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EXCEL 2007
Tema: TABLAS DINAMICAS
Resumen: Construcción de Tablas Dinámicas-
Acción # Haga lo que se indica Q Destaca el resultado de una acción. Lea y observe.
<Teela> Nombre de tecla <Tec!at>+<Tecla2> Presione teclal y sin soltar presione teclas
Arrastrar Dar clic sobre un elemento, y sin soltar botón, mover Mouse hacia otra posición_____________________
Introducción
-:-y Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de
datos usando el tcrmato y los métodos de cálculo que usted el ija.
Una tabla dinámica proporciona una manera sencilla de mostrar y analizar información resumida acerca
de los datos ya creados en EXCEL o en otra aplicación.
A continuación se muestran los datos correspondientes a transacciones realizadas por una empresa
dedicada a impartir cursos de capacitación en distintas comunas dei país Los datos muestran el CODIGO
CURSO como el código identificador de cada curso. Se especifica el MES en el cuai se hizo el curso, el
código de la COMUNA donde se dictó, el NRO ALUMNOS inscritos, el costo de la matricula, señalado como
COSTO POR ALUMNO y los INGRESOS BRUTOS obtenidos.
A 0 C D E F ,.™J
1 CODIGO CURSO MES COMUNA NRO ALUMNOS COSTO POR ALUMNO INGRESOS BRUTOS
2 Al OI Abril 1 43 5B92 253356
3 6100 Enero 1 35 5331 186685
4 BIOO Mayo 1 45 6363 286335
s Al 02 Mayo 1 50 6287 314350
6 A102 Abnl 3 39 5151 200689
7 BIOS Enero 3 53 5594 296462
0 A 101 Febrero 3 33 4579 174002
9 AÍOO Febrero 3 45 5643 262935
10 B102 Jumo 3 20 5005 101700
11 C1 03 Jumo 3 22 5565 122430
12 C1Q3 Mayo 3 21 6352 133392
13 Al 01 Enero 4 56 5394 302084
14 BIOS Junio 4 47 5306 253142
Ib B101 Marzo 4 21 532D 111720
16 0102 Mayo 4 44 4659 204996
17 C101 Abril 5 55 5333 293315
13 A10'3 Enero 5 41 5160 21188B
19 0103 Febrero 5 45 5449 245205
20 AIOO Jumo 5 48 4607 224970
21 0103 Marzo 5 24 6400 163600
22 C100 Maya S 31 5046 181220
23 A1Q1 Mayo 5 23 5534 127202
24 6101 Enero 6 40 5902 230080
25 C103 Enoro 0 53 4535 24Q355
26 6100 Febrero 6 53 6227 330031
27 C100 Junio 6 51 5451 276001
28 A103 Jumo 6 55 5777 317735
29 C101 Merco ñ 27 5090 137040
3ü BIOO Abril 7 41 4 744 194504
3i A i 02 Febrero 7 49 4615 226135
32 B1Ü2 Marzo 7 47 5655 265705
33 Cl 00 Abril 8 52 4963 258070
34 C1D1 B ñero S 32 6241 199712
36 AIOO Marzo 8 25 5233 130825
á/' Observe la siguiente imagen (IMAGEN 1). Ella muestra el total de INGRESOS BRUTOS por COMUNA
Coma na - Suma de INGRESOS BRUTOS Efectivamente, se puede comprobar que para ia CO
p 1040626 MUNA 1, se han sumado los valores 253356, 186585,
3 1291830 236335 y 314350 (filas 2 a 5 de la imagen de arriba).
De forma similar ocurre para las siguientes comunas.
4 871922
5 1437492 Esta imagen corresponde a una tabla dinámica obten v
e 1539848 da desde los datos anteriores que calcula la suma de
7 686424 los ingresos brutos por comuna.
8 588613
Total general 7456755
Material Docente de los profesores Eduardo y Leopoldo Meza Honorato. Prohibida su reproducción sin la autorización de sus autores
2
La imagen interior (IMAGEN 2), muestra los mismos resultados anteriores, esta vez desagregados por
mes.
Observe que, bajo la COLUMNA TOTAL GENERAL, aparecen ios mismos resultados parciales por cada
comuna, Y que la FILA TOTAL GENERAL, nos permite ver los resultados mensuales.
Finalmente, la imagen inferior (IMAGEN 3) muestra la misma operación anterior, pero solo referido al CO
DIGO CURSO A100
Es una nueva modificación de la tabla dinámica, esta vez agregando una suerte de fiitro para ver los datos
referidos a un solo ítem.
