PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTOS

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1. OBJETIVO

Realizar la selección, evaluación y reevaluación de nuestros proveedores para garantizar la

oportuna adquisición y entrega de los insumos, materiales, servicios y subcontratistas que
requiera LUIS FRANCISCO GALEANO HERRERA S.A.S., en la ejecución de los proyectos,
cumpliendo con los requisitos de nuestros clientes y el sistema de gestión de HSE-Q.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento para el personal que interviene en las

compras.

3. VOCABULARIO ESPECÍFICO

Proveedor: todo aquel que nos suministra insumos, materiales, servicios, ambulancias para
la ejecución de los proyectos.

4. RESPONSABLES

Gerente: Aprueba la solicitud de la compra

Coordinador HSEQ: Solicita al gerente los E.P.P, tomando como referencia las fichas
técnicas, hojas de seguridad, a los proveedores seleccionados por la organización.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 COMPRAS DE MATERIALES Y ELEMENTOS

Se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos según la clase de contratista.

• Para Proveedores de equipos: Se debe exigir el cumplimiento de los estándares de

seguridad nacionales e internacionales y reglamentación aplicable a los equipos que
suministren.

• Para Proveedores de Sustancias químicas: Se debe exigir el suministro de las hojas de

seguridad en castellano, además se debe asegurar:

 Rotulado y etiquetado de los envases de las mercancías peligrosas

 Rótulos de identificación de la unidad de transporte
 Suministro de Hojas de Seguridad y etiquetas de los productos en castellano
 Elementos básicos para atención de emergencias tales como: extintor de
incendios, ropa protectora, botiquín de primeros auxilios, equipo para
recolección y limpieza, material absorbente.
 En lo posible ser una sustancia amigable con el medio ambiente
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 Proveedores de Servicio de Transporte

 Copia del registro de constitución legal

 Afiliaciones a seguridad social de conductores
 Documentos legales actualizados del vehículo (Tarjeta de Propiedad, SOAT,
Revisión Técnico- Mecánica y de Gases, Póliza contra todo riesgo, Tarjeta de
Operación).

 Proveedores de Elementos de Protección Personal

 Fichas Técnicas del Elementos de Protección Personal

 Cumplimiento con normas nacionales o internacionales según aplique

 Proveedores de Servicios Exámenes (Ingreso, Egreso, Periódicos)

 Médico .Especialista en Salud Ocupacional

 Licencia en Salud Ocupacional

 Proveedores de Equipos de Cómputo

 Bajo consumo de energía

 Tóner recargable
 Para la compra de equipos electrónicos se preferirá equipos que tengan el sello
star energy

 Proveedores compra Papel Se compra: -Papel producido de pulpa de eucalipto de

bosques cultivados y proceso TCF (blanqueo sin cloro) o papel fabricado a partir de la
caña de azúcar, materia prima natural renovable, reciclable y biodegradable libre de ácido
amigable al medio ambiente.

 Mantenimiento de equipos de cómputo, Mantenimiento de aires acondiciones y mejoras

locativas:

 Afiliaciones a seguridad social del trabajador y certificado de técnico SENA

mantenimiento

 Proveedores Mediciones, iluminación, Ruido, Metrología

 Seguridad Social, licencia, certificado de calibración del equipo a utilizar.

La organización se reserva el derecho de solicitar o no varias cotizaciones.

5.1.1 Gerente: Realiza la orden de compra del insumo o elemento anotando los siguientes
datos: número de ítem, cantidad requerida, nombre, referencia del material o elemento
solicitado y la norma o especificación que debe cumplir, en forma directa al proveedor.
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5.1.2 Coordinador HSEQ: Solicita los E.P.P, botiquines, extintores, teniendo en cuenta las
necesidades de la organización, colocando, norma o especificación técnica que se requiere.

5.1.3. Cuando los proveedores a los que se les solicitó la cotización no se encuentran
evaluados se procede a realizar la evaluación de acuerdo con lo establecido en el formato
Evaluación de proveedores, la presenta al Gerente, para su aprobación.

5.1.4 Cuando el pedido ha sido recibido en las instalaciones de la organización se procede a

revisarlo por parte del Gerente, Coordinador HSE-Q, y da su aprobación. Cuando no cumple
con las especificaciones se procede a su inmediata devolución al proveedor.

5.1.5 Cuando el material solicitado llegue directamente al sitio de trabajo, se revisara que
cumpla con lo especificado y si no cumple con esto se informara al proveedor y se devuelve
en forma inmediata.

