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1 Introducción
2 Configuración
3 Cuentas
3.1 Agentes 35
3.2 Proveedores 36
3.3 Personal 38
3.4 Espacios 39
3.5 Proyectos 40
4 Funcionalidad
4.1 Depreciación 50
4.2 Depreciación Total 54
4.3 Amortización 58
4.4 Reparación 62
4.5 Mantenimiento 65
4.8 Reevaluación 75
4.9 Asignación 78
4.10 Devolución 80
5 Reportes y Exploradores
5.1 Reportes 83
5.2 Exploradores 84
6 Errores Frecuentes
7 Temas relacionados
Activos Fijos.
a) Terrenos.
b) Edificios.
c) Maquinaria, equipo de producción, equipo de transporte, equipo de
cómputo.
d) Herramientas, entre otros.
Depreciación.
Activos no Depreciables.
Método de depreciación.
El uso del método de línea recta resulta una carga uniforme por gasto de
depreciación durante cada periodo de la vida útil del bien.
El módulo de activo fijo tiene interacción con varios módulos: con el de Compras
cuando se realice la compra del activo fijo. Los activos fijos son sujetos a
depreciación (excepto los terrenos), la depreciación es un gasto que genera un
movimiento del mismo nombre en el módulo de Gastos. No es muy usual que las
empresas vendan su activo fijo, ya que no es el objetivo del negocio, pero
puede suceder; en este caso la venta de activo fijo se realizará en el módulo de
Ventas y todas las operaciones se verán reflejadas en el módulo de Contabilidad.
Activos Fijos
Activos Fijos
1. Pestaña General.
2. Activar el check Módulo Espacios.
Nota: Estos son los campos mínimos para que se pueda guardar un
Acreedor, puede llenar los demás campos para tener un mejor control.
Es necesario dar de Alta el concepto Depreciación (Gastos), esto indica que ahí
se cargará la depreciación generada mes con mes.
1. Click en Nuevo.
2. Pestaña Detalle.
3. Concepto. Escribir DEPRECIACIÓN ACTIVO FIJO.
4. Tipo. Seleccionar Fijo.
Pestaña Fiscal.
1. Fiscal.
2. % Deducible. Elegir 100.
3. % IVA. Elegir 16.
Es muy importante que se alimente mes con mes la tabla de los índices.
Nota: Los INPC se van publicando con un mes de desfase, en el último mes
repita el INPC anterior.
Los artículos de activo fijo son de Tipo Serie, de esta manera el sistema permitirá
asignarle una clave única a cada artículo. Para dar de alta este tipo es necesario
activar el siguiente check.
Intelisis ERP maneja una configuración especial para cada usuario, es decir, se le
personaliza a cada usuario los movimientos que puede editar o los movimientos
que solamente puede consultar, esto es porque Intelisis reconoce los roles de
cada departamento y sus restricciones.
A continuación se muestra cómo asignar acceso a un usuario, a editar
movimientos o solamente a consultarlos.
1. Seleccionar Mov.ActivoFijo.
2. Click en Agregar.
3. Click en Aceptar.
Para quitar un acceso de la lista en uso solamente hay que posicionarse sobre el
movimiento y dar doble click para que regrese a la lista de disponibles.
El módulo de Activos Fijos consta de diez movimientos, los cuales unos registran
asientos contables y otros son informativos únicamente, más adelante se verán a
detalle cada uno de estos. Los movimientos que se manejan en este módulo son
los siguientes:
1.-Depreciación.
2.-Depreciación Total.
3.-Amortización.
4.-Reparación.
5.-Mantenimiento.
6.-Póliza Mantenimiento.
7.-Póliza Seguro.
8.-Reevaluación.
9.-Asignación.
10.-Devolución.
Movimiento nuevo
Alta de UEN's
Para modificar el orden de las monedas dar click en el icono de Cambiar Orden
que se muestra con un recuadro rojo en la imagen anterior.
Mostrará una pantalla con todas las monedas dadas de alta. Para cambiar el
orden, seleccionar la moneda y arrastrarla.
