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um mundo de dádiva,
Índice
Introdução.......................................................................................................6
Preguiça e Produtividade...........................................................................7
Para que serve e o que vai encontrar neste livro......................................10
Parte 1 Metodologias e sistemas de produtividade.......................................12
Getting Things Done (GTD)....................................................................13
Abandonar a Organização e Gestão de Tempo....................................13
A essência do método..........................................................................15
Fase 1 - Recolher.................................................................................19
Fase 2 - Processar................................................................................23
Fase 3 - Organizar...............................................................................27
Fase 4 – Rever.....................................................................................34
Fase 5 – Fazer......................................................................................38
Começar com GTD.............................................................................42
Perguntas e respostas frequentes.........................................................45
Action Method.........................................................................................47
Os componentes elementares..............................................................48
Da teoria à prática...............................................................................48
Personal Kanban......................................................................................51
Construir o seu próprio Kanban..........................................................52
Matriz de Eisenhower..............................................................................55
Os quatro quadrantes...........................................................................55
Funcionamento....................................................................................57
Técnica Pomodoro...................................................................................60
Funcionamento....................................................................................60
Do It Tomorrow.......................................................................................64
Não quebrar a cadeia................................................................................65
Funcionamento....................................................................................66
Aspectos fundamentais para se ser produtivo..........................................68
Gerir um calendário.............................................................................68
Manter uma boa lista de tarefas...........................................................70
Lidar com email..................................................................................72
Foco vs Multi-tasking..........................................................................75
Curar a procrastinação.........................................................................77
Prioridades: saber o que é realmente importante................................80
Tirar tempo para ser produtivo............................................................81
Produtividade em Equipa.........................................................................82
Aspectos chave para a produtividade em equipa................................84
Open Space Technology......................................................................87
Parte 2 Estratégias para uma Mente Produtiva.............................................93
Aprendizagem e Memória........................................................................95
Sincronia de hemisférios.....................................................................95
Melhorar e acelerar o processo de memorizar....................................96
Mapas Mentais.........................................................................................99
Guia para um bom mapa mental.......................................................100
Modelo de Planeamento Natural............................................................102
O que é?.............................................................................................102
Propósito............................................................................................103
Visão..................................................................................................104
Como?...............................................................................................106
Organizar e Agir................................................................................107
Horizontes de Foco................................................................................109
Um guia para a vida..........................................................................109
Construíndo o seu modelo.................................................................111
Saber definir bons objectivos.................................................................114
Definir a meta....................................................................................114
Verificar a meta.................................................................................115
Implementação..................................................................................118
A Produtividade e Eu..................................................................................119
Material de Apoio.......................................................................................120
INTRODUÇÃO
PREGUIÇA E PRODUTIVIDADE
Começar um livro sobre produtividade a falar de preguiça pode parecer
bastante contraditório ou, no mínimo, estranho. Para muitas pessoas, são
dois conceitos que se situam em lados opostos de um espectro. Para outras,
como eu, estão muito próximos.
Saber fluir com e no trabalho, é uma forma bem mais inteligente de se viver.
O que nos interessa não é contar o número de horas que se dedicou a
trabalhar, nem mesmo o número de tarefas que se concluiu num
determinado espaço de tempo. O que é, então, a produtividade?
Nos workshops e formações que tenho realizado ao longo dos últimos anos,
tive a oportunidade de ensinar e aprender com pessoas de ramos
profissionais bem diferentes: empresários, contabilistas, professores,
motoristas, artistas, alpinistas, enfermeiros, advogados e até mães a tempo
inteiro. Cada um tem a sua própria definição de produtividade. Uns
defendem a quantidade de trabalho realizado, os resultados que são capazes
de mostrar, outros preferem a qualidade e eficiência do trabalho, a redução
do tempo utilizado e ainda outros, que vêem a produtividade como algo
menos tangível, associado a objectivos mais abstractos ou amplos e
sensações de realização pessoal ou profissional.
Bruce Lee ensinava, tanto nas artes marciais como na própria vida, a sermos
como a água. Sem forma, mas ganhando a forma. Sem luta, mas
contornando os obstáculos fluidamente. Não deverá haver melhores
exemplos e analogias para este tema da produtividade do que aqueles
encontrados nas artes marciais, porque saber trabalhar (e viver), é também
uma arte.
Não se trata, portanto, da intensidade do trabalho e muito menos da
quantidade. Mas sim da capacidade de concentração, da fluidez e de ser
capaz de atingir os melhores resultados possíveis, aplicando o mínimo
esforço necessário.
Esta é uma imagem que temos que mudar. Mais uma vez, é a qualidade e
não a quantidade, que nos interessa.
Num mundo que cada vez exige mais trabalho com atenção e dedicação
quase permanente, ser capaz de desligar e relaxar, para ser produtivo, é um
salto quântico para uma nova forma de viver. O impacto positivo que essa
nova forma de estar tráz, quer físico quer mental é, para mim, um dos
principais objectivos daquilo que ensino, apoio e pretendo passar com este
livro.
PARA QUE SERVE E O QUE VAI ENCONTRAR NESTE
LIVRO
Mas se ficássemos por aí, não estaria a partilhar tudo aquilo que considero
útil neste âmbito da produtividade, de um trabalho optimizado e de uma
vida melhor. Há também uma série de estratégias, ferramentas e métodos
que nos permitem criar e manter essa produtividade ideal, usando para isso
nada mais do que o nosso próprio cérebro. Na Parte 2 vamos explorar
algumas das que considero mais importantes e que lhe irão permitir
optimizar a forma como vive e trabalha.
PARTE 1
METODOLOGIAS E SISTEMAS DE
PRODUTIVIDADE
GETTING THINGS DONE (GTD)1
Ser bastante organizado com coisas que continuam abstractas, tem pouco
impacto na nossa eficiência. 80% das vezes em que temos tempo e espaço
para trabalhar a partir das nossas listas – o chamado, trabalho planeado –
não temos tempo para pensar sobre ele, esse pensamento já devia ter sido
feito antes! O ideal será então, saber identificar informação de valor quando
ela chega até nós, clarificá-la em termos de objectivos, compromissos e
próximos passos, organizá-la num sistema com ferramentas funcionais,
integradas e que permitam um acesso rápido e infalível a informação
relevante, e saber fazer escolhas intuitivas sobre as melhores acções a
desempenhar, atendendo à realidade de cada momento da nossa vida.
Se acha que para isto é preciso algo de muito complexo, pense de novo. O
sistema GTD foi desenhado para ser o mais simples possível, mas não mais
simples do que isso. Sendo completamente abstraído de qualquer ferramenta
ou estilo de vida, a sua flexibilidade permite que a metodologia seja
aplicada a qualquer pessoa e área profissional, em qualquer ambiente de
software ou em soluções de papel e caneta.
