THE ROLE OF CMMS

Los Sistemas Computarizados de Administración de Mantenimiento (CMMS) han

evolucionado en las últimas tres décadas desde el seguimiento de activos elementales
y la funcionalidad de mantenimiento preventivo hasta los sistemas de información de
mantenimiento empresarial. Hay cientos de proveedores que ofrecen soluciones en
una variedad de plataformas. Estos sistemas de "lo mejor de su clase" brindan a los
usuarios una funcionalidad integral para facilitar el flujo de información de
mantenimiento y la capacidad de verificar el estado de la organización de
mantenimiento de un vistazo.
A medida que el mercado de software de mantenimiento, reparación y operaciones
(MRO) continúa expandiéndose, los proveedores han desarrollado soluciones que se
centran en segmentos específicos de activos y administración del trabajo. Los
sistemas descritos como gestión de activos empresariales (EAM), gestión del ciclo de
vida de los activos, gestión del rendimiento de los activos, gestión de la fiabilidad de
activos o empresas y supervisión de las condiciones se centran en lograr el mismo
objetivo; aumentando la disponibilidad y el rendimiento de los equipos, aumentando la
calidad del producto y reduciendo los gastos de mantenimiento. Cuando se
implementa un CMMS para facilitar el proceso y los estándares establecidos, esos
objetivos pueden realizarse.
El bombo publicitario que rodea al software empresarial solo rivaliza con la cantidad de
implementaciones sin éxito, el software de administración de mantenimiento no es una
excepción. Si está considerando tomar una implementación de administración de
mantenimiento, primero identifique los objetivos y la visión del departamento de
mantenimiento.
Si solo desea una lista de activos y partes para contabilidad, CMMS es excesivo. Por
otro lado, si su objetivo es reducir el tiempo improductivo que se pasa revisando los
gabinetes tratando de responder preguntas como:
• ¿Cuándo fue la última vez que trabajamos en este activo? ¿Y cuál fue el problema?
• ¿Dónde compramos esta parte la última vez? ¿Quién tiene su número de teléfono?
• ¿Hay una parte sustituta en el almacén? ¿Dónde está?
• ¿Este equipo está bajo garantía? ¿Hemos realizado la tarea de mantenimiento de la
garantía requerida?
• ¿Cuánto cuestan todas las reparaciones de este activo? ¿Deberíamos reemplazarlo?
• ¿Cuándo fue la última vez que se utilizó una pieza? ¿Está obsoleto?
• ¿Qué gastamos en mantenimiento preventivo el año pasado? ¿Reactivo?
Si esas preguntas le suenan familiares, probablemente pueda beneficiarse de un
CMMS.
Proceso primero
Con demasiada frecuencia, las organizaciones comprarán el software CMMS o EAM
con la expectativa de que su negocio de mantenimiento operará instantáneamente de
manera más eficiente. Como con todo lo demás en la vida, CMMS solo puede
brindarte lo que le pongas. Al definir y documentar los procesos existentes, los
requisitos y establecer un método para medir el rendimiento, su equipo definirá el rol
del CMMS y qué funcionalidad se requiere para cumplir con la visión de
mantenimiento.
Su departamento de mantenimiento tiene varios procesos básicos, desde la compra de
inventario para una actividad de mantenimiento planificada hasta una solicitud de
trabajo de emergencia. Establezca un equipo que represente todas las facetas de la
organización de mantenimiento (planificación, almacén, compras, ingeniería, etc.).
Diagrame los procesos existentes y determine posibles cuellos de botella que pueden
eliminarse y partes del proceso que pueden automatizarse.
Ejemplos de procesos de mantenimiento incluyen:
• Trabajo reactivo o correctivo (con y sin materiales)
• Mantenimiento planificado (con y sin materiales)
• Mantenimiento preventivo (con y sin materiales)
• Proyectos de ingeniería / mantenimiento
• Reordenamiento de piezas MRO
• recuento de ciclos de piezas de MRO
• Partes de MRO que reciben
Es una buena idea establecer un equipo de mejora de procesos continuo para evaluar
y agregar procesos de mantenimiento de forma fija, como trimestralmente.
