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Objetivo
Pruebas:
Toma de inventario.
Verificación de control interno
Acta de cesiones.
Política
El área de contabilidad toma la potestad de verificar que se cumpla cada uno de los
procedimientos establecidos por la empresa.
Procesos:
Toma de inventarios.
Realizar toma de inventarios entre una o dos veces por mes, identificar los ítems de
mayor salida o de valor considerable, esta debe de realizar en presencia del
encargado de almacén, y debe de verificarse que se esté llevando el control de cada
ítem con sus respectivos documentos que contengan las firmas y nombres de los
responsables de la adquisición del bien y que dan el visto bueno para su registro.
Esta inspección debe de realizarse con el formato ‘’Toma Física de Inventario’’.
Acta de Cesiones
Es responsabilidad del área de contabilidad hacer firmar a todas las personas que
asistan a alguna reunión de la empresa, de esta manera se tendrá un medio
probatorio de lo establecido en cada cesión.
2. Procedimiento de Compras
Objetivo
Realizar las compras con anticipación, seleccionando los productos de mejor
calidad - precio, y eligiendo a la mejor condición de pago para la empresa
Curtiembre Ecológica del Norte E.I.R.L.
Documentos
Lista de proveedores
Autorización de Compra de mercadería
Orden de compra
Ingreso de mercadería
Política
El área de compras evaluara las cotizaciones de los proveedores, seleccionando al
que ofrezca un mejor producto, precio, forma de pago; llevará acabo la verificación
que los productos solicitados lleguen al almacén.
Procesos
Autorización de compra de mercadería
El coordinador de compras y ventas realizara un análisis de los productos que más
se ha vendido, revisar la rotación de inventario y poder saber la aceptación de los
productos, y en base a este análisis realizar la ‘’Autorización de Compra de
Mercadería’’ derivar al Gerente General para dar la aprobación.
Selección de Proveedores.
Una vez dada la ‘’Autorización de Compra de Mercadería’’ el área de compras
deberá de cotizar por lo menos tres proveedores y elegir a los que más beneficie a la
empresa en calidad y precio.
Para elegir a un proveedor este deberá de cumplir con los requisitos que indica la
‘’Ficha de Proveedores’’ y deberá estar firmada por el proveedor y el coordinador
de compras.
Compra de mercadería
Una vez seleccionado el proveedor haya sido seleccionado del área de compras el
‘’Orden de Compra’’, la cual deberá ser aprobada por el Coordinador de Compras si
no es mayor el monto autorizado por la Gerencia General, si fuera mayor tendría
que sea aprobada por la Gerencia.
Recepción de Mercadería
El almacenista realizara la revisión de la mercadería que llegue a almacén que
tendrá que cumplir con lo que está consignado en la ‘’Orden de Compra’’ y
proceder inmediatamente a realizar el ‘’Ingreso de Mercadería’’ de lo contrario no
se recibirá la mercadería, inmediatamente se informará al área de compras para que
solucione con el proveedor el inconveniente.
Una vez realizado el ‘’Ingreso de Mercadería’’ el almacenista deberá distribuir la
mercadería según sus características, consecuentemente debe de registrar el
‘’Ingreso de Mercadería’’ en el ‘’Kardex Manual’’, cual deberá estar ordenado
alfabéticamente. Los registros se deben de realizar el día de llegada de la
mercadería.
El almacenista deberá presentar informe de los ingresos de mercadería al área de
compras todos los días al término del día, para que realicen el descargo de la
mercadería que ingreso el día anterior.
3. Procedimientos de ventas.
Objetivo
Mantener una gestión Eficaz que permita mantener un crecimiento de la empresa
Curtiembre Ecológica del Norte E.I.R.L.
Documentos
Pedido de clientes.
Facturas de la venta
Egreso de la mercadería
Guía de remisión
Devolución de la mercadería
Política
El área de ventas deberá de ofrecer una atención de calidad y los productos
necesarios que cumplan con la necesidad del cliente.
Procesos
El área de ventas deberá recibir al cliente, saber la necesidad que tiene y ofrecer los
distintos productos que pueden ser de su necesidad.
El área de ventas realizará un ‘’Pedido de Clientes’’ en el sistema, y los imprimirá si
el cliente lo requiere, luego se procede a entregar el número de pedido.
Facturación y Cobro
El encargado de cuentas por cobrar debe de solicitar el número de pedido al cliente
y generará la factura y sellara el documento con el sello de CANCELADO.
Entrega de Productos
El almacenista recibirá la factura, entregará la mercadería y deberá sellar la factura
con el sello de ENTREGADO.
El almacenero deberá realizar un ‘’Egreso de Mercadería’’ que por cada salida de
mercadería esta deberá estar adjunta la Factura con el ‘’Egreso de Mercadería’’.
La obligación del almacenista deberá demostrar al cliente que la mercadería está en
óptimas condiciones y hacer que firme el ‘’Egreso de Mercadería’’.
Tendrá que registrar el movimiento de ‘’Egreso de Mercadería’’ en el ‘’kardex
Manual’’, el cual deberá estar ordenado alfabéticamente y por características de
productos, este registro se debe realizar el mismo día de la salida de la mercadería.
Recibo de cobro y guía de remisión
El recibo de cobro se realizara cuando exista una venta a crédito y/o la guía de
remisión en casos que el cliente transporte una cantidad considerable de productos.
Devolución de mercadería
La empresa no dará devoluciones de dinero, solo cambios de mercadería, para lo
cual se realizará una Nota de Crédito por el valor de la devolución y facturar el
nuevo producto, en circunstancias que el valor supere a la nota de crédito se
procederá a cobrar la diferencia.
Documentos
Solicitud de trabajo
Ficha de introducción
Llamado de atención
Control de asistencia
Política
Procesos
Selección de personal
Cada vez que se requiera de contratar a una persona, el jefe de área deberá solicitar
por correo al jefe de recursos humanos para que realice la convocatoria en el que
detallará el perfil que se necesita.
Esta convocatoria será publicada por algún medio escrito, internet o cualquier otro
medio de comunicación.
Una vez recibidas las carpetas el jefe deberá seleccionar quien cumpla con los
requisitos:
Hoja de vida
Referencias laborales
Experiencia relacionadas al cargo
Ficha de datos personales
Copia de título/bachiller u otro.
Certificador de estudios
Disponibilidad
Horario de estudio
Deberá de presentar las carpetas al coordinar del Área para que realice la entrevista
a cada persona seleccionada, posteriormente se procederá a seleccionar a un
candidato y enviar la conformidad al Gerente General para dar el visto bueno a la
contratación y maneje el sueldo según el cargo.
Organigrama estructural
Organigrama funcional
Objetivos
Misión
Visión
Valores
Manual de funciones
Manual de procedimientos
El área de recursos humanos deberá de tener una carpeta por cada empleado con la
siguiente información:
Fecha de ingreso.
Contrato firmado por el empleador y el trabajador
Hoja de vida
Solicitud de trabajo firmada
Ficha de introducción personal
Boletas de pago
Llamado de atención
Elaboración de la nomina
El jefe de recursos humanos deberá tener el control de las asistencias del personal
de la empresa, cada último día de cada mes se deberá alcanzar esta nómina y las
horas extras al Gerente General para dar visto bueno y una vez que el Gerente
General de por aprobado se alcance esta nomina al Área de Contabilidad para
incluir en la planilla y se proceda al pago.
El Área de Recursos cada año realizara una encuesta dirigida a los empleados para
medir la satisfacción de trabajo y así poder realizar una mejora en la empresa.