O que queremos é deixar o tempo de lado e pensar para além das limitações
dessa dimensão. O que torna a metodologia GTD única, é mesmo essa visão
realista da nossa natureza psíquica, que aceita que tanto precisamos de nos
disciplinar e organizar, como de quebrar barreiras e permitir pensar fora do
normal, dando-nos liberdade para sonhar e criar. É no encontrar do
equilíbrio entre estes dois extremos, e no saber posicionar-nos no mais
adequado a cada momento, que está a nossa melhor capacidade de trabalhar,
planear e atingir mais e melhor, com menos.
A essência do método
Criado pelo norte americano David Allen, o método GTD resultou da
pesquisa e experiência de mais de 20 anos a trabalhar com profissionais de
topo que, acima de tudo, procuravam encontrar um alívio da corrida do dia-
a-dia. O que Allen se dedicou a fazer foi encontrar uma metodologia que
fosse suficientemente completa para englobar todas as áreas da vida,
podendo através dessa integração dar soluções mais eficazes na gestão da
vida e trabalho.
Um convite à mistura
Antes de prosseguirmos com a explicação detalhada do método, gostaria de
salientar duas ideias interessantes que estão presentes em GTD.
Significa isto que vamos passar a ver filmes no trabalho ou passar as noites
em casa a fazer relatórios? Certamente que não. Significa sim que, do ponto
de vista da gestão das tarefas e sua organização, devemos ser capazes de
conseguir, em qualquer altura, ver tudo aquilo que faz parte da nossa vida.
Só tendo essa visão completa e integrada irá possibilitar um planeamento e
escolhas mais acertadas.
Para muitas pessoas esta ideia é bastante estranha e suscita logo dúvidas
sobre se será realmente boa. Aquilo que aqui posso deixar é um convite. Um
convite à experiência prática, porque não há outra forma de viver e sentir os
resultados deste método de outra maneira.
Quando isto é repetido várias vezes ao dia, todos os dias, o que está a
acontecer é um acumular constante de “coisas”. Costumo usar a metáfora do
colesterol nas artérias, que vai entupindo até que um dia o sangue já não
consegue passar. Da mesma forma, a nossa mente vai ficando mais cheia e o
nosso fluxo de pensamento e criatividade vai ficando cada vez mais
bloqueado.
Fase 1 - Recolher
O GTD implica a criação de alguns hábitos. Para algumas pessoas serão
fáceis, caso já tenham algo igual ou parecido, para outras, requer algum
treino. Um desses hábitos e talvez dos mais importantes, é o de escrever
tudo, capturar todo e qualquer assunto, ideia, lembrete, tarefa, que lhe tenha
passado pela cabeça ou que esteja, de alguma forma, fisicamente à sua
frente.
Para isto, necessita apenas de algo simples que lhe permita anotar meia
dúzia de palavras. Pode ser um pequeno bloco de notas que caiba num
bolso, um caderno, uma aplicação no smartphone, etc. O importante é que
seja funcional, fácil, rápida e esteja sempre disponível.
A caixa de entrada
“Se não tiver uma caixa de entrada, toda a sua casa é uma
caixa de entrada.” - David Allen
Todos temos caixas de entrada, quer queiramos quer não. A caixa do correio
em casa é uma caixa de entrada. A caixa de email é uma caixa de entrada. O
primeiro passo é definir quais são as suas já existentes e quais aquelas que
necessita criar para optimizar a recolha de informação. Tipicamente, uma
caixa em casa e uma no espaço de trabalho costuma ser o ideal para a
maioria das pessoas, mas pode ter quantas quiser. A regra é: tenha tantas
quanto necessário, mas o mínimo possível (porque cada uma delas vai exigir
trabalho de manutenção).
A única forma de estarmos relaxados com aquilo que não estamos a fazer é
sabendo o que é que não estamos a fazer. Ou seja, temos que ter consciência
de “tudo o que temos no nosso prato”. É importante termos e mantermos um
inventário completo de todas as coisas que requerem a nossa atenção, seja
de que forma for. Esta fase de recolha garante exactamente isso. No entanto,
mesmo que a partir de hoje consiga implementar estes conselhos a 100%, já
tem certamente muita “bagagem” acumulada para trás. Muitas coisas
guardadas em memória que considera de alguma forma importantes. Este
exercício tem como objectivo descarregar o seu cérebro para o papel.
Arrumar a casa
Esta caixa será uma caixa de entrada temporária, apenas para auxiliar o
arranque com o método GTD.
Fase 2 - Processar
A fase de Processar é talvez das fases mais importantes desta metodologia e,
curiosamente, aquela que mais é desprezada. Quando se percebe a
verdadeira essência deste método, percebe-se o valor crucial existente nesta
fase de processar cada “coisa” que foi recolhida.
O mais comum é ver pessoas que saltam por completo esta fase. Assim que
recolhemos a informação, temos vontade de a organizar, começar a pô-la
em listas, dar-lhe nomes, etc. Mas isso vem apenas na terceira fase. Antes
disso, temos um processo tremendamente importante e vital para o correcto
funcionamento do sistema GTD: o de saber identificar, clarificar e descrever
adequadamente cada uma dessas coisas. É aqui que se marca a distinção
entre uma lista de tarefas mal feita e confusa, e uma funcional.
Quando e como?
Aquilo que tem que sair da fase de processar são frases claras sobre cada um
dos itens da caixa de entrada. Têm que ser tão explícitas, que se as fosse
mostrar a alguém que não faz ideia do que se trata, conseguisse ter toda a
informação necessária para saber o que é preciso fazer. “Mãe” não é
explícito, mas “planear aniverśario da mãe” já nos indica um objectivo
maior que queremos atingir e nos sugere algumas acções. Melhor ainda
seria “telefonar para X e reservar restaurante” como uma acção desse
objectivo maior.
Projectos e acções
Para que precisamos então do projecto? Para manter vigia sobre o objectivo
maior. Se nada me lembrar que tenho a meta de “ter o aniversário
planeado”, depois de completar a primeira acção, posso não me voltar a
lembrar tão cedo que ainda não cheguei ao desfecho desejado. Os projectos
servem então para nos manter alerta sobre todos estes objectivos que nos
comprometemos a atingir e certificar que temos sempre pelo menos uma
acção que o fará continuar a avançar até à sua conclusão.
Fase 3 - Organizar
O que é a organização? Para muitos, ser produtivo implica ser organizado.
Aliás, para algumas pessoas, assim que pensam em produtividade, pensam
somente em categorizar papéis, criar listas e sítios para pôr as coisas. A
organização tem o seu quê de importante, sim, mas é apenas um passo num
conjunto de cinco. Digo isto porque às vezes parece-me que sofremos mais
da sobrevalorização da organização do que da falta dela. Mas o que costumo
encontrar são os extremos: ou pessoas demasiado organizadas ou então sem
qualquer sistema de organização.
