Manual de Access 2010

Microsoft Access 2010
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Facultad de Ingeniería Mecánica
Microsoft ®
Access 2010
Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 1
CONTENIDO DEL CURSO
Tema 1
Para que necesitamos Base de Datos
Que es una base datos
¿Por qué no simplemente usar Excel?
o Ingresar datos en Excel
o Datos organizados por cliente en una hoja de cálculo de Excel
Administración de datos en Access 2010
Conceptos Básicos de Access
o Base de datos
 Tablas de datos, Consultas, Formularios, Informes, Páginas,
Macros, Módulos.
Abrir y cerrar Ms Access 2010
Pantalla Inicial de Access
Tema 2
Las Barras
o La barra de título
o La barra de acceso rápido
o La cinta de opciones
o La Pestaña archivo
o La Barra de estado
La ayuda
CREAR UNA BASE DE DATOS
o Cerrar la base de datos
o Abrir una base de datos
Tema 3
TABLAS
Crear tablas de datos
o Planificar una creación de tabla
o Tipos de Campo
Crear una tabla
o Propiedades de los campos
o Tamaño de los campos
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Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica
o Formatos de campo
o Máscara de entrada
o Título del campo
o Lugares decimales
o Campos con valor predeterminado
o Regla de validación
o Texto de validación
o Campo requerido
o Indexado
Cambiar entre las vistas de la tabla

Clave principal o primaria
Guardar una tabla
Modificar la estructura de una tabla en Access 2010
o Modificar alto de filas y ancho de columnas
o Modificar el formato de las celdas
o Corregir ortografía
o Autocorrección
o Buscar y reemplazar
o Mostrar, ocultar, bloquear y liberar columnas
o Introducir un registro en una tabla
o Modificar registros
o Eliminar registros
Movernos entre los datos de la tabla
Tema 4
Manejo y Administración de Registros
Filtros en Access
o Filtros por selección
o Filtros por eliminación
o Filtro por formulario
Relaciones entre tablas
o Crear Relaciones
o Tipos de Relaciones
 Uno a uno
 Uno a varios / varios a uno
 Varios a Varios

o Modificar una Relación

o Eliminar una Relación
Tema 5
Importar Datos
Exportar Datos
o Exportar a Word y Excel
Obtener Datos por Vinculación
El Administrador de Tablas Vinculadas
Tema 6
CONSULTAS
o Tipos de consultas
 Crear consultas de selección
o Establecer condiciones
o Establecer un criterio de modo dinámico
 Crear consultas de actualización
 Crear consultas de eliminación
 Crear consulta de datos anexados
 Crear consulta de referencias cruzadas
 Crear consultas mediante los asistentes
o Modificar consultas
 Consultas con campos calculados
Tema 7
FORMULARIOS
o Crear un formulario usando el asistente
o Crear formularios manualmente
o Operaciones con controles en formularios
 Insertar una etiqueta
 Insertar un cuadro de texto
 Insertar un grupo de opciones
 Insertar un botón alternar
 Insertar casillas de verificación
 Insertar cuadros combinados
 Insertar botones de opción
 Otros controles

 Insertar marcos de objetos independientes

 Insertar marcos de objetos dependientes
 Introducir salto de página
 Introducir un control de ficha
 Insertar líneas y cuadrados
 Insertar más controles
Propiedades de los controles
Otra forma de introducir campos
Tema 8
INFORMES
o Crear un informe
o El asistente para informes
o La vista diseño de informe
o La pestaña diseño de informe
 El grupo controles
 Agrupar y ordenar
 Abrir el informe en vista diseño.
 Imprimir un informe
 Abrir el informe en vista preliminar
o La ventana vista preliminar
Tema 9
Macros
Crear macro
Ejemplo Práctico.

¿PARA QUÉ NECESITAMOS BASES DE DATOS?
Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que
empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los
datos crecen.
Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es

experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién
agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la
creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán
más allá del explorador web más cercano.
Access 2010 es un programa que te permite crear y administrar bases de datos. Una
base de datos es un lugar donde puedes guardar información relacionada con un tema
específico. Según el uso que le vas a dar a la información sabrás si necesitas una
base de datos de Access 2010 o un programa diferente para crear y administrar tus
datos.
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos te permite guardar información relacionada con un tema específico
de una manera organizada. Además de guardar datos, también puedes clasificar,
extraer, y resumir información relacionada con los datos.

¿POR QUÉ NO SIMPLEMENTE USAR EXCEL?
Hay muchos tipos de datos que necesitarás archivar y administrar: texto y números,
por ejemplo. Dependiendo de lo que quieras de tus datos, podrás o no usar una base
de datos. Podrás usar un programa para hacer hojas de cálculo como Microsoft Excel.
¿Cómo saber cuáles datos se pueden administrar adecuadamente con Excel y cuáles
datos de verdad necesitan Access 2010 para administrarlos eficientemente? Todo
depende en la cantidad de datos que necesites administrar y para qué necesitas los
datos. Respondamos esto teniendo como marco una librería.
Si trabajas en el negocio de los libros, necesitarás llevar registro de tus clientes y sus
órdenes.
Tú podrías usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin
embargo, Excel es un programa para hojas de cálculo tradicionalmente usado para
administrar información numérica, como sumar todas las compras de un cliente.
Mientras éste puede realizar un buen trabajo a la hora de guardar algunos tipos de
bases de datos basadas en texto como la información de contacto de tus clientes en
realidad Excel no fue creado para hacer eso. Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y
Seguimiento de Ordenes
Organizando y filtrando para ubicar datos en Excel
En Excel, puedes guardar tus datos en una hoja de cálculo y de esta manera enviar
correos a toda la lista, o encontrar clientes específicos para enviar correos. Hasta
podrás filtrar la información de los clientes para desplegar, por ejemplo, todos los
clientes que viven en un lugar específico, como en la siguiente imagen.
Adicionalmente, podrás ordenar los datos de una manera específica.

