes, é onde estão nossas maiores prioridades.

Afinal de contas, se não realizarmos logo as tarefas que constam nesse quadrante,
podemos perder a chance de fazê-la, ou teremos resultados diminuídos por perdermos
nosso prazo. Além disso, essas tarefas são consideradas como importantes, e nos
aproximam de uma meta ou objetivo que definimos.

Como ilustrado acima, esse é o quadrante “Faça Agora!”. Apenas depois de realizar
essas tarefas é que podemos seguir para os demais quadrantes.
 67

Tarefas Urgentes e Não Importantes – Quadrante “Delegue”

Intuitivamente, após finalizarmos as tarefas do primeiro quadrante, temos a tendência

natural de procurar fazer as tarefas do terceiro quadrante (tarefas urgentes, mas não
importantes).

Isso acontece porque essas tarefas ainda são urgentes, e teremos resultados reduzidos
se deixarmos essas tarefas para mais tarde. Ainda assim, vale lembrar que essas
tarefas não são importantes, e não contribuem para alcançar nossas metas e objetivos.

Em outras palavras, não importa se você perder a oportunidade de fazer essas tarefas
ou se seus resultados piorarem por isso. No final, isso não fará diferença alguma no
andamento dos seus objetivos.

Ainda assim, mesmo que essas tarefas não sejam importantes para você, é provável
que sejam importantes para outras pessoas. Portanto, o recomendado aqui é que você
delegue essas tarefas justamente para essas outras pessoas.

Essa delegação pode ser apenas um e-mail para um colega de trabalho, ou comprar um
almoço ao invés de fazê-lo você mesmo. O importante aqui é apenas encontrar alguém
que poderia fazer a tarefa no seu lugar, e solicitar que essa pessoa realize essa tarefa.

Dessa forma, por motivos sistemáticos, esse quadrante é chamado de “Delegue”.

Tarefas Importante e Não Urgentes – Quadrante “Agende”

Bom, se nós não devemos fazer as tarefas do terceiro quadrante, então quais tarefas
devemos fazer em seguida?

É aqui que nossa atenção se vira para as tarefas que são importantes, mas não são
urgentes (quadrante 2). Na realidade, muitos especialistas em Produtividade Pessoal
argumentam que nossa maior meta deveria ser passar todo nosso tempo nesse
quadrante.

Se você quer ser bem-sucedido um dia, você não quer fazer suas tarefas logo antes do
seu prazo de entrega. Você quer justamente trabalhar com as tarefas importantes, mas
que não possuem prazo, ou cujo prazo ainda está muito longe.

Mesmo tendo isso em mente, no mundo atual as coisas nem sempre acontecem como
gostaríamos. Dessa forma, preferimos pensar nesse quadrante como uma forma de
gerenciar as próximas tarefas, aquelas que serão feitas no futuro. Ou seja, essa é uma
maneira de olharmos para frente, e vermos o que devemos fazer na próxima semana,
ou no próximo mês.

Esse é também o motivo pelo qual chamamos esse quadrante de “Agende”. Todas as
tarefas colocadas nesse quadrante devem ser planejadas previamente, e agendadas de
acordo.

Tarefas Não Urgentes e Não Importantes – Quadrante “Elimine”

Por último, sobram apenas as tarefas que não são urgentes, e nem mesmo importantes.
Por motivos óbvios, grande parte dessas tarefas devem ser eliminadas, afinal de contas
 68

por que você faria uma tarefa que não te aproxima das suas metas, e que nem mesmo
possui um prazo de entrega?

Contudo, eu defendo que nem todas as tarefas aqui colocadas devem ser eliminadas.
Isso porque existem algumas delas que gostamos de fazer por puro prazer, e que não
estão necessariamente relacionadas às nossas metas ou a um prazo limite.

Pegue, por exemplo, os diversos hobbies que existem. Talvez, você goste de tocar
violão, ou gaita, ou ainda goste de montar quebra-cabeça ou jogar vídeo game. Talvez,
você goste de dançar, ou de colecionar selos, ou talvez goste de jardinagem. Eu não
sei exatamente que hobbie você possui, mas eu sei que existem tarefas que você faz
por puro prazer.

Essas tarefas, mesmo sem qualquer nível de urgência ou importância, fazem bem para
você, e aconselho que você continue a praticá-las.

Obviamente, se você está passando tempo demais em um hobbie, pode ser a hora de
refletir e eliminar um pouco desse tempo extra. Contudo, se atualmente você não está
exagerando, continue sem qualquer culpa ou remorso pelo que está fazendo.

Como Tirar o Máximo Proveito da Prática?

Quase finalizando, eu ainda gostaria de te dar algumas dicas extras para tirar o máximo
proveito dos exercícios que fizemos até aqui. As dicas são as seguintes:

 Estabeleça Metas

A primeira dica é um tanto óbvia, já que pela definição básica aqui colocada, uma tarefa
é importante apenas quando ela está alinhada com suas metas e objetivos.

Dessa forma, se você ainda não sabe como definir suas metas, não perca tempo e
acesse agora mesmo a nossa página “Estabelecendo Metas de Sucesso”.

Nela, você encontrará 5 princípios básicos para definir suas metas, assim como diversos
artigos sobre o tema. Vale a pena conferir!

 Planeje Diariamente

Nesse momento, é possível que você ainda não perceba que para retirar o maior valor
da Matriz de Eisenhower, você precisará aplicá-la diariamente.

Isso acontece porque mesmo que uma tarefa seja importante hoje, isso não significa
que ela será importante amanhã ou depois de amanhã. O mesmo é válido para urgência,
onde aquilo que não é urgente hoje pode se tornar urgente amanhã ou depois disso.

Dessa forma, o único jeito de você se manter atualizado é repetindo o mesmo exercício
todos os dias, de forma que você ganhe prática com a técnica e possa reconsiderar
cada tarefa dia a dia.

 Eat that Frog

Como última dica, eu recomendo que sempre inicie seu dia pela tarefa mais difícil,
aquela que você tem as maiores chances de acabar procrastinando.
 69

Às vezes, essa tarefa pode ser a escrita de um e-mail importante, outras vezes pode
ser uma discussão com seu parceiro de negócio, e outras vezes pode ser a montagem
da sua própria matriz.

Independentemente do caso, essa estratégia é infalível para acabar com a

procrastinação.

(No mundo da Produtividade Pessoal, essa estratégia é conhecida como “Eat that Frog”,
ou “Comendo Sapos Vivos”, e você encontra a minha revisão dessa estratégia clicando
aqui).

III. Treinamentos

Matriz de Eisenhower ou Matriz de Covey?

Estamos quase chegando ao fim desse artigo, sendo que antes disso eu gostaria de
fazer uma pausa e explicar um conceito que é um tanto confuso para algumas pessoas.

Quando procuramos online pela matriz 2×2, que separa itens de acordo com a sua
importância e urgência, alguns artigos se referem a ela como a “Matriz de Stephen
Covey”, ou simplesmente “Matriz de Covey”.

Isso acontece, em grande parte, porque Stephen Covey foi o responsável

por popularizar a utilização da matriz no seu livro “Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente
Eficazes”.

Dessa forma, embora a Matriz de Eisenhower tenha sido criada e desenvolvida pelo
presidente americano, ela só ganhou popularidade após 1989, quando Stephen Covey
publicou a primeira versão do livro.

Treinamentos – Instituto Franklin Covey

Mais tarde, em 30 de maio de 1997, os métodos utilizados por Stephen Covey, entre
eles a Matriz de Eisenhower, foram adquiridos pela empresa Franklin Quest. Após a
compra, a empresa também mudou seu nome para Franklin Covey, e desde então
presta serviços internacionalmente para indivíduos e corporações que buscam otimizar
sua Produtividade.

No Brasil, temos uma sede da Franklin Covey instalada em São Paulo, sendo que nela
você poderá encontrar diversos produtos e soluções para a sua empresa.

Dessa forma, algumas páginas que você talvez queira conhecer são:

 Blog Franklin Covey;

 Curso “As 5 Escolhas para uma Produtividade Extraordinária”;
 Estudo de Caso Microsoft;
 Estudo de Caso Halton;
 Calendário de Cursos e Eventos.
 70

IV. Considerações Finais

No mundo em que vivemos, a capacidade de filtrar o sinal do ruído, ou distinguir entre

o que é urgente e o que é realmente importante, é uma habilidade essencial para se ter.

Meu desafio para você esta semana é aplicar a Matriz de Eisenhower a todos os
aspectos da sua vida. Quando confrontado com uma decisão, pare e pergunte a si
mesmo: “Estou fazendo isso porque é importante ou estou fazendo isso porque é
apenas urgente?”
 71

3. MÉTODO SMART

 Perfeito para pessoas que: Procuram por um método comprovado para

o estabelecimento de metas.

* https://www.youtube.com/watch?v=obwB0VDqfJI *
* https://www.youtube.com/watch?v=f8pWWOTYB6I *

I. A Ciência do Estabelecimento de Metas

“Nós Precisamos de Trens mais Rápidos”

Nos anos 50, após a grande devastação da Segunda Guerra Mundial, o Japão estava
intensivamente focado em crescer a sua economia.

Uma grande parte da população japonesa vivia nas cidades de Tóquio e Osaka, ou entre
elas, as quais eram separadas por mais de 500 quilômetros de trilhos. Todos os dias,
milhares de pessoas viajavam entre essas duas cidades. Contudo, devido a topografia
montanhosa japonesa, e ao sistema ferroviário desatualizado, a viagem poderia durar
até 20 horas.

Dessa forma, em 1955, o responsável pelo sistema ferroviário japonês soltou um desafio
para os engenheiros da nação: inventar trens mais rápidos!

Seis meses mais tarde, uma equipe divulgou um dos primeiros protótipos, revelando um
trem capaz de ir a 100 quilômetros por hora. Os engenheiros estavam orgulhosos, já
que se fosse construído na época, esse seria um dos trens mais rápidos no mundo.

Porém, isso não era o suficiente para o diretor do departamento ferroviário. Ele queria
que o trem atingisse 200 quilômetros por hora.

Os engenheiros explicaram que isso não era possível. A uma velocidade como essa, se
o trem fizesse uma curva muito acentuada, os vagões poderiam descarrilhar. Dessa
forma, talvez 110 ou 120 quilômetros por hora fosse uma perspectiva mais realista.

Mas mesmo assim, o chefe do departamento não queria saber. Esses 110 ou 120
quilômetros por hora não iriam transformar a nação. Melhorias incrementais no
transporte apenas resultariam em melhorias incrementais na economia.

Dessa forma, a única forma de atualizar o sistema de transportes japonês seria

reconstruir completamente todos os aspectos de como os trens funcionavam.

O Surgimento do Trem-Bala

Durante os próximos dois anos, os engenheiros trabalharam duro: desenharam trens

onde cada vagão tinha seu próprio motor; reconstruíram engrenagens para que
girassem com menos fricção; descobriram que os novos vagões eram muito pesados
para os trilhos já existentes, então precisaram reforçá-los.

Ao todo, foram necessárias centenas de inovações, tanto pequenos quanto grandes,

para construir um trem que pudesse mudar a nação.
 72

Em 1964, Tokaido Shinkansen, o primeiro trem-bala construído no mundo deixou a

cidade de Tóquio passando por trilhos soldados que atravessavam tuneis cortados
dentro das montanhas japonesas.

Ele completou sua viagem inaugural em 3 horas e 58 minutos, a uma velocidade média
de 200 quilômetros por hora. Centenas de espectadores esperaram durante a noite para
ver o trem chegando à cidade de Osaka.

Alguns anos mais tarde, outros trens-bala foram construídos ligando outras cidades
japonesas. De acordo com um estudo conduzido em 2014, o seu desenvolvimento foi
crucial para o crescimento econômico japonês nos anos 80.

Além disso, em menos de uma década após esta inovação, as tecnologias

desenvolvidas no Japão deram origem a outros projetos ferroviários de alta velocidade
na França, Alemanha, Austrália, e revolucionaram diversas industrias por todo o globo.

O Impacto de Metas Desafiantes

Ao longo dos anos, diversos estudos acadêmicos examinaram o impacto que metas
desafiantes, como essa que deu origem ao trem bala, possuem sobre a nossa
motivação e comprometimento.

A conclusão desses estudos é que consistentemente, essas metas forçam as pessoas

a se comprometerem com resultados mais ambiciosos, o que pode levar a um salto
imensurável em inovação e produtividade.

Um estudo conduzido em 1997, por exemplo, mostrou que o tempo para engenheiros
desenvolverem novas tecnologias cai 10 vezes depois que as companhias os
encarregam com metas desafiantes. Elas também são as responsáveis por transformar
completamente a educação pública em diversos países, e pelos grandes saltos
tecnológicos dados nos últimos anos.

Além disso, em questionários respondidos por pessoas que perderam uma grande
quantidade de peso, ou se tornaram corredores de maratona, encontraram que metas
desafiantes geralmente são cruciais para o seu sucesso.

“Metas desafiantes servem como acontecimentos chocantes que perturbam a

complacência e promovem novas formas de pensar”, escreveu um grupo em um artigo
publicado em 2011. “Ao forçar uma elevação substancial nas aspirações coletivas,
metas desafiantes podem deslocar a atenção para possíveis novos futuros e talvez
aumentar a energia da organização. Dessa forma, elas podem promover o aprendizado
exploratório através da experimentação, inovação, investigação abrangente e
divertimento. ”

Contudo, como você já deve saber, as vezes existe um pequeno problema relacionado
com as metas. Enquanto que elas podem servir para promover a inovação, muitas vezes
elas também podem parecer completamente impossíveis, levando ao pânico e
convencendo as pessoas de que não terão sucesso.

Em outras palavras, existe uma linha tênue entre metas ambiciosas que ajudam as
pessoas, e metas desafiantes que apenas as assustam e destroem o seu ânimo. Por
isso, para que esse tipo de meta seja efetiva, ela deve ser pareada com outro tipo de
sistema.
 73

A Teoria do Estabelecimento de Metas

Nos anos 70, dois cientistas chamados Edwin Locke e Gary Latham estavam
interessados em descobrir quais são os atributos indispensáveis para que uma meta
seja efetiva.

Dessa forma, em um de seus primeiros estudos, os pesquisadores abordaram 59

datilógrafos de grandes corporações e mensuraram o quão rápido eles conseguiam
digitar. Esses datilógrafos sabiam que estavam entre os melhores da sua companhia,
mas nunca haviam medido o quão rápido conseguiam produzir seus textos.

Os pesquisadores encontraram que, em média, cada trabalhador produzia 59 linhas de

texto por hora.

Então, os pesquisadores forneceram a cada datilógrafo uma meta específica, melhor

que a sua performance prévia, e mostraram algumas formas de medir a cada hora a
velocidade que estavam digitando.

Os pesquisadores conversavam então com cada datilógrafo para ter certeza de que a
meta era realista, e discutiam o que seria necessário para fazer com que o objetivo fosse
alcançado em um prazo preestabelecido.

A conversa não levava mais de 15 minutos, sendo que após sua finalização, cada
trabalhador sabia exatamente o que e como mediria seu sucesso.

Alguns pesquisadores olharam com descrédito para o experimento. Eles não

acreditavam que uma conversa de 15 minutos conseguiria impactar o trabalho de
datilógrafos com mais de 20 anos de experiência.

Ainda assim, os resultados foram surpreendentes!

Os Resultados de Locke e Latham

Uma semana depois de estabelecerem uma meta específica com cada datilografo, os
pesquisadores voltaram a medir a velocidade de escrita de cada um deles. Em média,
cada datilógrafo estava completando 103 linhas por hora. Uma semana mais tarde, 112
linhas por hora, ou seja, um aumento de 89% em performance em apenas duas
semanas!

A maior parte dos datilógrafos havia ultrapassado a sua meta estabelecida. Dessa
forma, para eliminar a possibilidade de que os trabalhadores estavam apenas tentando
impressionar os pesquisadores, eles voltaram após 3 meses, e mediram secretamente
a velocidade de cada datilógrafo.

A maior parte dos datilógrafos continuava a digitar tão rápido quanto medido antes, e
alguns deles haviam ficado ainda mais rápidos!

Hoje, mais de 400 experimentos acadêmicos, conduzidos nas mais diversas

circunstâncias, mostram o impacto que metas claras e específicas possuem sobre a
nossa performance.
 74

Não só isso, mas esse e outros estudos conduzidos por Locke, Latham e outros
pesquisadores mostram que existem alguns atributos indispensáveis quando estamos
estabelecendo nossas metas.

Vamos então destacar alguns desses atributos, de forma que você possa também
utilizá-los no seu dia a dia!

A Origem do Método SMART

No final dos anos 70, George T. Doran trabalhava como diretor de planejamento
corporativo para a Companhia de Água e Energia de Washington. Ele havia percebido
que alguns gerentes da companhia tinham resultados muito melhores que outros, e
resolveu investigar mais a fundo o que estava acontecendo.

Logo de início, Doran percebeu que os gerentes com melhor performance eram aqueles
que estabeleciam as melhores metas para os seus departamentos.

Para ser mais exato, os gerentes com melhor performance estavam utilizando 5
atributos específicos para formular suas metas, que poderiam muito bem ser aplicados
em diversos outros contextos.

Esses atributos eram:

 Metas precisam ser específicas: toda meta deve visar uma área específica de
melhoria;
 Metas precisam ser mensuráveis: toda meta deve ser quantificada, ou pelo
menos ter algo que sugere um indicativo de progresso;
 Metas precisam ser atribuíveis: toda meta deve ter um responsável especifico
designado;
 Metas precisam ser realistas: toda meta deve ter resultados que realisticamente
podem ser alcançados com os recursos disponíveis;
 Metas precisam ser relacionadas a uma linha do tempo: toda meta deve ter
um prazo, ou uma data específica para que os resultados sejam alcançados.

Esses eram exatamente alguns dos atributos defendidos pelos estudos de Locke e
Latham, na teoria do estabelecimento de metas. No estudo com os datilógrafos, por
exemplo, eles também haviam procurado fazer com que as metas fossem específicas,
mensuráveis, realistas e que possuem um prazo.

Com essas informações em mãos, Doran foi até a presidência da empresa e pediu para
fazer alguns testes, ensinando e aplicando esses atributos na construção de diferentes
metas.

O resultado foi a criação do método hoje mais utilizado no mundo para o

estabelecimento de metas: o método SMART!

O Método SMART

Em 1981, George Doran publicou o artigo “There’s a S.M.A.R.T. way to write

managements’s goals and objectives”, o qual é comumente aceito como a primeira
citação do acrônimo SMART na literatura científica.
 75

O método defende que toda meta precisa ser específica (specific), mensurável
(measurable), atribuível (assignible), realista (realistic), e relacionada a uma linha do
tempo (time-related).

O objetivo desse método era ajudar gestores a melhorarem seus resultados

aprimorando a definição das suas metas e objetivos. Dessa forma, como o foco de
Doran estava em gestores, ele descreve que toda meta precisa ser “atribuível”.

Hoje, contudo, o método SMART é muito mais utilizado para descrever metas no âmbito
pessoal. Portanto, faz sentido que o método tenha sido adaptado, e a palavra “atribuível”
tenha sido substituída por “atingível”.

Além disso, quando dizemos que uma meta precisa ser “atingível”, ela implicitamente
está sendo “realista”. Assim, na maior parte dos sites e cursos de Produtividade Pessoal,
você verá que toda meta precisa ser “relevante”.

Com isso, temos os 5 atributos mais comuns quando estamos falando do método
SMART, como ilustrado no quadro abaixo.

O Método SMARTER

Ao longo dos anos, mesmo sendo um método extremamente eficaz para o

estabelecimento de metas, o método SMART vem sendo criticado.

Parte disso acontece porque ele não incorpora alguns outros aspectos que Locke e
Latham também encontraram como essenciais no processo de estabelecimento e
alcance de boas metas.

Isso é, em vários estudos, os pesquisadores encontraram que a presença de feedback e

revisões constantes são cruciais para se manter motivado e comprometido com os seus
objetivos.

Por exemplo, um estudo conduzido pela pesquisadora Mirian Erez, na Universidade de

Maryland, apontou a presença de feedback constante como uma condição crucial para
que metas afetem performance.

Justamente por isso, alguns autores sugerem algumas adaptações para o SMART,
inserindo alguns outros atributos.
 76

Esse é o caso do método SMARTER, que além dos 5 atributos que já discutimos acima,
adiciona ainda mais dois atributos. São eles:

 Metas precisam ser estimadas: uma vez que a meta seja estabelecida, ela
precisa ser constantemente avaliada, de forma que o indivíduo saiba como sua
meta está afetando seu progresso e sua performance.
 Metas precisam ser revisadas: toda meta precisa ser revisada constantemente.
Primeiramente, isso é importante para que o indivíduo não se esqueça do seu
objetivo e pare de progredir. Em segundo lugar, a revisão constante de metas
permite ao indivíduo adaptar a sua meta a sua realidade atual, baseando-se
no feedback que está recebendo, e com isso se motive novamente para
continuar progredindo.

II. Como Escolher Minhas Metas?

Bom, agora que você já entende boa parte da teoria por detrás do estabelecimento de
metas, podemos partir para a prática e começarmos a estabelecer nossas próprias
metas, não é mesmo?

Sim! Mas antes de fazermos isso, é importante que você ainda atente para mais uma
informação.

A mente humana está sempre perseguindo alguma coisa. Para grande parte das
pessoas, a mente está apenas atrás de “pagar as contas no final do mês”, de sobreviver,
de chegar até o final mais uma semana. Isso é, essas pessoas estão presas na
armadilha de “ganhar a vida”, ao invés de “projetar a sua vida”.

Elas não querem se curar, elas querem ser curadas. Elas não querem emagrecer, elas
querem ser emagrecidas. Elas não querem lutar pelo sucesso, elas querem que gênio
apareça, e lhes conceda ao menos 3 desejos.

Se esse é o seu caso, então recomendo que nem continue a leitura. Isso porque você
estará apenas perdendo seu tempo ao estabelecer metas que não tem a intenção de
cumprir.

Portanto, caso você continue a leitura, que seja porque está comprometido(a) a criar um
futuro mais próspero. Um futuro em que você não espera que os resultados caiam do
céu, mas que toma dia a dia as ações necessárias para finalmente atingi-los.

Projetando um Mundo sem Limites

Bom, como primeiro exercício prático para começarmos a escolher nossas metas, eu
recomendo que pegue uma caneta e um pedaço de papel.

Como eu descrevi na introdução desse artigo, um dos pontos mais importantes quando
estamos escolhendo nossas metas é encontrar um objetivo que ao mesmo tempo seja
desafiador, que te inspire, mas que ao mesmo tempo não destrua o seu ânimo para
alcançá-lo.

Na realidade, o que estaremos procurando aqui são metas que ao mesmo tempo
pareçam impossíveis de serem alcançadas, mas que despertam em você um
sentimento louco de excitação apenas em pensar na possibilidade de alcançá-las.
 77

Ao todo, cobriremos aqui 4 diferentes áreas:

 Metas de Desenvolvimento Pessoal;

 Metas de Financeiras/Profissionais;
 Metas de Aventura/Diversão;
 Metas de Contribuição.

Para cada uma dessas áreas, você precisará dar a sua cabeça um tempo para pensar.
Para cada uma delas, você precisará de um tempo para se perguntar como você
gostaria que sua vida fosse, caso pudesse ter tudo o que deseja.

Por um momento, vamos suspender a necessidade de projetar “como” faremos para

alcançar nossas metas, e vamos pensar apenas no “o que” realmente desejamos.

Metas de Desenvolvimento Pessoal

Passo 1

Para começar, escreva em um pedaço de papel absolutamente tudo que passar na sua
cabeça que se refere ao seu próprio crescimento pessoal.

Como você gostaria que o seu corpo fosse? Quais as suas metas de desenvolvimento
mental, ou social? Você gostaria de aprender, por exemplo, uma nova língua? Você
gostaria de ler mais rápido, ou de escrever textos mais encantadores?

Emocionalmente, como você gostaria de ser? Você gostaria de conseguir quebrar

facilmente padrões de frustração, ou de raiva? Você gostaria de sentir mais gratidão
pelo mundo? Você gostaria de se sentir mais conectado espiritualmente com Deus ou
com o Universo?

A chave aqui é você escrever absolutamente tudo que passar pela sua cabeça. Não
deixe que seu senso crítico pare a sua escrita. Escreva rapidamente e vorazmente.
Escreva tanto metas que quer alcançar no curto prazo, como também as metas para a
sua vida.

Reflita por um mínimo de 5 minutos (se possível mais que isso), e não pare de escrever
durante todo o tempo. Seja uma ideia boba, esquisita, louca, ou infantil, escreva tudo no
papel.

Caso esteja tendo dificuldade, aqui vão algumas perguntas interessantes:

 O que você gostaria de aprender?

 Quem você gostaria de ser?
 Quem você gostaria de ter como amigo?
 Como poderia ser seu bem-estar físico?
 Como seria o corpo dos seus sonhos?
 Você gostaria de contratar um chef para cozinhar todos os dias para você?
 Você gostaria de ir para a academia todos os dias?
 Você gostaria de combater seu medo de altura?
 Você gostaria de completar um triátlon?
 Você gostaria de falar bem em público?
 Você gostaria de aprender a falar francês?
 Você gostaria de saber dançar ou cantar?
 Você gostaria de estudar fora do pais?
 78

 Você gostaria de aprender a tocar violão?

Passo 2

Como segundo passo, agora que você já possui uma lista com as suas metas de
desenvolvimento pessoal, tire um momento para dar um prazo para cada uma dessas
metas.

Nesse momento, é importante que você ainda não pense em como fará para alcançar
cada uma dessas metas. Apenas coloque um prazo no qual você gostaria que cada uma
dessas metas fosse finalizada.

Um ano? Três anos? Cinco anos? Vinte anos? Você é quem manda! O simples ato de
decidir quando você alcançará uma meta já coloca a sua mente consciente e
inconsciente em busca dos recursos para fazer isso se tornar realidade.

Dessa forma, se você escolher que uma meta deve ser conquistada no período de um
ano, coloque o número “1” ao lado dessa meta. Se decidir que serão três anos, coloque
o número “3” ao lado da meta. O mesmo para qualquer outro prazo que você esteja
imaginando.

Passo 3

Agora chegou a hora de você escolher apenas uma meta para essa categoria. Uma
meta que mesmo parecendo impossível, desperta em você um ânimo gigantesco. Uma
meta que ao ser alcançada fará com que todo o resto pareça mais fácil ou é até mesmo
desnecessário.

Neste momento, peço que confie na sua intuição. Isso é, ao ler cada um dos seus
objetivos, perceba qual é aquele que intuitivamente te deixa mais animado.

Tire então 2 minutos para escrever um ou dois parágrafos relacionados ao porque você
está absolutamente comprometido a alcançar esse objetivo no período de tempo que
você estipulou.

Porque esse objetivo é tão importante para você? O que você vai ganhar ao alcança-
lo? O que você perderia se ao não alcançá-lo?

Esses motivos são fortes o suficiente para fazer com que você entre em ação? Caso
não sejam, tire mais um tempo para distinguir os motivos reais de querer alcançar esse
motivo, ou simplesmente escolha outro na sua lista.

Metas sozinhas podem te inspirar, mas se você não souber o porquê quer tanto alcançar
seus objetivos, então não terá a motivação necessária para continuar progredindo
quando os obstáculos começarem a aparecer.

Metas de Financeiras/Profissionais

Ao terminar suas metas de desenvolvimento pessoal, siga os mesmos 3 passos para

suas metas financeiras/profissionais.

Para despertar sua imaginação, responda às perguntas abaixo:

 79

 Quanto você gostaria de ganhar? 50 mil ao ano? 100 mil? 200 mil? 1 milhão? 10
milhões? Tanto que você não consegue nem contar?
 Quais as metas que você quer para a sua companhia?
 Você gostaria de se tornar um líder na sua indústria?
 Quem você gostaria de ter na sua rede de contatos?
 Quanto dinheiro investido você precisaria para não precisar mais trabalhar?
 Você gostaria de ter um consultor financeiro?
 Você gostaria de abrir uma start-up?
 Quanto você gostaria de economizar para a educação dos seus filhos?
 Quanto você gostaria de gastar em uma viagem ou uma aventura?
 Quanto você gostaria de gastar em novos “brinquedos”?
 Qual o impacto que você gostaria de ter na sua empresa?
 Você gostaria de ser promovido a qual cargo? Supervisor? Gerente? Presidente
da Empresa?

Metas de Aventura/Diversão

Seguiu novamente os 3 passos para suas metas financeiras/profissionais? Caso tenha

feito apenas o primeiro passo (lista das metas), faça agora os dois outros passos.

Em seguida, você pode se dedicar às suas metas de aventura/diversão. Algumas

perguntas interessantes nesse quesito são:

 O que você gostaria de comprar? Um castelo? Uma casa na praia? Uma

fazenda? Um avião? Uma ilha? Uma Ferrari? Um estúdio de música? Um
zoológico particular?
 Você gostaria de assistir uma peça de teatro na Broadway?
 Você gostaria de viajar a Europa, ou ir para a Disney?
 Você gostaria de carregar a tocha olímpica?
 Você gostaria de nadar com golfinhos no Peru?
 Você gostaria de apostar uma corrida de camelos no Egito com seu melhor
amigo e ganhar?
 Você gostaria de viajar em um iate e conhecer todas as ilhas gregas?
 Quais lugares exóticos você gostaria de visitar?
 Você gostaria de visitar a Tanzânia e estudar chimpanzés?
 Você gostaria de dar uma volta no mundo velejando?
 Você gostaria de fazer parte de uma viagem espacial?

Metas de Contribuição

Por último, sobraram ainda as suas metas de contribuição. Essas podem ser as metas
que mais te animam, pois são a sua oportunidade de deixar uma marca no mundo, de
criar um legado que faça a diferença na vida das outras pessoas.

Elas podem ser coisas simples, como se voluntariar em um programa de reciclagem, ou

coisas grandes como abrir uma fundação que ofereça oportunidades para pessoas que
hoje não possuem os recursos necessários.

Assim como as demais metas, é importante que você realize os 3 passos que eu
descrevi para suas metas de desenvolvimento pessoal. Apenas escrever uma lista de
metas não te ajuda. Na realidade, se você faz apenas o primeiro passo, é possível que
fique confuso e atrapalhado.
 80

Dessa forma, é importante que você defina prazos para cada uma das suas metas, e
escolha uma delas para começar a perseguir ainda esse ano. Além disso, não se
esqueça de escrever dois parágrafos explicando os motivos que levam cada uma
dessas metas a serem realmente importantes para você.

Algumas perguntas para despertar sua imaginação nas metas de contribuição são:

 Você gostaria de construir um abrigo para pessoas que moram na rua?

 Você gostaria de adotar uma criança?
 Você gostaria de ler para os cegos, ou ser voluntário na cozinha de um asilo?
 Você gostaria de combater o aquecimento global?
 Gostaria de desenvolver carros que usem lixo como combustível?
 Gostaria de desenvolver um sistema que acabe com a fome no mundo?
 Gostaria de criar um novo tipo de escola? Talvez revolucionar o sistema de
educação no pais?

III. Como Estabelecer Minhas Metas?

Os 5 Passos Para o Estabelecimento das suas Metas

Na introdução deste artigo, eu descrevi que o primeiro passo para você definir boas
metas é iniciar o processo estabelecendo metas desafiantes, pois elas estão altamente
correlacionadas ao aumento em performance.

Esse foi justamente o intuito do exercício anterior. Com ele, eu espero que você tenha
definido 4 metas desafiantes, uma para cada área da sua vida.

Em seguida, ainda na introdução do artigo, eu descrevi que metas desafiantes muitas

vezes parecem impossíveis de serem feitas, e que essa sensação de incapacidade pode
acabar com seu ânimo e fazer com que você permaneça paralisado na sua realidade
atual.

Justamente por isso, é importante agora que você pareie suas metas desafiantes com
algum outro tipo de sistema, que no caso desse artigo será o sistema SMARTER.

Começando pela sua meta de desenvolvimento pessoal, recomendo que realize os 5

passos descritos abaixo:

Passo 1 – Torne a sua meta específica

Como primeiro passo, portanto, começaremos deixando nossa meta muito mais
específica. Basicamente, isso pode ser feito em dois níveis diferentes.

Em primeiro lugar, podemos fazer isso em nível mais superficial, descrevendo apenas
algumas evidências a respeito de como saberemos que nossa feita foi alcançada.

Por exemplo, se sua meta é escrever um livro, então especifique qual o número de
página que esse livro terá aproximadamente, ou então quantos capítulos ele terá. Da
mesma forma, se a sua meta é comprar uma casa, em qual cidade ela estará localizada,
ou quantos metros quadrados ela terá?

Em segundo lugar, você pode especificar a sua meta descrevendo alguns outros
critérios, os quais estão muito mais relacionados à sua forma de pensar. Por exemplo:
 81

 Quem você precisa ser para alcançar essa meta?

 No que você precisa acreditar?
 O que você precisar aprender?
 Quais comportamentos você estará desenvolvendo?
 Quem estará com você no dia que alcançar seu objetivo?
 Onde você vai estar?

Essas são perguntas muito mais profundas, que quando respondidas aumentam
significativamente as suas chances de alcançar seus objetivos.

Passo 2 – Torne a sua meta mensurável

Como segundo passo, faremos com que nossas metas se tornem mensuráveis. Isso é,
desenvolveremos uma métrica que indique se estamos realmente nos aproximando do
nosso objetivo.

Novamente, se o seu objetivo é escrever um livro, você pode mensural a quantidade de

páginas ou capítulos que você já escreveu.

Caso sua meta seja comprar uma casa, o crescimento do seu patrimônio financeiro é
um ótimo indicador de que está progredindo.

Caso deseje melhorar a qualidade do seu casamento, é possível que você comece a
quantificar a quantidade de horas de qualidade que passa junto com seu
esposo/esposa.

Independentemente de qual é a sua meta, sempre existe algo que você pode medir para
saber se está progredindo. Essa métrica é essencial para que você se mantenha
motivado e para provar para si mesmo e para os outros que está conseguindo progredir.

Passo 3 – Torne sua Meta Atingível

Como terceiro passo, precisaremos superar a sensação de que nossa meta é impossível
de ser feita, e torná-la mais atingível.

Isso comumente é feito procurando por exemplos de outras pessoas que já alcançaram
ou estão alcançando o que estamos almejando.

Se a sua meta é abrir uma empresa bilionária, então existem exemplos de outras
pessoas que já fizeram isso? Pode apostar que sim!

Se a sua meta é montar uma fundação beneficente que forneça óculos para crianças
míopes que não possuem condições de comprá-los, então existem pessoas que já
fizeram isso? Pode apostar que sim!

Caso a sua meta seja embarcar em uma viagem espacial para Marte, então existem
pessoas que já fizeram isso? Ainda não! Mas estamos chegando lá.

Nem todas as suas metas parecerão atingíveis logo de início. Contudo, não subestime
o que você conseguirá atingir em uma ou duas décadas. Se não existem
impossibilidades matemáticas de você alcançar seu objetivo, então é puramente uma
questão de superar um obstáculo de cada vez, e nunca parar de progredir.
 82

Dessa forma, pense em quem você poderia procurar caso precise de ajuda. Além disso,
pense quais são os obstáculos que te esperam e quais serão os recursos necessários.

Passo 4 – Torne sua Meta Relevante

Como quarto passo, deixaremos nossa meta ainda mais relevante. Isso é, durante o
processo de escolha das suas metas, você já deve ter escrito um ou dois parágrafos
explicando as razões dessa meta ser tão importante para você.

Esse processo é realmente crucial para que você não desista da sua meta no meio do
caminho.

No entanto, é possível que você ainda não tenha encontrado os reais motivos que levam
a sua meta a ser importante para você. Dessa forma, sugiro que procure responder
diversos “porquês” antes de chegar a uma resposta definitiva.

Por exemplo, digamos que você queira dobrar sua renda. Começaríamos com:

Por que você quer dobrar sua renda?

R: Porque sinto que o que ganho hoje não é o suficiente.

Em seguida, por que aquilo que você ganha não é o suficiente?

R: Porque quero fornecer o melhor para minha família.

Por que você quer fornecer o melhor para sua família?

R: Porque quero que meus filhos me vejam como um bom pai.

Por que você quer ser visto como um bom pai?

R: Porque isso se conecta com meus valores e propósito de vida de ser um bom pai.

Perceba que aqui o benefício ao completar sua meta vai muito além do financeiro,
contemplando benefícios emocionais (satisfação ao fornecer o que há de melhor para a
família) e espirituais (conectados aos seus valores e propósito de vida). Esses sim são
benefícios relevantes e que podem sobrepor barreiras.

Passo 5 – Relacione a sua Meta a Uma Linha do Tempo

Como último passo, vamos melhorar o relacionamento entre nossa meta e nossa linha
do tempo. Isso é, no processo de escolha da sua meta, você já forneceu um prazo
imaginário para sua meta como “1 ano” ou “5 anos”.

Nesse momento eu peço que você torne essa data ainda mais precisa. Escreva o dia
exato que deseja que sua meta seja finalizada. Por exemplo:

Minha meta será alcançada até “Quinta-feira, 19 de Julho de 2018”. Ou ainda “Terça-
feira, 24 de Outubro de 2023”.

Não importa se o seu prazo é um, dois, cinco ou dez anos. Você sempre pode definir
no calendário qual será o dia exato em que deseja alcançar seu objetivo. Esse processo
 83

é fundamental para despertar em você um senso de urgência, o qual é necessário para

aumentar o seu foco.

Além disso, outro exercício interessante é descrito no livro “Tools of Titans”, de Tim
Ferris. No livro, Ferris descreve a seguinte pergunta:

“O que você faria para alcançar seu objetivo de 10 anos em apenas 6 meses, se você
tivesse uma arma apontada para sua cabeça? ”

Essa pergunta não é feita com o intuito de fazer com que você realmente alcance suas
maiores metas nos próximos meses. O objetivo dessa pergunta é fazer com que você
quebre seus padrões atuais de pensamento.

Isso é, os sistemas “normais” que você possui para pensar sobre os seus objetivos, as
regras sociais que você força sobre você mesmo, e as estruturas padrões que todos
utilizam para progredir – todos eles não funcionam para responder a essa pergunta.

Para respondê-la, você precisa pensar fora da caixa. Esse processo, mesmo que não
reduza o tempo para alcançar sua meta para apenas 6 meses, é capaz de economizar
um tempo e esforço preciso ao longo da sua jornada.

IV. Como Garantir que Alcançarei Minhas Metas?

Como Ter Certeza de que Você Alcançará seus Objetivos

Agora que as suas metas já estão ganhando forma, e você já consegue com maior
precisão o que deseja alcançar, eu acho importante que você ainda faça mais dois
exercícios para se certificar de que realmente alcançará seus objetivos.

Em primeiro lugar, checaremos a “ecologia” da sua meta, e sem segundo lugar faremos
a sua internalização.

Embora você possa ficar tentado a pular completamente essa parte, peço que não o
faça. Ao meu ver, esses dois exercícios são os grandes responsáveis por eliminar as
duas maiores armadilhas que evitarão que você alcance suas metas.

Exercícios 1 – Checando a “Ecologia”

Na biologia, o termo “ecologia” refere-se à harmonia entre os seres vivos e o ambiente

em que vivem. Ou seja, a ecologia dita que para um animal ou planta se manter vivo,
ele/ela precisa necessariamente realizar comportamentos que sejam harmoniosos com
o seu ambiente.

O mesmo é válido para todo ser humano, incluindo eu e você. Isso é, todos nós
possuímos uma noção inconsciente de quais ações são morais (harmoniosas) e quais
são subversivas (desarmoniosas).

Dessa forma, podemos dizer que absolutamente todos os nossos comportamentos hoje
passaram por uma verificação inconsciente de harmonia, buscando eliminar possíveis
incongruências e nos manter vivos.

Mas agora eu te pergunto: caso você alcance seus objetivos, seus comportamentos
continuarão sendo harmoniosos?
 84

Isso é, existe alguma parte de você que não concorda com você conseguir o que
deseja? Existe alguém próximo a você que será prejudicado caso alcance seu objetivo?
Algo além de você e das pessoas próximas irá se beneficiar com a sua meta?

Todas essas são perguntas importantes de se considerar quando estamos

estabelecendo nossas metas. Isso porque incongruências na sua linha de raciocínio
levarão a ações de auto sabotagem, impedindo o seu crescimento.

De nada adianta querer ganhar muito dinheiro, se ao mesmo tempo você acha que isso
prejudicará seu relacionamento com a família. De nada adianta você querer se
voluntariar em um hospital, se acha que isso eliminará seu tempo de lazer no fim de
semana. De nada adianta você querer aprender a falar uma nova língua, se existe uma
parte de você que acredita que isso seria uma perda de tempo.

Portanto, considere cada uma das perguntas acima, e com isso elimine de uma vez por
todas a auto sabotagem.

Exercício 2 – Internalização de Objetivos

Como segundo exercício, precisamos internalizar nossos objetivos, de forma que nosso
consciente e inconsciente trabalhem juntos durante toda a jornada.

Peço então, para que realize o exercício abaixo, que será fundamental para a
internalização dos seus objetivos!

1 – Comece sentando-se confortavelmente em uma cadeira e respire profundamente.

Foque sua atenção na sua respiração e então feche seus olhos.

2 – Eu gostaria que você começasse a criar uma imagem agradável de você com o seu
objetivo. Como você se vê no exato momento em que alcançou a sua meta? O que você
está ouvindo? Entre na imagem e sinta como é ter alcançado esse objetivo.

3 – Desfrute desse momento. Perceba o quão agradável é conquistar o que está

buscando. O que as outras pessoas estão falando de você? Você consegue perceber
como o sistema que está inserido também ganhou com o seu sucesso?

4 – Veja tudo que quiser ver, ouça tudo que quiser ouvir e principalmente sinta como é
ter o que tanto deseja. Quando estiver satisfeito, foque novamente na sua respiração e
abra seus olhos.

A sensação de saber que alcançou o objetivo que você tanto trabalhou é uma das
melhores sensações do mundo! E é essa a sensação que eu quero que você sinta ao
realizar este exercício.

V. Como Alcançar as Minhas Metas?

Talvez você não tenha percebido, mas quando eu descrevi os 5 passos para o
estabelecimento de metas, eu falei apenas dos 5 atributos descritos na metodologia
SMART, e deixei de lado os 2 outros atributos adicionados no método SMARTER (metas
devem ser estimadas e revisadas).

Isso porque essas duas características resumem todo um conjunto de estratégias que
devem ser aplicadas logo após a definição clara e internalização das suas metas.
 85

Dessa forma, não falarei de cada atributo em separado, mas listarei diversas práticas
que juntas aumentarão massivamente suas chances de sucesso. São elas:

Defina o Primeiro Passo

Defina claramente qual é o primeiro passo rumo à sua meta, e quando ele será feito.

Isso é, defina claramente qual é a primeira ação que você vai tomar para fazer com que
sua meta se torne realidade, e qual exatamente é o resultado que você espera dessa
ação. Além disso, se possível, realize esse primeiro passo ainda hoje, de forma que
você saia da inercia e crie um compromisso com o seu sucesso.

