PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

PT-AC-4977-01

Züblin International GmbH Chile SpA KLM Manteniment SpA

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

TIPO DE DEPARTAMENTO / PROCESO / OBRA CÓDIGO KLM

DOCUMENTO: MANTENIMENT:
FACILIDADES DE INFRAESTRUCTURA
PARA OBRAS SUBTERRÁNEAS – PT-AC-4977-01
PROCEDIMIENTO PROYECTO TRASPASO MINA PLANTA
CONTRATO Nº 4501434977

CLAUSULAS DE LAS NORMAS REVISIÓN FECHA DE APROBACIÓN

ISO 9001: 7.5.1
28-10-2014
ISO 14001: 4.4.6 B
OHSAS 18001: 4.4.6
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

NOMBRE: JUAN PABLO VERA

NOMBRE: ÁLVARO TORRES ORREGO. NOMBRE: LUIS POZO GALLARDO.
PIZARRO.
CARGO: JEFE CALIDAD CARGO: INSPECTOR DE CALIDAD
CARGO: ADMINISTRADOR DE
CONTRATO
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA: FECHA: FECHA:

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PROCEDIMIENTO
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CONTROL DE DOCUMENTOS

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INDICE

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 DEFINICIONES

4 REFERENCIAS

5 RESPONSABILIDADES

6 METODOLOGÍA

7 LISTA DE DISTRIBUCIÓN PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

8 REGISTROS

9 MONITOREO DEL PROCESO

10 HISTORIAL DE MODIFICACIONES

11 ANEXO

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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento establece una metodología para definir las actividades necesarias para
la codificación, archivo y distribución de la documentación de la obra denominada “Facilidades de
Infraestructura para Obras Subterráneas – Proyecto Traspaso Mina Planta” N° de contrato
4501434977.

2. ALCANCE

Las disposiciones de este procedimiento están dirigidas, y son aplicables, a todas las personas que
realizan procedimientos, formularios, planes de trabajo, instructivos y otros, en los distintos
departamentos de KLM Manteniment, según Contrato N°4501434977.

3. DEFINICIONES

 CODIFICACIÓN: Corresponde al proceso de identificación de toda la documentación de la

obra.

 ARCHIVO: Corresponde al lugar físico o medio magnético donde se mantendrá los

documentos de la obra.

 DISTRIBUCIÓN: Corresponde al proceso de entrega de la documentación de obra en forma

controlada, a las personas que corresponda.

 DOCUMENTOS CONTROLADOS: Es aquel que está sujeto a cambios razón por la cual debe
ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilice versiones no
vigentes. Además el documento será administrado y respaldado por el personal de Depto. De
Calidad en obra en formato físico y/o digital.

 DOCUMENTO ORIGINAL: Documento que cuenta con las firmas en original de los
profesionales responsables de su elaboración, revisión y aprobación, además de la fecha de
emisión y vigencia del documento.

 DOCUMENTO VIGENTE: Es aquel documento que está vigente y archivado en oficina del
Depto. Calidad de obra.

 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento original que ha perdido vigencia dentro de la obra,

toda copia del documento debe ser eliminada y no estar disponible para su uso constructivo.

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 COPIA NO CONTROLADA: Es toda copia de documento original que no ha sido entregado

oficialmente.

 LISTADO MAESTRO: Corresponde a los listados que se generan para tener un registro de los
documentos confeccionados. Estos documentos pueden ser del sistema de gestión, carácter
general o específicos de obra.

 CONTROL DOCUMENTOS: Corresponde a la persona encargada de administrar los

documentos de la obra.

 DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ORIGEN EXTERNO: Corresponde a la documentación

específica de carácter técnico utilizada para la realización de actividades ejemplo: manuales
de carretera, compendio de normas chilenas, manual de hormigón, etc.

 SGC: Sistema de Gestión Calidad.

4. REFERENCIAS

 Control de Documentos Züblin International GmbH Chile SpA.