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Datos Filtrados para Desplegar los Registros de Bogotá
Sin embargo, si quieres ver resultados muy específicos en tus datos, como cuántas
órdenes realizó un cliente al año, Excel no es tan eficiente como Access 2010 para
proveerte esta clase de datos.
Ingresar Datos en Excel
Si usas una hoja de cálculo de Excel para seguir las órdenes de un cliente, cada vez
que él pida una orden, tendrás que insertar una nueva fila de información en la hoja de
cálculo. Esto incluirá los nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide más
de una orden a la vez, esa información tendrá que ingresarse cada vez. Tu hoja de
cálculo va a tener información redundante o repetida.
Datos Organizados por Cliente en una Hoja de Cálculo de Excel
Como puedes ver en la imagen arriba detallada, las clientes Tina Berna y María
Helena Granados han pedido varias órdenes, en diferentes días, por diferentes libros.
La información de contacto de los clientes fue ingresada cada vez que se ubica una
orden. De esta manera se muestra una de las posibles limitaciones del programa de
hojas de cálculo -Excel- ya que los datos se ubicarían en una sola línea.
Ejemplo de Access 2010: Lista de Clientes y Registro de Órdenes
ADMINISTRACION DE DATOS EN ACCESS 2010
Microsoft Access 2010 está diseñado específicamente para ayudarte a administrar

información, como los datos descritos en el escenario del negocio de los libros. Si
estabas usando una base de datos de Access 2010 en vez de un programa de hojas
de cálculo, sólo tendrás que ingresar el nombre del cliente, su dirección de residencia
y el número de teléfono la primera vez que haga un pedido.
Esa información del cliente se podría ingresar en una tabla de Access diseñada para
contener la información básica de los clientes. Una tabla es una lista de información
relacionada en columnas y filas. En una tabla, cada fila es llamada registro y cada
columna es llamada campo. Una tabla de Access en vista hoja de datos se ve similar a
una hoja de cálculo de Excel, como se puede ver en la imagen de abajo.

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Datos de una Tabla de Información de Access 2010
Adicional a la tabla con información de los clientes, probablemente, también querrás

una tabla con información de los productos para vender, y una tercera tabla para
contar con datos relacionados con órdenes específicas de algunos clientes. Todas
estas tablas estarán vinculadas, para ayudarte a sacar el mayor provecho de los
datos.
Access 2010 es llamado programa de administración de bases de datos relacionadas,

porque las tablas están vinculadas, o relacionadas, como lo puedes ver en la siguiente
imagen.
En este ejemplo, las tablas de información y órdenes de los clientes están

relacionadas por el ID de los clientes y el ID de los libros.
Diagrama de Relación de Tablas en Access 2010
Ahora, supongamos que quieres identificar el libro que fue más popular en Bogotá.
Con Access 2010, esto es posible, porque puedes buscar y recopilar información de
varias tablas al mismo tiempo.
La tabla con Información de los Clientes contiene información acerca de los estados, y
el Orden de las tablas incluye información acerca de cuáles libros fueron ordenados.

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Necesitarás información de las dos tablas para identificar el libro más popular en una
ciudad específica.
Podrías mirar la información en estas tablas, separadamente, para responder la

pregunta: “¿Cuál es el libro más popular en Bogotá?”. En la tabla Información de
Clientes, podrás ver todos los clientes de una ciudad en particular, Bogotá, y en la
tabla de los Libros, podrás ver todos los libros que tienen en bodega. El verdadero
poder de Access 2010 es el de vincular y extraer información de varias tablas para
responder preguntas específicas.
Como puedes ver en la siguiente imagen, los resultados de tus preguntas específicas,
o consultas, se desplegarán como se muestra a continuación:
Resultados de Búsqueda
CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS
BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access
2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un
sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

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Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de
forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información
sobre los pedidos de éstos.
TABLAS DE DATOS
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o

fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro,
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla
de CLIENTES podría ser:
EMPRESA
Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Martha Francés Alva C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Lucas López C/ Valle, 56 46625
Huesca
Registro 4 4 María C/ Franciscano, 67 46521
Bueno

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CONSULTAS
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero
en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los
clientes cuyo código postal sea 46625.
FORMULARIOS
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización

y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.
INFORMES
Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
PÁGINAS
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos
en otro curso más avanzado.

MACROS
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.
MÓDULOS
Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que

se codifican utilizando Visual Basic, programación con Access.

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ABRIR Y CERRAR ACCESS 2010
Tenemos dos formas básicas de iniciar Access 2010
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

Izquierda de la pantalla
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los
Programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft
Access 2010, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access 2010 del escritorio.
 Para cerrar Access 2010 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
operaciones:
 Hacer clic en el botón cerrar
 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
 Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el
botón Salir .

LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access 2010 aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
LAS BARRAS
LA BARRA DE TÍTULO
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha tenemos los botones
minimizar , maximizar/restaurar y cerrar.
Universidad Nacional de Ingeniería
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LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access. Esta
barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo
más adelante.
LA CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los
botones y menús, organizados en categorías o grupos.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un

determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más
seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización
exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es
importante que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado, gris.
La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para

simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en
cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un sub menú. En
tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas

disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre
cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón
LA PESTAÑA ARCHIVO
La pestaña Archivo es especial y como tal, está

destacada con un fondo rosado. Al contrario que el
resto de pestañas, no despliega una ficha típica de
la cinta de opciones con herramientas para
modificar el documento, sino que despliega un
menú con acciones relativas al propio archivo
Guardar, Imprimir, Abrir. En versiones anteriores se
encontraban en el botón de Office
A este menú también puedes acceder desde el

modo de acceso por teclado tal y como vimos para
la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de

elementos: Comandos inmediatos.- se ejecutan de
forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por
ejemplo, la opción Guardar para guardar el
documento actual o Salir para cerrar la aplicación.
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También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos
pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más
opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción información que
muestra información de la base de datos abierta o reciente que muestra un listado de
las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se
coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción
activa.
LA BARRA DE ESTADO
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la
pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq
Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que
aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño
cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario
que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más
utilices.
LA AYUDA
Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y
características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable.
Para acceder a ella podemos:
Hacer clic en el botón ayuda, en la zona derecha de la cinta de opciones.

Pulsar la tecla F1 del teclado.
El programa también ofrece otras opciones interesantes, para ello:
Pulsar en la pestaña Archivo. En este apartado además encontraras enlaces a las

webs de Microsoft que te facilitaran información sobre las novedades de esta versión
en concreto, ayuda técnica o actualización del programa.
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CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
1. Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la

derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir
de una base existente o de una plantilla.
Elijas la opción que elijas, en la parte inferior derecha verás un panel con
una vista Previa y las opciones necesarias para especificar el nombre de
archivo y ubicación de la nueva base de datos. Esto es así porque, al
contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y
guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando
la base de datos y guardarla cuando esté lista.

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Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz
clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el

panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de
datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic
en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la

extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar
a rellenar sus datos.

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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde

podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada solo encontraremos la tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el
panel haciendo clic en el botón ocultar. Desplegando la cabecera del panel puedes
seleccionar que objetos mostrar y de qué forma.
CERRAR LA BASE DE DATOS

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
En la pestaña Archivo elegir la opción Cerrar base de datos
O bien cerrar Access. Obviamente la base de datos también se cerrará.
ABRIR UNA BASE DE DATOS
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
Desde la pestaña Archivo > Abrir

 Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.
En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el

archivo que quieres abrir:
Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el
archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.
Desde la pestaña Archivo > Reciente

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En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual
que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.
Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:
Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio >
Todos los Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada.
En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas,
exactamente igual que en el método anterior, pero directamente en Archivo, sin tener
que pulsar Reciente. Haz clic sobre la quieras abrir.
Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente) podemos
configurar cuántos elementos veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero
podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es recomendable incluir muchas,
porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso.
También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien
desactivando la casilla de verificación.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su
acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que
tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias
el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará
desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no
es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar cualquiera de los dos
primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.

TABLAS
Objetos que se define y utiliza para almacenar los datos sobre un tema o asunto en
particular. Las tablas constituyen la estructura básica para el almacenamiento de la
información en una base de datos.
CREAR TABLAS DE DATOS
PLANIFICAR UNA CREACIÓN DE TABLA
Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así

todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro diferente.
TIPOS DE CAMPOS
Antes de crear las tablas en Microsoft Access 2010 tenemos que planificar los tipos
de campos que necesitaremos:
CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en Access 2010 haremos:
1. Clic en la pestaña Crear y a continuación en Diseño de tabla.
2. En la parte inferior de la ventana escribiremos los nombres de los campos y su

tipo, entre otras propiedades.
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3. Al guardar la base de datos introduciremos un nombre para la tabla creada:
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Cada campo de una tabla posee unas determinadas propiedades con la que
configurarlo, y es preciso tener en cuenta que si se modifican después de haber
introducido datos se puede perder la información introducida.
A continuación explicamos las propiedades de los diferentes tipos de datos de Access

2010:
Tamaño de los campos

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A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formatos de campo
TIPO DE CAMPO FORMATO
NUMÉRICO Y MONEDA
Número general Muestra el número tal como se introduce.
Moneda Muestra el número introducido con el símbolo de la moneda con que esté
configurado en Windows.
Euro Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo Muestra los números sin el separador de miles.
Estándar Muestra los números con el separador de miles.
Porcentaje Muestra el valor por 100 y agrega el signo de tanto por ciento.
Científico Muestra el número usando la notación científica.
Punto (.) Separador de miles
Coma (,) Separador decimal
0 (cero) Muestra un dígito si se introduce uno o cero si no se introduce ninguno.
Almohadilla (#) Muestra un dígito si se introduce uno o deja en blanco si no se introduce

ninguno.
Espacio Muestra los espacios como caracteres literales.
"TEXTO" Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.
Barra inversa (\) Muestra el carácter siguiente a la barra inversa.
Asterisco (*) Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.
% Multiplica el dato de entrada por 100 y le añade el signo de porcentaje.
() Los paréntesis se muestran como tales.
[color] Muestra la sección en el color seleccionado los

corchetes: [Amarillo], [Azul], [Blanco],[Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde].
Los formatos numéricos personalizados pueden tener desde una hasta cuatro secciones que se
escriben separadas por punto y coma.
Sección 1 Formato para números positivos.
Sección 2 Formato para números negativos.
Sección 3 Formato para los valores cero.
Sección 4 Formato para valores desconocidos (nulos).

