“Año del dialogo y la Reconciliación Nacional”

“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que

"Año del Buen Servicio al Ciudadano"
Queremos”

PROTOCOLO DE VIÁTICOS- COMISIÓN DE SERVICIOS

I. ANTECEDENTES

El presente protocolo, tiene por objeto regular la manera en que se harán efectivos
los viáticos por comisión de servicios realizados por todos los trabajadores
nombrados y contratados, así como también la rendición de los mismos.

El presente protocolo es una guía obligatoria elaborada por el Área administrativa

con el fin de dar claridad, respecto quienes serán los agentes involucrados en el
gasto por planilla de viáticos de comisión de servicios.

Finalmente, el presente protocolo considera además, la regulación de viáticos que

serán entregados a los servidores públicos, de acorde a la escala establecida por
la Entidad.

II. OBJETIVO
Adoptar al interior de la Unidad de Gestión Educativa Local de Aija, el protocolo
de viáticos de gastos de pasaje que deben seguir los empleados públicos, en
cumplimiento de comisiones de servicios.

III. ALCANCE
Este protocolo es cumplimiento general para todos los empleados públicos de
la Unidad de Gestión Educativa Local de Aija, aplica para autorización, pago y
rendición de viáticos de acuerdo al marco legal vigente

IV. BASE NORMATIVA

 Ley N°28422, Ley modificada con la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica.

 Ley N° 30693 – Ley del Presupuesto del Sector Publico para el Año 2018.

 Ley Nº 28112 - Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.

 Ley N°27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General.

 Ley Nº 28693 - Ley General de Sistema Nacional de Tesorería.

 Ley Nº 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

 Ley Nº 28425 - Ley de Racionalidad de los Gastos Públicos.

 Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control.

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 Ley Nº 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública.

 Ley Nº 29944 - Ley de la Reforma Magisterial.

 Ley N° 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.

 Decreto Supremo N° 007-2013-EF, regula el otorgamiento de viáticos para viajes

en comisión de servicios en el territorio Nacional.

 Ley N°28708, Ley General del Sistema de Contabilidad.

 Ley N°30057, Ley del Servicio Civil.

 Ley N°30381, Ley que cambia el nombre de la unidad monetaria de Nuevo Sol a sol.

 Ley N°28175- Ley Marco del Empleo Público.

 Ley N°29849- Ley que establece la eliminación progresiva del régimen especial del
Decreto Legislativo 1057 y otorga derechos laborales (CAS).

 Resolución Directoral N°002-2007-EF, que aprueba la Directiva N°001-2007-

EF/77015-Directiva de Tesorería.

 Decreto Supremo N°005-90-PCM, que aprueba el Reglamento de la Carrera

Administrativa.

 Resolución de Superintendencia N°007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de

Comprobante de Pago y sus modificatorias.

V. SIGLAS Y DEFINICIONES
a) UGEL = Unidad de Gestión Educativa
b) SIGA = Sistema Integrado de Gestión Administrativa
c) PIA = Presupuesto Institucional de Apertura
d) AGI = Área de Gestión Institucional
e) AGA = Área de Gestión Administrativa
f) SIAF = Sistema Integrado de Administración Financiera

VI. CARACTERIZACION DEL PROTOCOLO

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Protocolo: “VIATICOS –GASTOS DE

DESPLAZAMIENTO”
UGEL AIJA
Responsable Visto y Sello
Elaborado por: Jefe administración
Revisado por: Director de la UGEL AIJA

Control de Cambios
Versión Sección/Ítem Descripción del cambio
01 ----------------------------- Nuevo

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LIMITES DEL PROCESO

INICIO FIN
Area Usuario solicita viaticos. El área de Tesorería procede con el pago - abono de la
Planilla de Viaticos
Area Usuaria recepciona documento de invitacion y/u otro
Entradas - Salidas del proceso
ENTRADAS / SERVICIO PROVEEDORES
* Solicitud de Viaticos
* Documento y/u otro para comisión de Servicios COMISIONADO
* Planilla de Viáticos
SALIDAS/PRODUCTOS USUARIO
* Documento de autorización
* Papeleta de Salida COMISIONADO
* Abono a cuenta
I. ACTIVIDADES DEL PROTOCOLO

