BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

2.1 Road Map/Milestone Proyek Perubahan

Milestone adalah tolak ukur waktu dalam manajemen proyek digunakan sebagai
tanda jadwal waktu. Waktu mulai sampai dengan selesai suatu kejadian. Tanda ini harus
menunjukkan suatu kejadian penting. Dia merupakan rangkaian dari aktivitas kritis yang sangat
menentukan durasi keseluruhan proyek anda. Menetapkan milestone dalam merencanakan
proyek adalah suatu strategi eksekusi proyek. Maka untuk mendukung pelaksanaan proyek
perubahan ini perlu dibuat tahapan - tahapan yang akan dilakukan dalam mewujudkan proyek
perubahan beserta dengan dengan capaiannya.

PERIODE PENTAHAPAN OUTPUT RENCANA WAKTU

(1) (2) (3) (4)
Jangka Pendek A. KEGIATAN PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

1. Konsultasi dengan Kabid SK Tim Minggu ke-4 September

Pengolahan data, Efektif 2017
Perencanaan dan
Pengembangan usaha
DPMPTSP Kota Medan
tentang pembentukan Tim
Efektif proyek perubahan
2. Koordinasi dengan Kadis,
mentor dan stakholder
tentang Pembuatan SK tim
efektif
3. Pembuatan SK Tim
Efektif
4. Penandatanganan SK Tim
Efektif
5. Melakukan Rapat dengan
Tim Efektif untuk
pembagian tugas
 B. PEMBUATAN APLIKASI DATA BASE
1. Pengumpulan data base Minggu ke-1-2 Oktober 2017
perkecamatan berdasarkan
ijin yang dikeluarkan oleh
BPPT (DPMPTSP) di
Kota Medan
2. Mengolah data dan Minggu ke3-4 Oktober 2017
menganalisa data base
berdasarkan domisi usaha
perkecamatan di kota
Medan
3. Pembuatan Aplikasi Data Minggu ke-1 Nopember
base potensi usaha 2017
C. LAPORAN KEGIATAN
1. Membuat laporan hasil Tersedianya Minggu ke-2 Nopember
pelaksanaan Proyek laporan proyek 2017
Perubahan kepada mentor perubahan
2. Membuat laporan hasil
pelaksanaan Proyek
Perubahan kepada Coach
3. Membuat laporan hasil
pelaksanaan Proyek
Perubahan kepada Kepala
Dinas DPMPTSP
4. Membuat laporan hasil
pelaksanaan Proyek
Perubahan kepada
panitia/penyelenggara
5. Membuat laporan hasil
pelaksanaan Proyek
Perubahan kepada Tim
Efektif
6. Membuat laporan hasil
pelaksanaan Proyek
Perubahan untuk unit
sendiri

Jangka Sistem Informasi data base Informasi Enam bulan sesudah jangka
Menengah Perijinan berkembang menjadi dapat dilihat pendek
berdasarkan domisi usaha, jenis melalui
 usaha dan kegiatan usaha website
DPMPTSP
Jangka Terjalinnya koneksi dengan MOU dengan Satu tahun setelah jangka
Panjang sistem Informasi perijinan kantor Pajak pendek
usaha dengan kantor Pajak dan
Stekholder Terkait

2.2 Analisis Stakeholder Proyek Perubahan

Bagi sebuah organisasi, upaya mempengaruhi stakeholder terkait sangat penting bagi

keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan yang dimiliki. Untuk itu penting

membangun sebuah team work yang handal dan saling bersinergi antara satu dengan lainnya.

Dalam konteks ini, membangun tim efektif, upaya mempengaruhi stakeholder harus diawali

dengan mengelompokkan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya.

Dalam menetapkan masing-masing dilakukan dengan mempertimbangkan ciri-ciri keempat

kelompok stakeholder sebagai berikut:

 Latens Promoters

- Kadis - KABID Pengolahan Data,

- Sekretaris Perencanaan dan
- Kominfo Pemberdayaan Usaha

Apathetics Defenders

- Masyarakat - Kabid lain

- Pengguna website kasi lain
-
- Tim IT

Gambar 1
Analisis stakeholder

Keterangan :
 Kepala bidang Pengolahan data,Perencanaan dan Pengembangan Usaha sebagai
Promoters karena memiliki kepentingan besar terhadap keberhasilannya program ini.
 Para Pejabat eselon III , IV dan Tim IT yang terlibat ini bisa menjadi Defenders
dikarenakan memiliki kepentingan dan dapat menyuarakan dukungan dalam komunitas,
tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program.
 Kadis Dan sekretaris serta Kominfo sebagai Latents tidak memiliki kepentingan khusus
maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi
program.
  Masyarakat dan pengguna website sebagai Apathetics kurang memiliki kepentingan
maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program.

