SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 7

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 122121 Asistencia Administrativa

Versión: 2
Nombre del Proyecto: Implementación de Estrategias Operativas para
Código: 1327636
la Gestión Administrativa.
Fase del proyecto: EJECUCION

Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
Planear un evento ESCENARIO (Herramienta - (unidades
aplicando el protocolo (Aula, equipo) empleadas
de acuerdo con el tipo Laboratorio, durante el
de evento y el proceso taller, unidad programa)
Actividad (es) del Proyecto:
administrativo productiva) y
Aplicar el proceso
elementos y
administrativo a la
condiciones de
participación de un evento
seguridad
industrial,
salud
ocupacional y
medio
ambiente
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
Aplicar el proceso Organizar eventos que
administrativo, al desarrollo promuevan las
del evento de acuerdo con relaciones
empresariales,
el propósito, objetivo, plan,
teniendo en cuenta el
protocolo, los medios de objeto social de la
divulgación y las políticas de empresa
la organización.

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Duración de la guía ( en 40 horas

horas):

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2. INTRODUCCIÓN

Apreciado aprendiz

Siguiendo con el desarrollo del proyecto formativo, llegamos a una etapa muy interesante llamada
organización de eventos, donde usted como asistente administrativo, conocerá, la definición de un evento,
las clases, agentes, etapas, estructura, población y protocolo.

Esta guía es importante porque le permitirá desarrollar sus habilidades y destrezas comunicativas, trabajo
en equipo, para organizar y coordinar un evento empresarial, de acuerdo a los objetivos y principios de la
institución, para ser aplicado en el contexto laboral de acuerdo al cronograma de la entidad.

De esta manera, las actividades que se le proponen en esta guía de aprendizaje, le facilitará su
comprensión, apropiación y aplicación del aprendizaje, la cual ha sido diseñada colaborativamente con los
Instructores del área Técnica y donde se le motiva a incorporar otras fuentes del conocimientos, como son
el entorno social y laboral, el trabajo colaborativo y el uso de las Tecnologías de la Comunicación y de la
Información (TIC).

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Este tercer momento es fundamental para que usted aprendiz indague mediante una serie de preguntas
despertando interés, motivándolo a profundizar mediante consultas en el tema de Organización de

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Eventos que promuevan las relaciones dentro de una organización.

PREGUNTA PRINCIPAL: ¿Por qué es fundamental la organización de eventos que promuevan las
relaciones empresariales?

PREGUNTAS SECUNDARIAS:

Lea detenidamente cada una de las preguntas y comparta con su instructor (a) las ideas, inquietudes,
posibles soluciones que puedan surgir de la lectura, manifestando el interés de su aprendizaje continuo.

¿Qué es un evento?

¿Quiénes intervienen en un evento?

¿Cuáles son las etapas de un evento?

¿Cómo se estructura un evento?

¿Cuáles son los participantes del evento?

¿Qué es protocolo?

¿Cómo funciona un comité organizador?

¿Qué son relaciones públicas?

¿Por qué es importante aplicar el proceso administrativo en la organización de un evento?

¿Qué es norma de seguridad?

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3.2 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Es tan importante entender que si aprendemos a manejar un lenguaje apropiado, nuestra expresión verbal
y corporal hablaría por nosotros mismos, ya que nuestro léxico obtenido de la lectura nos hace más cultos,
educados y bien hablados; por eso mismo es tan importante comprender el significado y el sentido de
cada palabra utilizada en nuestro aprendizaje diario. Para ello utilizaremos algunas definiciones
relacionadas en el glosario de esta guía de aprendizaje realizando una dinámica en grupo para afianzar
estos términos la cual puede ser una sopa de letras, crucigrama, lotería.

CONCEPTOS ¿QUÉ SÉ?

¿Qué es un evento?

¿Cuáles son las etapas de un

evento?

¿Cuáles son las poblaciones

Objeto, en la realización de un
evento?

¿Qué es una directriz?

¿Qué es ponente?

¿Qué es conferencista?

¿Qué es protocolo?

¿Qué es un comité?

¿Qué son relaciones públicas?

¿Qué es un comité
organizador?

¿Qué es norma de seguridad?

