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RESUMEN- INTRODUCCIÓN:
La contabilidad de costos no es más que una rama de la contabilidad general, especializada en control,
análisis e interpretación de todas las partidas de los costos necesarios, para fabricar y vender la
producción de una empresa industrial cualquiera o la prestación de un servicio. Podría decirse, que la
contabilidad de costos es una ampliación de los métodos usuales de la contabilidad general cuyo
objetivo, es la determinación y control de los costos de producir y vender mediante la compilación de
todos los elementos del costo de cada unidad de producción para analizarlos y tratar de reducirlos
hasta donde sea posible a fin de que la empresa obtenga mejores ganancias y pueda competir con
ventaja.
Las ventajas que ofrece llevar la contabilidad minuciosa de los costos, es que aporta el conocimiento
exacto de los costos en los cuales incurre la empresa por causa del proceso de fabricación y venta de sus
productos a fin de poder calcular sus ganancias y mejor aún, predecirlas con la debida antelación y
exactitud. Llevar una contabilidad de costos, permite en momentos de adversidad para la empresa
obtener información a tiempo para que ésta tome las medidas pertinentes (toma de decisiones) con
suficiente antelación. En los casos de empresas que manufacturen muchos productos distintos, se podrá
identificar aquellos que resultan más rentables y cuáles no lo son, en este sentido, la gerencia de la
empresa obtendrá a través de la contabilidad de costos, una herramienta para orientar la producción
hacia aquellos renglones que generen mayores beneficios y si es posible, desistir de aquellos que resultan
poco onerosos o de muy bajo rendimiento. En definitiva, la contabilidad de costos le permite a la
gerencia de la empresa conocer información exacta y oportuna sobre los costos de producir y vender
sus artículos para que por comparación, se pueda conocer el margen de ganancias.
Las Unidades de Producción (Grupo de personas y conjunto de medios materiales organizados para obtener bienes
o servicios): al determinarse los costos, habrá que hacerse referencia a las Unidades de producción y para
ello es necesario escoger para cada producto un cierto tipo adecuado de unidad, tales como: Kg.,
toneladas, litros, barriles, unidades, docenas, cientos, resmas, millares, cajas, entre otros, según sea la
clase de producto. Ha de escogerse también de acuerdo con la cantidad mínima de productos que puedan
elaborarse a un mismo tiempo y en forma económica.
Los elementos del costo de producción: para facilitar el control de los costos de producción, se han
clasificado en tres elementos, a saber:
Materiales:
Directos: se consideran materiales directos, los costos de aquellas partidas de materias
primas utilizadas en el proceso de manifactura y de las cuales se puede identificar
perfectamente en forma cómoda y económica tanto su costo como su cuantía, en
cada una de las unidades de producción que se elaboran: por ejemplo en la
elaboración de un pupitre, la madera sería un clásico material directo.
Indirectos: serían aquellas partidas de materias primas muy difíciles y/o antieconómicas
de identificar, medir o evaluar. En el mismo ejemplo del pupitre, el material indirecto
sería la lija, el mastique, la pega, entre otras menudencias que intervengan en su
elaboración.
Mano de obra:
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Directa: viene a ser el costo del esfuerzo humano que se pueda identificar, medir y
evaluar de manera fácil y económica, en cada una de las unidades de producción
procesadas por la empresa. Por ejemplo. Los sueldos y salarios de los carpinteros y
ebanistas que intervienen en la fabricación del pupitre.
Indirecta: viene a ser aquel elemento del costo de producción representado por los
sueldos y salarios pagados a aquellos trabajadores que no intervienen directamente en
las actividades de producción propiamente dichas; o que aún si intervinieran, sería muy
costoso o difícil su ponderación e identificación con cada una de las unidades de
producción que se manufacturan. Por ejemplo, los sueldos y salarios de los capataces,
vigilantes, encargado del aseo de los talleres, operadores de máquinas lijadoras,
pintores, entre otros.
