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3.9.1 ORDENAR
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La configuración normal de este cuadro de opciones es el que se muestra a
continuación:
3.9.2 FORMULARIO
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Ahora, para ingresar un nuevo dato se hace clic en el botón nuevo e
inmediatamente los campos quedan libres para digitar la información, al terminar
se hace enter para validar la información. Cuando se ingresa un nuevo dato por
medio del formulario, este se ubica en la parte inferior de la base de datos.
Por último, para modificar un dato, basta con encontrarlo por medio de la barra de
desplazamiento o los criterios de búsqueda y hacer los cambios necesarios (para
terminar se hace enter). Así mismo, para eliminar un dato, primero se ubica y
luego se hace clic en el botón eliminar e inmediatamente se borrará la información
de la base de datos.
3.9.3 FILTROS1
Aplicar filtros en una base de datos es una forma rápida y fácil de buscar un
subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado
muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una o varias
columnas y modifica en azul el color del número de la fila. Microsoft Excel
proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
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Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003
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AUTOFILTRO
El usuario debe hacer clic sobre la flecha de la columna que quiere filtrar, allí
aparece en orden ascendente todos los datos y el estudiante simplemente debe
seleccionar el criterio.
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En este caso se desea observar todas las personas de categoría 1, entonces se
selecciona 1 en el menú de filtro que se despliega en el autofiltro.
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FILTRO AVANZADO
Para ello es necesario que el estudiante realice por aparte una tabla de criterios,
en donde la única restricción es que los campos de los títulos sean iguales a los
de la base de datos. Para una mejor comprensión, supongamos que es necesario
filtrar por las categorías 1, 2 y 3 con salarios superiores a $1.000.000. A
continuación se muestra de manera gráfica el procedimiento.
El rango filtrado queda de la siguiente manera, en donde las filas filtradas siguen
con un color azul en su etiqueta.
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Para desactivar el filtrado es necesario volver al menú datos y dar clic en las
opciones filtro – mostrar todo.
3.9.4 SUBTOTALES2
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de
cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede
utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.
Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio.
Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los
valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen
Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de
la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Por ejemplo, si se desea saber los subtotales de los sueldos de todas las
categorías es necesario ordenar primero por categoría y luego ir al menú datos,
seleccionar subtotales. De allí sale un cuadro de diálogos con los criterios de la
herramienta. En nuestro caso, es necesario que en cada cambio de categoría
realice la sumatoria de los sueldos.
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Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003
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Luego de aceptar el subtotal, el formato queda de la siguiente forma:
SUBTOTALES ANIDADOS
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1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados
Antes de insertar los subtotales anidados, hay que comprobar que ha ordenado la
lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera
que las filas cuyos subtotales se desean estén agrupadas.
Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que pueda
ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los
símbolos de esquema (+ -, 1,2,3), y para ocultar los detalles y mostrar solamente
los totales.
Presentar los datos del resumen en un gráfico Puede crear un gráfico que utilice
sólo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta
los detalles de la lista esquematizada, el gráfico también se actualiza para mostrar
u ocultar los datos.
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3.9.5 VALIDACIÓN
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En la carpeta configuración del cuadro de dialogo se crea el criterio de validación,
desplegando la casilla permitir, donde se establecerá los valores permitidos en el
rango de celdas seleccionados.
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3.9.6 TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS3
Las tablas dinámicas son una herramienta de análisis de listas de datos más
poderosa que los típicos informes con subtotales. Se puede crear una tabla
dinámica a partir de una lista de datos y ésta permitirá obtener diferentes tipos de
información de manera fácil y rápida.0
Si se desea crear un informe que combine todos los datos y que muestre un
conjunto de sólo ciertos subconjuntos de los datos, será mucho más fácil utilizar
una tabla dinámica. Las posibilidades de una tabla dinámica sólo están limitadas
por el tipo de datos con el que se está trabajando. Así, en la lista de personal se
podrían mostrar resúmenes de parte de los datos. Calcular la media de edad de
los empleados de un departamento o bien mostrarlos salarios máximos o mínimos
de cada sección, departamento o empleo. También será posible ocultar ciertos
empleos, departamentos o secciones.
Para crear una tabla dinámica simple a partir de una lista o base de datos (hay
que tener en cuenta que es posible crear tablas dinámicas a partir de otras fuentes
de datos), se debe seleccionar cualquier celda de la misma, con el fin de elegir la
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Tomado del CD INFORMATICA por Luís Fernando Vásquez Villa
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opción Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos. Se activará el
primer cuadro de diálogo del Asistente para tablas y cuadros dinámicos.
