Programa de actividades aportación a la

Grupo A Grupo B calif total

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Aspectos de la rúbrica
1 Adecuar el recorrido a los objetivos del viaje y de la materia
2 Investigar y elegir atractivos principales del lugar a visitar
3 Investigar y elegir atractivos complementarios del lugar a visitar
4 Calcular las rutas más adecuadas para cada día, optimizando tiempos de traslado
5 Citar a reuniones informativas de coordinación con profesores, grupo y comisiones
6 Coordinar con la comisión de hospedaje y actividades para elegir: hotel e itinerario final
7 Investigar días y horarios de visita en los lugares seleccionados
8 Recabar información y fotos de cada lugar, para incluir en el reporte final de actividades
9 Recabar material promocional y publicitario sobre el sitio a visitar ( videos, promociones, etc.)
10 Valorar el sitio a visitar y sus atractivos utilizando indicadores de competitividad turística
11 Entrega de información y contactos del sitio al CDT, para su resguardo y uso en viajes futuros
12 Investigación sobre condiciones de seguridad en carreteras y avisos sobre clima
13 Investigación sobre condiciones de seguridad en carreteras y avisos sobre clima
14 Elaborar mapa de ruta por cada día
15 Investigar gasolinerías, sanitarios y sitios de aprovisionamiento
16 Calcular kilometrajes por tramo recorrido y total del viaje
17 Entrega oportuna de avances

Registro de participantes
aportación a la
calif total
Grupo A Grupo B

Aspectos de la rúbrica
1 Cotización de opciones de alojamiento
2 Elección del mejor sitio en relación al itinerario de viaje
3 Negociación de condiciones y precios con el hotel seleccionado
4 Coordinación de check in y check out en el hotel
5 Distribución y control de los participantes en las habitaciones
6 Recaudación de cuotas individuales para pago de hospedaje
7 Resguardo de anticipos y facturación del hospedaje
8 Gestión y supervisión de servicios al grupo en el hotel (alimentos, uso de áreas, ,servicio de internet,etc.)
9 Entregar listados de distribución de alojamientos a los encargados del reporte final
10 Reporte de actividades cierre de cuentas con el grupo
11 Entrega de contactos a CDT para planeación de viajes futuros.
12 Entrega oportuna de avances

Integración del Reporte de Viaje aportación a la

calif total
Grupo A Grupo B

Aspectos de la rúbrica
1 Formato del trabajo e índice general
2 Especificaciones de tipo de letra e ilustraciones
3 Programación de entregas y recopilación de materiales por comisiones
4 Revisión genral del documento y de las conclusiones del trabajo escrito
5 Presupuesto de impresión, fotografías, quemado de cds, etc.
6 Entrega oportuna de avances

Moderación de actividades y memoria

aportación a la
calif total
Grupo A Grupo B

Aspectos de la rúbrica
1 Lista de medicamentos y difusión de las medidas de seguridad personal y de grupo
2 indicaciones y contraindicaciones por participante (tramitar vigencia de derechos del IMSS,etc)
3 check list y coordinación de avance por comisiones
4 Recabar datos médicos de los participantes (alergias, tipo de sanfre, padecimientos, etc.)
5 recabar lista de telefonos y mails de contacto de losparticipantes
6 programar juntas de coordinación con el grupo y por comisiones
7 llevar el control de los acuerdos de grupo
8 Entrega oportuna de avances

Programa de actividades
aportación a la
calif total
Grupo A Grupo B

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
aportación a la Comisión de cronograma
X/170
calif total Grupo A Grupo B
1
2
3
4

Aspectos de la rúbrica
1 Recabar información de las comisiones para coordinar avances
2 Calcular fechas de gestiones y trámites (oficios, permisos, solicitudes, días y horas de entrada
3 Elaborar el cronograma general
4 Establecer fechas de entrega de avances por comisión
5 Establecer la ruta crítica por actividades
6 Interactuar con la cordinación general para evaluar avances del proyecto
7 Realizar los ajustes que se requieran durante el proceso de ejecución del proyecto
8
9
10
7

Comisión de Actividades

Grupo A Grupo B

Aspectos de la rúbrica
1 Vigilar el cumplimento de los objetivos del viaje y de la materia
aportación a la
calif total
X/120 2 Coordinar actividades en cada lugar visitado(recorridos, comidas, pláticas, etc.)
3 Investigar y proporcionar información sobre los lugares a visitar
4 Proponer y coordinar con encargados del itinerario las rutas más atractivas
5 Gestionar facilidades de acceso, guías, pago y uso de instalaciones en los lugares a visitar
6 Proponer y recabar la carta compromiso y código de conducta de los participantes
7 Informar de los requisitos de acceso como credencial actualizada , IFE, etc,
8 Sugerir lista de equipaje y vestimenta recomendada para las condiciones del viaje
9 Entrega oportuna de avances
comisión de presupuesto
Grupo A Grupo B