Podemos definir a organização como um simples método para categorizar
todas as coisas, de forma a que se agrupem de acordo com naturezas
idênticas. Por outras palavras, se estou a olhar para uma lista de próximas
acções, não preciso de reprocessar cada item, pois sei à partida que tudo o
que lá está são próximas acções. Se estou a procurar algo numa gaveta que
serve de arquivo, estou certo e descansado que não precisarei de estar atento
para a hipótese de encontrar alguma coisa que necessite de uma acção. A
organização poupa-nos a redundância de processar as mesmas coisas vezes
sem conta.
Se não:
Criar os recipientes
Incubadora – pode ir desde uma simples lista com itens de coisas que
gostaríamos de ver / fazer / aprender / ler, a algo mais complexo, como uma
pasta ou caixa onde possamos guardar itens físicos (um panfleto daquele
cruzeiro à volta do mundo, uma foto de uma ideia para construir em casa,
…)
Arquivo – como está associado a consultas futuras, o arquivo deve ser bem
funcional para que não se perca tempo a procurar aquilo que se precisa. A
organização deve servir precisamente para isso, dar-nos aquilo que
queremos no mais curto espaço de tempo. Então, recomenda-se o uso de um
típico arquivo alfabético A-Z. O feedback deste sistema de arquivos é quase
sempre negativo, pois ninguém se lembra em qual das letras há 6 meses
guardou aquilo que precisa hoje. O truque está em saber arquivar e isto faz-
se pensando do futuro para trás. Antes de escolher a letra, olhe para o item
que vai arquivar e pergunte-se “quando mais tarde for precisar disto, do que
é que me vou lembrar?”. Pegue nessa primeira letra e arquive lá. É garantido
que em menos de 60 segundos vai encontrar o que procura, mesmo que
falhe a primeira letra. Pode ainda optimizar a organização interna de um
arquivo usando subdivisões, como palavras dentro de letras. Por exemplo,
dentro da letra C ter uma subdivisão “Clientes” para facilitar a procura desse
tipo de material.
Próximas Acções – para tudo o resto, queremos também uma lista simples,
onde anotamos de forma clara e concisa qual é a próxima acção a fazer.
Note que uma próxima acção deve sempre indicar uma acção física,
contendo um verbo que explicite o que é necessário fazer.. Opcionalmente e
se for o caso, pode-se indicar também uma referência (número, código, cor)
do projecto ao qual a acção pertence.
Por vezes, realizar uma acção depende de termos connosco algum material
de apoio. Por exemplo, pagar uma conta no multibanco pode implicar ter
presente a carta com os códigos e referências, para escrever um email pode
ser necessário ter presente um orçamento. Da mesma forma, há projectos
que têm material de apoio que são necessários durante a vida do projecto,
mas podem não estar relacionados com nenhuma próxima acção actual.
A questão então é: o que fazemos com todo este material de apoio de acções
ou projectos? O Arquivo poderia ser um destino, mas como são coisas que
vamos precisar a curto prazo, provavelmente não será o mais aconselhado.
No caso das próximas acções, costuma ser suficiente criar uma pasta
genérica de material de apoio a próximas acções que está sempre presente
connosco. Se, para efectuar o pagamento no multibanco preciso da conta
com a referência, sei que vai estar nesta pasta. Se vou ao correio enviar uma
carta, sei que vai estar nessa pasta.
Em diferentes ocasiões nas quais fiz coaching privado de GTD (que envolve
uma visita aos espaços de trabalho e uma investigação de todas as gavetas e
papéis), retirei uma conclusão interessante sobre a organização: que nem
sempre a organização exterior é sinónimo de organização interior.
Fase 4 – Rever
Obviamente que organizar todas as coisas em listas não resolve tudo, já que
elas não se fazem sozinhas assim que lhes dizemos onde pertencem. É
necessário que, nas alturas e contextos certos, possamos trazer à nossa
atenção aquilo que for útil ver. Assim, cada um destes recipientes descritos
na fase da organização, tem um timing diferente para ser aberto e lido.
Incubadora – como são coisas que adiamos para um possível futuro, não
precisamos de as rever frequentemente. De três em três meses ou mesmo a
cada meio ano, é suficiente. Nessa altura ao rever os diferentes itens pode
perguntar-se “agora é uma boa altura para isto?”
Isto são apenas sugestões daquilo que funciona para a maioria das pessoas,
mas o seu caso pode ser diferente. Tenha a liberdade de experimentar coisas
diferentes e adaptar o que achar necessário.
Revisão Semanal
David Allen costuma dizer que quem não faz a Revisão Semanal, não faz
GTD, mesmo que seja um perito em tudo o resto. Esta revisão semanal, é
mesmo um pilar importante do método, pois assegura que todas as peças
encaixam e nada pode falhar ou ficar esquecido.
1. Limpar
1. Varrer a mente de pensamentos não recolhidos durante a semana
2. Percorrer o espaço físico, a carteira, a mochila ou mala à procura
de itens não recolhidos durante a semana
3. Processar a caixa de entrada
2. Actualizar
1. Limpar as Próximas Acções. Procurar por acções já realizadas,
canceladas ou adiadas e actualizar a lista.
2. Rever o calendário. Ver todas as marcações num período de três
semanas (uma para trás e duas para a frente). O objectivo é
antecipar acções futuras de modo a prepará-las com mais tempo
e concluir coisas passadas que ficaram inacabadas.
3. Rever Pendentes. Certificar que não há datas limites a chegar. Se
for o caso, marcar acções para contactar a pessoa em questão.
4. Rever Projectos. Avaliar estado dos projectos. Assegurar que
existe pelo menos uma próxima acção em cada um. Rever plano
dos projectos e material de apoio (se existir) para descobrir se é
necessário adicionar novas próximas acções.
3. Criar
1. Rever Incubadora. Procurar projectos que já possam ser
realizados e transferi-los para a lista adequada. Remover itens
que já não seja válidos.
2. Ser criativo. Anotar ideias novas, criativas, arriscadas,
inspiradoras...
Para isto, deve reservar um dia e hora na sua semana, que é dedicado à
revisão semanal. Faça-o agora e marque já na agenda. Escolha uma altura
em que possa estar mais sossegado, sozinho e num local onde as
interrupções são mínimas. Nessa altura, desligue o telemóvel, o computador
(caso não precise) e peça para que não o interrompam. Feche as janelas, se
necessário. Durante este processo queremos mesmo desligar o mundo
exterior e mergulhar a fundo no nosso sistema e na nossa semana.
Não evite marcar esse dia e hora porque tem receio que não seja o ideal. É
preferível marcar, fazer e perceber que não o é, do que não marcar e nunca
fazer. Com cada experiência, vai percebendo qual é o melhor dia, hora e
sítio e vai afinando a sua revisão semanal. Nada tem que ficar gravado em
pedra.
