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Como otimizar mão de obra com tecnologia no mercado food service

Foi nos anos 1980 que a tecnologia começou a se voltar para estabelecimentos
de alimentação fora do lar, através do surgimento dos primeiros sistemas de gestão de
estoque, de cardápios eletrônicos e outras ferramentas e equipamentos que ajudaram a
otimizar a mão de obra.
De lá para cá, muita coisa mudou e hoje os empreendedores têm disponível
uma série de sofisticados softwares, que são pensados e desenvolvidos especialmente
para atender ao perfil e porte do estabelecimento. Ou seja, a tecnologia trabalha de forma
a proporcionar a melhor experiência possível aos clientes, mas sem tirar o mérito dos
colaboradores, que continuam sendo importantes para um atendimento humanizado.
O desafio, portanto, é obter o máximo equilíbrio entre os funcionários
competentes e a tecnologia que, nesse sentido, trabalha como verdadeira aliada de toda
equipe, desde que haja um treinamento eficiente e constante no estabelecimento.
Vamos conhecer as principais soluções disponíveis para otimizar a mão de
obra em um estabelecimento food service e os passos necessários para realizar essa
verdadeira transformação na rotina de trabalho. Veja quais são as reais vantagens da
automação, como equilibrar a tecnologia e manter a equipe e, ainda, o que o futuro nos
reserva sobre os avanços tecnológicos.

Opções de tecnologias para otimizar estabelecimentos food service:



Existem hoje no mercado diversas tecnologias que podem otimizar a mão de
obra e diminuir o atrito no atendimento ao cliente. São eles:
1. Cardápio digital:
No cardápio digital, todo menu pode ser acessado por meio de dispositivos
móveis e apresentam a descrição completa dos pratos e das bebidas, bem como dos
ingredientes utilizados. Nele também é possível ampliar a experiência oferecendo a
possibilidade de sugerir harmonizações, dicas de acompanhamentos e também colocar os
textos em outros idiomas. O cardápio digital também pode ser disponibilizado em placas
nas mesas, em displays, em porta-guardanapos e até em bolachas de chope, tudo graças à
tecnologia do QR Code, que é um tipo de código que permite que o cliente visualize o
cardápio em seus smartphones e tablets.
2. Comanda eletrônica:
A comanda eletrônica substitui o tradicional modo como os garçons anotam
os pedidos dos clientes no papel. Com essa tecnologia, que utiliza dispositivos móveis,
ele registra mais facilmente os pedidos com alguns toques na tela, e ainda tem acesso ao
que tem no cardápio e pode fazer customizações caso o cliente solicite.
3. Terminal de autoatendimento:
Já é crescente o número de estabelecimentos pelo mundo que substituíram
todo o tradicional atendimento ao cliente pelos terminais de autoatendimento, para se
dedicarem apenas à produção dos pratos, agilizando o serviço. Na prática, o cliente chega
no estabelecimento e com um cartão de chip escolhe o pedido, faz o pagamento e aguarda
a entrega.
4. Integração com sites, aplicativos e pedidos online:
Nessa tecnologia, o cardápio digital é disponibilizado no site do
estabelecimento ou no aplicativo para que o cliente faça o pedido delivery, ou, ainda,
agende um horário para retirada ou aguarde a chamada em uma praça de alimentação, por
exemplo.
5. KDS (Kitchen Display System):
São monitores instalados na cozinha dos estabelecimentos, no qual os pedidos
são apresentados por ordem de chegada e já considerando os diferentes tempos de preparo
dos diversos pratos em uma mesma mesa. Dessa forma, o estabelecimento fica mais
eficiente com a melhora na comunicação na cozinha. Também é possível preparar
relatórios de desempenho da cozinha em tempo real.
6. Reservas online:
A automação dos processos em estabelecimentos food service também pode permitir
realizar a reserva de uma mesa pela internet, inclusive escolhendo-a. A hostess na
recepção do restaurante consegue passar ao cliente, com precisão, o tempo de espera, pois
possui informações do estágio de consumo de cada mesa.
7. Cook Chill:
A tecnologia também chega na forma de preparo dos pratos, cujo método é
cozinhar os alimentos embalados a vácuo ou não em forno combinado, podendo ser
também em baixas temperaturas por um tempo maior do que o convencional e sem a
interferência do fogo. Para isso, normalmente utiliza-se um equipamento chamado de
termocirculador, que mantém a umidade, o sabor e as características nutricionais do
alimento, se feitos da maneira correta. Em seguida ao cozimento, os alimentos são
resfriados rapidamente, preservando as propriedades, o sabor e a qualidade. Os alimentos,
consequentemente, podem ficar armazenados diretamente onde serão servidos. Esta
técnica já é utilizada em larga escala na Europa e nos Estados Unidos e um dos fatores
para este retardo em relação ao mercado brasileiro era em relação ao alto custo dos
equipamentos, que precisavam ser importados. Mas atualmente a situação vem
melhorado, pois os empreendedores já podem contar com opções de equipamentos
nacionais, facilitando o investimento. "Em todos os casos expostos é possível a redução
de custos, pela otimização de recursos e processos, além da melhoria do atendimento ao
cliente pela diminuição de filas, personalização, rapidez no atendimento, melhor
qualidade de informação, entre diversos outros benefícios", afirma Bruno Primati, diretor
de Consumer da TOTVS.