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En el siguiente ejemplo se han especificado dos secciones: la primera para números positivos y la
segunda para negativos:
#.###,000”Pta.”;(#.###,000)[Rojo]”Pta.”
SÍ/NO
Los campos disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Para elegir que se muestren como casilla de verificación o como cuadro de texto haremos click en la
pestaña Búsqueda y lo elegimos en Mostrar control.
Los formatos personalizados han de incluir tres separaciones con punto y coma. La primera no tiene
significado y hay que incluirla para mantener el orden relativo a las demás, la segunda se refiere al
valor afirmativo y la tercera al valor negativo.
Ejemplo: ;”Contado”;”Aplazado”[rojo]
OLE
En este tipo de campo podremos insertar otros ficheros, tales como imágenes, documentos de texto,
etc.
Para insertar un objeto de este tipo, por ejemplo una imagen, haremos click con el botón derecho en
el campo del registro y seleccionaremos Insertar objeto: se nos mostrará una ventana en la que
seleccionaremos la opción Crear desde archivo, navegaremos hasta la imagen.
En la vista Hoja de datos se nos mostrará un texto en cada registro del campo informándonos del
tipo de objeto OLE contenido. Para visualizarlo haremos doble click sobre el campo.
Podremos ver y modificar la imagen haciendo click con el botón derecho y seleccionando en el
menú la opción deseada. Para eliminarla seleccionaremos el campo y pulsaremos la tecla Suprimir.
Pero este tipo de campo lo veremos más detenidamente cuando tratemos los formularios.
TEXTO Y MEMO
Estos campos no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos

personalizados:
< Mostrar todos los caracteres en minúscula.
> Mostrar todos los caracteres en mayúscula.
¡ Alineación a la izquierda.
@ Muestra un carácter introducido o un espacio.
& Muestra un carácter introducido o deja la posición vacía.
() Muestra los paréntesis como tales.
\ Muestra el carácter siguiente a la barra inversa como un carácter literal.
* Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.
[color] Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul],

[Blanco], [Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde].
"TEXTO" Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.

MÁSCARA DE ENTRADA
La máscara de entrada es usada para facilitar la entrada de datos y a la vez validar los
datos que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una máscara de
entrada para un campo que almacena un número de teléfono y muestre que debe
introducirse como (___) ___-____, la máscara de entrada sería: \(009”)-“000\-000;0;_
(en donde hay „0‟ se debe introducir algún digito, y donde está el nuevo puede quedar
vacío).
Aunque tanto la máscara de entrada como el formato afectan al modo en que

aparecen los datos en la Hoja de datos de la tabla de Access 2010, hay una clara
diferencia entre ellos: el formato afecta sólo a al modo en que se leen los datos en la
tabla, pero no a cómo son introducidos. Access 2010 dispone de un Asistente para
máscaras de entrada y al que accederemos haciendo clic en el botón aparece a la
derecha de dicha propiedad.
En la siguiente tabla se muestran los símbolos usados para crear máscaras de

entrada.

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CARÁCTER SIGNIFICADO
Almohadilla (#) Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o
menos.
Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el

.;:;-/ carácter usado realmente depende de lo especificado en “Panel de Control,
Configuración regional” de Windows)
< Convierte a minúsculas todos los caracteres.
> Convierte a mayúsculas todos los caracteres.
& Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de

izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de
Exclamación
entrada son opcionales. Los caracteres que se escriben en la máscara
siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de
admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.
0 Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o

menos.
9 Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos más o

menos.
L Letra (A a Z) para una entrada requerida.
Interrogación Letra (A a Z) para una entrada opcional.
A Letra o dígito para una entrada precisa.
a Letra o dígito para una entrada opcional.
a Cualquier carácter o un espacio para una entrada opcional.

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TÍTULO DEL CAMPO
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo. Por ejemplo, si un campo se llama FEC_NAC e indicamos Fecha de
nacimiento como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo FEC_NAC
veremos Fecha de nacimiento.
LUGARES DECIMALES
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a
un tipo de dato Numérico o Moneda.
CAMPOS CON VALOR PREDETERMINADO
Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo

valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así
que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la
tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de

clientes son de la provincia de Las Palmas, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los
diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos menos el Objeto OLE, y
el Auto numérico.
REGLA DE VALIDACIÓN
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que
sea introducido correctamente.

A continuación tenemos algunos ejemplos de regla de validación:
REGLA DE DESCRIPCIÓN
VALIDACIÓN
>=100 Y <=2000 Queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000
<>0 Número distinto de cero.
> 100 o 0 Valor mayor que 100 y, si no será cero.
Entre 0 Y 100 Valor mayor o igual que 0 y menor que 100.
< #1/1/96# Fecha anterior al 1-Enero-1996.
Entre #1/1/95# Y Fecha entre 1-Enero-1995 y 1-Enero-1996.