Una tabla dinámica se construye en base a los CAMPOS que se muestran en los datos (Encabezados de
columnas).
Los campos pueden ser colocados en alguna de las siguientes AREAS de la TABLA DIBNAMICA:
ROTULOS DE FILA {para definir contenido de Jas filas de la tabla dinámica),
ROTULOS DE COLUMNA (para definir contenido de las columnas de la tabla dinámica)
VALORES o DATOS {para definir la operación a realizar sobre uno o más campos de la tabla dinámica)
PÁGINA o FILTRO DE INFORME (para establecer un filtro general sobre la tabla dinámica).
&
jE
3
Crearemos una tabla dinámica para obtener ¡os totales de ingresos brutos por columna (Imagen 1).
A ACC ION 2 ► Seleccione alguna celda que contenga datos (por ejemplo ia celda B4)...
[nsertar
A ACCION 3 ► Desde la FfCHA INSERTAR, en el GRUPO TABLAS, de clic sobre el botón inser
tar Tabla dinámica
Q Aparece la ventana Crear tabla dinámica...
A la izquierda, dentro de la hoja de cálculo, la TABLA DINAMICA VACIA. (Esta es la tabla dinámica)
A la derecha, el PANEL LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA. (Estos son los elementos recesarlos
para diseñar la tabla dinámica). Este panel aparece cuando la tabla dinámica esta seleccionada o el punte
ro está detenido sobre algún elemento de la tabla dinámica.
Para colocar los campos en las distintas áreas de la tabla dinámica, desde el panel LISTA DE CAMPOS
DE TABLA DINAMICA, se arrastran los campos hasta el área deseada.
4
(Recuerde, arrastrar significa, dar un clic sobre el elemento, luego, SIN SOLTAR el botón del mouse, llevar
e! puntero hacia la posición de destino)
Seguidamente, se necesita que, por cada COMUNA, se sumen ios valores correspondientes a INGRESOS
BRUTOS,
Lhitid 4.J* t'iMiit-ob ch? LulAi» -dlrtÉntk-ei «
Puesto que se trata de una operación (SUMA) que afecta a un
campo (INGRESOS BRUTOS), se debe arrastrar este campo
hacia el área valores de la tabla dinámica
Rótulos de fila - Suma de INGRESOS BRUTOS Será más descriptivo si reemplazamos la frase
1 10-10626 Rótulos de fila' y Suma de INGRESOS BRUTOS'
3 1291830 por títulos que describan más adecuadamente los
4 871922 elementos que aquí se representan.
5 1437492
Evidentemente, deseamos que en vez de Rotulo
6 1539848
de fila' aparezca Comuna' y, en reemplazo de
7 686424 Suma de INGRESOS BRUTOS’ aparezca Total'
8 588613
Total genera! 7456755
5
M ACCION 7 ► En la Tabla Dinámica, seleccione ía celda que contiene el título 'Rótulos de Fila’
M ACC ION 9 ► En la Tabla Dinámica, seleccione la celda que contiene el titulo ‘Suma de INGR E-
SOS BRUTOS’,,,
Puestos que los datos numéricos corresponden a valores en pesos, Meveri prraipe
será más adecuado que estos aparezcan en formato moneda... / F*í 4i elfamt
/ Utew ¿ ' TD -V Í
Esto Se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMI J Vtvf^l rtfUHÓSÉ*
JE -Ufevpr j ro..*;
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r£rg.,r¡iac^ ó * c a " p c i e ■ . J P
Habrá notado que la característica más notable de esta herramienta es la posibilidad de Ir viendo los resul
tados en !a medida que se construye la tabla.
A continuación desagregaremos los totales por mes para construir una tabla similar a la que se muestra en
la Imagen 2.
Haremos esta operación sobre la misma tabla dinámica que estamos trabajando
6
4 ACCION 18 ► En la Tabla Dinámica, seleccione la celda que contiene el titulo Rótulos de Co
lumna'
Los datos que usamos corresponden a cursos realizados, Tal como están la tabla no es posible apreciar el
impacto que cada curso tiene sobre los ingresos generales.
Para agregar más campos al área de filas, simplemente se agregan a esta área...
Q Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza agregando el campo CODIGO CURSO. Ahora se mues
tra por cada comuna e! detalle de los cursos realizados.-- Similar a la imagen inferior.
Al dar clic en los betones (-) que aparecen junto al numero de cada comuna, es posible ocultar el detalle
de los cursos.
7
Para desplazar un campo de un área hacia otra, basta arrastrarlo desde el área donde se encuentra hasta
e! área de destino.