Vantagens da automação para o mercado food service:

Veja a seguir sete principais benefícios, que englobam todas as áreas do


estabelecimento:
1. Melhora o atendimento: A agilidade deve se fazer presente no atendimento
ao cliente, que cada vez mais, quer que seu tempo seja utilizado da melhor maneira
possível. Se, por exemplo, o garçom demorar 10 minutos para chegar à mesa e o cliente
ainda precisa aguardar mais 10 minutos para ele retornar e pegar os pedidos e, ainda,
aguardar mais 50 minutos para a chegada dos pratos e outros 20 minutos para a chegada
da máquina de cartão para o pagamento, é bem provável que haverá reclamações e queda
na produtividade do estabelecimento. Automatizar o sistema pode otimizar todo esse
processo de atendimento, pois se o garçom conseguir lançar os pedidos de forma
automatizada – e o pedido for instantaneamente recebido na cozinha, certamente haverá
uma agilidade maior nesse processo, sem falar no tempo reduzido para o pagamento e na
liberação da mesa para os próximos clientes na fila de espera. E se o estabelecimento
contar, ainda, com o cardápio digital, esse tempo de atendimento pode ser ainda mais
agilizado, pois bastam alguns toques na tela para que o cliente faça seu pedido, inclusive
em relação ao delivery.
2. Auxilia na gestão das compras e no controle de estoque: Como a gestão de
compras também pode ser automatizada em estabelecimentos de alimentação fora do lar,
é possível identificar o período em que a última compra foi realizada e quais produtos
foram comprados. Dessa forma, é possível saber se será necessário antecipar a compra de
alguns produtos ou se um determinado alimento tem menos saída do que a média de
compras dos demais. Com a automação, também é possível manter um controle sobre os
fornecedores atualizado, o que pode garantir a renegociação de contratos e uma oferta de
qualidade. Nesse sentido, os estoques permanecem dentro do nível adequado, ou seja, não
há desabastecimento ou desperdício. Aliás, com um bom sistema de automação, o
proprietário identifica com mais facilidade quais produtos estão mais frescos e quais estão
perto de vencer – o que os torna prioritários no preparo do cardápio. Outra vantagem em
relação à automação do controle de estoque é a possibilidade de analisar a demanda de
clientes e determinar se é necessário fazer as compras de um determinado item para que
a cozinha consiga servir o possível aumento de pedidos, ainda mais em épocas sazonais
de maior movimento. Outra consequência desse maior controle é a centralização de toda
gestão de compras e controle de estoque, o que evita dezenas de folhas e planilhas para o
registro das informações. Com isso, economiza-se também com papel e colabora para a
redução de outros custos.
3. Ajuda na formação dos preços: Quem é proprietário de um estabelecimento
food service sabe que a grande demanda dentro de um mês, e até em um único dia, torna
necessário um bom controle das finanças, de modo que haja um lucro no final das contas.
E nem sempre essa tarefa é fácil, ainda mais em estabelecimentos de médio e grande
porte. Com a automação, é possível estabelecer uma sugestão automática de preços,
levando em consideração os dados da gestão de compras, por exemplo, garantindo que o
estabelecimento mantenha a competitividade sem precisar comprometer o lucro e afastar
a clientela com preços acima do mercado.
4. A automação torna-se o braço direito do controle financeiro: Equilibrar as
contas a pagar e a receber é realmente uma tarefa desafiadora em estabelecimentos de
alimentação fora do lar. Nesse sentido, a automação dos processos pode se transformar
no braço direito do controle financeiro, diminuindo consideravelmente alguns erros e
evitando-se consequências negativas para o negócio. Mas como isso é possível? Simples:
o sistema consegue identificar imediatamente o prazo de pagamento de fornecedores, a
possibilidade de aproveitar compras antecipadas, formar os preços levando em conta a
margem de lucro e garantindo a eficiência e a rentabilidade do estabelecimento com todo
esse cruzamento de informações e cálculos. Sabemos que realizar todas essas tarefas de
maneira manual pode consumir muitos recursos e aumentar as chances de erros. Isso é
comum, levando-se em consideração a rotina agitada dos estabelecimentos desse
segmento. Por isso, automatizar esses processos torna tudo mais simples e conveniente –
sobrando mais tempo para que o empreendedor foque em conquistar e agradar aos
clientes, tornando suas experiências cada vez mais prazerosas.
5. Impulsiona as vendas: Impulsionar as vendas é uma excelente vantagem
que a automação proporciona ao estabelecimento food service. Isso porque com a
tecnologia trabalhando a seu favor, a equipe consegue ter mais tempo para criar
promoções e novidades para atrair os clientes. Isso vem sendo muito refletido nos últimos