#1/1/96#
como: "Las Palmas", Debe coincidir con cualquiera de los valores "Las Palmas", "Madrid" o
"Madrid" o "Barcelona" "Barcelona".
Como “M???” Comenzar con M y tener otros tres caracteres.
Como “M*” Comenzar con M y tener cualquier otro carácter o caracteres detrás.
Como “M[A-C]##” Comenzar con M e ir seguido de cualquier letra entre la A y la C, y

luego otros dos dígitos.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,
y el Auto numérico.
Si establecemos una regla de validación para un campo que ya contiene datos

veremos el cuadro de diálogo de la derecha.

En caso de que algunos de los datos ya introducidos no sean válidos, tenemos la

opción de mantener el nuevo valor (aunque se incumpla la condición) o deshacer la
modificación.
En ocasiones nos puede interesar que el valor de un campo esté limitado por el valor
de otro campo del mismo registro.
Por ejemplo, en una tabla que contiene los datos del personas, el campo que indica la
fecha de baja sea posterior a la fecha de alta en la misma: >=[Fecha ingreso].
Para definir reglas de validación también podemos acceder al asistente haciendo clic
sobre el botón
TEXTO DE VALIDACIÓN
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si

introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada
en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.
y el Autonumérico.
Siguiendo con el ejemplo de la Regla de validación, podemos poner ERROR: La fecha

de baja es anterior a la de alta.

Página 32
CAMPO REQUERIDO
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta

propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
y el Autonumérico.
Permitir campos de longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
INDEXADO
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y
también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes

crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres posibles valores:
VALOR DESCRIPCIÓN
No Sin índice.
Sí (con Cuando de asigna un índice a ese campo y además admite valores

duplicados) duplicados.
Sí (sin Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicado.

duplicados)
En ocasiones nos puede interesar también indexar más de un campo a la vez.

Para ello desde la Vista Diseño haremos clic en el icono Índices de la pestaña
Crear.

Página 33
En el cuadro de diálogo que se nos muestra seleccionaremos los campos que

queremos indexar, poniendo el nombre del índice sólo en el primero de ellos.
Dentro de Orden podemos ordenarlos en orden ascendente o descendente.
Al ordenar por varios campos hay que tener en cuenta que el orden en que se
establecen los campos marca el modo en que se ordenará la información: en el
ejemplo anterior primero se ordena por nombre y en caso de que éste coincida, por
población:
En la parte inferior de la ventana podemos especificar las propiedades de cada uno de

los índices definidos: si el índice será la clave principal de la tabla, si el valor de cada
índice ha de ser Único (sin valores repetidos) o si se van a excluir del índice los
valores nulos.
Para eliminar un índice de una tabla de Access 2010, tan sólo hemos de seleccionarlo
en la ventana pinchando en el símbolo a su izquierda (para eliminar un índice múltiple
arrastramos hasta seleccionar los siguientes) y pulsar la tecla Suprimir.

CAMBIAR ENTRE LAS VISTAS DE LA TABLA
Desde el icono Ver de la cinta de opciones

correspondiente a la pestaña Inicio podemos
cambiar entre las posibles vistas de una tabla.
CLAVE PRINCIPAL O PRIMARIA
Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma

inequívoca cada registro de una tabla de Access 2010. Así, si por ejemplo hay un
cliente con el código 10, no podrá haber otro con el mismo código.
En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una
clave principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos
tener dos tablas relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código
como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro
campo código también clave principal.
Para crear una clave principal, en Vista Diseño

elegiremos uno o varios campos cuyo valor sea
único para cada registro (sin campos que
contengan valores repetidos o nulos) y haremos clic
con el botón derecho sobre él.
A continuación, en el menú contextual seleccionaremos Clave principal o haremos clic

en el icono de la pestaña Diseño. Para crear una clave principal con varios campos
hemos de mantener pulsada la tecla Control e ir haciendo clic en el cuadradillo a la
izquierda del nombre, y después (con la tecla Control aún presionada) hacer Clic con
el botón derecho y seleccionar Clave principal en el menú
Contextual.

Para eliminar una clave principal tan sólo hemos de repetir los pasos indicados para
crearla.
GUARDAR UNA TABLA
Haremos Clic en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o en la

pestaña Archivo haremos Clic en Guardar, introduciremos un nombre para la tabla y
haremos Clic en Aceptar.
Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal, a la hora de guardarla se
nos mostrará el siguiente aviso.
En caso de que pulsemos en Sí, se creará automáticamente un campo de tipo

Autonumeración llamado Id.
MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA EN ACCESS 2010

Para modificar una tabla haremos clic en Ver y a continuación seleccionaremos la
Vista Diseño, en la que podremos añadir y eliminar campos, renombrarlos, etc.:

Página 36
MODIFICAR ALTO DE FILAS Y ANCHO DE COLUMNAS

Situándonos entre el borde de separación del nombre de las columnas o las filas hasta
que el cursor cambia de forma, pinchando y arrastrando podemos cambiar su ancho o
alto:
MODIFICAR EL FORMATO DE LAS CELDAS
Podemos cambiar el modo en que se ven las celdas, para ello seleccionaremos la
vista Hoja de datos:
Después haremos clic en los iconos de la barra de Formato de texto:
Universidad Nacional de Ingeniería Página 37