5. RESPONSABILIDADES

1. ADMINISTRADOR DE CONTRATO

 Conocer este procedimiento.

 Mantenerlo bajo aprobación y velar para que este procedimiento se cumpla.
 Difundirlo a través del Depto. de Sistema de Gestión Integrado y /o Depto. de Calidad de la
Obra.
 Aprobar y proporcionar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales requeridos
para la aplicación de este procedimiento.
 Velar por que todo el personal asociado a los trabajos de este Procedimiento cumpla con lo
establecido en él, de tal manera de asegurar la realización de esta actividad contratiempos.
 Aprobar bajo firma los documentos tales como; Instructivos, Procedimientos, Planes y otros
cuando sea requerido.

2. JEFE DE TERRENO

 Debe contribuir a la formulación y difusión de los procedimientos, Instructivos, y otros

documentos requeridos por la obra.
 Verificar en terreno el cumplimiento de los procedimientos, instructivos y otros documentos.

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 Debe coordinar junto al Departamento de Calidad en Obra la modificación y codificación de

los documentos que se utilizarán en la obra.

3. JEFE DE CALIDAD

 Es responsable de asignar el código respectivo ligado a la obra para el documento,

independiente del área que lo genere (operación seguridad, ambiente, administración, etc.), y
revisar que el formato se adecúe a lo establecido en el procedimiento.
 Será el responsable directo de llevar, y mantener actualizado, un listado maestro de los
Procedimientos, Planes, Instructivos, Registros y Formularios.

5.1 ENCARGADO CONTROL DE DOCUMENTOS

 Es responsable de mantener vigente y actualizada la documentación de la obra, distribuir

la documentación en obra, llevar actualizado el listado maestro de la documentación de la
obra y retirar los documentos obsoletos de la misma.
 Debe entregar los procedimientos, instructivo, planes y planos con el registro llamado “lista de
distribución para control de documentos” a la persona que lo requiera, firmado y recepcionado
por quien los solicita. Todo lo anterior se debe realizar para llevar un control de los
documentos entregados en la obra para su posterior recambio si se llegará a necesitar.
También debe llevar el formato electrónico de Control digital de distribución de documentos
con nombre, fecha, estatus documento, versión y nombre de procedimiento. (ver punto 7.)
 Debe llevar un Log de las cartas contractuales enviadas y recibidas por correspondencia.
 Debe llevar un Log de transmittal que se envían o reciben de Züblin.

4. PREVENCIONISTA DE RIESGOS

 Asesorar durante la elaboración del procedimiento de trabajo.

 Identificar los peligros de la obra y tomar acción para implementar las medidas de control.
 Transcribir un extracto del INVEC para dicha actividad.
 Asegurar que el personal ejecutará este trabajo haya sido instruido.

6. METODOLOGÍA

6.1 Al momento de generarse un documento éste se entregará al encargado de calidad de obra

y/o al control documentos para que el documento se le asigne código, versión y se realice
el proceso de aprobación.

6.2 El departamento de calidad será responsable de controlar la documentación original y su

distribución.

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6.3 El encargado de calidad y/o control de documentos de obra será encargado de la

actualización del listado maestro.

6.4 Todo documento utilizado para la construcción debe ser controlado por el departamento de
calidad el cual debe poseer un timbre con la leyenda “COPIA CONTROLADA” en color
rojo.

COPIA CONTROLADA

Fecha (n° rotativos)

KLM MANTENIMENT
SPA

6.5 Copia no controlada, son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de
una dependencia o usuario ocasional de la misma y que eximen al emisor de la
responsabilidad del control de actualización, identificará con un timbre de color negro.

COPIA NO
CONTROLADA

Fecha (n° rotativos)

KLM MANTENIMENT
SPA

6.6 El encargado de calidad y/o control documentos archivara y mantendrá este registro de
entrega, distribuye las copias necesarias a los usuarios quienes deberán firmar el
transmittal de obra, a la vez retirara y distribuirá la copia obsoleta.