tempos através do sistema de delivery dos estabelecimentos, que está muito mais
moderno e ágil – graças ao sistema de automação de vendas. Atualmente, vem crescendo
a quantidade de estabelecimentos cujas vendas são feitas por meio de aplicativos de
celular, nos quais o contato com qualquer vendedor é nulo, ou, ainda, por meio de seus
sites, possibilitando a entrega em domicílio ou a retirada na loja. Além de aumentar as
vendas, isso contribui para a otimização do tempo da equipe de atendimento, e os
proprietários conseguem investir ainda mais no aumento da equipe na cozinha, para dar
conta do aumento da demanda. Outro tipo de automação que também vem sendo utilizado
nos estabelecimentos, principalmente no exterior, é o terminal de autoatendimento,
principalmente em empreendimentos menores que utilizam pouca mão de obra, como
padarias, lanchonetes e quiosques de alimentação em aeroportos, por exemplo.
6. Gera mobilidade ao empreendimento: De forma online, de onde estiver, o
gestor tem acesso a informações de vendas, em tempo real, seja de um computador, um
tablet ou um celular. Nessa etapa, é fundamental contar com uma solução flexível e
personalizável, para que a empresa tenha autonomia para criar os seus próprios relatórios
e análises por dashboards ou dados. O resultado se consolida em informações financeiras
completas e integradas de vendas, cadastros de produtos, controle de estoque, entre outros
processos, que passam a ser controlados de forma eficiente.
7. Ajuda na tomada de decisã:o Diante de todas as vantagens citadas nas dicas
anteriores, outro benefício da automação de processos é facilmente percebido como uma
grande consequência positiva para o estabelecimento: a tomada de decisão. Afinal,
esperar o meio do mês seguinte para conseguir apurar os resultados do mês anterior pode
fazer com que o estabelecimento fique enfraquecido e boas oportunidades de crescimento
sejam perdidas. Com a automação, os números estão sempre à mão e em tempo real,
fazendo com que sejam rapidamente analisados e utilizados para uma tomada de decisão
mais assertiva.
Quer exemplos? Com a automação em food service, você consegue
rapidamente: Dar vazão ao produto que está com data de validade apertada; Lançar
promoções quando identificar que o número de clientes caiu; Renegociar prazos e preços
com fornecedores; Identificar rapidamente se a equipe está precisando passar por
treinamento ou reciclagem. Muitos outros benefícios podem ser alcançados com a
automação de vendas e demais processos internos. Afinal, a plena integração de todas as
áreas, criando-se um fluxo correto de informações é o que vem sendo utilizado e é o que
caracteriza empresas que mais se destacam mundo afora.
Passo 1: Analise o seu estabelecimento: O primeiro passo para otimizar mão
de obra no mercado food service é, sem dúvidas, realizar uma profunda análise de todos
os processos atualmente implantados. Dê uma checada em cada departamento (cozinha,
recepção, atendimento, fila de espera, estoque, fluxo de caixa, etc.) e avalie os pontos
positivos e os que precisam ser melhorados. Para uma análise completa, responda: Em
quais produtos devo focar para diminuir os prejuízos e desperdícios de alimentos? Qual
é o tempo médio de atendimento que o cliente recebe, desde sua chegada até o
recebimento do prato e o pagamento? Nesse período, quais são as principais queixas dos
clientes e também dos funcionários? Quais são os principais pontos fortes e os pontos
fracos da cozinha? Ela é organizada? Há problemas com a ordem de chegada e o
entendimento das comandas? Como é feito o controle de estoque e quais são as
dificuldades enfrentadas?
Passo 2: converse com um especialista: Problemas levantados, é hora de partir
para conversar com uma empresa especializada na automação de processos. É importante
lembrar que nem tudo precisa ser automatizado; pode ser, por exemplo, que o seu
estabelecimento seja de pequeno porte e as comandas sejam bem administradas pelos
garçons e pela cozinha, mas a necessidade está em relação ao pagamento e ao controle do
estoque. Ou, ainda, todos os processos precisam ser otimizados, mas você e a empresa
podem criar um planejamento para realizar essa transformação aos poucos.
Passo 3: invista no treinamento dos funcionários: A empresa que instalará o
sistema de automação treinará toda equipe para saber trabalhar com as máquinas. Ainda
assim, é necessário que você também treine os colaboradores para que seus atendimentos
sejam cada vez mais humanizados, mas sem perder a eficiência. Afinal de contas, de nada
adianta ter um restaurante cheio de computadores e sistemas modernos sem uma equipe
que sabe ouvir o cliente, tratá-lo bem, tirar todas as suas dúvidas e realizar um
atendimento e um pós-atendimento eficiente para que as pessoas tenham as melhores
experiências e se tornem clientes fiéis do local.

