Manual Rol de Pagos Siaci PDF

ROL DE PAGOS
MODULO DE ROL DE PAGOS

Este módulo nos permite el manejo y control de todo lo referente a los empleados de la
empresa permitiendo así la emisión de los reportes correspondientes a los procesos
generados en nómina.
ARCHIVOS
 Especificar Impresora
El usuario del Sistema podrá escoger entre todas las impresoras que estén instaladas o
conectadas en red al equipo, para poder imprimir sus reportes y documentos, el usuario
debe seleccionar la impresora y presionar el botón OK, y mediante el botón SETUP podrá
hacer una serie de configuraciones de página de acuerdo a sus necesidades.
 Seleccionar empresa
Se puede elegir de un listado, la Empresa con la cual se desea trabajar, adicional se debe
ingresar el nombre y clave del usuario.
 Cambiar clave
Email:soporte.siaci@siaci.com.ec Quito – Ecuador www.siaci.com.ec

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ROL DE PAGOS
Se podrá tener la posibilidad de cambio de clave solamente del usuario que se encuentra
activo en ese momento, se debe registrar la nueva clave, la confirmación de la misma, y la
fecha en la cual caduca.
 Cotización Diaria
Esta opción permite registrar el valor que tiene la moneda extranjera VS la local. Aquí se
indicará la fecha de registro, así como su valor.
 Salir
Al seleccionar esta opción nos permitirá salir del módulo en el que se está trabajando.
Para empezar con el manejo del módulo de nómina se debe realizar la creación de los
parámetros iniciales de este módulo, esto se lo debe realizar en:

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ROL DE PAGOS
GESTIONES
 Configuración de Cuentas de Rol
 Definir rubros
 Código: Se debe asignar manualmente un código a cada uno de los rubros.

 Código interno: Este campo debe ir en blanco, solo será asignado si algún técnico
(SIACI) lo considera necesario.
 Descripción: Nombre del rubro.
 Tipo de cuenta: De acuerdo a la función que vaya a realizar el rubro.
 Manual (Estos permiten al administrador del módulo registrar los valores
directos a cada rubro)
 Automático (Al seleccionar esta opción se debe asignar una fórmula para
que se puedan realizar los cálculos automáticamente.)
 Valor de: De acuerdo a la función que vaya a realizar el rubro.
 Ingreso (Este valor será acreditado al Empleado )
 Descuento (Este valor se descontara al Empleado )
 Provisión (Este no afectara al rol del empleado, pero se provisionara el
valor)
 Estos rubros no deben ser modificados:

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ROL DE PAGOS
 Cuenta Debito: Cuenta correspondiente al haber.

 Cuenta Crédito: Cuenta correspondiente al debe.
Para asignar la cuenta correspondiente se debe ubicar en el campo solicitado / presionar

F11.
El sistema maneja ya unos rubros estándares los cuales se los puede revisar, modificar y
asignar las cuentas contables correspondientes.
TIPOS DE ROL DE PAGOS
 Configuración de Cuentas de Rol

 Generar tipos de rol
En este proceso se va a asignar todos los rubros que van a ser parte de nuestra papeleta
del rol mensual, se pueden crear tantos grupos de rol como departamentos existan.
 Código: Se debe asignar un código de identificación este puede ser alfanumérico.

 Tipo: Forma en la que se labora el trabajador (Recomendable beneficios de ley)
 Nombre: Como se va a definir a este grupo de cuentas (Recomendable el mismo
nombre del departamento.)

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ROL DE PAGOS
 Rubro: Se debe ir insertando cada uno de los rubros que se necesite, ubicarse
después del último renglón dar click derecho / insertar registro / e ir insertando.
 Orden a liquidar (este campo no debe ser modificado).
 Tablas de rol
Se debe ingresar en cada una de estas opciones e insertar los registros que se necesiten.
(click derecho / insertar registro), Quedando de la siguiente manera:

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ROL DE PAGOS
 Código: Secuencia para cada departamento.

