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ALMACÉN

Políticas de Compra

Las actividades que realizan compras son:

v Identificación y cotización de productos necesarios


v Elaboración de órdenes de compra
v Seguimiento de la operación de compra
v Control de fletes

La responsabilidad principal del departamento de compras será siempre de


realizar las compras buscando la mejor opción para el beneficio de la
empresa.
Ø Identificación de productos de almacén

ü Acorde al inventario, se identifican los productos faltantes que


requieren re abastecimiento
ü Se buscan los proveedores que cuenten con el material requerido

ü Se tomarán en cuenta los servicios, políticas de venta, seriedad y


precio que los proveedores ofrecen para tomar la decisión con quien
se va hacer negocio. Esos criterios son irrevocables tomando en
consideración que no se comprará material por ser amigo o conocido
del comprador.

ü Solicitar presupuestos a distintos proveedores a través de una hoja


comparativa donde vendrá precio, características del producto
solicitado, tiempo de entrega y condiciones de pago.
ü
ü Los presupuestos deberán ser enviados y recibidos únicamente por
fax o vía mail y nunca por teléfono.

ü Se solicitan las cotizaciones a los proveedores. Se requieren por lo


menos 3 propuestas de proveedores diferentes.

ü Se deberá someter a concurso a los proveedres calificados antes de


determinar a quién se le realizará la compra.

ü Los lineamientos a considerar en este concurso son:


o Mejor precio
o Mejor opciones de crédito. El tiempo de espera debe ser
mínimo 15 días para el pago.
o Mejor tiempo de entrega

Ø Elaboración de órdenes de compra

ü Se debe llenar la órden de compra con las siguientes requisiciones


o Fecha de pedido
o Nombre del porveedor
o Artóculo
o Cantidad
o Precio unitario
o Total

ü Se pasa a aprobación con autorización de compra a la Gerencia General.

ü Esta órden de compra se debe entregar al proveedor quién indicará el


tiempo de entrega

Ø Seguimiento de la operación de compra

ü Se envía vía fax una copia al proveedor para que verifique que ya se le
realizo el pago y nos envié la mercancía.

ü La factura original y una copia se entrega a contabilidad y se debe recibir


una copia firmada de recibido.

ü Se generan los expedientes de los proveedores con la siguiente


documentación:
o Orden de compra
o copia de lo que se entrega en contabilidad
o copia de mercancía entregada

ü En dado caso de no recibir la mercancía solicitada por completo, se


elabora un mail o se llama por teléfono al proveedor indicando la orden de
compra en la cual se solicitó, fecha y se solicita el material faltante.

ü Las órdenes de compras no podrán ser depuradas o eliminadas. Tendrán


que ser archivadas con su factura correspondiente.

4.11. Políticas de Almacén

Las actividades que realiza almacén son:

v Recepción de material
v Recepción de materiales
v Levantamiento de inventarios físicos
v Recepción de las órdenes de producción
v Entrega de materiales
v Archivo de documentación

Ø Recepción de material

ü Recibir la mercancía y corroborar con la orden de compra


ü Se abren los paquetes para verificar que el material que se esta recibiendo
coincida con la factura recibida y en caso de existir faltantes se da aviso al
proveedor

ü Checar físicamente que el material esté en buenas condiciones y que sea


la cantidad solicitada.

ü Ingresar al sistema el material entrante

ü Firmar la orden de entrega al proveedor.

ü De la factura del proveedor se generan dos copias, una para contabilidad


y otra como control interno.

ü Se capturan las facturas en el sistema y se generan las cuentas por pagar


en el mismo.

Ø Levantamiento de inventarios físicos

ü Se realiza un corte de las últimas salidas de almacén incluyendo la


producción en proceso.

ü Se realizarán cortes semanales como prueba para realizar el corte al final


de mes.

ü Se obtiene e imprime el reporte de inventario físico del sistema.

ü Se realiza el conteo físico.

ü Es obligación del encargado de almacén mantener ordenadas y


etiquetadas toda mercancía que se encuentre en éste.

ü Se captura y se verifican las diferencias entre el sistema y el conteo físico.

ü Se realizan los ajustes necesarios registrando las diferencias por


inventario.

ü El responsable del almacén deberá reportar los resultados del inventario


físico al Gerente general dentro de los primeros 5 días del mes.

ü Cualquier faltante de material será cobrado vía nómina al responsable de


esta área.

Ø Entrega de materiales

ü Ninguna persona tiene autorización de tomar material del almacén fuera


del responsable.
ü En la solicitud de materiales se anota la entrega que se hizo y la fecha.

ü Se descarga del sistema el material entregado.

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