Uma coisa é certa, ainda não tive conhecimento de ninguém que, tendo
acabado uma revisão semanal, tenha dito “isto é que foi cá uma perda de
tempo”. A sensação que a revisão semanal traz é precisamente aquela que o
método GTD garante: perspectiva e controlo.
Já usou papel durante 2 meses e acha que perde muito tempo a escrever?
Porque não tentar algo digital? A gaveta do arquivo está sempre a empenar,
e é tão difícil de abrir que nem dá vontade de arquivar nada? Hora de pensar
em alternativas. Ocorrem-lhe imensas ideias quando faz aquelas viagens
longas de carro? E se arranjar um gravador de voz para poder fazer a
recolha sem ter que parar?
Fase 5 – Fazer
Finalmente chegamos ao que interessa, fazer. Na verdade, esta fase não fala
sobre o fazer em si, mas sim o como escolher o que fazer. Se já fez algum
exercício de GTD, nomeadamente o varrer a mente e processou alguns itens,
vai verificar que de acordo com esta metodologia, aquilo que antes seria
uma lista de dez tarefas, passa muito rapidamente para uma lista de
cinquenta. É nessas alturas que me apontam o dedo, frustrados pelas listas
enormes, como se eu fosse o culpado pela vida que cada um tem. É
importante estarmos conscientes do volume de trabalho que,
conscientemente ou não, aceitamos como nosso. Ver cinquenta itens em vez
de dez, pode ser mais desmotivante no início, mas dá uma perspectiva bem
mais realista do estado em que estamos, daquilo que está no nosso prato e
que, se calhar, está na altura de começar a treinar dizer “não” a algumas
coisas.
1. Contexto
2. Tempo disponível
3. Energia disponível
4. Prioridade
Prioridade em último lugar? Mas a prioridade não é prioritária? A razão para
isto é talvez um pouco fora do comum, mas fácil de perceber com uma
simples explicação. A vida nos dias de hoje é bastante acelerada. O trabalho
muda rapidamente e os planos que fizemos ontem não são necessariamente
os que seguimos hoje. Conseguir fluir nesta dinâmica constante, implica não
estar demasiado preso a decisões passadas, incluíndo prioridades. As
prioridades são sempre definidas em relação a algo. Ou seja, uma tarefa tem
prioridade 1 porque a outra tem 2 e a seguinte 3. Mas o que acontece se
aparecer algo ainda mais importante que 1? O 1 passa a 2, o 2 a 3 e assim
sucessivamente. O que isto nos obriga a fazer é perder tempo a redefinir o
trabalho – algo que queremos que seja feito uma e única vez na fase de
processar. Em vez de estarmos constantemente a atribuir números, cores ou
letras que indiquem prioridades, devemos confiar noutros aspectos do
sistema que nos guiarão de uma forma mais viável para as tarefas mais
importantes (como o estar consciente do volume de trabalho que temos, o
alinhamento que temos do trabalho com a vida, ter objectivos claros, etc).
Para além disso, não interessa o quão prioritária uma tarefa possa ser, se não
se possa realizar. É precisamente por isso que temos três filtros, antes da
prioridade.
O tempo e energia disponível devem ser bastante óbvios para todos. Se uma
tarefa necessita de 30 minutos para ser feita, mas de momento só tenho 10,
não interessa o quão importante possa ser, simplesmente não é possível
fazê-la. O mesmo acontece com a energia, física ou psíquica.
Desta forma, uma lista geral de próximas acções que poderia ter cinquenta
ou cem itens, muito rapidamente se subdivide em várias listas de próximas
acções mas de contextos específicos. Assim, por exemplo, em casa passo a
dar mais atenção (ou prioridade) aos itens da lista de Próximas Acções em
Casa, o que deverá ter apenas dez ou vinte, um tamanho bem mais razoável.
Lamento dar esta notícia, mas a verdade é que não há, nem nunca vai haver
um botão mágico que lhe diga qual a tarefa mais certa a fazer num dado
momento. Se alguma vez lhe disserem que sim, não acredite. Por muitos
factores que algum computador consiga alguma vez calcular (tempo,
prioridade, contextos), não há nada melhor do que confiar na sua própria
intuição para saber o que deve fazer. A nossa atenção deve estar, por isso,
em trazer para um plano consciente todas as nossas responsabilidades, ter
uma boa visão do que somos, queremos e fazemos (com o modelo dos
Horizontes de Foco, página 103), e saber que quando temos tudo isso
alinhado, a nossa intuição irá sempre trazer a resposta certa, em todos os
momentos necessários.
Para que o leitor já não tenha de passar pelo mesmo, estes são os primeiros
passos a dar, para a sua própria implementação do método GTD:
1 – Construir
Em primeiro lugar, trate das fundações da casa, pois elas vão suportar tudo o
resto. Isto significa preparar todo o aspecto material(físico) do seu sistema
GTD. Decida que tipo de ferramentas vai começar por usar e quais precisa
de preparar ou comprar:
• caixas de entrada
• blocos de notas rápidos
• cadernos/organizers/planificadores
• pastas para organização
• etiquetas
• arquivos
• um módulo de gavetas
• software específico (caso opte por ferramentas digitais)
• etc
Algo a ter em conta neste passo é o facto que nenhum sistema é vitalício,
nem ninguém o vai obrigar a usar algo que não quer. É muito importante
que, acima de tudo, gostemos de usar estas ferramentas. Se o próprio
sistema já criar repulsão, ou porque somos preguiçosos a escrever
manualmente, ou porque aquela gaveta dá luta a abrir, ou porque o
programa demora 5 minutos até começar, estamos no bom caminho para o
falhanço.
2 – Preencher
Assim que as ferramentas estiverem todas e repito, todas, no sítio, o
próximo passo é preenchê-las.
Pode utilizar os resultados dos exercícios que fez, durante a leitura das 5
fases e colocá-los já nos seus respectivos locais (listas, pastas, gavetas, etc).
Nomeadamente:
3 – Manter
Para não “perder o comboio”, é essencial assegurar a manutenção do
sistema. Isto faz-se principalmente através da revisão semanal, apresentada
anteriormente na 4ª fase do método. Se ainda não o fez, defina um dia, hora
e local para a sua revisão.
Mais uma vez, lembre-se que não é necessário ter aqui qualquer pressão
para fazer uma escolha perfeita. Queremos apenas começar, mais tarde, caso
chegue à conclusão que o que decidiu não foi o melhor, pode recalendarizar
a revisão para um outro dia/hora.
No caso das acções sequenciais, apenas a tarefa A poderá ir para uma lista
de Próximas Acções. Todas as outras serão impossíveis de fazer até que A
esteja concluída. Como queremos manter listas funcionais, este tipo de
tarefas não pode estar presente. A tarefa B e C seriam então colocadas numa
lista de acções futuras, por exemplo, no material de apoio do respectivo
projecto.
Como o próprio nome indica, este método é bastante focado na acção, com
o mote que “há muitas ideias no mundo, mas não há acção suficiente”. Cada
projecto é decomposto até às suas componentes mais simples: acções.
