102030 ORGANIZACIÒN Y METODOS

ETAPA 3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

EVELIO RAMIRO BASTIDAS COD.13065877

HERNAN AGUSTIN PATINO. CD
YOHANA JIMENA RIVERA COD
LUZ KARINE CALPA COD.

GRUPO 102030_ 21

HECTOR FABIO RODRIGUEZ

TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
CEAD PASTO
COLOMBIA, Mayo 13 de 2018
 Objetivos

Objetivo General
Identificar y conceptualizar la temática relacionada con la unidad 2 Métodos del trabajo y
mejoramiento
Objetivos Específicos
- Presentar el desarrollo de la Técnica 5Ws+H, incluyendo los cuadros con las dos
causas criticas analizadas por cada estudiante.
- Presentar el Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora realizado por cada
estudiante.
- Diligenciar el Cuadro Selección de Acciones de Mejora y la respectiva
argumentación. Realizado por cada estudiante.
- Presentar el DDT Situación propuesta acorde a lo solicitado, seleccionado entre
los presentados por cada uno de los estudiantes del grupo. (se anuncia que se
incluye el archivo Excel)
- Registrar las Conclusiones (Una por cada estudiante)

Técnica 5 Ws+H
Estudiante: Evelio Ramiro Bastidas
Causa critica seleccionada #1 El auxiliar del almacén está revisando y realizando todos los
pedidos del día en 20 minutos, por lo cual debe tomar más tiempo
para evitar equivocaciones.

Tarea relacionada con la causa critica Tarea 7. El Auxiliar Almacén #1 una vez tiene en su poder las
seleccionada #1 facturas, procede a realizar la remisión en donde registra el
resumen de los pedidos facturados por el Preventista #1 (20
minutos).

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
El auxiliar El auxiliar del En las El auxiliar Los días de En jornada
Almacén #1realiza almacén no dispone instalaciones almacén #1 y recolección laboral el
los pedidos de un tiempo del almacén el preventista de pedidos preventista #1
facturados por el suficiente y adecuado de la #1 se presenta ante
preventista #1 en para realizar la Empresa el auxiliar del
un tiempo escaso revisión de las Distribuidor almacén #1 para
para la revisión de respectivas a XYZ entregar la
cada factura, por lo remisiones relación de
cual se encuentra pedidos
errores en sus facturados
remisiones.

Causa critica seleccionada #2 En el desarrollo de esta actividad el auxiliar del almacén# 1, no se

toma el tiempo necesario, para revisar las facturas si están bien.

Tarea relacionada con la causa critica Tarea 8. El Auxiliar de Almacén # 1, entrega la remisión, junto con
seleccionada #2 las facturas al Almacenista. (30 segundos).

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde ocurre? Quién Cuándo Cómo ocurre?
participa? ocurre?
El Auxiliar de Porque el Auxiliar En las Auxiliar de Los días Cuando el
Almacén # 1 no de Almacén # 1 instalaciones Almacén # 1 y de Preventista #1
se toma el Solo dispone de 30 del almacén de el almacenista entrega termina la remisión
tiempo segundos para la la empresa de de pedidos, regresa
necesario, para entrega de las distribuidora facturas al alcen y hace la
revisar las respectivas facturas xyz. de respectiva entrega
facturas de los registro de facturas al
pedidos de los almacenista.
remitidos para pedidos.
realizar la
entrega al
almacenista

Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Estudiante: LUZ KARINE CALPA PANTOJA

Causa critica seleccionada #1 Dicta cada uno de los pedidos al Auxiliar de Almacén # 1, para
que proceda a realizar la orden de despacho

Tarea relacionada con la causa critica 3. El Preventista #1, al llegar a la Distribuidora XYZ, procede
seleccionada #1 a dictar cada uno de los pedidos al Auxiliar de Almacén # 1,
para que proceda a realizar la orden de despacho, lo cual
implica 1 hora de trabajo.

What Why Where Who When? How

Que Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
sucede? ocurre? participa? ocurre?
Se dicta el Por qué no cuenta con un En el 3. El Al De manera manual
pedido de dispositivo almacén Preventista momento se dicta el pedido,
forma que Porque la distribuidora no #1 #1, Y El de realizar y esta
tiene que suministra herramientas Auxiliar de el despacho transcripción
transcribir básicas. Almacén # 1. implica una hora
a mano la de pérdida de
misma tiempo tanto para
factura. el El Preventista
#1, Y El Auxiliar
de Almacén # 1.