N° Área/Responsable Actividad VERIFICACION

Recepción de la solicitud de viáticos, elaborados en el SIGA,
con las firmas correspondientes y documentado *SOLICITUD DE VIATICOS
01 UGEL- Ejecutora: AGA
* CUADERNO DE REGISTRO
Proveido para ejecución del gasto al Área de Abastecimiento
Recepción de la solicitud de viáticos, elaborados en el SIGA,
*SOLICITUD DE VIATICOS
con las firmas correspondientes.
* PAPELETAS DE SALIDAS
Recepción de papeleta de comision con todas las firmas
02 UGEL- Ejecutora: AGA/ABASTECIMIENTO
Verificación de los montos de la comisión SIGA
* CERTIFICACIONES
Solicitu de Certificación presupuestal PRESUPUESTALES
* PIA
03 UGEL- Ejecutora: AGI Verificación del monto del viatico para asignar certificacion
* SIAF
presupuestal
04 PLANILLA DE VIATICO
PROCESO: EJECUCION DEL PAC
* SIGA
05
* SIAF
Realizar Certificación presupuestal según monto de viatico
UGEL- Ejecutora: AGA/ABASTECIMIENTO
* SIGA
06 Realizar el compromiso anual de viaticos del comisionado * SIAF
Realizar el compromiso mensual de viaticos del comisionado
Recepcionar planilla de viáticos con todos los antecedentes PLANILLA DE VIATICO
* SIGA
Devengado de la Planilla de viáticos * SIAF
07 UGEL- Ejecutora: AGA/TESORERIA
* SIGA
* SIAF
Giro - abono a cuenta del comisionado la Planilla de Viáticos

En un plazo maximo de 10 dias hábiles de culminado la

* FORMATO DE RENDICION
10 UGEL- Ejecutora: COMISIONADO comisión de servicio, rendicion de los viáticos
* SIGA
Firma del comisionado en señal de conformidad de la
rendición realizada
Verificación de los comprobantes de gastos
* Página de la SUNAT
boletas/facturas/tickets, boletos de viaje entre otros que
UGEL- Ejecutora: AGA/TESORERIA SIGA
11 sustenten el gasto
Otorgar visto bueno via sistema, en mérito de conformidad de * SIGA
Rendición. * FORMATO DE RENDICION

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SOFTWARE /APLICATIVOS

NOMBRE DEL SOFTWARE DESCRIPCIÓN

Herramienta de Control que permite que las Unidades

Ejecutoras puedan efectuar la programación de bienes y
SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE GESTION servicios para el cumplimiento de sus metas durante el
ADMINISTRATIVA periodo anual.

sistema informático que automatizan los procedimientos

financieros necesarios para registrar los recursos públicos
SIAF (SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION recaudados y aplicarlos a la concreción de los objetivos del
FINANCIERA) sector público.
II. TIEMPO UTILIZADO
Tiempo minimo aproximado (ideal) 01 mes
Tiempo máximo aproximado. 02 meses
III. PROTOCOLOS RELACIONADOS
Antes:
1. Protocolo del documento que sustente la comisión de servicios
2. Protocolo de elaboración en el SIGA la Solicitud de Viáticos
3. Protocolo Certificación Presupuestal
Después:
1. Protocolo de la aprobación de la certificación presupuestal
2. Protocolo de seguimiento y monitoreo de la rendición de viaticos en el periodo establecido

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FICHA TECNICA DE INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR VIATICOS POR COMISIÓN DE SERVICIOS

Pago oportuno de viáticos por comisión de servicios, de

OBJETIVO DEL INDICADOR acorde a los lugares de traslado del comisionado

Elaboración de Planilla de Viáticos, otorgados al

NOMBRE DEL PROCESO comisionado.
RESPONSABLE DEL INDICADOR ABASTECIMIENTO - TESORERIA
DESCRIPCION DEL INDICADOR

Este indicador nos permitira indentificar el pago oportuno de viaticos de desplazamiento del
comisionado, en representación de la ENTIDAD.
FORMULA DE CÁLCULO

Número de planillas de viáticos pagados

___________________________________________________________________________
Número total de comisionados
DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES REQUERIDAS PARA DESARROLLAR LA FORMULA

* Número de solicitud de viáticos

* Número de planilla de viáticos
* Número total de Comisionados
TIPO DE INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD OTROS
UNIDAD X
META
100 % de pagos oportunos
ETAPA EN EL PROCESO EN
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN FUENTE/ PROCESAMIENTO QUE SE REALIZA LA
MEDICIÓN