Generador de Pólizas
Es necesario dar de alta un agente para la compra y venta de activo fijo. Estos
movimientos se verán en el capítulo de Temas relacionados.
Alta Agente.
Es necesario dar de alta un proveedor para la compra de activo fijo, así como
para los movimientos de Reparación y Mantenimiento del Activo Fijo.
Alta Proveedor.
Alta de Personal.
Espacios.
Alta de proyectos
Las empresas tienen varios departamentos o áreas, a estos se les llama Centros de
Costos que son indispensables para la póliza contable de la Depreciación. En
ocasiones el activo fijo es destinado a un solo centro de costos, por lo tanto el
gasto se le asigna a ese departamento.
1. Click en Nuevo.
2. Clave. Indicar la clave del centro de costos.
3. Descripción. Capturar el nombre del centro de costos.
4. Estatus. Seleccionar ALTA para que el centro de costos esté vigente.
5. Click en Guardar.
Para poder registrar la adquisición del Activo Fijo es necesario dar de alta el
artículo, así se podrá hacer la compra e ingresar al almacén correspondiente.
1. Posicionarse hasta el final para generar una nueva fila, indicar el nombre de la
categoría, en este caso será "Activo Fijo".
2. Click en Guardar y cerrar.
Se deben dar de alta las categorías de activo fijo. Éstas van de acuerdo con las
que maneje la empresa, no en todas las empresas aplican las mismas categorías,
dependerá del giro. En la configuración de la póliza contable las categorías son
muy importantes ya que ahí radica la condición para que el asiento contable se
realice correctamente.
1. Click en Nuevo.
2. Categoría. Escribir el nombre de la Categoría.
3. Cuenta. Seleccionar con el combo de ayuda la cuenta contable.
4. Cuenta Fiscal. Seleccionar la cuenta contable donde se acumulará la
Depreciación.
5. Propietario. Seleccionar la Empresa como propietario del activo fijo.
El movimiento Depreciación se usa mes con mes para disminuir el costo de los
activos fijos tangibles, ya que debe registrarse contablemente el gasto de la
depreciación, este movimiento normalmente se realiza con fecha del último día
del mes.
Movimiento Depreciación.
El sistema muestra la póliza contable indica que es una póliza de diario. En este
caso con el consecutivo 11133, muestra la fecha de emisión, concepto,
referencia, observaciones y el asiento contable.
Póliza Contable.
El sistema muestra la póliza contable que indica que es una póliza de diario, en
este caso con el consecutivo 10912, la fecha de emisión, la fecha contable,
concepto, referencias y el asiento contable correspondiente.
Este movimiento se utiliza para elaborar las Amortizaciones de los activos fijos
intangibles.
Movimiento Amortización.
Póliza Contable.
El sistema muestra la póliza contable e indica que es una póliza de diario. En este
caso con el consecutivo 10918, la fecha de emisión, la fecha contable,
concepto, referencias, observaciones.
Movimiento Reparación.
Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo, para
visualizar el registro de click en el icono de Vista Preliminar, el cual esta señalado
con la fecha roja en la imagen anterior. En la vista podrá ver información útil del
movimiento como puede ser el Movimiento y consecutivo, estatus, fecha,
referencia, observaciones, artículo que se reparó, serie e importes.
Movimiento Mantenimiento.
1. Movimiento.Elegir Mantenimiento.
2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya
configurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la
moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos.
3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha del mantenimiento.
4. Proveedor. Elegir con la ayuda en captura el proveedor que realizará el
mantenimiento del activo fijo.
5. Referencia. Puede agregar infomación útil para su control.
6. Observaciones. Puede agregar información útil para su control.
7. Artículo. Elegir el artículo que se le dió mantenimiento.
8. Serie. Elegir la serie que le pertenece al artículo.
9. Observaciones. Es un campo abierto para que le indique información
relevante sobre el mantenimiento del activo fijo.
10. Click en Afectar.
Vista Preliminar.
Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para
visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que esta señalado
con la fecha roja en la imagen anterior. Mostrará información útil sobre el
movimiento pudiendo ser nombre del movimiento, consecutivo, proveedor,
fecha, artículo, serie e importes.
Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para
visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que esta señalado
con la fecha roja en la imagen anterior. El registro mostrará información útil como
el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus del movimiento pudiendo ser
vigente, concluido o cancelado, artículos que trae la póliza de mantenimiento,
series correspondientes e importes.
El movimiento Póliza Seguro registra los contratos realizados con terceros para el
aseguramiento de los activos fijos. De esta forma la empresa protege sus activos
contra algún siniestro. Este movimiento muestra los activos asegurados,
vencimiento de la póliza, serie de los activos e importes.
Vista Preliminar.
Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para
visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que esta señalado
con la fecha roja en la imagen anterior. En el registro se encontrará información
relevante sobre el movimiento, indicando su consecutivo, estatus, fecha,
artículos asegurados, series e importes.
Movimiento Revaluación.
Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para
visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que está señalado
con la fecha roja en la imagen anterior. En el registro se podrá ver los activos que
fueron reevaluados, las series e importes.
Movimiento Asignación.
El movimiento Devolución sirve para registrar aquellos activos que habían sido
asignados al personal de la empresa, centro de costos o espacio, y ahora son
devueltos.
Movimiento Devolución.
1. De la Fecha. Capturar la fecha inicial del periodo que necesita consultar de las
adquisiciones de activos fijos.
2. A la Fecha. Indicar hasta qué fecha requiere ver las adquisiciones de activos
fijos.
3. Botón Cerrar para cerrar la pantalla.
4. Botón Imprimir para mandar a la impresora configurada.
5. Botón Preliminar para visualizar el reporte en pantalla.
Los Exploradores son reportes dinámicos que se pueden configurar para que
muestre sólo la información necesaria. Intelisis utiliza el explorador de Activo Fijo.
Para ver el PDF es necesario dar click en vista preliminar y posteriormente dar
click en el icono de PDF.
Este error se muestra porque no está configurada la tabla de INPCs del periodo
correspondiente y se está haciendo una Reevaluación que no es al valor de
mercado en el movimiento. Será necesario alimentar la tabla. Ir a la siguiente ruta:
Este error se debe a que se intenta asignar un activo fijo que anteriormente ya
fue asignado a otro recurso y todavia no ha sido devuelto. Posiblemente se esté
asignando una serie que no es correcta, será necesario verificarlo.
Mostrará una pantalla donde se deberá indicar la serie del activo fijo. Es
indispensable que se registre una serie diferente por cada una de las cantidades
capturadas en el detalle del movimiento y ésta no deberá existir previamente en
el almacén que le corresponda.
Este error se da porque está intentando vender un activo fijo que ya no tiene en
existencia. Se debe seleccionar una serie que tenga en el almacén de activos
fijos correspondiente.
Las empresas suelen adquirir activos fijos con la finalidad de usarlos y ser más
productivos en sus actividades. A continuación se muestra cómo registrar la
adquisición de activos fijos en Intelisis. Previamente el artículo tiene que estar
dado de alta, puede corroborar el tema de Alta de artículo de activo fijo en este
manual.
Vista Preliminar.
Póliza Contable.
El sistema muestra la póliza contable indica que es una póliza de compras con el
consecutivo 1079, muestra la fecha de emisión, la fecha contable, indica el
registro del asiento contable.
Los activos con los que cuenta el negocio existen con la finalidad de utilizarlos y
no la de enajenarlos. Es de resaltar que una de las principales características de
estos activos, es la de ser permanentes en la empresa, es decir, estarán ahí
generando utilidades hasta que dichos bienes dejen de ser útiles por el paso del
tiempo. Varias empresas deciden enajenarlos con la finalidad de adquirir activos
fijos nuevos, o bien, deciden la venta de los mismos para obtener liquidez.
Vista Preliminar.