ORGANIZACIÓN

Emhy Oliva
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ORGANIZACIÓN
1. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Definición

La organización es el resultado de coordinar, disponer y

ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos
y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se
logren los fines propuestos. El término organización se refiere
a la estructura intencional formalizada de puestos y otras
veces se utiliza para designar a una empresa.

La organización implica:

 La identificación y clasificación de las actividades requeridas

 Agrupamiento de actividades necesarias para el logro de objetivos
 Asignación de autoridad (delegación) a cada administrador para cada
departamento.
 Disposición de coordinación en la estructura organizacional:
o Horizontal (mismo nivel organizacional)
o Vertical (en los diferentes niveles jerárquicos)

1.2 Principios

 De la Unidad de Objetivos  Paridad de autoridad y responsabilidad

 Eficiencia de la Organización  Unidad de Mando
 Esfera Administrativa  Nivel de Autoridad
 Escalar  Definición Funcional
 Delegación con base a los resultados  Equilibrio
esperados  Flexibilidad
 Responsabilidad absoluta  Concesión de Liderazgo

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1.3 Organización Formal e Informal

ORGANIZACIÓN FORMAL ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización basada en una
división del trabajo racional, en la
diferenciación e integración de los
participantes de acuerdo con algún
criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio. Es la
organización planeada; la que está
en el papel. Es generalmente
aprobada por la dirección y
comunicada a todos a través de
manuales de organización, de
descripción de cargos, de
organigramas, de reglas y
procedimientos y otros. En otros
términos, es la organización
formalmente oficializada.
Es la organización que emerge
espontánea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en
la organización formal y a partir de
las relaciones que establecen entre sí
como ocupantes de cargos. Se forma
a partir de las relaciones de amistad
o de antagonismo o del surgimiento
de grupos informales que no
aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.

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1.4 Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud. Aspectos que se deben considerar
cuando se departamentaliza una empresa:

 Listar todas las funciones de la empresa

 Clasificarlas
 Agruparlas según un orden jerárquico
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas
 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación
entre las funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos.
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la
empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de

departamentalización más usuales son:

Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.

Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas

líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o
grupo de productos
relacionados entre si.

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Geográfica o por Territorios

Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales,

principalmente almacenes, y su función consiste en crear
unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos
compradores o clientes.

Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en

distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como
también en una planta automotriz, la agrupación por
proceso.

Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin

interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de
los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una
gran cantidad de números o letras.

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Matricial: Es una combinación de modelos de departamentalización,

consiste en un modelo de departamentalización que se utiliza para
proyectos.

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1.5 Autoridad

El poder es la capacidad de los individuos o los grupos para influir o inducir

las ideas o acciones de las personas.

La autoridad son los derechos que le confiere un puesto de trabajo, es decir,

es el derecho o facultades que tiene la persona que ocupa un cargo de
trabajo.

Autoridad de Línea: Es la que

confiere a un superior una línea de
autoridad sobre un subordinado.

Tipos de Autoridad Funcional:Es el derecho

que se le confiere a un individuo
Autoridad para controlar los procesos,
prácticas, políticas sobre un grupo de
colaboradores de un departamento.

Autoridad Staff: Es la potestad de

asesorar o aconsejar, no representa
una autoridad directa sobre los
colaboradores.

Enpowerment o Empoderamiento (atribución de facultades) Representa que

los colaboradores tiene la capacidad para la toma de decisiones sin pedir la
autorización de sus superiores.

Descentralización de la autoridad: Tendencia a distribuir o dispersar la

autoridad para la toma de decisiones en una estructura orgánica.

Centralización: Es la concentración del poder.

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• Está relacionado a la
Centralización del concentración geográfica
• Caracteriza a la empresa
desempeño que trabaja en una sola
área

Tipos de Centralización • Contración de actividades

especializadas en
Centralización departamental departamentos.

Centralización
• Tendencia a restringir la
como aspecto toma de decisiones.
administrativo

1.6 La Delegación de Autoridad

La delegación consiste en dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene

por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación.
Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un
colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y
libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el
resultado.
La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas
al superior de las tareas que han sido delegadas.

Ventajas de la delegación:

 Directivo:
o Ahorra tiempo y gestión
o Potencia capacidades gerenciales
o Libera sobre la presión del trabajo inmediato
o Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede
dedicarse a otras funciones.