En este primer paso se deberá indicar donde están los datos a analizar y que tipo
de informe se desea crear (tabla o gráfico). Microsoft Excel marcará, por defecto,
las opciones que indican que los datos se obtendrán de una lista o base de datos
del propio Microsoft Excel y que se desea crear una tabla dinámica.
El segundo paso del Asistente para tablas y gráficos dinámicos preguntará sobre
el rango de los datos a utilizar para crear la tabla dinámica. Inicialmente se
encontrará activado el rango de la lista en la que se encuentra la celda
seleccionada al iniciar el proceso, aunque es posible seleccionar otro rango
introduciéndolo directamente en el campo Rango o a través de de una selección
con el Mouse.
El tercer y último paso del Asistente para tablas y gráficos dinámicos incluye
información sobre el formato de la tabla y lugar de su ubicación. Excel la sitúa
inicialmente en una nueva hoja del cálculo del mismo libro, ya que es mucho más
cómodo al tener bastante espacio para trabajar con la tabla sin superponer otra
información de la hoja. Pero si se desea, se puede incluir en una hoja ya existente
seleccionando la opción Hoja de cálculo existente e introduciendo la hoja y celda a
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partir de la cual crear la tabla, (sino se introduce la celda a partir de la cual crear la
tabla, se obtendrá un mensaje de error informando que es necesario hoja y celda).
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• Arrastrando los diferentes campos del interior de la barra de herramientas
Tabla dinámica hacia las distintas áreas definidas en la tabla dinámica.
• A través del botón Diseño que se encuentra en el paso 3 del Asistente para
tablas y gráficos dinámicos se puede acceder a este botón durante el
proceso de creación de la tabla dinámica (Antes de finalizar su creación) o
bien volviendo a mostrar el paso 3 del asistente una vez finalizada la
creación de la tabla dinámica de la barra de herramientas u opción
Asistente del Botón Tabla Dinámica de dicha barra de herramientas u
opción Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos.
Mediante este cuadro se puede diseñar el aspecto que tendrá la tabla dinámica
arrastrando los botones de la derecha sobre el diagrama de la izquierda. Así, si se
desea obtener, subtotales de salario por departamento, y dentro de éste, por
sección, arrastramos el botón Departamento al área indicada como Columna y el
botón Sección al área Fila, mientras el Salario será arrastrado al área Datos.
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Al diseñar la tabla dinámica hay que tener en cuenta que cada botón incluido en el
área Fila implicará una fila individual en la tabla por cada elemento de dicho botón,
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mientras que cada botón añadido al área Columna implicará una columna
individual por cada elemento de la misma.
El resultado final será una tabla dinámica donde se obtiene, de forma resumida, el
total de salario de cada sección y cada departamento.
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• Hay que tener en cuenta que Excel generará, de forma automática, Sumas
totales y subtotales en la tabla dinámica. Por tanto, si la lista de origen
contiene sumas totales y subtotales generados automáticamente,
deberemos eliminarlos antes de proceder a la creación de la tabla
dinámica.
• Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los
nombres de los campos de la tabla dinámica, la lista o base de datos
origen deberá contener rótulos de columna.
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Si bien los datos que aparecen en una tabla dinámica tienen el aspecto de
cualquier hoja de cálculo, no es posible modificar o introducir los mismos
directamente. La tabla dinámica está vinculada a unos datos originales, por lo que
los datos de la tabla dinámica son de sólo lectura y solamente se pueden
actualizar con respecto a los cambios suscitados de la base de datos originales..
GRAFICOS DINÁMICOS
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BIBLIOGRAFÍA
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GUIA COMPLETA DE MICROSOFT EXCEL VERSION 2002
Dodge, Mark. Autor(a)
Stinson, Craig . Autor(a)
Bosch Saldana, Juan Luís (Traductor)
Canadas Martines, José Joaquín (Traductor)
Gil Reyes, Francisco Gabriel (Traductor)
MCGRAW-HILL INTERAMERICANA
QA75/D6-02
BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA
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EL VALOR ECONOMICO AGREGADO Y OTROS TOPICOS FINANCIEROS EN EXCEL
Santurtun Acosta, Santiago. Autor(a)
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS
658.15/S237
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NOCIONES BASICAS PROYECTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO
HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL
García Fronti, Verónica. Autor(a)
Salvarredy, Julián Raúl. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
658.404/G216n
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