Aspectos de la rúbrica
1 Elaboración del presupuesto general del viaje
2 Elaborar presupuesto y costos de viaje por pax
 3 Resguardo y aplicación de fondos recaudados
4 Programación de pagos y anticipos, resguardo de comprobantes
5 Informe de porcentaje financiado con actividades y aportaciones individuales
6 Entrega oportuna de avances

aportación a la
X/60
calif total

aportación a la
X/80
calif total

aportación a la
X/170
calif total
 puntos aportados por cada comisión a la planificación del viaje

Aspectos de Organización comisiones asignadas puntuación Calificación Acumulado

Actividades asociadas a la
cordinación general
coordinación General 20

Actividades asociadas a la
planificación del viaje
Planeación y Organización 20

Actividades asociadas Desarrollo

del viaje
Programa 20

Actividades asociadas
financiamiento del viaje
Contraloría 20

Actividades asociadas a la
recopilación de evidencias
Memoria 20

100 0

91-100 óptimo
Puntaje mínimo requerido
81-90 promedio
para realizar el viaje
70-80 suficiente
69 o menos

Puntajes no satisfactorios
insuficiente
para realizar el viaje
 aportación a la
X/70
calif total 17
7
9
6
12
6
6
8
tudes, días y horas de entradas,etc) 71

cución del proyecto

aportación a la
X/90
calif total

s, pláticas, etc.)

ones en los lugares a visitar

de los participantes
da , IFE, etc,
ndiciones del viaje

aportación a la
X/60
calif total
 EMPRESA: CONGRESOS Y CONVENCIONES
MATERIA: SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
TÍTULO: FORMATO: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
CÓDIGO DE FORMATO: MDR-VP-UMAR
PÁGINAS 1 DE 2

ACTIVIDADES NIVEL Y

E Ejecuta 1 Procesos Estratégicos

P Participa 2 Procesos Operativos

S Supervisa 3 Procesos de apoyo
C Coordina

PROCESOS

P.1. Coordinación General Hiram Ruiz Vázquez E P S C

Proponer objetivos y temática del evento 15

dirección del proyecto 15
Gestionar presupuesto 15

Convocar a reuniones del Comité Organizador 15

SUBPROCESOS
SP.2.1. Coordinación de programa Alvarado de la Rosa Getsemani E P S C

Realizar el itinirario del congreso 1

Pto.2.1.1. Proponer las actividades del evento 1
Pto.2.1.2. Proponer de fechas y horarios 1
Pto.2.1.3. Acordar actividades con el Comité Organizador 1
Pto.2.1.4. Definir programa General del evento 1
Pto.2.1.5. Difundir el programa a los involucrados 1

SUBPROCESOS
SP.2.2. Registro de participantes, ponentes e invitados E P S C

PROCEDIMIENTOS
Pto.2.2.1. Elaborar lista de participantes, invitados y ponentes 1
Pto.2.2.2. Confirmar su inscripción y participación en mesas de tr. 1
Pto.2.2.3. Confirmar asistencia para elaboración de constancias 1
Pto.2.2.4. Recabar información personal de invitados 1
Pto.2.2.5. Recabar inforemación personal de ponentes 1

SUBPROCESOS
SP.2.3. Moderación actividades y memoria Responsable(s) E P S C

PROCEDIMIENTOS
Pto.2.3.1. Elección de atractivos principales 1
Pto.2.3.2. Elección de atractivos secundarios 1
Pto.2.3.3. Plan de visitas diarias 1
Pto.2.3.4. Diseño de rutas y traslados 1
Pto.2.3.5. Mapas y locaciones 1
 SUBPROCESOS
SP.2.4. Relaciones Públicas Responsable(s) E P S C

PROCEDIMIENTOS
Pto.2.4.1. Difundir el evento a nivel interno y externo 1
Pto.2.4.2. Enviar la convocatoria y dar seguimiento de acuses 1
Pto.2.4.3. Enviar invitaciones personales a invitados y ponentes 1
Pto.2.4.4. Coordinar hospedaje, alimentación y viáticos de invitados y ponenetes 1
Pto.2.4.5. Gestion de accesos y presup. 1

P.4 Coordinación de planeación Santiago López Elva Yelitza E P S C

P.4.1 Organizar la logistica del congreso 17

P.4.2 Dar aconocer esta información a cada uno de los participantes 17
P.4.3 Llevar el control de cada actividad en tiempo y forma 17
P.4.4 Presentar la justificación y objetivo de cada actividad 17