CORREGIR ORTOGRAFÍA
Para realizar una corrección de la ortografía en Access 2010, desde la vista Hoja de
Datos seleccionaremos todos los datos haciendo clic en el icono situado en la esquina
superior de la tabla de datos.
Después, en la pestaña Inicio haremos clic en : Veremos el

diálogo de la derecha en el que seleccionaremos las opciones necesarias.
En el apartado No está en el diccionario se nos irán mostrando las palabras no

reconocidas. Debajo veremos algunas Sugerencias que podremos aplicar haciendo
clic en el botón Cambiar.
Disponemos también de botones que nos permiten Omitir una palabra no reconocida,
realizar una Autocorrección, etc.
Haciendo clic en el botón Agregar añadiremos al diccionario interno una palabra que
aun estando correctamente escrita no es reconocida, para que así no nos vuelva a dar
error.
Si hacemos clic en Opciones... se nos mostrará una ventana en la que podremos

configurar la corrección ortográfica:

A esta ventana podremos acceder también seleccionando la opción Opciones dentro

de la pestaña Archivo.
AUTOCORRECCIÓN
Por medio de la Autocorrección, a la vez que escribimos Microsoft Access 2010

comprueba si hay errores ortográficos (dicha opción está activada por defecto).
Podemos activar y desactivar sus características seleccionando Opciones dentro de la

pestaña Archivo. Haciendo clic en el botón Opciones de Autocorrección... se mostrará
el cuadro de diálogo de la derecha.
En la parte inferior podemos agregar texto, indicando por qué otro texto o símbolo
deberá ser reemplazado.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Para buscar datos en una tabla haremos clic en el icono . Veremos el cuadro de
diálogo de la derecha, en el cual podremos especificar condiciones para la búsqueda,
tales como los campos en qué buscar, distinguir entre mayúsculas y minúsculas, etc.

Para buscar datos en una tabla haremos clic en el icono.
Veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el cual podremos especificar

condiciones para la búsqueda, tales como los campos en qué buscar, distinguir entre
mayúsculas y minúsculas, etc.
Así mismo podremos también reemplazar unos valores por otros.
Supongamos que tenemos en una tabla muchos registros con el nombre Antón y
queremos sustituirlos por Antonio: en Buscar escribiremos Antón, en Reemplazar por
Escribiremos Antonio, y a continuación hacemos clic en el botón reemplazar o
reemplazar todos.
No es necesario poner la palabra a buscar completa, basta con una parte de ella. Por
ejemplo para buscar Antonio podemos poner Ant.

Página 40
Microsoft Access 2010 nos ofrece la posibilidad de usar comodines en la búsqueda,

los principales son:
COMODÍN DESCRIPCIÓN EJEMPLO
Pueden ir varios caracteres en su Ant* : da como resultado

* lugar Antonio, Antón, Antonia...
Pe?p: da como resultado Pepe,
Interr ogaci ó n En su lugar va un carácter
Peco
Pe#p: da como resultado Pe2p,
# En su lugar va un número.
Pe3p
MOSTRAR, OCULTAR, BLOQUEAR Y LIBERAR COLUMNAS
Podemos ocultar una columna situando el cursor en un valor del campo para
después seleccionar Ocultar campos tras hacer clic en
Para volver a mostrar columnas hemos de seleccionar Mostrar campos, y en el cuadro

de diálogo que vemos abajo seleccionaremos los campos que se hallan ocultos y que
deseamos que se muestren nuevamente:

Página 41
Podemos mover una columna a otra posición situando el cursor del ratón en la parte
inferior del título del campo, y cuando veamos que éste cambia a la forma de cuatro
flechas apuntando en direcciones opuestas haremos clic, para a continuación (y
manteniendo pulsado el botón) mover la columna hacia la posición deseada, y soltar el
botón.
Si deseamos bloquear una columna para que no se pueda cambiar de lugar,

haremos clic en y después en la opción inmovilizar campos.
Para posteriormente desbloquear columnas haremos clic en y después en

la opción liberar todos los campos.
INTRODUCIR UN REGISTRO EN UNA TABLA
Estando en la vista Hoja de Datos nos situaremos en el último registro, que estará en
blanco y lo editaremos.
También podremos insertar un registro haciendo clic en el icono de la

cinta opciones correspondientes pestaña Inicio, o bien en el icono situado en la
parte inferior de la ventana
Universidad Nacional de Ingeniería Página 42

MODIFICAR REGISTROS
Para modificar un registro, en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a
modificar y lo editamos.
Los cambios se aplicarán al cambiar de registro o hacer clic en , pudiendo usar

el icono o la combinación de teclas Control + Z para deshacer los cambios.
ELIMINAR REGISTROS
Para borrar un registro lo seleccionaremos haciendo clic sobre el cuadradito a la

izquierda del nombre del primer campo y pulsaremos la tecla Suprimir: se mostrará un
cuadro de diálogo pidiéndonos confirmación para ello.
Para eliminar a la vez varios registros consecutivos arrastraremos hasta

seleccionarlos todos.
También podremos eliminar registros haciendo clic con el botón derecho sobre el
cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo, y seleccionando Eliminar
registro.
MOVERNOS ENTRE LOS DATOS DE LA TABLA
Usando los cursores podemos movernos fácilmente por la tabla de datos. Asimismo la
tecla Tabulador nos lleva al siguiente campo y Mayúsculas + Tabulador al anterior.
También podemos usar los siguientes iconos:

Estos iconos se hallan en la parte inferior izquierda de la ventana, en la que también

se nos muestra el registro en el que estamos situados (el 3, en la imagen de ejemplo)
y el total de registros que contiene la tabla (7, según la imagen):
MANEJO Y ADMINISTRACION DE REGISTROS
Filtros en Access
Los filtros en Access son usados para mostrar aquellos registros (filas) que cumplan
con unas determinadas condiciones que previamente establezcamos.
Tomaremos la siguiente tabla de datos como ejemplo para ilustrar su uso en las
siguientes secciones:
Filtros por selección

El filtro por selección es usado para que sólo se visualicen aquellos registros que
contengan el valor indicado
Para aplicar un filtro por selección, desde la vista Hoja de datos haremos clic
en el valor del campo por el que deseemos filtrar.
A continuación haga clic en el icono de la cinta de opciones correspondiente

a la pestaña Campos, y seleccionaremos una de las presentadas: Igual a, Menor o igual
que, Mayor o igual que....