Demitir ou não demitir? As vantagens da automação em


estabelecimentos food service de acordo com especialistas

Muitos profissionais do mercado de alimentação fora do lar acreditam que


todos esses sistemas tecnológicos de otimização de mão de obra terão um grande impacto
na força de trabalho, gerando demissões e outros problemas relacionados. Mas será que
essa deve ser uma preocupação? Bruno Primati acredita que não. “Há casos em que a
diminuição da necessidade de mão de obra, como o autoatendimento e cardápio digital
são evidentes, porém essas funções não são eliminadas, mas existe uma clara otimização.
Em outros casos, como o KDS e comandas eletrônicas com Chip&Pin existe uma
mudança na forma de trabalhar, dando um melhor atendimento ao cliente, otimizando o
processo e evitando demoras e erros, mas não necessariamente uma diminuição direta da
força de trabalho”. Já para Fernando Salmazzi, gerente de marketing da Max Scalla,
algumas empresas podem dispensar parte de sua mão de obra e optar por outro tipo de
contratação. “Em relação ao cardápio digital, por exemplo, alguns estabelecimentos
optam por dispensar garçons e contratar um número maior de cumins (auxiliares de
garçons). Contudo, observo que a maioria dos nossos clientes proprietários de
estabelecimentos food service mantêm a quantidade de garçons, que ganham um tempo
maior para dedicar aos clientes do estabelecimento”.
Dessa forma, os dois especialistas reconhecem as vantagens da automação,
tanto para o estabelecimento quanto para os próprios funcionários. Para o
estabelecimento, a automação garante aumentar o desempenho e a eficiência da operação,
com mais controle e agilidade no atendimento, conquistando uma maior receita de vendas
e significativa redução de custos. Para os funcionários, a otimização da mão de obra
proporciona a organização do trabalho e a facilidade no atendimento por informações
disponíveis. Nestes processos os funcionários passam a ter maior autonomia, podendo
desempenhar melhor as suas funções. A automação tem como vantagem a redução quase
que total do desperdício, pois o cliente tem a possibilidade de pedir seus itens por unidade.
O estabelecimento reduz também erros de produção por contar com a possibilidade de
setorizar os pedidos com impressoras individuais imprimindo pedidos separadamente em
cada setor.
Quer exemplos? Com a automação em food service, você consegue
rapidamente: Dar vazão ao produto que está com data de validade apertada; Lançar
promoções quando identificar que o número de clientes caiu; Renegociar prazos e preços
com fornecedores; Identificar rapidamente se a equipe está precisando passar por
treinamento ou reciclagem. Em relação à estimativa média de retorno sob o investimento
nos processos de automação do estabelecimento food service, o diretor de consumer da
TOTVS explica que pode variar de acordo com o tamanho e a tecnologia aplicada.
“Porém, estima-se que, em média, o retorno acontece a partir do terceiro mês, seja pela
redução de custo com pessoal, aumento das vendas/ticket médio ou fidelizando o seu
cliente por uma melhor experiência de compra”, finaliza.
Conclusão: A tecnologia veio para ficar e simplificar os processos
aumentando a experiência do cliente, então automatizar alguns processos dos
estabelecimentos food service pode trazer ótimos resultados para o negócio – e não
necessariamente isso significa substituir o homem pela máquina, mas, sim, tornar o seu
trabalho mais ágil sem sacrifícios e com maior produtividade. Nesse sentido, qual será o
futuro da automação nestes estabelecimentos? Podemos aguardar mais novidades para os
próximos meses e anos aqui no Brasil? O gerente de marketing. Fernando Salmazzi,
acredita que o papel do próprio garçom irá se alterar. “Eu acredito que, em um futuro
muito breve, o papel do garçom será mais próximo de um gerente, dando uma atenção
especial ao cliente, questionando ele sobre sua satisfação e fazendo parte fundamental no
oferecimento de uma boa experiência. Do outro lado veremos uma quantidade muito
maior de estabelecimentos oferendo soluções completas de atendimento, como fazer um
pedido, pagar a conta e até mesmo solicitar seu carro deixado no valet”. Já para o diretor
de consumer, Bruno Primati, o futuro da automação está em novos meios de pagamento
e o aumento dos canais de venda. Também poderemos ver a realização de vendas sem
atrito, em que o consumidor realiza o seu pedido e pagamento sem nenhuma interação
com atendentes de forma simples, rápida e tecnológica”. A personalização também deve
crescer, com os estabelecimentos conhecendo os hábitos de consumo dos seus clientes e
oferecendo pratos customizados ao gosto de cada consumidor. Promoções e novidades
também vão sendo colocadas na conversa um a um com os clientes. No médio prazo,
teremos a mudança nas formas de pagamento, com o domínio do m-payment, sem a
necessidade de cartões físicos. Muitas mudanças estão por vir nos hábitos de consumo e,
quem não estiver preparado, perderá espaço.