Clasificación de los costos de producción: para facilitar el control administrativo los costos de
producción han sido clasificados siguiendo distintos puntos de vista y de acuerdo a los objetivos
gerenciales que se persigan en cada caso. Los criterios de clasificación más generalizados que se aplican a
los costos de producción son los siguientes:
1. Operaciones de fabricación:
a) Por ÓRDENES ESPECÍFICAS: para satisfacer pedidos determinados o para renovar las
existencias en el almacén.
b) Por PROCESOS o por DEPARTAMENTOS.
c) Por CLASES: grupos de artículos similares, o de un mismo tipo.
d) Por MONTAJE: fabricación en serie y por partes.
2. Método de cálculo:
a) HISTÓRICOS o POST-MORTEM: se conocen después de la fabricación de un producto muy
particular.
b) ESTANDAR o PREDETERMINADO: se estiman de antemano.
3. Tiempo del proceso continuo: diarios, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y
anuales.
4. Función mercantil:
a) De producción
b) De ventas (al mayor, de tal, contado, crédito, entre otros).
c) Financieros
d) Administrativos
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e) Otros
Los sistemas de contabilidad de costos: básicamente los podemos dividir en tres sistemas de
contabilidad de costos como se muestra seguidamente:
Estos sistemas de costos indicados anteriormente se conocen con el nombre de COSTOS HISTÓRICOS,
“post-mortem” o a “posteriori”, por el hecho evidente de que sólo dan a conocer la información de los
costos de producción después de haberse incurrido en ellos, es decir, al final de la elaboración.
Por lo general estas cuentas se llevan en un libro mayor aparte llamado “Mayor de Fabrica”, cuya cuenta
de control aparecerá en la contabilidad general de la empresa.
.-Al comprarse materia prima se le dará entrada como en la contabilidad general. Por ejemplo, en una
compra a crédito sería:
-1- D H
Materiales (o inventario de materiales) 10.000,00
Cuentas por pagar 10.000,00
.-Cuando se envían materias primas a la producción, se cargará a una cuenta de “Productos en Proceso
Materiales” con abono a la cuenta de materiales como sigue:
-3- D H
Productos en Proceso Materiales 5.000,00
Materiales (o inventario de materiales) 5.000,00
P/R materia prima enviada a la producción s/nota No.
.- En el caso de que se produzca la devolución de algún material desde el proceso de fabricación hacia el
almacén de materiales de materiales, se efectúa un asiento de reversión como sigue:
-4- D H
Materiales (o inventario de materiales) 50,00
Productos en Proceso Materiales 50,00
P/R devolución de materia prima al almacén
El elemento del costo de la mano de obra ya sea directa o indirecta, se lleva mediante una cuenta de
nómina. Se suele llevar un libro mayor auxiliar de nómina con un registro tabular donde se relaciona para
cada trabajador los montos devengados por concepto de sueldos, sobretiempo, bonos, entre otros, al
igual que todas las deducciones que de su sueldo se realicen, ya sean por retenciones de impuestos, SSO,
préstamos, cuotas de asociaciones, ahorros, etc. hasta mostrar el neto por pagársele. Según el sistema de
contabilidad, se discriminara su tiempo trabajado, por ordenes de trabajo o por departamentos a los
efectos de imputar este elemento del costo a la producción, ya sea como mano de obra directa o como
gastos de fabricación.