Midiendo el proceso
Para evaluar el éxito de los procesos de mantenimiento y su implementación en
conjunto, es necesario definir los indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI le
permitirán a su equipo identificar y optimizar aún más los procesos comerciales,
determinar los requisitos de capacitación y cuantificar el retorno de la inversión.
Las medidas comunes incluyen:
• Mantenimiento planificado vs. reactivo (costo y horas)
• Porcentaje preventivo de planificado (costo y horas)
• Proyecto porcentual de planificado (costo y horas)
• Porcentaje predictivo de planificado (costo y horas)
• Atrasos (costo y horas)
• Giros de inventario
• Costo de mantenimiento como un porcentaje del costo de reemplazo del equipo
• Costo por clase de equipo
• Programar el cumplimiento
• Porcentaje de disponibilidad de equipos
• oportunidad de pérdida debido a falla del equipo
• Oportunidad de pérdida debido al mantenimiento preventivo del equipo
Definición de requisitos
Una vez que se definen los procesos y mediciones principales, se deben determinar
los requisitos de información reales. Identifique qué datos se requieren y qué es
"agradable tener". Evaluar cómo se programa la mano de obra y se realiza un
seguimiento de los costos. Determine los tipos de órdenes de trabajo y cómo se
priorizarán. Determine qué tipos de análisis se realizarán y qué datos de respaldo se
requieren. Desarrolle la nomenclatura estándar para elementos tales como
ubicaciones, activos, contenedores y partes. Identifique qué entidades va a rastrear y
qué información debe rastrearse para cada una.
Evaluar los requisitos de información para otros sistemas. ¿Será necesaria una
interfaz para el software de contabilidad, recursos humanos, control del tiempo,
compras o gestión de proyectos? ¿Deberán integrarse otros sistemas especializados,
como el software de control y monitoreo de condiciones? Identifique los requisitos de
su departamento de TI con respecto al sistema operativo preferido y las plataformas
de bases de datos. ¿TI quiere una implementación de servidor web o cliente? Todos
estos requisitos deben documentarse como un documento formal de requisitos
funcionales.
Aproveche esta oportunidad para revisar su organigrama. ¿Las posiciones definidas
en el proceso de trabajo están llenas?
Es posible que sea necesario agregar un planificador de mantenimiento de tiempo
completo o personal de almacén adicional. ¿Se modifican las descripciones de trabajo
para incorporar los requisitos del proceso? ¿Quién será responsable de apoyar a los
usuarios del grupo de mantenimiento y de TI?
Componentes comunes de un CMMS
Una vez que se hayan definido sus requisitos, se puede compilar una lista de
verificación para calificar la funcionalidad de los sistemas que está evaluando. La
mayoría de las aplicaciones CMMS se componen de módulos de línea de base que
soportan las funciones básicas de mantenimiento de gestión de activos, gestión del
trabajo, mantenimiento preventivo y gestión de materiales. Algunas aplicaciones tienen
módulos "complementarios" disponibles para un costo adicional que abordan los
requisitos especiales, como flota, orden de trabajo móvil, código de barras y solicitud
de trabajo.
A continuación, se enumeran los módulos comunes y los campos específicos y la
funcionalidad que se encuentran en la mayoría de las aplicaciones CMMS.
Labor
• La capacidad de mantener una lista de empleados y certificaciones
• La capacidad de asignar un empleado a un oficio específico
• La capacidad de asignar un empleado a un equipo específico y / o turno
• La capacidad de asignar tarifas estándar y de tiempo extra a un empleado
Activo
• Datos de la placa de identificación (fabricante, modelo, serie)
• La criticidad de los activos
• Lista de materiales
• Ubicación o posición
• Jerarquía para aumentar el costo del activo al área y a la instalación
• Montajes de activos
• clase y / o tipo de equipo configurable
• Códigos de costo
• Costo del activo
• Información de garantía
• Medidores (utilizados para activar PM)
• Procesos seguros
• La capacidad de adjuntar documentos o imágenes que se pueden imprimir con la
orden de trabajo
• Campos definidos por el usuario
Gestión del trabajo
• Número de Orden de Trabajo
• Descripción de la orden de trabajo
• Prioridad de orden de trabajo
• Tipo de orden de trabajo configurable (PM, correctivo, seguridad, etc.)