Referências:
Como otimizar mão de obra com tecnologia no mercado food service 19
http://www.ecomanda.com.br/blog/comanda-eletronica-restaurante
https://autoatendimento.wordpress.com/page/25/
https://www.oracle.com/br/industries/hospitality/products/kitchen-display-systems.html
http://www.epoc.com.br/blog/automacao-comercial/tudo-que-voce-precisa-saber-ao-
automatizar-o-seu-estabelecimento-hardware-2-de-3/
https://www.ibeltexperience.com.br/single-post/2017/01/11/Tecnologia-e-
inova%C3%A7%C3%A3o-no-Food-Service
http://gestaoderestaurantes.com.br/blog/index.php/2012/01/10/o-que-cook-chill-e-
como-funciona/


Extra: GRANDES VANTAGENS DA AUTOMAÇÃO COMERCIAL
PARA O SEU NEGÓCIO:

A busca dos consumidores por praticidade e serviços mais rápidos na hora da


refeição tem forçado estabelecimentos de alimentação fora do lar a se modernizarem.
Esse movimento por partes de restaurantes, cafeterias, sorveterias
 e padarias
faz com que a automação comercial seja parte da rotina.
Longe de ser uma tendência futurista, a automação comercial permite reduzir
gastos, ganhar agilidade, servir mais rápido, gerenciar fila e calcular ganhos.
Automação comercial é a aplicação de métodos e ferramentas com o objetivo
de mecanizar e agilizar processos manuais, para garantir uma melhor ou máxima
eficiência.
OU SEJA
Melhora processos, oferece melhor controle do estabelecimento e elimina
papéis ao digitalizar tudo o que é necessário.
No mercado, existem diversas empresas que oferecem programas de
computador com a funcionalidade de promover automação comercial especificamente
para o mercado de alimentação fora do lar.
Antes de decidir por um sistema de automação, considere preço, suporte
técnico e qualidade do software.” Rodrigo Oliveira
Representante da Pekus Consultoria e Desenvolvimento
COMO A AUTOMAÇÃO COMERCIAL TRABALHA A FAVOR DO SEU
NEGÓCIO?
01 Reserva mesas e informa se estão vazias ou ocupadas;
02 Aponta o tempo médio de espera;
03 Encurta ciclos de produção;
04 Monitora resultados;
05 Otimiza processos produtivos; 

06 Padroniza operações;
07 Integra sistemas de diferentes plataformas; 

08 Reúne bancos de dados de todos os setores da empresa (estoque, vendas
e representantes regionais, etc.);
09 Reduz erros;
10 Padroniza indicadores de desempenho da empresa;
11 Identifica pontos de ineficiência;
12 Reduz tempo entre atividades;
13 Agiliza pedidos sem que o garçom vá até a mesa ou ao local de
produção;

14 Lança pedidos por meio de dispositivos móveis;
15 Permite alterar preços de cardápio;
16 Informa a quantidade de itens;
17 Agrupa ficha direto na tela de lançamento; 

18 Lança pedidos via dispositivos móveis;
19 Controla consumo em diferentes pontos; 

20 Integra balança com leitor de código de barras; 

21 Acesso por controle biométrico;
22 Protege contra roubos, perdas e desperdícios; 

23 Ajuda a organizar atendentes por praça;

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