1.

Gestión de procesos
Mapa de procesos

Esta herramienta fui indispensable para todo el proyecto, pues es la base de la empresa. Aquí
se puede observar la distribución de procesos, de acuerdo a estratégicos, operativos o de
apoyo; en donde los estratégicos son los que se encargan de planear la mejor distribución de
actividades, los operativos se encargan de realizarlos y los de apoyo de que los anteriores se
puedan realizar.

Procesos estratégicos
1. Coordinación

Procesos operativos

1.4. Relaciones
1.1. Planeación 1.2. Logística 1.3. Finanzas
públicas

Procesos de apoyo

1.2.1 Secuencia 1.4.1 Plan de

1.1.1.FODA 1.3.1 Presupuesto
logística comercialización

1.1.2 Estrategias 1.3.2 Ingresos y 1.4.2 Recursos

1.2.2 Montaje
de venta gastos humanos

1.3.3
1.1.3 Planeación 1.2.3 Protocolo y
Proyecciones a 1.4.3 Publicidad
de Banquete vestimenta
largo plazo

1
 Organigrama

Del mapa de procesos se desprendió el organigrama de la empresa y se incluyeron ya los

nombres de las personas involucradas en las actividades. Quedando como Coordinación
General a cargo de María Fernanda Hernández Contreras; Planeación a Mario Emmanuel
Ramírez Luna; Logística para Isabel Sinaí Lujan Peralta; Finanzas para Alma Jazmín Manzano
Valdespino y finalmente Diana Laura José Cruz en Relaciones públicas.

Todas las comisiones son importantes para el buen funcionamiento de la empresa, es por eso
cada una tiene diferentes responsabilidades que ayudan a nutrir los objetivos de la misma.

Coordinación
General
Maria Fernanda

Relaciones
Planeación Logistica Finanzas
públicas
Mario Emmanuel Isabel Sinai Alma JAzmín Diana Laura

Matriz de responsabilidades

Tomando en cuenta las comisiones señaladas en el organigrama, se repartieron las

responsabilidades dependiendo del rubro de la comisión. Es por esta razón que la distribución
de actividades se plasmó en un formato de Matriz de responsabilidades, quedando de la
siguiente manera:

Proceso estratégicos
1 Coordinación Responsable
E P S C
Coordinar a los procesos operativos 5. B S C
Determinar herramientas para el proyecto 5. B S C
Revisar las herramientas utilizadas 5. B S C
Gestionar tiempos y procesos 5. B S C
Enfocar el proyecto al segmento de mercado MICE 5. B S C
Realizar justificación y objetivos 5. B S C

2
 Analizar las propuestas de las comisiones 5. B S C
Juntar las estrategias de las comisiones 5. B S C

Procesos operativos

1.1 Planeación Responsable

E P S C
Realizar análisis FODA 23.B E P S
Contribuir con estrategias de ventas 23.B E P S
Realizar misión y visión de la empresa 23.B E P S
Analizar al segmento de mercado 23.B E P S
Realizar planeación de banquete 23.B E P S
Hacer lista de necesidades del banquete 23.B E P S

1.2 Logística Responsable

E P S C
Realizar minuto a minuto 17.B E P S
Analizar el protocolo del evento 17.B E P S
Determinar el montaje para evento 17.B E P S
Planear una secuencia logística del evento 17.B E P S
Gestionar el evento 17.B E P S
Hacer lista de necesidades para el evento 17.B E P S

1.3 Finanzas Responsable

E P S C
Registrar y controlar los ingresos 18.B E P S
Hacer proyección a largo plazo 18.B E P S
Determinar fondos de inversión 18.B E P S
Registrar y controlar gastos 18.B E P S
Recibir las listas de materiales 18.B E P S
Autorizar los gastos 18.B E P S
Realizar presupuestos para eventos 18.B E P S
Resguardar y administrar las ganancias 18.B E P

3
 1.4 Relaciones públicas Responsable
E P S C
Realizar planes de comercialización 11.B E P S
Hacer elementos de marketing 11.B E P S
Administrar los recursos humanos 11.B E P S
Gestionar herramientas de publicidad 11.B E P S
Plantear estrategias de comercialización 11.B E P S
Mantener relaciones públicas 11.B E P S
Hacer lista de necesidades de publicidad 11.B E P S

Checklist

Esta herramienta fue necesaria para coordinar las actividades establecidas en la matriz de
responsabilidades y asignarles una fecha límite de entrega. A partir de este punto nos
centramos en las actividades por evento, el evento fue una cena de aniversario a GNP seguros.