Causa critica seleccionada #2 El Auxiliar de Almacén # 2 al apuntar de nuevo cada uno de

los pedidos del Preventista # 2, para proceder a realizar la
orden de despacho. Se pierde tiempo

Tarea relacionada con la causa critica 3. . Preventista #2, al llegar a la Distribuidora XYZ,
seleccionada #2 procede a dictar cada uno de los pedidos al Auxiliar de
Almacén #2, para que proceda a realizar la orden de
despacho, lo cual implica 1 hora de trabajo.

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Se dicta el Por qué no cuenta con En el EL Preventista Al De manera
pedido de un dispositivo almacén #2, Y El momento manual se dicta
forma que Porque la distribuidora #2 Auxiliar de de realizar el pedido, y esta
tiene que no suministra Almacén #2. el despacho transcripción
transcribir a herramientas básicas implica una hora
mano la misma de pérdida de
factura. tiempo tanto para
el El Preventista
#2, Y El Auxiliar
de Almacén # 2
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Estudiante: Hernan Agustín Patiño Belalcazar.

Causa critica seleccionada #1
Tarea relacionada con la causa
critica seleccionada #1
Recorre la ruta visitando a los clientes y registrando
manualmente los pedidos en el talonario de orden de pedidos
El Preventista #1 recorre su ruta visitando a los clientes y
registrando manualmente los pedidos en el talonario de orden de
pedidos (7 horas)

What Why Where Who When? How

Que Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo ocurre? Cómo ocurre?
sucede? ocurre? participa?
Que visita  Por qué no En la ruta El preventista # Cuando visita a De manera
a los cuentan con visitando 1. los clientes. diaria en la
clientes una plataforma a los ruta.
diariamen virtual. clientes.
te.  No utiliza un
medio
tecnológico
para recibir los
pedidos.

Causa critica seleccionada #2 El Preventista # 2 Pierde tiempo al visitar a los clientes y

registrando manualmente los pedidos en el talonario de orden de
pedidos.
Tarea relacionada con la causa El Preventista # 2 Recorre la Ruta visitando a los clientes y
critica seleccionada #2 registrando manualmente los pedidos en el talonario de orden de
pedidos.
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde ocurre? Quién Cuándo Cómo ocurre?
participa? ocurre?
El preventista Porque no En la Ruta de El preventista Cuando De manera
# 2. Pierde utilizan un recorrido #2 visita a los diaria.
tiempo al medio visitando a los clientes en
visitar a los tecnológico que clientes. la ruta.
clientes les sirva enviar
diariamente los pedidos
automáticament
e.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Estudiante: YOHANA JIMENA RIVERA

Causa critica seleccionada #1 Recorre la ruta visitando a los clientes y registrando
manualmente los pedidos en el talonario de orden de pedidos
Tarea relacionada con la causa critica 1. El Preventista #1 recorre su ruta (de acuerdo con la
seleccionada #1 programación – Cuadro 1) visitando a los clientes y
registrando manualmente los pedidos en el talonario de
orden de pedidos (7 horas)
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
El registro El registro manual Los Las personas Sucede Por la ausencia de
manual de los de los pedidos que clientes que cuando el un registro
pedidos que el Preventista #1 son interactúan preventista sistematizado el
realiza el realiza, se aplican visitados en la #1visita a preventista #1
Preventista #1 por falta de llevar personalm realización de los clientes realiza un tipo de
un tipo de registro ente en los la tarea son: para registro manual.
sistematizado. puntos de el registrar
ventas o Preventista#1 los pedidos
negocio y los clientes.

Causa critica seleccionada #2
Tarea relacionada con la causa critica
seleccionada #2
Dicta cada uno de los pedidos al Auxiliar de Almacén # 1,
para que proceda a realizar la orden de despacho
El Preventista #1, al llegar a la Distribuidora XYZ, procede
a dictar cada uno de los pedidos al Auxiliar de Almacén # 1,
para que proceda a realizar la orden de despacho, lo cual
implica 1 hora de trabajo.

