MANUAL DE USUARIO Sistema de información estudiantil (SIE)

Manual de usuario
Sistema de información estudiantil (SIE)

INTEGRANTES
Omar Loyola
Alexander Marval

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ÍNDICE

p.

ÍNDICE………………….…………………………..…………………..…………… i

INTRODUCCIÓN……………….……………………..…………………..……… ii

CAPÍTULO 1. Confección……..…………………………………………………. 4

CAPÍTULO 2. Presentación…….……………………………………………..….6

CAPÍTULO 3. Organización de este manual ….………………………………8

CAPÍTULO 4. Generalidades del Sistema………………………………………10

CAPÍTULO 5. Requerimientos técnicos del sistema….………………………14

CAPÍTULO 6. Entrada y salida del sistema….…………………………………16

CAPÍTULO 7. Manejo de Errores….………………………………………..……19

CAPÍTULO 8. Contingencias y soporte técnico….……………………………21

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INTRODUCCIÓN

El sistema de información estudiantil está ideado con la finalidad de automatizar

los procesos administrativos del colegio “Américo Vespucio”. Al acceder al sistema
se encontrará con una pantalla de inicio de sesión el cual deberá ingresar los datos
que le proporciono el personal académico. Entre sus funcionas se encuentra que
permite registrar estudiantes y profesores, existen dos niveles administrativos para
los profesores estos depende del cargo académico que este ejerciendo, entre otras
de sus funciones permite la búsqueda de estudiantes para emitir constancias o
modificar algunos datos personales también se pueden realizar consultas de
búsquedas de profesores por sección, consultas de búsquedas para las notas de
los estudiantes por sección.

Este manual está orientado a usuarios de cualquier nivel no se requiere de un

gran conocimiento para el uso del sistema o su instalación. Este sistema está
diseñado de manera gráfica dado que cada evento que se desee realizar, ya sea
registrar un nuevo estudiante o usar otra de sus funciones se le presentara al lado
de cada uno de los botones o casillas para ingresar sus datos un icono el cual
representa la acción o función que desee realizar.

Aquí se le presentara una guía paso a paso la finalidad de explicar de manera

detallada el funcionamiento de cada uno de las secciones del sistema, con el fin de
orientas a cada persona a darle el uso adecuado.

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CAPÍTULO 1. CONFECCIÓN
SIE

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CONFECCIÓN

1. Nombre del Sistema: Sistema de información Estudiantil (SIE).

2. Versión de Sistema: El sistema se encuentra en su fase preliminar V
1.0.
3. Tipo de Manual: Manual gráfico.
4. Fecha de elaboración: Fue desarrollado el 10 de abril 2018.
5. Área donde fue elaborado: UNEFA.

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SIE CAPÍTULO 2. PRECENTACIÓN

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PRECENTACION

Antecedentes

En el estado Nueva Esparta se encuentra ubicado el colegio “Américo Vespucio”,

que brinda educación primaria a niños y niñas del municipio García y aunque cuenta
con el personal capacitado, aun en la actualidad, los procesos relacionados con el
manejo de datos de los estudiantes se realizan de manera no automatizada y
aunque el personal se relaciona bien con el uso de computadoras aun realizan
procesos burocráticos y repetitivos en hojas de cálculo o formatos preestablecidos,
por lo que la problemática es la carencia de un sistema de información que
automatice los procesos académicos que se realizan en esta unidad educativa, que
permita optimizar los procesos administrativos para su manejo y a la vez generar
reportes administrativos de los datos almacenados de manera tal que se mejore el
servicio educativo brindado.

La carencia de un sistema de información dificulta llevar el control de los procesos

académicos de la comunidad estudiantil, genera desordenes en el registro y acceso
a los archivos, con alta probabilidad de inconsistencia en su estructura organizativa,
lo que se traduce en un manejo ineficiente de los datos académicos de los
estudiantes.

Objetivo del sistema

 Optimizar los procesos que se realizan en el colegio “Américo Vespucio”.

 Generar reportes administrativos de los datos almacenados de manera tal
que se mejore el servicio.
 Evitar el desorden en el registro y acceso a los archivos

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CAPITULO 3 ORGANIZACIÓN
SIE DE ESTE MANUAL

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ORGANIZACIÓN DE ESTE MANUAL

Este manual está organizado en cuatro partes.

GENERALIDADES
Capítulo 1 Confección
Capítulo 2 Presentación
Capítulo 3 Organización de este manual
Capítulo 4 Generalidades del Sistema
INSTALACIÓN
Capítulo 5 Requerimientos técnicos del sistema
OPERACIÓN
Capítulo 6 Entrada y salida del sistema
Capítulo 7 Manejo de Errores
Capítulo 8 Contingencias y soporte técnico
ANEXO

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CAPITULO 4 GENERALIDADES
SIE DEL SISTEMA

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GENERALIDADES DEL SISTEMA

Botones Generales

Una vez escrito el nombre de usuario y contraseña correspondiente, se debe

presionar uno de los dos botones de la pantalla de inicio de sesión (Imagen 1) los
cuales se encuentran en la esquina inferior derecha de la pantalla. El botón “Entrar”
verifica si el nombre de usuario y contraseña son correctos. Si son correctos permite
al usuario ingresar al sistema, si no saldrá un mensaje de error. El botón cancelar
cierra el programa.