Eu realmente não consigo descrever o impacto que esse pequeno exercício tem no seu
sucesso. Contudo, perceba que tudo que você até aqui será inútil caso você não dê o
primeiro passo. Então, nada mais justo do que planejá-lo e executá-lo o quanto antes.

Monte um Sistema de Revisão

Como segundo ponto, é extremamente importante que você pense na frequência em

que revisará as suas metas, e como será o seu processo de revisão.

Particularmente, eu gosto de utilizar o método Agile Results para revisar semanalmente

as minhas metas. Ao meu ver, esse é o melhor sistema de revisões hoje disponível.

Artigo Relacionado: Agile Results: O Guia Completo para Planejar, Priorizar e Atingir
Rapidamente seus Resultados Pessoais

Basicamente, você começará o processo dividindo sua grande meta em marcos

menores, que podem ser feitos em um mês ou três meses. Em seguida, para cada uma
das suas metas, você definirá o que deseja fazer até o final da semana, estabelecendo
claramente quais são as ações necessárias para que isso se torne realidade.

Diariamente, você também define quais são as 3 ações mais importantes do dia,
fazendo com que você se mantenha progredindo o tempo todo, e na direção certa.

Procure por Alternativas

Como terceiro ponto, é importante que durante o seu processo de revisão, você pense
em algumas alternativas para sobrepor os obstáculos que aparecerão ao longo do
caminho.

Ao definirmos planos alternativos, criamos condições extras para não ficarmos presos
a uma só estratégia, e assim mantemos nossa mente flexível e atenta a novas
possibilidades.

Ao todo, busque listar 3 planos alternativos para cada obstáculo que encontrar durante
sua jornada. Por exemplo, caso esteja procrastinando a escrita do seu livro, liste 3
possíveis soluções para acabar com a procrastinação.

Assim, caso esteja tendo problemas para ser promovido na sua empresa, busque por
três coisas que você poderia fazer melhor, e que chamariam a atenção do seu chefe.
 86

Mantenha-se em Movimento o Tempo Todo

No Japão, utiliza-se o termo “Kaizen” para descrever o impacto cumulativo que

pequenos passos contínuos possuem para alcançar um objetivo.

Essa é filosofia que permitiu a criação do primeiro trem bala do mundo, e que também
transformou o Japão em país sinônimo de tecnologia.

Portanto, da mesma forma que você provavelmente não lê um livro de 400 páginas em
uma única sentada, procure não se afobar ao perseguir a sua meta. Pequenos passos,
dados na direção certa, vão se acumulando e te aproximando do seu objetivo.

Mantenha-se em movimento o tempo todo, sempre progredindo, mesmo que pouco

todos os dias. Revise, reflita e itere o seu processo e o sucesso não demorará a
aparecer.

Cursos e Treinamentos

Se você estiver realmente comprometido a alcançar suas metas, existem ainda

diferentes cursos e treinamentos pagos disponíveis no Brasil, voltados justamente a
isso. Vou listar aqui, apenas os 2 cursos que eu mais gosto.

Curso #1 – O Melhor Ano de Todos – por Christian Barbosa

O curso “O Melhor Ano de Todos” foi construído pelo Christian Barbosa (criador do
método “A Tríade do Tempo”), e é disponibilizado apenas no final de cada ano. No curso,
você aprenderá como escolher e estabelecer suas metas, assim como terá aulas
específicas para criar um mindset produtivo. Como brinde, o Christian ainda oferece um
ano de utilização gratuita do NeoTriad, o qual é a ferramenta que ele utiliza para
gerenciar a sua equipe e suas metas.

Curso #2 – Ultrapassando Limites – por Rodrigo Cardoso

O curso “Ultrapassando Limites” é um programa criado pelo Rodrigo Cardoso, e

geralmente abre suas inscrições duas vezes ao ano. No curso, você aprende a eliminar
a “síndrome do mudador”, e consegue montar um quadro com uma visão eficaz, com
foco no futuro que você quer viver. O curso é recheado com diversas técnicas e
estratégias para viver em Alta Performance, e vale a pena o investimento!

VI. Considerações Finais

A chave para o sucesso é o progresso contínuo e foco para alcançar as suas metas e
seus sonhos.

Coloque suas metas como um ponto no horizonte. Sobreponha seus obstáculos, não se
distraia e continue sempre direcionado, mantendo o foco.

Com essa mentalidade, não existe nada no mundo que possa lhe impedir de conquistar
suas metas com sucesso!
 87

4. TIMEBOXING / POMODORO

 Perfeito para pessoas que: Requerem uma organização mais precisa

sobre a utilização do seu tempo.
* https://www.youtube.com/watch?v=x7gU81mtbjs *

A Lei de Parkinson

Em 1955, o estudioso Cyril Northcote Parkinson publicou um artigo na revista The

Economist, onde comentava, entre outras coisas, as conclusões que havia chegado ao
estudar o serviço civil britânico.

O artigo dele postulou que:

O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.

Em outras palavras, sempre que deixamos tempo livre para conclusão de uma tarefa,
ela tende a atrasar, pois mais e mais pequenas tarefas são incluídas no projeto.

De acordo com Parkinson, haviam dois motivos para isso acontecer: 1) funcionários
querem multiplicar subordinados, e não rivais; 2) funcionários criam trabalho um para o
outro. No artigo, ele também aponta que o total de funcionários em uma burocracia
aumenta de 5% a 7% ao ano, independentemente da quantidade de trabalho a ser feita.

Mas como isso está relacionado aos dias de hoje? Como isso está relacionado
ao nosso trabalho?

O que é Timeboxing?

Bom, para entendermos isso, me diga quanto tempo você leva para arrumar um
armário? Quanto tempo você leva para almoçar todos os dias? Quanto tempo você leva
para analisar um relatório? Quanto tempo para processar seus e-mails? Bom, isso tudo
depende de quanto tempo disponível temos para a conclusão de cada tarefa, não é
mesmo?! Se não temos um prazo para conclusão da tarefa, tendemos a demorar muito
mais para concluí-la. Entretanto, se estamos com nossos minutos contados, tudo anda
mais rápido.

Esse é o principal motivo pelo qual as pessoas utilizam o Timeboxing no seu dia-a-dia.
Basicamente, Timeboxing se refere ao hábito de agendarmos horários específicos no
dia para execução e conclusão de tarefas específicas. Por exemplo, se você já
programa processar seus e-mails, durante meia hora, no final do dia, então você já está
utilizando o Timeboxing.

Além disso, existem ainda outras aplicações da técnica, que se referem a utilização de
cronômetros para focarmos totalmente em apenas uma tarefa, e evitarmos multitarefar.
Por exemplo, você já deve ter ouvido falar da “Técnica de Pomodoro”, que visa aumentar
nosso rendimento através do foco total em uma tarefa por 25 minutos, seguidos de 5
minutos de descanso.

Dessa forma, o princípio básico defendido no Timeboxing é que ao estipularmos um

horário para o início e término de uma tarefa, estaremos diminuindo o tempo necessário
para sua conclusão, pois conseguiremos focar muito mais na tarefa proposta. Isso sem
contar com os diversos outros benefícios provenientes dessa prática.
 88

Benefícios do Timeboxing

Motivação

Hoje em dia, diversas pessoas estão tendo problemas de motivação. Não possuem
ânimo para os estudos, ou para trabalhar, para limpar a casa, cozinhar, ou organizar
suas coisas. Dessa forma, permanecem sempre esperando o dia em que isso irá mudar,
e que se sentirão inspirados, energizados, e com vontade de colocar todas as tarefas
em dia.

Bom, esse dia até pode chegar, mas uma vida produtiva depende de tomarmos as
atitudes certas todos os dias, até mesmo quando estamos desanimados ou sem
vontade. Para levar uma vida produtiva, você precisa driblar a procrastinação e
começar, de uma vez por todas, as suas tarefas indesejadas.

Dessa forma, o primeiro benefício do Timeboxing é que ele permite que você inicie suas
tarefas desagradáveis com certa facilidade. Isso acontece pois você não estará
necessariamente se concentrando no resultado que você deseja, mas sim no tempo que
você permanecerá trabalhando.

Vamos imaginar que você gostaria de escrever um livro. Essa é uma tarefa e tanto, e
você tem procrastinado seu início já há algumas semanas. Na sua cabeça, você gostaria
de sentar nos fins de semana e passar horas escrevendo, mas não encontra a
motivação. Mas eu te pergunto: ao invés de passar horas escrevendo no fim de semana,
por que você não escolhe escrever por 20 ou 25 minutos todos os dias? Nesse tempo,
não faz diferença se você escreveu 50, 500, ou 5000 palavras. Se você completou o
período definido, seu dia já foi vitorioso.

Auxílio no processamento de tarefas diárias

Todos nós possuímos tarefas que fazemos todos os dias, mas que parecem consumir
uma quantidade de tempo maior do que realmente gostaríamos. Para citar apenas
alguns, podemos falar do processamento de e-mails, checagem das redes sociais, ou
leitura de textos que são do nosso interesse.

De maneira geral, sabemos que faremos essas tarefas hoje, amanhã, e depois, mas
tendemos a fazer isso de forma desordenada. Algo do tipo “quando eu tiver um tempo
livre eu faço”. Como consequência, acabamos entrando nos nossos e-mails ou redes
sociais diversas vezes por dia, sempre que temos um tempinho livre. Na realidade,
chegamos a criar o hábito de abrir nosso e-mail ou redes sociais todas as vezes que
estamos entediados ou com tempo livre, não é mesmo?!

O Timeboxing é uma ótima estratégia para que não desperdicemos tempo além do
necessário para essas tarefas. Por exemplo, se você colocar que processará e-
mails das 9h-9h30, e das 17h-17h30, você provavelmente conseguirá processar todos
os seus e-mails rapidamente, e não precisará ficar checando por mensagens novas a
todo momento. O mesmo vale para as redes sociais. Você pode estipular que navegará
suas redes sociais entre 12h-12h20 e entre 19h-20h. Dessa forma, você não precisará
ficar atualizando constantemente seu feed de notícias, e encontrará tempo para fazer
diversas outras tarefas.
 89

Execução de grandes projetos

Você provavelmente conhece o ditado “Como se come um elefante? Uma mordida de

cada vez”. Embora possa parecer um pouco clichê, a verdade é que é apenas assim
que grandes projetos conseguem ir para frente.

Voltando ao exemplo do livro, não existe nada melhor para o andamento do seu projeto
do que realizar a escrita do livro em pequenos espaços de tempo, de forma que você
nunca se desgaste. Quando estipulamos um tempo como 25 minutos de escrita, quais
são as coisas que podem dar realmente errado? No pior dos casos, você foi
interrompido, e perdeu parte desse tempo. Entretanto, na maior parte das vezes,
trabalhar por 25 minutos é vitória garantida.

Artigo relacionado: Como gerenciar interrupções no ambiente empresarial

Por onde começar?

Bom, existem diferentes formas de trabalhar com Timeboxing, e nesse artigo eu escolhi
colocar as três formas mais comuns, e que mais podem te ajudar. É importante lembrar
que diferentes estratégias devem ser usadas para diferentes tarefas, e você sempre
deve estar atento ao que funciona para você.

Técnica de Pomodoro

Uma das técnicas mais comentadas quando falamos de timeboxing é a Técnica de

Pomodoro, criada no final dos anos 80, por Francesco Cirillo. O princípio da técnica é
muito simples. A premissa é focar toda a sua atenção em uma tarefa por um período de
tempo e então recarregar sua energia com um tempo de descanso. Dessa forma, ao
completar pequenos pedaços de determinada tarefa em um determinado tempo, você
cria um sentimento de produtividade e eficiência (momentum), o qual o manterá
focado nas atividades mais importantes.

Basicamente, a técnica consiste nos 5 passos a seguir:

1) Identificar qual a tarefa a ser trabalhada: o primeiro passo é definir qual

tarefa deve ser trabalhada no próximo ciclo. Procure escrever em algum lugar
visível qual seu objetivo, de forma que você não perca o foco mesmo quando
ocorrer uma interrupção.
2) Armar o temporizador para 25 minutos: você pode utilizar diversos tipos
de temporizador, sejam eles físicos, como os de cozinha, ou digitais.
3) Trabalhar na tarefa até que o tempo acabe: trabalhe com foco total na
tarefa identificada no passo 1. Caso perceba que precisa de mais tempo,
mova a tarefa para o próximo ciclo de Pomodoro. É extremamente importante
que você pare de trabalhar assim que o temporizador tocar.
4) Ter 5 minutos de descanso: é importante que você se desligue do trabalho
por 5 minutos para que possa voltar a ter os 25 minutos de foco total. Sem
esse tempo de descanso, você provavelmente torrará sua capacidade mental
em muito menos tempo. Durante esse tempo de descanso, aproveite para
reconhecer o quanto você progrediu durante a execução do seu projeto.
Aproveite também para tomar um copo de água, e retirar os olhos da tela,
caso esteja trabalhando em um computador.
5) Após quatro sequências de 25 minutos, retirar 15 minutos de
descanso: após quatro ciclos completos no Pomodoro, retire cerca de 15
 90

minutos para recarregar todas as suas energias. Não se esqueça, o

descanso é fundamental durante esse processo!

Variações da Técnica

Não existem muitos estudos por detrás dos 25 minutos estipulados para a técnica de
Pomodoro. Algumas pessoas argumentam que esse seria o tempo médio que uma
pessoa consegue permanecer focada em uma tarefa sem se distrair. Contudo, veja o
que funciona melhor para você. É possível também testar outros ciclos de tempo, como
de 45 minutos com 10 minutos de descanso, ou ciclos com 60 minutos trabalhando e 15
minutos descansando.

Agende suas tarefas

“Se você fala sobre isso, então isso é um sonho, se você visualiza isso, então isso é
possível, mas se você agenda isso, então isso se torna real” – Tony Robbins

A segunda maneira de utilizar timeboxing é colocar na sua agenda todas as tarefas que
você gostaria de fazer essa semana.

Todos nós conhecemos o poder de agendarmos alguma coisa. O exemplo mais comum
que me vêm à cabeça é o agendamento de viagens. Você pode até mesmo falar sobre
as viagens que quer fazer, e sobre os lugares que quer visitar, mas isso nunca vai
acontecer se você não estipular uma data de partida. De maneira geral, isso acontece
quando você realmente compra a passagem. Com a passagem em mãos, mesmo que
algo novo apareça para você fazer (e algo novo sempre aparece!), seus planos
continuam os mesmos e você vai viajar.

Entretanto, muitas pessoas não utilizam esse mesmo princípio para as demais tarefas
que precisam fazer no dia. O que eu escuto de muitas pessoas é que não conseguem
manter todos os compromissos na agenda, pois suas prioridades estão mudando dia-a-
dia. Minha resposta para esse tipo de dificuldade é que não existe problema em você
não fazer exatamente como colocou no calendário. Muitas vezes, você pode utilizar seu
calendário apenas como um modelo ideal de semana a ser seguido. Se você desviar do
 91

que foi colocado lá, não tem problema, pois assim você pelo menos sabe o quão
diferente sua semana foi do que considera ideal.

Coloque temas nos seus dias

A terceira e última maneira de utilizar timeboxing nos seus dias é apenas colocando
temas para cada dia da semana, de forma que você sempre saiba quais tarefas são
prioridade em cada dia.

Seguindo o exemplo acima, eu coloquei que na segunda-feira devo me concentrar nas

tarefas relacionadas a consultoria. Na terça-feira nas tarefas relacionadas ao blog, como
escrever. Na quarta-feira realizo serviços administrativos, relacionados a pagamento de
contas e gerenciamento de e-mails. Na quinta-feira estudo novos materiais, inclusive
aqueles que devo utilizar para escrita de artigos na semana seguinte. Na sexta-feira
acerto todas as pendências que ficaram na semana, e no fim de semana posso apenas
curtir minha família.

É claro que eu não vou fazer apenas as tarefas relacionadas a cada tema nos dias
especificados. Por exemplo, eu gosto de processar meus e-mails todos os dias, de
forma que eles nunca se acumulem. Processamento de e-mails não está relacionado a
maior parte dos temas que eu exemplifiquei acima, ainda assim, encontrarei um tempo
para abrir minha caixa de entrada todos os dias.

Você também pode escolher alguns temas para colocar em cada um dos dias da
semana, ou até nos fins de semana. Dessa forma, você sempre saberá exatamente o
que fez antes de ir dormir, e o que precisará ser feito assim que levantar.

Considerações finais

As três modalidades de timeboxing podem ser utilizadas juntas, ou separadas, como

preferir. Independentemente da modalidade que você escolhe, lembre-se que você
precisa de prática e repetição até que sua cabeça se acostume com a ferramenta.
 92

Portanto, escolha uma das modalidades, e procure aplicá-la por pelo menos 15 dias, de
forma que você consiga aperfeiçoar o sistema para suas necessidades, e aí sim verificar
se ele funciona ou não para você.
 93

5. TRÍADE DO TEMPO

 Perfeito para pessoas que: Procuram diminuir o tempo gasto em tarefas

circunstanciais e se concentrar nas tarefas genuinamente importantes.

* http://www.triadedotempo.com.br/TesteTriade *

A Tríade do Tempo

Talvez você nunca tenha percebido, mas o número 3 é amplamente utilizado nas mais
diversas ciências, incluindo psicologia, filosofia, química, geografia e política. Por
exemplo, o átomo é dividido em três partes (prótons, elétrons e nêutrons), e Freud divide
nossa psique em três partes (ego, superego e id). Da mesma forma, quando pensamos
em tempo, podemos dividi-lo em três ao falarmos de dia, tarde e noite, ou quando
falamos de horas, minutos e segundos, ou ainda quando falamos de décadas, séculos
e milênios.

Existem diversas curiosidades envolvendo o número três, e você pode encontrá-las

facilmente em pesquisas na internet. Por esse mesmo motivo, um dos primeiros
conceitos defendidos na metodologia da Tríade do Tempo é que nossas tarefas também
podem ser divididas em três categorias.

Desde 1989, quando Stephen Covey publicou pela primeira vez o livro “Os 7 Hábitos de
Pessoas Altamente Eficazes”, popularizou-se muito a utilização da chamada “Matriz de
Eisenhower”.

(Caso ainda não esteja familiarizado com a Matriz de Eisenhower, clique aqui)

Basicamente, essa metodologia divide nossas tarefas em duas categorias, as quais

formam 4 quadrantes. Dessa forma, uma tarefa sempre se enquadra em uma de quatro
categorias:

 Importante e Urgente;
 Importante e Não Urgente;
 Urgente e Não Importante;
 Não Urgente e Não Importante.

Entretanto, no livro da Tríade do Tempo, Barbosa defende que muitas pessoas possuem
dificuldade em utilizar a matriz, pois a consideram complexa. Outras pessoas ainda
possuem muitas dúvidas sobre onde devem colocar cada uma de suas tarefas, e
acabam muitas vezes se frustrando com essa metodologia.

Por esse motivo, Barbosa propõe uma nova visão sobre os princípios defendidos na
matriz, e busca simplificar o processo fazendo a divisão de tarefas apenas nas
categorias: Importante, Urgente e Circunstancial.

Importante, Urgente e Circunstancial

Diferentemente da Matriz de Einsehower, onde uma tarefa pode ser considera urgente
e importante ao mesmo tempo, na Tríade do Tempo essa união não acontece. Aqui,
uma tarefa nunca pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Se uma tarefa é
importante, mas chegou ao ponto de ser urgente hoje, então ela não é assim tão
importante.
 94

Dessa forma, o Christian Barbosa propõe alguns critérios para saber o que exatamente
é importante, urgente ou circunstancial.

Basicamente, são importantes todas aquelas tarefas que lhe trazem resultados a curto,
médio ou longo prazo. São as tarefas significativas na sua vida. Além disso, são
consideradas urgentes as tarefas que surgem em cima da hora, que poderiam ser
previstas, e que geralmente causam estresse. Por último, são consideradas
circunstanciais as tarefas que são desnecessárias, que podem ser importantes para
outras pessoas, mas não para você.

Um dos principais intuitos dessa divisão é fornecer a você uma forma de visualizar como
está utilizando seu tempo hoje. Por exemplo, você pode estar utilizando 50% do seu
tempo em tarefas circunstanciais, 30% em tarefas urgentes e apenas 20% em tarefas
importantes. Essa constatação lhe trará consciência sobre como está sua produtividade
hoje, e é realmente importante para que você entenda qual rumo deve tomar para se
tornar uma pessoa mais produtiva.

(Se você deseja realizar o teste, e constatar como está utilizando seu tempo hoje, você
pode fazer isso clicando aqui)

A Tríade do Tempo Ideal

Uma vez que você realize o seu teste, e constate como está atualmente utilizando seu
tempo, você pode se questionar sobre como a sua Tríade deveria estar. No livro,
Barbosa chama isso de Tríade do Tempo Ideal, pois é o que todas as pessoas deveriam
estar procurando.

Basicamente, nessa Tríade passamos 70% do nosso tempo com tarefas importantes,
20% com tarefas urgentes e apenas 10% com tarefas circunstanciais.

Ao ver isso, talvez você se pergunte por que existem tarefas urgentes e circunstanciais
na Tríade do Tempo Ideal. Você não deveria estar passando 100% do seu tempo
fazendo tarefas importantes?

Bom, a resposta é que embora passar 100% do tempo com tarefas importantes seja
excelente, isso não é muito realista. É praticamente impossível tirar as urgências do seu
dia, e embora você não precise fazer tarefas circunstanciais, você também não é um
robô. Muitas vezes, você sente a necessidade de fazer algumas tarefas que não
contribuem tanto para suas metas e objetivos. Isso faz parte de ser humano.

No livro, o autor coloca diversas dicas sobre como passar da sua tríade atual para a sua
tríade ideal. Então vale a pena a leitura!

Os 5 Conceitos básicos da Administração Pessoal

Uma vez que entendamos que não estamos utilizando nosso tempo hoje da melhor
forma possível, é preciso que mudemos de direção, e adotemos uma metodologia capaz
de nos trazer melhores resultados.

No artigo “Por que mais tempo não resolveria seus problemas de produtividade? ”, nós
já discutimos que o termo “gerenciamento do tempo” é um tanto impreciso, afinal de
contas nenhum de nós possui mais do que 24 horas em um dia, e nenhum de nós
 95

consegue parar o tempo. Dessa forma, um termo mais preciso poderia ser
“administração pessoal”, o qual é amplamente utilizado na Tríade do Tempo.

Basicamente, Barbosa descreve 5 conceitos básicos de administração pessoal, que

deveriam ser seguidos por todas as pessoas que desejam ser mais produtivas. São
eles:

1) Descarregar

O primeiro princípio da administração pessoal é o descarregamento de todas as suas

tarefas que estão na sua cabeça, em um pedaço de papel, aplicativo, ou documento
online. No artigo “Getting Things Done (GTD): O Guia Completo para Organizar seus
Afazeres e Retomar o Controle da sua Vida!”, nós já discutimos a importância de
tirarmos as tarefas da nossa cabeça, e que fazemos isso para livrar mais espaço para
termos novas ideias, e trabalhar com mais facilidade.

Dessa forma, no método Tríade do Tempo, o descarregamento de tarefas também é

recomendado por 2 motivos principais:

– Guardar todas as informações na memória gera uma grande ansiedade, já que a todo
momento você precisa ficar lembrando que ainda existem tarefas pendentes a serem
feitas.

– Descarregar as informações é a única forma de você conseguir realisticamente

priorizar as tarefas do seu dia, visualizar o que ainda precisa ser feito, e administrar
melhor as suas horas de trabalho.

Portanto, comece tirando da sua cabeça todas as tarefas que você precisa fazer hoje.
Pegue uma caneta, e um pedaço de papel, e faça isso agora!

2) Planejar

O segundo conceito básico é o tão falado Planejamento. Bom, para começar eu entendo
que muitas pessoas não gostem tanto de planejar seu dia. Para algumas pessoas,
planejar é apenas um tempo perdido, pois já sabem que haverá urgências
e interrupções no seu dia, que quebrarão tudo o que planejaram.

Ainda assim, planejar é um hábito natural da nossa espécie. Você se planeja para ir ao
mercado, para sair no fim de semana, para preparar uma refeição, então por que não
para trabalhar? Mesmo que inconscientemente, você já realiza dentro da sua cabeça
um planejamento do seu dia, mas essa não é a melhor forma de obter resultados.

Quando planejamos tudo apenas na nossa cabeça, é comum que deixemos passar
algumas informações relevantes, e não consigamos reduzir riscos ou prever resultados
tão bem. Além disso, através de um bom planejamento você consegue sim evitar
algumas urgências e, com isso, ter muito menos estresse no seu dia.

3) Antecipar

O terceiro conceito é um tanto óbvio, mas nem por isso é seguido por todas as pessoas.
Quantas vezes você já deixou para terminar um projeto em cima da hora? Quantas
vezes já assumiu um novo compromisso, sem nem mesmo checar na sua agenda se
estava livre? Quantas vezes já deixou que uma tarefa importante se tornasse urgente?
 96

Pois é, procrastinar tarefas, deixar tudo para em cima da hora e assumir compromissos
sem saber se estará disponível são 3 grandes fórmulas para o estresse.

Se você sabe que precisará apresentar uma reunião na próxima quinta-feira à tarde,
não deixe para preparar seus slides na quinta-feira de manhã. Imprevistos acontecem,
e podem evitar facilmente que você obtenha os resultados que deseja.

Portanto, crie o hábito de estar sempre se antecipando às suas demandas. Aqui no blog,
existem diversos artigo que podem te ajudar a combater sua procrastinação, e que te
ensinam sobre quais as melhores formas de você utilizar sua lista de tarefas e
calendários, para que nunca mais precise marcar reuniões sem saber se estará
disponível.

4) Priorizar

Da mesma forma que estamos constantemente planejando nosso dia a dia, estamos
também priorizando algumas tarefas em detrimento de outras. Por exemplo, nesse
exato momento você escolheu priorizar a leitura desse texto em detrimento de todas as
suas outras tarefas.

Basicamente, segundo o método da Tríade do Tempo, priorizar significa ordenar a

execução das suas tarefas e compromissos. Você pode fazer isso pegando a lista com
as tarefas que obteve no primeiro conceito aqui explicado, e ordenar de forma numérica,
colocando o número 1 para o que é mais importante, o 2 para a segunda tarefa mais
importante do dia, e assim por diante.

Para priorizar suas tarefas, volte a pensar sobre o que é importante, urgente e
circunstancial. Na sua lista, procure sempre ter mais tarefas importantes, algumas
urgentes, e se possível nenhuma tarefa circunstancial.

5) Equilibrar

Quanto tempo faz que você não dedica algumas horas para si mesmo? No mundo tão
corrido que vivemos, é comum as vezes nos dedicarmos demais às nossas profissões
e nos esquecermos dos nossos relacionamentos, saúde, cultura e diversão. É muito
comum passarmos a noite ou o fim de semana revisando um relatório de trabalho, e se
esquecermos do porquê ou para quem estamos fazendo tudo aquilo.

Na metodologia da Tríade do Tempo, trabalha-se muito o conceito de dar um sentido

para o seu dia a dia, e equilibrar a vida pessoal com a profissional. Como seres
humanos, existem diversas dimensões relacionadas ao corpo e a mente que precisamos
balancear, sendo que não podemos deixar apenas a correria nos levar, como se não
tivéssemos controle da nossa própria vida.

Considerações Finais

Nesse artigo, foram passados os conceitos mais básicos defendidos na metodologia

Tríade do Tempo. Entretanto, a metodologia não se restringe apenas a isso.

No livro, o Christian Barbosa ainda entra mais a fundo em temas como identidade,
metas, planejamento, organização e execução de tarefas. Portanto, lá você encontrará
maneiras muito mais práticas de aplicar o conhecimento aqui passado, e tenho certeza
de que não se arrependerá!
 97

6. MÉTODO FLYLADY

 Perfeito para pessoas que: Procuram limpar e organizar a sua casa.

Iniciando o Método FlyLady

Certo, então em primeiro, antes de você conhecer o método, é importante que você
entenda um pouco da mentalidade por detrás dele.

Como diria Marla Cilley, “Sua casa não se tornou uma bagunça da noite para o dia,
sendo que não vai ficar limpa em apenas um dia”. Dessa forma, o método promove a
limpeza e organização da casa através de pequenos passos diários, que ao longo das
semanas reorganizarão a sua casa.

O Método FlyLady, portanto, não é puramente uma técnica para limpar a casa, mas sim
um estilo de vida, onde você aprende a cuidar e organizar sua casa dia a dia. Uma vez
que você entenda isso, podemos começar com o passo a passo do método.

1. Comece na Cozinha

De acordo com o Método FlyLady, a cozinha é o coração da casa. Enquanto sua cozinha
estiver uma bagunça, você não terá nem mesmo uma noção mínima de que ela está
organizada. Portanto, o primeiro passo sugerido no método é fazer a pia brilhar!

(Você pode conferir o passo a passo de limpeza da pia clicando aqui)

Aproveite para checar se as suas esponjas estão em bom estado. Caso não estejam,
substitua-as por esponjas novas. Cheque também como está a situação do seu pano
de prato. Se estiver sujo, troque-o agora por um pano limpo.

2. Planeje como se vestirá amanhã

Como próximo passo, planeje como se vestirá amanhã. Nada de ficar andando pela
casa de pijama! Ficar de pijama envia uma mensagem para seu cérebro de relaxamento
e preguiça.

Portanto, se você já planeja antecipadamente seu vestuário, seu cérebro se coloca para
trabalhar, e permite que você limpe/organize sua casa com muito menos resistência.

3. Crie duas rotinas

Como última tarefa do dia, comece a estabelecer duas rotinas simples: uma
rotina matinal, para fazer assim que levantar, e uma rotina noturna, para fazer antes de
dormir.

O Método FlyLady é amplamente baseado em rotinas. Isso porque rotinas permitem ao

seu cérebro trabalhar com menos esforço, gastando menos energia, o que é
extremamente benéfico para sua Produtividade. Um exemplo de cada rotina seria:

Rotina Matinal

1. Arrumar a cama;
2. Tomar banho;
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3. Vestir-se;
4. Preparar o café da manhã.

Rotina Noturna

1. Fazer a pia brilhar;

2. Programar como se vestirá amanhã;
3. Dar boa noite a todos da família.

Assim que tiver concluído esses três passos (limpeza da pia, planejamento do vestuário
e definição de rotinas), pare e vá fazer alguma outra coisa. Lembre-se que o princípio
da metodologia é fazer um pouco a cada dia. Portanto, continue com os demais passos
apenas no dia seguinte.

“Destralhando” a Casa

Certo, uma vez que você já tenha terminado as tarefas do dia anterior, chegou a hora
de darmos mais um passo e começarmos a “destralhar a casa”. A ideia aqui é que não
podemos organizar aquilo que é tralha. Portanto, é necessário se desfazer daquilo que
não te serve mais e que infelizmente continua ocupando espaço na sua casa.

Como já é característico do método, comece de leve. O recomendado aqui é para que

você passe 15 minutos nos primeiros dias fazendo isso. Dessa forma, marque 15
minutos no seu timer (daqueles de cozinha, ou talvez utilizando o celular), pegue uma
sacola ou um saco de lixo, e vá percorrendo a sua casa jogando fora todo o lixo que
encontrar (embalagens vazias, papéis, etc.).

Em seu livro, Marla Cilley recomenda que você encontre em sua casa um total de 27
itens para jogar fora ou doar para caridade. Ela diz que realizou essa rotina diariamente
por 6 meses, até que absolutamente tudo dentro da sua casa fosse algo que ela amasse
ou tivesse grande serventia.

Dessa forma, se você achar que essa é uma boa ideia, percorra sua casa até encontrar
os seus 27 itens. Assim que o cronometro atingir os 15 minutos, pare e vá fazer outra
coisa. Isso é o suficiente para o seu segundo dia de organização!

No início, pode até parecer que 15 minutos não são o suficiente, mas você se
surpreenderá com o que consegue fazer nesse tempo. Nos dias seguintes, repita o
processo até o momento em que sua casa estiver totalmente “destralhada”.

As 5 Zonas da Sua Casa

Sua casa já está “destralhada”? É melhor que esteja! Esse próximo passo é
recomendado apenas para aqueles que já realizaram esse passo, e estão prontos para
começar a limpar a casa.

A ferramenta que utilizaremos aqui chama-se limpeza por zonas. A estratégia é muito
simples: você divide a casa em 5 diferentes zonas, e a cada semana do mês você limpa
uma dessas zonas.

As zonas definidas no livro são:

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Zona 1: Varanda, entrada e sala de jantar;

Zona 2: Cozinha, área de serviço e quintal;

Zona 3: Banheiro, quarto das crianças, quarto de visitas e escritório;

Zona 4: Quarto principal, ou suíte;

Zona 5: Sala de estar;

Embora você possa alterar essa ordem como bem quiser, é importante que você
mantenha a divisão da casa em 5 diferentes zonas. Isso porque todos os meses do ano
podem ser facilmente divididos em 5 semanas, como ilustrado abaixo.

Dessa forma, no primeiro dia de cada mês, você sempre começará um novo ciclo, até
mesmo nos meses que dia esse dia cair em um sábado. Com isso, apenas olhando
o calendário, você sempre terá uma visão clara de qual região da casa precisa de mais
atenção.

Planejamento Semanal

Bom, embora existam algumas tarefas que podem ser feitas mensalmente, e para essas
tarefas faz sentido ter um planejamento mensal, existem algumas outras que precisam
ser feitas no mínimo semanalmente.

Por exemplo, você provavelmente não vai querer trocar a roupa de cama do seu quarto
apenas na semana 4 de cada mês. Da mesma forma, é provável que você precise retirar
o lixo do banheiro mais de uma vez por mês.

Para essas tarefas, o ideal é que façamos um planejamento semanal, onde você saiba
dia a dia o que precisa ser feito na sua casa. Então, por exemplo, seu planejamento
poderia ser:
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Segundas-feiras: Lavar roupa, trocar roupa de cama, retirar os lixos, retirar o pó

acumulado dos móveis;

Terças-feiras: Regar as plantas, passar a roupa e limpar a geladeira;

Quartas-feiras: Varrer a casa, varrer área externa da casa/varanda, planejar o cardápio

da semana;

Quintas-feiras: Mercado/Frutaria, e outras atividades fora de casa;

Sextas-feiras: Arquivar recibos da semana, limpar o carro.

Além disso, você deve colocar a limpeza da zona mensal determinada dentro dos dias
da semana, talvez limpando 10-15 minutos a cada dia, ou deixar tudo para o fim de
semana, como preferir.

O importante aqui é que você deixe tudo isso anotado, e em um lugar de fácil alcance,
de forma que não precise ficar pensando muito sobre o que deve fazer a cada dia. Com
o passar do tempo, você se acostuma tanto a essa rotina que não precisará nem mesmo
conferir suas anotações antes de fazer.

Planejamento Alimentar – Cardápio Semanal

Além de planejar a limpeza e organização da sua casa, outro hábito defendido no

método FlyLady é o planejamento alimentar, ou cardápio semanal.

Novamente, a ideia aqui é muito simples. Semanalmente, você tira um tempo para
definir tudo o que cozinhará durante a semana. Para cada uma das refeições, você já
estabelece o que fará e quais são os ingredientes que precisará comprar.

Dessa forma, você otimiza seu tempo no mercado, já que não precisa ir diversas vezes
na semana para comprar apenas o que está faltando. Você pode ir apenas uma vez,
abastecer os armários e a geladeira, e ficar tranquilo que terá o que precisa até a
próxima compra.

Essa é uma estratégia particularmente recomendada para pais que possuem filhos
pequenos e que possuem certa dificuldade para comer. Uma vez que o cardápio esteja
definido, e todos da casa, inclusive as crianças, tenham acesso a ele, é normal que
comecem a se acostumar a comer conforme o que foi determinado.

Agora, com relação a cozinhar o que foi planejado, você pode cozinhar diariamente,
tendo sempre alimento fresco, ou também programar um dia para cozinhar para a
semana inteira, e deixar os alimentos armazenados em pequenas porções no
congelador. Isso vai muito da sua preferência.

Montando seu “Diário de Controle”

Como último passo do Método FlyLady, começamos a montar nosso “Diário de

Controle”. Assim como as demais tarefas aqui do método, a ideia aqui é muito simples.

O diário de controle é basicamente um fichário, onde você coloca todas as informações

relevantes para a limpeza e organização da casa. Se você seguiu os passos
comentados até aqui, você já tem no seu fichário o seu planejamento mensal, com as 5
 101

zonas da casa, o seu planejamento semanal, com o que deve ser feito a cada dia da
semana, e o seu cardápio semanal, com o planejamento de quais serão suas refeições
na semana.

Esses são os documentos básicos do seu diário. Se você ainda não tem esses
documentos, não precisa se apavorar. Não tenha pressa, e lembre-se de dar sempre
pequenos passos. Lembre-se que sua casa não se tornou uma bagunça em uma
semana, então você também não deve esperar que tudo volte a ficar em ordem nesse
tempo.

Rotinas de Limpeza

Uma vez que você já tenha os documentos básicos no seu fichário, podemos começar
a inserir mais algumas informações que virão bem a calhar no futuro. Por exemplo, você
pode começar detalhando um passo a passo de limpeza nas 5 zonas da casa.

Qual a rotina de limpeza na entrada da casa? Qual a rotina de limpeza do banheiro?

Qual a rotina de limpeza do seu quarto?

Uma vez que você comece a escrever o passo a passo de limpeza, começará a
automatizar todo o processo, fazendo com que você não esqueça de limpar nada, e o
processo fique mais eficiente.

Telefones de Emergência

Além disso, você também pode colocar no seu fichário alguns números telefônicos de
emergência, assim como de serviços que você possivelmente precisará.

Por exemplo, como número de emergência podemos colocar a polícia, bombeiro,

ambulância, e número de familiares, como seus pais, irmãos e tios. Insira também o
número dos seus médicos, incluindo o pediatra do seu filho, e do seu plano de saúde.

Como serviços, insira o número telefônicos da escola do seu filho, e de onde compra
gás e água. Você também pode colocar o número do seu mecânico, encanador,
eletricista, carpinteiro e outros serviços que você pode precisar.

Considerações Finais

A limpeza da casa é um assunto sério! O impacto psicológico de chegar todos os dias

em casa e vê-la desorganizada e suja pode ser extremamente danoso para sua
Produtividade com um todo.

O Método FlyLady é para todos os dias, todas as casas, e todas as famílias. Você não
precisa segui-lo ao pé da letra, mas uma vez que você entenda a mentalidade por detrás
do método (fazer um pouco a cada dia), tenha certeza de que terá excelentes
resultados!
 102

7. WORK THE SYSTEM

 Perfeito para pessoas que: Procuram entender e otimizar o sistema

onde estão inseridas.

A Ideia

Eles estão à sua volta! Você consegue vê-los? Você consegue senti-los?!

Certo, pode relaxar, eu não estou falando aqui de alienígenas invisíveis. Eu estou
falando de sistemas.

Talvez você nunca tenha percebido, mas toda a nossa vida é regida por diferentes
sistemas. Desde os semáforos no trânsito, até os processos administrativos na sua
empresa, e até os preços dos combustíveis. Ou seja, tudo funciona através de sistemas.

Pense por um momento quantos sistemas existem funcionando no mundo hoje sem que
você tenha percebido. Para facilitar, pense em um sistema como diversas partes de um
trabalho que funcionam em conjunto para alcançar uma meta.

Por exemplo, pense em uma companhia petroquímica, que extrai petróleo da terra
através de métodos altamente engenhosos, transporta esse óleo para refinarias através
do mar, rodovias ou de trilhos, e finalmente entrega combustível para você em um posto
perto da sua casa. Como é possível que sistemas tão grandes e engenhosos como esse
funcionem tão bem, de forma que você sempre possa abastecer seu carro com a
conveniência que deseja?

Pois é, sistemas estão em toda parte e governam a vida de todas as pessoas, inclusive
a de Sam Carpenter.

Naquela noite, antes de perder sua empresa, ele percebeu que seu negócio estava
lutando para se manter em pé apenas porque não possuía os sistemas necessários
para alcançar ótima performance. Nas suas próprias palavras, “Nós estávamos tendo
todos os tipos de problemas porque todo mundo estava fazendo suas tarefas da maneira
que achava ser a melhor”.

Carpenter percebeu que caso conseguisse aperfeiçoar os sistemas da sua companhia,

definindo claramente qual a melhor decisão a ser tomada para cada afazer dentro da
empresa, então a sua equipe poderia utilizar suas horas seguindo as melhores práticas
possíveis de trabalho, e não passaria o dia apenas apagando incêndios e atendendo a
emergências.

Durante os 2 anos seguintes, Carpenter gravou e revisou cada processo na sua

companhia, desde como fazer uma apresentação de vendas, até como fazer as folhas
de pagamentos, até como fazer o depósito de um cheque. Ele criou um manual de como
cada tarefa deve ser feita, sendo que hoje qualquer funcionário pode ser facilmente
treinado para desenvolver cada uma das tarefas na empresa, independentemente de
sua experiência.

Por exemplo, a empresa hoje possui 9 passos para responder à um telefonema. Todos
os funcionários fazem isso da mesma forma, pois essa é a melhor maneira possível que
encontraram de fazê-lo.
 103

Através da escrita e de sucessivas revisões, Carpenter diminuiu muito sua carga de

trabalho, criou o método “Work the Sytem” e após celebrar seus 30 anos de empresa,
Carpenter trabalha hoje apenas duas horas por semana.

O Mindset

Antes de ser uma metodologia propriamente dita, o “Work the System” consiste em um
modelo de mundo, que vê o que acontece a nossa volta através de diferentes sistemas.

Então, em primeiro lugar, se o mundo funciona através de sistemas, podemos então

trabalhar para que esses sistemas nos tragam benefícios. Obviamente, nós não
conseguimos gerenciar todos os sistemas que afetam nossas vidas.

Por exemplo, atualmente estamos vivendo um momento de crise econômica. Essa crise
foi criada por um sistema, ou uma série de más decisões tomadas pelo governo. Você
não possui controle sobre todas essas decisões, sendo que a única parte do sistema
que estava sob seu controle era o seu voto.

Entretanto, diferente da crise econômica, existem diversos outros sistemas que estão
sob o seu controle, incluindo aqueles presentes no seu trabalho, ou na sua casa, ou na
sua própria rotina.

Esses sistemas, por estarem muito próximos de você, possuem grande influência na
maneira com que você está utilizando seu tempo, ou na energia que você gasta para
realizar suas tarefas, ou ainda em como você está se sentindo no dia a dia.

Dessa forma, através de pequenas alterações que podem ser feitas em cada um desses
sistemas, podemos melhorar nossa qualidade de vida, encontrar mais tempo para o que
mais importa nas nossas vidas, e integrar melhor nossa vida pessoal e profissional.

Mas como isso funciona? Como podemos melhorar nossos sistemas?

Como melhorar nossos negócios?

No livro, Sam Carpenter descreve algumas táticas que podemos utilizar para
aprimorarmos nossos sistemas. São elas:

– Veja o sistema como um todo

O quão útil seria um mecânico que não sabe que um carro é composto por partes
elétricas, mecânicas e hidráulicas? O quão útil seria um mecânico que não consegue
entender que cada um desses sistemas funciona junto para colocar o carro em
movimento? Nenhuma, eu imagino.