Cuando se trabajan en grupos de personas es necesario que las actividades se distribuyan

equitativamente y que los encargados de las actividades estén conscientes de la
responsabilidad que es realizar las actividades a tiempo.

Universidad del Mar Campus Huatulco

Carrea: Administración turística Materia: Servicios complementarios
Tema: Cena de aniversario GNP seguros Estatus
Respo
Actividades Fecha limite nsable
1 Reunión con los integrantes del equipo para delimitar el tema central del proyecto 08/03/2018 11.B
2 Asignación de actividades a cada integrante del equipo 13/03/2018 11.B
3 Hacer lista de productos y servicios necesarios para la realización del evento 14/03/2018 11.B
4 Realizar check list de la cena 16/03/2018 5.B
5 Hacer el organigrama 23/03/2018 5.B
6 Creación de agenda de necesidades del evento 02/04/2018 5.B
Programación del evento (orden cronológico de búsqueda de proveedores y demás
7 05/04/2018 11.B
insumos para la realización del evento)
8 Verificar Fecha del evento 06/04/2018 23.B
Verificación de fecha del evento para comenzar el diseño de los anuncios
9 06/04/2018 11.B
publicitarios del evento
10 Establecer fecha para el evento 08/04/2018 17.B
11 Establecer lugar para el evento 08/04/2018 17.B
12 Definir capacidad 08/04/2018 17.B
13 Reunión con los integrantes del equipo para reunir avances del proyecto 09/04/2018 Todos

4
14 Checar con las demás comisiones el material que será requerido 10/04/2018 18.B
15 Determinar que mobiliario será necesario rentar para el evento 10/04/2018 18.B
16 Revisión de las cotizaciones emitidas por las demás comisiones 10/04/2018 18.B
17 Planteamiento de los objetivos y propósitos del evento 10/04/2018 5.B
18 Reunión con los organizadores del evento para ver preferencias en gustos 10/04/2018 23.B
19 Definir banquete 10/04/2018 17.B
20 Realizar una base de datos de la cotización del equipo requerido 12/04/2018 18.B
21 Determinar la forma por la que el cliente pagará por los servicios 12/04/2018 18.B
22 Delimitación de fecha y zona en que se realizará el evento 12/04/2018 11.B
23 Determinar con que proveedor se hará la requisición del equipo 13/04/2018 17.B
24 Confirmar número de cocineros requeridos. 06/05/2018 17.B
25 Investigación de costos de diseño y difusión de publicidad 11/05/2018 18.B
26 Determinar el costo y precio del evento 15/05/2018 23.B
27 Llevar un control sobre los gastos necesarios 20/05/2018 17.B
28 Realizar reuniones periódicas con las demás comisiones 20/05/2018 23.B
29 Inicio de elaboración del diseño y difusión promocional del evento 07/06/2018 23.B
30 Integrar y elaborar el presupuesto general del evento 10/06/2018 18.B
Solicitud al depto. de finanzas para insumos necesarios para el inicio del diseño
31 10/06/2018 18.B
publicitario del evento
32 Presentación del diseño publicitario oficial del evento 10/07/2018 23.B
Inicio de difusión de los anuncios del evento en redes sociales y demás
33 10/07/2018 23.B
establecimientos previamente contactados
34 Reservar con Latitud 15 15/07/2018 18.B
35 Confirmar número de asistentes al evento 16/08/2018 11.B
36 Contactar con el personal de meseros 20/08/2018 18.B
37 Firmar contrato con chef 01/09/2018 18.B
38 Contratar a los meseros necesarios 06/09/2018 11.B
39 Contactar chef 12/09/2018 11.B
Llevar acabo distintos presupuestos con los diferentes combinaciones de platillos
40 17/09/2018 11.B
que su pudieran elegir
41 Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores 10/10/2018 11.B
Elaborar una degustación de platillos, postres y bebidas (este último sugerencias de
42 15/10/2018 17.B
vinos y licores adecuados para la comida)
43 Hacer pedidos de insumos para elaboración de alimentos 16/10/2018 23.B
44 Hablar con el grupo folklórico 25/10/2018 17.B
45 Firmar contrato con la banda 26/10/2018 17.B
46 Conseguir juegos pirotécnicos 28/10/2018 17.B
47 Escribir palabras de bienvenida y agradecimientos 02/11/2018 17.B
48 Día el evento (minuto a minuto) 10/11/2018 Todos