Para mejor ilustración de la contabilización de la mano de obra, vamos a suponer que la mano de obra al
final del mes fue calculado de la manera siguiente:
Devengado:
Retenciones:
ISLR 2.000,00
.-Para la contabilización de esta nómina se prepara un asiento inicial para dejar constancia en primer
lugar de la nómina por pagar y en segundo lugar los otros pasivos de la forma siguiente:
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-5- D H
Productos en proceso mano de obra 8.000,00
Gastos indirectos de fabricación 4.000,00
Sueldos de ventas 5.000,00
Sueldos administrativos 6.000,00
ISLR por pagar 2.000,00
SSO por pagar 1.000,00
Sueldos y salarios por pagar 20.000,00
P/R nómina 2da. Quincena s/tarjetas
.- Al efectuarse el pago de los sueldos y salarios así como de las retenciones de ISLR y SSO, se debe
asentar de la manera siguiente:
-6- D H
ISLR por pagar 2.000,00
SSO por pagar 1.000,00
Sueldos y salarios por pagar 20.000,00
Banco 23.000,00
P/R pago de nóminas y retenciones 2da. Quincena
De esta forma, se cancelan los pasivos anteriores originados por la nómina y solamente quedan abiertas
las cuentas de gastos en forma discriminada. Es conveniente resaltar, que en la vida real las retenciones
se cancelan posteriormente, pero acá se cancelaron de inmediato a fin de conocer el ciclo completo.
Las partidas de gastos indirectos de fabricación suelen ser extremadamente variadas, por esta razón lo
mejor es registrarlas detalladamente en un libro mayor auxiliar con su correspondiente cuenta de control
“Gastos indirectos de fabricación” en el libro mayor general o mayor de fábrica.
.-El registro de estos gastos indirectos de fabricación en el mayor auxiliar sería como sigue:
-7- D H
Gastos indirectos de fabricación 1.000,00
Cuentas por pagar... (O Banco) 1.000,00
P/R resumen del mayor auxiliar de gastos indirectos de fabricación
En la mayoría de las empresas la totalidad de los gastos indirectos de fabricación no se pueden conocer
sino hasta el final del ejercicio económico, pero aún así hay que cargárselos a la producción de todas
formas. A fin de solventar este inconveniente, en la contabilidad de costos se recurre a efectuar una
estimación de la totalidad de los referidos gastos y prorrateárselos a la producción, de acuerdo con
alguna base de datos lógicos y equitativos (la escogencia de esta base de distribución es una cuestión de
racionalidad y de experiencia).
.-Una vez efectuados los cálculos pertinentes, se asentarán en los registros los cargos que por este
concepto corresponden a la producción que se elabora de la manera siguiente:
-8- D H
Productos en proceso, gastos de fabricación 4.500,00
Gastos de fabricación estimados 4.500,00
P/R aplicación de los gastos de fabricación a las hojas de costos en base a experiencia año anterior.
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Es importante aclarar lo siguiente: Los gastos de fabricación que realmente se ocasionan se registran en
la cuenta del mayor auxiliar de “gastos indirectos de fabricación” y en su correspondiente cuenta de
control en el libro de mayor principal o “de fábrica”. En cambio, los gastos de fabricación estimados se
cargan directamente en la cuenta de “productos en proceso gastos de fabricación” con abono a la cuenta
“gastos de fabricación estimados”.
Esto da origen a un cierto paralelismo puesto que se llevan “gastos de fabricación” por una parte y
“gastos de fabricación estimados” por la otra pero, esta duplicidad es momentánea en razón de que
finalmente los “gastos de fabricación estimados”, se cancelarán contra los “gastos indirectos de
fabricación”, en cuya oportunidad se verá si hubo una sobre o sub estimación de los gastos indirectos.
-9- D H
Gastos de fabricación estimados 4.500,00
Gastos Indirectos de fabricación 4.500,00
P/R los gastos indirectos de fabricación que por estimación se aplicaron a las hojas de costos contra los gastos reales ocasionados.
