UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL

LABORATORIO DE ARCHIVO
TEMA:

DEFINICIONES Y VOCABULARIO

INTEGRANTE:

MITIAP VALERIA

CURSO: QUINTO “L”

DOCENTE: ING. FRANCISCA ZAMBRANO

FECHA: 07/05/2018
 ¿QUÉ ES ARCHIVO?

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto

ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados

y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No

obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una

persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

¿QUÉ ES LABORATORIO?

Un laboratorio es un lugar físico que se encuentra especialmente equipado con diversos

instrumentos y elementos de medida o equipo, en orden a satisfacer las demandas y

necesidades de experimentos o investigaciones diversas, según el ámbito al cual pertenezca el

laboratorio en cuestión claro está. También es muy común que las escuelas, universidades o

cualquier otro reducto académico cuenten con un laboratorio en el cual se dictarán clases

prácticas u otros trabajos relacionados exclusivamente con un fin educativo.

¿QUÉ ES LABORATORIO DE ARCHIVO?

El laboratorio de archivo es responsable de habilitar instalaciones de archivo y designar un

responsable de archivo, un responsable de archivo suplente y, si fuera necesario, personal de

archivo adicional. Estos nombramientos deben estar documentados y deben evitarse posibles

conflictos de interés debidos a incompatibilidad de funciones. La dirección del laboratorio

deberá asegurar que se archivan los registros y materiales generados en el laboratorio para la

reconstrucción de los estudios con el objeto de demostrar el cumplimiento.

CONCLUSIÓN

En conclusión el presente trabajo de consulta se ha podido conocer las definiciones y

diferencias de los términos ya mencionados que son de gran importancia para la materia de

Laboratorio de Archivo ya que es de gran importancia porque designa a un conjunto ordenado

de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos

por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. Por otro lado almacena

documentos con formato, es decir que pueden incluir texto, imágenes, videos, tablas, gráficos,

múltiples páginas, o enlaces a otros documentos.

BIBLIOGRAFÍA

 http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/archivos-de-documentos-extensiones/

 https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos

 http://www.fao.org/docrep/T0845S/t0845s0e.htm
 VOCABULARIO DE ARCHIVO

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas

con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y
servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósito de los documentos en estantería,

cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos
posteriormente para su utilización

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado
su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca

de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO HISTÓRICO Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o

del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura.

ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así
como los archivos privados, declarados de interés público.

ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de

determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación
o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema,

plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito
de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

DEPURACIÓN. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente
de los que no lo tienen.

DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una

institución archivística.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o

de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal
o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que por su significado jurídico, autográfico
o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía
Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales,
se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades,

instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.

DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser
simple o autenticado.

ELIMINACIÓN. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen
de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ENCUADERNACIÓN. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de

libro.

ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una

unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número
que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo

que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o
persona.
 EDADES DE ARCHIVO

El objetivo de esta teoría fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que
aplica, para que en cada una de las tres edades los documentos reciban el tratamiento adecuado.
La teoría de las tres edades analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas:

1. Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los
documentos se encuentran en fase de circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Aquí
la documentación forma parte de los archivos de gestión, es de uso frecuente y se encuentra
bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.
2. Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la que fueron
creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto
de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo
intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor
secundario.
3. Edad histórica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será
únicamente por su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva, en
condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras.

CLASES DE ARCHIVOS

 Archivos de entrada: estos archivos se constituyen por una serie de datos que están

almacenados en un dispositivo de entrada.

 Archivos de salida: estos archivos guardan la información que es viable observar a

través de la computadora.

 Archivos de situación: estos archivos almacenan información que se actualiza con

frecuencia.

 Archivos constantes: estos archivos se componen de registros cuyos campos son

estables o bien, de baja frecuencia de variación.

 Archivos históricos: se constituyen por datos que cambian en el tiempo y con

información de los archivos actualizados.

  Archivos de movimiento: esta clase de archivos se emplean unidos a los constantes y

tienen en común algún campo.

 Archivos de maniobra: estos se originan en el instante en que se opera algún programa

y se borran una vez que termina su actuación, son auxiliares.

TIPOS DE LABORATORIOS

1. Laboratorios de metrología: en ellos se efectúan estudios tanto de las unidades y las

medidas de las magnitudes, como de las exigencias técnicas de los métodos e instrumentos que
se usan para la medición. Los laboratorios de este tipo se clasifican jerárquicamente teniendo
en cuenta cuál es la calidad de sus patrones:
 Nacional: en estos laboratorios se encuentran el patrón primario así como también los
nacionales de transferencia.
 Intermedio: estos laboratorios se encuentran en los centros de investigación o incluso en
ciertas universidades.
 Industriales: son aquellos laboratorios que se encuentran en compañías, que los usan para
realizar ensayos de control de calidad.
2. Laboratorios clínicos: en ellos se llevan adelante los denominados análisis clínicos, que se
utilizan para prevenir, estudiar, diagnosticar y tratar ciertos problemas vinculados con la salud.
Para llevar adelante estos estudios, los especialistas toman muestras biológicas de sangre,
fluidos, orina o materia fecal. Estos estudios se concretan dentro de las áreas de la hematología,
bioquímica, endocrinología, parasitología, microbiología, inmunología.
Los laboratorios clínicos se pueden clasificar según el nivel de complejidad del procesamiento
de las diferentes muestras:

3. Laboratorios científicos: La mayor parte de las ciencias naturales pudieron progresar

gracias al trabajo que se realiza dentro de estos espacios:

 De biología: en estos laboratorios se trabaja con materiales biológicos de todo tipo:

desde cultivos celulares, pasando por órganos y terminando por tejidos, para así entender
de la mejor manera posible cómo es la fisiología de la especie estudiada. Entre los equipos
que se encuentran en estos laboratorios podemos mencionar: microscopios, placas de
petri, medios de cultivo y soluciones fisiológicas.
  De química: en estos laboratorios se abordan las propiedades de mezclas, compuestos,
sustancia, así como también elementos, que se usan para llevar adelante ensayos químicos.
 De física: donde se llevan a cabo experimentos en áreas como electricidad, electrónica,
dinámica, óptica, entre otros, que requiere de un gran nivel de seguridad industrial.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

Fase I. Planificación documental

En esta primera fase prima la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su

documentación y estructura del documento electrónico.

La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y
archivístico, en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones
de la administración pública. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no
un documento y sus características.

Una estructura del documento electrónico basada en metadatos, firma (autor) y tipología del
fichero. Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre metadatos de contenido
(descriptivos, conceptuales, relación y control de acceso) y metadatos administrativos
(trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización).

Fase II. Prearchivística

En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente.

En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento
analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación
y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

Fase III. Archivística

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la

disposición del documento, la preservación a largo plazo y nuevamente la valoración.

Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su

utilidad y pasa a estar a disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico.
Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.
 GRADO DE HUMEDAD QUE DEBE TENER UN ARCHIVO

El clima óptimo para los documentos es de 18-21º C y 35-55% de humedad relativa (HR),
manteniendo siempre unos valores constantes. Los cambios bruscos de humedad y temperatura
dilatan y contraen los documentos, provocando daños físicos y un deterioro químico mucho
más rápido.

Ambos afectan enormemente a nuestros archivos, por el tipo de material que custodiamos en
ellos. El papel, pergamino y cuero son altamente higroscópicos, es decir, tienen gran capacidad
para absorber y ceder la humedad. También los documentos fotográficos y fílmicos son muy
sensibles a la humedad.

HISTORIA DE ARCHIVO

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control
de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo
como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición
de la escritura. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio
Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia
de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control de las
personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de
archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones
de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.