O mínimo que um mecânico deve conseguir fazer é saber identificar as diferentes partes
ou sistemas que compõe o seu carro, para então verificar de onde está se originando o
problema.

Da mesma forma, de nada adianta querermos melhorar ou consertar nossos próprios

sistemas se ainda não conseguimos visualizar cada um deles e como eles se
interconectam.
 104

Cada sistema pode ser dividido em subsistemas, e cada subsistema pode ser dividido
em processos com diferentes passos. Ao quebrar cada sistema dessa maneira, você
poderá gerenciar melhor cada uma de suas partes, e identificar de forma muito mais
simples os mecanismos que estão te causando problemas.

– Tenha objetivos claros

Como segundo ponto, é necessário que você tenha objetivos muito claros a respeito
das estratégias que você deseja aplicar. Se você não possui objetivos claros, é
praticamente impossível tomar boas decisões, já que suas ações não terão qualquer
propósito motivacional.

Assim como estar em um navio sem uma bussola, quando estamos sem objetivos
claros, não conseguimos saber se estamos nos aproximando ou nos distanciando das
nossas metas, já que nem mesmo temos ideia de para onde deveríamos ir.

– O objetivo máximo não é a perfeição

Quanto de energia e tempo você precisaria para pintar um muro? Agora quanto de
energia e tempo extra você precisaria para pintar esse mesmo muro com perfeição, de
forma que não houvessem riscos ou ranhuras?

Muitas pessoas pensam que o objetivo de melhorarmos nossos sistemas é atingirmos

100% de eficiência em todas as áreas da nossa vida ou nos negócios. Entretanto, aqui
precisamos utilizar uma lógica um pouco diferente.

Na maior parte das vezes, 98% já é mais que o suficiente para que você não desperdice
dinheiro, tempo ou energia. Na realidade, atingir 98% deveria ser considerado como
atingir perfeição, já que os demais 2% requerem tanto esforço para serem atingidos,
que isso tornaria o processo ineficiente.

– Veja seu negócio como uma máquina

Por último, se você realmente deseja otimizar a qualidade do seu negócio, precisa
começar a vê-lo como uma máquina. Para isso, podemos seguir os três passos abaixo:

1. Grave os seus procedimentos: A rede de fast food McDolnald’s possui mais

de 35 mil estabelecimentos localizados mundo afora. Como é possível que eles
consigam entregar um produto consistente mesmo com diferentes funcionários
em cada loja? Bom, isso acontece porque eles possuem um sistema excelente
para verificar se cada processo está sendo realizado corretamente em cada
rede. Para montar cada um desses sistemas, é primeiramente necessário que o
passo a passo de cada procedimento esteja escrito, e então que haja
um checklist de verificação caso as coisas comecem a correr de maneira
equivocada.
2. Meça seus resultados: Se algo é importante para você, então comece a medir
seus resultados. Se você nunca mede seus resultados, como você vai saber se
suas táticas estão funcionando? No artigo “Equipe Produtiva: 5 Estratégias para
Aumentar a Performance do Seu Grupo”, eu descrevi 5 indicadores de
desempenho que você pode utilizar nos seus negócios para começar a medir o
nível de produtividade do seu grupo.
3. Revise e ajuste a sua tática: Algo fatigante que você descobrirá durante esse
exercício é que ele nunca acaba. Quando gravamos nossos procedimentos, e
medimos nossos resultados, e fazemos isso de forma consistente por algum
 105

tempo, conseguimos perceber que táticas que costumavam funcionar estão se

tornando obsoletas e precisam de substitutos. Por isso, precisamos
constantemente revisar nossos procedimentos e melhorarmos as táticas que
estamos utilizando.

Considerações Finais

Trabalhar duro nem sempre nos leva ao sucesso, principalmente quando estamos
desperdiçando nossos esforços trabalhando nas coisas erradas. Para tirarmos o
máximo proveito do nosso trabalho, precisamos então identificar os sistemas nos quais
estamos operando, e então distinguir, analisar e melhorar as partes disfuncionais de
cada um deles.
 106

8. ZEN TO DONE (ZTD)

 Perfeito para pessoas que: Procuram por um conjunto de hábitos

altamente eficientes e produtivos.

O que é Zen to Done (ZTD)?

O método ZTD (Zen to Done) foi a metodologia criada por Leo Babauta para transformar
completamente sua vida em 2005, sendo primeiramente descrita por ele no livro “Zen to
Done: The Simple Productivity E-book”. Basicamente, o ZTD corresponde a uma
alterativa para aqueles que estão tendo problemas em aderir a todas as práticas listadas
no método GTD (Getting Things Done), sendo um método mais simples e com
conselhos mais voltados a ação.

É importante ressaltar que o ZTD não é um concorrente do GTD, pois muitas das
práticas encontradas na metodologia são praticamente idênticas ao defendido por David
Allen no livro “A Arte de Fazer Acontecer”. Ainda assim, para criar a metodologia
completa, Babauta somou ao método algumas outras práticas de produtividade, como
algumas das encontradas no livro “Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes” de
Stephen Covey.

Dessa forma, o ZTD é uma metodologia híbrida, que busca fazer algumas das mesmas
mudanças de hábitos defendidas no GTD, mas com um foco muito mais na simplicidade
e execução das tarefas.

Para ilustrar melhor essas diferenças, Babauta listou em seu livro cinco grandes
problemas que ele encontrava no GTD, e que ele buscou solucionar no método ZTD.

Os cinco problemas do GTD

Já no início de seu livro, Leo Babauta busca diferenciar o método ZTD do GTD,
fornecendo cinco grandes dificuldades que ele encontra na metodologia GTD.

 O GTD é uma série de mudanças de hábitos

Se você já sentou para estudar o método GTD, e principalmente se você já tentou aplicar
os conselhos de David Allen, você provavelmente teve problemas em consolidar todos
os hábitos defendidos no livro.

Por exemplo, você precisa estar sempre capturando os itens que chamam sua atenção,
processando cada uma das suas caixas de entrada, organizando suas coisas e
revisando rotineiramente suas listas. Pode parecer pouco, mas se você já tentou fazer
tudo isso antes, você sabe que aderir a todos esses hábitos de uma só vez é
uma tarefa complicada.

Para sobrepor essa dificuldade, o ZTD busca adotar um hábito de cada vez, de forma
que você não se sinta sobrecarregado com todo o sistema. Dessa forma, o ZTD possui
diferentes fases, que visam fazer com que você crie e adapte seu sistema conforme
você progrida.

 O GTD não se concentra o suficiente em fazer

 107

Enquanto que o livro se chama “A arte de fazer acontecer”, é interessante perceber

como a metodologia não se concentra tanto em fazer as tarefas, mas sim foca em criar
um sistema confiável, de forma que você não precise ficar guardando informações na
sua cabeça.

A solução para isso, encontrada no ZTD, é focar muito mais em realmente fazer as
tarefas, de forma simples e livre de estresse.

 O GTD é desestruturado para muitas pessoas

Se você leu a parte 2 da série “Getting Things Done (GTD): Como fazer suas ideias
acontecerem”, você provavelmente percebeu que eu busquei estruturar algumas das
etapas do GTD, para que justamente você tivesse um checklist do que precisa fazer em
cada etapa.

Ainda assim, para algumas das etapas, como a de organização, eu apenas pude
fornecer alguns conselhos de como organizar suas listas, sem fornecer uma estrutura
propriamente dita de como se organizar.

Para algumas pessoas, isso pode ser ótimo, pois confere maior liberdade de como
podem montar seu sistema. Ainda assim, muitas pessoas sentem justamente o
contrário, pois buscam uma base por onde podem começar a estruturar seu sistema.

Como solução para isso, o ZTD visa estruturar dias e semanas com um plano simples,
onde são colocados três TMI (Tafefas Mais Importantes) e as “Grandes Rochas” que
precisam ser superadas para concluir bem a semana.

 O GTD tenta fazer coisas demais

Outro grande problema encontrado na metodologia GTD, é que ela busca nos
transformar em trituradores de pendências, pois tudo que perpassa nosso dia é
colocado em alguma das nossas listas. O problema com isso é que nos sentimos
sobrecarregados com a quantidade de tarefas que ainda estão na nossa lista, e nos
estressamos tentando fazer tudo.

O método ZTD visa simplificar sua lista de afazeres, tirando do seu prato o máximo de
tarefas possível, e deixando tempo para focar no que é realmente importante, e fazer
isso bem feito.

 O GTD não se concentra o bastante em suas metas

Na minha série de artigos sobre GTD, eu busquei discutir apenas as técnicas

fundamentais dessa metodologia, sem focar nos conselhos que David Allen oferece
sobre metas e visão de longo prazo. Caso queira entender melhor como isso funciona,
sugiro a leitura do post “Como Definir Prioridades e Executar Tarefas”, no blog Vida
Organizada.

Mas mesmo que Allen tenha dedicado uma parte de seu livro para falar sobre metas,
ele não se aprofunda no assunto. Como resultado, muitas vezes os usuários de GTD
focam muito mais em fazer tudo aquilo que aparece, sem focar naquilo que realmente
importa.
 108

Novamente, o ZTD busca solucionar esse problema defendendo revisões semanais das
suas metas, e fazendo com que você fique focado nelas por todo o ano. Basicamente,
o GTD possui alguns dos elementos dessas revisões, mas o ZTD expande essa visão.

Artigo Relacionado: Método SMART: Estabelecendo Metas Inteligentes para uma Vida
de Sucesso

O método ZTD

Bom, agora que já discutimos as diferenças que existem entre as duas metodologias,
podemos então começar a explicar como o ZTD funciona.

Basicamente, Babauta defende a criação de 10 hábitos produtivos para uma vida mais
organizada. A recomendação da metodologia é que você apenas comece a desenvolver
o segundo hábito depois de já ter dominado totalmente o primeiro.

Dessa forma, o ZTD defende a criação dos seguintes hábitos:

1 – Coletar informações (não deixar nada na cabeça);

2 – Processar informações;

3 – Planejar;

4 – Executar;

5 – Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;

6 – Organizar;

7 – Revisar;

8 – Simplificar;

9 – Definir Rotinas;

10 – Encontrar sua Paixão.

A princípio, isso pode parecer muito, mas todos os hábitos estão interligados, facilitando
muito o processo. Ainda assim, para aqueles que querem um sistema mais simples, o
autor também oferece uma versão simplificada, onde constam apenas 4 hábitos.

Para facilitar o entendimento, eu explicarei nesse artigo a versão simplificada do

método, e discutirei todos os 10 hábitos da técnica nos artigos subsequentes.

O método ZTD simplificado

Como dito acima, Babauta oferece em seu livro a versão mais simples possível de seu
sistema de produtividade, sendo que na minha opinião esse é um dos melhores
sistemas de produtividade para iniciantes.
 109

O sistema é composto por apenas 4 hábitos, facilitando muito todo o processo.

1. Capture

Carregue com você um caderninho, ou fichas de papel 3×5, onde possa anotar todas
as suas ideias, projetos e informações que passarem pela sua cabeça. Tire da cabeça
e passe tudo para o papel, de forma que não se esqueça de nada.

2. Processe

Decida rapidamente sobre o que deve ser feito com a informação coletada. Você precisa
agendar? Arquivar? Responder? Independentemente do que seja, tome decisões
rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as pendências se acumulem.

3. Planeje

Diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes) que devem ser feitas até o final
do dia. Procure fazer suas TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.

4. Faça

Concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem interrupções. Não tente multitarefar.

Através desse sistema minimalista, você já conseguirá livrar um bom espaço mental
para entender quais as tarefas mais importantes para você, e começará a priorizar muito
mais as suas tarefas, já que precisará planejar diariamente suas 3 TMIs. Esses dois
benefícios (mais espaço para pensar e priorizar adequada de tarefas) são essenciais
para um dia mais produtivo.

Considerações Finais

Nesse artigo, eu busquei apenas introduzir alguns termos e práticas defendidos na

metodologia ZTD. É importante lembrar que você só saberá se algo funciona ou não
quando tentar. Dessa forma, não fique apenas lendo os textos passivamente. Tome
atitude e mude hoje mesmo a sua vida!

Os 10 Hábitos

Hábito 1 – Capture

De maneira extremamente similar ao método GTD, o primeiro hábito defendido no ZTD

é o de capturar tudo aquilo que chama a sua atenção. Novamente, esse sistema nos
traz a importância de não ficarmos armazenando informações e ideias na nossa cabeça,
mas sim procurar retirá-las da cabeça e passar para algum sistema, onde possam ser
lembradas facilmente.

Leo Babauta procura simplificar um pouco o processo, e discute a importância de

mantermos sempre conosco um caderninho de anotações. Para Babauta, é muito mais
simples e preferível anotarmos algo em um caderno, ou em uma ficha de papel 3×5, do
que dependermos de abrir um aplicativo no celular, ou notebook.

Quando utilizamos uma ferramenta no celular para fazermos nossas anotações,

também são grandes as chances de acabarmos nos distraindo, querendo checar como
 110

está nossas redes sociais, ou e-mail. Isso não acontece com papel, sendo essa,
portanto, a opção mais simples e eficaz.

Ainda assim, o autor sugere que utilize aquilo que funcionar melhor para você. Se você
prefere anotar tudo diretamente no celular, utilizando aplicativos
como Evernote, OneNote ou Drafts, fique à vontade para continuar como preferir.

Hábito 2 – Processe

Outro hábito muito similar ao defendido no método GTD, o segundo hábito nos ensina
a refletir sobre o que deve ser feito com cada uma das informações capturadas no
primeiro hábito.

Minimize seu número de caixas de entrada

O primeiro passo nesse processo é minimizar o número de caixas de entrada que você
tem. Se você está desenvolvendo um hábito de cada vez, como recomendado, você já
deve estar se acostumando a ter diversas caixas de entrada, onde coloca tudo aquilo
que captura.

Você provavelmente possui uma ou mais caixas de e-mail, um caderninho para anotar
pensamentos, uma caixa física no escritório para colocar post-its e outros documentos,
uma caixa física em casa para guardar recibos de compra e outros itens importantes, e
talvez também utilize correio de voz. Essas provavelmente são as caixas de entrada
mais obvias, mas provavelmente não são as únicas.

Todos os lugares que você precisa checar mensagens ou ler informações também
correspondem a uma caixa de entrada. Dessa forma, todos os artigos em blogs, ou
livros que você lê também são caixas de entrada. Todos os vídeos que você assiste, ou
documentários são caixas de entrada. Aplicativos como WhatsApp, Messenger
(Facebook), SMS, ou Slack são também caixas de entrada.

Se você possui todas essas caixas de entrada, chegou a hora de verificar se realmente
precisa utilizar todas elas, e se elas estão realmente funcionando para você. Busque
simplificar ao máximo o número de caixas de entrada que você possui. Por exemplo, se
atualmente você está utilizando e-mail, WhatsApp e SMS para se comunicar com seus
funcionários, por que não começa a utilizar apenas o aplicativo Slack, de forma que
possa unir tudo em uma só plataforma?

Processe suas caixas de entrada

Após ter refletido sobre suas caixas de entrada, chegou a hora de realmente processar
os itens que você tem capturado. Em seu livro, Babauta não difere muito da maneira de
processar informações do método GTD, e até mesmo utiliza a mesma regra dos 2
minutos.

Além disso, Babauta defende que realizar o processamento de informações também

deve ser um hábito diário, e deve ser feito até mais de uma vez por dia caso necessário.
Ele defende também que nenhum item deve permanecer na sua caixa de entrada.
Deixar itens se acumulando na caixa de entrada é um mesmo que procrastinar decisões,
e isso não contribui para o sistema.
 111

Hábito 3 – Planeje

O terceiro hábito começa então a se distanciar um pouco da metodologia GTD, pois

Babauta oferece aqui uma maneira particular de estruturar seus dias e semanas.

A Importância das “Grandes Rochas”

Basicamente, Babauta defende que toda semana precisamos refletir sobre quais são
nossas “Grandes Rochas” e colocá-las primeiro no nosso cronograma ou fluxo de
trabalho. Esse termo “Grande Rochas” corresponde a uma analogia, onde caso você
pegue um vaso e coloque nele várias pedras pequenas, não encontrará lugar para
também colocar rochas maiores. Em contrapartida, caso coloque primeiro as grandes
rochas, ainda encontrará espaço para colocar diversas das pedras menores.

O mesmo acontece com o nosso dia, caso consideremos que o vaso corresponde ao
nosso tempo. Se utilizamos nosso tempo com diversas tarefas pequenas todos os dias,
não encontramos espaço para aquelas tarefas genuinamente importantes (grandes
rochas). Dessa forma, para que façamos as tarefas realmente importantes, é necessário
que agendemos elas primeiro, e só depois pensemos nas demais pendências que ainda
temos no dia.

Definindo as TMIs (Tarefas Mais Importantes)

De maneira similar, o ZTD também defende que precisamos fazer uma lista das nossas
TMI (Tarefas Mais Importantes) todos os dias. Aqui, o ideal é selecionar de 1 a 3 tarefas
que você deseja completar hoje, e fazer essas tarefas já no início do dia, de forma que
seus dias e semanas ganhem um propósito maior e você continue sempre progredindo
no que é mais importante.

Então, esse hábito pode ser resumido nos seguintes passos:

1 – Comece a semana olhando para sua lista, e enumerando quais são as suas
“Grandes Rochas” para a semana. Certifique-se de colocar aqui ao menos algumas
tarefas que levam suas metas anuais para frente.

2 – Planeje como vai fazer suas “Grandes Rochas” na semana, colocando uma ou duas
por dia. Agende blocos de 1-2 horas todos os dias para perseguir essas tarefas, e faça
isso já no início do dia se possível.

3 – Todas as manhãs, decida quais são as tarefas mais importantes que precisa fazer
no dia (suas TMIs). Escolha apenas 3 TMIs por dia, e se esforce para completá-las
assim que possível. Quanto antes você completa suas tarefas mais importantes, antes
você terá tempo para todas as demais pendências do dia.

4 – Faça conforme você já se planejou, e se sinta o máximo quando tiver finalizado tudo.

Hábito 4 – Faça

Bom, agora que você já capturou e processou todas as informações que chamavam sua
atenção, e já estipulou as suas “grandes rochas” e suas TMIs, fazer as tarefas deveria
ser fácil, não? Errado! Fazer o que foi proposto não é tão fácil quanto parece, e esse é
o motivo de Babauta ter separado uma sessão do livro apenas para esse hábito.
 112

Algumas das dicas fornecidas no livro são:

 Saia do radar e se desconecte das suas distrações.

E-mail, celular, internet, abas desnecessárias no navegador e excesso de coisas na sua

mesa. Esses são apenas exemplos de distrações que podem evitar que você trabalhe
nas suas TMIs.

 Estipule um tempo mínimo para se concentrar em cada tarefa

Use um cronometro para estipular um tempo mínimo que você deve ficar conectado
a tarefa escolhida. Se preferir, utilize a “Técnica de Pomodoro”, explicada neste artigo.

 Anote requisições de outras pessoas

Se for interrompido, anote qualquer requisição, tarefa ou informação no seu caderninho

e volte a sua tarefa.

(Caso deseje aprender algumas dicas para não ser mais interrompido, clique aqui)

 Caso necessário, anote onde você parou

Caso a interrupção requeira ação imediata, procure anotar em um papel onde você
parou, e qual a próxima ação que você tomaria caso não tivesse sido interrompido.

 Resista às tentações

Caso sinta vontade de checar e-mails ou redes sociais, respire fundo algumas vezes,
se concentre novamente e continue a desenvolver a sua tarefa.

 Faça intervalos regulares

Faça intervalos regulares. Respire fundo, saia para caminhar, se espreguice e aproveite
a vida.

 Comemore suas vitórias

Congratule-se ao completar cada uma das suas tarefas. Cheque e-mail, leia um artigo
interessante ou vá tomar um cafezinho. Uma recompensa ao final da tarefa é sempre
interessante. Ainda assim, estipule um período de 15-30 minutos para ficar assim. É
muito fácil sair dos trilhos e passar horas sem progredir.

Mais alguma dica?

Algumas outras dicas caso esteja procrastinando:

1 – Diga a você mesmo que vai trabalhar por apenas 5 minutos na tarefa, e que vai
parar caso a tarefa esteja muito entediante.

2 – Apenas comece. Na maior parte das vezes, começar é a parte mais intimidante do
processo.
 113

3 – Encontre algo entusiasmante no processo. Na maior parte das vezes, realizar aquela
tarefa te trará algum lucro ou recompensa. Concentre-se em como vai se sentir ao
finalizar a tarefa.

4 – Pare de se concentrar no lado negativo e veja quais são as oportunidades que

aquela tarefa te proporciona. Oportunidade de aprender, de melhorar um
relacionamento, de ganhar mais dinheiro, etc.

5 – Se comprometa a progredir. Diga a outras pessoas que fará determinada tarefa, ou

diga a você mesmo que é inadmissível que você continue a procrastinar. Tome ação
imediata!

Hábito 5 – Sistema Confiável Simples

O quinto hábito se aproxima muito da metodologia GTD, e dita a criação de um sistema

de produtividade baseado em listas. No livro, Babauta separa esse hábito em três
partes, que correspondem a “configuração”, “ferramentas” e “uso”.

Como o ZTD não se afasta do GTD em nenhum dos três quesitos, sugiro que leia o
artigo “Getting Things Done (GTD): O Guia Completo para Organizar seu Afazeres e
Retomar o Controle da sua Vida” para entender como o sistema inteiro funciona.

Hábito 6 – Organize

O sexto hábito defendido pelo ZTD é que devemos sempre manter nossas tarefas,
papéis e projetos organizados. Eu sei que existem diversas pessoas que defendem que
trabalham melhor como uma mesa bagunçada, e que sempre conseguem encontrar o
que querem na sua mesa, até mesmo quando tudo parece estar desordenado.

Eu acho realmente importante termos esse espaço nas nossas mesas, ou em casa para
fazermos bagunça, pois muitas das nossas ideias florescem nesse ambiente livre e sem
limites. Entretanto, assim que o tempo destinado a criação de novas ideias acaba, e
você precisa voltar sua atenção para tarefas mais técnicas, é importante que todas as
suas tarefas ou anotações sejam colocadas dentro do seu sistema, de forma que sua
cabeça não precise ficar repensando informações passadas.

Portanto, o objetivo de se organizar não é apenas saber onde estão as coisas, mas ter
certeza de que você possui controle sobre tudo que está sobre sua mesa, e já sabe
exatamente o que deve ser feito com cada item.

Segundo Leo Babauta, um dos conselhos mais batidos de organização é “um lugar para
cada coisa, cada coisa em seu lugar”. Embora esse conselho faça parte do senso
comum, é incrível como muitas vezes o senso comum não é tão comum assim. Esse é
um conselho que funciona, e por isso é tão repetido.

Hábito 7 – Revise

O sétimo hábito da metodologia ZTD defende o uso de revisões semanais para que não
sairmos dos trilhos, ou para não nos desconcentremos das nossas metas. Dessa forma,
o objetivo desse hábito é desenvolver uma estrutura onde você possa estar
constantemente se lembrando das suas metas, dos seus valores, das suas motivações
e das tarefas que devem ser feitas na próxima semana.
 114

Os cinco passos defendidos no livro para uma revisão poderosa são:

1. Revise suas metas de longo e curto prazo

Os primeiros itens a serem revisados na metodologia ZTD são nossas metas, pois
Babauta sempre busca trazer nossa atenção para as “Grandes Rochas” que devem ser
colocadas no nosso calendário, ou lista de afazeres, antes mesmo de tarefas menores
e menos importantes. Dessa forma, comece revisando suas motivações e metas para
trabalhar, favorecendo que todas as semanas você esteja progredindo sobre as tarefas
que são realmente importantes para você.

2. Revise suas anotações

Em seguida, é importante que você processe todas as suas anotações dessa semana
(hábitos 1 e 2 – Capture e Processe). Dessa forma, nenhum item é deixado de lado, e
você pode ter certeza que tudo está sob controle.

3. Revise seu calendário

Veja seu calendário da semana passada, de forma que quaisquer compromissos que
deixaram de acontecer sejam movidos para a frente. Além disso, confira seu calendário
da próxima semana, de forma que possa se preparar para todos os compromissos que
irão acontecer.

4. Revise suas listas

Independentemente do número de listas que você possui, seja apenas uma com todas
as suas tarefas, ou várias divididas por contextos, é sempre uma boa ideia revisar todos
os itens que ainda precisam ser feitos, e definir prioridades para a semana.

5. Defina sua meta de curto prazo e planeje suas “Grandes Rochas”

Caso no passo 1 você conclua que finalizou sua meta de curto prazo, chegou a hora de
estabelecer uma nova meta. Após definir sua meta, quebre-a em pequenas tarefas, de
forma que possa facilmente completá-las e progredir seus projetos. Coloque tarefas nas
suas listas e calendários, e planeje o que deve ser feito hoje e amanhã. Defina também
quais são as “Grandes Rochas” (hábito 3) que quer realizar essa semana.

Hábito 8 – Simplifique

O oitavo hábito da metodologia ZTD defende que você deve sempre simplificar suas
listas para o mínimo e essencial. O normal para qualquer pessoa que esteja passando
suas tarefas para listas é ter longas listas de tarefas, onde adiciona tudo o que ainda
precisa ser feito, e se sente sobrecarregado com isso.

Para resolver esse problema, precisamos criar o hábito de estar sempre simplificando
nossas listas e tarefas. Para isso, Babauta recomenda as seguintes práticas:

1. Elimine

O primeiro passo para simplificar suas listas é eliminar delas as tarefas que não
precisam ser feitas por você, assim como as tarefas que não precisam ser feitas de
forma alguma.
 115

Algumas tarefas simplesmente não são mais necessárias depois de algum tempo,
sendo que precisamos criar o hábito de refletir constantemente sobre a necessidade de
fazermos cada tarefa. Faça disso um desafio, e busque simplificar suas listas o máximo
possível.

2. Saiba o que é essencial

Se você ainda não sabe o que é essencial, é importante tirar um tempo para refletir
sobre esse ponto. De maneira geral, serão essenciais aquelas tarefas que claramente
contribuem para você alcançar suas metas. Para isso, é importante também que você
possua apenas poucas metas. Apenas uma se possível. Dessa forma, você aumenta
as chances de trabalhar apenas naquilo que realmente lhe trará grandes resultados.

Artigo Relacionado: Por que menos é mais? O Poder do Essencial

3. Simplifique seus compromissos

Se sua lista de tarefas está gigante, isso é sinal de que você está envolvido em mais
projetos do que realmente deveria, e isso impacta fortemente seus compromissos e
responsabilidades. Você não pode fazer tudo, então é uma boa ideia ser sincero com
as outras pessoas e muitas vezes negar seus convites para participar em reuniões e
projetos. Assim, lentamente sua lista de compromissos começa a diminuir, e você se
sentirá muito mais engajado com os projetos que está mesmo participando.

4. Simplifique seu fluxo de informações

Permaneça sempre consciente de quais são as mídias ou meios de comunicação que

realmente lhe trazem valor. Muitas vezes, assistir ao noticiário, ou até mesmo ler o jornal
não lhe trazem informações tão valiosas quanto a leitura de um livro, ou assistir a um
documentário.

Hábito 9 – Defina Rotinas

Aqui no blog, eu sempre gosto de afirmar a importância de desenvolver hábitos de

rotinas produtivas, de forma que não precisem gastar muita energia ou força de
vontade para trabalharmos de forma mais inteligente. É justamente disso que trata o
nono hábito do ZTD.

Para que nosso sistema funcione, é indispensável que todos os hábitos e práticas
discutido até aqui, como possuir listas de tarefas profissionais e pessoais, definir
diariamente suas TMIs (Tarefas Mais Importantes), definir suas “Grandes Rochas”
semanais, entre outros, sejam inseridos na nossa rotina, e comecemos a fazê-los sem
precisar pensar.

No livro, Babauta apenas recomenda que cada hábito seja trabalhado individualmente,
pois são muito maiores as chances de falharmos quando tentamos fazer tudo ao mesmo
tempo. Além disso, é recomendado que estejamos constantemente ajustando os
hábitos de forma que funcionem para o nosso fluxo de trabalho, e não se tornem um
fardo no nosso dia-a-dia.
 116

Hábito 10 – Encontre a sua Paixão

De todos os hábitos descritos no livro, encontrar a própria paixão é talvez o mais difícil
e também o mais importante. Pense comigo: se você descobrisse a sua paixão, e
pudesse trabalhar nela todos os dias, não são maiores as chances de você ser
produtivo? Pelo contrário, se você acha que seu trabalho é entediante, repetitivo e chato,
qual a chance de você fazer um bom trabalho?

Não adianta, nossa produtividade é regulada por nossas emoções, e se não nos
sentimos motivados e apaixonados pelo que estamos fazendo, não faremos um
excelente trabalho. Por esse motivo, é importante que encontremos nossa paixão antes
de pensarmos em produtividade, já que esse é o caminho mais rápido para nos
sentirmos bem trabalhando.

Mas se você ainda não encontrou sua paixão, não se preocupe. Babauta listou em seu
livro algumas ótimas maneiras de começar a encontrar sua paixão.

Você já ama alguma coisa?

Quais são seus hobbies? O que você adora fazer no seu tempo livre? O que você
adorava fazer quando era criança? Independentemente do que seja, é bem provável
que você possa transformar essa sua paixão em dinheiro.

Sobre o que você gosta de ler?

Quando você se apaixona por alguma coisa, é bem provável que você queira estar
lendo, estudando ou fazendo aquilo a todo tempo. Não desconsidere essas paixões.
Investigue-as!

Se você não tem nada na cabeça agora, não se preocupe.

Apenas tire um tempo para pensar no assunto. Reserve uma hora hoje para pensar no
que gosta de fazer, e ir atrás de mais informações sobre o assunto. Anote em um pedaço
de papel todas as ideias que tiver, independentemente de elas parecerem bobas a
princípio.

Pergunte e navegue pelas possibilidades.

Caso não esteja saindo do lugar sozinho, peça ajuda dos seus amigos e familiares.
Fique atento ao que as outras pessoas estão falando. Além disso, pergunte às outras
pessoas como elas descobriram suas paixões, e tire disso novas ideias sobre o que
você pode fazer.

Faça um teste primeiro.

Antes de jogar sua carreira fora perseguindo uma paixão que você não sabe se vai
funcionar, comece apenas dando os primeiros passos e verificando se pode levar essa
sua paixão como um segundo emprego. Após alguns meses, se continuar apaixonado
pelo tema, aí sim é a hora de apostar as suas fichas e fazer seu novo negócio funcionar.
 117

Onde encontrar mais sobre o ZTD

Caso tenha gostado da técnica, e queira ainda mais informações, eu separei algumas
outras fontes que você pode consultar.

Primeiramente, o livro completo está sobre licença livre, e foi inteiramente traduzido
pelo Lucas Teixeira e disponibilizado em português aqui. Caso prefira a versão em
inglês, você pode encontrá-la tanto no site do autor, como em livrarias. A versão kindle
também pode ser encontrada online, através deste link.

Alguns outros artigos interessantes são:

ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal – Efetividade.net

Zen To Done (ZTD) – Seja produtivo! – Christiano Anderson

ZTD x GTD – Vida Organizada

Considerações Finais

O ZTD promete ser uma técnica simples e efetiva, que pode funcionar para aqueles que
estão tendo dificuldades em aderir ao GTD. Entretanto, ao meu ver simplicidade é um
conceito subjetivo, e diferentes pessoas possuem diferente pontos de vista sobre o seu
significado.

Dessa forma, eu recomendo que você tente aplicar a técnica e veja se ela funciona para
você. Caso funcione, ótimo! Caso não funcione, meu trabalho como consultor de
produtividade é te ajudar a encontrar o sistema que melhor funcione para você. Para
isso, acesse nossa página de contato, e me envie uma mensagem relatando quais são
os seus maiores problemas relacionados a produtividade. Farei o meu melhor para lhe
ajudar!
 118

9. MODELO SCARF

 Perfeito para pessoas que: Procuram motivar outras pessoas.

Ameaça vs. Recompensa

Fundamentalmente, o cérebro humano evoluiu para evitar dor (ameaça) e procurar por
prazer (recompensa). Toda e qualquer atividade que você faz, seja escovar os dentes,
se exercitar, dormir, ou trabalhar, serve o propósito de evitar alguma dor, alcançar algum
prazer, ou até mesmo uma combinação de ambos.

Pegue por exemplo a motivação que as mulheres possuem para se maquiar todos os
dias. Basicamente, existem 2 motivos pelos quais isso acontece:

1. Para evitar a dor de se sentir feia, e ter outras pessoas perguntando se você está
doente por não estar maquiada;
2. Pelo prazer de se sentir bela, e até mesmo receber elogios de outras pessoas.

Isso faz sentido para você? Obviamente, dor e prazer podem receber diferentes nomes
no dia a dia. Constrangimento, rejeição, frustração e estresse são apenas alguns
exemplos de dor. Amor, compaixão, alegria e realização são nomes que damos para o
prazer.

Embora esse seja um modelo muito simples, ele é extremamente eficiente. Nenhum de
nós consegue escapar do sistema dor/prazer, ou ameaça/recompensa, e é justamente
por isso que ele tão eficaz.

O Modelo SCARF

Com esse sistema em mente, o Dr. David Rock, do Instituto NeuroLeadership, publicou
em 2008 um modelo científico de motivação, para entendermos mais a fundo como
podemos aplicar o sistema de ameaça/recompensa no nosso trabalho. O modelo é
baseado em 5 princípios-chave:

Status: A importância que temos para os outros;

Certeza: A capacidade de visualizar o que acontecerá no futuro;

Autonomia: O controle que temos sobre os eventos;

Relacionamentos: O sentimento de segurança com os outros, sejam amigos ou

inimigos;

Justiça (Fairness): A percepção de interações justas entre as pessoas.

Enquanto que esses cinco domínios do modelo SCARF estão interconectados de várias
formas, existe também um grande valor em separarmos e explicarmos cada um deles
individualmente.

Portanto, continue lendo para entender mais a fundo como ativar sua motivação no
ambiente de trabalho!
 119

Status

Você já foi promovido alguma vez? Já recebeu algum tipo de feedback pelo seu
trabalho? Talvez já tenha sido elogiado em público?

Pois é, se alguma dessas situações já aconteceu com você, então você sabe o quanto
elas podem afetar a sua motivação. O que talvez você não tenha pensado é que esses
três fatores (promoção, feedback e elogios em público) agem afetando seu senso
de status.

Basicamente, todos nós temos uma régua dentro de nossa cabeça que permanece
medindo se somos melhores ou piores do que outras pessoas. Independentemente de
quem você é, ou com o que você trabalha, ter esse tipo de informação é extremamente
valioso.

Isso porque, de acordo com os dados do pesquisador Norihiro Sadato, “Quando nos
sentimos melhor do que outras pessoas, nosso sentimento de status sobe. Quando isso
acontece, nosso circuito de recompensa no cérebro é ativado, o que aumenta nossos
níveis de dopamina, e faz com que nos sintamos melhor”.

Status: Reduzindo a Ameaça

Assim como os outros 5 domínios do modelo SCARF, nosso senso de status interage
com o sistema de ameaça/recompensa, o que pode nos motivar a agir, ou nos fazer
entrar em modo de defesa.

Infelizmente, é surpreendentemente fácil ameaçar acidentalmente o senso de status de

outra pessoa. Por exemplo, uma ameaça pode ocorrer quando você está fornecendo
conselhos ou instruções para seus funcionários, por melhores que sejam as suas
intenções.

Além disso, simplesmente sugerir que uma pessoa é levemente ineficiente na execução
de uma tarefa dispara o circuito de ameaça. Isso faz com que ela entre em modo de
defesa, e aja contra a mudança.

Pense, por exemplo, em como você se sente quando alguém te fala “Posso te dar
um feedback?”. Se você é como a maior parte das pessoas, mesmo entendendo que
o feedback será construtivo, sua primeira reação é equivalente a ouvir alguém correndo
atrás de você a noite. Automaticamente, você sente vontade de fugir!

Relatórios de performance possuem o mesmo efeito, e são comumente vistos como

ameaças. Isso explica, ao menos em parte, por que eles geralmente são tão ineficientes
para estimular mudança de comportamento. Uma alternativa, que possivelmente daria
melhores resultados, seria pedir para que cada indivíduo forneça feedback sobre seu
próprio desempenho.

Status: Aumentando a Recompensa

Em organizações, é extremamente comum a utilização de recompensas vinculadas ao

status, sendo que alguns gerentes e donos de negócios veem promoções como a
melhor maneira de bonificar seus funcionários.
 120

Contudo, isso pode ter um péssimo efeito colateral, promovendo pessoas até que
cheguem ao seu ponto de incompetência. Dessa forma, existem algumas outras formas
mais sustentáveis de recompensarmos bons funcionários.

Por exemplo, de acordo com os dados do pesquisador Mahzarin Banaji: “as pessoas
sentem um aumento no seu status quando percebem que estão aprendendo e
melhorando seu desempenho, e que seu chefe está atento a essa melhoria”.

Dessa forma, quando alguém atinge seu melhor tempo para execução de uma tarefa,
ele dispara os mesmos circuitos vinculados a se sentir melhor do que outras pessoas.
Contudo, nesse caso, ele está sendo melhor do que ele mesmo no passado.

Além disso, elogios em público podem ser uma ótima forma de recompensar um bom
funcionário. Alguns líderes temem elogiar muito seus funcionários pois pensam que isso
aumentaria as solicitações por uma promoção. Contudo, dado que ambas são
recompensas vinculadas ao status, os elogios poderiam ter o efeito contrário, reduzindo
assim a necessidade por promoções.

Certeza

O cérebro se utiliza do reconhecimento de padrões e de experiências passadas para

trabalhar de forma mais eficiente. Dessa forma, ele é capaz de predizer o que
acontecerá no seu futuro breve, te deixando mais tranquilo.

Portanto, se você precisa fazer uma apresentação para o presidente da sua empresa
na próxima semana, mas ainda não consegue predizer se essa será uma boa
apresentação, então é provável que você se sinta estressado e até mesmo
desmotivado.

Da mesma forma, seu desempenho estará debilitado caso ainda não saiba quais são
as expectativas do seu chefe para uma tarefa que lhe foi delegada, ou caso não tenha
a segurança de que estará empregado no próximo mês.

Em todos os casos, a incerteza sobre o futuro gera um “erro mental”, que sequestra toda
a sua atenção. É como um aviso piscando na sua tela de que a impressora está sem
papel. É realmente complicado se concentrar em outra coisa quando isso está
acontecendo.

Certeza: Diminuindo a Ameaça

Qualquer tipo de mudança gera incerteza. Por menor que seja a mudança, é
extremamente comum as pessoas se sentirem incomodadas quando algo dentro da
empresa é alterado.

Ainda assim, essa ameaça da incerteza pode ser mitigada de várias formas, e essa é a
principal função de gerentes, consultores e líderes. Conforme as pessoas começam a
montar planos de negócios, metas e estratégias, e mapeiam a estrutura organizacional,
elas ganham mais clareza sobre como a instituição poderá funcionar no futuro.

Mesmo que seja improvável que tudo saia conforme planejado, o sentimento de certeza
aumenta quando estamos planejando. Esse é também o motivo pelo qual tendemos a
quebrar um grande projeto em várias tarefas menores, com claras definições sobre os
resultados desejados.
 121

Artigo Relacionado: Equipe Produtiva: 5 Estratégias para Aumentar a Performance do

seu Grupo.

Certeza: Aumentando a Recompensa

Alguns exemplos de como poderíamos aumentar a certeza incluem fazer com que
alguns conceitos explícitos se tornem mais implícitos. Por exemplo, concordar
verbalmente sobre quanto tempo uma reunião deve durar, ou deixar claro os objetivos
que cada pessoa tem antes da reunião começar.

Da mesma forma, se você está preparando uma apresentação, é extremamente comum

colocar no seu início quais os temas que serão abordados, e ao final revisar a explicação
de cada um desses temas. Dessa forma, você tem certeza de que conseguiu transmitir
tudo o que queria, e a plateia possui uma certeza maior de que entendeu o conteúdo.

Outra forma de aumentar o sentimento de certeza é fornecendo datas para os

acontecimentos dentro de cada projeto. Novamente, mesmo que as coisas não saiam
como planejado, ter uma noção mínima de quando uma mudança acontecerá já fornece
um grande alívio mental.

Autonomia

Alguma vez você já trabalhou em um ambiente onde tinha um horário exato para chegar
e sair, e as pessoas estavam sempre te dando ordens sobre quando e como fazer suas
tarefas?

Pois é, todos os anos, diversas pessoas trocam o serviço corporativo por trabalhos de
menor renda, mas que oferecem muito mais autonomia.

Basicamente, autonomia é a percepção de que estamos exercendo controle sobre um

ambiente. Quanto mais sentimos que temos escolhas e somos capazes de decidir o que
faremos, melhor fica nossa motivação.

Por exemplo, de acordo com os dados dos pesquisadores Susan Mineka e Robert
Henderson, indivíduos que sentem possuir algum nível de controle ou influência sobre
um resultado, comumente se saem muito melhor que indivíduos que não possuem essa
sensação.

Isso já foi comprovado nas mais diversas situações, desde problemas encontrados no
trabalho, até no combate de doenças, como o câncer.

Autonomia: Reduzindo a Ameaça

Uma das principais causas de ameaça a autonomia é encontrada em lugares que

exercem micro gerenciamento.

Geralmente, líderes e gestores fornecem informações de menos sobre o que é esperado

(promovendo uma ameaça relaciona a “certeza”), ou fornecem informações de mais,
procurando controlar cada detalhe do que será feito pelo funcionário (promovendo assim
uma ameaça relaciona a “autonomia”).

Comumente, a melhor estratégia é deixar claro qual o resultado final esperado, e deixar
flexível a escolha das estratégias que serão utilizadas para entrega do resultado.
 122

Dessa forma, falar “Aqui estão duas opções que poderiam funcionar, qual delas você
prefere?”, geralmente obtém melhores resultados que “Aqui está exatamente o que você
deve fazer agora”.

Autonomia: Aumentando a Recompensa

Promover autonomia dentro de organizações pode ser bem complicado. Ainda assim,
mesmo percepções sutis de autonomia podem te ajudar a motivar seus funcionários.

Por exemplo, oferecer diferentes oportunidades para realização de cursos e

aperfeiçoamentos de currículos pode ser uma ótima estratégia para promover
autonomia sobre o aprendizado dentro da empresa.

Da mesma forma, permitir que as pessoas organizem sua própria mesa, ou façam seu
própria fluxo de trabalho, ou até mesmo gerenciem suas horas de trabalho podem
beneficiar muito a sua Produtividade. Obviamente, o líder ou gestor precisará criar
alguns limites sobre o que pode ou não ser feito sem a sua consulta ou supervisão.
Ainda assim, vale a pena considerar essas possibilidades!

Relacionamentos

Algum vez você já precisou trabalhar com alguém que você não gostava? Talvez seu
antigo chefe, ou um outro membro da equipe?

Pois é, se você já passou por essa situação, então você sabe exatamente como
diferentes relacionamentos afetam e influenciam diretamente sobre a nossa motivação.