Adicionado a isto, há uma premissa simples de que tudo é um projecto, seja
o plano do jantar de Natal, a gestão do orçamento familiar ou um qualquer
objectivo pessoal em curso. Havendo uma identificação clara de quais os
projectos que temos em cima da mesa, tudo se resume a identificar os seus
componentes elementares.
Os componentes elementares
Acções – as tarefas específicas que têm que ser realizadas para andar para a
frente com o projecto. Têm sempre um verbo que indica o tipo de acção, por
exemplo: redigir o email, limpar a sala, pagar a conta, etc.
Itens Suspendidos – coisas que, por agora, não são acções concretas, mas
podem vir a sê-lo no futuro. Como não queremos perder a ideia de vista,
fica armazenada nesta categoria para mais tarde poder ser resgatada.
Da teoria à prática
A implementação desta metodologia pode ser feita recorrendo a qualquer
tipo de listas, digitais ou não. Como dou sempre prioridade aos materiais
não-digitais, vamos ilustrar com eles um exemplo real. Vamos partir de um
projecto a título demonstrativo ao qual chamaremos “renovação da
cozinha”.
Como calculamos que seja algo complexo, vamos começar por arranjar uma
pasta ou dossier com este nome e que albergará todo o material a ele
associado. Três separadores identificam os três componentes elementares do
Action Method. À medida que novas coisas vão dando entrada, colocamos
nas secções apropriadas:
Exemplo de Acções:
Acções de supervisão – algo que queremos ter a certeza que é feito. Podem
ser, por exemplo, precedidas das palavras “assegurar que...”. Por exemplo,
“assegurar que o documento é terminado até ao final da semana”.
1 Do japonês, quadro
O Personal Kanban tem duas grandes vantagens, o facto de ser bastante
visual e o de limitar o trabalho que está a ser feito em qualquer altura.
Por outro lado, o facto de limitar o trabalho que estamos a fazer em qualquer
momento, permite-nos ser mais realistas com o que estamos a aceitar e
também a facilitar o foco e a concentração.
Eisenhower ficou também famoso por uma célebre frase que resultou da sua
experiência com este método:
Os quatro quadrantes
Cada tarefa que entra para a matriz é classificada entre Urgente/Não
Urgente e Importante/Não Importante. A matriz resulta, por isso, em quatro
quadrantes distintos.
Fazer Planear
1 2
3 4
Delegar Adiar
Funcionamento
Não complicando a categorização de tarefas, neste método limitamo-nos a
colocar cada tarefa no seu respectivo quadrante.
Tarefas com Prioridade 1 são para Fazer. São o tipo de tarefas que temos
que ser nós a tratar e o mais rapidamente possível. No entanto, se é aqui que
passamos a grande maioria do nosso tempo, pode ser um sinal que estamos
a ser vítimas de uma má gestão ou planeamento, limitando-nos a responder
e reagir às diversas situações que a vida nos coloca.
Exemplos:
• Entrega do relatório
• Arranjar pneu do carro
• Pagar renda
Tarefas com Prioridade 2 são para Planear. Se sabemos que são
importantes mas não necessariamente urgentes, o melhor a fazer é planeá-
las adequadamente para que no futuro não se tornem urgentes. Dependendo
da natureza da tarefa, este planeamento pode ter diversas formas, mas o
essencial é começar. Como? Marcando uma data na agenda, criando um
novo documento ou folha de papel para assentar ideias, começar a organizar
o que for necessário, etc. É um bom sinal quando a grande maioria do nosso
tempo é dedicado a este quadrante.
Exemplos:
• Exercício físico
• Próximas férias
• Escrever um livro
Tarefas com Prioridade 3 são para Delegar. Sendo urgentes mas não
importantes, estamos na presença de tarefas que estão maioritariamente
ligadas a um trabalho que somos obrigados a fazer ou responsabilidades que
temos que manter. O ideal é conseguirmos delegar estas tarefas.
Exemplos:
• Responder a email
• Telefonar a … e pedir …
• Confirmar preço de...
Tarefas com Prioridade 4 são para Adiar, ou mesmo esquecer. Estas tarefas
sem grande importância nem urgência devem ser adiadas para mais tarde,
quando houver espaço e tempo para elas. Neste quadrante também
encontramos frequentemente os nossos principais desperdícios de tempo.
Em vez de os adiar, podemos também considerar em apagá-los e esquecê-
los por completo.
Exemplos:
Funcionamento
Cada tarefa tem um período de 25 minutos (de acordo com o seu criador,
mas há diferentes variações com 18 ou 15 minutos, por exemplo). No final
de cada tarefa, o temporizador conta um pequeno intervalo, com 3-5
minutos de duração, após o qual começa uma nova tarefa e um novo
intervalo. No final da 4ª tarefa, o intervalo deverá ser de longa duração, 20
Os intervalos são livres, use o tempo – que não é muito – para ir à casa de
banho, beber água, esticar as pernas e respirar ar livre. Evite usar esses
minutos para ver emails ou algo do género, pois para além de não estar a
relaxar adequadamente, pode facilmente deslizar no tempo ultrapassando o
limite do intervalo.
Sempre que concluir uma tarefa, marque-a como concluída na sua lista, ou
escreva-a mesmo numa outra lista de tarefas concluídas, que vai ajudando
na motivação.
• Fazer Hoje
• Fazer Amanhã
Sempre que alguma nova tarefa surge, a regra é anotá-la na lista “Fazer
Amanhã”. No dia seguinte, as tarefas do Amanhã passam para o Hoje e o
Amanhã volta a ficar vazio.
Obviamente que há lugar para excepções, pois muitas vezes surgem tarefas
que são necessariamente para serem feitas hoje (quando não ontem!).
NÃO QUEBRAR A CADEIA
O “Don't break the chain” é uma técnica cuja criação tem sido erradamente
atribuída ao comediante Jerry Seinfeld. Não é bem um método para gestão
de tarefas mas mais uma técnica para ajudar a manter um hábito produtivo.
Seinfeld usava esta técnica para a escrita, mas cada pessoa pode facilmente
adaptá-la para outras coisas que queira fazer, treinar, ou aprender:
• escrever um blog
• ler um capítulo(ou algumas páginas) de um livro
• aprender a programar
• meditar
• cozinhar
“Grão a grão, enche a galinha o papo”. É a acção constante e diária que
constrói os hábitos. Esta técnica funciona tão bem pois são estes pequenos
impulsos de motivação para não quebrar a cadeia que nos mantêm no fluxo
de produtividade (seja o que for que esta palavra signifique para si, neste
contexto).
Funcionamento
1. Defina no máximo três objectivos (mais tarde, pode adicionar um
quarto).
