Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o
actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los
asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de la ´procesadora JOSK S.A. en los
procedimientos de prestación de servicios.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa JOSK
S.A.

MEMORANDO

FECHA: Mayo 25 de 2014

EMPRESA: JOSK S.A.

Dirección: Transversal 49- 2-33 Bogotá, Colombia
DE: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
PARA: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

REF: Auditoria Proceso De Transferencias Documentales

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar
que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
 equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de
Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día
1 de junio del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del
laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla
al líder del grupo auditor, antes del 04 de Mayo de 2018. Por favor indique en la
columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le
pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección
personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria
será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria
y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

REUNION DE APERTURA
Reunión de apertura 04 de Mayo de 2018 Hora 7:45 am
Reunión de cierre 08 de Mayo de 2018 Hora 4:30 pm
Representante De Ing. Oscar Rodriguez
Calidad:
Auditor Líder: Ing. Carlos Montesinos
Genoveva Rios
Equipo Auditor: Luis Moreno
Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo
con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de LA JOSK
S.A.en los procedimientos de prestación de servicios del
OBJETIVO Laboratorio de Investigación y Ensayos.
Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de
ALCANCE Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de
la Calidad de la empresa JOSK S.A.

CRITERIO  SGC de MRC

 Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativa de MRC
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002
Versión Junio de 2017
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-
002
 
Manual de Documentos de Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos M-DR-005
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03
Versión Junio de 2017
 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de
2017
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Ing. Oscar Rodríguez Representante de calidad

Ing. Carlos Montesinos Auditor líder
Genoveva Rios Equipo auditor
Luis Moreno Equipo auditor

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

Política de Logística y
1 Servicio al Cliente
Política de Gestión
2 Financiera
Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística.
Manual de Procedimientos de
Laboratorio
Manual de Documentos de
Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
Última actualización 23 de julio
2017
Última actualización 5 de enero 2017
I-EL-002
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Última actualización 9 de febrero 2017
M-PC-002
Versión Marzo de 2017
M-DR-005
Libros de registro de muestras
Versión Marzo de 2017

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

RTA/: La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
RTA/: Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental,
físicas y escritas.

Lista De Chequeo
Evidencias Y
Lista De Verificación
Cumplimiento Observaciones
Copias Controladas Del
Manual De Calidad Si
Manual De Calidad
Se Encuentran Documentadas Las Claramente Señalada En
Si
Respuestas El Manual De Calidad
Se Encuentra Comunicada Las No Hay Evidencia De La
Si
Respuestas Comunicación
Procedimientos Operativos(Documentación
Nivel I)
Existen Manuales Instructivos Si
Se Da Por Entendido
Existe Evidencia Documentada Del Que Cada Uno Conoce
No
Compromiso Sus Funciones Pero No
Se Documenta
Instrucciones De Trabajo Paso A Paso Si
Táctilmente Se Entiende
Que Las Solicitudes De
Trabajo De Laboratorio
Están Identificados Los Planes De Trabajo No Están Ordenadas Por
Los Formatos Solicitud
De Análisis De
Producción
Existen Registros De Las Acciones Si
Formatos Y Registros Si
Se Lleva Una Bitácora De Análisis Si
Existe Una Metodología Definida Para El
Si
Análisis
Documentación Completa Si
La Información Esta En
Son Los Protocolos Manuales Instructivos Si
Desorden
Hay Riesgo De Perder
Está Debidamente
No Información Debido Al
Alamcenada,Computarizada
Desorden
Respeto Del Servicio
Existen Registros De Las Verificaciones No
Existen Definidas Las Pautas De
No
Actualización
 Exhibición Del Procesos De Auditar En
Lugar Visible
Verbalmente Conocen El
Existen Definidos Los Procesos Para La
Si Procedimiento Pero No
Realización De Los Procedimientos
Esta Documentado
Se Emplean Técnicas Estadísticas No

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: 04 de Mayo de 2018 Auditor(es): Oficina asesora de Control interno.

Proceso auditado: Compras Auditado(s): Superintendencia de Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N°
auditoría auditoría auditoría C NCM NCm
1 Falta agregar
Procedimientos de
implementación de
costos en política de
materiales en gestión financiera
procedimiento para X
costos en materiales de
bodega y stand-by
bodega y stand-by.
2 No se tiene en cuenta el
formato único de formato único de
Cap. Compras y
despachos, Manual
logística
despachos y recibo de X
de procedimientos mercancía en el
procedimiento.
3 Falta actualización de la
política de logística, cuya
última actualización fue
Política de
Cambios el 18 de julio 2011 y no
organizacionales
logística y
se han agregado los
X
servicio al cliente
cambios
organizacionales del año
2017
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2017

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
 REUNION DE CIERRE

Reunión de apertura 04 de Mayo de 2018 Hora 7:45 am

Reunión de cierre 08 de Mayo de 2018 Hora 4:30 pm
Representante De Ing. Oscar Rodríguez
Calidad:
Auditor Líder: Ing. Carlos Montesinos
Genoveva Rios
Equipo Auditor: Luis Moreno
Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de JOKS S.A, en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de
OBJETIVO Investigación y Ensayos.
Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos
ALCANCE e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de
la empresa JOKS S.A

CRITERIO 
SGC de MRC

Política de Gestión Financiera.

Política de Logística y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Políticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión
Junio de 2017
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio
de Ensayos M-DR-005
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión
Junio de 2017
 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2017
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Ing. Oscar Rodríguez Representante de calidad

Ing. Carlos Montesino Auditor líder
Genoveva Rios Equipo auditor
Luis Moreno Equipo auditor
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE
NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Ing. Oscar Rodríguez Representante de calidad

Ing. Carlos Montesino Auditor líder
Genoveva Rios Equipo auditor
Luis Moreno Equipo auditor
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Fue muy enriquecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la realización

de las mismas así como también la verificación de los mismos, la planeación de
cada proceso documentado pienso que estos tipos de aprendizaje ayudan a muchas
compañías a tener un panorama más en cada proceso para un óptimo
funcionamiento en un ciclo de mejora continua.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad
3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.