Bajo este supuesto quedará saldada la cuenta de “gastos de fabricación estimados” y si las estimaciones y
la base de aplicación de los gastos de fabricación fueron correctas, también quedará saldada la cuenta de
“gastos indirectos de fabricación”. En la realidad, esto casi nunca ocurre por lo que siempre queda algún
saldo en esta cuenta el cual, si resulta DEUDOR: indicaría que hubo una subestimación de los gastos. Y si
resultara de saldo ACREEDOR: indicaría que hubo una sobreestimación es decir, que los gastos se
presupuestaron en exceso. Este saldo deudor o acreedor que quedare en la cuenta de “gastos indirectos
de fabricación”, se cancelará contra la cuenta costo de ventas. Así que los “Gastos de fabricación
estimados” constituyen una cuenta transitoria.
Hay empresas donde este saldo se prorratea entre “productos en proceso gastos de fabricación”,
“productos terminados” y el “costo de ventas” como una medida de ajuste para que toda la producción
del periodo (en cada uno de sus tres momentos), cargue con sus costos reales exactos.
Control de La producción:
En el desarrollo del ciclo de la contabilidad de costos se ha observado que mientras la producción está en
proceso de elaboración se controla mediante las cuentas de:
.-Tan pronto como se termina el procesamiento de los productos, se transfieren al almacén respectivo
representado por la cuenta “Productos Terminados”. Este paso se registra de la siguiente forma:
(suponiendo que se terminaron todos los productos anteriores)
-10- D H
Productos terminados 17.450,00
Productos en procesos materiales 4.950,00
Productos en Proceso Mano de Obra 8.000,00
Productos en Procesos Gastos de Fabricación 4.500,00
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.- cuando se produce una venta de productos terminados, se deben efectuar dos asientos: uno en la
contabilidad de costos propiamente (para dar salida al producto al precio de costo), y el otro en la
contabilidad general (para registrar la venta al precio de venta). Suponiendo que se vendió la mitad de la
producción el asiento quedaría así:
-11- D H
Costo de Ventas 8.725,00
Productos terminados 8.725,00
P/R venta de x unidades del producto tal a un precio de Bs…
En esta secuencia completa de asientos hemos visto ilustrado lo que se conoce como los tres momentos
de la producción que nos dice que toda unidad de producto que se elabora ha de encontrarse en alguno
de los tres momentos siguientes:
a. En “Productos en proceso….”, si todavía se está procesando.
b. En “Productos terminados…”, si finalizó su elaboración y fue transferida al almacén respectivo.
c. En “Costo de Ventas…”, si se terminó de manufacturar y se vendió.
.- En caso de que la empresa decidiera prorratear la subestimación en los tres momentos de la producción
y, como no quedan productos en proceso, en lugar del asiento anterior se realizaría el siguiente:
-13- D H
Productos terminados 250,00
Costo de ventas 250,00
Gastos Indirectos de Fabricación 500,00
P/R la cancelación de la subestimación de los gastos de fabricación con base en la producción en existencia y vendida.
El prorrateo puede hacerse con base al número de unidades del producto o de acuerdo con sus costos en
bolívares. Como en nuestro caso de estudio se vendió la mitad de la producción y la otra parte quedó en
existencia, la subestimación de los gastos se distribuyó a razón de 50% cada una.
Cualquiera de las dos formas anteriores para cancelar la sobre o sub estimación da lo mismo a los efectos
de la utilidad neta.
En las cuentas “T” que tendrían que elaborarse (aquellas involucradas en los costos), quedarían como
sigue:
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Las tres cuentas de productos en procesos quedarían saldadas en señal de que no quedan unidades
en elaboración.
Quedarían saldadas las cuentas de “Gastos indirectos de fabricación” y la de “Gastos de
fabricación estimados”
Tan solo quedarían abiertas las cuentas de “Productos terminados”, por un monto igual al costo de
las unidades de productos que aún está en existencia y la cuenta de “Costo de Ventas”, con un
saldo igual al costo real de las unidades que se vendieron.
En resumen, la producción que está en elaboración se controla por las tres cuentas de “productos en
proceso”….al finalizar su manufactura pasan a “productos terminados” y, cuando se venden, se les da
salida por el “Costo de Ventas”