2. Para cada um deles, defina o critério que permita avaliar se cada
meta diária foi atingida ou não. Exemplo: ler pelo menos 10 páginas,
fazer 20 min de exercício, etc
3. Defina as regras do jogo e excepções. No método original, Seinfeld
não incluía, por exemplo, dias de baixa, férias, viagem de trabalho
ou outras situações que podem impedir a realização de certas metas
diárias. Se estiverem planeadas e consideradas desde início, estas
excepções não contam como quebras da cadeia.
4. Imprima um calendário para cada um dos objectivos. Podem-se usar
calendários anuais ou mensais, conforme preferência pessoal. Os
mensais têm a vantagem de ter mais espaço para desenhar os X.
5. Arranje um marcador vermelho bem grosso. Quanto mais vermelho
e mais gordo, melhor fica o X.
ASPECTOS FUNDAMENTAIS PARA SE SER PRODUTIVO
Muitas pessoas que experimentam um ou vários sistemas de produtividade,
acabam por criar o seu próprio sistema, baseando-se em técnicas e dicas que
retiram de um ou vários métodos. Estes sistemas auto-criados têm tanto
valor como qualquer outro. Por vezes, são até mais eficazes pois adaptam-se
melhor ao estilo de vida e necessidades de quem os usa.
Gerir um calendário
Use a sua agenda para reservar janelas de tempo para tarefas(ou
informações) que têm dias e/ou horas específicas.
Se, pelo contrário, usarmos um calendário apenas para coisas que sejam
realmente obrigatórias ou necessárias, temos nele uma poderosa ferramenta
para gerir bem o tempo. O que entra, então, num calendário? Eis alguns
exemplos de tarefas ou compromissos que têm especificidade de data e
hora:
• consulta no médico
• apanhar avião
• reunião da equipa
O que há em comum nestes exemplos? Falhar o dia/hora implica falhar a
tarefa. É uma questão de “vida ou morte”, o que é bastante diferente de “ir
ao supermercado”, onde se falharmos podemos simplesmente adiar.
Quando seguimos esta simples regra, torna-se muito fácil perceber quais são
os períodos inflexíveis no nosso dia. Visualmente, sem sequer precisar de
ler, conseguimos em poucos segundos ter uma imagem de como o dia se
organiza, se há algo que bloqueia algum período e onde temos mais
flexibilidade para jogar com surpresas.
Não há regra sem excepção
Motivação: Costuma-se dizer, “seja simpático para o seu futuro eu”. Isto é,
lembre-se que, quer seja amanhã ou daqui a 1 mês, é você quem irá ler e
interpretar aquilo que escreveu. Às vezes, ter um pouco de cuidado na forma
como escrevemos algo, pode fazer bastante diferença na forma como vamos
voltar a esse assunto mais tarde. Imagine-se a delegar essa tarefa a uma
outra pessoa. Como a diria de uma forma motivante e que desse mesmo
vontade de fazer? Obviamente que não vamos escrever frases irrealistas ou
de empoderamento sensacionalista pelo meio, mas há um pequeno cuidado
que podemos ter e que pode fazer alguma diferença.
Quando abordo este tema nos workshops, costumo fazer uma pequena
sondagem ao tamanho das caixas de email. Em média, mais de metade dos
participantes tem caixas de email com mais de 300 mensagens não lidas e
muitos deles com mais de 1000.
1. Crie uma pasta (ou etiqueta) no seu email chamada “Emails a tratar”
ou “Emails acumulados”
2. Seleccione todos os emails na sua caixa de entrada excepto os do dia
de hoje e ontem.
3. Mova-os para a pasta criada no ponto 1.
4. Fim
Simples! Ok, foi batota, mas não fica por aqui. O que esta pequena técnica
ajuda a resolver é a resistência em lidar com grande quantidades de coisas.
Agora a única coisa que tem a fazer é reduzir a sua caixa de entrada (com
apenas alguns emails) para zero. Fazer isso com alguns emails é fácil. Fazer
com centenas, não. Agora está em condições de criar o hábito e começar já a
sentir os efeitos relaxantes de uma caixa de entrada vazia.
O que se faz então com a pasta dos emails antigos? Primeiro tenta-se reduzi-
la de forma rápida, até ficar com o que considera realmente essencial:
• Ordenar emails por data e apagar tudo que seja anterior a X meses
(acha mesmo que ainda vai ler ou responder aquele email de 2008?)
• Ordenar por remetente e apagar aqueles que sabe que não interessam
para agora (publicidade, revistas, newsletters, pessoas chatas que só
enviam vídeos engraçados do YouTube, etc...)
A partir daqui, tem os emails que acha úteis ler/responder/armazenar. Não
há soluções mágicas, o caminho daqui em diante é ir encontrando algum
tempo e vontade para abrir esta pasta e começar a vê-los um a um. Não tem
que fazer tudo de uma vez e não tem estes emails à sua frente todos os dias
sempre que abrir o email. O objectivo é mesmo esse, dar espaço e alívio
psíquico.
Foco vs Multi-tasking
Não há assim muito tempo atrás, chegou a ser comum encontrar nos
anúncios de oferta de emprego o famoso “deve ser capaz de multi-tasking”.
Felizmente, diversos estudos realizados deitaram por terra a imagem
positiva do multi-tasking. Hoje sabe-se que, na verdade, é mais prejudicial
ao trabalho do que benéfico.
Para quem não está familiarizado com o termo, o multi-tasking pode ser
imaginado como aquela pessoa que enquanto trabalha, por exemplo, no
computador, não está apenas a redigir um documento. Está também com
atenção aos emails (provavelmente a meio da escrita de uma resposta), a
reordenar e organizar os últimos papéis que foram entregues por um colega
e no processo de telefonar e marcar reuniões com diversos clientes. Este é
só um exemplo típico que vi frequentemente. Cada pessoa, dependendo da
sua área profissional, ou mesmo em casa, terá situações semelhantes.
Acreditava-se portanto, que tal trabalhador seria uma pessoa de muito valor
pois conseguia avançar em diversas frentes do seu trabalho,
simultâneamente, lidando com o stress que daí viria e sem perder qualidade.
Sei que nem todas as pessoas têm a possibilidade de manter estes períodos
de focos prolongados. É uma queixa que ouço frequentemente,
especialmente vinda de pessoas que ocupam cargos de atendimento ou
semelhantes, em que têm que ter disponibilidade permanente para
interrupções. Estes são os casos em que é fundamental encarar o trabalho
como uma arte marcial e ter o conhecimento e destreza para lidar com todo
o tipo de golpes inesperados de uma forma fluida, sem quebrar o ritmo e a
produtividade. Da minha experiência, o método GTD ensina e dá as
ferramentas mais capazes para esse fim.
Curar a procrastinação
Quem já não procrastinou que atire a primeira pedra. Há quem veja a
procrastinação como um defeito ou característica de personalidade, para
mim é simplesmente um resultado de um conjunto de condições. A pessoa
mais procrastinadora pode-se tornar produtiva, motivada e cheia de
iniciativa se as condições estiverem certas.