Dari Uraian diatas maka potensi dukungan stake holder dapat dilihat pada tabel berikut
ini.

Potensi Dukungan
No. Stakeholder Peranan Tidak
Mendukung
Mendukung
(1) (2) (3) (4) (5)
1. Eksternal
kominfo Masukan √
Masyarakat Masukan √
2. Internal
- Kadis Pengawasan, √
arahan dan
Masukan
- Sekretaris Arahan dan √
Masukan
- Kabid Penanggug √
jawab dan
masukan
- Kabid lain Masukan √
- Kasie lain Masukan √
Tim IT masukan √
- Staff Masukan √

Berdasarkan uraian tersebut, kaitan antar stakeholder dalam proyek perubahan ini dapat
digambarkan sebagai berikut:
Dinas Kominfo Kadis DPMPTSP

Sekretaris

Kabid Pengolahan
Kabid Lain Data, Perencanaan
dan Pengembangan
usaha

Kasi
Tim IT, Staff
Pemberdayaan
Kasie lain
Usaha

Website
DPMPTSP masyarakat
/pengguna website

Keterangan :
= Garis Perintah
= Garis Koordinasi
= Stakeholder Eksternal

= Stakeholder Internal
2.3. Tim Efektif Proyek Perubahan
Susunan Tim Efektif Rencana Proyek Perubahan Sistem informasi data base
perijinan usaha di Kecamatan kota Medan dan tugas serta kewenangannya adalah sebagai
berikut:
a. Penanggungjawab

Penanggung jawab dalam hal ini adalah Mentor, yaitu Kepala Bidang Pengolahan data,
perencanaan dan Pengembangan Usaha DPMPTSP Kota Medan dengan tugas sebagai
berikut:
1. Menerima pertanggungjawaban pelaksanaan proyek perubahan;
2. Memberikan arahan pelaksanaan proyek perubahan;
3. Mengadakan pengawasan terhdapa proyek perubahan;
4. Mengevaluasi pelaksanaan proyek perubahan.
b. Pimpinan Proyek Perubahan

Pimpinan Proyek Perubahan ini adalah Kasie Pemberdayaan Usaha DPMPTSP kota
Medan mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Melaksanakan tanggung jawab pelaksanaan Proyek Perubahan;
2. Merancang konsep Proyek Perubahan berdasarkan analisis masalah dan kebutuhan;
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan Proyek Perubahan dengan stakeholders yang ada;
4. Mengawasi pelaksanaan tahapan-tahapan Proyek Perubahan yang didelegasikan
kepada anggota tim lainnya;
5. Melakukan konsultasi kepada penanggungjawab dan pimpinan lainnya yang
dianggap perlu;
6. Membuat laporan pelaksanaan Proyek Perubahan.
c. Coach

Coach adalah memberikan arahan dan bimbingan kepada projek leader terhadap proses
penyusunan proposal proyek perubahan, rangkaian kegiatan serta pengawasan dan
monitoring terhadap capaian tahap kegiatan dalam proyek perubahan.
d. Tim Pelaksana teknis
 Tim Pelaksana Teknis bertugas bertanggung jawab terhadap pemasukan data ke dalam
aplikasi data base dan mendukung proses penyusunan proyek perubahan serta
melaporkan kepada projek leader terhadap progress setiap kegiatan-kegaiatan yang
dilakukan.

2.4 Tata Kelola Proyek

Tata kelola proyek perubahan yang akan dilaksanakan dapat dilihat pada gambar
berikut:

Kadis dan Sekretaris

Coach
Ir. SYAHRIZAL

Penanggung Jawab
Kabid Masyarakat/Pengguna
website

Projek Leader
Kasie Pemberdayaan
Usaha

Tim
Pelaksana Teknis

- Tim IT
- Anggota unit

Keterangan :
= Garis koordinasi
= Garis Perintah