FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y RECURSOS HUMANOS

PORTADA

“GRUPO 01”

“INFORME DE UNA PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN Y

CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRIVADA
“NUESTRA SEÑORA DE LOURDES E.I.R.L’’

LÍDER DEL MES

FERNÁNDEZ SALAZAR, CINTHIA

PRESENTADO POR:

1. GRIMALDO BARRIGA, KIARA

2. HUAMÁN PEREZ, LIZ

3. LLIUGA MONDALVO, LUIGUI

4. LÓPEZ ZÚÑIGA, JOICE

5. LOPEZ ORTIZ, FIORELLA

DOCENTE

MARCELINO PONCE IVETH

ASIGNATURA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

SECCIÓN

08-M01

TURNO

MAÑANA

CAPITULO VII Y VIII

 INDICE

CAPITULO VII: CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN EL COLEGIO

NUESTRA SEÑORA DE
LOURDES……………………………………………………………………..
7.1 IDENTIFICAR EL CAMBIO ORGANIZACIONAL QUE SE PRODUCE EN
EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE
LOURDES………………………………………..…
7.1.1
AUTOMATIZACION…………………………………………………………………….
7.1.2 ESTRUCTURACION DE
PROCEDIMIENTOS………………………………………
7.1.3 REINGENERIA DE
PROCESOS………………………………………………..……
7.2 REINGENERIA DE
PROCESOS………………………………………………….……
7.2.1 PROCESO DE
MATRICULA……………………………………………………..…..
7.2.1.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL
SISTEMA……....
7.2.1.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL
SISTEMA….
7.2.2 PROCESO DE ASISTENCIA A LOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS
ANTES DE INSTALAR EL SISTEMA
……………………………………………………..
7.2.2.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL
SISTEMA….
7.2.2.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL
SISTEMA….
7.2.3 PROCESO DE NOTAS ……………………………………….
7.2.3.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL
SISTEMA….
7.2.3.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL
SISTEMA….
7.2.4 PROCESO DE PAGOS A LOS DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS………..
7.2.4.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL
SISTEMA…….
7.2.4.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL
SISTEMA….
CAPITULO VIII: PROCESO DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE
INFORMACION EN EL COLEGIOO NUESTRA SEÑORA DE
LOURDES…………
8.1 ANALISIS DE SISTEMA………………………………………………………….
8.2 DISEÑO DEL SISTEMA…………………………………………………………..
8.3 DESARROLLO DEL SISTEMA……………………………………………………
8.4 PRUEBAS DEL SISTEMA…………………………………………………………
8.5 IMPLEMENTACION DEL
SISTEMA………………………………………………
8.6 MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA…………………………………………………
8.7 HOJA DE PREGUNTAS PARA EL
PROVEEDOR…………………………………
 CAPITULO VII: CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN EL COLEGIO
NUESTRA SEÑORA DE LOURDES

7.1 IDENTIFICAR EL CAMBIO ORGANIZACIONAL QUE SE PRODUCE EN

EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LOURDES
7.1.1 AUTOMATIZACION: En esta parte se dan los beneficios que ayudara a
la institución educativa a mejorar su sistema de asistencia, de pagos, notas, y
matricula. Ya que actualmente la institución se apoya de un Excel para ayudar
a los colaboradores a realizar sus tareas de la forma más correcta posible

7.1.2 ESTRUCTURACION DE PROCEDIMIENTOS: La estructura de

procedimientos de la institución cambiaria ya que se agilizaran de una forma
eficiente a comparación de cómo se realizan actualmente dentro del colegio y
finalmente llegaríamos hasta los cambios de procesos dentro de la institución.

7.1.3 REINGENERIA DE PROCESOS: Los procesos de nuestra institución

educativa cambiaran, ya que el sistema permitirá que los procesos se vean
reducidos y desarrollados de la forma a eficiente posible, como:
El proceso de las asistencias de los docentes y administrativos

El proceso de matrícula de los alumnos

Los procesos de los pagos de los docentes y administrativos

El proceso de las notas de los alumnos

7.2 REINGENERIA DE PROCESOS

7.2.1 PROCESO DE MATRICULA: El proceso de matrícula que se presenta en
la institución tiene deficiencias ya que hay largas colas, y solo atiende una
persona, lo que genera descontento en los clientes. Por tal motivo con la
instalación de sistema de intranet buscamos que esta deficiencia desaparezca
y los procesos se vuelvan eficientes.
7.2.1.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL SISTEMA

INICIO

PADRE DE FAMILIA HACE CUPO

NO ¿HAY
CUPO?