Para não nos desviarmos demasiado do tema central deste livro vamos
deixar de lado as causas mais pessoais e emocionais (algumas destas podem
ser abordadas com as técnicas descritas no capítulo seguinte).
Definir o objectivo
Sabe exactamente qual é o objectivo final daquilo que está a fazer? Sabe
reconhecer o final? Por outras palavras, consegue escrever numa frase
aquilo que é necessário ficar feito, de uma forma tão simples e clara que a
possa passar a outra pessoa que não faz ideia do assunto?
Qual é a imagem que tem na cabeça quando pensa em fazer aquilo que tem
que fazer? Quando a procrastinação está presente essa imagem ou não
existe, ou está turva, escondida num nevoeiro de indefinição. Ou então
visualizamos algo tão grande e complexo que nem a pessoa mais produtiva
do mundo teria vontade de fazer! Como disse acima, a procrastinação
resulta da sensação (às vezes emotiva) que temos com estas representações
internas que nós próprios criamos. Melhorar essa imagem para algo mais
positivo e exequível consiste em dois simples passos: decompôr o problema
em passos pequenos e simples e saber defini-los com clareza e precisão.
Tudo o que fazemos, encaixa-se sempre numa destas três categorias. A única
coisa que varia de pessoa para pessoa é o tamanho da fatia que cada uma das
categorias ocupa.
Os 4 princípios e a Lei
Por aqui podemos ver que a OST dá prioridade ao facto das pessoas estarem
num sítio e discussão onde se sintam úteis e possam contribuir. Quando isso
não acontece, é preferível ir para outra discussão que chame mais o
interesse, ou mesmo fazer uma pausa. Isto garante que todos os membros de
um grupo de discussão estão realmente interessados nela e tomarão mais
responsabilidade pelos resultados.
A sessão começa numa sala que seja suficientemente grande para que todos
os participantes possam estar sentados num círculo de cadeiras. Um quadro
branco irá indicar os locais, períodos e temas de cada grupo de discussão.
Uma parede branca é usada como “Mercado de Ideias”, que é usada para
cada pessoa colocar uma ideia ou assunto que gostasse de ver abordado ao
longo das diversas sessões.
1. No início, o facilitador começa por dar as boas-vindas, clarificar o
porquê da reunião (o que se pretende alcançar) e explicar o
funcionamento da mesma, de acordo com a OST.
2. Abre-se o “Mercado de Ideias”. Cada pessoa pode ir ao centro do
círculo onde existe papel e caneta, escrever o assunto, anunciá-lo ao
grupo e colá-lo na parede. Este processo contínua durante o tempo
que for necessário até que não hajam mais ideias ou assuntos
propostos. Não é obrigatório que todos proponham algo.
3. O facilitador distribui os papéis no Mercado de Ideias pelos locais e
períodos disponíveis.
Os eventos em OST podem demorar até dois ou três dias, para organizações
e assuntos mais complexos, mas também podem ser realizados em apenas
um dia ou uma tarde. Deve-se, no entanto, ter em atenção que cada período
de discussão seja de aproximadamente uma hora e meia.
Neste capítulo estão reunidas diversas técnicas que lhe vão permitir
optimizar diversos processos mentais, através de uma colaboração mais
natural com o funcionamento do cérebro.
APRENDIZAGEM E MEMÓRIA
Longe estão os dias em que se podia acreditar que, depois de terminarmos
os estudos académicos, a nossa principal aprendizagem estava concluída.
Nos dias de hoje temos que estar prepararados para uma aprendizagem
constante, independentemente das áreas profissionais. O processo de
aprendizagem, ou seja, uma assimilação interior de objectos exteriores, pode
ser melhorado seguindo alguns princípios básicos.
Sincronia de hemisférios
O hemisfério esquerdo do cérebro está associado ao pensamento lógico,
analítico e crítico. Por sua vez, o direito é mais usado na exploração criativa,
holística e intuitiva. As pessoas que melhor usam o seu cérebro (aquelas nas
quais reconhecemos um “génio”), sabem manter a sincronia entre estas duas
faces, ao invés de usar apenas maioritariamente uma delas.
Não quero com isto insinuar que apenas usamos um lado, não é verdade.
Todos usamos ambos os hemisférios. Alguns conseguem ter um pouco mais
de equilíbrio, enquanto que outros agem e pensam maioritariamente
influenciados por um deles.
O ponto chave aqui não é o equilíbrio entre ambos, não se trata de ao final
do dia poder dizer que usamos 50% de cada um. O que é mesmo importante
é a sincronia e o uso simultâneo de ambos.
Ser capaz de estimular e puxar pelo hemisfério direito quando fazemos algo
que é normalmente feito pelo esquerdo (ou vice-versa), pode abrir imensas
portas à forma como olhamos para o que fazemos, as soluções ou estratégias
novas com que nos deparamos, etc.
Da próxima vez que estiver a trabalhar, estudar ou planear ago, veja de que
forma poderá juntar dois ou mais destes aspectos, simultâneamente?
Usar Árvores de Memória – para além dos mapas mentais (que serão
discutidos na próxima secção), as árvores de memória são outra técnica
bastante útil para memorizar grandes quantidades de informação de uma
forma sintetizada como, por exemplo, quando queremos resumir um
documento ou livro. A construção de uma árvore de memória faz-se da
seguinte forma:
3. Escreva a frase final num novo cartão (este será o tronco da árvore).
MAPAS MENTAIS
No final da década de 60, frustrado com as técnicas tradicionais de registar
notas e ideias, o psicólogo e autor britânico Tony Buzan desenvolveu
estudos do funcionamento do cérebro que deram origem à técnica conhecida
hoje como Mapas Mentais. Esta técnica, combina o aspecto visual e
espacial, que permite ao cérebro ser mais eficiente e dar mais clareza e
controlo do nosso processo de pensamento.
Um mapa mental pode ser visto como um diagrama construído com base
nas ligações de ideias, tais como surgem e se armazenam no nosso próprio
cérebro. Sempre que aprendemos ou observamos algo interessante,
passamos por uma nova experiência ou raciocínio. O nosso cérebro assimila
o novo conhecimento criando milhares de novas ligações na rede neuronal,
associando conceitos e estímulos de uma forma radial.
• resolução de problemas
• brainstorming de ideias
• representação de estruturas organizacionais
• expressão criativa
• resumos de materiais mais extensos em tópicos e conceitos
agregados e mais memorizáveis
• etc
O que é?
Todos nós já usamos o melhor, mais criativo e mais rápido planeador
existente: o cérebro. Embora não nos apercebamos, passamos muito do
nosso tempo a planear, seja para escolher o que vestir, onde passar o fim de
semana ou como resolver um problema. Embora estes processos sejam
inconscientes, existem passos bem definidos para esse planeamento que o
nosso cérebro faz naturalmente.