Página 44
Ejemplo: partiendo de la tabla anterior nos situaremos sobre el nombre del cliente
número 5 y seguiremos los pasos anteriormente descritos. Sólo se muestran los clientes
cuyo nombre es Felipe:
Para eliminar el filtro hemos de hacer clic en el icono y seleccionar Quitar filtro.
Filtros por eliminación
Usaremos el filtro por eliminación para que no se muestren los registros que
contengan el valor seleccionado
Los pasos a seguir son idénticos a los de la creación de filtros por selección explicados
en el punto anterior, con la única diferencia que deberemos seleccionar la opción No
es igual a.

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Ejemplo: partiendo de la tabla anterior nos situaremos sobre el nombre del cliente número
5 y seguiremos los pasos indicados, lo que dará como resultado:
Para eliminar el filtro hemos de hacer clic en el icono seleccionar Quitar Filtro

Filtro por formulario
Usaremos este tipo de filtro cuando necesitemos indicar varias condiciones para
realizar el filtrado. Para crear un filtro por formulario, desde la vista Hoja de Datos,
haremos clic en. Avanzadas y a continuación seleccionaremos Filtro por formulario
Al situarnos sobre cada campo veremos cómo en su parte derecha aparece una flecha
indicando hacia abajo en la que tras hacer clic se mostrarán los valores contenidos
en la tabla en ese momento: seleccionando uno o varios valores los usaremos como
condición para establecer el filtro.
Practicando con nuestra tabla de ejemplo:
Además en la parte inferior izquierda veremos también las pestañas Si

pinchamos en Or podremos establecer más condiciones y además veremos una nueva
pestaña Or para poder continuar estableciendo más sub condiciones.
Una vez establecidas todas las condiciones deseadas, dentro de Avanzadas haremos clic
en la opción Aplicar filtro u ordenar.
Según el ejemplo, tendremos como resultado todos los clientes

cuyo nombre es Felipe y que son de Tenerife:
Una vez aplicado el filtro, haciendo clic en

alternaremos entre la vista de la tabla con el filtro aplicado, o sin él.
Página 47
Para eliminar el filtro por formulario, dentro de Avanzadas seleccionaremos Borrar

todos los filtros
RELACIONES ENTRE TABLAS
Las relaciones entre tablas (pueden relacionarse dos o más tablas) de una base de
datos son usadas para mantener una integridad en los datos denominada integridad
referencial.
Para explicarlo de forma muy básica y sencilla, cuando se crean relaciones entre
tablas se impide entre otras cosas, que puedan existir datos en una tabla si no existen
también en otra tabla de la que depende.
CREAR RELACIONES
Para crear relaciones entre tablas haremos clic en el icono Relaciones que se
halla en la pestaña Herramientas de bases de datos veremos un cuadro de dialogo en
que el seleccionaremos las tablas que queremos relacionar y haremos clic en agregar
veremos los campos contenidos en cada una de las tablas.
Página 48
Para relacionar dos tablas, pincharemos sobre el campo sobre el que vamos a hacer
la relación y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra tabla.
IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si uno es numérico entero,
el otro lo deberá ser también).
Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una a a su izquierda
En la imagen de ejemplo relacionamos el campo idProvincia de la tabla clientes con el

campo id de la tabla provincia.
La casilla Exigir integridad referencial permitirá según el ejemplo, que cuando

introduzcamos un código de cliente en la segunda tabla, deberá estar previamente
también en la primera.
Por ejemplo, no podremos introducir un registro Clientes si el valor que introduzcamos

en el campo idProvincia no existe en la tabla Provincias.
El marcar la opción Actualizar en cascada los campos relacionados permite que

cuando se actualice un dato en la tabla origen se modifique automáticamente en la
tabla destino.
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Por ejemplo, si modificamos el valor del campo Id de un registro de la tabla Provincias,

se Actualizarán en Clientes todos los registros relacionados a través del campo
idProvincia.
Activando la opción Eliminar en cascada haremos que al borrar un código de la tabla

principal se borren todos los registros con el ese código en la otra tabla.
Por ejemplo, si eliminamos un registro en la tabla Provincias, se eliminarán en Clientes

todos los registros relacionados a través del campo idProvincia.
Una vez hechas las relaciones veremos una línea que muestra los campos
relacionados, tal y como vemos en la imagen de la derecha.
Si hacemos click en el botón Tipo de combinación que mostrará la siguiente ventana en

la que podremos especificar algunas características.
Si seleccionamos las opciones 2 ó 3 sólo se incluirán los registros de una de las tablas,
mientras en la otra sólo se incluirán los que se indiquen en cada caso.
TIPOS DE RELACIONES
Los tipos de relaciones entre tablas pueden ser:
UNO A UNO
Un determinado registro de una tabla puede estar relacionado sólo con un registro en
la otra tabla.