Imagen 1. Botones de Entrar y Cancelar

Si el proceso de inicio de sesión es correcto, se accederá a la página principal

(Imagen 2). En la parte izquierda de la pantalla aparece el menú el cual tiene varias
pestañas para el funcionamiento del programa. Al hacer click en la a pestaña de
inicio se muestra la pantalla de bienvenida al usuario en la parte derecha.

Imagen 2. Página principal

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Al hacer click en la pestaña “Estudiante” se muestra la pantalla de

herramientas de edición y consulta de los estudiantes (Imagen 3). Dicha presenta
4 botones: Nuevo, Editar, Buscar y Consultar.

Imagen 3. Pantalla de herramientas de edición y consulta de los estudiantes

Al pulsar el botón “Nuevo” de la pantalla de herramientas de edición y consulta

de los estudiantes aparecerá la pantalla de registro de un estudiante (Imagen 4) la
cual permite registrar los datos del estudiante mediante los siguientes campos:
Nombre, Apellido, Fecha nacimiento, País de Nacimiento, Fecha de ingreso, Grado
y Observaciones. También tiene 2 botones: Cargar foto y Agregar estudiante.

Imagen 4. Pantalla de registro de un estudiante

Al pulsar el botón “Editar” de la pantalla de herramientas de edición y consulta

de los estudiantes aparecerá la pantalla de modificación de datos de un estudiante

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(Imagen 5) la cual permite modificar los datos los datos del estudiante mediante los
siguientes campos: Nombre, Apellido, Fecha nacimiento, País de Nacimiento,
Fecha de ingreso, Grado Observaciones, son datos personales del alumno.

Imagen 5

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CAPITULO 5
SIE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
DEL SISTEMA

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Para el buen funcionamiento del sistema de información estudiantil (SIE), es

necesario que el equipo o los equipos donde se va a ejecutar cuenten con una serie
de requerimientos.

 Sistema operativo Windows, Mac OS, Ubuntu.

 Se requiere de uso de Java 8 en adelante.
 El uso de una base datos (MySQL).
 Servidor que se ejecute en la maquina central (Wamp o XAMPP).
 Red local entre los equipos (Router o switch).

Instalación

El programa no requiere de una instalación muy compleja tan solo con copiar y
pegar el archivo en cualquier carpeta que desee dentro de su equipo.

Configuración

Dado que la instalación es muy sencilla su configuración no se requiere de una

configuración.

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CAPITULO 6 ENTRADA Y
SIE SALIDA

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Al ejecutar la aplicación del sistema aparecerá el inicio de sesión (Imagen 6) el

cual es una pantalla de seguridad que le permite a la institución proteger los datos
del sistema.

Imagen 6: Pantalla de inicio de sesión

La pantalla de inicio de sesión tiene un campo de texto (Imagen 7) permite

capturar el nombre de usuario que desee ingresar al sistema. Asimismo, tiene un
campo de contraseña (Imagen 8) el cual permite capturar la contraseña, esta debe
pertenecer al usuario, cuyo nombre de usuario ha sido escrito en el campo de texto.

Imagen 7: Campo de texto de nombre de usuario

Imagen 8: Campo de texto de la contraseña

Salida del sistema

En el sistema se encontrará con un menú lateral el cual posee varias opciones

al final de ese menú se encuentra un botón (Imagen no. 9 y 10)

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Imagen no. 9

Imagen no. 10 – Botón cerrar sesión

permitirá salir del sistema y regresándolo a la pantalla de inicio de sesión donde

tendrán que presionar el botón (X) que se encuentra en la esquina superior derecha
este permitirá cerrar la aplicación. I

Cerrar Aplicación

Imagen no. 11 – Botón cerrar Aplicación

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CAPITULO 7 MANEJO DE
ERRORES
CAPITULO 7 MANEJO
SIE DE ERRORES

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MANEJO DE ERRORES

1. Una vez designado el lugar en el cual se instaló el sistema este no deberá

de moverse de ese lugar o podrá ocasionar erres en la carga de imágenes
del personal estudiantil.

2. Si el lugar en el que se encuentra ocurre apagones puede ocasionar la

pérdida del último registro insertado en ese momento.

3. Sobre carga del sistema, al ser ideado para un ser usado por poco personal
permitir que más personas interactúen con el más de lo idóneo.

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CAPITULO 8 CONTINGENCIA Y
SIE SOPORTE TÉCNICO

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CONTINGENCIAS Y SOPORTE TÉCNICO

Se debe de realizar un respaldo de la información almacenada en la base de

datos, por lo menos semanalmente para evitar cualquier problema que puedan
presentar.

Las personas encargadas del desarrollo de este sistema y son los encargados
para de brindar un soporte adecuado a fallos que presente el sistema son:

Nombre

1. Omar Loyola
2. Alexander Marval

Correo

1. Alexander.marval25@gmail.com
2. Omarernesto96@gmail.com

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