A realidade é que todos nós gostamos apenas de dois tipos de pessoas: pessoas que
são como nós mesmos, ou pessoas que são como gostaríamos de ser. Se você conhece
alguém que não se enquadra em ao menos uma dessas duas categorias, então ela será
considerada como estranha ou até mesmo uma inimiga.

Dessa forma, no trabalho, todos nós formamos ‘tribos’ onde podemos experimentar um
sentimento de pertencimento. Esse conceito provavelmente se originou dos milhares de
anos que nossa espécie passou vivendo em pequenas comunidades, onde estranhos
eram vistos como uma ameaça e deveriam ser evitados.

Relacionamentos: Reduzindo a Ameaça

A ameaça vinculada a relacionamentos acontece nos primeiros segundos quando

conhecemos alguém pela primeira vez. Nosso cérebro decide se a pessoa a nossa
frente é amiga ou inimiga em segundos, e dependendo do que você decide, diferentes
circuitos são ativados.

Caso decida como amiga, então ela passará a fazer parte do seu grupo. Caso decida
como inimiga, você passará a desenvolver uma resposta de defesa na sua presença, a
qual danifica sua motivação.

Esse sentimento pode, ao menos em parte, ser mitigado por conversas que busquem
mais comunalidades entre os membros da equipe. Dessa forma, ter um ambiente dentro
da empresa intencionado a deixar os funcionários tomarem água, ou um café, e baterem
papo por um tempo pode beneficiar muito a sua Produtividade.
 123

Relacionamentos: Aumentando a Recompensa

Bom, algumas formas que podemos utilizar para aumentar a recompensas por
relacionamentos envolvem encontrar um senso de propósito ou significado para os
membros da equipe.

Se as pessoas gostam apenas de pessoas que são como elas, ou como gostariam de
ser, então criar essas comunalidades de propósito se torna essencial em equipes.

Outras práticas, como a definição de sistemas de coaching ou mentoria em grupo

também podem ser extremamente benéficos. Ainda assim, lembre-se de sempre
realizar essas atividades em grupos pequenos, pois é assim que as pessoas se sentem
mais confortáveis, e aprendem com maior facilidade.

Justiça

Você se sentiria motivado para trabalhar em um ambiente com pessoas desonestas e

injustas? Pessoas que, embora façam o mesmo trabalho que você, ganham 2 ou até 5
vezes mais?

A resposta é não, pelo menos para a maior parte das pessoas! Isso é mostrado, por
exemplo, em um artigo publicadopelos pesquisadores Golnaz Tabibnia e Matthew
Lieberman em 2007. Na pesquisa, dois participantes executavam uma mesma tarefa, e
ao final precisavam escolher entre:

 Ficar com 50 centavos na divisão de 1 dólar entre os participantes (divisão justa);

 Ficar com 2 dólares na divisão de 10 dólares entre os participantes (divisão
injusta).

Embora o ganho financeiro de escolher a segunda opção seja superior, grande parte
dos participantes escolheu a primeira opção, por se tratar de uma divisão justa. Com
isso, conseguimos perceber que interações justas, independentemente de outros
fatores, são intrinsecamente recompensadoras.

Justiça: Reduzindo a Ameaça

O sentimento de ameaça a justiça é facilmente ativado em diversas circunstâncias no

trabalho. Por exemplo, quando as pessoas percebem que diferentes regras são
aplicadas para diferentes pessoas dentro da empresa, elas rapidamente entram em
modo de defesa.

Da mesma forma, se as pessoas dizem uma coisa, mas fazem outra, então o sentimento
de justiça também é comprometido. Por exemplo, se a empresa diz que opera seguindo
um determinado conjunto de valores, mas os comportamentos do dia a dia sugerem que
essas são apenas palavras, então você não vê aquele ambiente como justo e digno da
sua confiança.

Justiça: Aumentando a Recompensa

Consistência, congruência e transparência são seus maiores aliados quando falamos

de justiça.
 124

Dessa forma, as melhores maneiras de aumentarmos o senso de justiça dentro da

empresa são:

1 – Fazer com que as normas da empresa se mantenham consistentes. Então, por

exemplo, se existir uma norma ditando que haverão descontos nos salários dos
funcionários que chegarem atrasados, então essa norma deve ser seguida
consistentemente em todos os meses;

2 – Aplicar as normas e valores da empresa no dia a dia. Dessa forma, os funcionários

passam a acreditar que normas não são apenas palavras, aumentando assim o
sentimento de congruência da equipe;

3 – Ter transparência nos critérios utilizados nas decisões da empresa, principalmente

no que impacta o dia a dia dos funcionários.

Considerações Finais

Eu penso que não precisamos de uma grande capacidade imaginativa para visualizar
como os cinco domínios do Modelo SCARF podem ser aplicados para melhorar a
motivação da sua equipe.

Igualmente, é fácil visualizarmos alguns exemplos, que acontecem dentro da nossa

empresa, onde algum dos cinco domínios está sendo desrespeitado, gerando, portanto,
um sentimento de ameaça e desmotivação.
 125

10. ESTRATÉGIA DA VINCI DE CRIATIVIDADE

 Perfeito para pessoas que: Procuram por uma estratégia individual para
alavancar sua criatividade.

Descobrindo seu Gênio Criativo

No artigo “Como Ideias Inovadoras se Originam: Por que Velhas Ideias são suas Armas
Secretas”, discutimos que o processo criativo não consiste em um momento único de
transformação, onde você pega algo completamente sem valor e transforma em algo
completamente novo e com grande utilidade. Na realidade, o processo criativo está
muito mais vinculado a você conectar e sintetizar suas experiências passadas.

Por exemplo, você sabia que muitas das fórmulas utilizadas hoje para calcular o preço
de ações foram criadas através de cálculos originalmente desenvolvidos para entender
o movimento de partículas de poeira, misturados com cálculos utilizados em jogos de
azar?

Você sabia que os capacetes utilizados hoje por ciclistas só existem porque um designer
se perguntou o que aconteceria se ele pegasse um casco de navio, o qual é feito para
aguentar praticamente qualquer tipo de colisão, e o adaptasse para o formato de um
chapéu?

Pois é, assim funciona o processo criativo. Conectar e sintetizar é a base de qualquer

nova invenção. Mas como então da Vinci conseguia conectar diversas ideias em uma
época com pouquíssimo acesso a novas informações?

O Poder das Analogias

Em seu livro “Cosmografia do Microcosmo”, da Vinci descreve a seguinte passagem:

“Da mesma forma que o homem tem ossos que suportam e estruturam a carne, a Terra
possui rochas que suportam o solo. Da mesma forma que o homem carrega um lago de
sangue no qual os pulmões inflam e desinflam na respiração, o corpo da Terra possui
oceanos que aumentam e diminuem a cada seis horas na respiração cósmica. Como
as veias emanam do lago de sangue e são ramificadas pelo corpo humano, da mesma
forma, os oceanos enchem o corpo da Terra com uma infinidade de veias de água”.

Talvez, aos olhos despercebidos, você não consiga notar a importância dessa
passagem. Contudo, aqui, da Vinci está alavancando seu poder criativo através da
utilização de analogias.

Ao comparar algo que Leonardo conhecia (a Terra), com algo que ele desconhecia na
época (o corpo humano), ele era capaz de acelerar o seu aprendizado, e com isso
chegar a conclusões não tão obvias para a época.

Através da utilização de analogias, ele conseguiu expandir seu conhecimento em novas

áreas, aumentando assim sua capacidade de fazer novas conexões e sintetizar ideias
completamente inovadoras.

A Estratégia da Vinci de Criatividade

 126

Com isso em mente, e ao estudar essa e outras estratégias de da Vinci, em 1995 Robert
Dilts publicou o livro “A Estratégia da Genialidade”, onde descreve em mais detalhes
uma estratégia criativa utilizando analogias.

Para iniciar o processo, é necessário que você escolha:

1. Uma área do conhecimento que você tenha domínio;

2. Um projeto que você está trabalhando atualmente, e no qual é necessário um
certo nível de criatividade.

É importante eu colocar aqui que o tema do seu projeto e a área do conhecimento não
precisam estar relacionadas. Na realidade, é até melhor que elas estejam afastadas.

Para fornecer um exemplo da metodologia funcionando, eu vou escolher como minha

área de conhecimento a biologia (caso você não saiba, eu sou biólogo por formação), e
como projeto a publicação de um livro. Uma vez realizada ambas as escolhas, podemos
começar.

Passo 1: Estabeleça 3 Critérios Essenciais que fazem parte do seu projeto.

Bom, se eu desejo publicar um livro, eu penso que 3 dos critérios que eu preciso fazer
são:

 Escrita do livro;
 Escolha da capa;
 Campanha de Marketing.

Obviamente, existe diversos outros tópicos que eu também preciso executar durante a
publicação de um livro, mas para que o exercício não fique desgastante demais, escolha
apenas 3.

Passo 2: Faça uma analogia sobre o que esses 3 critérios seriam dentro do tema
que você escolheu.

Certo, então como próximo passo eu preciso fazer uma analogia de cada um dos
critérios do meu projeto com o meu tema escolhido (biologia). Então, na minha cabeça
a relação seria:

 Dentro da biologia, a escrita do livro seria como uma célula, já que essa é a
parte mais básica e essencial do processo. Sem ela, nada mais pode existir;
 Na biologia, a escolha da capa seria como um indivíduo, pois da mesma forma
que a capa representa meu livro como um todo, um indivíduo é a representação
de toda a sua espécie;
 O marketing, na biologia, seria como uma comunidade biológica, pois da
mesma forma que temos uma diversidade gigantesca de indivíduos no mundo,
uma comunidade biológica possui uma diversidade gigantesca de espécies.

Para facilitar a visualização, você pode esquematizar o processo conforme a figura

abaixo:
 127

É importante perceber nesse momento que você pode não estar realizando as mesmas
conexões que eu estou fazendo. Para você, cada um dos tópicos que eu escolhi
poderiam ser coisas completamente diferentes. Contudo, esse é um processo individual,
sendo que as outras pessoas não precisam entender necessariamente de onde você
está tirando cada uma das suas conexões.

Passo 3: Para cada um dos tópicos escolhidos no seu tema, defina 3 subtópicos.

Uma vez que você defina quais são os 3 tópicos equivalentes no tema que você domina,
chegou a hora de quebrar esses tópicos em 3 outros componentes. Por exemplo:

 Célula: Para o funcionamento de uma célula é importante o seu material

genético, as suas proteínas, e as suas organelas.
 Indivíduo: Podemos dividir um indivíduo de acordo com a sua anatomia (estuda
a estrutura do corpo), fisiologia (estuda o funcionamento do organismo)
e histologia (estuda a estrutura dos tecidos do corpo).
 Comunidade: Alguns subtópicos importantes no estudo de comunidades são
a biodiversidade, a cadeia alimentar, e o nicho ecológico de cada organismo.

Novamente, para facilitar a visualização, coloque cada um dos subtemas dentro de um

quadrado, conforme ilustrado abaixo:
 128

Passo 4: Realize o processo reverso, fazendo analogias do que cada subtópico

representaria no seu projeto atual.

Utilize novamente a sua imaginação para pensar o que cada subtópico representaria no
seu projeto atual. Por exemplo:

 O material genético de uma célula representa todo o conhecimento que a célula

possui para se expressar;
 As proteínas presentes em uma célula formam grande parte da sua estrutura,
que no processo de escrita de um livro corresponderiam aos tópicos e
capítulos do livro;
 As organelas presentes na célula funcionam como máquinas, sendo
poderosas ferramentas que a célula utiliza para se manter viva.

Siga o mesmo raciocínio para cada um dos demais tópicos e subtópicos. Para ficar mais
fácil de visualizar, confira a imagem abaixo:
 129

Passo 5: Escolha um subtópico de cada área, e procure fazer combinações.

Por último, o quinto passo é você começar a conectar e sintetizar ideias a partir dos
tópicos que você escreveu. Escolha 1 subtópico de cada área, e faça combinações. Por
exemplo:

 Se eu somar “Conhecimento” + “Estrutura” + “Competição”, a imagem que se

formaria na minha cabeça seria “Conhecer os livros e conteúdos dos meus
concorrentes”.
 Se eu somar “Ferramentas” + “Design” + “Diversidade”, a imagem que me vem
à cabeça seria “Encontrar designers que me forneçam uma grande diversidade
de capas”.
 Se eu somar “Capítulos e Tópicos” + “Passo a Passo” + “Nicho de Atuação”, eu
teria em minha cabeça “Estabelecer uma linha de raciocínio passo a passo para
o entendimento dos capítulos e tópicos relacionados ao meu nicho de atuação”.

Nesse ponto, deixe sua cabeça sonhar e pensar no que ela quiser. Nesse momento,
não critique uma ideia como boa ou ruim. Apenas deixe que as ideias comecem a se
conectar na sua cabeça.

Ao final do processo, você provavelmente terá uma lista com novas ideias. Grande parte
delas serão infundadas, e talvez não tenham grande serventia. Contudo, é relativamente
comum você ter ao menos uma ideia que não havia pensado antes. Uma conexão
totalmente nova e inesperada!

Ao final do processo, mesmo que você saia com apenas uma ideia inovadora, essa ideia
já faz com que todo o processa valha a pena. Isso porque embora pareça trabalhoso e
cansativo, ele se aproveita das condições naturais que a sua cabeça lhe oferece.

Ao fazer analogias entre um tema que você domina e um novo projeto, você se aproveita
de todas as suas conexões neurais, as quais se formaram ao longo dos anos, e
consegue visualizar e sintetizar novas ideias em questão de minutos.
 130

Considerações Finais

Comumente, quando pensamos nos grandes gênios da humanidade, atribuímos sua

capacidade excepcional de raciocínio a fatores que fogem o nosso controle, como
genética e talento. Contudo, quando sentamos para estudar a fundo o que esses gênios
faziam, percebemos que o processo não é assim tão complicado e talentoso.

É justamente a simplicidade e alta eficiência dos processos cognitivos desenvolvidos

por esses mestres que fazem com que sejam verdadeiros gênios!
 131

11. ESTRATÉGIA DISNEY DE CRIATIVIDADE

 Perfeito para pessoas que: Procuram por uma estratégia coletiva para
alavancar a criatividade de um grupo.

* https://www.youtube.com/watch?v=s3Y_CO-oPeM *

A Estratégia Disney de Criatividade

Ao meu ver, a maneira mais fácil de se explicar como funciona a estratégia Disney de
criatividade é citando um comentário feito por um de seus animadores:

“…haviam na verdade três diferentes Walts: o sonhador, o realista e o crítico. Você

nunca sabia qual deles viria para a sua reunião. ”

Basicamente, a estratégia Disney de Criatividade se utiliza de um ciclo com três

posições, que te oferece três diferentes perspectivas sobre um mesmo problema.

No artigo “Os Seis Chapéus do Pensamento: Como Organizar as Ideias da sua Equipe”,
eu comentei que comumente temos diferentes tipos de pensamento e perspectivas
sobre um determinado assunto, e falei da importância de darmos tempo para que cada
uma dessas perspectivas se expresse. Comumente, ficamos interrompendo nossa
própria linha de raciocínio com diferentes pensamentos, e em razão disso, muitas vezes
não conseguimos nos organizar.

Walt Disney entendia muito bem esse conceito, e os aplicava com genialidade na figura
do sonhador, do realista e do crítico.

 O Sonhador

Basicamente, todo processo criativo se inicia com o sonhador. Para o ajudar a

incorporar esse papel, Disney possuía uma sala colorida, com diversas pinturas e
desenhos inspiracionais distribuídos nas paredes. Tudo era muito caótico e colorido na
sala, e críticas não eram bem-vindas nessa sala – apenas sonhos!

O papel do sonhador é o de viajar no mundo das ideias. O sonhador possui uma visão
de longo prazo, claramente direcionada ao futuro, buscando sempre por inovações. Ele
possui um pensamento sem limites, sendo que para ele todas as ideias são bem-vindas.
Para o sonhador, não existe certo e errado, e para ele tudo é possível.

Você provavelmente já teve seus próprios momentos de sonhador. Momentos em que

conseguiu imaginar a vida que gostaria. Momentos em que não ficou preso ao que existe
de real, mas conseguiu imaginar a vida dos seus sonhos.

 O Realista

Mas nem tudo são sonhos, não é mesmo?! Geralmente, a diferença entre as pessoas
que vivem em alta performance, e aquelas que não saem do lugar, é a capacidade de
transformar sonhos em realidade. Todos nós conseguimos sonhar com um futuro
melhor, mas quantos dentre nós são capazes de trazer essas ideias para o mundo real?

Basicamente, esse é o papel do realista. Transformar fantasia em realidade. Para ajudar

a incorporar esse papel, Disney trabalhava em uma sala ampla, junto a todos os demais
 132

animadores, de forma que todos conseguissem ver e conversar uns com os outros. Lá,
eles possuíam suas mesas de desenho, onde encontravam os equipamentos mais
modernos, as ferramentas e os instrumentos necessários para transformar seus sonhos
em realidade.

Diferentemente do sonhador, o realista possui uma visão de curto prazo, com o

pensamento voltado para o presente. Para o realista, o interessante é saber o que pode
ser feito hoje e agora para se aproximar do seu sonho de longo prazo. Em outras
palavras, o realista procura pelas diferentes alternativas que permitem transformar
fantasia em realidade.

 O Crítico

Por último, temos o papel do crítico. Para ajudar a incorporar esse papel, Disney possuía
uma pequena sala, abaixo da escada, onde ele conseguia olhar para cada um dos seus
esboços e os avaliar. A sala era estreita e sempre quente, e ficou conhecida como
“Sweatbox”, ou em português: sauna.

O papel do crítico é encontrar todos os erros e possíveis falhas que ocorreram durante
o sonho, ou planejamento, e a execução do projeto.

Eu acho importante aqui fazer uma distinção. O papel do crítico não é criticar o sonhador
e o realista, mas sim criticar o sonho e a execução. Comumente, quando participamos
de reuniões, temos pessoas sonhadoras, realistas e críticas. Infelizmente, o que
geralmente acontece, é que o sonhador e o crítico entram em conflito, e muitas vezes
começam a se atacar pessoalmente. Existe uma grande diferença entre você falar “Essa
ideia é estúpida”, ou falar “Você é estúpido por ter essa ideia”.

Parte do motivo pelo qual Disney teve tanto sucesso foi que ele não criticava a sua
equipe ou a si mesmo pelas suas ideias ou criações. Ele criticava o planejamento para
atingir o seu sonho.

Como Walt Disney utilizava as três posições?

Nas palavras de Walt Disney:

“O contador de histórias precisa ver claramente na sua própria mente como todos os
pedaços de uma história serão colocados. Ele deve sentir cada expressão e cada
reação. Ele deve se afastar suficientemente para longe da sua história para ter
uma segunda visão sobre ela”.

Nessas três frases, Walt Disney resume a forma com que utiliza as três posições no seu
processo criativo.

Sonhador: “O contador de histórias precisa ver claramente na sua própria mente como
todos os pedaços de uma história serão colocados”.

Realista: “Ele deve sentir cada expressão e cada reação”.

Crítico: “Ele deve se afastar suficientemente para longe da sua história para ter uma
segunda visão sobre ela”.
 133

Perceba que na posição de crítico, Disney fala claramente sobre se afastar do processo
de criação, de forma que consiga ter uma segunda visão sobre o que foi feito. Existem
diversas maneiras de você se afastar da sua criação, e mais abaixo eu descrevo como
eu faço isso na criação dos meus artigos.

Podemos então resumir todo o processo na ilustração abaixo.

A Estratégia Disney de Criatividade na Criação de Artigos

Antes mesmo de conhecer a estratégia que Disney aplicava, eu já utilizava alguns dos
princípios defendidos por ele. Basicamente, o meu processo de criação consiste nos
seguintes passos:

Passo 1 – O Sonhador

Em primeiro lugar, eu gosto de ter uma visão geral de tudo o que desejo colocar em um
determinado artigo. Então, por exemplo, eu realizo a minha pesquisa, e começo a
organizar todo o conteúdo na forma de um mapa mental, ou através de uma lista de
tópicos.

O meu objetivo aqui não é definir exatamente qual a ordem de cada conteúdo, ou se ele
vai ou não fazer parte do texto. Meu intuito é muito mais definir a mensagem que eu
desejo passar com o texto, e listar quais são os conteúdos que podem fazer parte dessa
mensagem.
 134

Passo 2 – O Realista

Uma vez que eu esteja satisfeito com os tópicos listados, eu começo o processo de
estruturação do artigo. A partir desse momento, eu começo a selecionar qual a ordem
dos conteúdos, e como eles estão relacionados. Nesse momento, começo a selecionar
quais das minhas ideias fazem mais sentido para o artigo, e partir disso começo a
escrever.

O processo de escrita tende a acontecer com certa naturalidade depois disso.

Geralmente, eu começo escrevendo aquilo que parece estar mais fácil. Não sigo a
ordem de tópicos que está pré-determinada. Começo pelo tópico que já está na minha
cabeça, e partir disso vou progredindo tópico a tópico até finalizar o artigo. Muitas vezes,
a introdução é a última parte do artigo que eu redijo.

Passo 3 – O Crítico

Por último, chegou a hora de editar meu texto e avaliar se vale a pena ele ser publicado
como está. O processo de edição geralmente é até mesmo mais complicado que a
escrita, já que aqui eu procuro me atentar a detalhes. Procuro examinar desde a ordem
que o conteúdo foi estruturado, até erros de gramática e pontuação.

Importante aqui no processo é que a edição nunca é feita no mesmo dia que a escrita
do artigo. Você se lembra que Walt Disney sugere que você se afaste da sua obra para
que possa ter uma segunda visão do que foi criado?

Pois é, eu faço justamente isso. Eu procuro ficar ao menos 1 ou 2 dias sem olhar para
o artigo, para que assim eu possa lê-lo com outros olhos, e encontrar as falhas que
antes estavam despercebidas.

Obviamente, ainda passam algumas falhas. Como ser humano, eu erro e tenho noção
de que meus artigos não são perfeitos. Ainda assim, não cometo o erro de me criticar.
Critico apenas o meu trabalho e a cada artigo consigo melhorar a qualidade do meu
trabalho.

Como Você Pode Utilizar a Estratégia Disney

Certo, uma vez que você tenha visto como eu utilizo a estratégia Disney, penso que
você também pode encontrar maneiras de inseri-la na sua vida. De maneira geral, todos
nós já possuímos o sonhador, o realista e o crítico na nossa mente, e muitas vezes já
os utilizamos diariamente na nossa rotina. Por exemplo:

O Sonhador

Você possui metas? Eu aposto que sim! Mesmo que você não escreva quais são seus
objetivos, tenho certeza de que você possui alguma noção do que deseja para o seu
futuro.

Talvez essa visão ainda não esteja muito clara, e é justamente por isso que você deveria
passar um tempo a mais no modo sonhador. Aqui, imagine seu futuro de longo prazo.
Talvez 1, ou 5, ou 10, ou 20 anos no futuro. Com o que a sua vida se parece? Quem
você quer que esteja lá com você e como estará sua qualidade de vida?
 135

Vale a pena parar, refletir, e em seguida começar a estabelecer suas metas, de forma
que a partir daqui você possua um registro escrito do que deseja para a sua vida.

Artigo Relacionado 1: Método SMART: Estabelecendo Metas Inteligentes para uma

Vida de Sucesso

Artigo Relacionado 2: Como Definir Metas: Os 7 Melhores Vídeos para Alcançar os seus
Objetivos

O Realista

Em seguida, chegou a hora do realista. Essa é a parte difícil, não é mesmo? É nessa
hora que a procrastinação rola solta.

Mas não precisa ser sempre assim. Lembre-se que o realista possui o foco no hoje e no
agora. Ele pensa apenas no que pode fazer hoje para transformar seu sonho (ou
preferencialmente a sua meta) em realidade.

Portanto, não passe muito tempo ansioso pelo que ainda não aconteceu. Se concentre
nas suas prioridades de hoje, e dia a dia comece a alavancar seu sistema. Para isso,
sugiro que comece a utilizar o “Método Ivy Lee” ou se preferir algo mais robusto, utilize
o “Agile Results”.

Artigo Relacionado 1: Método Ivy Lee: Uma Rotina Diária Simples para Maximizar sua
Produtividade

Artigo Relacionado 2: Agile Results: O Guia Completo para Planejar, Priorizar e Atingir
Rapidamente seus Resultados Pessoais

O Crítico

Por último, chegou a hora de você encontrar as falhas no seu sistema. No início, todo
sistema possui falhas, e isso você só perceberá com a experiência.

Independentemente de qual é a sua meta e qual é o seu plano, lembre-se que o papel
do crítico não é criticar o sonhador e o realista, mas criticar o objetivo e o planejamento.
Portanto, deixe suas autocríticas de lado, e comece a otimizar o seu plano de ação. Ao
iterar passo a passo o seu planejamento, tenho certeza de que em algum momento você
atingirá o que deseja.

Para isso, recomendo o modelo de revisões do método “Agile Results”, ou a técnica dos
“5 Por ques”, utilizada junto à “Metodologia 5S”.

Artigo Relacionado 1: Agile Results: Uma Forma Simples de Obter Rapidamente os

Seus Resultados

Artigo Relacionado 2: Metodologia 5S: Produtividade “Made in Japan”

 136

Considerações Finais

O método Disney é um dos modelos mais simples e ao mesmo tempo mais sofisticados
que eu conheço para alavancar o processo criativo. Todo o processo é descrito com
mais detalhes no livro “A Estratégia da Genialidade” de Robert Dilts.

No livro, Dilts oferece uma visão do método com base nos princípios de Programação
Neurolinguística (PNL), e ensina outras maneiras que você pode utilizar para aplicar
todo o método.

Se alguma das ideias que eu coloquei aqui fez sentido para você, utilize os botões logo
abaixo para compartilhá-lo nas redes sociais. Na era da globalização, o processo criativo
é uma das poucas tarefas que nenhum computador ou aplicativo consegue realizar.

Portanto, ajude seus amigos e familiares a alavancarem sua criatividade utilizando os

mesmos princípios que fizeram de Walt Disney um dos homens mais inovadores da
história.
 137

MÉTODOS AVANÇADOS
 138

1. GETTING THINGS DONE (GTD)

 Perfeito para pessoas que: Procuram reconquistar o controle sobre

absolutamente todas as suas tarefas e projetos.

* https://www.youtube.com/watch?v=7JOPFxayCmE *

I. Introdução

A Descoberta de Bluma Zeigarnik

Por volta de 1920, a pesquisadora Bluma Zeigarnik fez uma observação interessante,
referente ao efeito que interrupções exercem sobre a nossa memória.

Conta a história que ela trabalhava na Universidade de Berlim, junto ao professor Kurt
Lewin, que notou que o garçom de um restaurante parecia lembrar de pedidos
incompletos com maior eficiência do que aqueles pagos ou completos.

Em outras palavras, era como se a mera finalização de um pedido pudesse levá-lo a ser
esquecido pelo garçom, enquanto que pedidos incompletos, como aqueles de uma
mesa que ainda não terminou sua refeição, conseguissem permanecer por mais tempo
na sua memória.

Dentro do laboratório, Zeigarnik resolveu testar essas observações. Primeiramente, ela

pediu para que os diversos participantes do estudo resolvessem alguns quebra-
cabeças. Então, na metade do experimento, alguns participantes eram subitamente
interrompidos e levados para outra sala. Os demais participantes permaneciam até
finalizar a tarefa.

A hipótese da pesquisadora era que os participantes interrompidos conseguiriam

lembrar com maior facilidade dos detalhes de cada tarefa. Dessa forma, após o
experimento, cada participante foi devidamente entrevistado, sendo as conclusões do
experimento primeiramente publicadas em 1927.

Os experimentos de Zeigarnik mostraram que os participantes que foram interrompidos

durante a execução das tarefas eram cerca de 90% melhores para recordar os detalhes
de suas tarefas do que aqueles que não foram interrompidos.

Nascia aqui, portanto, o que chamamos hoje de “Efeito Zeigarnik”.

O Efeito Zeigarnik

Ao longo dos anos, diversas pesquisas foram feitas com o intuito de confirmar a
existência do Efeito Zeigarnik, e na tentativa de averiguar os motivos cognitivos que
levam o cérebro a trabalhar dessa forma.

Nesse contexto, surgiram duas grandes teorias que dominaram o debate. Uma hipótese
é que o inconsciente está mantendo suas metas sob controle, e trabalhando para que
elas sejam alcançadas. Dessa forma, a teoria dita que ao lembrar de tarefas que ainda
não estão completas, o cérebro está se assegurando de que elas serão finalizadas em
algum momento.
 139

Em contrapartida, a teoria rival defende que o inconsciente está procurando ajuda da

mente consciente para finalizar a tarefa. Para averiguar qual das teorias está mais
correta, os pesquisadores E. Masicampo e Roy Baumeister realizaram alguns estudos
na Universidade da Flórida.

Segundo os autores, “o Efeito Zeigarnik não é, como foi pressuposto por décadas, um
lembrete que prossegue constante até que a tarefa seja realizada. A persistência dos
pensamentos distrativos não é um indicativo de que o inconsciente esteja trabalhando
para concluir a tarefa. Tampouco, o inconsciente está importunando a mente consciente
para terminar a tarefa imediatamente.

Em vez disso, o inconsciente está pedindo à mente consciente que elabore um plano.
A mente inconsciente, aparentemente, não consegue fazer isso sozinha, de modo que
atazana a mente consciente para que esta trace um plano detalhado, incluindo o
momento, lugar e a oportunidade. Uma vez que o plano é concebido, o inconsciente
pode parar de incomodar a mente consciente com os lembretes”.

Em outras palavras, nossas tarefas não ficam “pipocando” nas nossas cabeças porque
nosso inconsciente está trabalhando nelas, ou porque quer vê-las finalizadas. O que o
inconsciente quer é que você monte um plano, definindo qual a próxima tarefa a fazer,
e especificando quando e como fará o seu trabalho.

Gerenciamento de Acordos Internos

Você já deve ter percebido que normalmente, há uma relação inversamente

proporcional entre a quantidade de coisas que há na sua mente, e a quantidade de
coisas que está conseguindo fazer.

Da mesma forma, você também já deve ter notado que grande parte do estresse que
você passa dia a dia é proveniente da má gestão que você tem dos “acordos” que fez
consigo mesmo ou com outras pessoas.

É provável que você tenha feito mais acordos consigo mesmo do que se dá conta, e
cada um deles, seja grande ou pequeno, é perseguido por uma parte do seu
inconsciente.

De acordo com o que aprendemos até aqui, nossa inconsciente busca traçar um plano
de ação para cada uma das nossas pendências, e enquanto não fazemos isso, as
tarefas permanecem “pipocando” na nossa cabeça.

Portanto, a partir do momento em que você aprende a controlar tudo aquilo que você
permitiu que entrasse em seu mundo físico ou psicológico, mas que não está onde
deveria, invariavelmente você passa a ficar mais relaxado, com
mais foco e energia produtiva.

Enquanto os seus pensamentos não forem esclarecidos, e as decisões não forem

tomadas, e as informações resultantes desse processo não forem armazenadas em um
sistema que você tenha certeza de que vai acessar quando for necessário, seu cérebro
não abandonará a questão.
 140

II. O que é?

O que é o Getting Things Done (GTD)?

A metodologia Getting Things Done (GTD) é uma ferramenta de Produtividade Pessoal

desenvolvida por David Allen, e primeiramente publicado em 2001 no livro “Getting
Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”.

O método fornece um sistema para esclarecer pensamentos, tomar decisões, e

armazenar todos os seus processos de maneira confiável, para que você tenha acesso
a tudo que precisa no momento que achar necessário.

Mais do que apenas uma ferramenta para gerenciar tarefas e projetos, o GTD se
preocupa com questões fundamentais de trabalho com significado, vida consciente e
bem-estar psicológico. Ele permite que você gerencie os seus “acordos” de maneira
extremamente eficaz, permitindo que seu inconsciente fique livre para pensar e criar
novas oportunidades.

O método foi traduzido para o português no livro “A Arte de Fazer Acontecer –

Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.

Em 2015, o livro foi amplamente revisado pelo autor, e foram inseridos novos conteúdos
relacionados ao uso de tecnologias digitais, a globalização do GTD, e sobre como deixar
o método mais inclusivo. Dessa forma, se estiver procurando comprar o livro,
recomendo que procure por edições de 2016 em diante.

O Mindset

Para que a metodologia seja aplicada corretamente, eu acho importante que

primeiramente entendamos quais os princípios básicos defendidos pela técnica.

Em outras palavras, vamos começar entendendo quais são alguns pressupostos

utilizados no GTD, e em seguida passaremos ao “como” eles são utilizados.

Princípio 1: Sua mente não foi feita para armazenar informações

“Sua mente é para ter ideias, e não para mantê-las” ~David Allen

A primeira grande ideia defendida no GTD é que nossa cabeça não deve ser utilizada
para manter informações. Na realidade, Allen defende que o motivo de nos sentirmos
tão sobrecarregados com nosso trabalho é que utilizamos toda nossa energia criativa
lidando com problemas, remendando estragos e recordando o que mais precisamos
fazer.

Para Allen, não estamos utilizando nossa criatividade para termos novas ideias, e por
isso não conseguimos ter o tempo ou o espaço necessário para executarmos nossos
projetos.

Você provavelmente já ouviu falar de um famoso estudo, publicado em 1956 pelo

professor George Miller, onde ele defendia que nossa cabeça consegue processar e
armazenar em média 7 informações a qualquer momento. Em teoria, esse é o motivo
pelo qual as empresas telefônicas estipularam que inicialmente os números de telefone
deveriam possuir 7 dígitos (você ainda se lembra desse tempo?).
 141

Contudo, em 2001 o pesquisador Nelson Cowan refutou os resultados de Miller, e

apresentou um novo estudo, relatando suas conclusões sobre uma coletânea de
experimentos feitos até então. Cowan concluiu que nossa cabeça consegue reter
apenas 4 informações na memória operacional, sendo que para cada nova informação
que temos que processar, nossa cabeça precisa abrir mão de alguma das outras
informações mantidas até então.

Em termos práticos, o que isso significa?

É claro que isso é apenas uma média, e você pode conseguir manter em mente mais
informações que isso, ou até menos. Mas em termos práticos, isso significa que caso
hoje você tenha que mandar um e-mail, participar de uma reunião, conversar com dois
funcionários, comprar determinado insumo e ainda ligar para seu cônjuge, sua cabeça
terá dificuldade de manter tudo isso em mente.

O resultado é um sentimento de que está sobrecarregado, e que não possui controle

sobre tudo que está acontecendo no seu dia. Para sua cabeça, todos os seus “acordos”
parecem necessitar de uma mesma quantidade de atenção, mesmo que não precisem.
Em decorrência disso, sentimos que estamos cheios de coisas para fazer, e não
conseguimos nos organizar para executar tudo isso.

Dessa forma, a metodologia GTD visa fornecer um fluxo de trabalho, onde você possa
retirar os seus acordos da sua cabeça, e colocar todas essas informações em um
sistema confiável, onde nenhuma informação seja perdida.

Princípio 2: Mente como a água (Mind like water)

A segunda grande ideia defendida no GTD foi retirada das artes marciais, e dita que
nossa mente precisa estar constantemente se adaptando. Se você coloca água dentro
de uma garrafa, ela adquire a forma da garrafa, se você coloca água dentro de um jarro,
ela adquire a forma do jarro.

Nossa mente precisa possuir a mesma capacidade. Se formos colocados em uma

situação difícil no trabalho, precisamos que nossa mente esteja completamente
engajada com essa situação. Se no momento seguinte recebemos uma ligação de casa,
relatando um problema familiar, precisamos que nossa mente se adapte
instantaneamente a essa nova situação, de forma que possamos estar completamente
engajados com a ligação.

Como a maior parte das pessoas possui informações demais ocupando sua memória
operacional, a tendência é que elas não consigam permanecer constantemente
engajadas em apenas uma tarefa por vez. Provavelmente, existem pessoas que estão
lendo esse texto e pensando que horas são, ou no que vão comer, ou no que vão fazer
logo em seguida.

Como resultado, não nos sentimos totalmente realizados naquilo que estamos fazendo,
já que estamos sempre pensando no que mais ainda precisa ser feito.

Princípio 3: Lidando com Acordos Internos

A terceira grande ideia defendida na metodologia GTD é uma união de tudo que
discutimos até aqui.
 142

Para que sua cabeça entenda qual a melhor maneira de se manter engajados com suas
tarefas, é necessário retirá-las da cabeça, de forma que você ganhe maior perspectiva
e controle sobre o que ainda deve ser feito e o por que está fazendo isso.

Sem um sistema confiável, sua cabeça tende a se perder na imensidão de informações

que está tentando processar, e sobre quais são as reais prioridades a serem feitas.

Sem um sistema confiável, sua cabeça não terá o espaço necessário para avaliar
corretamente em quais projetos você está atualmente trabalhando, e sobre quais outras
possibilidades ou ideias ainda existem para serem aplicadas.

Princípio 4: Perspectiva Ampla vs. Detalhes Práticos

Uma enorme quantidade de livros de negócios, modelos, seminários e gurus

enalteceram a busca por “contextos mais amplos” como a solução para se tornar mais
produtivo.

De acordo com essa proposta, conhecer as nossas metas mais importantes confere
ordem, significado e rumo ao nosso trabalho. Na prática, contudo, o bem-intencionado
exercício de ponderar as metas não costuma alcançar os resultados desejados.

Sem dúvida, o foco nos resultados, nas metas e valores é um exercício de extrema
relevância, mas isso não quer dizer que com eles o seu trabalho ficará mais fácil ou com
menos desafios. Na maior parte das vezes, justamente o contrário acontece. A maior
parte das pessoas está tão envolvida com compromissos do dia a dia que sua
capacidade de se concentrar num contexto mais amplo fica muito limitada.

Falta, portanto, uma peça em nossa cultura de trabalho: um sistema coerente de

comportamentos e ferramentas que funcione efetivamente no trabalho real. Um sistema
que gerencie múltiplas camadas de prioridades e mantenha o controle sobre as
centenas de novas informações recebidas todos os dias.

Os 5 Passos do GTD

O princípio chave defendido na metodologia GTD é que precisamos retirar da nossa

cabeça todo tipo de informação que requer nossa atenção.

Para isso, David Allen desenvolveu um fluxo de trabalho, que conta com 5 passos, de
forma a facilitar e sistematizar todo o processo. São eles:

PASSO 1: COLETAR OU CAPTURAR

O primeiro passo a ser tomado quando estamos buscando implementar o sistema GTD
é começar a coletar tudo aquilo que requer nossa atenção, e colocar em apenas
alguns lugares chaves. Alguns exemplos são:

– Caixa de entrada do seu e-mail: caso possua mais de uma conta de e-mail, procure
encaminhar todos os e-mails para apenas uma caixa de entrada, de forma a facilitar o
posterior processamento.

– Caixa de entrada física: são colocados aqui todos os papeis, relatórios, cartões de
visita, post-its, recados, etc.
 143

– Caixa de entrada digital: para colocar arquivos digitais, crie uma nova pasta no
seu desktop, ou coloque os arquivos direto em algum aplicativo de anotações, como
o Laverna, Workflowy, Evernote ou OneNote.

Não importa o que seja, se algo precisa ou precisará da sua atenção, então ele deve
ser coletado e processado. O objetivo desse primeiro passo é desenvolver uma visão
geral de tudo aquilo que compõe o seu mundo, e tirar da sua cabeça ideias e projetos
que ficam pipocando de tempos em tempos.

Por onde começar? – Checklist

Para facilitar, sugiro que siga a lista abaixo, para fazer suas coletas.

– Comece com a sua mesa de trabalho: colete post-its, recados, relatórios, cartões
de negócios. Tudo que se encontra na sua mesa, mas que você não usa
constantemente (canetas, grampeador, etc.), também deve ser coletados.

– Gavetas e armários no escritório: em seguida, colete tudo aquilo que está nas suas
gavetas e armários, e que ainda não faz parte de um sistema de referências dentro da
empresa.

– Bancadas, prateleiras e outros lugares: continue coletando todos os itens que

estão no ambiente de trabalho, e que você sabe que não pertencem ao lugar onde
atualmente estão.

– Em seguida, passe a coletar tudo que está na sua cabeça: projetos, ideias,
afazeres, compromissos, comunicados, relatórios, artigos, reuniões, leituras,
planejamentos, problemas financeiros ou administrativos, problemas relacionados a
clientes, vendas, suprimentos, informações que você ainda está esperando de outras
pessoas, ligações, pesquisas, etc. Colete tudo que passar pela sua cabeça, passando
essas informações para um bloco de notas físico ou no seu computador.

– Assim que terminar, colete também tudo aquilo que estiver incorretamente
arquivado no seu computador: Sejam e-mails, relatórios, itens salvos na sua área de
trabalho, ou quaisquer outros arquivos que baterem com a descrição.

– Pensa que acabou? Assim que finalizar tudo no escritório, é hora de coletar tudo
aquilo que se encontra na sua casa e no seu carro, de forma que você colete
absolutamente tudo que compõe o seu mundo. De nada adianta ser extremamente
organizado no trabalho, se não consegue encontrar algo em casa.

Para que o método seja efetivo, é necessário coletar absolutamente tudo!

PASSO 2: PROCESSAR OU ESCLARECER

O próximo passo na metodologia é esclarecer o que deve ser feito com cada um dos
itens que você capturou. Independentemente de ser uma ideia, um livro, um post-it, ou
qualquer outra coisa, todos os itens devem seguir conforme os passos descritos na
ilustração abaixo:
 144

O primeiro passo a ser seguido para cada item é perguntar “Isso demanda alguma
ação?”.

Caso a resposta seja NÃO:

– Opção 1: O item pode ser considerado como lixo, devendo ser reciclado, jogado fora
ou deletado.

– Opção 2: O item pode ser considerado como incube, devendo ser inserido em uma
lista chamada “Algum dia/Talvez”.

– Opção 3: O item pode ser considerado como referência, devendo ser inserido em
uma lista chamada “Referência/Arquivo”.
 145

Caso a resposta seja SIM:

– Opção 1: O item pode ser considerado como projeto. Projetos são todos os afazeres,
ideias, compromissos e outros itens que requerem mais que uma ação para serem
finalizados. Crie uma lista “Projetos” para agrupar todos esses itens.

– Opção 2: O item pode ser considerado como faça agora. Você deve fazer agora todos
os itens que demoram menos que dois minutos para serem concluídos. Em outras
palavras, tarefas que demoram menos de dois minutos nunca entram nas suas listas.

– Opção 3: O item pode ser considerado como delegue. Todos os itens que devem ser
feitos por outras pessoas são agrupados em uma só categoria, na lista “Aguardando
Resposta”.

– Opção 4: O item pode ser considerado como calendário. Na metodologia GTD,

entram no calendário apenas os itens que possuem data e/ou horário específico para
serem feitos.

– Opção 5: O item pode ser considerado como lista de afazeres. Todos os demais itens
que devem ser feitos por você, mas que não possuem horário e/ou data específica,
devem ser colocados na “Lista de Próximas Ações”, também conhecida como “Lista de
Afazeres”.

