You are on page 1of 5

Pasos Para Combinar Correspondencia

En este artículo se describe cómo utilizar la característica Combinar correspondencia de Microsoft Word para crear
etiquetas. Una combinación de correspondencia implica combinar un documento principal con un origen de datos.

El documento principal contiene el texto y otros elementos que permanecen iguales en cada etiqueta. El origen de
datos contiene la información que cambia en cada etiqueta, como el nombre y la dirección de cada destinatario.

Los campos de la combinación que inserta en el documento principal indican a Word dónde imprimir información del
origen de datos. Al realizar la combinación de correspondencia, Word reemplaza los campos de la combinación del
documento principal con la información del origen de datos. Cada fila (o registro) del origen de datos produce una
etiqueta individual.

El procedimiento siguiente muestra cómo realizar una combinación de correspondencia para crear etiquetas.

Paso 1: crear el documento de etiqueta postal

Abra un documento nuevo para crear una nueva etiqueta o abra uno existente que haya utilizado antes para
combinar las etiquetas.

Abra el documento de Word y, a continuación, inicie la combinación de correspondencia. Para iniciar una
combinación de correspondencia, siga estos pasos, según corresponda a la versión de Word que esté ejecutando:

Microsoft Word 2002

En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y luego en Asistente para combinar correspondencia.

Microsoft Office Word 2003


En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y después en Combinar correspondencia.

Microsoft Office Word 2007 o versiones posteriores de Word

En la pestaña Correo, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y luego en Asistente paso a paso para combinar
correspondencia.

En Seleccione el tipo de documento, haga clic en Etiquetas y luego en Siguiente: documento inicial.

En Seleccione el documento inicial, haga clic en


Cambiar el diseño del documento o Empezar a partir de un documento existente.

Con la opción Cambiar el diseño del documento, puede utilizar una de las plantillas de combinación de
correspondencia para establecer las opciones de las etiquetas y crear un nuevo documento de etiquetas. Al hacer clic
en Opciones de etiqueta o Siguiente: seleccione los destinatarios, el cuadro de diálogo Opciones de
etiqueta desaparece. Seleccione el tipo de impresora, el tipo de producto de la etiqueta y el número de producto. Si
usa una etiqueta personalizada, haga clic en Detalles y luego escriba el tamaño de la etiqueta. Haga clic
en Aceptar cuando termine.

Con la opción Empezar a partir de un documento existente, puede abrir un documento de combinación de correo
existente y utilizarlo como documento principal.

Haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.

Paso 2: seleccionar el origen de datos

El origen de los datos contiene la información que puede variar en cada etiqueta, como la dirección de destino. Puede
abrir un origen de datos existente creado en Word o puede crear un origen de datos nuevo y rellenar la información
del destinatario.

Nota: También puede utilizar un origen de datos que se creara en otro programa, como Microsoft Excel o Microsoft
Access, una libreta personal de direcciones creada en Microsoft Exchange Server o Microsoft Schedule+, o un archivo
de texto ASCII u otro archivo delimitado.
En el encabezado Seleccione los destinatarios del panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione la opción del
origen de datos adecuado.

Las opciones son utilizar una lista existente, seleccionar contactos de Outlook o escribir una lista nueva.

Utilice el método adecuado para el tipo de origen de datos que desee utilizar para completar el paso de selección de
destinatarios.
Método 1: abrir un origen de datos existente

Para abrir un origen de datos existente, siga estos pasos:

El panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente y luego en Examinar bajo el
encabezado Utilizar una lista existente.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En la lista de archivos del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el origen de datos que desee
utilizar y haga clic en Abrir.

Nota: Si el origen de datos que busca no está en la lista de archivos, haga clic en la unidad y carpeta adecuadas y luego
seleccione la opción apropiada en el cuadro Mostrar archivos de tipo.

Si el origen de datos que busca no está en la lista de archivos, haga clic en la unidad y carpeta adecuadas y luego
seleccione la opción apropiada en el cuadro Mostrar archivos de tipo.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que siga modificando sus datos.
Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Aceptar.

Se muestran las etiquetas.

Haga clic en Siguiente: diseñe las etiquetas.

Continúe con la sección Paso 3: modificar el documento de etiquetas más adelante en este artículo.

Método 2: usar los contactos de Outlook

En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Seleccione de los contactos de Outlook y después
en Elegir la carpeta de contactos en el encabezado Seleccione de la carpeta de contactos de Outlook.

Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar los contactos con la carpeta Contactos disponible. Seleccione la
carpeta correcta y haga clic en Aceptar.

Los nombres aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Haga clic en Aceptar.

Haga clic en Siguiente: diseñe las etiquetas.

Continúe con la sección Paso 3: modificar el documento de etiquetas más adelante en este artículo.

Método 3: crear un nuevo origen de datos

Haga clic en Escribir una lista nueva bajo el encabezado Seleccionar destinatarios.

Haga clic en Crear para mostrar el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. El cuadro de diálogo contiene una
lista de los nombres de los campos que se utilizan con frecuencia en las cartas modelo, las etiquetas postales y los
sobres.

Nota: Para personalizar sus campos en este cuadro de diálogo, haga clic en Personalizar o Personalizar columnas.
Puede cambiar el nombre de los campos y quitar los campos que no necesite. Para agregar nombres de campos, haga
clic en Agregar, escriba el nombre del campo y haga clic en Aceptar. Cuando termine las personalizaciones, haga clic
en Aceptar. Cuando termine de escribir sus datos, haga clic en Aceptar o Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva
lista de direcciones.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones.

Seleccione la ubicación, póngale un nombre al archivo y luego haga clic en Guardar.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que siga modificando los datos.
Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Aceptar.

En el Asistente para combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: diseñe las etiquetas.

Continúe con la sección Paso 3: modificar el documento de etiquetas.

Paso 3: modificar el documento de etiquetas

En el panel de tareas Combinar correspondencia, compruebe que figura el paso Diseñe las etiquetas. En este paso
puede configurar las etiquetas.

Word muestra los elementos que puede utilizar para configurar las etiquetas, como Bloque de direcciones. Después
de hacer clic en la etiqueta que desea insertar, haga clic en un elemento para que aparezca ahí.

Nota: Utilice las opciones de Más elementos para agregar campos concretos. Esta función es útil cuando hay dificultad
para disponer un bloque de datos, como el de dirección, en la etiqueta. El campo Insertar campo de
combinación permite seleccionar un campo del campo por separado, como Nombre, Dirección1 o Ciudad, de modo
que se pueden insertar campos en cualquier lugar de la etiqueta.

Nota: Antes de hacer clic en Más elementos, haga clic en la etiqueta donde desee insertar los campos de combinación
que representen el lugar donde Word imprimirá la información del origen de datos. Asegúrese de que escribe los
espacios o signos de puntuación necesarios que desee entre dos campos de combinación o después de un campo de
combinación.

Utilice el cuadro de diálogo que aparece después de hacer clic en cada elemento. Por ejemplo, el cuadro de
diálogo Insertar bloque de direcciones aparece si se selecciona Bloque de direcciones.

Haga clic en Asignar campo para comprobar si todos los campos de datos presentes en el documento coinciden con
los campos de la lista de origen. Puede asignar manualmente los campos seleccionando el campo correspondiente en
la lista desplegable. Haga clic en Aceptar cada vez que un campo se haya asignado debidamente.

Compruebe que aparece el diseño deseado para cada etiqueta en la ventana Vista previa y luego haga clic
en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones para cerrarlo.

Cuando termine de configurar una etiqueta, haga clic en Actualizar todas las etiquetas para replicarlas todas.

Haga clic en Siguiente: obtenga una vista previa de las etiquetas para ver los datos combinados. Si, tras observar la
vista previa, considera que tiene que hacer cambios en el diseño, puede volver al paso Diseñe las etiquetas haciendo
clic en Anterior: diseñe las etiquetas.

Paso 4: realizar la combinación


En el panel de tareas Combinar correspondencia, compruebe que se muestra el paso Complete la combinación. En
este paso puede combinar en la impresora o en la pantalla.

Para combinar directamente en la impresora, haga clic en Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Combinar al
imprimir, en el que se seleccionan los registros que se quiere combinar. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de
diálogo Imprimir, en el que se puede seleccionar la impresora e imprimir las etiquetas.

Para combinar en la pantalla, haga clic en Editar etiquetas individuales. Aparece el cuadro de diálogo Combinar en un
documento nuevo, en el que se seleccionan los registros que se quiere combinar. Haga clic en Aceptar para combinar
las etiquetas. Puede ver las etiquetas antes de imprimirlas.

Cuando el documento combinado aparezca en la pantalla, puede guardarlo como un documento independiente,
imprimirlo haciendo clic en Imprimir en el menú Archivo o guardarlo e imprimirlo.

You might also like