• Códigos de problema, componente, causa y remedio
• La capacidad de reservar materiales planificados en órdenes de trabajo
• Los materiales registrados contra órdenes de trabajo se agregan a la lista de
materiales de activos
• La capacidad de planificar manualidades, turnos y empleados en órdenes de trabajo
• La capacidad de registrar el tiempo de inactividad de los activos
• Registre la mano de obra planificada frente a la real, los materiales y el costo
• Apoyar órdenes de trabajo o proyectos infantiles
• Procesos seguros
• La capacidad de adjuntar documentos o imágenes que se pueden imprimir con la
orden de trabajo
• Campos definidos por el usuario Tarea o Procedimientos
• Crear procedimientos predefinidos que se pueden asociar a un PM u orden de
trabajo que incluyen:
o Lista de verificación de la tarea que se realizará
o Horas estimadas
o Asignaciones de recursos
o lista de piezas
o Procedimientos de seguridad
Mantenimiento preventivo
• La capacidad de asociar múltiples activos a un registro de PM
• La capacidad de activar PM en función del tiempo o los eventos basados en el uso
• La capacidad de activar PM en intervalos fijos o basados en la finalización
• Órdenes de trabajo de Sequence PM (es decir, mensual, trimestral, anual)
• Fechas de temporada o oscurecimiento
• Lote genera órdenes de trabajo PM
Administración de materiales
• Varios almacenes
• Ubicaciones de contenedores
• Seguimiento discreto de las piezas por un número de artículo único
• Admite múltiples fabricantes y números de parte del fabricante asociados a un
número de artículo de inventario
• Información de contacto del proveedor principal y del proveedor asociado
• Clase de inventario y códigos de productos
• La capacidad de contabilizar el costo de inventario para las órdenes de trabajo
utilizando "promedio" o "último precio"
• La capacidad de establecer puntos de reorden mínimo y máximo
• La capacidad de ver partes almacenadas en múltiples almacenes
• Admite recuento de ciclos
• Admite problemas / devoluciones de órdenes de trabajo
• Admite transferencias de almacén
• Admite artículos no en stock emitidos a órdenes de trabajo
• Admite recambios reparables
Adquisitivo
• Solicitud de compra generada automáticamente cuando las partes se emiten según
en niveles mínimos máximos
• Consolidación de líneas de pedido múltiples en un pedido
• Posibilidad de rastrear los artículos de la orden de compra por pedido, recibidos o en
pedidos pendientes
• jerarquía de aprobación
Complementos o Complementos
• Interfaces para el software de planificación de recursos empresariales (ERP)
ampliamente utilizado
• Interfaces para sistemas de automatización de planta
• Interfaces con la gestión de las relaciones con los clientes y los sistemas de
información del cliente
• Informes ad-hoc
• Flota
• Clientes PDA (Pocket PC o Palm OS)
• Codificación de barras
• Solicitud de trabajo y despacho
• Integración con programas de CAD
• Integración a GIS
• Sistemas de gestión de proyectos
• e-Procurement
Implementación
Una vez que se han establecido los requisitos y se ha seleccionado un sistema,
comienza el proceso de implementación. Lamentablemente, no es tan fácil como
presionar un botón y decir que ya terminaste. Para que el CMMS brinde información
útil, debe configurarse, recopilarse e ingresarse los datos claves, y los empleados
deben estar motivados para usar el sistema.
Utilice el mismo equipo que identificó los procesos y los requisitos comerciales para
que su sistema encabece la configuración inicial. El mejor primer paso es hacer que su
equipo de implementación central participe en una descripción general extensa de la
aplicación seleccionada. Esto puede hacerlo el proveedor o un consultor familiarizado
con el CMMS seleccionado. Durante la descripción general, valide que el sistema
cumpla con sus requisitos. También debe identificar todos los componentes del
sistema que se requieren para alcanzar el nivel de funcionalidad planificado (es decir,
mano de obra, lista de valores, códigos de costo / GL, activos, depósitos, inventario,
etc.).