49 Realizar estado financiero 15/11/2018 18.B

50 Mantener los canales de comunicación con los clientes 24/12/2018 11.B

5
 2. Gestión de tiempo
Calendario

El calendario ayuda a tener una visión más general de las actividades, pues las establece en un
tiempo durante el año. En este ejemplo están marcados los días más importantes de la cena de
aniversario planeada para GNP seguros.

Marzo
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
Reunión con los
integrantes del
equipo para
delimitar el
tema central del
proyecto
12 13 14 15 16 17 18
Hacer lista de
Asignación de productos y
actividades a servicios Realizar check
cada integrante necesarios para list de la cena
del equipo la realización
del evento
19 20 21 22 23 24 25
Hacer el
organigrama
26 27 28 29 30 31

Abril
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1
2 3 4 5 6 7 8
Establecer
Creación de
fecha y lugar
agenda de Programación Verificar Fecha
para el evento/
necesidades del del evento del evento
Definir
evento
capacidad
9 10 11 12 13 14 15
Determinar que
Reunión con los Realizar una Determinar con
mobiliario y
integrantes del base de datos que proveedor
banquete
equipo para de la cotización se hará la
necesario
reunir avances del equipo requisición del
rentar para el
del proyecto requerido equipo
evento
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30

6
 Mayo
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4 5 6
Confirmar
número de
cocineros
requeridos.
7 8 9 10 11 12 13
Investigación de
costos de
diseño y
difusión de
publicidad
14 15 16 17 18 19 20
Llevar un
Determinar el
control sobre
costo y precio
los gastos
del evento
necesarios
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31

Junio
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
Inicio de
Integrar y
elaboración del
elaborar el
diseño y
presupuesto
difusión
general del
promocional del
evento
evento
11 12 13 14 15 16 17
18 17 16 15 14 13 12
25 26 27 28 29 30

Julio
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
Inicio de
difusión de los
anuncios del Reservar con
evento en redes Latitud 15
sociales y demás
establecimientos

16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31

7
 Agosto
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
Confirmar
número de
asistentes al
evento
20 21 22 23 24 25 26
Contactar con el
personal de
meseros
27 28 29 30 31

Septiembre
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2
Firmar contrato
con chef
3 4 5 6 7 8 9
Contratar a los
meseros
necesarios
10 11 12 13 14 15 16
Contactar chef
17 18 19 20 21 22 23
Llevar acabo
distintos
presupuestos
de platillos que
su pudieran
elegir
24 25 26 27 28 29 30

Octubre
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
Autorizar,
programar y
realizar el pago
a proveedores
15 16 17 18 19 20 21
Elaborar una Hacer pedidos
degustación de de insumos
platillos, para
postres y elaboración de
bebidas alimentos
22 23 24 25 26 27 28
Conseguir
Hablar con el Firmar contrato
juegos
grupo folklórico con la banda
pirotécnicos
29 30 31

8
 Noviembre
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4
Escribir palabras
de bienvenida y
agradecimientos
5 6 7 8 9 10 11
Día el evento
(minuto a
minuto)
12 13 14 15 16 17 18
Realizar estado
financiero
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30

Diciembre
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
Mantener los
canales de
comunicación
con los clientes
(Navidad)
31
Mantener los
canales de
comunicación
con los clientes
(Año nuevo)

Cronograma

El cronograma establece cuanto tiempo (días) llevara realizar una actividad. En este caso se
presenta un ejemplo del cronograma de las actividades de marzo y abril para realizar la cena
de aniversario de GNP seguros.

