Planeamiento de las auditorías

Epifanía Ederlys Hernández Meléndrez

 Administración
 Finanzas
 11.04.2006
 7 minutos de lectura
auditoría
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El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada

las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada
en la etapa de Exploración Previa.

En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas

implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los recursos
necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el momento de
planear para garantizar éxito en la ejecución de la misma.

En el siguiente artículo se plantean los elementos más importantes de esta

etapa con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y la mejor ejecución
de la Auditoria.

Introducción

Los procedimientos de auditoría no se encuentran estandarizados y los que se

utilizan se seleccionan debido a que tienen particular significación con los
objetivos de trabajo.

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Cuando se planea adecuadamente la auditoría se desarrolla la estrategia

general para el examen.

Es básico que el auditor esté profundamente familiarizado con la entidad. La

planeación adecuada incluye que el auditor adquiera la comprensión de la
naturaleza operativa del negocio, su organización, ubicación de sus
instalaciones, las ventas, producciones, servicios prestados, su estructura
financiera, las operaciones de compra y venta y muchos otros asuntos que
pudieran ser significativos en la que va auditar.
Debe además conocer anticipadamente el grado de confianza que se puede
tener en el control interno, condiciones que puedan requerir una ampliación de
las pruebas de auditoría, y en particular los intereses de la máxima Dirección.

Con frecuencia el nivel de conocimiento adquirido por el auditor es inferior al

que posee la administración, pero debe ser lo suficiente como para permitir al
auditor planear y llevar a cabo el examen de acuerdo con las normas de
auditoría generalmente aceptadas.

Para adquirir el nivel de conocimiento necesario el auditor puede utilizar:

 La exploración preliminar efectuada con sus correspondientes papeles

de trabajo.
 Papeles de trabajo de auditorías anteriores
 Experiencias anteriores de otros auditores que hayan efectuado
auditorías
 Revisión de estados financieros de la entidad

Objetivos

El análisis de los elementos obtenidos en la exploración deben conducir a:

1. Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las
expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas,
funciones y materias críticas.
2. Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
3. Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar.
4. Definición de lo objetivos específicos de la Auditoría.
5. Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran,
atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su
complejidad.
6. Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los
objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E
(Economía, eficiencia y eficacia).
7. Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoría,
así como el costo estimado.

Planeamiento

Toda planeación debe estar bien documentada e incluir el Programa de

Auditoría. Este consiste en la descripción de los procedimientos de auditoría a
seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen.

Aunque el programa de auditoría se desarrolle de manera tan experta como

sea posible durante la etapa preliminar de la planeación, puede ser necesario
modificar los procedimientos según se adquiere información adicional durante
el transcurso del trabajo.
El sistema de información de la entidad auditada y los controles internos
contables tienen una importante repercusión sobre el diseño del programa de
auditoría.

El auditor debe evitar la inclinación a seguir un procedimiento tan sólo porque

aparece en un programa generalizado.

Dichos programas se utilizan sólo como guías, el auditor debe asegurarse que
no hay pasado por alto algún procedimiento importante de revisión.

Bien sea mediante la adaptación del programa general o preparando un

programa a la medida, el auditor debe estar seguro de que se cumplan las
necesidades de cada trabajo.

La oportuna designación del auditor contribuye a la planeación adecuada.

En efecto, la planeación exige que el auditor lleve a cabo ciertos

procedimientos en su debida oportunidad, en especial contar con una
exploración preliminar a tiempo y con una ilustración clara y precisa que
permita coordinar las actividades a desarrollar para cumplir el programa de la
auditoría en cuestión.

El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe

seguir en la auditoría a acometer.

Los programas de trabajo pueden variar en forma y con-tenido dependiendo de

la naturaleza del trabajo.

El auditor interno al planear la Auditoría Interna debe obtener una comprensión

de la importancia y complejidad de las actividades del sistema de información
automatizado establecido y la disponibilidad de datos para su uso.