A medida que comienzan los esfuerzos de recopilación de datos, comience a "vender"
el sistema a los usuarios finales. Involucrarlos en el proceso de recopilación y
posesión de la información que se ingresará en el sistema. Aproveche las asambleas,
como las reuniones de seguridad o de portón trasero, para proporcionar
actualizaciones sobre el progreso de la implementación. Exprese cómo el sistema
beneficiará a los usuarios de mantenimiento, a la administración y a la empresa en
general. Solicite que el equipo de alta dirección se dirija a los empleados sobre la
importancia del sistema y la importancia de sus contribuciones. Promueva sesiones de
preguntas y respuestas, posiblemente incluso demostraciones cortas de productos.
Haga hincapié en que el objetivo del sistema no es monitorear a los empleados, sino
mover la organización de un modo reactivo a un modo proactivo.
Servicios de consultoría
Hay una gran cantidad de proveedores y consultores que brindan soporte para la
implementación del sistema de administración de mantenimiento. Algunos se enfocan
más en el aspecto comercial del sistema, mientras que otros se dedican a la
integración de sistemas con un mayor enfoque en la tecnología de la información. Al
considerar si su organización debe o no garantizar los servicios de un consultor,
plantee estas preguntas:
1. ¿Puede su personal eliminarse lo suficiente de la forma de negocios existente para
evaluar maneras de hacer que los procesos anteriores sean más eficientes?
2. ¿Tiene alguien en su personal de mantenimiento con experiencia en
implementación de software empresarial? Si no, ¿el cronograma del proyecto permite
la curva de aprendizaje?
3. ¿Su personal de TI y mantenimiento tiene tiempo para agregar este proyecto a su
carga de trabajo existente?
Si su respuesta fue no a cualquiera de los anteriores, o si planea que su sistema sea
completamente funcional en menos de 6-12 meses, debería considerar contratar un
asesor. Además de aportar años de lecciones aprendidas al equipo de
implementación, un consultor experimentado lo ayudará a desarrollar un plan de
proyecto y guiará a su equipo a través del proceso de implementación.
Si se desea una implementación de tipo llave en mano, es fundamental que su equipo
evalúe y apruebe los entregables claves, tales como procesos comerciales,
nomenclatura, personalizaciones, datos y la configuración final del sistema.
Independientemente del rol de los consultores, durante las pruebas, la capacitación y
la puesta en funcionamiento, sus recursos deben estar visiblemente liderando el
esfuerzo.
Configuración del sistema
La mayor parte del trabajo relacionado con la implementación de un CMMS es la
recopilación de datos, la migración de datos, la configuración del sistema y las
pruebas. Es esencial que los datos ingresados en el sistema sigan estándares
consistentes de nomenclatura. Los números de identificación deben ser reconocibles.
Si está implementando una nueva convención de nomenclatura, etiquete los activos en
el campo y proporcione diagramas de jerarquía o plan de trazado junto a las
estaciones de trabajo de mantenimiento. Los datos deben ser tan completos y precisos
como sea posible. Los datos incorrectos o inconsistentes son el camino más rápido
hacia la frustración para los usuarios de mantenimiento.
El sistema debe configurarse para proporcionar la interfaz de usuario más intuitiva
disponible. Las pantallas de solicitud de trabajo y entrada de órdenes de trabajo deben
aprovechar la mayor cantidad posible de "listas de valores". Use valores
predeterminados si el sistema lo admite. Si el CMMS admite la ocultación de campos
no utilizados, aproveche también esa función. Para facilitar futuras actualizaciones,
mantenga al mínimo las personalizaciones de la aplicación y los desencadenadores de
base de datos personalizados. Cuando no se pueden evitar las personalizaciones,
asegúrese de que estén bien documentadas.
El sistema debe ser probado bien antes del entrenamiento. Desarrolle scripts de
prueba que modelen su proceso de trabajo y reclute usuarios expertos en
computadoras para que participen en las pruebas. También podrán realizar
comprobaciones puntuales de calidad de datos. No comience a entrenar hasta que
esté seguro de que el sistema funcionará "según lo anunciado".