E P S C

P.4.6 Cronograma, Manual de funciones y mapa de procesos 17

P.4.7 Determinar funciones por área 17
P.4.8 Pedir mapa de procesos por área 17
P.4.9 Resguardar en un archivo los mapas 17
P.4.10 17

E P S C

Ceremonial y protocolo 17
P.4.12 Realizar de acuerdo a cada uno de las actividades presentadas 17
P.4.13 Presentra al coordinador de cada área 17
P.4.14 17

E P S C

P.4.16 Reuniones y acuerdos 17

P.4.17 Programar las reuniones antes de cada evento, y cuando sea necesario 17
P.4.18 Tomar nota de cada acuerdo 17
P.4.19 Dar a conocer la lista de necesidades 17

E P S C

P.4.20 Seguimiento del congreso 17

P.4.21 Supervisar las actividades 17
P.4.22 seguir de cerca la llegada y salida de cada participante 17
P.4.23 Checar la buen atencion para cada invitado(especialista) 17
SP 2.3. Recaudación de fondos

PTO. 2.3.1.
PTO. 2.3.2.
PTO. 2.3.3. Fijar objetivo de recaudación
PTO. 2.3.4. Programar activ de recaudación
PTO. 2.3.5. Control de ingresos
Resg. de dinero y comprobantes
Reporte de resultados
CIONES
TARIOS
ESPONSABILIDADES
EMISIÓN: 1a.
VERSIÓN: 2017-2018

NIVEL Y TIPO DE PROCESO

Procesos Estratégicos
Procesos Operativos
Procesos de apoyo

PROCESOS

SUBPROCESOS
SP.3.1. coordinación de contraloria Vásquez López Tania Llzbeth E P S C

realizar presupuesto 22
Pto.3.1.1. Acopio de información 22
Pto.3.1.2. Lista de necesidades 22
Pto.3.1.3. Describir los conceptos de gasto 22
Pto.3.1.4. Asignar partidas de gasto 22
Pto.3.1.5. Presentar reporte final 22

SUBPROCESOS
SP.3.2. Realizar las cotizaciones Responsable(s) E P S C

PROCEDIMIENTOS
Pto.3.2.1. Buscar los mejores proveedores 22
Pto.3.2.2. Realizar un cuadro de comparación de precios 22
Pto.3.2.3. Realizar pruebas de calidad 22
Pto.3.2.4. Realizar el presupuesto necesario del evento 22
Pto.3.2.5. 22

SUBPROCESOS
SP.3.3. Compra de materiales Responsable(s) E P S C

PROCEDIMIENTOS
Pto.3.3.1. Checar el presupuesto disponible para compras 22
Pto.3.3.2. Realizar una lista de materiales de acuerdo a su importancia 22
Pto.3.3.3. Realizar las compras pidiendo comprobantes 22
Pto.3.3.4. 22
Pto.3.3.5. 22
 SUBPROCESOS
control de ingresos y egresos Responsable(s) E P S C

PROCEDIMIENTOS
Pto.3.2.1. Llevar un resguardo de los comprantes de cada compra 22
Pto.3.2.2. Llevar un resguardo de los comprobantes de ingresos 22
Pto.3.2.3. Autorizar el pago a los proveedores 22
Pto.3.2.4. 22
Pto.3.2.5. 22

P.5 Coordinación de memoria Sosa Olivera María Isabel E P S C

P.5.1 Recabar las evidencias 20

P.5.2 Resguardar en un archivo las fotos de las actividades realizadas 20
P.5.3 Mantener un archivo con los formatos utilizados 20
P.5.4 Pedir un reporte 20

E P S C

P.5.6 Memoria del congreso 20

P.5.7 Recabar evidencias de todas las actividades 20
P.5.8 Tomar fotos de cada evento 20
P.5.9 Archivar los formatos utilizados durante los eventos 20
P.5.10 20

E P S C

Reconocimiento y constancias 20
P.5.12 Elaborar los documentos para cada especialista 20
P.5.13 Otorgar cada reconocimiento despues de cada actividad 20
P.5.14 Ffirmar y sellar cada reconociento 20

E P S C

P.5.15 Reporte final 20

P.5.16 Dar a conocer los requisitos necesarios para su elaboración 20
P.5.17 Despues del evento pedir los resultados por área 20
P.5.18 Elaborar una conclusion del evento 20

E P S C

P.5.19 Medios de comunicación 20

P.5.20 Dar a conocer los resultados de la acytividad a cada socio 20
P.5.21 Dar a conocer estrategias para mejorar los puntos debiles 20
P.5.22 20