 Nombre: Nombre del departamento.
 Grupo de rol: Asignar grupo creado anteriormente (TIPOS DE ROL DE PAGOS).
 C. costo: Al que pertenece el departamento (pueden ser todos al principal.)
 Ultimo cierre: Ultimo día del mes anterior al que se va a empezar a trabajar.
 El resto de datos son opcionales.
HORARIOS
Esta opción permite registrar los horarios de trabajo que maneja la empresa, el mismo
que servirá tanto para el cálculo automático de horas extras como para la validación del
archivo generado por el sistema biométrico.
 Horarios.
 Tipo de Horario
Esta opción nos permite definir los tipos de horarios que se manejaran en la empresa,
(Click derecho / insertar registro)
 Código: Se debe ingresar un número consecutivo para cada tipo de horario.

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ROL DE PAGOS
 Descripción: Nombre que caracterice al Horario.

 Especial: Este campo se deberá marcar solo en el caso que la empresa no maneje
un horario específico de entrada y salida, el sistema calculara 8 horas a partir de
que el empleado timbre.
 Horarios.
 Definir Horario
En esta opción se definirá los horarios de la jornada de trabajo, almuerzo y la hora de

inicio para el cálculo de horas extras, esto por cada uno de los tipos de horarios creados.
REGISTRO DE EMPLEADOS
 Empleados
 Datos personales
 Código: Se debe asignar un código para identificar al empleado.

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ROL DE PAGOS
 Departamento: Al que pertenece el empleado.

 Apellidos y Nombres: Datos del empleado.
 Centro Costo: En el centro que se registre el empleado.
 No. Cargas: Se registra el número de cargas familiares que tiene a su cargo el
empleado.
 F.Salida: Esta será ingresada cuando el empleado haya dejado de trabajar para la
empresa.
 Estado: Siempre debe constar como activo hasta que el empleado cese sus funciones
en la empresa.
 Los otros datos se deben ingresan en relación a datos personales del empleado.
 Empleados
 Datos de la empresa
 BANCO: Seleccionamos el banco correspondiente a nuestro trabajador (Obligatorio

para el manejo de cash management).
 No CUENTA: Cuenta bancaria al que se realizará el depósito o transferencia de la
remuneración del trabajador. (Obligatorio para el manejo de cash management).
 ID: Código bancario del trabajador. (Obligatorio para el manejo de cash
management).
 Nombre Corto: Se debe asignar solamente un nombre y un apellido.
 Cta. Contable: En el caso de necesitar manejar una cuenta por cada uno de los
empleados.
Los otros datos se deben ingresan en relación a los datos del empleado en la empresa,
adicional a los datos anteriores estos datos deben ser registrados obligatoriamente

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ROL DE PAGOS
 Empleados
 Cargas familiares
Estos datos se deben ingresan en relación a las cargas familiares de cada uno de los
empleados, en caso de el empleado mantener varias cargas se debe marcar la opción
insertar y registrar la información de todas las cargas necesarias.
Una vez registrado estos datos se debe guardar la información registrada, nos ubicamos
en la pestaña de datos personales y guardar.

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ROL DE PAGOS
Una vez realizado el registro de los empleados, rubros, tipos y todas las parametrizaciones
se puede proseguir con el ingreso de los valores en los rubros manuales que también
serán parte de nuestro rol mensual.
 Registro de Transacciones
 Transacción Manual
En esta opción se registraran los valores que van a ser variables en cada mes como
multas, bonos, etc.
Nos ubicamos en la barra del lado izquierdo, sobre la carpeta amarilla y se nos van
a desplegar todos los rubros manuales en los que se pueden asignar, seleccionamos y
aceptar.
Una vez seleccionado el rubro en el que se va a ingresar los valores, se debe seleccionar
el departamento en que se va a trabajar.
Vamos a la pestaña DETALLE DE TRANSACCIONES MANUALES /click derecho / insertar

registro/ buscar el empleado y asignar el valor, en el caso de que todos los empleados