SI

TRAMITAR PRE MATRICULA

PEDIR RECOMPENSA

REGISTRAR DATOS DEL ALUMNADO

LLENAR FICHA DE MATRICULA

SI ¿ALUMNO
MATRIUCLADO?

CANCELAR MATRICULA

NO
ENTREGAR RECIBO DE
PAGO

FIN
 7.2.1.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL SISTEMA
7.2.2 PROCESO DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES: El proceso de asistencia de
los docentes actualmente se da cuando ellos llegan a la institución y marcan asistencia
a través del cuaderno de asistencias del colegio, donde ellos ponen su hora de
llegada. Con la instalación del sistema buscamos que el colegio pueda disminuir las
tardanzas de los docentes y grabar las impuntualidades de los mismos.
7.2.2.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL SISTEMA

FLUJOGRAMA DE PROCESO DE SISTENCIA DE LOS DOCENTES

OFICINA ACADEMICA SALON

SE REGISTRA
INASISTENCIA AL
NO FINALIZAR EL DIA

EL
SI
DOCENTE SE DIRIGE A LA
INICIO
LELGA AL OFICINA
COLEGIO ACADEMICA

REGISTR SU ASISTENCIA
SE DIRIGE AL SALON A
Y HORA DE LLEGADA EN
COMENZAR SU CLASE
EL CUADERNO DE
CONTROL DE
PROFESORES

REGISTRA SU HORA DE
SALIDA EN EL CUADERNO TERMINA SU CLASE
DE PROFESORES

FIN
7.2.2.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL SISTEMA

7.2.3 PROCESO DE NOTAS

7.2.3.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL SISTEMA

FLUJOGRAMA DE PROCESO DE NOTAS (ANTES)

INICIO
AR

1
EVALUAR A LOS
NÑOS DE CADA
NIVEL (INICIAL Y FIN
PRIMARIA)

SI
1
REVISAR LOS
EXAMENES DE LOS
NIÑOS (INICIAL Y
PRIMARIA) GUARDAR LIBRETA
RECIBE EN EL ÁREA
LIBRETA DE ADMINISTRATIVA
NOTAS
NO

LLENAR LAS NOTAS

AL REGISTRO Y
COLOCARLO A
EXCEL
ENTREGA DE LIBRETAS
DE NOTAS

ARCHIVAR
REGISTRO DE
NOTAS EN EL ÁREA TRASLADAR LAS NOTAS
ADMINISTRATIVA A LA LIBRETA DE CADA
NIÑO
 7.2.3.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL SISTEMA
7.2.4 PROCESO DE PAGOS A LOS DOCENTES
7.2.4.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL SISTEMA

FLUJOGRAMA DE PAGOS A LOS PROFESORES (ANTES)

INICIO
AR

PERSONAL
ADMINISTRATIVO REVISA
CUADERNO DE
ASISTENCIAS Y
CORROBORA TODOS LOS
DIAS A LA HORA INDICADA

AL PAGO A CANCELAR,
SE LE DESCUENTA
INASISTENCIAS Y
TARDANZAS

SE REALIZA EL
DESCUENTO DE
BENEFICIOS POR LEY A
TRABAJADORES FIN

REDACTAR CADA
BOLETA A LLAMAR A CADA PROFESOR
PROFESORES Y PAGAR POR SU TRABAJO
BRINDADO DEL MES
7.2.4.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL SISTEMA
7.2.5 PROCESO DE PENSIONES DE LOS ALUMNOS
7.2.5.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ANTES DE INSTALAR EL SISTEMA

FLUJOGRAMA DE PAGOS DE PENSIONES (ANTES)

INICIO

PADRES SE ACERCAN A
LA INSTITUCION A
CANCELAR LA PENSION
DE CADA MES

INGRESAN A LA
INSTITUCION Y ES
ATENDIDO POR LA
SECRETARIA QUE LE
RECIBIRA EL PAGO

REALIZA EL PAGO Y
SE LE EMITE SU
BOLETA

FIN
7.2.5.2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DESPUES DE INSTALAR EL SISTEMA

CAPITULO VIII: PROCESO DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE

INFORMACION EN EL COLEGIOO NUESTRA SEÑORA DE LOURDES
8.1 ANALISIS DE SISTEMA: Analizando la institución educativa privada
¨Nuestra Señora de Lourdes¨ se identificó diferentes problemas de gestión lo
cual causo preocupación por parte de los encargados. Actualmente la
institución educativa no cuenta con un sistema de información que administre y
supervise a los docentes y alumnos.
Por otro lado no cuenta con un sistema de base de datos que permita
buscar de una manera rápida, eficiente y oportuna la asistencia del
alumnado.