* ABASTECIMIENTO
SIGA Realizar informe de
* TESORERIA
planilla s de viáticos
pendientes de rendición
FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REVISIÓN INFORMAR RESULTADOS A
* DIRECCION
MENSUAL BIMESTRAL * ADMINISTRACIÓN

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Protocolo: “Distribución de Materiales

Educativos y Fungibles Para Las IIEE”
UGEL AIJA
Responsable Visto y Sello
Elaborado por: Jefe administración
Revisado por: Director de la UGEL AIJA

Control de Cambios
Versión Sección/Ítem Descripción del cambio
01 ----------------------------- Nuevo

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IV. OBJETIVO
Establecer pautas, pasos y actividades que se deben de implementar para
asegurar la dotación oportuna de materiales educativos y fungibles, a nivel de la
Jurisdicción de la UGEL AIJA, con ello garantizar el buen inicio del año escolar
2018.

V. ALCANCE
Este protocolo es de aplicación de las de las IIEE y UGEL (Unidad de Gestión
Educativa Local), ejecutora de donde se ejecuta el PAC, para la adquisición de
materiales fungibles y transporte de materiales educativos, hasta su entrega a las
IIEE.

VI. BASE NORMATIVA

1. Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

2. DECRETO LEGISLATIVO Nº 1341 que aprueba la Ley de Contrataciones
3. DECRETO SUPREMO Nº 350-2015-EF, que aprueba el Reglamento de la
Ley de Contrataciones.
4. DIRECTIVA N° 003-2016-OSCE/CD

VII. SIGLAS Y DEFINICIONES

g) IIEE = Instituciones Educativas
h) UGEL = Unidad de Gestión Educativa
i) SIGA = Sistema Integrado de Gestión Administrativa
j) PAC = Plan Anual de Contrataciones
k) PIA = Presupuesto Institucional de Apertura
l) AGI = Área de Gestión Institucional
m) AGA = Área de Gestión Administrativa

VIII. CARACTERIZACION DEL PROTOCOLO

LIMITES DEL PROCESO
INICIO FIN
Almacén recepciona los materiales educativos
enviados por el MINEDU. El área de AGP, da conformidad de conformidad de la
Almacén recepciona los materiales fungibles adquiridos distribución de los materiales educativos y fungibles
por la UGEL
Entradas - Salidas del proceso
ENTRADAS / INSUMOS PROVEEDORES
* Pecosas
* Guía de Remisión * UGEL Ejecutora
* Oficios
SALIDAS/PRODUCTOS USUARIO
* Informe de conformidad
* Material educativo * Instituciones Educativas
* Material fungible
IX. ACTIVIDADES DEL PROTOCOLO

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N° Área/Responsable Actividad VERIFICACION

Recepción de materiales educativos * PECOSA
01
UGEL- Ejecutora: AGA/ALMACEN Recepción de materiales fungibles * ORDENES DE COMPRA
Elaboración de PLAN DE DISTRIBUCION de materiales
02 Elaboración de TERMINOS DE REFERENCIA, del servicio de RESOLUCIONES
UGEL- Ejecutora: AGP transporte
Estudio de mercado para la contratación de transporte de
ORDEN DE SERVICIO
distribución de materiales educativo y fungibles
03
Adqusición de materiales fungibles, según prioridad
ORDEN DE COMPRA
UGEL- Ejecutora: AGA/ABASTECIMIENTO establecido por el MINEDU
CRONOGRAMA DE
04
DISTRIBUCIÓN
UGEL- Ejecutora: AGP Establecer cronograma de fechas de distribución de materiales
05 ORDEN DE SERVICIO
PROCESO: EJECUCION DEL PAC

06 Realizar seguimiento a la ejecución del transporte de la UGEL …………

UGEL- Ejecutora: AGA/ABASTECIMIENTO a las IIEE
Coordinar con representantes del MINEDU, fecha de llegada de Lista de materiales
materiales educativo educativos
07
Coordinar con ABASTECIMIENTO, la compra de materiales
ORDEN DE COMPRA
UGEL- Ejecutora: AGA/ALMACEN fungibles, para la modulación de los mismos.
Distribuir material educativo y fungible de acorde al
08 PECOSA
UGEL- Ejecutora: AGA/ALMACEN cronograma y PECOSAS emitidas