Portanto, o principal objetivo aqui é agrupar os diferentes itens capturados em

uma das 7 listas criadas pela metodologia:

Lista 1 – Caixa de Entrada

Lista na qual você agrupou todos os itens que foram capturados. A partir daqui os itens
são reagrupados para todas as demais listas.

Lista 2 – Algum dia/Talvez

Lista na qual estão todos os itens que não requerem ação imediata, mas que
posteriormente podem exigir alguma ação. Alguns exemplos de itens que entram nessa
lista são:

1. Convite para uma formatura que acontecerá daqui dois meses;

2. Reunião com um cliente que acontecerá daqui três semanas, mas você ainda
não sabe se conseguirá confirmar;
3. Ingresso para um show que ocorrerá daqui seis meses;
4. Ideias de viagem;
5. Projetos que você talvez queira desenvolver no futuro.

Lista 3 – Referência

Lista na qual são agrupados todos os itens que você ainda vai precisar. Alguns
exemplos de itens que entram nessa lista são:

1. Relatórios de anos anteriores;

2. Projetos já finalizados;
3. Documentos pessoais;
4. Exames médicos anteriores;
 146

5. Cartões de visitas de clientes e fornecedores;

6. Extratos bancários;
7. Recibos de compras;
8. Notas fiscais.

Lista 4 – Projetos

Lista na qual são colocados todos os itens que requerem mais de uma ação, e que você
está atualmente trabalhando.

Atenção, caso tenha colocado algum item nessa lista que não está atualmente
trabalhando, realoque esse item para a lista “Algum dia/Talvez”.

Lista 5 – Aguardando Resposta

Lista na qual são colocados todos os itens que você está aguardando que outras
pessoas façam. Alguns exemplos que entram na lista são:

1. Cotações de insumos;
2. Confirmações de reuniões;
3. Aprovações de transferência bancária;
4. Produtos que ainda não chegaram;

Lista 6 – Calendário

Lista onde são colocados todos os itens que possuem data e/ou horário específico para
acontecer. Alguns exemplos que entram na lista são:

1. Reunião com o pessoal da logística no dia 25/04/17;

2. Retirada de extrato financeiro no último dia do mês;
3. Consultas médicas com horário marcado;
4. Entrega de projetos conforme prazo estipulado;
5. Ligações para amigos ou parentes na data de aniversário.

Lista 7 – Lista de Próximas Ações

Por último, na lista de próximas ações são colocados todos os itens que ainda devem
ser feitos por você, mas que não possuem horário ou data específicos. Alguns exemplos
são:

1. Comprar frutas no caminho para casa;

2. Solicitar cotação do insumo X;
3. Ligar para cliente Y;
4. Comprar presente de aniversário para pessoa Z;
5. Agendar consulta com o dentista.

PASSO 3: ORGANIZAR

Agora que você já terminou de esclarecer qual o lugar certo para cada um dos itens que
você capturou, e já criou as diversas listas que compõe a metodologia GTD, chegou a
hora de você organizar melhor suas anotações.
 147

É importante notar aqui que não existem formas certas e erradas de se organizar. Você
deve sempre buscar se organizar da maneira que melhor funciona para você. Por esse
motivo, não vou colocar aqui uma só forma de se organizar, pois sei que não agradará
a todos os gostos. Ainda assim, vou colocar aqui algumas dicas que acho interessantes
no processo de organização:

 Quando estiver colocando os itens na sua lista de afazeres, busque separá-los

por contextos

Existem itens que precisam de internet para serem feitos, enquanto que outros precisam
de um telefone, e outros ainda precisam ser feitos fora do escritório. Se você agrupar
todos esses itens em apenas uma lista, perderá um bom tempo para encontrar quais
tarefas podem ou não podem ser feitas agora.

Por exemplo, você não acha que seria mais produtivo fazer todas as tarefas que
precisam ser feitas fora do escritório de uma só vez? Agrupe essas tarefas em uma só
aba, de forma que consiga facilmente encontrá-las.

Artigo Relacionado: Método DRD: Organizando sua Agenda de Forma Simples e Efetiva

 Crie um Sistema de Arquivamento Pessoal

Esse é um grande tópico, e por si só daria um artigo bem extenso. Dessa forma, eu
recomendo inicie seu sistema com a leitura do artigo “Montando um sistema de arquivos
de referência no GTD”, da Thais Godinho.

 Confie na sua organização

Se você não colocar todas as informações necessárias no seu sistema, ou se ele estiver
muito chato ou complexo, em pouco tempo você vai deixar de usar o sistema e perderá
todo o trabalho que teve até agora.

Dessa forma, se organize de maneira que você perceba que é muito melhor e mais
confiável guardar informações no seu sistema, do que confiar na sua memória.

 Utilize tags

Quando estiver organizando suas referências, busque utilizar diferentes etiquetas (tags)
que permitam encontram o que precisa com facilidade e agilidade.

 Se organize de acordo com o tempo

Você também pode organizar sua lista de afazeres conforme a quantidade de tempo
que a tarefa demora para ser finalizada.

Por exemplo, caso tenha apenas 15 minutos até a próxima reunião, é extremamente útil
possuir uma lista organizada com todas as tarefas que podem ser finalizadas nesse
tempo. Portanto, se organize utilizando espaços de tempo, como “Até 15 minutos”, ou
“Entre 15 minutos e 1 hora”, ou “Entre 1 e 2 horas”.
 148

PASSO 4: REFLETIR OU REVISAR

O quarto passo na metodologia GTD é refletir e revisar as diferentes listas, de forma

que você sempre saiba o que ainda precisa fazer.

Você pode escolher fazer revisões nos mais diversos intervalos de tempo, como
revisões diárias, semanais, mensais, quinzenais, semestrais, anuais ou sazonais. Ainda
assim, de acordo com David Allen, se você não está fazendo ao menos a revisão
semanal, você não está praticando GTD.

Para que o seu sistema funcione, você precisa no mínimo atualizar semanalmente todas
as suas listas, de forma que crie um sistema confiável, que você sinta vontade de estar
consultando.

De maneira geral, praticantes de GTD preferem fazer suas revisões nas sextas-feiras,
de forma que consigam aproveitar bem o fim de semana, enquanto deixam tudo nos
trilhos para segunda-feira, ou alguns ainda preferem fazer no domingo, pois é um dia
mais tranquilo, onde a cabeça geralmente está mais desanuviada.

Algumas diretrizes para realizar as revisões são:

1. Processe cada item antes de começar

Caso haja algum item em alguma de suas caixas de entrada, processe cada um dos
itens antes de iniciar sua revisão.

2. Verifique seu calendário

Verifique seu calendário, atentando para todos os compromissos que terá durante a
semana. Atente também para os tempos de deslocamento e quais são os itens que você
precisará para cada compromisso.

3. Verifique a lista “Algum dia/Talvez”

Verifique a lista de “Algum dia/Talvez” e veja se é preciso passar algum dos itens para
outra lista.

4. Verifique a lista “Projetos”

Verifique a lista “Projetos”, e reflita sobre qual a próxima ação, ou sobre quais as
próximas ações que devem ser tomadas ainda essa semana para o andamento do
projeto.

Coloque essas próximas ações na sua lista de afazeres, calendário, ou aguardando

resposta. Transfira projetos concluídos para a pasta referência, e projetos que não está
trabalhando para a lista “Algum dia/Talvez” ou diretamente para o lixo.

5. Verifique a lista “Aguardando Resposta”

Revise a lista “Aguardando Resposta”, e veja se não existe mais nada que pode ser
feito por você para acelerar a entrega do que precisa.

6. Verifique sua lista de afazeres

 149

Verifique sua lista de afazeres (próximas ações) e priorize a lista da maneira que melhor
lhe convir. Além disso, busque sempre estar reorganizando sua lista de afazeres, de
acordo com os contextos necessários para cada tarefa.

PASSO 5: FAZER OU ENGAJAR

O quinto e último passo da metodologia GTD é fazer, ou engajar, com as tarefas

propostas nas suas listas. Aqui não existem segredos ou dicas que eu possa fornecer.
A única informação que eu acho importante ressaltar, é que para o sistema ser eficiente,
você precisa adaptar ele para a sua realidade.

De nada adianta passar por todos os passos descritos até agora se você ainda mantém
informações na sua cabeça, e não está fazendo o sistema funcionar para você. Portanto,
se você chegar nesse passo, e ainda não conseguir engajar propriamente com o que
precisa ser feito, procure modificar o sistema para sua realidade.

Um bom indicativo de que o sistema está funcionando, é que você está continuamente
pensando sobre melhores maneiras de adaptá-lo para você, e sobre o quão bom ele
está sendo para sua Produtividade.

III. Como Implementar o GTD?

Os 5 Principais Erros que Você Deve Evitar

Ao longo do tempo, eu já me encontrei e conversei com diversas pessoas que estão

procurando instaurar o método GTD no seu cotidiano.

Dessa forma, já vi várias delas implementando as técnicas do GTD por algumas

semanas, ou até por alguns meses, antes de cometerem alguns erros clássicos que
tornam o método insustentável.

Inevitavelmente para essas pessoas, chega um ponto em que a sua lista de tarefas
começa a apresentar mais tarefas do que elas conseguem fazer, e lentamente elas
começam a desistir do método exatamente quando elas mais precisam dele.

Então, depois de perder um ou dois prazos de entrega, elas recomeçam o método,

capturam todos os afazeres, processam e organizam tudo, e voltam a recuperar o
controle. O problema, contudo, é que elas voltam a repetir os mesmos erros, e
novamente desistem do GTD depois de algumas semanas ou meses.

Dessa forma, eu quero comentar aqui contigo os 5 principais erros, que podem
definitivamente te afastar do GTD, e que você deve evitar a todo custo, certo?

Então vamos lá!

Erro 1: Você Não Está Capturando Tudo

Basicamente, você não confia no seu sistema porque ele não possui todas as
informações que você precisa, nos momentos em que mais precisa.

Você ainda não possui noção de quais são todas as suas caixas de entrada, ou ainda
não desenvolveu o hábito de processar cada uma delas. Você continua com post-
 150

its aleatórios grudados no seu computador, ou na sua mesa, e não faz ideia de como
fará para juntar todos eles em um só sistema.

Lembra-se que no início do texto eu coloquei o GTD como uma ferramenta para
gerenciar todos os seus pensamentos e acordos internos e externos? Pois é, se você
continuar dependendo da sua memória para processar cada um deles, o GTD não vai
funcionar para você.

Capture absolutamente tudo, e só depois julgue se algo é ou não é necessário na sua

vida.

Erro 2: Você Não Coloca Informações Suficientes nas Suas Notas

Você até começa a capturar tudo o que passa pela sua cabeça, ou que faz parte do seu
dia, mas você não anota informações cruciais para conseguir processá-las depois.

Ou seja, suas anotações se parecem com “Mãe”, “Banco”, “Médico”, “Babá”, “Reunião”,
etc. Com esse tipo de anotações, não é desafio algum entender a razão pelo qual o
GTD não funciona para você.

O segundo passo do método GTD é processar tudo aquilo que você coloca na sua caixa
de entrada. Isso é impossível de ser feito se você não se recorda o que fez você colocar
algum item na sua caixa de entrada. Por exemplo, se você coloca o item “Mãe”, isso
significa que você precisa ligar para ela? Por acaso hoje é o aniversário da sua mãe?
Você precisa de algum favor?

Quando estiver escrevendo notas na sua caixa de entrada, sempre escreva como se
estivesse solicitando algo para outra pessoa. Identifique qual o seu objetivo com aquilo,
ou quais informações são cruciais para o processo. Se você precisa ligar para sua mãe,
qual o número dela? Se você precisa fazer uma visita, qual é o endereço? Se você quer
pedir um favor, que favor seria esse?

Erro 3: Você Pensa Demais Sobre Como se Organizar

Basicamente, você está criando diversos contextos antes mesmo de precisar deles.
Você está pensando sobre seus projetos inativos, e sobre como fará para implementar
alguns deles antes do tempo. Você está tentando resolver problemas antes mesmo
deles existirem.

O objetivo final de todas as metodologias de Produtividade Pessoal é que você

realmente faça o seu trabalho, e que passe a menor quantidade possível de tempo se
planejando ou se organizando.

Dessa forma, adapte seu sistema e crie soluções conforme elas forem necessárias. Isso
porque de nada adianta utilizar seu tempo hoje criando soluções e otimizando seu
sistema para problemas que você nem sabe se vão acontecer.

Erro 4: Você Não Faz as Revisões

Você não está fazendo suas revisões diárias e semanais. De alguma forma, você acha
que conseguirá se sair bem sem elas.
 151

Como eu coloquei acima, o próprio David Allen coloca que se você não está fazendo ao
menos a revisão semanal, então você não está praticando o GTD.

As revisões semanais são fundamentais para o sistema funcionar. Sem elas, você não
conseguirá se planejar afrente do tempo, e acabará surpreso com os imprevistos que
aparecerão ao longo do caminho.

Portanto, mesmo que você ache que já sabe o que precisa ser feito, encontre no seu
cronograma uma ou duas horas na semana para que você faça a sua revisão semanal
e consiga se planejar adequadamente.

Se possível, também defina 5 a 10 minutos no final do expediente para refletir sobre

quais tarefas serão feitas no próximo dia.

Erro 5: Você Não Faz o Seu Trabalho

Por último, o seu sistema está deixando o seu trabalho mais fácil de ser feito?

Caso a resposta seja sim, ótimo! Caso a resposta seja não, descomplique! O seu
sistema precisa ser tão complexo quanto necessário e não mais do que isso.

Muitas pessoas, logo ao começarem o GTD, querem aplicar todos os conceitos

defendidos por David Allen, sem se preocupar com o fato de que nem tudo é necessário
ou faz sentido dentro da sua realidade.

Se a separação de tarefas por contextos apenas te dá mais trabalho, sem muitos

benefícios, elimine essa prática! Se o arquivamento de referências está muito confuso
e o jeito que você fazia antes era melhor, então volte atrás e faça do jeito que funciona!

O objetivo final do GTD é que você engaje com o seu trabalho, e não que perca tempo
com o sistema. Dessa forma, não complique as coisas mais do que necessário e foque
no seu trabalho!

Por onde começar? – O Guia para Iniciantes

No tópico “Os 5 Passos do GTD”, eu descrevi em detalhes os principais passos

recomendados dentro do Getting Things Done.

Contudo, é bem possível que você se sinta sobrecarregado com a quantidade de

informações colocadas em cada passo. Não se preocupe, isso é absolutamente normal.

Para te ajudar, eu resolvi listar uma versão simplificada do método, que já consegue te
ajudar se estiver começando.

Para ser claro, o passo a passo abaixo é baseado no livro de David Allen, mas não é
defendido por ele. Dessa forma, é obvio que você não colherá todos os resultados que
o GTD promete apenas com a versão simplificada, mas já começará a se organizar com
maior facilidade.

O passo a passo é o seguinte:

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Passo 1: Capturando

Esse é o único passo que realmente não temos como simplificar. Se você não listar
todas as suas caixas de entrada, e não começar a capturar tudo o que faz parte do seu
mundo, é inevitável que até mesmo a versão mais simples do GTD acabe falhando.

Portanto, liste quais são as suas “Caixas de Entrada”, e comece a agrupá-las para então
processar cada um dos itens.

Passo 2: Processando

Ao invés de criar já no início 7 diferentes listas, na versão simplificada teremos apenas

5 listas.

A primeira delas, a caixa de entrada, você já criou no passo acima. As demais listas são:

 Lista Algum dia/Talvez

 Lista Projetos
 Lista Calendário
 Lista de Próximas Ações (Afazeres)

Para o processamento, primeiramente você se pergunta:

Este item precisa ser feito essa semana?

Caso a resposta seja “não”, ele vai diretamente para sua lista “Algum dia/Talvez”. Caso
a resposta seja “sim”, ele vai diretamente para sua lista “Projetos.

Em seguida, para cada item na sua lista “Projetos”, você se pergunta: Isso possui data
ou horário específico para ser feito?

Caso a resposta seja “não”, ele vai diretamente para sua lista “Próximas Ações”. Caso
a resposta seja “sim”, ele é prontamente ajudado dentro do seu “Calendário”.

Simples, não é mesmo?!

Passo 3: Organizando

Caso você naturalmente queira adicionar algo ao processo, insira agora. Ainda assim,
a maior parte das pessoas consegue se sair bem no começo apenas utilizando apenas
as 5 listas colocadas acima.

Passo 4: Revisando

Basicamente, continuam sendo defendidas aqui tanto a revisão diária, assim como a
revisão semanal. Como itens que eu considero indispensáveis para revisão constam:

Revisão Diária

 No calendário, conferir quais serão os compromissos do próximo dia e se

planejar de acordo;
 Na lista de afazeres, organizar suas prioridades utilizando a ferramenta da sua
preferência. Pessoalmente, eu gosto muito da “Matriz de Eisenhower”.
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Revisão Semanal

 Processe cada um dos itens na sua caixa de entrada;

 Na lista “Algum dia/Talvez”, confira se algum item precisará ser feito na próxima
semana, e passe-o para a lista “Projetos”.
 Na lista Projetos, confira quais tarefas possuem data e ou horário específico para
serem feitos e coloque-os no seu calendário;
 Para os itens que sobrarem na lista “Projetos”, passe-os para sua lista de
“Próximas Ações”.
 Execute os 2 passos da revisão diária, levando em conta o seu próximo dia de
trabalho.

Passo 5 – Fazendo

Por último, apenas faça as tarefas que constam no seu calendário e lista de próximas
ações.

Não poderia ficar mais simples do que isso!

Como Continuar Implementando?

No livro, David Allen ainda defende diversas outras práticas e técnicas que te ajudarão
a implementar e se tornar um verdadeiro mestre no GTD.

Dentro dessas práticas, algumas que você definitivamente deve conhecer estão
relacionadas aos “horizontes de foco” e ao “planejamento natural de projetos”.

Como cada uma dessas técnicas daria por si só um artigo bem grande e completo, eu
prefiro recomendar artigos de outros autores que já conhecem e aplicam o GTD a mais
tempo do que eu, e que, portanto, podem explicar mais a fundo como elas funcionam.

Dessa forma, se estiver procurando por conteúdos online, as minhas recomendações

são:

Horizontes de Foco:

 A Thais Godinho, do blog Vida Organizada, possui um artigo introdutório, no qual

lista os 6 horizontes de foco utilizados no GTD. No artigo, ela também lista o que
você deve fazer em cada um dos níveis. Vale a pena conferir!
 O artigo online mais completo que eu achei sobre horizontes de foco foi escrito
pela Ana Carolina, do blog Eu Organizado. Nele, você encontra exatamente o
que precisa saber já de início sobre cada nível do GTD.

Planejamento Natural de Projetos

 O Rafael Perrone, do blog FazendoAcontecer.net, publicou já há algum tempo

uma série de 5 artigos sobre como planejar seus projetos no modelo GTD.
 A Thais Godinho produziu em 2015 um webinário a respeito do modelo de
planejamento natural de projetos utilizados no GTD.

IV. Como Continuar Implementando?

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Ferramentas para o uso do GTD

A Thais Godinho possui guias muito legais onde fala de algumas ferramentas que
podem ser utilizadas para o uso correto da metodologia GTD.

Guia 1: Como implementar o GTD sem tecnologia

Guia 2: Como implementar o GTD no Evernote

Guia 3: Como implementar o GTD no Todoist

Recomendo que conferira cada um dos guias caso ainda esteja em dúvida sobre quais
ferramentas você deve usar para montar o seu sistema.

Onde Encontrar Mais Informações?

Por ser uma das metodologias mais conhecidas e utilizadas no mundo da Produtividade
Pessoal, existem diversos materiais disponíveis na internet para conseguir mais
informações. Algumas dessas fontes são:

 Blog Vida Organizada (português);

 E-books da Call Daniels (português);
 Blog Eu Organizado (português);
 Site oficial do David Allen (inglês);
 GTD Connect (inglês).

Ainda assim, é importante eu deixar claro que nenhum material na internet consegue ir
tão a fundo nos conteúdos de David Allen como os seus livros: “A Arte de Fazer
Acontecer” e “Ready for Anything”.

Dessa forma, se você realmente deseja aplicar o método no seu dia a dia, recomendo
que compre os livros, ou vá direto para a sessão “Treinamentos” logo abaixo.

Treinamentos

No Brasil, o representante oficial da David Allen Company, a qual também possui

certificação internacional para ensinar e divulgar o Getting Things Done (GTD), é a Call
Daniels.

Dessa forma, se estiver procurando por treinamentos individuais ou empresariais no

método GTD, recomendo que acesse as seguintes páginas:

 Treinamento Individual de GTD;

 Treinamento em Grupo GTD;
 Palestras GTD;
 Datas e Locais da Turmas Abertas;
 Estudos de Caso.

V. Considerações Finais

É realmente complicado montar um artigo que faça jus a todo conhecimento e

aplicabilidade do método Getting Things Done (GTD). A realidade é que existem blogs
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que publicam conteúdos apenas sobre essa metodologia a anos, e mesmo assim, eles
ainda possuem mais e mais conteúdos para publicar.

Dessa forma, o meu intuito aqui foi apenas te passar a minha visão do método, te alertar
sobre alguns possíveis erros que você vai experimentar ao longo da sua jornada, e te
recomendar alguns outros artigos e autores que utilizam o GTD.

Dito isso, o que eu mais gosto dentro do GTD é que independentemente de seus
projetos surgirem de um pensamento, ou de conversas, ou de telefonemas, ou de
qualquer outra forma, todos eles são processados exatamente da mesma forma e com
o mesmo raciocínio em mente.

Portanto, independentemente de quem você é, ou com o que você trabalha, você pode
aplicar o método GTD e colher bons resultados! Isso é o que a minha experiência me
diz, e o que vem sendo mostrado dia após dia pelos milhares de praticantes do GTD em
todo o globo.
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2. MÉTODO RPM

 Perfeito para pessoas que: Procuram organizar seu dia a dia de acordo
com seu propósito de vida.

* https://www.youtube.com/watch?v=OmzcFEuUKMQ *

O que é RPM?

Com esse raciocínio em mente, Anthony Robbins, o qual é um dos coaches mais bem-
sucedidos no mundo, desenvolveu um sistema chamado Rapid Planning
Method (RPM), ou Método de Planejamento Rápido.

Basicamente, o RPM consiste em uma forma diferente de pensar, onde você treina e
condiciona seu cérebro a pensar primeiro nos seus objetivos e resultados, e só então
nos seus afazeres.

No início, o método RPM pode parecer muito trabalhoso. Isso porque sua mente ainda
não está condicionada a pensar primeiramente nos objetivos e só depois nas tarefas.

Contudo, depois de treinar seu cérebro sucessivas vezes de acordo com o que ensina
essa metodologia, a execução das tarefas acontecerá mais rápido e você terá dez vezes
mais resultados que tem hoje.

Visão Geral do Método

A maneira mais fácil que eu tenho de te explicar o método é te fornecendo um exemplo

simples de como ele funciona. Para isso, vamos pegar uma lista de tarefas, e seguir os
passos da metodologia com ela.

Passo 1: Capturando

Se eu te pedisse para anotar agora tudo o que você ainda precisa fazer hoje, é possível
que sua lista se pareça com:

 Deixar as crianças na escola;

 Vestir as crianças;
 Fazer o café da manhã;
 Deixar meu filho no treino de futebol;
 Pagar as contas da casa;
 Deixar minha filha na aula de violino;
 Preparar o jantar ;
 Pegar as crianças na escola;
 Lavar a roupa;
 Passar e dobrar as roupas;
 Ir ao mercado;
 Lavar a louça.

Isso sem falar em todas as demais tarefas vinculadas ao seu trabalho, marido/esposa,
saúde, beleza e outras áreas que você nem mesmo quer se lembrar para não acabar
se estressando.
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Bom, mas apenas com essa lista já conseguimos tirar duas conclusões muito
interessantes sobre a forma com que o cérebro humano funciona.

Como funciona o cérebro humano

Em primeiro lugar, perceba que as tarefas não estão em uma ordem linear ou lógica.
Quando nosso cérebro começa a listar tudo o que ainda precisa ser feito no dia ou na
semana, ele faz isso de maneira aleatória, onde as tarefas simplesmente começam a
aparecem na sua mente.

Por isso, não deve ser segredo para ninguém que precisarmos constantemente anotar
nossos afazeres, de forma que posteriormente consigamos organizá-los.

Em segundo lugar, perceba que o cérebro humano naturalmente agrupa algumas

tarefas de acordo com o resultado que espera. Por exemplo, “Preparar o jantar” envolve
“Pensar no que você vai cozinhar”, “Verificar se já possui todos os ingredientes em
casa”, “Pensar no tamanho de cada porção e quantas pessoas jantarão”, “Cozinhar” e
“Servir”.

Seu cérebro agrupa naturalmente essas tarefas, de forma que você não se sinta
sobrecarregado com tamanha quantidade de informações, aumentando assim as suas
chances de realizar a tarefa.

Passo 2: Agrupando as tarefas

Contudo, a maneira como seu cérebro agrupa suas tarefas hoje nem sempre é a melhor.
Isso porque o cérebro é capaz de focar em um número limitado de tarefas por vez,
mantendo apenas de 3 a 5 informações ativas no seu consciente.

Isso significa que caso você tenha mais do que 3 a 5 assuntos para pensar no seu dia,
são grandes as chances de você acabar ansioso e estressado.

Se pegarmos a lista de tarefas colocada logo acima, podemos facilmente agrupar as

tarefas em duas grandes categorias, que facilitarão muito a compreensão de tudo o que
precisa ser feito. Portanto, teríamos:

Grupo 1: Crianças

 Deixar as crianças na escola;

 Vestir as crianças;
 Deixar meu filho no treino de futebol;
 Deixar minha filha na aula de violino;
 Pegar as crianças na escola.

Grupo 2: Tarefas do Lar

 Fazer o café da manhã;

 Pagar as contas da casa;
 Preparar o jantar;
 Lavar a roupa;
 Passar e dobrar as roupas;
 Ir ao mercado;
 Lavar a louça.
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Passo 3: Descrevendo o resultado esperado

Ótimo! Ao agruparmos as tarefas nesses dois grupos já conseguimos liberar mais

espaço mental para refletirmos sobre o que e quando devemos fazer cada tarefa.

Contudo, apenas separá-las em grupos não te ajuda a realmente realizar cada tarefa.
Por isso, o terceiro passo é encontrarmos qual o resultado esperado para cada grupo.

Conforme eu coloquei no exemplo de “Preparar o jantar”, nosso cérebro gosta de

agrupar tarefas de acordo com o resultado que está esperando. Portanto, ao invés de
chamarmos os grupos de “Crianças” e “Tarefas do Lar”, podemos descrever os
resultados que esperamos com cada um. Por exemplo:

Grupo 1: Me conectar com as crianças em um nível mais profundo, me divertir com

eles, e impactar os valores que eles possuem.

Grupo 2: Criar e manter um ambiente familiar magnífico, que me apoie e dê suporte

para toda a minha família.

Pronto, agora ao invés de “Levar as crianças para escola” e “Vestir as crianças”, seu
objetivo é “Me divertir com as crianças e impactar os seus valores”. Muito melhor, não
é mesmo?!

Agora, ao invés de simplesmente fazer o serviço de um motorista, levando e buscando

seus filhos na escola, você pode fazer algo que te motiva muito mais, como brincar com
eles no carro, ou verificar o que eles têm feito no seu dia a dia.

Passo 4: Relembrando seu propósito

Perceba que ao firmarmos um resultado esperado, estamos relembrando o propósito

pelo qual fazendo tanta coisa no nosso dia.

Você provavelmente não trabalha simplesmente pelo gosto em trabalhar, mas porque
acredita que assim pode trazer um futuro melhor para sua família e seus filhos.

Você não cuida da sua casa simplesmente porque é algo bom, mas porque reconhece
que uma casa limpa e organizada é fundamental para a sua saúde física e mental, assim
como da sua família.

Relembrar o propósito por detrás de toda a sua lista de afazeres é fundamental para
que você se mantenha dia a dia motivado para continuar trabalhando.

Passo 5: Organizando suas tarefas

Perceba também que, por vezes, pode parecer que algumas tarefas estão sendo
adicionadas à sua lista para que você atinja seus resultados.

O que?! Mais tarefas?

Sim! Se o seu objetivo é se conectar com seus filhos enquanto os leva para a escola,
você precisará adicionar isso a sua lista de tarefas. A princípio, pode parecer que essa
é uma tarefa a mais, mas na realidade não é.
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Ao invés de pensar separadamente em “levar as crianças para escola”, e “me conectar

com as crianças”, a sua única tarefa passa a ser “me conectar com as crianças”, e você
vê o caminho para a escola como uma oportunidade para fazer isso.

Passo 6: Incluindo outras pessoas no seu sistema

Uma vez que você consiga organizar o seu sistema, é possível que você comece a
recrutar outras pessoas para te ajudar, de forma que você possa liberar ainda mais
tempo para você.

Por exemplo, é realmente necessário que você busque seus filhos todos os dias na
escola? É possível intercalar essa tarefa com o seu parceiro, por exemplo, nas terças e
quintas?

Dica: Se for pedir para seu parceiro buscar os filhos na escola, procure adicionar algum
propósito a isso. Por exemplo, você poderia falar “Amor, você pode buscar as crianças
na escola hoje? Eles têm tantas coisas para te contar, e ficariam bem animados e
orgulhosos se fosse buscá-los hoje”. Tenho certeza de que a maneira como você irá se
comunicar para pedir auxílio fará toda a diferença na forma como seu parceiro atenderá
ao seu pedido.

Começando seu Plano RPM

Se você deseja começar hoje seu plano RPM, o passo a passo que eu recomendo é:

1: Faça uma lista com todas as tarefas que você deseja/deveria finalizar essa semana;

2: Agrupe essas tarefas de acordo às respectivas áreas de interesse;

3: Estabeleça claramente quais os resultados esperados para cada área;

4: Estabeleça claramente os seus motivos para alcançar esses objetivos;

5: Elimine ou adicione tarefas à sua lista, de forma que você consiga atingir seus
objetivos.

Ao final do processo, você deve conseguir responder facilmente às perguntas:

 O que eu realmente quero? – Um resultado no qual você possa focar;

 Qual o meu propósito? – Um ou mais propósitos que são capazes de te
mover emocionalmente para atingir o que deseja;
 O que eu preciso fazer? – Um conjunto de ações que você imagina ser
necessário para atingir o seu objetivo.

Se você conseguir responder essas três perguntas, você conseguirá alcançar qualquer
coisa que quiser. Contudo, a sequência das perguntas é crucial. Se você pensar
primeiro nas ações que precisa fazer, e só depois nos resultados, é bom provável que
você se frustre no meio do caminho por não conseguir sair do lugar.

Mesmo que você consiga responder apenas às 2 primeiras perguntas, você já atingirá
mais resultados que 90% das pessoas que você conhece. São as duas primeiras
perguntas que abrem as portas da sua mente para encontrar o caminho que te levará
ao que está buscando.
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Considerações Finais

Se você está tendo dificuldades para mudar de vida, a sua disciplina não é o problema.
A questão é que você provavelmente possui metas impotentes, que não possuem o
poder de colocar você em ação. Isso pode estar acontecendo pela falta de clareza
quanto aos resultados que você está buscando, ou também pela falta de clareza sobre
o propósito que te faz levantar todos os dias da cama.
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3. BIOLOGICAL PRIME TIME

 Perfeito para pessoas que: Adoram trabalhar com análise de dados e

auto experimentação para otimizar sua produtividade.

I. Biological Prime Time e Ritmos Biológicos

O que é Biological Prime Time?

Em 2011, Sam Carpenter publicou a primeira edição do livro “Work the System”, onde
descreveu em mais detalhes o que chama de “Biological Prime Time”. Basicamente,
essas são as horas do dia em que as pessoas se sentem mais dispostas e energizadas
para trabalhar.

Por exemplo, você já deve ter reparado que outras pessoas possuem relógios biológicos
diferentes do seu, não é mesmo?

Algumas pessoas conseguem acordar às 4h da manhã completamente energizadas,

enquanto outras possuem dificuldade em acordar antes das 10h. Outras ainda acordam
completamente sem fome, e até preferem pular o café da manhã, enquanto outras não
conseguem sair de casa sem ao menos tomar um gole de café.

Têm pessoas conseguem ter suas melhores ideias logo que acordam, enquanto que
outras possuem mais facilidade para juntar ideias ao anoitecer. Diferentes pessoas
caem em diferentes classificações de acordo com suas preferências diurnas ou
noturnas.

Justamente por isso, é importante conhecermos nosso próprio ritmo biológico, de forma
que saibamos quais exatamente são os melhores horários para trabalharmos –
nosso Biological Prime Time – e quais os melhores horários para repormos
nossa energia.

Qual o seu Ritmo Biológico?

Em seu livro, Sam Carpenter descreve que a maior parte da população possui dois
surtos de energia ao longo do dia. O primeiro ocorre perto das 8 horas da manhã, e se
estende por seis a oito horas. Em seguida, na metade da tarde, lá pelas 14 ou 15 horas,
essa energia sofre uma queda, a qual é o motivo para diversas culturas no mundo
cochilarem depois do almoço.

Essa queda de energia também pode durar algumas horas, mas perto das 18 ou 19
horas temos um segundo pico de energia, menor que o primeiro, mas ainda assim
importante. Aproximadamente as 22 horas nossa capacidade mental volta a declinar, e
chegou a hora de nos preparamos para ir dormir.

Esse ciclo faz parte da biologia humana. Existem motivos evolutivos que levam a maior
parte da população a se comportar dessa forma.

Contudo, é também possível que você não faça parte dessa maioria. Possivelmente,
você está dessincronizado com seu relógio biológico, buscando ao máximo se adaptar
aos horários das outras pessoas, mas sem muito sucesso.
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Isso é, existem pelo menos outros 3 ritmos biológicos que estão bastante difundidos na
população humana, e você pode fazer parte de algum deles. Cientificamente, esses
ritmos são chamados de “cronótipos”, e você pode encontrar uma descrição detalhada
de cada um deles no livro “O Poder do Quando”, do Dr. Michael Breus.

No livro, o autor também explora diferentes testes que você pode fazer para identificar
ou confirmar qual exatamente é o seu cronótipo. Caso consiga entender bem inglês, o
teste também pode ser feito gratuitamente clicando aqui.

Os 4 Cronótipos

Em seu livro, Breus descreve os 4 diferentes cronótipos de acordo com os padrões

de sono de outros mamíferos (golfinhos, leões, ursos e lobos). Ao meu ver, essa
analogia facilita a identificação e memorização de qual exatamente é o seu cronótipo.
Dessa forma, vou manter as descrições conforme estão no livro.

Golfinhos

Na natureza, golfinhos dormem com apenas metade do seu cérebro de cada vez,
enquanto a outra parte permanece acordada e alerta, concentrada em nadar e atenta a
possíveis predadores.

Nos humanos, o cronótipo de golfinho possui sono leve e é facilmente despertado por
sons e pequenos distúrbios.

Eles correspondem a cerca de 10% da população, e despertam relativamente cedo,

aproximadamente às 6:30 quando possível. Seus olhos abrem, e mesmo quando
querem dormir mais, permanecem apenas virando de um lado para o outro da cama
sem sucesso.

Leões

Leões acordam antes do amanhecer para caçar, enquanto suas presas ainda estão
sonolentas.

O equivalente disso em humanos também se levanta antes do Sol nascer, com muita
energia e propósito. Leões correspondem a cerca de 15 a 20% da população, e
comumente se fortalecem em posições de liderança devido ao seu pensamento
analítico, organizado e comumente conservador.

Ursos

Ursos são ativos durante o dia e descansam durante a noite. O equivalente em humanos
possui um ciclo circadiano que bate com a luminosidade do dia.

Ursos adoram dormir, e preferem dormir no mínimo 8 horas por noite, se não mais. Eles
acordam um tanto atordoados, e comumente apertam o botão soneca ao menos duas
vezes. Acabam acordando por volta de 7:30 ou 8 horas da manhã, e correspondem a
cerca de 50% da população humana.
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Lobos

Na natureza, os lobos ganham vida quando o Sol se põe , sendo que seu equivalente
em humanos faz o mesmo.

Eles possuem dificuldade em acordar antes das 9h, e permanecem cambaleantes até o
meio dia. Contudo, possuem ampla facilidade para permanecer acordados depois da
meia noite.

Eles correspondem a cerca de 15 a 20% da população, e quando querem, conseguem

facilmente varar a noite trabalhando, o que não é muito aconselhado, pois isso acaba
destruindo seu ritmo biológico.

O que Determina meu Ritmo Biológico?

Se você não conseguiu se reconhecer na breve descrição acima, talvez você consiga
reconhecer seus pais em algum deles. Essa identificação é importante, já que você
herdou seu cronótipo do seu pai ou da sua mãe.

Basicamente, seu ritmo biológico é genético e hereditário. Em especial, ele é

determinado por um gene chamado de PER3.

Cada pessoa pode possuir uma sequência genética PER3 de um tamanho diferente, e
é justamente esse tamanho que define seu cronótipo. Caso você tenha um gene longo,
você precisará de ao menos 7 horas de sono profundo, e conseguirá acordar com
facilidade de manhã.

Caso tenha um gene mais curto, você tenderá a dormir com maior facilidade presença
de luz, permitindo que você durma mais e acorde mais tarde.

Por Que Tantos Tipos Diferentes?

Desde o surgimento da espécie humana, uma grande variedade de cronótipos foi

necessária para a sobrevivência da espécie. Isso é, mesmo que hoje não precisemos
mais ficar de olho para a entrada da caverna, na espreita de predadores, nossa estrutura
genética não se alterou muito desde a pré-história.

Basicamente, cada cronótipo possui um propósito, e contribui de alguma forma para a

segurança do grupo.

Golfinhos, por exemplo, possuem uma sensibilidade muito grande para acordar com
barulhos, e eram responsáveis por alertar o grupo sobre possíveis perigos de
madrugada.

Leões e lobos possuíam funções complementares. Enquanto que leões eram

responsáveis por proteger o grupo logo pela manhã, lobos faziam a guarda no período
da noite.

Para completar, por possuem um ritmo biológico alinhado com o Sol, os ursos eram os
responsáveis por caçar e armazenar alimento.
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Embora essa estrutura funcionasse muito bem durante a pré-história, hoje ela faz com
que golfinhos, leões e lobos estejam naturalmente fora de sincronia com as normas
sociais.

Seu chefe não se importa se você é um lobo que precisa acordar todos os dias às 5h
para pegar o ônibus e ir trabalhar. Seu vizinho não se importa se você é um golfinho
que acorda facilmente com barulho e precisa ir para a cama antes das 21h.

O mundo apenas exige resultados, e você é o único responsável por dar atenção ao seu
ritmo biológico, e tomar decisões de acordo com ele.

Existem Híbridos?

Algumas vezes, conforme as pessoas começam a aprender mais sobre os diferentes

cronótipos, elas continuam incertas a respeito de qual categoria estão inseridas.

Dessa forma, uma pergunta natural diz respeito a existência de híbridos, ou

combinações dos diferentes cronótipos. Eu posso ser um urso que acorda bem cedo?
Eu posso ser um lobo que acorda facilmente com barulhos a noite? Eu posso ser um
leão que está acostumado a ficar acordado até 3 horas da manhã?

No livro “O Poder do Quando”, o Dr. Breus defende que não existem híbridos. Isso é,
mesmo que um urso acorde antes dos outros ursos, isso não faz dele um leão. Dessa
forma, se você está em dúvida se é um urso ou um leão, então você provavelmente é
um urso como a maior parte da população.

O que muitas vezes pode acontecer é que devido ao uso de estimulantes, como cafeína,
álcool, açúcar, e luz artificial, seus horários de sono e vigília podem estar um tanto
confusos, fazendo com que você tenha dificuldade em identificar seu real cronótipo.

Cafeína, por exemplo, é uma droga que age no seu corpo por 16 horas. Se você tem
um consumo moderado de café, apenas ingerindo uma ou duas xícaras pela manhã,
então provavelmente a cafeína te dará um pico de energia logo pela manhã, e também
uma baixa energética no período da tarde, simulando o metabolismo de um urso.

O mesmo padrão é encontrado para consumos de doces (açúcar), onde você terá uma
alta energética logo após ingestão, mas uma grande baixa nas horas subsequentes.

Portanto, o uso de estimulantes pode te ajudar a alterar momentaneamente os seus

horários de maior energia e descanso, mas isso não significa que você está mesclando
de alguma forma ambos os cronótipos.

Posso Mudar de Cronótipo?

Por último, você pode estar se perguntando sobre a possibilidade de mudar o seu
cronótipo. Ao longo da vida, existem momentos em que você até gostaria de acordar
mais cedo, e outros em que gostaria de conseguir dormir até mais tarde.

Contudo, a resposta para pergunta “posso mudar de cronótipo?” é não. Seu cronótipo é
genético. Ele está no seu DNA. Da mesma forma que você não pode mudar
naturalmente a cor do seu olho, ou a sua altura, você também não possui controle sobre
o seu cronótipo.
 165

Agora, isso não significa que você não possa fazer algumas alterações que facilitem a
sua vida.

Se você nasceu um leão, não espere nunca ter a mesma facilidade para ficar acordado
até mais tarde que um lobo. Contudo, ajustes na sua dieta, regime de exercício, cafeína
e exposição a luz natural e artificial podem fazer com que você fique acordado até mais
tarde, facilitando assim uma vida social mais rica nos fins de semana.

Um outro ponto importante aqui é que embora você não possa controlar seu cronótipo,
ele naturalmente tende a sofrer algumas alterações ao longo da sua vida. Por exemplo,
é possível que você seja um leão enquanto criança, passe a ser um lobo quando
adolescente, um urso quando adulto, e um golfinho na terceira idade.

Provavelmente, você não terá o mesmo cronótipo durante toda a sua vida. Contudo,
entre as idades de 21 (onde lobos passam a ser em grande parte ursos) e 65 (onde
ursos geralmente passam a ser golfinhos ou leões) seu cronótipo se manterá constante,
e você deverá se adaptar ao ritmo biológico que está vivendo no momento.

II. Quais os Melhores Horários para o Meu Cronótipo?

Os cronogramas abaixo correspondem a uma forma de se organizar em um mundo

perfeito, em que você possui total liberdade de horários. Contudo, eu entendo que a
vida real não seja perfeita. Devido a situações sociais e profissionais em que você não
tem controle, você pode não conseguir seguir o cronograma precisamente.

Tudo bem! A pior que que você pode fazer é dizer “Se eu não consigo fazer X, Y e Z
nos exatos horários colocados aqui, então isso aqui não serve para mim”.

Qualquer mudança resultará em melhorias na sua saúde e qualidade de vida. Os

cronogramas não são uma proposta tudo ou nada. Idealmente, se você consegue mudar
tudo, então ótimo! Se não, mude apenas o que você puder.

Com o passar do tempo, conforme você comece a colher resultados positivos, talvez
você consiga mudar um pouco mais.

Golfinhos

Quando devo me exercitar?

Resposta: 6h30

Você acaba de acordar, e se sente cansado demais para levantar. Porém, infelizmente
você está ligado demais para voltar a dormir. Isso acontece porque sua pressão
sanguínea, temperatura corporal e seus níveis de cortisol estão baixos.