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ROL DE PAGOS
resivan un valor en este rubro se puede dar click sobre la opcion ejecutar, y se
desplegaran todos los empleados en un listado para poder ingresar los valores.
Una vez registrada la informacion nos ubicamos en la pestaña, CABEZERA

TRANSACCIONES MANUALES y guardamos.
 Horas Extras.
En esta opción nos permite trabajar de forma automática con el cálculo de las horas
extras, ya que no se ingresa en el sistema el valor a recibir sino el número de horas
trabajadas para que el sistema calcule el valor a pagar.
Nos ubicamos en la barra del lado izquierdo, sobre la carpeta amarilla y se nos van
a desplegar todos los rubros relacionados a las horas extras, seleccionamos y aceptar.

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ROL DE PAGOS
Una vez seleccionado el rubro en el que se va a ingresar el número de horas, se debe

seleccionar el departamento en que se va a trabajar.
Vamos a la pestaña DETALLE DE TRANSACCIONES ADICIONALES /click derecho / insertar

registro/ buscar el empleado y asignar el numero de horas extras trabajadas, en el caso
de que todos los empleados resivan un valor en este rubro se puede dar click sobre la
opcion ejecutar, y se desplegaran todos los empleados en un listado para poder ingresar
los datos.

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ROL DE PAGOS
Una vez registrada la informacion nos ubicamos en la pestaña, CABEZERA

TRANSACCIONES ADICIONALES y guardamos.
En el caso que la empresa disponga de un sistema biométrico el archivo generado por

este sistema podría ser cargado directamente a SIACI, siempre y cuando este archivo
tenga la estructura que será entregada por su implementador (SIACI).
REGISTRO DE VACACIONES
Con este registro el sistema permitirá tener un informe de las vacaciones tomadas y las
que están pendientes de cada uno de los empleados.
 Ingreso de Vacaciones

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ROL DE PAGOS
 Empleado: Buscar el empleado que va a tomar vacaciones, presionamos la opción

F11.
 Salida: Fecha de salida del empleado.
 Regreso: Fecha en la que debe regresar el empleado.
 Observaciones: Motivo de la salida del empleado.
PRESTAMOS EMPLEADOS
Nos permite tener un registro y control de los préstamos realizados a cada uno de los
empleados, Este proceso no lleva con sigo ningún proceso contable, el registro y la forma
de pago del préstamo lo tendrá que realizar desde el módulo de CONTABILIDAD Y
BANCOS.
 Prestamos Empleados
 Ingreso Prestamos
 Numero: El sistema genera una secuencia automáticamente.

 Fecha: La fecha de registro del préstamo.
 Empleado: Buscar el empleado que solicito el préstamo, presionamos F11.
 No. Solicitud: Se debe ingresar un número manual, depende de la empresa.
 Monto: Monto total del préstamo.

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ROL DE PAGOS
 No. De pagos: Numero de pagos establecidos.

 Plazo: Número de días de plazo entre cada pago.
 Observaciones: Motivo del préstamo al empleado.
Una vez registrada toda la información unos ubicamos en la barra del lado izquierdo y
guardar.
 Prestamos Empleados
 Cobro Prestamos
En esta opción vamos a realizar cobro de los préstamos antes registrados, se debe
seleccionar el departamento al que pertenece el empleado y dar click en VARIOS
En esta ventana se desplegara el listado de los pagos de todos los empleados con
préstamos correspondientes al periodo en el que se está realizando el rol.

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ROL DE PAGOS
 Valor a cobrar: Este valor puede ser modificado de acuerdo a la necesidad del
empleado, si el valor es menor al de la cuota calculada, este valor se acumulara en
la siguiente cuota.
 Marcar los préstamos que serán cobrados en ese mes.

 Ejecutar
Una vez registrados todos los datos nos aparecerá en unos mensajes en los que debemos
presionamos:
 Si
 Aceptar
TIEMPO TRABAJADO
Aquí ingresamos los días trabajados de los empleados en cada departamento, este
proceso es obligatorio para el cálculo del rol.
 Departamento: Seleccionamos el departamento en el que se va a trabajar.