Esta comprensión incluye asuntos tales como:

 importancia y complejidad del procesamiento automatizado en cada

operación importante objeto de la Auditoría Interna. La importancia se
refiere a las partidas más relevantes afectadas por el procesamiento
automatizado;
 se puede considerar como compleja una operación cuando por ejemplo:

a) el volumen de transacciones es tal que los usuarios encuentran difícil

identificar y corregir errores en el procesamiento;

b) el sistema automáticamente genera transacciones de importancia relativa

directamente a otra aplicación;

c) el sistema automatizado desarrolla operaciones complicadas de información

financiera y/o automática-mente genera transacciones de importancia relativa
que no pueden ser (o no son) validadas independientemente; y las
transacciones son intercambiadas electrónicamente con otras organizaciones e
internamente dentro de la entidad.

 La estructura del sistema de información automatizado, el grado de

concentración y distribución del procesa-miento automatizado en toda la
entidad puede afectar la segregación de funciones;
 la disponibilidad de datos contempla los documentos fuentes y otros
materiales de evidencia que pueden ser necesitados por el auditor
interno, que existen o no por un corto período de tiempo o sólo en forma
legible por el sistema automatizado; y
 el sistema de información automatizado puede generar reportes internos
útiles para llevar a cabo la Auditoría In-terna.

Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de manera que
aseguren la realización de una auditoría de alta calidad y que se logre con la
economía, eficiencia, eficacia y prontitud debida.

Desarrollo

Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditoría y considerando

toda la información obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la
etapa de exploración, el jefe de grupo procede a planear las tareas a
desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la
auditoría.

Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a

auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de
que dispone.

Después de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecución de

cada comprobación o verificación, se procede a elaborar el plan global o
general de la auditoría, el que se debe recoger en un documento que contenga
como mínimo:

 Definición de los temas y las tareas a ejecutar.

 Nombre del o los especialistas que intervendrán en cada una de ellas.
 Fecha prevista de inicio y terminación de cada tarea. En este caso se
considera desde la exploración hasta la conclusión del trabajo.

Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista,

considerando como mínimo:

 Nombre del especialista.

 Definición de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
 Fecha de inicio y terminación de cada tarea.

Cualquier ampliación del término previsto debe estar autorizada por el

supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de
auditoría.
Según criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la auditoría, como el
individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en
atención al número de tareas a ejecutar, cantidad de especialistas
subordinados, etc.

Con independencia de la variante que se utilice, el jefe de grupo debe

considerar las columnas imprescindibles para consignar en cada tarea el
período real de ejecución, así como el espacio necesario para registrar las
incidencias en cada tarea/especialista o del tema en su conjunto; consignando
los comentarios que procedan o incumplimiento del término establecido, de
existir éste.

Puede servir de soporte un Modelo de Planeamiento diseñado para efectuar la

planeación, en el cual además pudiera concebirse la confección e identificación
del papel de trabajo.

A partir del conocimiento de su plan individual, cada especialista desglosa en

subtareas los trabajos asignados, (si procede) respetando el término
establecido; reflejando los mismos un Modelo Control Diario de Tareas aspecto
que debe ser del conocimiento del jefe de grupo.

En todas las auditorías estos planes deben ser analizados con el supervisor,
quien debe tener conocimiento de los mismos.

Igualmente, los especialista deben estar impuestos del plan general de la

auditoría, lo que redundaría en un trabajo de colectivo mucho más eficaz.

Todo lo anterior permite seguir la ejecución de cada trabajo y poder determinar

si se cumplen en el tiempo previsto.

Responsable: Jefe de Grupo y/o Auditor

Estándares:

Debe efectuarse el Planeamiento el cual a criterio del jefe de grupo de

auditoría, lo ejecutará a partir de la organización del trabajo en grupo, o sea,
puede planear:

a) por Temas, a cada auditor

b) por Grupo y Tema, a cada auditor

c) por Auditor y Tema y/o Grupo

Controles:

El jefe de grupo debe efectuar revisiones, y monitoreos, en las diferentes

etapas o trabajos que realizan los auditores subordinados, a fin de asesorar el
trabajo, a fin de detectar fallas, insuficiencias y deficiencias a tiempo, y antes
de la terminación de la auditoría.
Debe además efectuar supervisiones, dejando constancia de ello, en el Acta de
supervisión establecida en este Manual (ver documento en el Manual de
Papelería Institucional).