Una vez se tenga finalizado el punto anterior el instructor presenta de manera participativa el Proceso
administrativo, el concepto de protocolo en la organización de eventos de acuerdo a la normatividad
vigente y a las políticas de la organización para después de ello socializar en mesa redonda los pre
conceptos y conocimientos adquiridos por los aprendices en torno al tema.

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Seguido a ello, usted querido aprendiz, deberá realizar la lectura sobre la planificación de un evento para
después elaborar de manera ordena y con cada uno de sus conceptos un mapa conceptual con los
conocimientos adquiridos en dicho material tal como se plantea en la actividad 1.

Con el objetivo de plasmar lo aprendido en los anteriores puntos el aprendiz con la colaboración del
instructor responsable deberá realizar una propuesta de elaboración de un evento aplicando el formato
entregado por el instructor cumpliendo con cada uno de los ítems propuestos para la presentación de la
propuesta de un evento así como se propone en la actividad 2.

Por último y con el fin único de explorar sobre lo aprendido a lo largo de la guía y teniendo como base las
diapositivas sobre la estructura de un evento, en grupos GAES deberán realizar la planeación de un evento
de acuerdo a las alternativas que serán definidas por el instructor cumpliendo así con la actividad 3.

3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

En este momento de su aprendizaje el Instructor le orientará cuales son las actividades programadas por
medio de talleres, videos, charlas, exposiciones, salidas de campo, con la finalidad de desarrollar sus
conocimientos, actitudes y destrezas que se deben generar a partir de la comprensión de la competencia
en la fase de ejecución

Por lo tanto lo animo a que lleve a cabo las actividades programadas de la siguiente manera:

Actividad 1: Realizar la lectura sobre la planificación de un evento realizar un mapa conceptual e Ingrese a
www.Sofiaplus.edu.co y participe en el Foro explicando o comentando su experiencia de la lectura.

Actividad 2: Realice una propuesta sobre un evento y aplique el formato propuesto (taller 1). Observe el
siguiente video https://youtu.be/hxjfnQXPuo0 ; https://youtu.be/DPDXIsQbskE .

Actividad 3: Con el fin único de explorar sobre lo aprendido a lo largo de la guía y teniendo como base las
diapositivas sobre la estructura de un evento en grupos GAES deberán realizar la planeación de un evento
de acuerdo a las siguientes alternativas que serán definidas por el instructor, así:

 Izada de bandera del colegio

 Reunión de padres de familia.
 Conferencia sobre el calentamiento global.
 Celebración del aniversario del colegio.
 Feria empresarial y científica del colegio.
 Organización de los juegos deportivos (interclases)

3.4 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

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Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Estructura eventos menores Técnica de Evaluación:

aplicando las etapas, los
Prueba escrita sobre planeación conceptos básicos y las Formulación de preguntas
de eventos, sobre proceso
directrices de la organización. Instrumento de Evaluación:
administrativo, estructura de un
evento, tipos de evento, tipos de Cuestionario
población.

Evidencias de Desempeño:
Técnica de Evaluación:
Elaboración y entrega de la
planeación de un evento de Selecciona los recursos Valoración de producto
acuerdo con su estructura, su humanos, técnicos y
tecnológicos requeridos para la Instrumento de Evaluación:
tipo e identificando recursos
técnicos, humanos y planeación, coordinación y
Lista de verificación.
tecnológicos de acuerdo a las ejecución del evento
políticas de la organización y su
proceso administrativo.

Evidencias de Producto:
Diseñe la propuesta del
protocolo aplicándola a un tipo
de evento de acuerdo con el tipo
de clientes, proveedores,
recursos técnicos, tecnológicos,
presupuesto
Técnica de Evaluación:
Selecciona las propuestas de los
proveedores, teniendo en Valoración de producto
cuenta los requerimientos para
el evento y cumpliendo con el Instrumento de Evaluación:
presupuesto asignado.
Lista de verificación

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN

ESCENARIO (Aula,
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
DISEÑAR
INSTRUMENT
O PARA LA
RECOPILACIÓN Sala de
Computo 1 Lapiceros, 40 Administrador de
DE 120 Ambiente de Aprendizaje
Computadore 40 hojas carta, 1 resma Empresas, o 1
INFORMACIÓN Horas (Aula) y salida de campo.
s 1 lápices 40 ciencias a fines.
Y
PRESENTACIÓ Video Beam
N DE
INFORME.

