TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código : PTH.

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PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL Versión : 05

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 1 de 7

Revisó: Jefe División Recursos Humanos Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Aprobó: Rector
Resolución No. 032

OBJETIVO ALCANCE

Definir los pasos a seguir para la conformación y funcionamiento del COPASST. Este procedimiento se desarrolla para dar cumplimiento a la resolución 2013 de
1986, Ley 1562 del 2012 y Decreto 1072 del 2015 para el COPASST, desde la
convocatoria para elección, designación del presidente y secretario del Comité
Paritario de Seguridad y salud en el trabajo y su funcionamiento.

NORMATIVIDAD

Ver matriz de requisitos legales FTH.108.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Según el decreto 614 de marzo de 1984 es un organismo de promoción, divulgación y vigilancia del
cumplimiento de las normas y reglamentos de salud ocupacional y del programa dentro de la entidad. La tarea prioritaria del comité es apoyar las funciones y actividades
señaladas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y proponer modificaciones, adiciones o actualizaciones del mismo; de esta manera, el comité
actúa como órgano de coordinación entre los niveles directivos y operativos de la Universidad. Se denomina paritario porque está conformado por igual número de
representantes del empleador y de los trabajadores. Esto garantizará que las decisiones tomadas por el Comité se lleven a cabo en forma democrática . Según el decreto 1072
de 2015, se entenderá el Comité Paritario de Salud Ocupacional como Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo quienes tendrá n las funciones establecidas en la
normatividad vigente.
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo
DRH: División de Recursos Humanos.
UAA: Unidades Académico Administrativas.
CONSIDERACIONES
 Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años.
 El COPASST se conforma por un número determinado de personas que dependen del total de funcionarios de la Universidad Industrial de Santander de acuerdo a la
siguiente tabla: Un (1) representante por
De 10 a 49 Trabajadores.
cada una de las partes.
Dos (2) representantes por
De 50 a 499 Trabajadores
cada una de las partes.
Tres(3) representantes por
De 500 a 999 Trabajadores
cada una de las partes.
de 1000 o más Cuatro (4) representantes
trabajadores por cada una de las partes.
 El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus
respectivos suplentes. La mitad de sus integrantes representan a la Universidad, son elegidos por el rector; la otra mitad de sus integrantes representan a los
funcionarios, y son elegidos por votación.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

INICIO

1. Revisa la normatividad que rige el COPASST, en especial

1. Revisa normatividad
Proyecto de resolución
su conformación, y con base en ella se prepara un proyecto
de resolución convocando a las elecciones, estableciendo Profesional SST
la reglamentación de las mismas y los requisitos para
quienes quieran postularse como candidatos. Posteriormente, la Proyecto de
entrega al Jefe de la DRH para su aprobación. Resolución

2. Revisa Proyecto 2. Revisa el proyecto de resolución y se remite a Secretaria Jefe de la DRH

General.

3. Radica y expide
3. Expide la Resolución y divulga a las UAA. Secretaria General Resolución

Resolución

4. Elabora circular 4. Elabora la circular de convocatoria para las elecciones del Profesional SST
COPASST, precisando los requisitos para las planchas que
quieran postularse.
Circular

5. Coordina difusión de
información
5. Coordina la difusión masiva (en un tiempo no menor a un
mes) de la Resolución y la circular en los medios institucionales. Profesional SST

1
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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
1

6. Recibe inscripción de
planchas 6. Recibe las solicitudes de inscripción en el formato de Profesional SST
inscripción de planchas para el COPASST, durante una semana.
FTH.01
FTH.01 Inscripción de planchas
Profesional SST para la conformación
del Comité Paritario de
7. Revisa si las planchas inscritas cumplen los requisitos Seguridad y Salud en el
7. Revisa planchas inscritas estipulados en la Resolución. Anula aquellas que no los cumplan. Trabajo

8. Inscribe en el sistema de elecciones las planchas de aspirantes Jefe DRH

8. Inscribe en el sistema de
elecciones las planchas
aspirantes.
9. Comunica por página
institucional los candidatos
inscritos.
al COPASST. DSI
La División de servicios de información deberá proveer soporte
tecnológico al sistema de elecciones que permita realizar el
proceso de inscripción, votación, escrutinio.
9. Comunica vía página institucional a la comunidad universitaria, Profesional SST
Profesional DSI
los candidatos inscritos para la elección del COPASST.

10. Realiza la elección por votación universal y secreta, vía

10. Realiza la elección vía internet. El derecho a votar lo ejercen los funcionarios Funcionarios UIS
internet vinculados a la Universidad, que sean empleados activos, activos
administrativos, trabajadores oficiales y profesores de carrera,
incluidos los que se encuentran en período de prueba o con
vinculación especial.