Formación
El entrenamiento es donde la goma se encuentra con la carretera. Sus usuarios finales
obtienen su primera experiencia práctica con el sistema y están desarrollando las
primeras impresiones. No use datos "enlatados" para el entrenamiento. El entorno de
capacitación debe reflejar la base de datos de producción. El formato de la
capacitación debe estar basado en roles y procesos. Un solicitante de trabajo va a
estar demasiado confundido si los capacita en todas las funcionalidades de una orden
de trabajo en lugar de una pantalla y pocos campos necesarios al crear una solicitud
de trabajo. Asegúrese de que uno o dos miembros del equipo de implementación
estén disponibles para ayudar a los usuarios que se quedan atrás durante el
entrenamiento. Haga un seguimiento con esos usuarios durante el "lanzamiento" y
proporcione capacitación auxiliar. Proporcione un entorno de "juego" donde los
usuarios puedan ejercitar y reforzar lo que aprendieron durante el entrenamiento sin
corromper los datos de producción.
"Ir a vivir"
Programe "en vivo" cuando tenga suficiente soporte para los usuarios y un volumen de
orden de trabajo inferior al promedio. Tenga un plan de respaldo para administrar el
flujo de información en caso de que el sistema se apague inesperadamente. Si los
usuarios tienen que recurrir al sistema en papel durante unas horas, pídales que creen
órdenes de trabajo en el CMMS al final de su turno. Tenga referencias rápidas o hojas
de "cómo hacerlo" disponibles, así como diagramas que los ayuden a ingresar los
valores correctos en el sistema.
Al final de cada día, revise qué salió bien y dónde se requieren los cambios. Actualice
y vuelva a publicar los procesos de trabajo al día siguiente. Rastree y priorice los
problemas de configuración y los "errores" del sistema. Proporcione una actualización
diaria a su proveedor o consultor. Revisar las órdenes de trabajo diariamente es una
manera excelente de ver con qué éxito cada usuario de mantenimiento está
interactuando con el sistema, o quién necesita ayuda adicional.
Post-implementación
Después de "iniciar sesión" y antes de la transición del equipo del proyecto a la
operación normal, revise todos los requisitos definidos y si se han cumplido.
Asegúrese de que los mecanismos para facilitar y medir los procesos de negocios
estén en su lugar. Si se utilizó un proveedor o consultor, asegúrese de que se hayan
completado todos sus productos.
Desarrollar un camino de escalada de soporte y problemas. Haga que los usuarios
acudan a su supervisor o "usuario avanzado" residente con problemas. Si el problema
no puede resolverse, muévalo a un sitio o administrador de la empresa. El
administrador de la compañía debe ser el único punto de contacto entre su
organización y el proveedor. El administrador debe ser responsable de iniciar sesión y
seguir todos los problemas abiertos y la solicitud de mejora.
Clausura
Las empresas actuales operan bajo la premisa de hacer más con menos. La única
forma de equilibrar la escala es a través de mejores procesos de trabajo, empleados
capacitados y tecnología habilitadora. CMMS es una herramienta que puede permitir
genuinamente que su organización alcance sus objetivos. Al igual que cualquier otra
herramienta, no le servirá de nada si se encuentra en el estante, y si no está
preparado para usarlo como está previsto, puede hacer más daño que bien.
Las organizaciones que implementan con éxito el CMMS y los procesos de apoyo han
reclamado una reducción del 10-30% en los gastos relacionados con el
mantenimiento. Cuando se tienen en cuenta las oportunidades perdidas debido a fallas
en los equipos y la posible responsabilidad por fallas relacionadas con la seguridad
operacional, es fácil ver el valor detrás de un esfuerzo a gran escala. Si su
organización no está lista para saltar con ambos pies, considere una implementación
por fases. Enfóquese en construir la base a través del proceso de trabajo y la
recolección de datos. Comience a usar el sistema para las órdenes de trabajo de
mantenimiento reactivo y luego agregue funcionalidad adicional, como tareas, PM,
inventario, compras e integración a otros sistemas comerciales.