5.2 COMPRA DE SERVICIOS O SUBCONTRATOS

A subcontratistas: Personal que provenga de empresas de servicios temporales y

cooperativas que desarrollan actividades dentro de las instalaciones de la organización se les
debe exigir: Uso de EPP apropiados al riesgo de la actividad que van a realizar, cumplimiento
de permisos de trabajo, señalización del lugar de trabajo, requisitos legales aplicables, entre
otros que se encuentren afiliados a seguridad social, definición e implementación de
programas de vigilancia epidemiológica, programas de salud ocupacional, disponibilidad de
hojas de seguridad de los productos. De acuerdo con las necesidades de cada proyecto se
determina el subcontratista.

5.2.1. Definidos los servicios a subcontratar se inicia la búsqueda de los proveedores que
tengan la capacidad de cumplir con los requisitos exigidos por nuestros clientes, consultando
el Listado de proveedores calificados HSE 04 73 Si el proveedor no se encuentra dentro de
dicho listado se procede a realizar la evaluación inicial de acuerdo con lo establecido en el
formato Registro y evaluación de proveedores.

5.2.2. Seleccionado el proveedor se procede a realizar la prestación del servicio donde se

especifica la siguiente información: Objeto y alcance de los trabajos, duración del servicio,
tiempo de entrega y costo del servicio.

5.3 EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

5.3.1 La empresa ha establecido como proveedores que afectan la calidad de los servicios
que presta a los siguientes:

 Proveedores materiales
 Proveedores laboratorio
 Proveedores transportes
 Proveedores De servicios y/o Equipos
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5.3.2 Para cada uno de estos proveedores que quiera ingresar, se realiza una evaluación
inicial de acuerdo con los criterios definidos en el formato Evaluación de proveedores de
Materiales (HSE 04 65), Servicios y/o equipos (HSE 04 66), Servicios (HSE-04-67),
Transporte (HSE 04 68) de acuerdo con los resultados de esta evaluación el proveedor
puede ser calificado como:

 ACEPTADO: Puntaje entre 100 – 60

 CONDICIONAL: Puntaje entre 59 – 48
 RECHAZADO: Puntaje menor o igual a 47

5.3.3 Dependiendo del resultado de la calificación el responsable de evaluar tomará las

siguientes acciones:

 Proveedor aceptado: se le compra y siempre se tiene como prioridad para la siguiente

compra.
 Proveedor condicional: se le compra, pero no se tiene como prioridad en la siguiente
compra. Se le informa sobre los aspectos que no calificó bien con el fin de que pueda
mejorar.
 Proveedor rechazado: no se le compra.
 Una vez calificado el proveedor se ingresa al listado de proveedores HSE-04-73

5.3.4 Después de realizada la compra, recibido el producto ó ejecutado el servicio requerido

según el tipo de proveedor, el Gerente y/o el Coordinador HSEQ, realiza una reevaluación, la
cual será cada 6 meses

5.3.5 Los resultados de esta reevaluación califican al proveedor como:

 ACEPTADO: Puntaje entre 100 – 60

 CONDICIONAL: Puntaje entre 59 – 48
 RECHAZADO: Puntaje menor o igual a 47

5.3.6 Dependiendo del resultado de la calificación el responsable de reevaluar tomará las

siguientes acciones:

 Proveedor aceptado: se le sigue comprando y siempre se tiene como prioridad para la

siguiente compra.
 Proveedor condicional: se le informa sobre los aspectos que no calificó bien con el fin
de que pueda mejorar, pero no se tiene como prioridad en la siguiente compra hasta
tanto demuestre que ha mejorado.
 Proveedor rechazado: se elimina del listado de proveedores y no se le vuelve a
comprar.
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6. FLUJOGRAMA
Necesidad de la 2. Solicitante de la compra
compra

3. Producto y/o servicio a

comprar

4. Evaluar proveedor

5. Orden de compra o Servicio

5. Cumplimiento de
requisito o especificación

7. Aceptado el Hacer devolución

producto y/o
servicio NO

SI
FIN
7. DOCUMENTOS REFERENCIA

HSE 04-64 Hoja de vida de Proveedores

HSE 04-65 Evaluación Proveedores Materiales
HSE 04-66 Evaluación Proveedores Herramientas maquinaria y equipos
HSE 04-67 Evaluación Proveedores Servicios
HSE 04-68 Evaluación Proveedores Transporte
HSE 04-69 Reevaluación Proveedores Materiales
HSE 04-70 Reevaluación Proveedores Herramientas maquinaria y equipos
HSE 04-71 Reevaluación Proveedores Servicios
HSE 04-72 Reevaluación Proveedores Transporte

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION MOTIVO CAMBIO FECHA

00 Creación documento 9 NOV 2011

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

JOSE MANUEL GALEANO V. DIOGENES GALEANO HERRERA LUIS FRANCISCO GALEANO HERRERA
COORDINADOR HSEQ SUB-GERENTE GERENTE

FECHA ELABORACIÓN: 9 NOV 2011 FECHA ELABORACIÓN: 9 NOV 2011 FECHA ELABORACIÓN: 9 NOV 2011
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