Institución Educativa:
09 PECOSAS
Director de la Institución Educativa
Terna de Recepción Recepción de materialeseducativos y fungibles

10 Realizar un informe de ejecución de servicio de distribución Informe

UGEL- Ejecutora: AGA/ALMACEN desde la UGEL a las IIEE
11 Informe
UGEL- Ejecutora: AGA/ABASTECIMIENTO Verificar y realizar el informe de ejecución del servicio
Otorgar conformidad al servicicio de transporte para el pago
12 Conformidad
UGEL- Ejecutora: AGP correspondiente.
FIN DEL PROTOCOLO

SOFTWARE /APLICATIVOS
NOMBRE DEL SOFTWARE DESCRIPCIÓN

Herramienta de Control que permite que las Unidades

Ejecutoras puedan efectuar la programación de bienes y
SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE GESTION servicios para el cumplimiento de sus metas durante el
ADMINISTRATIVA periodo anual.
X. TIEMPO UTILIZADO
Tiempo minimo aproximado (ideal) 1 mes
Timepo máximo aproximado. 1 mes y 15 días
XI. PROTOCOLOS RELACIONADOS

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Antes:
1. Protocolo de elaboración del PAC (Plan Anual de Contrataciones) proyectado para la UGEL.
2. Protocolo de elaboración del PAC (Plan Anual de Contrataciones) para la UGEL ejecutora
3. Protocolo de ejecución del PAC (Plan Anual de Contrataciones) para la UGEL ejecutora
Después:
1. Protocolo Organización para la distribución de material educativo y fungible a nivel local
2. Protocolo de seguimiento y monitoreo de la distribución local

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FICHA TECNICA DE INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR
OBJETIVO DEL INDICADOR
NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL INDICADOR
DESCRIPCION DEL INDICADOR
SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN CONTRATADO
Contratar oportunamente el servicio de transporte y
distribución de materiales educativos a ser dotados por el
Ministerio de Educación y materiales fungibles a ser
dotados por la UGEL , para facilitar su distribución a las IIEE.
Distribución de material educativo y fungible para las IIEE
de los Distritos de San Luis, San Nicolas y Yauya, de la
juridicción de la UGEL Carlos F. Fitzcarrald.
ABASTECIMIENTO

Este indicador nos permitira indentificar cuantas IIEE, cuentan con material educativo y fungible
para el buen inicio escolar 2018. Asimismo verificar si el transportita cumple con el traslado de los
mismos de acorde al cronograma establecido y según las 19 rutas de transporte establecidos.
FORMULA DE CÁLCULO
Número de ordenes de servicios o contratos de servicio y Número de PECOSAS generadas para
cada IIEE.
___________________________________________________________________________
Número total de IIEE solicitantes
DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES REQUERIDAS PARA DESARROLLAR LA FORMULA

* Número de ordenes de servicios o contratos de servicio

* Número de PECOSAS generadas para cada IIEE.
* Número total de IIEE solicitantes
TIPO DE INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD OTROS
UNIDAD X
META
100 % de materiales educativos y fungibles distribuidos
ETAPA EN EL PROCESO EN
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN FUENTE/ PROCESAMIENTO QUE SE REALIZA LA
MEDICIÓN

Realizar informe de
ejecuión de servicio
* AGP
SIGA de distribución de
* ABASTECIMIENTO
materiales educativos y
fungibles
FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REVISIÓN INFORMAR RESULTADOS A
* MINEDU
ANUAL ANUAL * DREA

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 Protocolo: “distribución de
materiales educativos y fungibles para las IIEE, de la jurisdicción de la UGEL AIJA

Lista de
materiales Realizar un informe de la
Coordinar con la Distribución de
Recepción de materiales educativos y ejecución del servicio de
fungibles empresa la distribución materiales según lista y
educativos y fungibles distribución desde la UGEL
de los materiales cronograma a las IIEE
por parte de la UGEL

Cronograma

PECOSA

Verificar y
Solicita requerimiento Establecer cronograma Realizar seguimiento a realizar informe
de transporte para de fechas de la ejecución del de la ejecución
material educativo y distribución de transporte UGEL a IIEE del servicio
fungible materiales a las IIEE

Otorgar
conformidad
al servicio de
transporte
para el pago
Cronograma de
correspondien Conformidad
distribución
te

Recepciona material
educativo

PECOSA

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