 Identificación del problema:

 La institución educativa identifico una falta de sistema de
información de gestión.
 Falta de un sistema de INTRANET.
 Mal manejo de control de pago. (manualmente)
 No cuenta con un dato histórico de cada alumnado para poder
prevenir riegos futuros.

Sobre el tema tratado de un sistema de intranet, lo primero que debemos hacer

para la adquisición de un sistema de información es averiguar qué es
exactamente lo que tiene que hacer el sistema y sus bondades. La etapa de
análisis en el ciclo de vida del software corresponde al proceso mediante el
cual se intenta descubrir qué es lo que realmente se necesita y se llega a una
comprensión adecuada de los requerimientos del sistema (las características
que el sistema tiene).
8.2 DISEÑO DEL SISTEMA
8.3 DESARROLLO DEL SISTEMA: Es la fase de desarrollo propiamente
dicho. Aquí se inicia la programación del nuevo software.

Según el autor Norton, P. nos menciona que:

"Consiste en escribir los programas necesarios para el sistema. Los

programadores son responsables de la documentación de los programas,
que también se realiza durante esta etapa, así como explicar el
funcionamiento de los mismos y por qué ciertos procedimientos se
codifican de determinada forma".

El objetivo fundamental de esta fase es que todo el sistema quede soportado

por la documentación pertinente para que le puedan hacer las modificaciones
que hagan falta en caso de que se requieran. El manual de usuario debería
surgir en este punto.

En el centro educativo esta fase ayudara a los programadores a crear o

personalizar el software según lo especificado por el colegio, es aquí donde
ellos juegan un papel clave.

En esta etapa el programador que es puesto por nuestro proveedor Diseño y

Sistemas Perú EIRL, instalará el software y se hará responsable de la
documentación de los programas, la documentación es esencial para probar el
programa y dar mantenimiento a la aplicación instalada

Durante esta fase podremos comprobar que el sistema que se está empleando
no tenga fallas y poder asegurarnos de su buen funcionamiento, esto debe ser
aprobado por la gerencia y los usuarios. Así mismo en esta etapa se
identificarán las entradas, salidas, archivos, programas, procedimientos y
controles del sistema.

8.4 PRUEBAS DEL SISTEMA: Para la Realización de las pruebas del sistema
en el colegio nuestra señora de Lourdes, nosotros vamos a necesitar conocer
aspectos, como:
 Cuando se van a instalar el sistema.

 En qué fecha se instalará

 Si se necesitará del personal del colegio o de la empresa, y si es

personal de la empresa tendrá un costo adicional.

 Cuánto tiempo durará la prueba.

 Sera fácil de manejarlo.

8.5 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA: Podemos decir que en este proceso

observaremos con el sistema anterior que usábamos, con lleva relación con el

que estamos adoptando, ya que fue elegido por nuestra institución educativa

“NUESTRA SEÑORA DE LOURDES “la implementación puede ser

relativamente fácil, ya si los usuarios y las personas las cuales lo adopten estén
familiarizados a trabajar con un sistema de intranet, ya que sino difiere

sustancialmente de la que usaba antes.

Sin embargo, podemos decir, que cuando se trata de un sistema nuevo que no

ha sido aplicado dentro de la institución, tiene que ser utilizado con extremos

cuidado y mucha atención en los detalles que tiene.