 Empleado: Dar click sobre la opcion ejecutar y se desplegaran todos los empleados
en un listado para poder ingresar el numero de dias trabajados.
 Sincroniza: Al seleccionar esta opción el sistema nos calculara automáticamente el
tiempo trabajado en base a los horarios, y el registro de asistencia.

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ROL DE PAGOS
Una vez registrada la información de todos los empleados por cada departamento, nos
ubicamos en la barra del lado izquierdo y GUARDAR,
CARGA DE ARCHIVO BIOMETRICO
En este proceso se podrá cargar el archivo generado por el sistema biométrico con la
estructura solicitada por SIACI, con la información del mes en proceso para poder
generar el tipo trabajado y el valor de horas extras.
 Carga de Archivo Dispositivo
 Agencia: Seleccionar el departamento en el que se va a cargar la información.

 Tipo de Archivo: Seleccionar el formato que tiene e archivo que se va a cargar.
 Seleccionamos la opción de ASISTENCIA.
 Buscar el archivo con la información / abrir / nos ubicamos en la barra del lado
izquierdo / guardar.

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ROL DE PAGOS
 Una vez cargado y guardado el archivo se selecciona la opción SINCRONIZA y los

datos serán generado.
GASTOS PERSONALES
Esta opción nos permitirá registrar los valores de gastos personales en cada uno de los
empleados y esos sean considerados en el cálculo del impuesto a la renta.
 Gastos Personales
Al ingresar en esta opción se van a desplegar todos los empleados pertenecientes a la

empresa.
 Datos Personales: Se debe seleccionar el empleado.

 Tipo de gasto: Se debe asignar cada tipo de gasto, fecha y valor (Click derecho/
insertar registro)
Este proceso se debe realizar con cada uno de los empleados que su sueldo supere la base
establecida para generar impuesto a la renta.

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ROL DE PAGOS
PROCESOS
LIQUIDACION DEL ROL
Esta opción realizara el procesamiento de toda la información registrada y generara los

valores a recibir de cada empleado en su respectivo departamento.
 Nos ubicamos en la barra del lado izquierdo en la opcion abrir

 Buscar el departamento / seleccionar / aceptar
 Todos estos datos se generaran automáticamente.

 Ultimo Cierre: Muestra la fecha del ultimo rol generado.
 Periodo: Mes en el que se está trabajando.
 Departamento: Departamento en que se está trabajando.
 Fecha Inicio: Muestra la fecha de inicio de periodo en el que se va a
trabajar.
 Fecha Fin: Muestra la fecha de fin de periodo en el que se va a trabajar.
 Seleccionar Pre nómina.
 Una vez que el proceso llegue al 100 %, ya fue validada toda la información.

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ROL DE PAGOS
 Antes de realizar el siguiente proceso se debe revisar los reportes detallados en

consultas e informes en especial; papeleta, transacciones.
 Una vez revisado esos reportes y de encontrarse toda la información correcta, se
debe volver a realizar PRE NOMINA, y una vez generado el 100% se debe
seleccionar la opción DEFINITVA.
 Aceptar.
 Se generara el comprobante con la información contable de cada uno de los
rubros del mes generado.

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ROL DE PAGOS
 Verificar que las cuentas y los valores sean correctos en la pestaña DETALLE
COMPROBANTE, si no es así se debe CERRAR el proceso y verificar los datos
registrados y parametrizados anteriormente.
 Si la información se encuentra correcta entonces se debe ubicar en CABEZERA
COMPROBANTE y guardar, partir de ese momento la información del nomina se
cargara al módulo de contabilidad y se cambiara automáticamente la fecha de
periodo del departamento al siguiente mes.
REGISTRO DE ASISTENCIA
Esta opción permite el registro de la hora de entrada y salida tanto de la jornada laboral
como de la hora de almuerzo de todo el personal de la empresa, este proceso es opcional
solo si la empresa desea trabajar con este proceso.