Claro que, embora ajude, o simples organizar de todas essas acções não
consegue resolver o caos já criado. É preciso ter mais e melhores ideias e
avaliá-las.
Com a necessidade das ideias vem sempre a pergunta “mas afinal o que é
que nós queremos mesmo?”, que tenta alcançar uma visão e propósito para
esse trabalho.
1. propósito, princípios
2. visão
3. brainstorming (ideias)
4. organização
5. próximas acções
Propósito
Pense na última vez que foi jantar fora. A sua intenção pode ter tido várias
razões, como por exemplo: conhecer um restaurante novo, socializar,
passear, ou simplesmente quebrar a rotina. Seja qual for essa intenção, ela
dá o propósito e o impulso para atingir o seu objectivo, ou, nas palavras do
MPN, o “porquê” de querer ir jantar fora.
• definir o sucesso
• encontrar motivação
• clarificar o foco
• alargar as opções
Visão
É comum não querermos iniciar um projecto ou atingirmos um objectivo
por não sabermos o “como” chegar lá. O que acontece é que o nosso cérebro
funciona de forma inversa. Isto é, o “como?” não interessa antes de
conseguirmos visualizar o “o quê?”. Quando o “o quê?” consegue ser
visualizado e descrito, o “como?” acabará por se ir revelando naturalmente
com o decorrer do tempo e com os passos que vamos dando.
Quanto melhor formos capazes de descrever essa visão, mas fácil será
desvendar o “como?”. Nesta fase, ignore os “ses” e os “mas”. Seja realista,
mas veja o sucesso para além das expectativas ou limitações auto-impostas.
Como?
Assim que somos capaz de visualizar e descrever a visão do nosso
objectivo, a mente começa naturalmente a fornecer ideias sobre como lá
chegar. Esta 3ª fase é a fase do brainstorming.
É claro que não estamos a desligar a nossa mente racional, mas embora
algumas ideias possam parecer ridículas ou impossíveis, nesta fase é
interessante capturá-las. Muitas das vezes aquilo que à primeira vista pode
parecer fora de sítio, mais tarde revela-se como uma opção viável ou até
como uma ponte para outras novas ideias.
Organizar e Agir
Assim que identificamos e exteriorizamos uma boa colecção de ideias, é
quase espontâneo começar a surgir uma organização natural das mesmas,
vendo o que são e como se relacionam. É a isto que normalmente se chama
o “plano do projecto”.
Planeando
As ideias e planos podem ir desde algo simples numa folha de papel, a
complexos gráficos GANTT, folhas de orçamentos, organogramas, ou até
usando software de gestão de projectos.
Pista de Descolagem
Este é o primeiro nível, onde está o momento presente, o agora.
Basicamente é a lista de todas as nossas próximas acções, todos os emails,
telefonemas, pequenas tarefas. Não há limites de tamanho, normalmente são
listas bastantes extensas.
10,000 pés
A este nível saímos daquilo está imediatamente à nossa frente e vemos um
pouco mais além. Aqui estão representados os Projectos, isto é, próximas
acções agrupadas com objectivos definidos. Não é uma lista fixa ou
estagnada, mas em constante actualização, despoletando constantemente
novas acções.
20,000 pés
Áreas de Responsabilidade. Criamos ou aceitamos novos projectos devido
às nossas áreas de responsabilidade. Podemos definir estas áreas como tudo
aquilo pelo qual temos uma responsabilidade continua, na qual queremos
atingir certos resultados e/ou manter uma certa qualidade. Ao contrário dos
projectos, as áreas de responsabilidade não têm um fim, isto é, nunca ficam
completas. Por exemplo, ser responsável pelo departamento de Marketing,
responsável pela limpeza em casa, responsável pela saúde do cão,
responsável pela manutenção do carro, etc etc. É útil dividirmos as áreas de
responsabilidade em áreas de vida pessoal e de vida profissional. Em cada
uma delas é normal termos entre 6-10 áreas.
Ler, rever e pensar sobre as nossas responsabilidades também ajuda a
despoletar novos projectos ou objectivos específicos que queremos atingir.
Não existe “fim” para a construção dos seus horizontes de foco porque a
vida é em si algo dinâmico e mutável. O que devemos tentar ter é um
modelo de horizontes de foco que seja verdadeiro, que esteja sincronizado
com quem somos, hoje. Nada fica escrito em pedra. Pode e deve alterar e
recalibrar o seu modelo sempre que a vida o exigir. Não o fazer implica que,
mais tarde ou mais cedo, quando o consultar, haverá uma grande
probabilidade de perder a utilidade. A missão de vida não muda todos os
dias, mas se calhar muda algumas vezes durante uma vida. Já os objectivos
a curto prazo devem ser revistos com alguma regularidade (semanas?
meses?). Com cada alteração feita, voltamos a identificar e procurar as
ligações entre os vários níveis.
Implementação prática
A informação aqui presente não tem que ser usada juntamente com outro
método, nem mesmo em nada que se relacione com organização ou
produtividade. Estes conselhos são aplicados a qualquer objectivo que
queira atingir na sua vida.
Definir a meta
“O que é que eu quero?” é uma daquelas perguntas tão simples, mas que ao
mesmo tempo nos consegue deixar a pensar duas (ou várias) vezes sobre a
resposta. A verdade é que muitas vezes não estamos suficientemente claros
para conseguir responder. Não sabemos exactamente o que queremos, aonde
queremos chegar, o que queremos atingir... e no entanto, continuamos a
avançar sem esta clareza. É inevitável que, nestas situações, surjam
frequentemente sentimentos de confusão, letargia, desmotivação, etc.
Verificar a meta
O facto de se tomar uma decisão e definir uma meta, não é, por si só, o
suficiente para garantir que essa meta é boa, está bem definida e que somos
capazes de lá chegar. Existem 4 critérios que devemos verificar que estejam
cumpridos, em relação ao nosso objectivo/estado desejado :
3 – É testável
4 – É ecológica
Nestes casos, temos que ser capazes de identificar o que é que está ao nosso
alcance para lá chegarmos. Considerando o exemplo de cima, poderiam
tirar-se vários sub-objectivos que nos permitissem, gradualmente, ir
aproximando da meta final (“fazer formação”, “melhorar
3. É testável
Ser testável significa que devemos ser capazes de descrever indicadores que
nos permitam saber quando alcançamos o objectivo. Algumas perguntas
úteis poderão ser:
Implementação
Se os requisitos forem cumpridos e o nosso objectivo estiver bem definido
podemos partir para a identificação dos próximos passos a fazer,
planeamento de fases, etc.
A PRODUTIVIDADE E EU
Serviços prestados:
• Apresentações e palestras
Porque nem o tempo nem a Internet param, seria arriscado deixar aqui
escritas referências para recursos digitais que o leitor possa consultar e usar.
Por isso, no website oficial deste livro, poderá encontrar uma lista em
contínua actualização de: