¿Para que necesito tanta documentación en mi sistema de gestión?

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Marife Montes

27 de junio de 2013

¿Te has hecho alguna vez esta pregunta? Seguro que sí, ya que a mí me la han hecho.

Y para responderte la pregunta, comencemos con algunas definiciones

¿Qué es un documento? tu sistema va a estar lleno de documentos y mejor que empecemos

sabiendo que es, verdad?

Pues un documento va a ser una información que debes escribir o grabar en algún medio, como
papel o informático. Un documento puede especificar los requisitos (por ejemplo, un dibujo o una
especificación técnica), proporcionar instrucciones (por ejemplo, plan de calidad), o mostrar
resultados o evidencia de las actividades realizadas (por ejemplo, registros).

Y te vas a preguntar, para que necesito yo tanta documentación en mi sistema de gestión, si yo

mi trabajo lo estoy haciendo bien. Pues verás que la documentación te va a proporcionar una
gran cantidad de ventajas y objetivos para cumplir con el propósito del sistema de gestión.

1. Comunicación de la información – vas a necesitar indicar a todos los miembros de tu

empresa como vas a planificar, operar y controlar todos los procesos. El tipo y extensión
de la documentación va a depender en gran medida de los recursos disponibles en la
empresa y del grado de implantación de tecnologías. Aún sigue siendo el formato papel el
más usado, aunque ya poco a poco se va tendiendo al envío de la documentación en
formato pdf. Si te doy mi opinión, ambos medios no suelen ser muy efectivos, pocos se
leen el documento que le entregues.

2. Evidencia de la conformidad El documento te va a proporcionar evidencia de lo que

estaba previsto hacer y lo que realmente se ha hecho; será necesario para demostrar que
lo que se tiene que hacer se está haciendo.

3. Depósito e intercambio de conocimientos. También te pueden servir para preservar y

difundir las experiencias de tu empresa, de tu negocio y de conocimientos técnicos. Un
ejemplo típico sería una especificación técnica, que se puede utilizar como una base para
el diseño y desarrollo de un nuevo producto.

4. Herramienta de formación. Y cómo no? un documento te va a servir para formar al

personal en el desempeño y desarrollo de sus responsabilidades y tareas.

5. Dar consistencia a los resultados. Al tener todo el personal la misma documentación,

realizan con el mismo método, práctica o procedimiento el desarrollo de sus actividades.

6. Promover las mejores prácticas. El documento te va a ayudar a poder transmitir todos los
conocimientos necesarios para el buen desarrollo de las actividades.
Como ves son muchos los motivos que te deben impulsar a dedicar el tiempo necesario y preciso
en el diseño de tu documentación. Si tú eres el primero en creer en estas ventajas, se verá
reflejado en el documento, y así lo transmitirás a la persona receptora de tu documentación.

Y ahora permíteme que te dé unos consejos para elaborar tu documentación:

Comienza por definir los tipos de documentos que van a componer tu sistema así como la
jerarquía entre ellos.

El primer documento que debes escribir es el manual, de él se irán derivando el resto de

documentos que vas a necesitar en tu sistema.

Y luego ve desarrollando los distintos procedimientos necesarios para asegurar la eficaz

planificación, operación y control de procesos descritos en el Manual.

La naturaleza y el alcance de dicha documentación varían de una organización a otra.

Por ejemplo, en función de la complejidad de los procesos te va a “obligar” a desarrollar

instrucciones o guías de trabajo. También te puede depender del grado de cualificación del
puesto de trabajo al que está destinado el documento, cuanto más alta la cualificación, más
liviano podrá ser el documento.

Y por último, independientemente de cómo y en qué medida vas a documentar tu SGC, debes
siempre tener presente que el objetivo no es sólo demostrar la aplicación efectiva de tu SGC en
cuanto a la conformidad con la norma de referencia en cuestión, sino también los requisitos que
te establezca el cliente, la normativa aplicable y los propios requisitos establecidos por tu propia
empresa.