El sistema de elecciones de la Universidad Industrial de

Santander contará con los siguientes tipos de votos:

Voto válido: Es aquel que ha sido registrado en el sistema, ya sea

a favor de una plancha o voto en blanco.

Voto en blanco: Este tipo de voto es la expresión de

disentimiento o inconformidad del electorado.

2
Cuando del total de votos válidos, los votos en blanco
constituyan la mayoría (mitad más uno) deberá convocarse a un
nuevo proceso de elección al que deberán inscribirse planchas
diferentes a las inscritas en la primera convocatoria.

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL
COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
DIAGRAMA DE FLUJO
11. Realiza Escrutinio
Acta de escrutinio
12. Designa miembros
representantes
13. Comunica
públicamente resultados
14. Prepara proyecto de
Resolución
Proyecto de Resolución
15. Revisa proyecto de
Resolución
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Versión : 05
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DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
Jefe de la DRH
11. Realiza el escrutinio de la votación mediante el sistema de Coordinador SST
elecciones, acto que se celebrará en la División de Recursos Representante de los
Humanos. empleados
Administrativos y
Se levantará acta de escrutinio la cual debe ser firmada y Acta de escrutinio
profesores del actual
entregada al Rector. COPASST
Representante de las
planchas inscritas
12. Designa los miembros que representan al empleador en el Rector
COPASST; además, debe nombrar el presidente del
COPASST.
13. Comunica públicamente a través de la página web Rector
(http:\\www.uis.edu.co) y correo institucional el resultado del
escrutinio y la designación realizada por el Rector.
14. Prepara el proyecto de resolución que informa cuales son los
miembros (principales y suplentes) que conforman el COPASST, Profesional SST
con su fundamentación legal y sus funciones. Posteriormente,
entrega al Jefe de la DRH para su aprobación.
Proyecto resolución
15. Revisa el proyecto de resolución. Coordinador SST
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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

16. Revisa y se da el VoBo al proyecto de resolución. Jefe de la DRH

16. Revisa y aprueba

17. Radica y expide

17. Radica y expide la resolución; posteriormente, divulga a las Secretaría General
UAA. Rector Resolución
Resolución

18. Realiza la primera reunión del COPASST, se elige el Miembros elegidos y

18. Realiza reunión del designados
COPASST secretario y se establece el acta de constitución. Acta de constitución
(Principales y
suplentes)
Acta de constitución

Miembros elegidos y
designados
19. Establece cronograma 19. Establece reuniones programadas una vez al mes durante la (Principales y
de reuniones vigencia del COPASST. suplentes)

Presidente del
20. Convoca reunión 20. Convoca mensualmente a reunión del COPASST.
COPASST
COPASST

Miembros elegidos y
21. Realiza reunión del COPASST donde se debe realizar el designados
21. Realiza reunión
COPASST seguimiento y ejecución de los compromisos adquiridos y se
levanta el acta. Secretaría del
COPASST Acta de reunión
Nota: Las reuniones del COPASST se deben realizar dentro de la
Acta de reunión jornada laboral y sólo asistirán los miembros principales . Los
suplentes asistirán por ausencia de los principales, así mismo se
podrá invitar otras personas según se requiera, en estos casos
FIN serán citados a las reuniones por el Presidente del Comité.

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FECHA DE
VERSIÓN
APROBACIÓN
1 Enero 24 de 2008
2 Agosto 19 de 2011
3 Agosto 27 de 2012
4 Abril 8 de 2015
5 Noviembre 17 de 2016
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CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Modificación del alcance del procedimiento por actualización legal.
Inclusión de la Normativa Ley 1249 de 2010 Parágrafo 2 Artículo 65 del Ministerio de la Protección
Social.
Inclusión de la tabla de número de integrantes del COPASO (Resolución 2013 de 1986)
Eliminación de la actividad 14
Modificación de responsables del escrutinio.
Eliminación de actividades 27,28 y 29 relacionadas con la inscripción del COPASO ante el Ministerio de la
Protección Social.
Modificación del nombre del Subproceso.
Modificación del nombre del procedimiento; Se reemplaza COPASO por COPASST; Actualización del
objetivo; Actualización del alcance; Normatividad se remite a matriz de requisitos legales FTH.108;
Cambia numeración de las actividades; Se modifica descripción actividad 2; Se eliminan actividades 3, 4
y 22; Se modifica nombre y descripción de la actividad 11 ahora actividad 9; Se modifica descripción
actividad 21ahora actividad 19; Se incluyen actividades 23, 24 y 25.
Modificación del alcance del procedimiento por actualización legal.
Inclusión de definición del COPASST por actualización legal.
Modificación de la consideración paritaria de los integrantes del COPASST según actualización legal .
Se agrega la abreviatura SST y se reemplaza la palabra empleados por funcionarios. Modificación del
nombre del subproceso SYSO por Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), modificación de la actividad
8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 y el nombre del documento de referencia de la
actividad 6.