Dessa forma, esse é o melhor horário para você se exercitar. Possivelmente, essa é a
última coisa que você quer fazer. Ainda assim, saia da cama, deite no chão e faça 100
abdominais. Então, vire para cima e faça mais 20 flexões de braço.

Em cinco minutos seu coração terá acelerado, e seus níveis de cortisol terão
aumentando, fazendo com que você se sinta energizado. Se possível, procure também
pegar uns 15 minutos de Sol logo cedo, pois isso facilitará a ativação do seu sistema
nervoso.
 166

Quando estou mais criativo?

Resposta: 9h30 – 12h

Se você é um verdadeiro golfinho, então suas manhãs parecem um tanto nebulosas, e

você tem dificuldade de se concentrar em alguma tarefa cognitivamente exigente. Dessa
forma, embora o exercício físico já cedo possa te ajudar, esse não é mesmo o melhor
horário para você finalizar algum projeto.

Ao invés disso, utilize a sua manhã para deixar sua mente viajar, e ver quais ideias
brilhantes aparecem. Quando você está levemente cansado, mas com a mente
hiperativa, então sua cabeça está preparada fazer o que faz de melhor: conectar os
pontos, não importando os quão discrepantes eles podem estar.

Além disso, a manhã também é um ótimo horário para refletir sobre as suas metas, e
planejar o resto do seu dia/semana.

Quando devo recarregar minhas energias?

Resposta: 13h-16h

A tarde acabou de começar, e você luta para permanecer acordado. A sua vontade é
apenas fechar os olhos e tirar um cochilo. Ainda assim, não cochile! Golfinhos são o
único cronótipo que não tiram grande proveito de um cochilo a tarde.

Isso porque ao cochilar, você retira do seu corpo a pressão por dormir mais cedo, a qual
já é uma luta constante para você. Sua meta é melhorar a qualidade de seu sono a
noite, e não a tarde.

Para a tarde, o melhor que você pode fazer é treinar a sua mente para pensar em
“Exercício e Luz do Sol”. Aumentar a sua pressão sanguínea, seu batimento cardíaco e
seus níveis de cortisol são a melhor forma de melhorar sua energia, mesmo que para
isso você não precise suar.

Dessa forma, procure fazer uma caminhada, se possível fora do seu local de trabalho,
e absorver o máximo de luz solar.

Quando é meu Biological Prime Time?

Resposta: 16h-18h

Essa é a hora de deixar seu neurótico interno florescer. Essa é a hora de finalizar seus
projetos, e usar a sua capacidade mental e intelectual na sua máxima potência.

Se você teve uma boa ideia mais cedo, essa é hora de botá-la em prática. Aplique seu
pico de alerta para trabalhar em detalhes específicos de um projeto ou tarefa.

Além disso, se você trabalha em um escritório, esse também é o horário de você fechar
a porta da sua sala, e conseguir um pouco de privacidade.
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Leões
Quando devo planejar meu dia?

Resposta: 6h-7h

Você acabou de acordar e devido aos seus altos níveis de cortisol já pela manhã, você
pode se sentir tentado a se exercitar logo cedo. Contudo, se você deixar para se exercita
mais tarde, você pode colher um aumento de energia substancial no período do dia que
está com a cabeça mais lenta.

Ao invés disso, comece seu dia aproveitando sua capacidade mental de planejamento.
Sente-se e pense a respeito das suas metas. Planeje o seu dia/semana e descreva qual
seu plano para dominar o mundo enquanto a maior parte das pessoas está cochilando.

Além disso, leões tiram um grande proveito de práticas silenciosas logo pela manhã,
tais como orações e meditações.

Quando é meu Biological Prime Time?

Resposta: 7h-10h

Às 7h da manhã seu dia realmente começa, e esse é o horário em que você está melhor
equipado, do ponto de vista hormonal, para começar a tomar decisões claras e
estratégicas.

Esse é o horário em que sua mente está afiada e analítica, então aproveite esse tempo
para expor seu ponto de vista em diferentes assuntos, para resolver problemas e
encontrar soluções.

De maneira geral, leões tendem a trabalhar muito bem em equipe, principalmente em

posições de liderança, então esse também é um bom horário para se conectar com
outras pessoas, e descobrir onde elas estão precisando de ajuda.

Quando estou mais criativo?

Resposta: 13h-17h

No início da tarde, sua janela de energia analítica se fecha, e sua capacidade de

resolução de problemas diminui. Dessa forma, esse é o melhor momento para
recarregar suas energias, e optar por uma tarde mais criativa.

O conselho aqui é para que tire um cochilo intenso (power nap), de 15 ou 20 minutos.
Em seguida, apenas deixe sua mente viajar, pensando sobre a sua carreira ou sobre os
seus relacionamentos, sem restringir seu foco.

Artigo Relacionado: Power Nap: Como um Cochilo no Meio do Dia Poder Aumentar sua
Produtividade

Uma das melhores maneiras de fazer isso é utilizando um diário, onde você pode coletar
suas ideias. Caso tenha a possibilidade de fazer isso utilizando caneta e papel, então
ainda melhor. Rabisque, desenhe e escreva todas as ideias que vierem a sua mente.
 168

Quando devo me exercitar?

Resposta: 17h-18h

Para finalizar o dia, o conselho é que pegue os últimos raios de Sol se exercitando. Isso
porque você tenderá a ter mais um pico de energia caso consiga elevar seus níveis de
cortisol e sua pressão sanguínea.

Além disso, esse é o momento do dia em que sua temperatura corporal está mais alta,
o que reduz as chances de você se machucar enquanto se exercita.

Caso resolva tomar um banho após o treino, busque optar por banhos gelados. Isso
manterá seu corpo mais alerta, permitindo que você fique facilmente acordado até as
22h.

Ursos

Quando devo planejar meu dia?

Resposta 9h-10h

Da mesma forma que os golfinhos, no início do dia sua cabeça ainda está um pouco
nebulosa e sonolenta. Com isso, você pode ficar tentado a comer um café da manhã
com muitos carboidratos (cereais, por exemplo), e um gole de café.

A recomendação é que pare de fazer ambos! Carboidratos logo pela manhã aumentarão
a produção de serotonina, o qual fará você se sentir mais confortável e com mais sono.
Café, por outro lado, não possui efeito benéfico sobre seus níveis de alerta matinal.

Para melhorar a sua sonolência, busque fazer uma caminhada e pegar os primeiros
raios de Sol da manhã. Isso fará que com que você se sinta mais alerta e consiga utilizar
suas primeiras horas do dia priorizando suas tarefas, ao invés de ficar desperdiçando
seu tempo.

Quando é meu Biological Prime Time?

Resposta: 10h-12h

Seu pico cognitivo chega então às 10h da manhã. Dessa forma, ao invés de utilizar sua
energia mental socializando, busque atacar logo as tarefas mais importantes do seu dia.

Se possível, feche a porta do escritório, e se isole durante esse período, maximizando

assim seu poder de concentração. Se quiser, esse é o melhor horário para você tomar
um café e colher seus benefícios. Contudo, não exagere! Uma xícara deve ser o
suficiente.

Quando devo recarregar minhas energias?

Resposta: 12h-14h50

Caso o seu poder analítico continue alto, aproveite ao máximo esse horário para finalizar
suas tarefas. Ainda assim, caso perceba que está difícil se concentrar, tire um tempo
para recarregar suas energias.
 169

Isso é, depois do almoço, procure tirar uma soneca de uns 15 ou 20 minutos. O melhor
horário para fazer isso é aproximadamente 7 horas depois de acordar, então procure
fazer isso entre 14h e 14h30. Isso fará com que sua pressão sanguínea diminua, e você
tenha pelo menos mais uma hora com a mente afiada e alerta.

Caso não possa tirar um cochilo, procure ao menos encontrar um lugar tranquilo depois
do almoço onde possa ficar em silêncio, respirar fundo e talvez meditar.

Quando devo me exercitar?

Resposta: 18h-19h

Às 18h, sua energia mental deve estar baixa, contudo, esse é o horário de pico no seu
metabolismo. Aqui, suas capacidades pulmonares e cardíacas estão em alta, assim
como sua coordenação motora.

Dessa forma, utilize esse tempo para praticar algum tipo de esporte, de preferência
algum esporte em grupo. Junte-se a alguma liga de basquete, vá a uma aula de dança
com seu parceiro, ou brinque com seus filhos.

Indo em uma direção oposta, você também pode aproveitar que seu metabolismo está
em alta para um happy hourcom seus amigos. Sua tolerância ao álcool está maior no
início da noite, então pode você pode beber um pouco mais antes de se intoxicar.

Quando estou mais criativo?

Resposta: 20h-22h

Quando seus níveis de alerta e concentração estão em baixa, então sua criatividade
está em alta! Ideias brilhantes geralmente aparecem quando estamos sentados no sofá,
cansados demais para se concentrar em uma ideia ou assunto.

Para você, o melhor lugar para ter ideias é tomando um banho quente, de preferência
em uma banheira. Não apenas o calor favorecerá que sua mente comece a divagar,
como também reduzirá sua temperatura corporal após o banho, permitindo que você
fique mais sonolento para ir para a cama.

Esse também é um bom horário para ler, meditar, jogar algum jogo, ou apenas bater
papo com sua família.

Lobos

Quando estou mais criativo?

Resposta: 7h-9h

Seu dia começar, e logo de cara você é confrontado com uma das tarefas mais difícil do
seu dia: se levantar! Você aperta o botão “soneca” duas ou três vezes, e parece que
você ainda está sonhando quando finalmente joga as cobertas de lado e seu dia
começa.

Para contornar essa situação, na noite antes de dormir, programe dois alarmes. O
primeiro acorda você, e o segundo dispara 20 minutos depois disso. Durante esses 20
 170

minutos, permaneça deitado, e aproveite as últimas ondas de sono REM enquanto sua
mente se consolida e se restaura.

Esse estado, em que você está meio acordado e meio dormindo, é um dos períodos de
maior criatividade que você terá ao longo do dia. Dessa forma, assim que o segundo
alarme disparar, anote as ideias que estavam passando pela sua cabeça.

O momento em que você levanta não é o melhor horário para julgar as suas ideias.
Dessa forma, apenas anote as ideias e deixe-as descansar um pouco no papel.

Quando devo planejar meu dia?

Resposta: 9h-11h

Mesmo após se levantar, seus níveis de melatonina ainda estão altos, fazendo com que
você se mantenha sonolento, e com batimento cardíaco e pressão arterial baixos.

Dessa forma, você ainda está longe do seu pico energético do dia. Nesse momento
você pode se sentir tentado a tomar duas ou três xícaras de café para acordar. Elas não
funcionarão! Isso porque seus níveis de cortisol e insulina estão muito altos para que a
cafeína tenha realmente algum efeito.

Utilize sua manhã para começar seu planejamento diário e rever as anotações que fez
no início do dia. Esse é o melhor momento no dia para você colocar seus pensamentos
em ordem.

Quando é meu Biological Prime Time?

Resposta: 14h-16h

No início da tarde, seu dia finalmente começa para valer! As duas horas depois do
almoço são as melhores para se concentrar e realmente progredir em algum projeto.

Contudo, tenha cuidado, porque almoços com alta quantidade de carboidratos podem
fazer com que você se sinta sonolento, perdendo seu pico de energia.

O mesmo é válido para o lanche da tarde! Cuidado com os carboidratos, pois um pico
de insulina pode arruinar sua produtividade.

Quando devo me exercitar?

Resposta: 18h-19h

Depois das 18h, lobos chegam à sua máxima capacidade corpórea, onde seus reflexos,
força muscular, flexibilidade e eficiência cardíaca/pulmonar estão no auge. Utilize isso!

Vá fazer uma longa caminhada, ande com seu cachorro, ou vá para a academia. Caso
sinta fome, segure o apetite e vá se exercitar. Exercício físico é um ótimo supressor da
fome, e permitirá que você fique mais algumas horas sem se alimentar.
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Quando devo recarregar minhas energias?

Resposta: 19h-23h

Após se exercitar, essa é sua hora de recarregar suas energias. De preferência, faça
isso na companhia de amigos ou da sua família. Prepare a janta, saia para um happy
hour, ou ajude seus filhos com a lição de casa.

Esse é o horário em que você provavelmente estará com o melhor humor do dia, então
jogos em família são muito bem-vindos aqui, assim como as tarefas que exigem mais
paciência da sua parte, como as tarefas da casa (lavar louça, balancear os gastos do
mês e discussões familiares).

III. O Desafio de 7 Dias

Por último, agora você já possui uma boa noção dos horários otimizados para o seu
cronótipo, eu acho importante que você aplique o que aprendeu e realize comigo um
desafio de 7 dias.

Basicamente, exercício aqui é o seguinte:

 Por uma semana, meça (em uma escala de 1 a 10) hora a hora qual o seu nível
de energia;
 Anote o que você está fazendo;
 Anote aproximadamente quanto tempo você passou procrastinando nessa hora.

O intuito desse exercício é te força a visualizar como seus níveis de energia estão
distribuídos ao longo do dia, e permitir que você seja honesto com quanto tempo está
“desperdiçando”.

Isso é, uma coisa é você saber teoricamente quais são os melhores horários para cada
uma das suas atividades, e outra é você observar na prática isso acontecendo.

Além disso, para que o exercício realmente funcione, seja honesto ao anotar quantos
minutos passou procrastinando ao longo da última hora. Se você chegar à conclusão
que está procrastinando demais, não se preocupe – isso é relativamente normal.
Absolutamente todas as pessoas no mundo procrastinam, até mesmo os pesquisadores
que mais estudam o assunto.

Procure não ser muito duro consigo mesmo, e escreva honestamente. Os retornos
dessa atividade são grandiosos, e você provavelmente vai querer isso por mais do que
uma semana para testar diferentes horários para suas tarefas.

Mais Alguma dica?

Para que você colha os melhores resultados com o desafio, algumas dicas a mais são:
 172

Dica 1: Procure cortar ao máximo o consumo de cafeína, álcool, açúcar e

antidepressivos.

Bom, para começar eu não sou médico, nem nutricionista, para recomendar o corte de
antidepressivos ou açúcar, mas posso afirmar que essas drogas influenciarão
fortemente nas suas coletas de dados. Além disso, se você é atualmente viciado em
cafeína, pode esperar uma espécie de depressão mental nos dias ou semanas
subsequentes à retirada da droga.

Essa parte comumente é a mais difícil para a maioria das pessoas, mas é extremamente
necessária. Seus níveis energéticos tendem a se manter constantes ao longo da sua
vida, então não se preocupe, pois, os dados coletados poderão ser usados por muito
tempo.

Dica 2: Procure dormir naturalmente e acordar sem despertador.

Novamente, eu sei que nem todas as pessoas podem se dar ao luxo de dormir e acordar
naturalmente.

Ainda assim, se você acabou de tirar férias, trabalha em casa, ou está de licença,
procure fazer isso.

Dica 3: Utilize alguma aplicativo para te ajudar

Existem hoje diferentes aplicativos que podem ser instalados no seu celular ou no seu
computador para te ajudar a rastrear como está utilizando seu tempo. Os 2 que eu mais
recomendo são:

 RescueTime: permanece silenciosamente rastreando como você está utilizando

seu tempo ao longo do dia. Você apenas instala e ele permanece colhendo
dados no plano de fundo do seu computador/celular;
 Toggl.com: permite que você rastreie manualmente a utilização do seu tempo.

Dica 4: Anote também seus níveis de atenção e motivação

Por último, caso você queira melhorar ainda mais o desafio, anote também seus níveis
de atenção/concentração e motivação ao longo do dia.

Isso permitirá que você entenda melhor quais são os melhores horários para mergulhar
de cabeça em e finalizar um projeto, e quais são os melhores para fazer tarefas
desconfortáveis, que requerem mais força de vontade e motivação da sua parte.

IV. Considerações Finais

Conforme discutido no artigo “O Poder do Engajamento Total: Os Segredos da Alta

Performance”, as pessoas mais produtivas não aquelas que melhor gerenciam seu
tempo, mas a sua energia e atenção.

Traçar seus níveis de energia ao longo de uma ou algumas semanas pode ser tedioso,
mas os ganhos de Produtividade que você terá ao fazer isso são impossíveis de ignorar.
Especialmente se você estiver buscando entender mais a fundo como diferentes
alimentos, cafeína, e o tempo do dia impactam a sua Produtividade.
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4. SCRUM

 Perfeito para pessoas que: Procuram por uma estratégia ágil, que ajude
sua equipe a atingir rapidamente seus resultados.

O que é o Scrum?

No rugby, utiliza-se o termo “Scrum” para descrever uma tática de jogo, na qual os
jogadores de um mesmo time se unem, formando um grupo único, que empurra a bola
até o campo adversário.

Com esse pensamento em mente, os professores Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka

desenvolveram na década de 80 uma metodologia ágil, capaz de fazer com que equipes
de desenvolvimento de produtos trabalhem como uma unidade, visando alcançar uma
meta ou objetivo comum a todos.

Mesmo tendo sido desenvolvida na década de 80, muitos dos conceitos concebidos por
Takeuchi e Nonaka são utilizados até hoje. Entretanto, com o passar do tempo, diversos
outros conceitos foram aparecendo e sendo revisados, buscando sempre aumentar a
agilidade com que projetos são executados e concluídos.

Em equipes de desenvolvimento de softwares, muitos desses conceitos ganham ainda

mais aplicações, sendo essa uma das áreas que mais se beneficiou do advento das
tecnologias ágeis. Contudo, o Scrum pode ser utilizado nos mais diversos nichos de
mercado, aumentando a agilidade de finalização de projetos tanto em âmbito pessoal
como profissional.

Não são raros os casos de pessoas que o utilizam para reduzir o tempo e os gastos na
reforma de casa, ou nos seus estudos, ou até mesmo para otimizar a educação dos
próprios filhos. Ainda assim, nesse artigo tentarei explicar quais são as características
mais impactantes do Scrum no ambiente empresarial.

Os benefícios do Scrum

Além de oferecer uma grande redução nos gastos e no tempo necessário para execução
de projetos, o Scrum ainda oferece diversos outros benefícios. Entre eles podemos citar:

 Adaptativo

Como colocado acima, o Scrum pode ser utilizado para os mais diversos tipos de
projeto. Isso acontece pela ampla capacidade de se adaptar ao projeto proposto.

 Iterativo

Durante o processo de desenvolvimento de um projeto, é comum que apareçam

demandas que não foram previstas no planejamento inicial. Isso acontece, pois, não
temos total dimensão das dificuldades que enfrentaremos durante o projeto, até que
elas apareçam.

Sabendo disso, o Scrum busca tomar decisões conforme os problemas sejam

diagnosticados, retirando um grande peso do planejamento inicial, e colocando um peso
muito maior nas lições aprendidas durante o processo.
 174

 Efetivo

O Scrum baseia o desenvolvimento de projetos sobre critérios definidos pelo cliente.

Conforme o produto é desenvolvido, clientes podem dar sua opinião sobre o que precisa
ser alterado no projeto, reduzindo assim a possibilidade de o produto chegar ao mercado
já obsoleto.

 Transparência na Comunicação

De acordo com o pressuposto inicial do Scrum, toda a equipe precisa trabalhar como
uma unidade. Isso só é possível caso exista uma comunicação transparente entre os
membros da equipe, onde cada um dos membros tem acesso à quais tarefas os outros
estão trabalhando, e sobre quais dificuldades cada um está enfrentando.

A todo tempo, os funcionários atualizam o quadro de tarefas, onde colocam em quais

afazeres estão trabalhando e no que precisam de ajuda. Esse quadro é também
utilizado pela gerência para saber se os funcionários conseguirão finalizar o projeto a
tempo.

 Funcionalidade Cruzada

No Scrum funcionários não ficam restritos às suas capacidades técnicas. Dessa forma,
problemas são discutidos e resolvidos por toda a equipe, favorecendo o aparecimento
de novas ideias, e novos aprendizados em grupo.

 Alto engajamento

Como os funcionários não ficam restritos apenas a uma função, eles possuem a
disponibilidade de colaborar muito mais com seus colegas, aumentando assim o
engajamento da equipe.

Além disso, os funcionários possuem a liberdade para decidirem o que devem fazer a
todo tempo. Isso significa que os funcionários podem trabalhar de maneira autônoma,
fornecendo assim um sentimento de empoderamento e apreciação pelo serviço.

Qual a diferença entre Scrum e os Modelos de Execução de Projetos mais

tradicionais?

Dentro dos benefícios listados acima, você provavelmente já notou que existem
algumas diferenças claras entre o modelo de desenvolvimento sugerido pelo Scrum, e
o modelo tradicional de execução de projetos. No quadro abaixo, eu busquei colocar
quais as diferenças mais claras entre os dois modelos. É importante ressaltar que essas
são apenas diferenças, sendo que os julgamentos do que é melhor ou pior devem ser
feitos de acordo com cada projeto.
 175

Adaptado do curso Basics of Scrum

Ênfase

No Scrum, a principal ênfase está nas pessoas que estão trabalhando, e não nos
processos que estão sendo feitos. Isso significa que o Scrum preza muito pelo grande
aprendizado da equipe, maior engajamento com o trabalho, e melhor comunicação entre
os membros da equipe.

Tamanho

Embora o Scrum possa ser utilizado com equipes dos mais variados tamanhos, são
comumente constituídas equipes de 4 a 7 funcionários. Em contrapartida, modelos
tradicionais buscam atender necessidades de empresas muito maiores.

Documentação

Para que exista grande agilidade nos processos, a documentação precisa ser sempre
mínima. Lembre-se que quanto maior for a burocracia dentro da empresa, maiores são
as chances de os processos empacarem.

Estilo do Processo

Como já colocado dentro dos benefícios do Scrum, temos um estilo iterativo para o
desenvolvimento do projeto. Isso significa que correções podem ser feitas em tempo
real, e não apenas ao final do projeto.

Planejamento Prévio

Enquanto que metodologias tracionais envolvem um grande planejamento, para evitar

perdas, o Scrum se concentra muito mais no aprendizado sobre aquilo que já foi feito.
Dessa forma, não há a necessidade de um grande planejamento, pois se sabe que
serão necessárias diversas alterações no planejamento inicial.
 176

Estilo de Gerenciamento

No Scrum, as decisões são tomadas pela equipe como um todo, e não centralizadas
apenas sobre uma pessoa (gestor). Isso permite um fluxo de ideias muito maior para a
resolução de problemas, e, consequentemente, dificuldades são sobrepostas muito
mais rápido.

Liderança

Já que as decisões são tomadas pelos membros da equipe, o ambiente tende a ficar
muito mais colaborativo. Esse é um dos fatores que mais aumentam o engajamento dos
funcionários com a empresa e com o trabalho.

Medida de Performance

O modelo tradicional de execução de projetos visa atender ao que foi estipulado no

planejamento. Contudo, na metodologia Scrum já se sabe que serão necessárias
alterações no planejamento inicial, e, portanto, a performance do produto precisa ser
medida diante do valor que esse possui no mercado.

Retorno no Investimento

No Scrum, a equipe trabalha para entregar porções do produto que possam ser
vendidas ou usadas pelos consumidores no decorrer do desenvolvimento. Isso significa
que a empresa não precisa chegar ao final do projeto para começar a receber pelo
produto.

Como implementar o Scrum no seu negócio

Atenção: As informações colocadas abaixo visam apenas fornecer um entendimento

básico sobre o funcionamento do Scrum. Caso queira ter mais informações, recomendo
a leitura do livro Scrum – A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo, e
para ainda informações
acesse: http://www.mindmaster.com.br/scrum/ e http://www.scrumguides.org/

Até agora, eu espero já ter-lhe convencido de que o Scrum possui grande benefícios
quando aplicado corretamente, e que isso ocorre pelas diferenças que ele possui
quando comparado com o modelo de execução tradicional de projetos. Entretanto, ainda
falta entendermos como podemos passar a aplicar o Scrum dentro das empresas, para
otimizarmos o nosso resultado.

Aqui está o processo de uma maneira simplificada:

I. Seleção do Projeto
II. Preparação para o Sprint
III. Sprint
IV. Revisão
V. Entrega do Produto Final
 177

Planejamento

O Scrum, assim como qualquer outra metodologia, se inicia com uma fase de
planejamento. Nessa fase, devem ser feitas a “seleção do projeto” e a “preparação para
o Sprint” (calma, eu já explico).

Durante essa fase, o chefe (que pode ser o Proprietário do Produto) se reúne com
possíveis clientes para colher informações sobre problemas ou dificuldades que essas
pessoas estão enfrentando, e que não estão sendo resolvidos de maneira satisfatória.
Além disso, essas reuniões têm como intuito desvendar quais características de um
produto ainda faltam no mercado e que precisam ser criadas ou adaptadas.

A partir desses problemas, o proprietário do produto começa a criar a “visão do projeto”,

onde constam os dados iniciais para execução e finalização do projeto. Constam aqui
quais os profissionais que serão necessários na equipe, quais itens são prioridade,
quais os critérios estabelecidos para aceitação de cada um dos componentes do projeto,
e qual o cronograma de atividades a ser desenvolvido.

Preparação para o Sprint

Em seguida, a equipe escolhida para desenvolver o projeto deve se reunir para definir
o que será feito no próximo Sprint. Um Sprint é um período de tempo pré-definido para
conclusão de determinadas tarefas. Por exemplo, podemos escolher o período de 2
semanas para o termino de um Sprint, e, portanto, devem ser escolhidas quais as
tarefas que devem estar finalizadas até o final desse período.

É importante ressaltar que o proprietário do produto não fornece ordens quanto ao

número de tarefas a ser desenvolvida, nem mesmo sobre quais são essas tarefas,
sendo essas decisões tomadas como um consenso entre os membros da equipe. Uma
vez que a equipe defina quais são as tarefas que serão feitas durante o Sprint, outras
tarefas que ainda precisem ser realizadas ficarão para Sprints posteriores.
 178

Para que todos os membros da equipe saibam quais tarefas foram escolhidas no Sprint,
pode ser utilizado um quadro na parede onde cada tarefa é escrita em um post-it, de
maneira similar ao utilizado no Kanban Pessoal.

Sprint

Durante um Sprint, todos os membros da equipe trabalham para concluir as tarefas que
foram escolhidas na reunião inicial. Utilizando o quadro com as tarefas, todos os
membros devem conseguir visualizar facilmente o que está sendo feito, assim como o
que ainda precisa ser concluído.

Ao final do dia, é necessário que seja realizada uma reunião, para que todos os
membros da equipe se atualizem quanto ao andamento do projeto. É importante que
essa reunião não demore mais do que 10 a 15 minutos, pois não deve prejudicar o
tempo de trabalho da equipe.

Durante a reunião, devem ser feitas 3 perguntas para cada membro da equipe:

1) No que você trabalhou hoje?

2) No que você vai trabalhar amanhã?
3) Quais os obstáculos que estão te impedindo de concluir as suas tarefas?

Sobrepondo Obstáculos

Caso algum dos membros da equipe esteja enfrentando obstáculos que impeçam o
prosseguimento do projeto, é dever da equipe como um todo discutir quais são as
possibilidades para sobrepor esses obstáculos e conseguir finalizar todas as tarefas até
o final do Sprint.

Ao final do Sprint, é esperado que a equipe tenha alcançado algum resultado concreto,
e que esse resultado esteja de acordo com os critérios estabelecidos na fase de
planejamento. Os membros da equipe devem então apresentar seus resultados ao
proprietário do produto, e se possível a futuros clientes, de forma que consigam
adquirir feedback do que ainda precisa ser realizado.

Revisão

Uma vez que o Sprint é finalizado, o ideal é que seja realizada uma reunião final, onde
os membros da equipe discutem como realizaram suas tarefas, assim como diferentes
estratégias que poderiam ser utilizadas para finalização ainda mais rápida do produto.
Essa reunião fica registrada como a “reunião de lições aprendidas”, e deve ser utilizada
na preparação para os próximos sprints.

Assim que um Sprint é finalizado, pode-se iniciar uma nova reunião de planejamento
para definir quais serão as próximas tarefas a serem realizadas para finalização do
projeto. Novamente, é dever da equipe definir quais tarefas podem ser realizadas no
tempo já pré-definido.

O processo de Preparação para Sprint, Sprint e Revisão deve ser realizado quantas
vezes for necessário até a conclusão do projeto, e entrega do produto final.
 179

5. METOLOGOLIA 5S

 Perfeito para pessoas que: Procuram organizar e limpar seu ambiente

de trabalho.

* https://www.youtube.com/watch?v=23qtfyI8C1Y *

A Metodologia do 5S

A metodologia do 5S é assim chamada pois se originou de 5 palavras japonesas: Seiri

(Utilização), Seiton (Ordenação), Seiso (Limpeza), Shitsuke (Higiene), Seiketsu
(Autodisciplina).

 Seiri

O primeiro passo na organização de qualquer ambiente é definir de maneira clara e

objetiva quais itens realmente pertencem a aquele ambiente, e quais itens apenas estão
ocupando espaço. Por isso, antes de nos preocuparmos com organização, precisamos
nos preocupar com a eliminação de tudo aquilo que não é importante.

Dessa forma, caso queira aplicar esse princípio na sua empresa, uma prática comum é
marcar com uma fita vermelha cada item dentro da empresa que você acha que não
possui utilidade. Em seguida, seus funcionários têm a chance de lhe explicar o porquê
de aquele item ser importante, e retirar a fita vermelha. Caso você concorde, o item se
mantém, mas caso discorde, a fita continua.

Todos os itens que ao final do processo ainda estiverem marcados com a fita vermelha
devem ser retirados do ambiente.

 Seiton

Em seguida, todos os itens que continuam no ambiente devem ser ordenados de

maneira a otimizar o fluxo de trabalho. Muitas vezes, um design mais inteligente do
posicionamento de cada item permite que o tempo de execução de cada tarefa diminua,
reduzindo custos e melhorando a gestão do tempo dentro da empresa.

Além disso, organize o ambiente de forma que cada item tenha seu lugar apropriado.
Todos os itens devem ser organizados de forma que todos os membros da equipe
saibam facilmente onde encontrar cada um deles.

 Seiso

É muito complicado fazer um bom trabalho quando estamos imersos em um ambiente

sujo ou poluído. Dessa forma, tão importante como retirar todos os itens desnecessários
do ambiente, e ordenar os itens que sobraram, é prezar por toda a limpeza do espaço,
desde o chão até o teto.

 Shitsuke

Bom, agora que apenas restam os itens que realmente utilizamos, e tudo está limpo,
precisamos manter o ambiente dessa forma. Assim, o quarto “S” fala sobre criar padrões
para execução dos três passos anteriores, garantindo que a prática
de Seiri, Seiton e Seiso se torne mais simples.
 180

 Seiketsu

O último dos cinco “S” nos faz refletir sobre a importância que as demais práticas
possuem não só como procedimentos na empresa, mas também na nossa própria vida.
De nada adianta todas as demais práticas se sua mentalidade não mudou, e você
continua com péssimos hábitos. Em pouco tempo, tudo voltará ao que era antes.

Para que o 5S seja efetivo, todos precisam transformar as demais práticas em hábitos,
mantendo um comportamento disciplinado para máxima eficiência.

É importante notar que existe uma grande diferença entre os três primeiros “S” da
metodologia e os últimos dois.

Enquanto que os três primeiros se concentram em práticas, e tarefas que devem ser
feitas, os últimos dois focam muito na importância de alterarmos nosso mindset, ou seja,
o modelo mental que utilizamos para visualizar nosso trabalho e nossa disciplina.

Shitsuke: A importância de utilizarmos Padrões

Embora diversas corporações se esforcem para ser mais eficientes, poucas possuem
uma organização tão boa quanto a que observamos em um formigueiro. Você já se
perguntou qual o segredo que esses insetos possuem para alcançar tamanha
eficiência?

Formigas utilizam uma série de padrões muito simples, que permitem a fácil
comunicação e locomoção dentro do ninho. Da mesma forma, padrões são
extremamente importantes dentro das organizações.

Basicamente, padrões são uma série de etapas e procedimentos, que ditam o que cada
funcionário deve fazer, e qual o resultado esperado para cada tarefa. Eles também são
responsáveis por eliminar erros cometidos por idiossincrasias em um mesmo
procedimento, sendo também uma ótima forma de eliminar gastos desnecessários com
retrabalho.

Alteração de Padrões

Isso não significa que padrões nunca mudam, ou que as coisas precisam ser feitas
sempre de um mesmo jeito. Os padrões funcionam melhor quando podem ser alterados
e melhorados conforme a necessidade. Quando um funcionário encontra uma maneira
mais simples de realizar o procedimento, ou de resolver um problema, otimizando os
recursos utilizados para sua execução, os padrões devem ser alterados de acordo.

Além disso, quando funcionários sabem que suas melhores ideias podem ser
implementadas, se tornando novos padrões, eles possuem um maior senso de
compromisso com o que está sendo feito, e se sentem mais engajados com o próprio
trabalho.

Mas essas alterações de padrão não devem ser feitas de qualquer forma. Para que uma
mudança de padrão seja aprovada, é necessário entender quais são as implicações que
essas alterações podem ter. Na maior parte dos casos, mudanças de padrão ocorrem
pelo aparecimento de problemas ou dificuldades, que impedem a realização normal da
tarefa.
 181

Dessa forma, antes de fazermos qualquer alteração, precisamos descobrir quais são as
causas raízes que estão levando ao problema.

Encontrando a Causa Raiz – Os 5 Por Quês

Existem diversas técnicas que visam descobrir quais são as causas raízes de um
problema. Uma das metodologias mais simples, e também mais utilizadas para gestão
de qualidade, é a técnica dos “5 por quês”.

Essa metodologia também surgiu no Japão, como forma de descobrir as verdadeiras

causas de problemas encontrados em fábricas automotivas. Aqui, são perguntados 5
por quês para se chegar na verdadeira causa do problema. Por exemplo:

Problema: A impressora está sem papel.

1. Por que a impressora está sem papel?

R: Porque o papel acabou.

2. Por que o papel acabou?

R: Porque o responsável pela compra está de férias, e ninguém assumiu essa função.

3. Por que ninguém assumiu essa função?

R: Porque não existe outra pessoa treinada para preencher a documentação de

compras dentro da empresa.

4. Por que não existe mais ninguém treinado para preencher a documentação?

R: Porque todos os funcionários já estão muito sobrecarregados com suas tarefas, e

não têm tempo para receber outros treinamentos.

5. Por que os funcionários estão sobrecarregados?

R: Porque a empresa está trabalhando em mais projetos do que o tamanho da equipe

realmente comporta.

Encontrando a Causa Raiz – Conclusão

Perceba que através da pergunta “Por que a impressora está sem papel? ”, chegamos
à resposta de que a empresa está atendendo a mais projetos do que o suportado pelo
tamanho da equipe (real causa do problema).

Perceba também que cada vez que perguntamos “por que” temos uma resposta
diferente. Isso acontece pois:

1. Com o primeiro “por que” temos um “sintoma” (ex: papel acabou)

2. Com o segundo “por que” temos uma “desculpa” (ex: ninguém assumiu a função)
3. Com o terceiro “por que” temos um “culpado” (ex: porque não houve treinamento)
4. Com o quarto “por que” temos uma “causa” (ex: funcionários estão
sobrecarregados)
 182

5. Com o quinto “por que” chegamos uma “causa raiz” (ex: empresa possui projetos
além do que os funcionários dão conta).

Tecnologia Japonesa

Diversas metodologias que visam otimizar a qualidade dos processos em fábricas e

empresas foram trazidas do Japão. A maior parte delas, como o “Personal Kanban”, a
“metodologia 5S”, a técnica dos “5 por quês”, e o “SCRUM”, também possuem grande
utilidade para otimizar produtividade. Isso acontece, pois, essas duas áreas estão
intrinsecamente conectadas.

Não é por acaso que hoje os japoneses estão entre as 5 maiores potências econômicas
do mundo. Suas metodologias fizeram com que alcançassem um patamar tecnológico
invejável, sendo grande inspiração e modelo de disciplina para todo o globo.
 183

6. ESSENCIALISMO

 Perfeito para pessoas que: Procuram definir e se concentrar nas suas

tarefas que são mais valiosas.

* https://www.youtube.com/watch?v=sQKrt1-IDaE *

As Três Verdades do Essencialismo

Assim como a maior parte das grandes metodologias de Produtividade Pessoal e Alta
Performance, a aplicação do Essencialismo se inicia com uma mudança de
mentalidade, que, por sua vez, serve de base para a nossa mudança de
comportamento.

O método defende a existência de três grandes mitos, ou suposições, que fazem parte
da nossa vida, e que nos distanciam da vida que queremos. Essas três suposições
precisam ser substituídas pelas três “verdades” defendidas no método, que podem te
levar para uma vida com altos níveis de contribuição e realização. Os mitos e verdades
são:

Mitos Verdades

Tenho que fazer Eu escolho fazer

Tudo é importantíssimo Apenas algumas coisas realmente importam

Consigo fazer ambos Eu posso fazer qualquer coisa, mas não todas as coisas

Para facilitar sua compreensão, cada um dos mitos e verdades é descrito com mais
detalhes abaixo.

Verdade 1 – A capacidade de escolher não pode ser dada nem tirada; só pode ser
esquecida

Em 1967, os psicólogos americanos Martin Seligman e Steve Maier iniciaram uma

pesquisa buscando entender as bases da depressão, mas chegaram em um
experimento que serve de base para o que chamamos hoje de “Impotência Aprendida”.

Basicamente, o experimento foi realizado com cães da raça pastor alemão, que foram
divididos em três grupos:

Grupo 1: Cães eram colocados na coleira e mais tarde eram soltos;

 184

Grupo 2: Cães eram presos pela coleira, e então levavam choques elétricos em tempos
aleatórios, mas podiam pressionar uma alavanca para que os choques parassem;

Grupo 3: Cães eram presos pela coleira, e então levavam choques elétricos, mas não
possuíam controle sobre quando os choques paravam.

Em seguida, os três grupos foram colocados em um cercado, onde havia uma divisória
baixa delimitando uma área que dava choques, e a outra área que não os disparava.
Para que os cães escapassem dos choques no cercado, era apenas necessário que os
cães pulassem a divisória para a área onde estariam salvos.

Os resultados foram que cães dos grupos 1 e 2 aprendiam rapidamente o que

precisavam fazer para escapar dos choques, mas os cães do grupo 3, que já haviam
aprendido que não podiam escapar dos choques, simplesmente permaneciam deitados
no cercado passivamente levando choques. Em outras palavras, cães do grupo 3 tinham
aprendido a permanecer impotentes.

Você se sente impotente?

Agora, você acha que seres humanos também aprendem a permanecer impotentes?
Pode apostar que sim!

Conforme descrito no artigo “O Eterno Conflito: Como Encontrar o Equilíbrio entre a Vida
Pessoal e Profissional?”, de acordo com algumas pesquisas, 97% do executivos
checam e-mails durante seu período de descanso, e 61% dos funcionários estão
dispostos a trabalhar, mesmo que pouco, durante suas férias.

Embora existam pessoas que são genuinamente apaixonadas pelo que fazem, eu acho
difícil de acreditar que números tão expressivos como esses sejam provenientes de
amor pelo trabalho. Ao meu ver, o único motivo pelo qual tantas pessoas trabalham fora
do expediente é porque se esqueceram que possuem uma escolha.

Para um essencialista, o poder de escolha não pode ser dado, nem retirado. Além de
reconhecer que sempre possui uma escolha, o essencialista celebra seu livre-arbítrio, e
não fornece a permissão para que as outras pessoas escolham por ele.

Verdade 2 – O Essencialista pensa que quase tudo não é essencial

Em 1971, um escritor muito jovem se graduava em jornalismo na Universidade de

Northwestern. Ele passou os primeiros 13 anos de sua carreira escrevendo
profissionalmente e em 1983 publicou seu quarto livro “The Armageddon Rag”, que na
época foi um fiasco.

Durante a década de 80, ele começou a trabalhar com scripts para séries televisivas.
Trabalhou nos seriados “The New Twilight Zone” e “Beauty and the Beast”, sendo que
ambas as séries foram canceladas.

Ao ser praticamente demitido, voltou a escrever obras de ficção, e cerca de duas

milhões de palavras depois, George R.R. Martin se tornou famoso ao escrever a série
de livros “Crônicas de Gelo e Fogo”, que deu origem ao seriado “Game of Thrones”,
 185

série recordista de indicações para o prêmio Emmy (principal prêmio da televisão

americana).

O que é surpreendente, contudo, não é exatamente o quão bom os livros são, mas a
maneira com Martin escreve seus livros. Ele escreve em um programa que a maior parte
das pessoas (inclusive eu) nunca ouviu falar: o “WordStar 4.0”.

Martin escreve em um computador sem internet, redes sociais, aplicativos ou outras

distrações. Pense por um momento que o escritor que praticamente vende mais livros
no mundo trabalha em um computador que não consegue nem mesmo enviar um e-
mail.

O Poder do Essencial

Frequentemente pensamos que precisamos de mais e mais para termos sucesso.

Precisamos de mais dinheiro, de mais programas e aplicativos para otimizar nossa
produtividade, de mais clientes, de mais contatos, mais carros e mais cartões de crédito.

Mas talvez, o que realmente precisamos é de menos. Talvez, o que precisamos é de

menos distrações, menos tarefas, menos compromissos e mais foco naquilo que
realmente importa e impacta o nosso dia.

Um essencialista reconhece que poucas coisas são realmente essenciais na sua vida,
e investe seu tempo, dinheiro, energia e foco naquilo que realmente faz a diferença no
seu bem-estar. Em suma, um essencialista avalia mais, para que assim acabe fazendo
menos.

Verdade 3 – É preciso perder para poder verdadeiramente ganhar

O ano era 1997, e Steve Jobs acabava de assumir à presidência da Apple, empresa
que ajudou a criar, mas que havia deixado em 1985. Durante essa época, a Apple era
uma empresa completamente diferente da que conhecemos hoje, e estava a menos de
90 dias da falência, tendo perdido cerca de 1,04 bilhões de dólares naquele ano.

A empresa possuía diversos produtos, muito estoque, mas poucos clientes. Juntamente
com a produção de computadores, a Apple manufaturava câmeras digitais,
impressoras, servidores, consoles para televisão e tocadores de CD. Além disso,
investia fortemente em uma plataforma chamada “Newton”, a qual consistia em um
assistente digital pessoal com sistema de reconhecimento de escrita.

Na época, após assumir a presidência, Jobs concluiu que a Apple havia perdido
totalmente o foco, e que estava jogando no mercado múltiplas versões de cada produto
por mero impulso burocrático, sem pretensões de chegar ao topo em qualquer linha de
produtos.

A solução, portanto, foi finalmente anunciar um basta em uma reunião realizada em

setembro de 1997 para o conselho da Apple, e voltar a linha de produção da empresa
apenas para 4 produtos, sendo 2 para uso em empresas e 2 para consumidores. A
diretoria resistiu, mas nunca votou a nova estratégia. Entretanto, como Jobs estava no
comando, ele apenas seguiu em frente.
 186

Verdades e Consequências

A Apple perdeu nesse ano mais de 3 mil funcionários, e precisou deixar que outras
empresas como a HP (impressoras) e Kodak (câmeras fotográficas) tomassem conta
do mercado. A plataforma “Newton” também deixou de ser projetada, o que foi uma
decisão estratégia para o que Jobs descreveu mais tarde como:

“Ao parar de fabricá-lo, liberei alguns bons engenheiros, que puderam trabalhar em
novos aparelhos portáteis. E mais tarde conseguimos acertar quando passamos para
os iPhones e o iPad”.