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo
ocurre? participa? ocurre? ocurre?
El Preventista El razón de dictar cada Los Los Después de Por la
#1 dicta cada uno de los pedidos que hechos empleados visitar a los ausencia de
uno de los los clientes realizan ocurren en implicados en clientes, el un registro
pedidos al sucede por la falta de la planta la tarea son el Preventista # sistematizado
Auxiliar del un sistema de registro de la Preventista # 1 regresa a el preventista
Almacen # 1, sistematizado. El Distribuid 1 y el la Planta de #1 realiza un
para que Preventista #1 lograría ora XYZ Auxiliar del Distribucion a tipo de
proceda a agilizar el proceso de Almacen # 1 dictar el registro
realizar la registro de pedidos si registro de manual y por
orden de la información se pedidos al ende se ve
despacho sistematiza. Auxiliar de inducido a
Almacen # 1 dictar el
registro de
pedidos.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Propuesta de Acciones de Mejora

Estudiante: Evelio Ramiro Bastidas

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de
mejora para cada “causa
critica seleccionada”

Tarea 7. El Auxiliar El auxiliar del almacén está revisando y Se recomienda integrar esta
Almacén #1 una vez realizando todos los pedidos del día en tarea con la tarea 8, de modo
tiene en su poder las 20 minutos, por lo cual debe tomar más que el auxiliar almacén #1 y el
facturas, procede a tiempo para evitar equivocaciones. almacenista, revisen las
realizar la remisión en remisiones y facturas de los
donde registra el pedios y se evite equivocaciones
resumen de los pedidos y contratiempos en
facturados por el rectificaciones.
Preventista #1 (20
minutos).

Tarea 8. El Auxiliar de En el desarrollo de esta actividad el La integración de esta tarea con

Almacén # 1, entrega la auxiliar del almacén# 1, no se toma el la tarea 7, permite un trabajo
remisión, junto con las tiempo necesario, para revisar las conjunto y ordenado del
facturas al Almacenista. facturas si están bien. almacenista con el Auxiliar
(30 segundos). Almacén #1 y se evita cometer
errores y contratiempos en el
despacho de los pedidos.

Estudiante: LUZ KARINE CALPA PANTOJA

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de mejora
para cada “causa critica
seleccionada”

3. El Preventista #1, al Dicta cada uno de los pedidos al Auxiliar La empresa debe suministrar un
llegar a la Distribuidora de Almacén # 1, para que proceda a facturero con copia para que al
XYZ, procede a dictar realizar la orden de despacho momento de llegada a la
cada uno de los distribuidora , simplemente el
pedidos al Auxiliar de preventista #1 le entrega la
Almacén # 1, para que copia al almacenista #1.
proceda a realizar la
orden de despacho, lo
cual implica 1 hora de
trabajo.

Preventista #2, al llegar El Auxiliar de Almacén # 2 al apuntar de

a la Distribuidora XYZ, nuevo cada uno de los pedidos del La empresa debe suministrar un
procede a dictar cada Preventista # 2, para proceder a realizar facturero con copia para que al
uno de los pedidos al la orden de despacho. Se pierde tiempo momento de llegada a la
Auxiliar de Almacén #2, distribuidora , simplemente el
para que proceda a preventista #2 le entrega la
realizar la orden de copia al almacenista #2.
despacho, lo cual
implica 1 hora de
trabajo.

Estudiante: Hernan Agustín Patiño Belalcazar

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de mejora
para cada “causa critica
seleccionada”

El Preventista #1 recorre su Recorre la ruta visitando a los Se recomienda utilizar medios

ruta visitando a los clientes clientes y registrando tecnológicos donde pueden enviar
y registrando manualmente manualmente los pedidos en el sus informes diarios directamente a
los pedidos en el talonario talonario de orden de pedidos la empresa para que puedan
de orden de pedidos (7 procesar los pedidos. Agilizando el
horas) envió de los pedidos.
El Preventista # 2 Recorre la El Preventista # 2 Pierde tiempo al
Ruta visitando a los clientes visitar a los clientes y registrando
y registrando manualmente manualmente los pedidos en el
los pedidos en el talonario talonario de orden de pedidos.
de orden de pedidos.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Estudiante: YOHANA JIMENA RIVERA

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de
mejora para cada “causa
critica seleccionada”

