El ERP, ¿inversión o gasto innecesario?

Hoy por hoy, las empresas cada vez miran más las inversiones a realizar en IT.

¿Cómo podemos saber cuál es la inversión ideal?

Esta pregunta que se realizan las compañías que quieren invertir en tecnología para hacer más
competitivo su negocio y está directamente relacionada con el plan de negocio de cada una. Un plan de
negocio puede tener una estructura básica, pero su diseño y ejecución depende de la complejidad del
negocio, del nivel de inversión y de los objetivos del periodo, ciclo de vida o características del entorno.

Podemos decir que, el principal elemento para valorar la inversión es el tamaño de la empresa y su
complejidad, que determinarán las bases iniciales del proyecto y la estructura de partida en la que se
apoyarán el resto de elementos que componen dicha inversión.

El primer concepto a tener en cuenta es la consultoría previa, que se refiere a las tareas de
asesoramiento para la evaluación y selección del software. Los equipamientos, la infraestructura y las
herramientas, componen otro pilar importante, así como el coste de licencias, consultoría de
implementación, personalizaciones, soporte y mantenimientos.

Como hemos definido anteriormente, el tamaño de una empresa y su complejidad son los factores que
van a determinar desde el comienzo cuáles son los servicios complementarios que van a ser parte del
proyecto y, en conclusión, la base principal del presupuesto.

Según los expertos, es normal encontrar empresas que, sin contar con una magnitud que lo justifique,
eligen implementar software de alto coste, o por el contrario, compañías que, con proyección
internacional pero sin evaluar sus necesidades futuras de negocio, deciden productos de bajo coste.

Por un lado, podemos encontrar pymes de estructura pequeña, que emplean para su desarrollo y
evolución las características básicas de herramientas locales, sencillas y dinámicas como SP o Aqua.
Por otra parte, las medianas empresas, cuya facturación varía entre 4 y 50 millones de euros, confían en
sistemas de gestión como SAP R3, OpenBravo o Navision.
Con sus constantes adaptaciones a la evolución y las necesidades del mercado, estas son herramientas
que bien pueden gestionar compañías medianamente grandes. En cuanto a la gran cuenta, formada por
compañías petrolíferas, bancos, constructoras, farmacéuticas, etc, normalmente utilizan herramientas tan
potentes como SAP o JDE.

¿Cuánto invertir?

Tenemos que analizar cuál es el presupuesto que se dispone para acatar dicho proyecto y estudiar las
opciones que nos brinda el mercado. Con esto evitaremos la consulta a una gran cantidad de
proveedores a los que no podemos acceder por razones económicas. También hay que tener en cuenta
que contar con respaldo financiero suficiente no significa que la más cara sea la más idónea para nuestra
organización.

Partimos de la base de que el ERP ni es, ni debe ser, un producto de lujo, sino una herramienta de
trabajo y pensemos que no se trata de tener el dinero para invertir en ella, sino del rendimiento que le
vamos a poder sacar y la visión de futuro y prosperidad que le puede dar a nuestra compañía.

Para comenzar, tendremos en mente el importe de licencias y las horas de desarrollo a emplear en
adaptaciones y personalizaciones. En segundo lugar, deberemos preguntarnos si realmente la
herramienta seleccionada es adecuada para suplir las carencias actuales y potenciar nuestra
compañía, no solo a corto plazo, sino a lo largo del tiempo y con un coste pequeño (tanto económico,
como de duración de los procesos) en futuras actualizaciones.

Tendremos que pensar que la tecnología, como tal, debe amortizar varias necesidades:

- Personalizar la gestión, diferenciándose de la competencia.

- Reducir los costos de propiedad de los productos.

- Reducir los plazos de adaptación.

- Garantizar la independencia de la tecnología.

- Garantizar la evolución instantánea de las personalizaciones.

- Aplicaciones en cualquier momento y cualquier lugar.

Podemos entonces afirmar que, no existe una regla fija para conocer cuál es el presupuesto
adecuado que debe asignarse a un proyecto de ampliación de software, pero si nos podemos fijar en
algunos supuestos que nos ayuden a tomar esta decisión:

- El importe anual que una empresa se debe gastar en TI debe estar acorde con la facturación de la
misma.

- El vínculo entre inversión-facturación dependerá de su tamaño.

- El costo de licencia-usuario, no dependerá únicamente del importe económico sino también de la
velocidad de los procesos de actualización, manejabilidad de las herramientas, adaptabilidad y
navegabilidad del producto.

Si nos fijamos en la inversión como porcentaje de la facturación, podemos diferenciar 3 tipos:

- Pyme: 1,8 % sobre facturación.

- Mediana empresa: 2% sobre facturación.

- Gran empresa: por encima 2% sobre facturación.

Otros factores que pueden influir en el presupuesto son que la compañía tenga mucha distribución
geográfica, por lo que se tendrá que destinar una gran cantidad de dinero a la instalación, equipamientos
e infraestructura, y que la empresa quiera darle acceso a la información a sus distribuidores o
clientes, con lo que se deberá considerar mayor inversión en seguridad y tecnología. A consecuencia de
estos factores, muchas firmas optan por servicios en la nube (ASP), eliminado las grandes inversiones y
costes asociados a incorporación/renovación tecnológica.

El modelo cloud es un factor de eficiencia empresarial en todos los sectores, así como un servicio que
es contratado en modo global (pago-cuota-mensual). Las prestaciones que se ofrecen son: software,
infraestructura, seguridad y servicios. La empresa reduce así la inversión en tecnología y evita su
complejidad.

¿Cómo comparar las propuestas de los proveedores y así poder tener una aproximación más
cercana a la realidad? Contestando a estas preguntas

• ¿Cuál ha sido la evolución del proveedor a lo largo del tiempo?

• ¿Se han ido adaptado a los cambios continuos del mercado?

• ¿Tiene disponibilidad tanto entorno Web, como servicio ASP, o cliente servidor?
• ¿Pueda abarcar las áreas de logística, gestión comercial, finanzas, producción, proyectos, CRM,
nóminas y RRHH)?

Otras cuestiones a tener en cuenta son poder reducir al mínimo los costes de propiedad, no utilizar
código fuente, permitir cambios rápidos, precisar pocos recursos para la inversión, libertad de
plataformas, libertad de S.O. y base de datos. Si sumamos todos estos requisitos y añadimos, además,
herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimientos mediante el análisis de datos
existentes en una organización, podremos estar seguros de realizar una buena inversión a corto,
medio y largo plazo.

José Laguna, consultor senior en Microgénesis.