De forma alguma os produtos desenvolvidos pela Apple foram jogados no lixo, sendo
que muitos deles serviram de base para o desenvolvimento da câmera do iPhone, Apple
TV, Siri, e assim por diante.

Contudo, o que é claro, é que essa capacidade de concentração salvou a Apple, que ao
final do primeiro trimestre de 1998 teve lucro de 45 milhões de dólares, e um fechamento
do ano fiscal com lucro de 309 milhões.

A lição de Steve Jobs

A lição entendida por Jobs é que muitas vezes precisamos perder em algumas áreas
para ter grandes ganhos em outras. De forma alguma a Apple conseguiria se reerguer
se continuasse com a mesma estratégia de produção. Como se vê, essa é uma péssima
estratégia para empresas, e como você pode imaginar, também é péssima para
pessoas.

Você já passou algum tempo com alguém que está sempre tentando colocar mais
uma tarefa no cronograma? Pessoas que concordam em entregar um relatório na sexta-
feira, mesmo já tendo outro grande prazo para o mesmo dia? Pessoas que precisam
estar em uma reunião daqui 3 minutos, mas ainda assim param para responder
alguns e-mails? Pessoas que marcam compromissos com você, mas você já sabe que
nunca chegam no horário?

Pois é, essas pessoas ignoram a lógica de que precisam perder, ou deixar de fazer
algumas coisas, para fazer bem algumas outras. Permanecem, sem perceber, na falsa
lógica de que conseguem fazer ambos. Inevitavelmente, acabam perdendo prazos, se
atrasando para reuniões e perdendo a sua confiança no que se refere a construir um
bom cronograma.

O reconhecimento de que podemos fazer qualquer coisa, mas não todas as coisas, faz
parte da vida de um essencialista. Perder, ou deixar passar, uma “oportunidade” para
ganhar algo ainda maior em troca é uma estratégia normal, e que deve ser adotada de
forma ponderada, deliberada e estratégica.

Seu Armário e o Essencialismo

Eu imagino que todos os que estão lendo esse texto sabem bem o que é ter um dia
cheio, não conseguindo dar conta de tudo que é necessário ser feito. Quantas vezes já
não passou pela sua cabeça “aumentar o seu armário”, para que mais coisas pudessem
ser colocadas nele?
 187

Pois é, infelizmente o armário de nossas vidas nunca aumenta. Todos os dias temos
apenas 24 horas para realizar nossas tarefas e executar nossos projetos.

O que então podemos fazer diferente?

Bom, ao meu ver, ou organizamos nossa bagunça, ou somos controlados por ela.
Felizmente, o Essencialismo (método que comecei a discutir no último artigo), nos
ensina três passos para criar um sistema que nos permite discernir entre o que
realmente é importante na nossa vida, eliminar o que não é, e fazer o que é essencial
da maneira mais fácil possível.

Portanto, nesse artigo iremos discutir alguns tópicos, como:

 Examinar como você pode criar mais espaço e explorar diferentes possiblidades
na sua vida;
 Eliminar o que não é essencial e estabelecer limites;
 Fazer o que é necessário, concentrando-se em pequenas vitórias.

Então vamos lá!

Passo 1 – Explore

Como primeiro passo rumo à aplicação do método, precisamos aprender a explorar

melhor nossas opções antes de tomarmos uma atitude. Enquanto que pessoas não
essencialistas se comprometem com tudo, ou virtualmente tudo que aparece a sua
frente, um essencialista sistematicamente considera suas opções e toma decisões mais
deliberadas.

Para fazer isso, um essencialista:

 Cria espaço para pensar

Hoje em dia, praticamente ninguém tem tempo para ficar entediado. Com o uso de
smartphones, temos acesso a uma riqueza de comunicação e entretenimento na palma
da nossa mão. Como ninguém realmente gosta de ficar entediado, parece um bom plano
nos conectarmos e passarmos algumas horas navegando.

Contudo, o tédio pode ser bom para você. Um período de tempo em que você não tem
nada para fazer te dá a oportunidade de pensar com maior clareza sobre o que ainda
precisa ser feito.

Dessa forma, para se assegurar de que você terá esse tempo, planeje no
seu calendário um espaço que você usará apenas para refletir sobre os seus problemas
e ganhar perspectiva sobre os desafios que você está enfrentando. Isso te ajudará a
diferenciar o essencial do não essencial.

Artigo Relacionado: Muito Ocupado para Refletir: As 5 Melhores Maneiras de Encontrar

Mais Espaço no seu Dia a Dia

 Otimiza sua criatividade brincando

Como adultos, temos a tendência de delimitar e distinguir o nosso trabalho das nossas
brincadeiras, já que pensamos que brincar é algo improdutivo e não essencial. É como
 188

se brincadeiras fossem um desperdício de tempo, servindo apenas para nosso

entretenimento, sem nos ajudar a alcançar nossas metas.

No método essencialista, contudo, o papel da brincadeira é fortemente reconhecido no

que se refere ao aumento da criatividade e inspiração. Brincadeiras podem ser utilizadas
para combater o estresse, criar novas conexões neurais entre ideias que de outra forma
não seriam consideradas, e para analisar e priorizar nossas tarefas.

Não é por acaso que grandes empresas como o Google, Twitter e a Pixar encorajam a
presença de brincadeiras no ambiente de trabalho, promovendo atividades como aulas
de comédia, ou oferecendo a chance dos funcionários decorarem o escritório com
dinossauros ou figurinos da série de filmes Star Wars.

Essas empresas reconhecem que funcionários mais brincalhões são mais inspirados e
utilizam isso na otimização de sua produtividade.

 Reconhece a importância do descanso

Da mesma forma que essencialistas reconhecem o papel das brincadeiras, eles também
sabem a importância do descanso.

Infelizmente, para muitas pessoas, o simples ato de dormir parece um luxo, um

desperdício de “horas produtivas”. Entretanto, essa abordagem produz exatamente o
efeito contrário.

No artigo “Como Dormir Melhor: O Guia Ultracompleto para Entender seu Padrão de
Sono e Acordar Cheio de Energia!”, eu discuti os impactos que dormir pouco possuem
sobre a sua produtividade. Da mesma forma, já discuti vários dos benefícios
relacionados a cochilos no início da tarde no post “Power Nap: Como um Cochilo no
Meio do Dia Pode Aumentar sua Produtividade”.

Dormir bem aumenta nossa capacidade de pensar, conectar ideias e maximizar nossa
produtividade durante o tempo que estamos acordados. A cada hora de sono, você
ganha algumas horas a mais de tempo produtivo no dia seguinte.

Passo 2 – Elimine

Quantas vezes você já disse “sim” para determinado projeto ou tarefa e acabou se
arrependendo, pois percebeu que aquilo não era para você?

Grande parte das pessoas dizem “sim” para novos projetos apenas porque estão
ansiosas para agradar e fazer a diferença, mas por conta disso acabam com o “armário
cheio” e sem tempo para aquilo que é realmente essencial.

Portanto, o próximo passo da metodologia é eliminar aquilo que é trivial, e encontrar

espaço para o que realmente importa na sua vida.

 Retire da sua vida aquilo que não é essencial

Frequentemente, todos nós caímos na armadilha de achar que todas as nossas tarefas
e responsabilidades são importantíssimas de alguma forma ou de outra.
 189

Isso funciona de forma parecida com a limpeza do armário. Começamos com a

mentalidade de “se eu não uso mais, precisa sair”, mas assim que iniciamos a limpeza,
começamos a criar exceções do tipo “eu não sei se eu nunca mais vou usar aquele
cachecol, mas talvez eu queria usá-lo algum dia”. Então, seu armário continua tão lotado
como sempre.

Para não cair nessa armadilha, o autor recomenda algumas estratégias, como por
exemplo:

 Seja extremo com seus critérios: Comece decidindo qual o critério mais
importante para tomar sua decisão. Por exemplo, se você vai limpar seu armário,
o critério pode ser “Eu algum dia vou usar isso novamente?”. Então, dê uma nota
de zero a 100 para cada peça de roupa. Ao final da limpeza, doe tudo aquilo que
estiver com uma nota menor que 90.
 Decida que “se isso claramente não é um sim, então é um não”: Muitas
vezes não percebemos, mas sempre que estamos dizendo sim para alguma
coisa, estamos ao mesmo tempo dizendo não para diversas outras coisas. Você
não pode atender a dois compromissos ao mesmo tempo, então se você disse
sim para um encontro, está automaticamente falando não para o outro. Dessa
forma, se você não tem um sim claro, então a resposta provavelmente precisará
ser um não.

 Estabeleça limites

Imagine por um momento o pátio de uma escola em uma rua movimentada. Como regra
da escola, é permitido que as crianças brinquem apenas na área do pátio próxima a
escola, e os professores precisam estar constantemente olhando para checar se
nenhuma criança foge do limite estipulado.

Mas o que aconteceria se uma cerca fosse instalada limitando onde as crianças podem
brincar com segurança? Isso livraria o tempo dos professores para ser utilizado de outra
forma que não verificando se tudo está funcionando como previsto.

Limites não servem para reprimir sua liberdade, mas para diminuir as suas
preocupações. Ao estabelecer limites claros, você tenderá a trabalhar de maneira mais
eficiente, pois saberá exatamente o que precisa fazer.

Por exemplo, você pode estipular o limite de que todo dia sairá do escritório às 17 horas,
e não trabalhará mais fora do expediente. Ao começar o dia com isso em mente, você
programará seu cronograma para fazer logo as tarefas mais importantes, e não perderá
tempo com aquilo que é trivial.

Passo 3 – Execute

Independentemente de sua meta ser completar um projeto no trabalho, mudar de

carreira, aumentar seus lucros, ou planejar uma festa surpresa para sua esposa, a
realidade é que muitas vezes tendemos a pensar na execução como um processo difícil
e trabalhoso.

Um essencialista, contudo, investe o tempo que recuperou ao eliminar o que era trivial
da sua vida criando sistemas que removem obstáculos e permitem que a execução de
projetos ocorra de forma simples e indolor.
 190

 Esteja preparado para o que pode dar errado

Um dos maiores erros que cometemos ao iniciar nossos projetos, é assumir que tudo
dará certo, ou que os problemas serão resolvidos conforme eles comecem a aparecer.
Um essencialista procura prever de antemão tudo o que pode sair errado com seu
projeto, de forma que ele já se planeje e se prepare com tempo de sobra.

Ao invés de assumir que você não pode prever todos os problemas, procure listar
ideias a respeito do que você já sabe que pode dar errado, e como você se comportará
em cada situação.

Por exemplo, se você pretende começar a correr todos os dias de manhã no parque,
uma das complicações que pode acontecer é amanhecer um dia chuvoso. Nesse caso,
o que você faria? A maior parte das pessoas apenas pularia um dia de exercício, pois
não se preparou para essa eventualidade. Em contrapartida, um essencialista já planeja
outro tipo de exercício que pode ser feito em casa, para não perder a rotina.

 Concentre-se nas suas pequenas vitórias

Embora possa parecer frustrante se concentrar em pequenos passos, lembre-se que

pequenas vitórias criam um embalo, capaz de fornecer a confiança necessária para
alcançar mais um sucesso, e mais um, e assim por diante.

Por exemplo, vamos pegar o departamento de polícia de Richmond no Canadá. Por

anos eles tentaram diminuir a incidência de crimes aplicando medidas radicais como
leis rigorosas e punições severas, mas com resultados muito ruins. Então, eles
decidiram mudar totalmente de estratégia, com um foco muito mais em pequenas
vitórias rumo à prevenção de crimes.

Quando policiais viam pessoas mais jovens tendo boas atitudes, como jogando o lixo
na lixeira e não no chão, eles davam pequenas recompensas, como ingressos para ir
ao cinema ou outros eventos. Essas medidas mudaram radicalmente a maneira como
os jovens encaravam o crime, e diminuíram a taxa de reincidência de crimes de 60%
para 8% em aproximadamente uma década.

Portanto, mantenha sempre em mente uma visão do seu objetivo final, mas concentre-
se diariamente em criar os hábitos e rotinas que podem mudar radicalmente sua vida,
um passo de cada vez.
 191

7. PROCASTINANDO DE PROPÓSITO

 Perfeito para pessoas que: Procuram trabalhar nas tarefas mais

significantes para a construção do futuro que almejam.

* https://www.youtube.com/watch?v=y2X7c9TUQJ8 *

As três dimensões da Produtividade

Ao longo dos anos, a ciência que hoje chamamos de “Gerenciamento de Tempo”, ou

“Gestão do Tempo” vem evoluindo. Desde o seu início, na década de 50 ou 60, a Gestão
do Tempo passou por três grandes fases, que também correspondem a três dimensões
de pensamento.

Pensamento Unidimensional – Urgência

Nas décadas de 50 e 60, o advento de máquinas cada vez mais rápidas começou a
impactar fortemente a produção em diversas áreas fabris nos Estados Unidos, o que
fazia com que donos de negócios sempre precisassem ponderar sobre a real
necessidade de manter funcionários. Nessa época, agilidade na conclusão de tarefas
era o que mais importava, e, portanto, foi nessa época que alguns estudiosos
começaram a escrever sobre qual a melhor maneira de gerenciarmos nosso tempo.

Em Produtividade, consideramos essa época como a “Era do Pensamento

Unidimensional”, já que aqui apenas o tempo importava, e, portanto, eficiência era
o foco principal.

Infelizmente, algumas pessoas ainda hoje pensam exatamente dessa forma. Quando
eu pergunto para as pessoas “Para você, o que é ser produtivo?”, eu escuto as mais
diversas respostas, mas a maior parte delas sempre acaba se enquadrando em algo do
tipo “Fazer mais em menos tempo”. Para essas pessoas, poder marcar diversos itens
na sua lista de afazeres é a meta final.

O grande problema quando utilizamos esse tipo de raciocínio, é que cada vez mais e
mais itens aparecem na nossa lista de afazeres, mas isso não significa que resultados
reais estão vindo da realização dessas tarefas. Parece, portanto, faltar algum outro
ingrediente na mistura.

Pensamento Bidimensional – Importância vs. Urgência

Em 1989, foi publicado nos Estados Unidos pela primeira vez o livro “Os 7 Hábitos de
Pessoas Altamente Eficazes”, de Stephen Covey. Esse livro revolucionou a maneira
como as pessoas veem o Gerenciamento do seu Tempo, principalmente porque o livro
foi o responsável por popularizar a chamada “Matriz de Eisenhower”.

(Para saber onde Matriz de Eisenhower se originou, e como ela pode ser utilizada, clique
aqui).

Para Stephen Covey, precisávamos pensar não apenas em concluir o maior número de
tarefas em um dia, mas em concluir mais das tarefas que julgamos como importantes.
Em outras palavras, Covey nos forneceu mais uma dimensão para considerarmos
quando pensamos no nosso tempo. Além de pensarmos na urgência de cada situação,
precisamos também pensar nos resultados que nossos afazeres estão nos trazendo.
 192

A Importância da Matriz de Eisenhower

O que Covey gostaria de nos mostrar com essa matriz é que não devemos ficar focados
apenas nas tarefas que são mais urgentes no nosso dia, pois tarefas urgentes não
contribuem necessariamente para o progresso das nossas metas e objetivos. Além
disso, existem tarefas que não possuem urgência, ou seja, elas não possuem um prazo
ou uma data limite, mas ainda assim são extremamente importantes para nosso
desenvolvimento pessoal.

Não é a toa que a “Matriz de Eisenhower” se tornou uma das ferramentas mais utilizadas
quando falamos de priorização de tarefas, afinal de contas, ela constantemente nos
lembra quais são as tarefas que estão realmente nos trazendo bons resultados. Mas
não é porque uma metodologia nos traz bons resultados, que ela também está nos
trazendo os melhores resultados, principalmente nos dias de hoje.

Pense por um momento sobre como o mundo era a quase 30 anos atrás, quando o livro
de Covey foi primeiramente publicado. Em 1989, a internet ainda não estava tão
disseminada como hoje, não haviam e-mails, smartphones, mídias sociais, Google, e
você provavelmente ainda precisava levantar do sofá caso quisesse mudar o canal no
televisor.

O mundo era completamente diferente naquela época, e não podemos solucionar os

problemas de produtividade e gerenciamento de tempo que estamos tendo hoje com
pensamentos e metodologias de décadas passadas. Nós precisamos aprimorar nossa
maneira de pensar para obter resultados ainda melhores.

Pensamento Tridimensional – Significância vs. Importância vs. Urgência

Se você possui um negócio próprio, são grandes as chances de você estar passando
muito mais do que um terço (8h) do seu dia trabalhando. Afinal de contas, são tantas as
tarefas necessárias para o crescimento da sua empresa, que quando tentamos priorizar
tarefas através da “Matriz de Eisenhower”, não saímos do lugar. Ao menos
aparentemente, a quantidade de tarefas importantes no seu dia superou a
quantidade de horas que você possui para trabalhar. Todas as tarefas parecem
importantes para o crescimento do negócio, e você não consegue abrir mão de
nenhuma delas.

Entretanto, essas horas a mais que você precisa passar trabalhando estão corroendo
todas as outras áreas da sua vida. Você deixa de encontrar tempo para
relacionamentos, diversão e descanso, e consequentemente se sente exausto,
sobrecarregado, desmotivado e não realizado. Em média, uma em cada três pessoas
que eu converso hoje em dia reconhecem que estão tendo dificuldades para conciliar
vida pessoal e profissional.

Como uma defesa psicológica, essas pessoas dizem para si mesmas que essa é
apenas uma fase, que isso apenas vai durar por seis meses ou um ano. Infelizmente,
esse um ano se torna dois, esses dois se tornam cinco, esses cinco se tornam dez.
Quando você vê, os anos passaram e você chega ao final da sua carreira tão
sobrecarregado quanto estava no início.

Dessa forma, é necessário que pensemos além daquilo que é simplesmente importante,
e adicionemos mais uma dimensão a maneira com que enxergamos o gerenciamento
do tempo. Se faz necessário que comecemos a pensar muito mais em razão
de significância!
 193

O que é significância?

Basicamente, se importância é a medida de o quanto alguma coisa importa, e urgência

é o quão logo alguma coisa importa, então significância é a medida de por quanto tempo
alguma coisa importa. Em outras palavras, significantes são aquelas tarefas em que
você utiliza seu tempo hoje, de forma que você ganhe mais tempo amanhã.

A melhor forma de se priorizar, portanto, não é se questionar sobre qual a tarefa mais
importante do dia, mas sim se questionar sobre qual ou quais tarefas lhe permitem
ganhar mais tempo amanhã. A melhor maneira de priorizar tarefas, portanto,
é multiplicar o seu tempo, de forma que não passe toda a sua carreira com
exatamente os mesmos problemas de administração do tempo.

Como Multiplicar o seu Tempo – As Permissões Emocionais

Uma vez que entendamos que a melhor forma de utilizarmos nosso tempo hoje é
realizando tarefas que nos trarão mais tempo amanhã, precisamos entender como fazer
isso. Por esse motivo, Rory listou 5 permissões que buscam justamente multiplicar o
seu tempo.

Mas por que essas são permissões, e não estratégias?

Porque já fazemos muitas delas naturalmente no nosso dia-a-dia, apenas não nos
permitimos fazê-las a todo momento. Portanto, a metodologia “Procrastinate on
Purpose” defende que como primeiro passo precisamos nos fornecer a permissão
emocional para realizar cada um dos passos da metodologia.

Para melhorar a compreensão, me permita te dar um exemplo. O primeiro passo da

metodologia é eliminarmos aquilo que não está de acordo com as nossas metas. Todos
nós fazemos isso naturalmente. Enquanto que concordamos em fazer algumas coisas,
deixamos de concordar em fazer outras. Entretanto, muitas vezes não nos fornecemos
a permissão emocional para negar pedidos ou afazeres provenientes de amigos ou
colegas, não é mesmo?

Como Multiplicar o seu Tempo – O Funil do Foco

Pronto, uma vez que você entenda que multiplicar o seu tempo não está relacionado a
estratégias super inovadoras, mas sim a fornecer a você mesmo a permissão emocional
para trabalhar sobre as suas metas, podemos falar de todas as cinco permissões
defendidas por Rory. Em seu livro, ele estipula uma ordem para essas cinco permissões,
o que chama de “Funil do Foco”.
 194

Basicamente, todas as suas tarefas devem passar pelo funil antes de serem realizadas.
A passagem no funil funciona através de três níveis de perguntas:

1. Eu posso eliminar essa tarefa? Essa tarefa é absolutamente crucial para eu

alcançar as minhas metas?
2. Eu posso automatizar esse processo? É possível que esse processo seja feito
automaticamente, ao invés de exigir que uma pessoa esteja fazendo o
procedimento?
3. Eu sou a única pessoa que pode fazer isso? Apenas eu possuo o conjunto de
habilidades necessárias para execução dessa tarefa?

Os três níveis de perguntas são cruciais para que o menor número de tarefas
permaneça como nossa responsabilidade, e por isso a analogia de um funil. Muitas
tarefas entram, mas poucas tarefas saem.

Procrastinando de Propósito

Em seguida, se a tarefa passou pelos três níveis, e ainda assim precisa ser realizada
por você, então chegou a hora de fazer a última pergunta: essa tarefa precisa ser
feita agora?

Caso a resposta seja sim, o que você precisa fazer é se concentrar na tarefa, não se
distrair, e finalizá-la o mais rápido possível.

Caso a resposta seja não, o que você precisa fazer é procrastinar a tarefa. Todas as
tarefas que não devem ser feitas agora, independentemente de sua importância, devem
ser procrastinadas.

Mas o que isso significa?

Significa que todas essas tarefas voltarão ao topo do funil, até que possam ser
eliminadas, automatizadas, delegadas, ou finalmente serem executadas. Procrastinar,
portanto, não é apenas deixar para depois as tarefas que precisam ser realizadas, mas
considerar hora a hora se não existem maneiras de se eliminar, automatizar ou delegar
cada uma das tarefas que não estão sendo feitas no momento.
 195

O Funil do Foco

A metodologia “Procrastinate on Purpose” se baseia em 5 passos que foram colocados

em uma ordem lógica, de forma que você saiba exatamente qual a sequência que deve
seguir. São eles:

1. Eliminar
2. Automatizar
3. Delegar
4. Procrastinar
5. Concentrar

Vamos então entender como cada um desses passos funciona.

1. Eliminar

Bom, essa não deve ser a primeira vez que você me vê falando de eliminar tarefas. Se
você me acompanha a algum tempo, já deve ter lido o texto “Por que menos é mais? O
Poder do Essencial”.

Nesse artigo, eu explico como Warren Buffet, um dos investidores mais bem-sucedidos
do último século, prioriza suas atividades. Buffet possui duas listas: 1) Sua lista do que
deve fazer; 2) Sua lista do que não deve fazer.

Nos dias de hoje, eu diria que possuir uma lista do que você não deve fazer é tão útil,
ou até mais útil do que uma lista do que você deve fazer. Em um mundo tão cheio de
tarefas e distrações, se não ganhamos clareza sobre o que não deve ser feito, então
corremos o risco de nos frustrarmos, ao tentar fazer um pouco de tudo.

Justamente por isso, Rory coloca como o primeiro passo do seu “Funil do Foco” a
eliminação de tarefas. Nesse passo, a pergunta que você deve se fazer é “Eu posso
eliminar essa tarefa? Essa tarefa é crucial para que eu atinja as minhas metas? ”
 196

Elimine o máximo de tarefas que não estejam te aproximando da pessoa que você
gostaria de ser.

Aprenda a dizer “Não”

Mas por onde começar? Bom, eu considero um bom primeiro passo você começar a
eliminar suas tarefas entendendo o poder do “não”.

Muitas pessoas não percebem, mas todas as vezes que dizemos “sim” para alguma
coisa, estamos dizendo “não” para diversas outras. Por exemplo, todas as vezes que
você diz “sim” para assistir televisão, você está dizendo “não” para a leitura de um livro,
ou para a prática de um hobbie, ou para passar tempo com a sua família. Se você diz
“sim” para ficar navegando na internet, você está dizendo “não” para revisão das suas
metas, ou para execução de tarefas que contribuem para suas metas, ou para o seu
descanso.

Não existe algo do tipo “Eu tenho dificuldades em dizer não”. Você pode ter dificuldades
em dizer não para algumas coisas, mas está, a todo momento, negando outras
possibilidades. Ainda assim, dizer não para algumas pessoas, como o chefe, ou o
marido/esposa, é mais difícil do que dizer não para um colega ou um conhecido, não é
mesmo?

Então você me pergunta: como é que eu posso dizer não para essas pessoas? Como
eu digo não quando o resultado dessa resposta pode ter sérias implicações?

Como dizer não para o chefe ou para a “patroa”

Bom, você não precisa necessariamente dizer “não” para a pessoa. Geralmente, quando
você fornece uma visão de longo prazo sobre o que precisa ser feito, a pessoa já refletirá
se deve mudar de opinião. Por exemplo, se sua esposa te pede para levá-la na festa de
aniversário de 1 aninho do seu primo, e você não gosta de festa de crianças, o que você
faz? Pense a longo prazo, e em algo que beneficie vocês dois. A sua resposta poderia
ser algo do tipo “Olha amor, se eu te levar nessa festa, depois eu terei que ficar
trabalhando a noite. Mas se eu ficar trabalhando agora, teremos tempo para assistir um
filminho mais tarde, o que acha? ”.

Pronto, você acabou de negar o pedido, trocando ele por uma tarefa que está mais
alinhada com as suas metas (passar mais tempo com a família). Quando fornecemos a
outra pessoa uma visão de longo prazo, fica muito mais simples que a pessoa concorde
com seu ponto de vista.

2. Automatizar

O segundo ponto defendido por Rory é que precisamos buscar automatizar qualquer
processo repetitivo no nosso fluxo de trabalho. A pergunta, nessa fase seria: é possível
que esse processo seja feito automaticamente, por um computador, ou uma máquina,
ao invés de ser feito por mim?

Vamos dar um exemplo, vamos dizer que hoje você possui 3 contas diferentes de e-
mails. Todos os dias, você precisa ficar atento aos e-mails que chegam em cada uma
das caixas de entrada. Muitas vezes, você também tem dificuldades em encontrar um e-
mail, pois não sabe em qual caixa de entrada ele foi enviado.
 197

É possível automatizar o processo, de forma que você começasse a receber seus e-

mails em apenas uma caixa de entrada? Sim, é possível. Hoje em dia, a maior parte dos
provedores permite o envio automático de todos os e-mailsque chegam para outro
provedor de sua escolha. Dessa forma, você só precisa ficar de olho em uma caixa de
entrada, e economiza o tempo gasto para checar as demais.

Hoje em dia, existem plataformas especializadas apenas em automatizar tarefas. Para

citar alguns exemplos, as plataformas Zapier e IFTTT conseguem conectar e
automatizar a comunicação entre centenas de plataformas. Facebook, Twitter, Dropbox,
Instapaper, Gmail, YouTube, Instagram, Evernote, Todoist, WordPress e muitos outros.
Basta tirar um tempinho do seu dia para aprender como essas plataformas funcionam,
e tenho certeza que você não vai se arrepender!

Artigo Relacionado: Integrando e Automatizando tudo com o IFTTT

3. Delegar

A terceira permissão defendida por Rory Vaden é que devemos tentar delegar o máximo
de tarefas possíveis a nossos subordinados. Nesse passo, a pergunta que você deve
se fazer é “Eu sou a única pessoa que pode fazer isso? Apenas eu possuo o conjunto
de habilidades necessárias para execução dessa tarefa?”

Se a resposta para ambas essas perguntas for “não”, o melhor que você tem a fazer é
delegar essa tarefa para algum de seus funcionários. Mas atenção, existe uma grande
diferença entre delegar corretamente uma tarefa para um funcionário, e apenas dar
ordens para que algo seja feito.

No artigo “Como delegar de maneira eficiente, com Christian Barbosa e Zachary

Sexton”, o consultor Christian Barbosa nos fala da importância de montarmos um mapa,
ou um esquema de como delegaremos nossas tarefas. Para se delegar com eficiência,
precisamos despender o tempo necessário para que as outras pessoas entendam
exatamente o que queremos, o que para muitas pessoas pode parecer um problema.

Ainda assim, lembre-se que a metodologia “Procrastinate on Purpose” visa multiplicar o

seu tempo, despendendo tempo hoje para que você tenha mais tempo livre amanhã.
Dessa forma, é normal que ao começar a delegar suas tarefas, o tempo pareça ainda
mais curto, e você não veja imediatamente os benefícios de deixar outras pessoas
realizarem suas tarefas, mas lembre-se que a longo prazo, essa é a única forma de você
livrar tempo para fazer outras tarefas que sejam mais da sua preferência.

4. Procrastinar

Bom, se você seguiu a metodologia até aqui, e já verificou que a tarefa não pode ser
eliminada, automatizada ou delegada, chegou a hora de analisarmos se devemos
procrastinar essa tarefa ou nos concentrarmos para sua realização. A pergunta que
deve ser feita nesse passo é “Essa tarefa deve ser feita agora? Dentre todas as tarefas
que eu possuo, essa é a tarefa que me trará os melhores resultados se feita agora? ”

As respostas para essas perguntas definem quais tarefas passam para o passo 5)
concentrar, ou passam novamente ao topo do funil. Atenção para esse último ponto.
Intuitivamente, consideramos que se algo já passou pelos 3 passos anteriores do funil,
agora só precisamos agendar, ou esperar um tempo livre para executar essa tarefa.
Entretanto, Vaden aconselha em seu livro que cada tarefa seja repassada no funil todas
as vezes que for procrastinada. Isso acontece, pois, talvez a tarefa não possa ser
 198

eliminada hoje, mas isso não significa que ela não possa ser eliminada amanhã, ou
depois de amanhã, ou na próxima semana. O mesmo vale para tarefas que ainda não
foram automatizadas ou delegadas.

Portanto, todas as vezes que resolver considerar qual a melhor tarefa a ser feita agora,
repasse suas tarefas pelo funil, e veja quais podem ser eliminadas, automatizadas ou
delegadas.

5. Concentrar

Por último, apenas resta nos concentrarmos para executar a tarefa proposta.

Em seu livro, Rory Vaden faz uma analogia onde relaciona a capacidade de se
concentrar com o trabalho de fazendeiros.

Você sabe quantas por dia um fazendeiro trabalha durante a época de colheitas? Cerca
de 18 horas! Dado o fato de sua vida nos próximos anos depender daquele pequeno
espaço de tempo em que a safra precisa ser colhida, você acha que um fazendeiro pode
ficar doente durante essa época? Você acha que ele pode se dar ao luxo de ficar
cansado ou reavaliar suas opções de carreira? Não! Durante o período de colheita, o
fazendeiro precisa otimizar todos os seus esforços para que toda a safra seja recolhida.
Independentemente do que ele está sentindo, o fazendeiro precisa pensar que ele está
trabalhando o dobro do tempo agora, para que possa aproveitar seu tempo livre nas
semanas ou meses subsequentes.

Para isso, fazendeiros precisam de foco total e concentração completa no que estão
fazendo agora, o que é exatamente o que você precisa para aplicar a quinta e última
permissão da metodologia “Procrastinate on Purpose”.

Dessa forma, se você escolheu determinada tarefa como a que você deve fazer agora,
procure focar totalmente na sua execução, e não deixe que outras tarefas te distraiam
do seu caminho. Através da concentração total em apenas uma tarefa, você a finalizará
mais rápido, e terá mais tempo para rever quais são as suas próximas prioridades.

Considerações Finais

Não é à toa que o livro “Procrastinate on Purpose” já ganhou diversos prêmios, e foi
endossado por grandes empreendedores como Dave Ramsey, Seth Godin, Jon Gordon
e Jon Acuff. A metodologia de Rory realmente revela a maneira com que grandes nomes
do empreendedorismo pensam a respeito de seu tempo, e fornece uma estrutura para
que possamos utilizar esse mesmo modelo!
 199

8. PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

 Perfeito para pessoas que: Procuram delegar de maneira eficiente,

otimizando a comunicação e o treinamento dos funcionários da sua
empresa.

* https://pt.wikihow.com/Escrever-um-Procedimento-Operacional-
Padr%C3%A3o *

A Importância da Comunicação Clara

Agora eu te pergunto: alguma vez algo similar já aconteceu na sua empresa?

Obviamente, com essa pergunta, eu não estou me referindo às mortes causadas pelo
acidente. Eu digo, alguma vez a falta de uma comunicação clara e precisa entre você e
os seus funcionários já foi a causa de um grande prejuízo?

Eu poderia apostar que sim! De acordo com uma pesquisa realizada pela empresa
Fierce, que entrevistou mais de 1.400 executivos corporativos, funcionários e
educadores, cerca de 86% das pessoas apontaram que a falta de colaboração, ou a
comunicação ineficiente entre os funcionários, são as maiores causas de prejuízos no
ambiente de trabalho.

Halley Bock, chefe executivo da Fierce, ainda aponta que “Aprender a se comunicar
eficientemente leva tempo e prática. Assim como qualquer habilidade, a comunicação
deve ser cuidadosamente aperfeiçoada”.

O Nascimento do Procedimento Operacional Padrão (POP)

Após o acidente de 1856, o povo americano promoveu campanhas para que as

empresas ferroviárias implementassem melhores medidas de segurança e
comunicação.

Afinal de contas, mesmo em uma época em que não haviam telefones, era inadmissível
que trens deixassem suas estações atrasados sem se comunicar com as demais
locomotivas.

Esse foi justamente o nascimento do que chamamos hoje de “Procedimento

Operacional Padrão”, ou como é também chamado “POP”.

As empresas ferroviárias perceberam após o acidente que as instruções informais

passadas entre os seus funcionários não estavam sendo suficientes em um mundo cada
vez mais interconectado. Muitas informações relevantes estavam sendo perdidas nos
treinamentos dos novos funcionários, e, em razão disso, a taxa de acidentes evitáveis
crescia cada vez mais.

Então, elas começaram a escrever manuais, onde cada procedimento importante era
redigido passo a passo, e constantemente revisado. Se o funcionário precisava avisar
um atraso, ou talvez solicitar uma permissão internacional, todo o procedimento estava
claramente definido no manual.

O resultado foi uma queda brusca na quantidade de acidentes, e uma melhoria na

qualidade dos serviços da empresa.
 200

Até mesmo os clientes se beneficiaram das mudanças, já que começaram a receber

serviços mais consistentes. Isso porque independentemente do quão bom é o seu
produto ou serviço, não existe maneira mais rápida de perder um cliente do que lhe
entregar uma experiência inconsistente dia após dia.

Procedimento Operacional Padrão (POP) no seu Dia a Dia

Hoje, cerca de 160 anos depois do fatídico acidente, os POPs fazem parte do nosso dia
a dia. Isso porque eles são hoje adotados na manufatura dos mais diversos produtos e
serviços.

Por exemplo, se você visitar hoje a planta de uma indústria, independentemente de ela
pertencer ao ramo automobilístico, eletroeletrônico, alimentar ou estético, todas as
fábricas possuem procedimentos que detalham o passo a passo que cada funcionário
deve fazer durante o seu trabalho. Os procedimentos de limpeza, montagem, logística,
entre outros, devem estar detalhados. Basicamente, esse é o principal fator que faz com
que grandes empresas se mantenham consistentes ano após ano, nos mais diversos
países.

Outro exemplo, que talvez esteja mais próximo da sua realidade, pode ser encontrado
em qualquer companhia de fast-food. Você já se perguntou como companhias como
McDolnalds, Burguer King, Subway, Pizza Hut, entre outras, entregam serviços tão
consistentes independentemente do país ou estado onde estão trabalhando?

Isso acontece porque cada uma dessas empresas possui POPs padronizados, que
ditam a compra, o preparo e a entrega de cada um dos seus produtos.

A verdade é que embora muitas empresas ainda não tenham padronizado suas
operações, e talvez você trabalhe em uma dessas empresas, não há outra maneira de
nos mantermos consistentes na entrega dos nossos produtos e serviços que não seja
utilizando algum modelo de POP.

Delegar ou Delargar: Os Principais Benefícios dos POPs

Bom, agora que já conversamos um pouco sobre consistência, o qual é um dos

principais benefícios dos POPs, podemos começar a falar sobre alguns outros
benefícios dessa prática, os quais também são extremamente importantes. São eles:

1. Delegar Tarefas se Torna Extremamente Fácil

Uma das maiores dificuldades que líderes e gestores possuem no seu trabalho é delegar
as suas tarefas. Isso é entendível, afinal de contas, delegar eficientemente envolve um
grande comprometimento com o tempo de treinamento do seu funcionário, ensinando o
passo a passo de cada procedimento, e revisando a sua realização para encontrar
possíveis erros.

Dessa forma, eu também não me surpreendendo quando vejo líderes e gestores

“delargando” as suas tarefas ao invés de delegar. Como ninguém tem tempo a perder,
infelizmente é muito comum que as tarefas sejam transmitidas informalmente, sem que
haja um treinamento adequado para a sua realização.

Eu digo infelizmente porque isso muitas vezes leva a grandes prejuízos, tanto
financeiros, quanto de tempo, que poderiam ser evitados.
 201

Evitar esse tipo de dificuldade é também uma das principais funções de um POP. Isso
acontece porque no POP são colocadas informações detalhadas a respeito de cada
procedimento, otimizando assim o treinamento de novos funcionários, e permitindo que
nenhuma informação seja perdida no processo.

2. Reduzir o Tempo de Treinamento

Bom, da mesma forma que o POP é benéfico para o líder ou o gestor que está
delegando sua tarefa, ele também é bom para o funcionário que está aprendendo sua
nova função.

Isso acontece porque os POPs fornecem uma estrutura para o funcionário entender qual
é exatamente as suas responsabilidades, enquanto minimiza a dependência de
supervisor para execução do seu trabalho.

Basicamente, desde o início do seu treinamento, o funcionário já sabe exatamente o

que deve fazer, e qual é a melhor maneira de fazê-lo atualmente.

3. Não perder mais informações

Alguma vez você já deixou de demitir um funcionário pelo medo de que seu
conhecimento fosse perdido ao deixar a empresa? Ou talvez já tenha passado pela
terrível sensação de ver um bom funcionário pedir a conta, e levar com ele dados
importantes para o seu trabalho?

Pois é, quando os procedimentos da empresa estão documentados, fica muito mais fácil
superar o déficit da demissão ou saída de um funcionário. Fica fácil contornar a situação,
já que todo o conhecimento é mantido dentro da empresa, e não pode ser levado
embora pelos seus funcionários.

4. Assegurar que seu cliente está tendo o melhor serviço possível

Como existe uma maneira padrão de lidar com os questionamentos dos clientes,
reembolsos, promoções, acompanhamento etc., você pode ter certeza de que cada
cliente é tratado de forma justa e igual, melhorando a opinião dele sobre você.

Basicamente, essa é a sua forma de fornecer o melhor serviço possível para cada
comprador.

Como Criar o seu próprio POP

Bom, até aqui eu espero já ter te convencido a começar a utilizar POPs na sua própria
empresa. Se esse é o caso, o próximo passo que precisamos dar é entender qual a
estrutura de um POP, e como podemos começar a utilizá-los.

Basicamente, não existe forma certa ou errada de se fazer um POP. Cada empresa
adapta essa estratégia para sua própria realidade, e encontra a sua própria forma de
fazer com que ela funcione. Ainda assim, algumas práticas são seguidas na maior parte
das empresas. São elas:
 202

1. Presença de um Organograma

Não importa se sua empresa é grande ou pequena. Não importa qual o seu ramo de
atuação, ou quantos clientes você possui. Se você tem dois ou mais funcionários, você
precisa ter um organograma que mostre a cadeia de comando dentro da sua empresa.

Isso significa que nos seus POPs você criará um quadro, mostrando quais são os
responsáveis por cada tarefa, e quais são os supervisores dessas pessoas. Dessa
forma, seu funcionário sempre saberá para quem deve informar um erro no
procedimento, ou quem deve comunicar caso seja necessário alterar alguma etapa do
processo.

Esse passo, portanto, ajuda seus subordinados a entenderem quem são seus
supervisores diretos, e qual é o seu papel em todo o processo.

2. Instruções Detalhadas

Bom, se o seu objetivo com os POPs é atingir e manter um bom nível de consistência
nos seus produtos e serviços, então nada mais justo que seus funcionários tenham
informações detalhadas de como fazer isso.

Justamente aqui, entramos em um ponto crítico da técnica. Isso porque aqui está a
chave para seus funcionários seguirem ou não o que está escrito no POP. Basicamente,
se você procurar por exemplos de POPs online, a maior parte do conteúdo que você
encontrará serão manuais chatos, cheio de jargões técnicos, que parecem mais
confundir do que ajudar aqueles que estão lendo.

Dessa forma, quando estiver redigindo seus POPs, utilize apenas uma linguagem
simples, e de fácil compreensão. Caso seja necessário utilizar palavras específicas da
sua área de atuação, não assuma que as pessoas entendem exatamente do que se
trata sem explicação. Coloque o que elas significam em algum ponto do documento.

Ao escrever cada procedimento, assegure-se que os resultados serão dependentes do

seu sistema, e não das pessoasque estão realizando o procedimento.

Além disso, caso não seja você quem está redigindo o POP, tenha certeza de colocar
alguém de dentro da sua empresa para fazê-lo. Isso porque as pessoas tendem a não
confiar muito nos procedimentos redigidos por estranhos, já que eles não entendem
claramente quais são as complexidades da sua organização.

3. Checklists com Resultados Mensuráveis

Por último, uma tática extremamente comum na criação de POPs é a definição

de checklists. Os POPs são essencialmente checklists com algumas instruções.

Ainda assim, tenha certeza de criar uma lista fácil de entender, fácil de verificar, e com
resultados concretos a serem alcançados.

Isso significa que apenas colocar no seu checklist “Promover Produto” pode não ser o
suficiente. Muito melhor que isso seria “Contatar por telefone 5 potenciais clientes”.
 203

4. Elaborado, Verificado e Aprovado

Por último, uma prática muito comum na elaboração de POPs é a presença de um área
onde constam:

1. Quem elaborou o documento;

2. Quem revisou o documento;
3. Quem aprovou o documento;

Essa medida, que confirma que ao menos 3 pessoas leram e aprovaram o documento,
permite que menos erros passem desapercebidos. Além disso, garante que o
procedimento foi visto por pessoas com diferentes pontos de vista sobre o
procedimento, e que todas concordam que o procedimento está bem explicado da
maneira que foi colocado.

Ao longo do tempo, é muito provável que seus POPs precisem de revisões. É muito
comum seus diferentes procedimentos serem aprimorados, ou precisarem de alguma
alteração a mais.

Quando isso acontecer, tenha certeza de que as alterações serão documentadas,

revisadas e aprovadas. Retire de circulação os POPs antigos, que não foram alterados,
permitindo que, a partir daquele momento, todos os seus funcionários executem apenas
o novo procedimento.