El Preventista #1 Recorre la ruta visitando a los clientes y La acción de mejora consiste en

recorre su ruta (de registrando manualmente los pedidos en realizar un tipo de registro de
acuerdo con la el talonario de orden de pedidos pedidos de tecnología
programación – Cuadro sistematizada.
1) visitando a los
clientes y registrando
manualmente los
pedidos en el talonario
de orden de pedidos (7
horas)
El Preventista #1, al Dicta cada uno de los pedidos al Auxiliar La acción de mejora de igual
llegar a la Distribuidora de Almacén # 1, para que proceda a manera consiste en un tipo de
XYZ, procede a dictar realizar la orden de despacho. aplicación de tecnología
cada uno de los pedidos sistematizada en el manejo de la
al Auxiliar de Almacén información.
# 1, para que proceda a
realizar la orden de
despacho, lo cual
implica 1 hora de
trabajo.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Cuadro de Selección de Acciones de Mejora

Estudiante: Evelio Ramiro Bastidas

Cuadro Selección de acciones de mejora propuestas a cada una de las causas críticas
Causa critica
El auxiliar del almacén está
revisando y realizando todos los
pedidos del día en 20 minutos,
por lo cual debe tomar más
tiempo para evitar
equivocaciones.
En el desarrollo de esta
actividad el auxiliar del
almacén# 1, no se toma el
tiempo necesario, para revisar
las facturas si están bien.
Selección de las acciones de
mejora propuestas
Se recomienda integrar esta
tarea con la tarea 8, de modo
que el auxiliar almacén #1 y el
almacenista, revisen las
remisiones y facturas de los
pedios y se evite equivocaciones
y contratiempos en
rectificaciones.
La integración de esta tarea con
la tarea 7, permite un trabajo
conjunto y ordenado del
almacenista con el Auxiliar
Almacén #1 y se evita cometer
errores y contratiempos en el
despacho de los pedidos.
Argumenta porque selecciona
la acción de mejora
Si se integran las 2 tareas se
puede reducir el tiempo además
con el trabajo conjunto de los
dos trabajadores se logra un
trabajo correcto.
El trabajo conjunto de los dos
funcionarios permite la agilidad
del despacho de pedidos a
conformidad de los clientes.

Estudiante: Hernan Agustín Patiño Belalcazar

El Preventista # 1 Recorre la ruta Realizar en menos tiempo los
visitando a los clientes y
registrando manualmente los
pedidos en el talonario de orden
de pedidos
El Preventista # 2 Pierde tiempo
al visitar a los clientes y
registrando manualmente los
pedidos en el talonario de orden
de pedidos.
pedidos con la ayuda de la
tecnología para despachar en el
menor tiempo los pedidos.
Se recomienda utilizar medios
tecnológicos donde pueden
enviar sus informes diarios
directamente a la empresa para
que puedan procesar los pedidos.
Agilizando él envió de los
pedidos.
Si utilizamos medios
electrónicos como una Tablet,
Smartphone, software para
tomar pedidos web.
Con la ayuda de la tecnología
los pedidos saldrían en un
menor tiempo y así e alcanzaría
un punto de eficiencia y
eficacia.

Diagrama Distribución de Tiempo (DDT) Situación Propuesta

Se selecciona uno de los DDT Situación Propuesta presentados por los integrantes del
grupo y se anexa en un archivo Excel.

El DDT de la Situación Propuesta, seleccionado, debe ser el que reúna todas las
condiciones de estructura de actividades secuenciales y de actividades simultáneas y el
tiempo ajustado de acuerdo a la selección de Acciones de Mejora que mejoren tanto
en forma como en tiempo las tareas relacionadas con cada causa critica.

El DDT Situación Propuesta seleccionado se presenta en un archivo Excel que a su vez se

incluye en el archivo comprimido .ZIP

Aclaración: en todo caso cada estudiante debe presentar su DDT situación propuesta ya que lo
necesita para desarrollar la Etapa 4 Informe final del curso

CONCLUSIONES
Con la realización del anterior trabajo se puede concluir que en todo tipo de organizaciones se
hace indispensable la aplicación de técnicas, métodos y herramientas que faciliten el logro de
objetivos planeados, encaminados a maximizar la producción, aboliendo las tareas
improductivas de la empresa e implementando acciones de mejora en tiempo y producción.

Evelio Ramiro Bastidas

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
(Aplicando las normas APA para las referencias)
Listar en este espacio cada una de las referencias de los autores citados en su trabajo.

Ejemplo:
Garnica Luz_2017_Diagrama_Distribución_Trabajo_Ejemplo

Unidad 2. Métodos del trabajo y mejoramiento

Métodos del trabajo y simplificación

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Etapas de medición del trabajo

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