MARZO ABRIL
Actividades J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13
Reunión con los integrantes del
1 equipo para delimitar el tema central
del proyecto
Asignación de actividades a cada
2
integrante del equipo

9
 Hacer lista de productos y servicios
3 necesarios para la realización del
evento
4 Realizar check list de la cena
5 Hacer el organigrama
Creación de agenda de necesidades
6
del evento
Programación del evento (orden
cronológico de búsqueda de
7
proveedores y demás insumos para
la realización del evento)
8 Verificar Fecha del evento
Comenzar el diseño de los anuncios
9
publicitarios del evento
10 Establecer fecha para el evento
11 Establecer lugar para el evento
12 Definir capacidad
Reunión con los integrantes del
13 equipo para reunir avances del
proyecto
Checar con las demás comisiones el
14
material que será requerido
Determinar que mobiliario será
15
necesario rentar para el evento
Revisión de las cotizaciones emitidas
16
por las demás comisiones
Planteamiento de los objetivos y
17
propósitos del evento
Reunión con los organizadores del
18 evento para ver preferencias en
gustos
19 Definir banquete
Realizar una base de datos de la
20
cotización del equipo requerido
Determinar la forma por la que el
21
cliente pagará por los servicios
Delimitación de fecha y zona en que
22
se realizará el evento
Determinar con que proveedor se
23
hará la requisición del equipo

10
 MAYO
Actividades L M M J V L M M J V L M M J V L M M J
7 8 9 # # # # # # # # # # # # # # # #
Confirmar número de cocineros
requeridos.
24
Investigación de costos de diseño y
difusión de publicidad
25
Determinar el costo y precio del
evento
26
Llevar un control sobre los gastos
necesarios
27
Realizar reuniones periódicas con las
demás comisiones
28

JUNIO
Actividades L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29
Inicio de elaboración del diseño y
29
difusión promocional del evento
Integrar y elaborar el presupuesto
30
general del evento
Solicitud al depto. de finanzas para
31 insumos necesarios para el inicio del
diseño publicitario del evento
Presentación del diseño publicitario
32
oficial del evento
Inicio de difusión de los anuncios del
evento en redes sociales y demás
33
establecimientos previamente
contactados

JULIO
Actividades M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M
3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 30 31

34 Reservar con Latitud 15

11
 AGOSTO
Actividades M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

1 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 31

Confirmar número de
35
asistentes al evento

Contactar con el personal

36
de meseros

SEPTIEMBRE
Actividades L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28

37 Firmar contrato con chef

Contratar a los meseros

38
necesarios

39 Contactar chef

Llevar acabo distintos

presupuestos con los
40 diferentes combinaciones
de platillos que su pudieran
elegir

OCTUBRE
Actividades L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M

1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 29 30 31
Autorizar, programar y
41 realizar el pago a
proveedores
Elaborar una degustación
de platillos, postres y
bebidas (este último
42
sugerencias de vinos y
licores adecuados para la
comida)
Hacer pedidos de insumos
43 para elaboración de
alimentos

Hablar con el grupo

44
folklórico

12
 Firmar contrato con la
45
banda

Conseguir juegos
46
pirotécnicos

NOVIEMBRE
Actividades J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30
Escribir palabras de
47 bienvenida y
agradecimientos

Día el evento (minuto a

48
minuto)

49 Realizar estado financiero

DICIEMBRE
Actividades L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L

3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 31
Mantener los canales de
50 comunicación con los
clientes

13
 Despliegue de actividades

El despliegue de actividades nos ayuda a realizar el plan de trabajo, pues en este se dividen
en tres apartados las actividades; dando como resultados un antes, un durante y un después.
Por el objetivo de la empresa, que es realizar eventos, las actividades que predominan son
antes (por la planificación) y durante (que se refiere a una herramienta “minuto a minuto”, que
más adelante se explicará). Para ejemplo se muestra un despliegue de actividades de la cena
para GNP seguros.