Colocando o POP em Prática

Procurando na internet, eu encontrei um vídeo que exemplifica bem o que estamos

conversando aqui hoje. Esse vídeo foi gravado pelo Henrique Carvalho, do Viver de
Blog, e é um grande exemplo prático de como aplicar procedimentos operacionais
padrão até mesmo para processos criativos, como a gravação de vídeos.

Perceba, em primeiro lugar, que o Henrique Carvalho utiliza o sistema “Kanban Pessoal”
para organizar seu fluxo de trabalho, com algumas modificações comumente atribuídas
ao sistema “Scrum”. Dessa forma, ele consegue saber o que cada um de seus
funcionários está fazendo, e manter uma organização espetacular na produção dos seus
conteúdos e produtos.

Em segundo lugar, perceba que ele utiliza a opção de checklists nativa do Trello, de
forma que ele consiga saber a todo momento qual o próximo passo que precisa dar para
cada um de seus projetos. Perceba também que ele consegue colocar diferentes
pessoas como responsáveis para cada tarefa, estabelecendo assim a estrutura
organizacional da sua empresa.

Considerações Finais

A definição de um POP é uma estratégia chave para atingir consistência na sua

empresa.

Independentemente do tamanho do seu negócio, procure documentar ao máximo cada

um dos seus procedimentos, de forma que cada pessoa no seu time,
independentemente de sua função, consiga realizar um trabalho ao menos razoável com
a utilização do POP.
 204

9. SEIS CHAPÉUS DO PESAMENTO

 Perfeito para pessoas que: Precisam melhorar o aproveitamento de

suas reuniões.

* https://www.youtube.com/watch?v=ZzcFWBCMIv4 *

Os Seis Chapéus do Pensamento

Qual o principal obstáculo que te impede de pensar com clareza? A resposta: confusão!

Quando nós processamos informação, nos confrontamos com um número variado de

pensamentos ao mesmo tempo: alguns são emocionais, outros informativos, outros são
lógicos e outros ainda são criativos. Tentar processar todos eles ao mesmo tempo é
como fazer malabarismo.

A solução? O método dos Seis Chapéus do Pensamento.

Então, vamos começar dando um exemplo de como ele pode ser utilizado. Vamos dizer
que você é um gerente, e deseja saber qual a reação emocional que sua equipe
possui sobre determinado projeto. Contudo, você sabe que seu time não mostrará suas
verdadeiras emoções facilmente em uma reunião, pois as pessoas sentem medo de
serem julgadas por suas emoções e preferem muitas vezes evitar esse assunto.

Ainda assim, se você aplicar o método e ensinar a todos os integrantes da equipe que
o chapéu vermelho se refere aos pensamentos emocionais, você poderia falar “Vamos
tentar pensar um pouco com o chapéu vermelho agora”. A neutralidade da cor permite
que a equipe pense emocionalmente sem se sentir constrangida.

Por isso, na prática, sempre nos referimos aos chapéus pela cor, e nunca pela sua
função.

O que cada chapéu simboliza?

Certo, uma vez que você entenda que os chapéus são sempre referenciados pelas
cores e não pelas funções, é justo que sua próxima pergunta seja, “Mas o que cada
chapéu simboliza? ”

É nessa discussão que entraremos a seguir:

Chapéu Branco – pense como um computador

Se você imaginar um computador, todo seu processamento é baseado puramente em

cálculos, e em fatos predeterminados. Ele faz o que é programado para fazer, sem
interpretar se o que está fazendo é bom ou ruim.

Esse tipo de pensamento é o que temos com o chapéu branco.

O chapéu branco é utilizado para discutir as informações que já estão atualmente

disponíveis e identificar informações que podem ser necessárias no projeto. Quando
estiver utilizando o chapéu branco, você não estará se preocupando com opiniões, mas
apenas com os fatos. Aqui, você não se preocupara com o que acredita ser verdade, as
com dados estatísticos.
 205

Então, quando o chapéu branco é mais recomendado?

Utilize esse chapéu quando estiver iniciando um novo projeto, e precisa de uma base
concreta de discussão baseada em informações coletadas previamente. Assim, você
pode contemplar quais informações você já tem sobre o projeto e averiguar quais
informações ainda estão faltando.

Por exemplo, para uma estratégia de marketing, é importante que todos os integrantes
da equipe consigam ver alguns números, como o orçamento e a abrangência da
campanha.

Chapéu Vermelho – seja honesto com as suas emoções

Então, o que é o contrário de pensar com neutralidade, objetividade e dados

estatísticos? Esse é o chapéu vermelho, portanto se prepare aqui para abrir suas
emoções.

Ao usar esse chapéu, todos os integrantes da equipe podem se abrir e expressar o que
estão sentindo sem precisar se explicar ou justificar.

Basicamente, as suas intuições são baseadas em experiências, então é importante que

você fale coisas como “Eu sinto que essa estratégia é um pouco arriscada”, pois isso
pode ser útil na discussão. Dessa forma, é também importante aqui que o líder do grupo
nunca peça para que as pessoas expliquem ou validem o que estão sentindo.

Uma vasta gama de sentimentos pode ser expressa aqui. Desde entusiasmo (“Eu amei
o projeto!”), até sentimentos ambivalentes (“Ainda não tenho tanta certeza”), ou ainda
sentimentos de descontentamento (“Eu odiei isso!”).

Chapéu Preto – preocupações e resultados negativos

O chapéu preto se refere aos cuidados que precisamos tomar durante o projeto. Ele se
preocupa em balancear os prós e contras, e pesar isso contra seus valores pessoais ou
da empresa. Ele nos impede de trabalharmos contra nosso melhor interesse, nos
alertando de atividades ilegais, perigosas ou não muito rentáveis.

Com o chapéu preto, é permitido criticar e demonstrar seus julgamentos relacionados

ao projeto. Apontar erros e dificuldades que podem impedir a conclusão de suas tarefas.

Apenas tenha cuidado para não passar muito tempo com o chapéu preto, ou ser
cuidadoso acima do necessário. Algumas pessoas passam muito tempo encontrando
as falhas de cada projeto, e como consequência acabam não progredindo muito nas
alternativas. Lembre-se que todo projeto possui diversas falhas no início, mas isso não
significa que você não deveria investir na sua realização.

Chapéu Amarelo – o eterno otimista

Você já teve algum momento na vida em que tudo parecia ser possível? Esses
momentos ocorrem quando você está pensando com o chapéu amarelo. Ele se
caracteriza por pensamentos otimistas e voltados aos possíveis benefícios do que estão
sendo discutidos.
 206

Pensar com o chapéu amarelo é muitas vezes mais complicado que pensar com o
chapéu preto. Nosso cérebro está muito mais projetado parar nos alertar de possíveis
perigos do que para encontrar possíveis benefícios. Ainda assim, ao cultivar o chapéu
amarelo você estará desenvolvendo a habilidade de encontrar valor em ideias não muito
atrativas, o que pode vir bem a calhar dentro da sua empresa.

Agora, isso não significa que você estará sonhando. O chapéu amarelo idealmente se
baseia em argumentos lógicos. Ser otimista não significa que devemos nos enganar.
Dessa forma, esse chapéu não deve ser usado para fantasiar sobre como o novo plano
de marketing salvará a sua empresa da falência, ou sobre como você ficará bilionário e
aparecerá em todas as revistas de negócios.

Utilize o chapéu amarelo para pensar sobre o que o novo plano de marketing
pode realisticamente alcançar para a sua empresa.

Chapéu Verde – buscando por alternativas

Chegou a hora de despertar sua criatividade! O chapéu verde se refere às novas ideias,
conceitos, alternativas e alternativas para alternativas.

Usar o chapéu verde significa estar aberto para novas possibilidades de melhoria para
sua situação, e considerar até mesmo aquelas ideias malucas que parecem impossíveis
de serem feitas.

O chapéu verde é comumente utilizado para buscar alternativas para os empecilhos

encontrados durante o chapéu preto. Enquanto que o chapéu preto pode te ajudar a
encontrar os principais perigos na sua nova estratégia de marketing, o chapéu verde
pode te ajudar a criar novos caminhos que evitem totalmente esses riscos.

Durante o chapéu verde, é importante também que o líder do grupo dê a palavra para
as pessoas que não se consideram muito criativas. Isso porque criar algo totalmente
novo é um processo coletivo, e não deve depender apenas de uma pessoa. Todos nós
conseguimos ser criativos quando começamos a nos esforçar.

Chapéu Azul – ganhando perspectiva

Por último, o chapéu azul funciona como um “gerente” dos demais chapéus. Ele é
comumente utilizado no início das reuniões para definir o propósito da reunião e decidir
quais chapéus devem ser utilizados.

Talvez, essa próxima reunião precise mais de chapéus pretos e verdes, mas a próxima
precisará da presença dos chapéus amarelos e vermelhos. Independente do caso, essa
decisão é sempre tomada com o chapéu azul.

Tipicamente, o líder da equipe permanecerá utilizando o chapéu azul durante toda a

sessão, pois é o responsável por comandar qual a sequência de chapéus que serão
utilizados. Contudo, podem também existir reuniões em que todas as pessoas utilizem
esse chapéu, permitindo a todos fazerem sugestões processuais.

Além disso, ao final de toda reunião, cabe ao integrante com chapéu azul averiguar
quais serão os próximos passos que serão dados depois de finalizada a sessão.
 207

Como usar cada chapéu?

Uma vez que você entenda o que cada chapéu simboliza, chegou a hora de
conversarmos sobre como devemos utilizá-los. Existem basicamente duas formas de
usarmos cada chapéu: um único chapéu por reunião, ou em sequência.

Utilizando Apenas Um Chapéu

Quando apenas um chapéu é escolhido para determinada reunião, ele funciona como
um símbolo de que você quer se concentrar em um tipo particular de pensamento.
Dessa forma, ao assegurar que todos os integrantes da equipe estejam vendo o
problema da mesma perspectiva, a linha de raciocínio se aprofunda e você chega a
conclusões que não conseguiria de outra forma.

Uma vez que as pessoas sejam treinadas no vocabulário e uso dos chapéus, elas
saberão exatamente como responder ao seu pedido: peça para pensarem com o chapéu
verde e todos saberão que devem começar a procurar por alternativas.

Utilizando Chapéus em Sequência

A outra forma de utilizar os chapéus é em sequência. Nesse caso, utilize quantos

chapéus preferir e em qualquer ordem, dependendo do que o grupo quer alcançar. Por
exemplo, o líder do grupo pode pedir que todos troquem de chapéu branco para
amarelo, deixando totalmente de lado o chapéu vermelho.

Os membros do grupo precisam da disciplina para usar e manter apenas o chapéu

escolhido e solicitado no presente momento. Para isso, é necessário que exista um líder
de discussão, que tenha o poder de mudar os chapéus, e chamar a atenção daqueles
que estejam fugindo do tema do chapéu.

Para otimizar a utilização do tempo, você também pode cronometrar um minuto para
cada membro da reunião falar no chapéu escolhido. Dessa forma, você pode
primeiramente escolher o chapéu preto, e pedir para todos falarem por um minuto sobre
os impactos negativos que conseguem ver no projeto. Em seguida, escolha o chapéu
verde e cada pessoa começa a buscar alternativas que combatam os impactos
negativos que encontraram previamente.

Considerações Finais

Bom, agora que você aprendeu a estratégia dos seis chapéus, você pode estar se
perguntando por que você utilizaria essa estratégia. A resposta é simples: ela
economiza seu tempo e dinheiro, e principalmente reduz o tempo de discussões em
reuniões. Isso porque as linhas de raciocínio dos seus colaboradores não ficarão mais
perdidas durante as reuniões. Com os seis chapéus, você pode organizar a discussão
e não perder tempo com maus entendidos.

Além disso, você pode facilmente visualizar que tipos de pensamentos são mais comuns
no seu grupo, e quais deles estão faltando. O importante não é que cada pessoa seja
excelente com cada um dos chapéus, mas que quando estejam em grupo, somem todas
as suas habilidades para criar e executar ideias inovadoras e rentáveis.
 208

10. PARETO

I. O Que é o Princípio de Pareto?

Conheça Vilfredo Pareto

Aproximadamente em 1897, um homem chamado Vilfredo Pareto estava mexendo no

seu jardim, quando fez uma descoberta interessante.

Pareto percebeu que uma pequena quantidade das vagens de ervilha no seu jardim
produzia a maior parte dos grãos.

Pareto tinha uma mente matemática. Ele trabalhava como economista, e um de seus
legados mais duradouros foi justamente transformar a economia em uma ciência
enraizada em números e fatos concretos. Ao contrário de muitos economistas da época,
suas publicações científicas e livros eram preenchidos com equações.

Dessa forma, as ervilhas em seu jardim colocaram seu cérebro matemático para
funcionar. E se essa distribuição desigual também estivesse presente em outras áreas
da vida?

O Princípio de Pareto

Na época, Pareto também estudava a distribuição de riqueza em vários países

europeus. Como era italiano, ele começou seus estudos analisando a distribuição de
renda na Itália.

Para sua surpresa, ele descobriu que aproximadamente 80% das terras na Itália eram
propriedade de apenas 20% da população. De maneira similar às vagens no seu jardim,
a maior parte dos recursos era controlada por uma pequena porção das pessoas.

Pareto então seguiu a sua análise com outros países, e em pouco tempo um padrão
começou a imergir.

Por exemplo, depois de analisar os registros de imposto de renda britânico, ele percebeu
que aproximadamente 30% da população na Grã-Bretanha ganhava cerca de 70% da
renda total do país.

O ponto principal, como percebeu Pareto, não estava nas porcentagens, mas sim no
fato de que a distribuição da riqueza em toda a população era previsivelmente
desbalanceada.

Isso é, mesmo quando ele analisava diferentes países, e em diferentes períodos de

tempo, um pequeno número de pessoas sempre controlava a maior parte dos recursos.

Embora Pareto percebesse a importância e o vasto uso do seu achado, ele não foi muito
bom em explicá-lo. Ele seguiu seus estudos com uma série de teorias sociológicas,
principalmente focadas nas elites, as quais foram sequestradas pelo regime fascista.

Enquanto alguns poucos economistas, principalmente nos Estados Unidos,

percebessem a sua importância, os achados de Pareto não iriam se popularizar até
depois da Segunda Guerra Mundial, com a ajuda de um pioneiro chamado Joseph
Moses Juran.
 209

Conheça Joseph Juran

No final dos anos 30, um grupo de executivos da General Motors (GM) fez uma
descoberta intrigante, a qual abriria as portas para grandes avanços tecnológicos.

Um dos seus leitores de cartões (dispositivos utilizados em computadores antigos)

começou a produzir dados sem nexo. Enquanto investigavam a máquina com problema,
eles descobriram uma forma de criptografar mensagens, algo que possuía muito valor
na época.

Isso é, desde o surgimento das máquinas Enigma (codificadoras alemãs utilizadas na

Primeira Guerra Mundial), criptografar e decodificar mensagens se tornou assunto de
segurança nacional, atiçando ainda mais a curiosidade do público.

Os executivos da GM rapidamente ficaram convencidos de que seu código acidental era

indecifrável. Contudo, um consultor vindo da Western Eletric não concordou e aceitou o
desafio de decifrar o código.

Ele virou a noite trabalhando, e por volta das três horas da manhã conseguiu decifrá-lo.
Seu nome era Joseph Moses Juran, sendo que esse incidente seria mais tarde citado
como o ponto de partida para decifrar um código ainda mais complexo.

Como resultado do sucesso que obteve, Juran foi convidado por um executivo da GM
para analisar algumas pesquisas sobre controle salarial, as quais seguiam uma fórmula
descrita por um economista pouco conhecido na época chamado Vilfredo Pareto.

Juran mergulhou fundo nas publicações de Pareto, e consequentemente começou a

fazer ligações que iam além do que ele havia previsto.

Isso é, enquanto Pareto havia percebido que 80% das terras italianas eram controladas
por 20% da população, Juran notou que 80% dos problemas em uma fábrica eram
provenientes de apenas 20% das falhas.

Esse desequilíbrio não só fazia sentido na sua experiência, como ele passou a suspeitar
que se tratava de uma regra universal, com potenciais maiores do que todos
imaginavam.

O Princípio 80/20

Enquanto escrevia seu livro “Quality Control Handbook [Manual do Controle de

Qualidade]”, Juran queria dar um nome curto para o conceito descoberto por Pareto.

Dessa forma, uma das ilustrações do seu manuscrito foi intitulada “O Princípio de Pareto
da distribuição desigual”. Enquanto que outros teriam chamado de “Lei de Juran”, ele
preferiu “O Princípio de Pareto”.

Hoje, o Princípio de Pareto é conhecido por diversos nomes, incluindo o “Princípio do

80/20”, “Distribuição A-B-C”, “Lei dos Poucos Vitais” ou “Princípio de Escassez do
Fator”.
 210

Ele não é apenas uma teoria. É uma certeza da natureza, provável e previsível, e uma
das maiores verdades relativas já descobertas sobre produtividade.

Richard Koch, em seu livro “O Princípio 80/20” definiu-o melhor do que ninguém: O
Princípio 80/20 afirma que as menores causas e os menores investimentos ou esforços
geralmente levam aos maiores resultados, aos rendimentos mais expressivos, ou às
mais valiosas recompensas”.

Em outras palavras, 20% dos seus esforços resultam em 80% dos seus
resultados. Cerca de 20% dos seus clientes, geram 80% dos seus lucros. Cerca de
20% das suas amizades, trazem 80% da sua diversão. Cerca de 20% das suas metas,
carregam o potencial de trazem 80% das suas realizações.

Adaptado do Livro “A Única Coisa“

Isso é, no mundo do sucesso, as coisas não são iguais. Uma pequena quantidade das
causas cria a maioria dos resultados. O esforço seleto em algumas poucas atividades
cria quase todos os seus prazeres e realizações.

O Princípio de Pareto Ganha o Mundo

Na época, de maneira similar ao que havia acontecido com Pareto, nenhuma grande
indústria nos Estados Unidos estava interessada nas teorias de Juran. Dessa forma, em
1953 ele foi convidado para dar uma palestra no Japão, onde aí sim encontrou uma
plateia receptiva.

Juran trabalhou no Japão até os anos 70, onde foi capaz de transformar o valor e
qualidade dos produtos japoneses, ajudando assim na ascensão e crescimento do país
depois da devastação provocada pela Segunda Guerra Mundial.

Após 1970, as suas ideias finalmente começaram a ser ouvidas nos Estados Unidos,
fazendo com que Juran voltasse ao seu país, e fizesse por ele o que havia feito no
Japão.

A empresa IBM (International Business Machines) foi uma das primeiras a utilizar as
estratégias de Juran, o que explica porque a maior parte dos especialistas em
informática treinados nos anos 60 e 70 estão familiarizados com a ideia.
 211

Em 1963, a IMB descobriu que cerca de 80% do tempo gasto por um computador era
executando apenas 20% do seu código operacional. Dessa forma, a companhia
imediatamente investiu em reescrever os códigos mais usados, de forma que se
tornassem mais acessíveis e eficientes.

Assim, a IBM foi capaz de produzir os computadores mais rápidos da época,

sobrepondo seus maiores competidores. Mais tarde, empresas
como Microsoft, Apple e Lotus utilizaram o Princípio de Pareto com ainda mais afinco,
tornando as máquinas da geração seguinte ainda mais rápidas e eficientes.

Hoje, mais de um século após a descoberta inicial de Pareto, o princípio 80/20 é utilizado
com as mais diversas aplicações, provocando descobertas controversas na astronomia,
em startups tecnológicas, na indústria de imóveis, e até mesmo em diferentes esportes.

II. Exemplos do Princípio de Pareto

Exemplos da Vida Real

É possível que nesse momento você ainda não esteja percebendo o impacto e os
diversos exemplos que temos do Princípio de Pareto na nossa vida cotidiana. Dessa
forma, é importante ilustrarmos sua aplicação com mais alguns exemplos.

– Enquanto que 77 diferentes nações competem na Copa do Mundo, apenas três países
– Brasil, Alemanha e Itália – ganharam 13 das 20 Copas já disputadas.

– No Brasil, apenas 5 estados brasileiros (São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Rio
Grande do Sul e Paraná) representam uma participação de cerca de 65% do PIB
nacional.

– Segundo dados de 2016, 8,2% da população do mundo controla cerca de 86,2% das
riquezas globais. Em 2015, apenas um site de pesquisa, o Google, recebeu cerca de
64% de todas as buscas feitas na internet.

– Em uma entrevista feita com Nathan Myhrvold, ex-diretor de tecnologia da Microsoft,

ele disse que os programadores mais talentosos não são 10, ou 100 ou 1.000 vezes
mais produtivos que um programador comum. Eles são 10.000 vezes mais produtivos!

A realidade avassaladora é que vivemos em um mundo onde tudo não vale nada e
pouquíssimas coisas possuem um valor excepcional. Como escreveu John Maxwell,
“Não é possível superestimar a desimportância de praticamente tudo”.

Exemplo Divertido e Não Matemático

Mesmo com exemplos da vida real, é possível que o Princípio de Pareto ainda esteja
um pouco abstrato para você. Sendo assim, quero lhe mostrar um exemplo mais
concreto, que não se baseia puramente em matemática.

Dê uma olhada nesse excelente vídeo de um artista desenhando um carro no Microsoft

Paint. É realmente incrível o que ele consegue fazer com uma ferramenta tão simples:

Agora, vamos desconstruir o vídeo. Como ele tem aproximadamente 5 minutos de

duração, cada minuto conta como 20% do processo. Dê uma olhada em como o carro
evoluiu ao longo do tempo.
 212

* https://www.youtube.com/watch?v=ElrldD02if0 *

Agora, vamos dizer que o artista estava criando potenciais designs para um cliente.
Nesses 5 minutos, ele poderia apresentar:

 Um único protótipo com muita qualidade (Nível 5);

 Um carro razoavelmente detalhado (Nível 3) e um rascunho colorido (Nível 2);
 5 Rascunhos (5 diferentes carros em Nível 1).

Embora um carro em nível 5 seja muito melhor do que um carro em nível 1, a questão
aqui não é essa. O intuito aqui é descobrir como você maximizar a utilização do seu
tempo.

Indiscutivelmente, isso dependerá das intenções do seu cliente. Por exemplo, muitas
vezes, o cliente pode nem saber qual modelo de carro ele quer, e muito menos em qual
cor quer. Dessa forma, utilizar todo o seu tempo para criar um desenho nível 5 não faria
muito sentido nesse caso.

Durante a fase de planejamento, faz muito mais sentido utilizar seu tempo com 5
protótipos rápidos, que facilitarão a decisão do cliente. Isso porque depois de 1 minuto
(20% do tempo), já temos uma ótima compreensão sobre como será o resultado final.

III. Por Que o Princípio de Pareto é Importante?

Ao meu ver, o principal motivo pelo qual o Princípio de Pareto é importante é que ele é
contra intuitivo.

Normalmente, nós tendemos a esperar que todas as causas tenham aproximadamente

a mesma significância. Todos os clientes são igualmente valiosos. Todos os
funcionários de uma mesma categoria possuem valor equivalente. Cada dia, cada
semana e cada ano possuem a mesma significância.

Cada um de nossos amigos tem um valor aproximadamente igual para nós. Cada
ligação telefônica deve ser tratada da mesma forma. Cada problema tem uma grande
quantidade de causas, e que não vale a pena isolar apenas algumas delas.

Nós tendemos a assumir que 50% das causas são responsáveis por 50% dos
resultados. Essa é a forma natural, quase democrática, de se esperar que causas e
resultados sejam balanceados.

Contudo, essa forma de pensar é totalmente imprecisa, e até mesmo prejudicial para o
nosso dia a dia. Na realidade, quando dois conjuntos de dados relativos a causa e efeito
são relacionados e examinados, o resultado mais esperado é que exista um padrão de
desigualdade.

Essa desigualdade pode ser 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 99/1, ou qualquer outro número
entre eles. Na realidade, eles nem mesmo precisam somar 100.

Você perceba isso ou não, esse princípio se aplica a toda a sua vida pessoal,
profissional e social. Ao entendê-lo, você terá uma ideia muito melhor a respeito do está
acontecendo no seu mundo.
 213

A mensagem principal desse artigo é que cada um dos seus dias pode ser amplamente
melhorado através do Princípio de Pareto. Para cada pessoa, e até mesmo para cada
empresa, é possível obter muito mais valor, utilizando muito menos esforço e
investimento.

O Princípio de Pareto Levado ao Extremo

Embora a simples utilização do Princípio de Pareto já seja amplamente efetiva, existem

ainda pessoas que gostam de ir além, levando o princípio ao extremo.

Isso é, elas não se contentam em encontrar apenas os 20% que levam a 80% dos
resultados. Elas continuam para encontrar quais são os 20% dentro dos 20%, encontrar
o que há de mais vital dentro daquilo que já é vital.

Para facilitar seu entendimento, peguemos o exemplo dado por Gary Keller em seu livro
“A Única Coisa”. Em 2001, Keller convocou uma reunião com seu time de executivos
para decidir quais seriam as melhores estratégias para o desenvolvimento do seu
negócio.

O desafio do grupo era pensar em 100 diferentes maneiras de crescer, e assim se tornar
um dos grandões do seu ramo. Um dia inteiro foi necessário para criar a lista. No dia
seguinte manhã, o desafio do grupo foi outro. Dessas 100 diferentes ideias, quais seriam
as 25 melhores?

Então, dessas 25 ideias, quais seriam as 5 melhores? Por último, das 5 melhores ideias,
qual era a melhor ideia?

Foi decidido que Keller escreveria um livro sobre como se tornar um executivo de elite
no seu ramo de atuação (imobiliário). Deu certo! Oito anos depois, esse livro não
apenas se tornou um best-seller nacional, como também deu início a uma série de livros
com vendas totais acima de um milhão de cópias.

No ramo que concentra mais de um milhão de pessoas, uma única coisa mudou a
imagem da empresa para sempre.

Agora, pare e faça as contas. Uma ideia entre cem é levar o Princípio de Pareto ao
extremo. É aplicar 20% dentro do 20%, e fazer isso ainda mais uma vez. É pensar
grande, mas com simplicidade. É aplicar o princípio a um desafio empresarial, e de
forma verdadeiramente poderosa!
 214

IV. Como Aplicar o Princípio de Pareto

O Poder das Perguntas

Uma vez que agora você já entende o que é e porque o Princípio de Pareto é importante,
chegou a hora de nos aprofundarmos em como podemos utilizá-lo da melhor maneira.

Ao meu ver, uma das melhores formas de aplicarmos o Princípio de Pareto, e notarmos
a real desigualdade entre nossos esforços e resultados, é utilizando diferentes
perguntas, as quais captam a essência do que Pareto e Juran postularam.

Nesse momento, é possível que você se pergunte: “Por que focar em uma pergunta,
quando o que realmente desejamos é uma resposta?”. Simples!

As respostas vêm das perguntas, e a qualidade de qualquer resposta é diretamente

determinada pela qualidade da questão feita. Faça a pergunta errada, e terá a resposta
errada. Faça a pergunta certa, e terá a resposta certa. Faça a pergunta mais poderosa
que você pode fazer, e a resposta pode mudar a sua vida!

Artigo Relacionado: Elevando os Padrões: Como Está a Qualidade das Suas

Perguntas?

Pergunta 1 – Se você tivesse um ataque cardíaco, e precisasse trabalhar apenas

2 horas por dia, o que você faria?

Não cinco horas, nem quatro horas e nem mesmo três – apenas duas horas. Se você
pudesse trabalhar apenas duas horas por dia, que seja por motivo de saúde, então o
que você faria?

Eu já consigo ouvir seu cérebro borbulhando com respostas: Isso é ridículo. Impossível!
Eu nunca conseguiria fazer isso!

Bom, o intuito também não é esse. Eu não quero que você trabalhe apenas duas horas
por dia. Ainda assim, esse é um bom começo. É um exercício para mudar seus padrões
de pensamento, e fazer você focar nos 20% mais importantes do seu dia.

Além disso, se eu te dissesse que você precisaria trabalhar por alguns meses dormindo
apenas 4 horas por noite, você acha que conseguiria? Provavelmente não. Ainda assim,
milhões de novas mães e pais fazem isso todos os dias.

Considere que esse exercício não é opcional. Se após passar por três cirurgias, seu
médico te avisasse que você pode trabalhar por apenas duas horas por dia nos
próximos três meses, como você conseguiria fazer isso?

Pergunta 2 – Se você tivesse um segundo ataque cardíaco, e agora precisasse

trabalhar no máximo duas horas por semana, o que você faria?

Digamos que você teve um segundo ataque cardíaco por não cumprir as
recomendações médicas, e agora sua única chance de sobrevivência é trabalhar por no
máximo duas horas na semana, então o que você faria?

Parece impossível? É justamente isso que eu espero desse exercício! Quando

consideramos algo que parece impossível de ser feito, é aí que precisamos mudar
 215

drasticamente nossa forma de pensar e de resolver problemas. Não podemos mais

depender das normas comuns, daquilo que estamos acostumados.

Precisamos de novas ideias, precisamos pensar fora da caixa. Precisamos pensar sobre
diferentes alternativas, sobre diferentes parcerias, e sobre diferentes formas de sermos
mais produtivos.

Além disso, como um bônus, você pode pensar sobre qual o dia/horário que você
escolheria para trabalhar? Qual o dia/horário da semana que você executa seu melhor
trabalho?

A respostas dessas perguntas revelam o dia/horário que deve ser totalmente protegido
por você. Protegido para você, de forma que todas as semanas você consiga fazer o
seu melhor trabalho.

Pergunta 3 – Se você tivesse uma arma apontada para sua cabeça, e precisasse
remover 4/5 das atividades que estão na sua lista de afazeres, quais seriam essas
tarefas?

Mudando um pouco de cenário, vamos dizer que alguém esteja ameaçando a sua vida,
ou talvez a vida dos seus filhos, sob o preceito de que você deve eliminar 4 de cada 5
tarefas da sua lista de afazeres, então o que você faria?

A simplicidade requer que você seja implacável! Se você tivesse que parar de fazer
atividades que consomem seu tempo: e-mail, telefonemas, conversas, papelada,
reuniões, publicidade, clientes, fornecedores, produtos, serviços, etc., o que você
eliminaria para ter o mínimo efeito sobre a sua renda?

Usada mesmo uma vez por mês, esta questão sozinha pode manter sua mente sã e no
caminho certo.

Pergunta 4 – Quem são os 20% das pessoas que produzem 80% de sua diversão
e propelem você para a frente, e quem são os 20% causam 80% de sua depressão,
raiva e crítica?

Amigos positivos versus amigos que consomem tempo: quem está te ajudando e você
deseja passar mais tempo junto, e quem apenas consome seu tempo e sua energia?

Quem está me causando um estresse desproporcional ao tempo que eu gasto junto com
ele/ela? O que acontecerá se você simplesmente parar de interagir com essas pessoas?

Os números exatos não são necessários para perceber que passamos muito tempo com
pessoas que apenas nos envenenam com pessimismo, preguiça e baixas expectativas
de si mesmas e do mundo.

Muitas vezes, talvez seja o caso que você ter que se despedir de certos “amigos” ou
cliente, ou se aposentar de alguns círculos sociais que não te levam para a vida que
você deseja.

Isso não quer dizer que você precise ser cruel, mas que você precisa ser prático.
Pessoas que apenas te envenenam não merecem seu tempo. Pensar de outra forma é
ser masoquista.
 216

Pergunta 5 – Qual é a única coisa que posso fazer hoje, de modo que ao fazê-la, o
restante se torna mais fácil ou desnecessário?

Novamente, voltamos aqui a aplicação do Princípio de Pareto ao extremo. Se você

pudesse fazer apenas uma coisa hoje, para deixar seu dia mais fácil, ou para fazer com
que outras tarefas se tornem desnecessárias, então o que seria?

Caso essa pergunta pareça muito difícil para você, então pegue sua lista de afazeres e
realize a seguinte pergunta para cada uma de suas tarefas: “Se eu realizasse apenas
essa única tarefa hoje, eu me sentiria satisfeito com o meu dia?”

Se a resposta é sim, então essa é tarefa que você deve fazer. Caso contrário, apenas
passe para a próxima tarefa.

Outras Aplicações do Princípio de Pareto

Ao meu ver, embora as perguntas acima sejam a melhor forma de aplicarmos o Princípio
de Pareto, existem ainda algumas outras formas de colocá-lo no nosso dia a dia. São
elas:

1. Aplicando o Princípio de Pareto para Relacionamentos

Sem nossos relacionamentos, todos nós estaríamos mortos. Relacionamentos fazem

parte da natureza humana. Afinal de contas, somos seres sociais. Nossas amizades nos
ajudam a definir quem somos, e quem desejamos nos tornar.

Segundo o Princípio de Pareto, 80% do valor que você tira das suas amizades, é
proveniente de apenas 20% dos seus relacionamentos. Mas essa é a mesma
distribuição que você encontra no seu tempo ou atenção?

Atualmente, 80% da sua atenção está concentrada em fortalecer as amizades que mais
favorecem o seu crescimento? É muito provável que não! Dessa forma, vamos ver como
podemos mudar isso

Liste os 20 Relacionamentos Mais Importantes para Você

Comece listando os nomes dos 20 amigos/familiares que são próximos a você, aqueles
que você possui os relacionamentos mais importantes.

Nesse contexto, “importante” significa a maior profundidade e proximidade do

relacionamento, na medida que o relacionamento te ajuda, e eleva a sensação de
respeito sobre quem você é, e a respeito de quem você deseja se tornar.

Em seguida, procure ranquear cada um desses relacionamentos do mais importante

para o menos importante. Se preferir, imagine que você possui 100 pontos de
importância para dividir entre seus amigos mais próximos. Como você pode fazer essa
divisão? Quem ficaria com mais pontos? Quantos pontos essa pessoa receberia?

Por exemplo, se a primeira pessoa na sua lista é tão importante quanto a soma de todas
as outras 19 pessoas, então aloque 50 pontos para ele ou ela. Em seguida, continue o
exercício até que todos os pontos somem 100.
 217

É possível que você precise fazer e revisar a sua lista algumas vezes até fazer com que
a soma corresponda a 100 pontos.

Quanto Tempo para Cada Relacionamento?

Eu não sei como está a sua lista, mas de maneira geral, um padrão alinhado com o
Princípio de Pareto possui duas características: 1) os 4 maiores relacionamentos (20%
do total) correspondem a maior parte dos pontos (talvez 80%) e 2) existe uma descente
constante entre cada relacionamento e o próximo.

Por exemplo, o relacionamento número 2 provavelmente possui dois terços ou metade

dos pontos que você deu para o número 1. O número 3 provavelmente possui também
dois terços ou metade dos pontos dados ao número 2, e assim por diante.

É importante notar que caso isso seja verdade, o seu relacionamento número 6 possui
apenas 3% da importância do número 1!

Para completar o exercício, coloque uma média de tempo que você passa
aproximadamente com cada um dos seus relacionamentos, conversando ou fazendo
alguma outra coisa.

Tipicamente, você encontrará que você passa muito menos do que 80% do seu tempo
com as pessoas que abrangem 80% do valor que você tira das suas amizades.

As implicações disso devem ser obvias. Procure qualidade ao invés de quantidade.

Utilize seu tempo e energia para reforçar e aprofundar os relacionamentos que são mais
importantes para você.

2. Aplicando o Princípio de Pareto no Aprendizado

Quando Richard Koch entrou para seu primeiro ano da Universidade de Oxford, seu
tutor o aconselhou a não frequentar todas as aulas. “Livros podem ser lidos muito mais
rápido”, ele explicou.

“Mas nunca leia um livro do começo ao fim, exceto por prazer. Quando estiver
estudando, você pode encontrar o que o livro está tentando ensinar de forma muito mais
rápida do que lendo ele inteiro. Leia a conclusão, e então a introdução, e então a
conclusão novamente, e então se aprofunde nas partes que mais lhe interessam.

O que o tutor estava tentando falar é que 80% do valor que você tira de um livro pode
ser encontrado lendo apenas 20% do seu conteúdo. Consequentemente, você não
precisa ler o livro completo, apenas as partes que te interessam. Dessa forma, você
economiza tempo e energia, enquanto maximiza seus esforços.

Como Ler Mais Rápido?

Uma vez que você entenda que você pode tirar 80% do valor de um livro lendo apenas
20% do seu conteúdo, eu acho importante explorarmos um pouco mais a fundo como
podemos fazer isso.

No artigo “Aprendendo a Ler Mais Rápido: A Arte de Ler, Relembrar e Reter mais Livros”,
eu detalho o processo que eu muitas vezes utilizo nas minhas leituras, buscando sempre
otimizar o meu tempo. Os passos abaixo são um resumo de como o processo funciona:
 218

 Veja o sumário do livro, e liste quais capítulos/subtópicos mais te interessam;

 Em seguida, leia/percorra cada capítulo do livro, até mesmo aqueles que não te
interessam muito, procurando pegar a ideia base do que o autor está querendo
explicar;
 Nos capítulos que mais lhe interessam, leia as primeiras e últimas frases de cada
parágrafo, lendo inteiro apenas os parágrafos em que você não pegou a ideia
principal do texto, ou nos parágrafos em que você ficou mais curioso(a) sobre o
conteúdo;
 Anote o que você está aprendendo, buscando sempre utilizar suas próprias
palavras;
 Ao finalizar a leitura, volte ao sumário e revise o que aprendeu em cada capítulo
lido.

3. Aplicando o Princípio de Pareto na Escolha dos Seus Clientes

Alguma vez você já percebeu que existem clientes que mesmo lhe dando lucro, te
trazem dores de cabeça que são desproporcionais aos seus ganhos?

É incrível, mas em toda companhia existem clientes que reclamam demais, e que nunca
parecem estar satisfeitos. São clientes que você não gosta de interagir, que parecem
drenar a sua vida, que te frustram e te aborrecem.

Mas alguma vez você já se perguntou o que aconteceria se você demitisse esses
clientes? Isso mesmo, demitisse! Da mesma forma que você pode demitir seus
funcionários, você também pode demitir os seus clientes.

Vamos então aprender como você pode fazer isso.

Demitindo seus Clientes

Em seu livro “Book Yourself Solid”, o autor Michael Port conta a história de quando teve
que demitir 10 de seus clientes em apenas uma semana. Ele conta que um dia se fez a
seguinte pergunta:

“Eu prefiro passar meus dias trabalhando com pessoas incríveis, excitantes e legais,
que ao mesmo tempo são meus clientes e amigos, ou passar mais um minuto
agonizante trabalhando com clientes quase impossíveis de tolerar, que drenam a minha
vida?”

Port conta que não foi fácil, mas os benefícios emocionais e financeiros valeram a pena.
Depois de três meses, ele já havia substituído os 10 clientes e havia pego ainda mais 6.

Demitir seus clientes não apenas havia permitido a ele aumentasse a sua renda no
médio/longo prazo, mas ele se sentia melhor, trabalhando apenas com os clientes que
mais gostava.

O exercício recomendado por Port no livro é o seguinte:

 Comece identificando os tipos de clientes que você não deseja. Considere quais
características ou comportamentos você se recusa a tolerar. O que te
desestimula ou te aborrece?
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 Agora, olhe para seus clientes atuais. Seja absolutamente honesto consigo
mesmo. Quem entre seus clientes se adequa ao perfil que você acabou de criar?
Quais clientes não merecem mais o seu tempo?
 Demita os clientes que te enfraquecem, e que você acabou de identificar no
exercício anterior. Pode ser apenas um cliente, ou você pode precisar de mais
duas páginas para listá-los. Ainda assim, provavelmente esses são os clientes
que usam 80% dos seus recursos, e que correspondem a uma parcela menor
que isso na sua renda.

Pode ser que você precise de alguns meses para recuperar esses clientes. Ainda assim,
tenha a certeza de que essa atividade valerá a pena!

A Política da Corda de Veludo

Imagine que um amigo seu tenha te convidado para uma festa destinada a apenas
convidados especiais. Você chega até o evento, e é surpreendido com uma corda de
veludo na porta, ligada por dois mastros de latão brilhantes.

Então, um homem bem vestido pergunta pelo seu nome, e checa a lista de convidados.
Ao encontrar seu nome lá, ele dá um grande sorriso e solta um dos lados da corda,
permitindo que você entre na festa. Você se sente como uma celebridade!

Segundo Michael Port, essa é exatamente a forma com que seus clientes devem se
sentir. Como celebridades, escolhidas a dedo para serem servidas pela sua empresa.

Para fazer isso, você precisa definir com clareza quais são seus clientes ideais, aqueles
indivíduos ou companhias com quem você faz seu melhor trabalho, que te dão energia
e que te inspiram.

Ao saber quem são seus clientes ideais e selecionar apenas aqueles que possuem pelo
menos 75 por cento das qualidades que você identificou, você terá mais diversão no
seu trabalho, alcançará resultados maiores e experimentará uma satisfação incríveis em
sua empresa.

Escolhendo seu Cliente Ideal

Para definir quais são seus clientes ideais, Port recomenda que você siga os seguintes
passos:

 Defina seu cliente ideal. Que tipo de pessoas você ama estar por perto? O que
elas gostam de fazer? Do que elas falam? Com quem elas se associam? Que
padrões éticos elas seguem? Como elas aprendem? Como elas contribuem para
a sociedade? Elas são sorridentes, extrovertidas, criativas? Que tipo de
ambiente você deseja criar em sua vida?
 Agora, vejamos sua base de clientes atual. Com quem você mais gosta de
interagir? Quem você está ansioso para ver? Anote os nomes de clientes, ou
pessoas com quem você trabalhou, a quem você gosta de estar por perto.
 Obtenha uma imagem clara dessas pessoas na sua cabeça. Anote os cinco
principais motivos que fazem você gostar de trabalhar com elas. Por que
trabalhar com elas te anima?
 Agora, vá mais fundo! Se você estivesse trabalhando apenas com clientes
ideais, quais qualidades elas precisam possuir para que você faça seu melhor
trabalho com elas? Seja honesto e não se preocupe em excluir as pessoas. Seja
egoísta. Pense em você mesmo. Para este exercício, suponha que você trabalha
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apenas com o melhor dos melhores. Seja corajoso e ousado e escreva sem
pensar ou filtrar seus pensamentos.

Ao finalizar a sua lista, você conseguirá saber em detalhes quais são clientes que te
permitem obter 80% dos resultados, com apenas 20% dos seus recursos. Dobre os
esforços com esses clientes, e você terá resultados extraordinários. Triplique seus
esforços com esses clientes, e você terá a empresa que sempre sonhou!

V. Considerações Finais

Na maioria das vezes, as pessoas falam do Princípio de Pareto como uma maneira de
salientar que você deveria se concentrar em 20% das suas tarefas, as quais são as mais
importantes. “Coloque toda a sua energia naquilo que proporciona o maior benefício! ”

Esse é um excelente conselho, mas o que muitas vezes esquecemos é que, mesmo
que você saiba quais são os seus 20%, você ainda precisa evitar que perca seu tempo
com os demais 80%.

Em muitos casos, o perigo não é saber qual é a tarefa mais importante para o dia.
O perigo é fazer a 7ª coisa mais importante antes de fazer o mais importante. Não
apenas identifique quais são os 20% das estratégias que são mais eficazes. Elimine os
80% que hoje são um desperdício!