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ROL DE PAGOS
 Registro de Asistencia
 Fecha: El sistema tomara automaticamente la fecha que se ecuentre asignada en

el equipo servidor.
 Cedula: El Empleado debe digitar su numero de identifcacion conformo fue
creado en la ficha de informacion.
 Nombre: El sistema mostrara el nombre del empleado que se registro.
 ENTRADA / SALIDA: Se marcara el tipo de registro de acuerdoa a los horarios
parametrizados.
 Reloj: Mostrara la hora actual del servidor.
El empleado debe registrar su número de identificación y Enter o seleccionar

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ROL DE PAGOS
CONSULTAS E INFORMES
Existen algunas opciones de reportes en los que se puede verificar la información
registrada, en todos se debe asignar los filtros que se necesiten para sacar la información
que se desee visualizar, entre los principales reportes que se deben verificar constan:
 Transacciones
En este reporte se mostraran los movimientos que se realizaron de cada tipo de rubro,
con las siguientes opciones.
 Ingreso: Valores que serán acreditados al empleado.

 Descuento: Valores que serán debitados al empleado.
 Provisiones: Valores que no afectaran al total a recibir pero estarán pendientes en
la información del empleado.
 Totales: valores a recibir por cada tipo de rubro (INGRESOS, EGRESOS,
PROVICIONES)
 General: Totales por cada rubro registrado.
 Contable: Reporte detallado donde constan todos los rubros con un total por cada
tipo de rubro y departamento.
 Papeleta
Este reporte nos permitirá visualizar como serán emitidos los roles de pago de cada
empleado en el mes procesado, con las siguientes opciones.
 Estándar: Esta opción permitirá realizar la impresión de las papeletas de tres

empleados en una sola hoja.

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ROL DE PAGOS
 Personalizado: Esta opción permitirá realizar la impresión de las papeletas de dos

empleados en una sola hoja.
 Transacciones Bancarias
Este reporte nos permite la emision de informacion para el pago del rol mensual de
cada empleado, con las siguientes opciones.
 General: Permite sacar un reporte para el pago bancario del rol de pagos.
 Banco: Permite la generación de un archivo CASH MANAGANEBT, para poder ser
cargado directamente al banco.

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ROL DE PAGOS
 Vacaciones
Este reporte nos permitirá tener un control de las vacaciones de todo el personal, tanto
días disponibles como el registro de las vacaciones tomadas.
 Registro de Asistencia
Este reporte nos permitirá revisar la información generada después del registro de
asistencia de cada uno de los empleados, esta información puede ser modificada al
seleccionar la opción de CAMBIAR, esta acción solo la podrá realizar los usuarios que
tengan acceso total al sistema.
 Estado de Cuenta Empleados
Este reporte nos permite revisar el estado de los préstamos emitidos a cada uno de los
empleados. con las siguientes opciones.
 Detallado: Nos muestra detalladamente la información de cada uno de los

préstamos y los abonos realizados.

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ROL DE PAGOS
 Resumido: Nos muestra le valor entregado a los empleados, abonos y valor

pendiente de pago.

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ROL DE PAGOS
VENTANAS
 Cascada
Presenta las ventanas activas, una sobre otra en forma horizontal pero permitiendo ver
el título de cada una de ellas.
 Layer
Presenta las ventanas activas sobrepuestas una con otra, encabezado el grupo la última
ventana activa.
 Mosaico Vertical
Presenta las ventanas activas una sobre otra en forma vertical, permitiendo ver el inicio
de cada una de las ventanas.
 Barra de Herramientas
Esta opción nos permite realizar modificaciones en la barra de herramientas, permitiendo

ser movida hacia la derecha, izquierda, arriba, abajo y otros ajustes adicionales de
acuerdo a como lo prefiera el usuario.
Ventanas activas: Se mostrara un listado de todas las ventanas que se encuentran

abiertas en el módulo, en la parte izquierda del listado se mostrara un el que
indicara la ventana que se encuentra activa.