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6.7 El Encargado de Calidad y/o Control Documentos archivara y mantendrá este registro de
entrega del documento y una versión anterior a la vigente del documento entregada cuando
sea necesario, identificándolo con la leyenda “OBSOLETO” en color rojo.

OBSOLETO
KLM MANTENIMENT

6.8 En obra todos los documentos controlados y distribuidos en papel que ya se encuentren
obsoletos, deberán ser retirados de circulación por el encargado de calidad y/o control
documentos de obra y reemplazados por vigentes (ej. Planos, especificaciones). Sólo en
Oficina Técnica de Obra se podrá tener copia del documento retirado, pero debidamente
identificado como “OBSOLETO”, asimismo se deberá identificar la fecha de recepción del
documento vigente en Oficina Técnica.

6.9 Los documentos de origen externo, relevantes para la calidad del servicio, y que se
relacionen con el SGC, tales como especificaciones, normas, técnicas, leyes, regulaciones,
etc., serán identificados en el listado maestro que se utilizará en la obra, y se identificarán
con un timbre en donde se indicará la fecha de recepción de este documento.

RECEPCIONADO

Fecha (n° rotativos)

KLM MANTENIMENT
SPA

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LISTA DE DISTRIBUCIÓN PARA CONTROL DE DOCUMENTO

8. REGISTROS

Charlas, cursos, reuniones, difusiones y otros

Control distribución de Documentos
Control digital de distribución de Documentos
Transmittal de Obra
Listado Maestro de Documentación de Obra “Facilidades de Infraestructura para Obras Subterráneas –
Proyecto Traspaso Mina Planta”

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9. MONITOREO DEL PROCESO

El presente procedimiento se monitorea por medio de los siguientes procesos:

 PT – 4977 - 03 “AUDITORÍAS INTERNAS”

 PT – 4977 - 04 “NO CONFORMIDADES”

10. HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Juan Pablo
B 28/10/14 Para revisión del Cliente 14 Álvaro Torres Luis Pozo
Vera
Juan Pablo
A 28/10/14 Para revisión interna 14 Álvaro Torres Luis Pozo
Vera
Rev. Fecha Descripción Pg. Elab. Rev. Apr.
KLM KLM KLM

11. ANEXO

- Codificación de documentos
- Listado Maestro de documentos
- Transmittal
- Charlas, cursos, reuniones y otros.

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ANEXO 1: CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

AAA-4977-XX

AAA – BBB – 4977 – XX

1 2 3 4
1.- Corresponde al tipo de documento, pudiendo ser:

- PSGI = Procedimiento de sistema de gestión integrado

- PT = Procedimiento de trabajo
- PL = Plan
- IN = Instructivo
- Otros

2.- Corresponde al área a la cual corresponde el documento:

- AC = Aseguramiento de la Calidad
- SE = Seguridad

3.- Corresponde al número de la obra denominada “Facilidades de Infraestructura para Obras Subterráneas
– Proyecto Traspaso Mina Planta” N°4501434977.

4.- Corresponde al número correlativo del documento generado y controlado.

Para Planes individuales de calidad, seguridad, medio ambiente y emergencia la codificación es la

siguiente.

PL (Plan) – AC (Área) – 4977 (N° Obra) – XX (Correlativo)

- Plan de Calidad PL – AC – 4977 – 01

- Plan de Inspección y Ensayo PL – AC – 4977 – 02 d
- Plan de Prevención de Riesgos PL – SE – 4977 – 03
- Plan de Medio Ambiente PL – SE – 4977 – 04
- Plan de Emergencia PL – SE – 4977 – 05

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ANEXO 2: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

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ANEXO 3: TRANSMITTAL

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ANEXO 4: CHARLAS, CURSOS, REUNIONES Y OTROS

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