F.3. EVALUACIÓN Y DESARROLLO

FASE 1. PLANIFICACIÓN (ANTES) FASE 2. ORGANIZACIÓN (DURANTE)
(DESPUÉS)
RESP RESP RESP
FECHA ACTIVIDADES FECHA FECHA
ACTIVIDADES INICIALES ONSA ONSA ACTIVIDADES INICIALES ONSA
LIMITE INICIALES LIMITE LIMITE
BLE BLE BLE

Hacer lista de productos y

Recibir el salón Realizar estado
servicios necesarios para la 14-mar 11.B 10-nov 17.B 15-nov 18.B
Latitud 15° financiero
realización del evento

Mantener los canales

Realizar check list de la Recibir la
16-mar 5.B 10-nov 23.B de comunicación con 24-dic 11.B
cena mantelería
los clientes
Recibir las sillas y
Hacer el organigrama 23-mar 5.B 10-nov 23.B
mesas
Supervisa el
Programación del evento 05-abr 11.B 10-nov 18.B
montaje de mesas
Recibir el sistema
Establecer fecha y lugar
08-abr 17.B de audio e 10-nov 23.B
para el evento
iluminación
Revisar las
Definir capacidad 08-abr 17.B 10-nov 23.B
conexiones
Reunión con los
integrantes del equipo Hacer pruebas de
09-abr Todos 10-nov 23.B
para reunir avances del sonido y video
proyecto
Checar con las demás
comisiones el material que 10-abr 18.B Recibir licorería 10-nov 5.B
será requerido
Recibir los
Determinar que mobiliario
productos para la
será necesario rentar para 10-abr 18.B 10-nov 18.B
preparación de
el evento
alimentos
Supervisar que el
Revisión de las chef cuente con
cotizaciones emitidas por 10-abr 18.B todo lo necesario 10-nov 5.B
las demás comisiones para realizar su
trabajo
Recibe centros de
Definir banquete 10-abr 17.B 10-nov 17.B
mesa
Realizar una base de datos Asigna y distribuye
de la cotización del equipo 12-abr 18.B a meseros por 10-nov 5.B
requerido mesa

14
Determinar la forma por la
Recibe y supervisa
que el cliente pagará por 12-abr 18.B 10-nov 5.B
vestimenta
los servicios
Determinar con que
proveedor se hará la 13-abr 17.B Recibe al mariachi 10-nov 18.B
requisición del equipo
Confirmar personal
06-may 17.B Recibe la banda 10-nov 18.B
requerido.
Investigación de costos de
Recibe al grupo
diseño y difusión de 11-may 18.B 10-nov 18.B
folklórico
publicidad
Da indicaciones
Determinar el costo y
15-may 23.B generales al grupo 10-nov 11.B
precio del evento
folklórico
Inicio de elaboración del Recibir a los
diseño y difusión 07-jun 23.B asistentes de GNP 10-nov 11.B
promocional del evento aseguradora
Integrar y elaborar el
Palabras de
presupuesto general del 10-jun 18.B 10-nov 17.B
bienvenida
evento
Presentación del diseño Proyección de
publicitario oficial del 10-jul 23.B historia de GNP 10-nov 11.B
evento seguros
Inicio de difusión de los
10-jul 23.B Rifa 10-nov 18.B
anuncios del evento
Reservar con Latitud 15 15-jul 18.B Mariachi 10-nov 18.B
Confirmar número de Entrega de
16-ago 11.B 10-nov 11.B
asistentes al evento premios
Autorizar, programar y
Agradecimiento y
realizar el pago a 10-oct 11.B 10-nov 17.B
despedida
proveedores
Hacer los pagos
Elaborar una degustación
necesarios al
de platillos, postres y 15-oct 17.B 10-nov 5.B
mariachi, banda y
bebidas
grupo folklórico

Hacer pedidos de insumos

para elaboración de 16-oct 23.B
alimentos

Hablar con el grupo

25-oct 17.B
folklórico y banda
Conseguir juegos
28-oct 17.B
pirotécnicos
Escribir palabras de
bienvenida y 02-nov 17.B
agradecimientos

15