4 ACC ION 21 ► Arrastre el campo CODIGO CURSO desde el área Rótulos de Fila, a continuación
dei campo MES, en el área Rotulo de Columna
c. Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza agregando e! campo CODIGO CURSO en las columnas.
Ahora se muestra por cada mes el detalle de los cursos realizados... Similar a la Imagen inferior.
Al dar clic en los botones (-} que aparecen junto a cada mes, es posible ocultar el detalle de los cursos.
También es posible tener uno varios campos de filtro, que muestren una tabla en base a una parte de ios
datos.
4 ACCION 22 ► Arrastre el campo CODIGO CURSO desde el área Rótulos de Columna, al área
Filtro de Informe.
C Inmediatamente, la tabta dinámica se actualiza. Aparece en ia parte superior una lista desplegable con
todos los cursos dictados que permite establecer un filtro sobre los datos a procesar... Similar a la imagen
inferior.
Rótulos de
Comunas ^TEnero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total general
1 s 106.585 £253.366 £ 600.685 £ 1.04Ü.G2G
3 s 206.482 S 436.937 £ 200.889 £ 133.392 £ 224 130 £ 1.291 830
4 s 302 064 s 111.720 £ 204 996 $ 253.142 3 871 922
;5 s 211.888 S 245.205 s 153.600 £ 293.315 £ 308.503] 3 224.9761 S 1.437.492
S s 476.435 £ 330.031 í 137 646 3 595.736 £ 1 539.848
7 S 226.135 s 265.735 $ 194 504 3 636.424
3 s 199.712 s 130.S25 £ 253 076 3 583.613
Total general i 1..673.166 t 1.238.308 s 799.576 S 1.200.140 $ 1.247.581 £ 1.297.934 £ 7.456.755
Al seleccionar una curso desde esta lista desplegable, la tabla dinámica se actualiza mostrando solo los
datos correspondientes a al curso seleccionado.
Quitar el filtro.
Para quitar un filtro, simplemente seleccione, desde la lista desplegable, la opción {Todas)
OBSERVE QUE JUNTO AL ROTULO DE FILA COMUNAS Y JUNTO AL ROTULO DE COLUMNA ME
SES TAMBIÉN APARECEN LISTAS DESPLEGABLES. DESDE ELLAS TAMBIÉN ES POSIBLE FILTRAR
LOS DATOS QUE SE DESEAN VER.
Por ejemplo, suponga que solo interesa ver las comunas 1,4 y 8
A ACC ION 25 ► En la tabla dinámica, desde el rotulo de la fila COM UNAS, despliegue ia lista...
Vista porcentual
Puesto que los datos que se muestran en la tabla dinámica, corresponden a valores parciales de los tota
les mostrados en la ultima columna o fila de la tabla dinámica. Se pueden visualizar estos como porcenta
jes deí total.
Veamos la forma de hacer esto.
1*H íTj
M ACCION 29 ► Seleccione la opción Configuración de campo
de valor'
M ACCION 31 ► Despliegue el Cuadro ‘Mostrar valores comí seleccione la opción '% de la fila'
^ ACCION 32 ► De clic en el botón Aceptar
C Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.
OBSERVE QUE EL 100% APARECE EN LA COLUMNA DEL TOTAL GENERAL. ESTO SIGNIFICA QUE
LOS PORCENTAJES ESTÁN REFERIDOS A CADA UNA DE LAS COMUNAS.
Es decir, el 17,93% que aparece bajo el mes de enero, referido a la comuna 1, debe interpretarse como
sigue:
"Del ios ingresos brutos recaudado por cursos realizados en la comuna 1, el 17,93% fue recaudado en el
mes de enero"
OBSERVE QUE EL 100% APARECE EN LA FILA DEL TOTAL GENERAL. ESTO SIGNIFICA QUE LOS
PORCENTAJES ESTÁN REFERIDOS A CADA UNO DE LOS MESES.
Es decir:
"De! ¡os ingresos brutos recaudados durante el mes de Enero, el 27,11% se obtuvo en ía comuna 1”
En este caso... "Del total de ingresos brutos recaudados en las comunas 1.4 y 8, durante los meses de
Enero, Marzo, Abril Mayo y Junio, el 7,46% se obtuvo en la comuna 1 durante el mes de Enero"
Finalmente
Esta guía provee una visión general sobre la forma de operar de las tablas dinámicas. La utilidad de estas
reside en su capacidad de resumir grandes volúmenes de datos mostrando inmediatamente los resulta
dos.
Otras características de las tablas dinámicas pueden ser aprendidas revisando las opciones disponibles en
la cinta de opciones. No deje de revisarlas y aprender por si mismo.