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ROL DE PAGOS

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ROL DE PAGOS
UTILITARIOS
 Calculadora
Al ingresar en esta opción se nos desplegara una calculadora, la misma que nos permitirá
realizar cualquier cálculo referente en el sistema.
 Cambio de Fecha
Nos indica la fecha en la que se encuentra trabajando en usuario en el sistema, esta

fecha puede ser cambiada si se necesita realizar algún proceso en una fecha diferente, si
este cambio se realiza este solo tendrá efecto en ese equipo y en ese modulo.

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ROL DE PAGOS
AYUDA
Acerca de: Se mostrara la información referente a la empresa.
GENERACION ANEXO RDEP
Este proceso nos permite generar el archivo solicitado por el SRI, con la información de
cada uno de los empleados en el año de declaración.
 Bajar Datos RDEP
 Periodo: El año del cual se necesita generar la información.

 Aceptar: Se generara el archivo con toda la información que solicita el SRI.
 Cancelar: Se cancelará el proceso de generación del archivo.

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ROL DE PAGOS
 Exportar: Una vez generado el archivo, se debe dar click en exportar y ahí se
generara el archivo XML para poder der cagado al DIMM.

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 Código: Se debe asignar manualmente un código a cada uno de los rubros.

 Estos rubros no deben ser modificados:

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 Cuenta Debito: Cuenta correspondiente al haber.

Para asignar la cuenta correspondiente se debe ubicar en el campo solicitado / presionar

TIPOS DE ROL DE PAGOS

 Configuración de Cuentas de Rol

 Código: Se debe asignar un código de identificación este puede ser alfanumérico.

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 Código: Secuencia para cada departamento.

 Código: Se debe ingresar un número consecutivo para cada tipo de horario.

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 Descripción: Nombre que caracterice al Horario.

En esta opción se definirá los horarios de la jornada de trabajo, almuerzo y la hora de

 Código: Se debe asignar un código para identificar al empleado.

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 Departamento: Al que pertenece el empleado.

 BANCO: Seleccionamos el banco correspondiente a nuestro trabajador (Obligatorio

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Vamos a la pestaña DETALLE DE TRANSACCIONES MANUALES /click derecho / insertar

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Una vez seleccionado el rubro en el que se va a ingresar el número de horas, se debe

Vamos a la pestaña DETALLE DE TRANSACCIONES ADICIONALES /click derecho / insertar

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Una vez registrada la informacion nos ubicamos en la pestaña, CABEZERA

En el caso que la empresa disponga de un sistema biométrico el archivo generado por

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 Empleado: Buscar el empleado que va a tomar vacaciones, presionamos la opción

 Numero: El sistema genera una secuencia automáticamente.

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 No. De pagos: Numero de pagos establecidos.

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 Marcar los préstamos que serán cobrados en ese mes.

 Departamento: Seleccionamos el departamento en el que se va a trabajar.

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CARGA DE ARCHIVO BIOMETRICO

 Carga de Archivo Dispositivo

 Agencia: Seleccionar el departamento en el que se va a cargar la información.

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 Una vez cargado y guardado el archivo se selecciona la opción SINCRONIZA y los

Al ingresar en esta opción se van a desplegar todos los empleados pertenecientes a la

 Datos Personales: Se debe seleccionar el empleado.

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Esta opción realizara el procesamiento de toda la información registrada y generara los

 Nos ubicamos en la barra del lado izquierdo en la opcion abrir

 Todos estos datos se generaran automáticamente.

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 Antes de realizar el siguiente proceso se debe revisar los reportes detallados en

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 Fecha: El sistema tomara automaticamente la fecha que se ecuentre asignada en

El empleado debe registrar su número de identificación y Enter o seleccionar

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 Ingreso: Valores que serán acreditados al empleado.

 Estándar: Esta opción permitirá realizar la impresión de las papeletas de tres