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 Colaborador:
o Incrementa la participación,
o Incrementa motivación

Desventajas de la delegación:

Son frecuentes en un tipo de Dirección autoritaria.

La mala delegación puede llevar al fracaso del directivo, puede pensar que
está perdiendo autoridad o no confía en sus subordinados.
La delegación de tareas sin justificación.

Para que la delegación sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones:

 Definir claramente la tarea a realizar, objetivos que se quieren

conseguir, plazos y autoridad asociada.
 Aceptación voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no
forman parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de
trabajo del empleado.
 Supervisión de la tarea delegada según sea su importancia y dificultad
al final de la misma o durante su proceso en diferentes etapas.

1.7 Los Sistemas de Organización

Todos los sistemas de organización deberán partir por lo dicho en el final del
punto anterior; es decir: definir qué funciones se han de desarrollar dentro
de la empresa y asignar a cada función los puestos de trabajo y las personas
correspondientes y establecer entre esas personas un orden jerárquico.
Manejando los tres elementos organizables: funciones, personas y jerarquía,
se pueden establecer tres tipos de organización de una empresa:

 Organización jerárquica en línea: Con la característica fundamental de

estar todos los miembros de la empresa supeditados a una rígida
estructura de autoridad, en la que uno es el jefe y los demás son

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subordinados. El jefe asume la dirección de todas las funciones. Ésta es la

llamada organización vertical de una empresa; ciertamente anticuada.

 Organización funcional: Se manifiesta cuando en cada función, al menos,

corresponde un jefe. Si contemplamos tres funciones, A, B y C, Financiera,
Administrativa y de Producción, los jefes de departamento a, b, c, d, ...
recibirán instrucciones de A, B y C. Ésta es la organización horizontal de
una empresa, que si bien reconoce ya la especialización del personal, con
la autoridad y responsabilidad inherentes a sus puestos de trabajo,
aportando una comunicación más ágil, crea sin embargo confusión en
cuanto al orden jerárquico.

 Sistema STAFF: (del inglés staff: plantilla). Esencialmente consiste en que

para cada nivel de responsabilidad hay una plantilla de personal, un
equipo humano. Varios directores, con el mismo rango jerárquico, pero
asumiendo la especialización por funciones y dependiendo todos de una
entidad jerárquica superior, colegiada a su vez o presidida por una sola
persona. Presenta la asistencia o asesoría de profesionales en distintas
áreas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

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Gerencia
General

Secretaría de Asistencia
Gerencia Técnica

Gerencia de Gerencia de
Ventas Compras

Encargado de
Ventas Encargado de
Mayoristas Compras

Encargado de
Encargado de
Ventas
Bodega
Minoristas

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2. HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN

2.1 Organigramas

Los organigramas consisten en la representación gráfica de la estructura de

una empresa u organización.

Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas

que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y
competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener

una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

 Desempeña un papel informativo.

 Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de
jerarquía, y la relación entre ellos.
 En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para
conocer como es la estructura total de la empresa.
 Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
o Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
o Debe contener únicamente los elementos indispensables.

De acuerdo con Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas")

y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de
Organizaciones"), establecen la siguiente clasificación de los organigramas:

a. Por su naturaleza
b. Por su finalidad
c. Por su ámbito
d. Por su contenido y
e. Por su presentación o disposición gráfica.

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a. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:
 Microadministrativos: Están relacionados a una sola organización, se
refieren a la empresa en forma global o mencionar alguna de las
áreas que la conforman.

 Macroadministrativos: Se refieren a más de una organización.

 Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un

mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el
término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada
normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse
en el sector privado.

b. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:

 Informativo: Son los organigramas que se diseñan con el objetivo de

ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información
accesible a personas no especializadas.

 Analítico: Tiene por objeto el análisis de determinados aspectos del

comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de
información que presentada en un organigrama permite la ventaja de
la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de
un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales y otros.

 Formal: Representa el modelo de funcionamiento planificado o

formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobación.

 Informal: Es un modelo planificado que aun no cuenta con el

instrumento escrito de su aprobación.