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Centro de Convenciones: Sede en la que se desarrollan los congresos, convenciones y exposiciones. Está
especialmente destinado para este fin, por lo que debe contar con la infraestructura y el equipamiento
adecuados.

Coloquio: Reunión informal realizada con el fin de discutir un determinado tema, sin que haya necesidad
de llegar a un acuerdo. Su función es fomentar el intercambio de ideas.

Comité: Es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una
organización, institución o entidad, tienen establecidas determinadas competencias. Un ejemplo de
comité lo constituyen los comités de empresa.
Comité Organizativo: Determina cada una de las funciones de los integrantes de los demás comités.

Conferencia: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar
a conocer un tema en particular. Deben ser de corta duración para poder aprovechar al máximo la
atención del auditorio.

Congreso: Reunión periódica de los miembros de una asociación, organismo o entidad para debatir
cuestiones previamente fijadas.

Convención: Evento formal y genérico de cuerpos legislativos, político-sociales o económicos, cuyo

propósito es proveer información respecto de una situación particular para luego deliberar y establecer
consenso entre sus participantes.

Cronograma: Es el calendario de trabajo al que deben apegarse todas las personas y sectores
involucrados con la organización de la reunión. Se establecen distintos cronogramas para las diferentes
etapas de la convención: organización, acto inaugural, exposición paralela, conferencias, actos sociales.

Estrategia: proceso de selección de decisiones. Conjunto de medidas -que de acuerdo con un plan- la
empresa se propone aplicar al campo del producto, del marketing, de la comunicación, etc.

Evento: es toda reunión organizada con relación a una determinada temática, en la que se dan cita
expositores y público para intercambiar información, conocimientos u otros, o para establecer relaciones
comerciales, profesionales, otros.

Exposición: tienen por objeto la exhibición de bienes o la oferta de servicios para favorecer su
conocimiento y difusión, promover contactos e intercambios comerciales.

Foro: del latín “fórum”, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones políticas.
Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión.
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Norma de seguridad: la regla que resulta necesaria promulgar y difundir con la anticipación adecuada y
que debe seguirse para evitar los daños que puedan derivarse de la ejecución de un trabajo.

Organización de eventos: Fiestas privadas, bodas, presentaciones de producto, convenciones,

seminarios, cenas de gala, ruedas de prensa, conferencias, reuniones, juntas de accionistas...

Panel: Reunión de varias personas para tratar una idea, los oradores no exponen, sino que dialogan,
conversan, debaten entre ellos sobre una temática concreta, con la finalidad de lograr un intercambio de
opiniones entre sí y con el auditorio. Un coordinador modera la sesión y permite intercalar preguntas.

Protocolo: conjunto de normas técnicas de uso social, necesarias para la planificación, preparación,
desarrollo y ejecución de cualquier acto que encierre una cierta relevancia.

Seminario: Reunión de carácter académico–docente con expertos que aportan conocimientos y

experiencias ante uno o varios grupos interesados. Constituye un grupo de aprendizaje activo.

Simposio: Reunión de expertos o técnicos o de personas capacitadas en determinado tema. Exponen

individualmente durante no más de 15 a 20 minutos, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un
aspecto particular del tema y desarrolle la mayor profundidad posible.

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Ramírez Salazar, María del Pilar. Metodología para la construcción de eventos organizacionales,
(Innovación en gestión de eventos organizacionales). 2009.

http://www.slideshare.net/YsraelQuereigua/formatos-para-planificar-eventos-especiales-y-banquetes-
ys

http://www.monografias.com/trabajos72/planificacion-eventos-perspectiva-gerencial/planificacion-
eventos-perspectiva-gerencial2.shtml

http://www.ecured.cu/index.php/Organizaci%C3%B3n_de_eventos

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Elaborada por:

Dra. Betty Ángela Sarmiento Torres – Magister en Educación

Eidy Rubiela Ardila Rueda – Economista

Heli Ramírez Vesga - Administrador de Empresas

Jorge Eliecer Flórez Gómez – Administrador de Empresas

Mario Heli Gómez Márquez – Contador Publico

Centro de Servicios Empresariales y Turísticos. CSET. Bucaramanga Regional Santander

Fecha de elaboración: Diciembre 13 de 2016

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