Riesgos:

Puede ocurrir una deficiente planeación, como consecuencia de:

1. Extensión de pruebas sin cumplir objetivos necesarios para realizar la

Auditoría ordenada.
2. o se desarrolla la estrategia general para el examen.
3. Incapacidad de crear o adaptar el Programa de Auditoría.
4. Insuficiencias y fallas en la Exploración Preliminar.
5. No conocimiento pleno de la actividad a desarrollar.
6. Poca experiencia en la aplicación del programa de Auditoría ordenado.

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

1. Generalidades

1.1 Fundamentación

De conformidad con la normativa de auditoría vigente, el proceso de la auditoría

comprende las fases de: planificación, ejecución del trabajo y comunicación de

resultados.

La planificación de la auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global para

su administración, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la

naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben

aplicarse. El planeamiento también permitirá que el equipo de auditoría pueda hacer

uso apropiado del potencial humano disponible.

El proceso de la planificación permite al auditor identificar las áreas más

importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y

programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los distintos

componentes de la entidad auditada. El auditor planifica para determinar de

manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar

acerca de la gestión de la entidad, la naturaleza y alcance de la planificación puede

variar según el tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones, la

experiencia del auditor y el nivel organizacional.

Como una guía para la realización del referido proceso, se ha establecido los

siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relación al número de días/hombre

programados: planificación 30%, ejecución 50% y comunicación de resultados 20%,

porcentajes que pueden variar en función de las características y particularidades del

examen de que se trate y conocimiento acumulado de la entidad a auditarse.

La planificación es la primera fase del proceso de la auditoría y de su concepción

dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos,

utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación será cuidadosa y

creativa, positiva e imaginativa, considerará alternativas y seleccionará los

métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaerá

en los miembros más experimentados del grupo.

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1.2 Objetivo

El objetivo principal de la planificación, consiste en determinar adecuada y

razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y

cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y

efectiva.

La planificación permite identificar lo que debe hacerse en una auditoría, por quién y

cuándo.

Generalmente, la planificación es vista como una secuencia de pasos que conducen a

la ejecución de procedimientos sustantivos de auditoría; sin embargo, este proceso

debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditoría.

2. Fases de la Planificación

2.1 Orden de Trabajo y Carta de Presentación

Para iniciar una auditoría o examen especial que conste en la planificación general

o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de la unidad

operativa emitirá la "orden de trabajo" autorizando su ejecución, la cual

contendrá:

a. Objetivo general de la auditoría.

b. Alcance de la auditoría.

c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo.

d. Tiempo estimado para la ejecución.

e. Instrucciones específicas para la ejecución (Determinará sí se elaboran la

planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).

La instalación del equipo en la entidad, determina de manera oficial el inicio de la

auditoría o examen especial, la cual comenzará con la planificación preliminar.

Para la planificación preliminar, es preferible que el equipo esté integrado por el

supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de

las operaciones y del objetivo de la auditoría, se designarán los profesionales

requeridos para la planificación específica y la ejecución del trabajo.

El Director de la unidad de auditoría proporcionará al equipo de auditores, la carta

de presentación, mediante la cual se iniciará el proceso de comunicación con la

administración de la entidad, la que contendrá la nómina de los miembros que

inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato

adicional que considere pertinente. El auditor planeará sus tareas de manera tal

que asegure la realización de una auditoría de alta calidad y que ésta sea obtenida

con, eficiencia, eficacia y oportunidad.

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La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos,

denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de

ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base

del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras

que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los

procedimientos específicos a aplicarse por cada uno de los componentes y la

forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.

Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría

recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las

operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por

consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el

último examen.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento

acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de

auditoría adicional.

Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente pequeñas,

donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la

específica, el Director o Jefe de la unidad de auditoría al emitir la orden de trabajo

instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación

sea único.

2.2 Planificación Preliminar

La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la

información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y

adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar

la auditoría, cumpliendo los estándares definidos para el efecto.

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden

de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener información sobre

la entidad a ser examinada, continúa con la aplicación de un programa general de

auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento de la

Dirección o Jefatura de la unidad de auditoría, en el que se validan los estándares

definidos en la orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados

en la siguiente fase de la auditoría.

2.3 Planificación Específica

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene

incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y

objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida

inicialmente durante la planificación preliminar.

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La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control

interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la

auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada

componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados de

auditoría, emitidos para el efecto por la Contraloría General del Estado.