8.6 MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: La fase de mantenimiento de software

involucra cambios al software en orden de corregir defectos y dependencias
encontradas durante el uso de los usuarios, tanto como la adición de nueva
funcionalidad para mejorar la usabilidad y aplicabilidad del software.
Tipos de mantenimiento
A continuación se señalan los tipos servicio de mantenimientos con los que
contara el centro educativo.
Perfectivo: Mejora del software (rendimiento, flexibilidad, reusabilidad) o
implementación de nuevos requisitos. También se conoce como mantenimiento
evolutivo.
Adaptativo: Adaptación del software a cambios en su entorno tecnológico
(nuevo hardware, otro sistema de gestión de bases de datos, otro sistema
operativo).
Correctivo: Corrección de fallos detectados durante la explotación.
Preventivo: Facilitar el mantenimiento futuro del sistema (verificar
precondiciones, mejorar legibilidad).
Es importante señalar, que está esta fase permitirá que el sistema con el que
contara el centro educativo, se utilice de manera eficiente durante el tiempo,
evitando posibles pérdidas de información de datos, y cayendo en sobre costos
no presupuestados.
8.7 CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA EL PROVEEDOR

 ¿CUÁL ES EL LENGUAJE QUE EMPLEA EL SISTEMA?

 ¿INCLUYE EL CÓDIGO FUENTE?
 ¿LA COTIZACIÓN INCLUYE EL CÓDIGO FUENTE?
 ¿CUÁL ES EL PRECIO DEL CÓDIGO FUENTE?
 ¿QUIÉNES PARTICIPARÁN EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA?
 ¿CUÁL ES EL COSTO QUE TENDRÍA LA PRUEBA DE INTRANET?
 ¿CUÁNTO TIEMPO TOMARÍA CORREGIR UN ERROR DE LA
PRUEBA?
 ¿CUANTAS HORAS DEMANDARÍA EL PERÍODO DE PRUEBA?
 ¿EN DÓNDE SE REALIZARÍA LA PRUEBA DEL SISTEMA?
 ¿FECHA EN LA QUE E REALIZARÍA LA PRUEBA?
 ¿EXISTIRÍA LA POSIBILIDAD QUE LA VELOCIDAD DEL SISTEMA
DISMINUYA?
 ¿TENDRÍAMOS QUE CONTRATAR A OTRA PERSONA PARA QUE
AYUDE EN EL MANEJO DE LA PRUEBA DEL SISTEMA?
 ¿CUÁNTO COBRARÍA POR CAPACITAR A UNA PERSONA PARA
QUE MANEJE ADECUADAMENTE EL SISTEMA?
 ¿EN CUÁNTO TIEMPO MI INSTITUCIÓN EDUCATIVA PODRÁ
ANEJAR EL SISTEMA CORRECTAMENTE?
 ¿LOS MÓDULOS INSTALADOS SE EJECUTARAN
CORRECTAMENTE?
 ¿LA GARANTÍA BRINDADA CUBRE LOS ERRORES DURANTE LA
REALIZACIÓN DE LA PRUEBA DEL SISTEMA?
 ¿LA INFORMACIÓN (DATOS DE ALUMNOS, NOTAS, FECHAS DE
NACIMIENTO, NOMBRE DE PROFESORES, ETC) BRINDADA A
USTED SE CARGARÁ CORRECTAMENTE AL SISTEMA?
 ¿USTED BRINDARÁ LA CAPACITACIÓN A MI TRABAJADOR, YA QUE
EL SE ENCARGARÁ DIRECTAMENTE DE VER EL SISTEMA?
 ¿USTED RESOLVERA LAS DUDAS DE MAESTROS Y PADRES
CUANDO ESTAN USANDO?
 ¿CUÁNDO ESTA EN PRODUCCION MI SISTEMA, USTED PUEDE
NOS BRINDA ASESORIA?
 ¿LA BASE DE DATOS QUE LE PROPORCIONE SE RELACIONA CON
EL SISTEMA O SE EJECUTARA ALGUN CAMBIO MIENTRAS LE
ESTOY DANDO USO?
 ¿A CUÁNTO TIEMPO DEBERÍA TENER, MANTENIMIENTO EL
SISTEMA?
 ¿CUANTO COSTARA EL MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
INTEGRADO?
 ¿EL MANTENIMIENTO SE REALIZARA DE MANERA PRESENCIAL O
VIRTUAL?
 ¿POR VENIR AL CENTRO EDUCATIVO SE COBRARA UN COSTO
ADICIONAL?
 ¿SE PODRÁ UTILIZAR EL SISTEMA, MIENTRAS SE ENCUENTRA EN
MANTENIMIENTO?