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c. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

 Generales: Representan a una organización hasta determinado nivel

jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público
pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente,
en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina.
 Ejemplo:

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de

la organización.
 Ejemplo:

d. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

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 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.
 Ejemplo:

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de
organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar
a la organización en forma general

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 Ejemplo:

 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a

puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada.

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e. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide

en cinco tipos de organigramas:

 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir

del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en
la administración, por lo cual, los manuales de organización
recomiendan su empleo.

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 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y

colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se

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recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran

número de unidades en la base.

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 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de

mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, es decir, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad.

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Escalar: En este tipo de diseño gráfico, la unidad se representa de forma

escalar los diferentes niveles de la estructura orgánica.

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2.2 Manuales de Organización

El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y

técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia,
que ayuda grandemente al proceso de organización.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se

complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de
la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en
los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las
describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones.

Ventajas de los Manuales:

 Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de

esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

 La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye

a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa
o institución.

 Los manuales de organización suministran información sobre las

relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

 Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la

preparación de cuadros directivos y empleados.

Desventajas de los Manuales

 La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere

tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento.

 En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor

dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe
mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible

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porque es muy arduo el proceso burocrático requerido para cambiar

un puesto, ponerlo al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios.
Esto contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a
suscitar dificultades en el seno de la organización.

 Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen

efecto negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera
clara sus funciones y además se encuentra atado en perjuicio de su
iniciativa; contrariamente, pueden resultar muy esquemáticos y en
consecuencia, no explicar debidamente las funciones y las actividades;
de igual manera es posible que omita un conjunto de relaciones que
dada su naturaleza resulte imposible describirlas.

Contenido mínimo de un Manual de Organización

 identificación

o Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

o Titulo y extensión del manual (general o especifico).

o Niveles jerárquicos que comprende.

o Lugar y fecha de la elaboración.

o Numero de revisión, en su caso.

o Unidades responsables de su elaboración.

o Cantidad de ejemplares impresos.

 Índice o contenido

 Prologo y / o introducción

 Directorio

 Antecedentes históricos

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 Legislación o base legal (marco legal)

 Atribuciones

 Objetivo

 Políticas

 Estructura orgánica

o Principales puestos y unidades que dependen de ella

o Líneas de autoridad y responsabilidad

o Niveles jerárquicos

 Listado

 Organigramas

 Estructural

 Funcional

 Funciones

 Índice de procedimientos
 Glosario de términos

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CASO PRÁCTICO

La Junta Directiva de Panificadora Argelia, S.A, solicita sus servicios para que establezca la
estructura orgánica de la empresa, considerando la siguiente información.

Los directivos de la Panificadora, decidieron establecer las Gerencias de:

 Comercialización y Mercadeo
 Operaciones
 Finanzas
 Recursos Humanos
La Gerencia de Comercialización y Mercadeo se dividió en los Departamentos de:
 Servicio al Cliente, que se subdividió en Clientes Difíciles, Clientes Corrientes y Clientes
Especiales.
 Ventas que está subdividido de acuerdo a las regiones del país.
 Mercadeo, se determinó subdividirlo en Investigación de Mercado, Promoción y Canales
de Distribución.
La Gerencia de Operaciones está divida en los departamentos de:
 Producción que se subdivide en Pan Corriente, Pan Especial y Repostería.
 Mantenimiento que se subdivide en Turno Diurno y Turno Nocturno.
La Gerencia de Finanzas se dividió en los departamentos de:
 Contabilidad
 Presupuestos
 Créditos
La Gerencia de Recursos humanos se divide en:
 Reclutamiento y Selección
 Planilla
 Desarrollo de Personal

Para descargar un poco el trabajo del Gerente General se decidió contar una Secretaría que
funcionará como asistente de Gerencia, que dependerá directamente de la Gerencia, así como un
Asesor Administración.

De acuerdo a los cambios constantes en el mercado se decidió contratar un asesor de Mercadeo

para el Gerente de Comercialización y Mercadeo.
Para llevar un mejor control de las Finanzas de la Empresa se estableció una unidad de Auditoria
Interna con dependencia de la Junta Directiva.

Con la información proporcionada:

 Elabore un organigrama Mixto.
 Determine el Sistema de Organización
 Identifique los diferentes tipos de Departamentalización.
 Indique cuántos y cuáles son los niveles jerárquicos que se manifiestan en la estructura
orgánica.

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