Ejemplo: un registro de la tabla PERSONA puede estar relacionado sólo con un registro
de la tabla PARTIDA_NACIMIENTO, y un registro de PARTIDA_NACIMIENTO puede
estar sólo relacionado con un registro de PERSONA (una partida de nacimiento
pertenece sólo a una persona).
UNO A VARIOS (1: N) / VARIOS A UNO (N:1)
Uno o varios registros de una tabla pueden estar relacionados con uno o varios registros
en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla CURSO puede estar relacionado con uno o varios
registros de la tabla ALUMNOS, y un registro de ALUMNOS sólo puede estar relacionado
con uno de CURSO (un alumno sólo puede pertenecer a un curso).
VARIOS A VARIOS (N:M):
Uno o varios registros de una tabla pueden estar relacionados con uno o varios registros e
en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla PROFESOR puede estar relacionado con uno o varios
registros de la tabla CARGA (un profesor puede tener varias cargas), y a su vez un
registro de CURSO puede estar relacionado con uno o varios registros de
PROFESORES (varias profesores pueden tener asignados varios cursos).

MODIFICAR UNA RELACIÓN
Para que Access 2010 nos muestre la ventana Modificar relaciones hemos de hacer click
con el botón derecho sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y seleccionar
Modificar relación.
ELIMINAR UNA RELACIÓN
Para eliminar una relación tan sólo hemos de hacer lo siguiente:
Click sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y pulsar la
tecla Suprimir.
Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la

opción Eliminar del menú contextual.
La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Página 52
IMPORTAR DATOS
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente. Para
ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar la
opción adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en
el botón Access.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla,
formulario, informe, macro, etc. sólo tendremos que seleccionar la base de
datos de origen y pulsar el botón Aceptar.
En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.

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En la imagen verás que el botón Opciones >> se encuentra desactivado, es porque

hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del
cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los
objetos.
Como habrás podido observar existen otros métodos de importación de datos, podrás
acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la sección Importar.
Por ejemplo, para importar la información de una base de datos de un archivo de texto
simplemente deberemos hacer clic en el botón Archivo de texto.
En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás indicar la
forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la información, incluso te
podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero
con las mismas características utilizando el botón Importaciones guardadas.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se

Página 54
han producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los
podamos analizar y comprobar.
EXPORTAR DATOS
En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos
o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto. Ahora veremos el proceso
contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un
archivo de otro tipo.
Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la
sección Exportar de la pestaña Datos Externos.
Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y

en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia
exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo
vamos a exportar a Access. Se abrirá el cuadro Exportar: Base de datos Access y sólo
tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto.
Se mostrará un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del

objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna
otra interacción por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de
diálogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una
base de datos llamada ad-consultores.accdb.

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Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también
elegir qué parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la

tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su
estructura seleccionando la opción Sólo definición.
Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a
archivos XML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos
marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.
Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en

el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:
Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla.
Aunque el predeterminado sea Windows Unicode (UTF-8) suele ser el formato que

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mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la

plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.
Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente para
exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de
importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e
incluso guardar esa especificación.
EXPORTAR A WORD Y EXCEL

También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras
tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo
paquete como Word o Excel.
Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla

dentro de un archivo tipo RTF.
Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de
Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la
opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para crear
cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en
tu tabla de base de datos.
TENER DATOS POR VINCULACIÓN

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero
que actúa como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos
en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos
aunque ésta se encuentre en un archivo diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales,
con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).
Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea
una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya.
Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en
otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo

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estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la
base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de datos origen,
quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás
copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión entre
tu tabla y la del origen de la importación.
Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla. En la
pestaña Datos externos, hacer clic en el botón Access del grupo Importar y vincular. La
diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al origen de
datos creando una tabla vinculada.
Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez
seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:
Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se
añadirá automáticamente a tu base de datos.

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Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo en la

ventana Base de datos.
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte de datos
separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez
pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la
información en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de
Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen
modificando y recabando información.
EL ADMINISTRADOR DE TABLAS VINCULADAS
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la ubicación
del origen de esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para
ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.
Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas tendrás que hacer
clic en su botón, situado en la pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular.
Obviamente este botón sólo estará habilitado si hay alguna tabla vinculada en la base de
datos.
Esta herramienta nos permitirá actualizar nuestra base de datos cuando la ubicación
de la tabla vinculada haya cambiado.
Veamos cómo funciona.
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Este es el aspecto que muestra el Administrador.
Desde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su
casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en
Aceptar y Access actualizará las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base
de datos.
Para cambiar la ubicación de las tablas originales sólo tenemos que marcar la opción
Preguntar siempre por la nueva ubicación.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntará dónde debe
buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos,
el programa la recordará y actualizará la estructura y ubicación de las tablas.

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CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Tipos de consultas
Hay varios tipos de consultas en Access 2010: consultas de selección y consultas

de acción, Consultas específicas de SQL.
Las CONSULTAS DE SELECCIÓN nos permiten seleccionar un conjunto de datos,

mientras que con las CONSULTAS DE ACCIÓN podemos además operar sobre los
datos seleccionados.
Hay tres tipos de consultas de acción: consultas de actualización, consultas de

eliminación, y consultas de datos anexados.
Totales
consulta de selección Parámetros
Campos Calculados
CONSULTA de Actualización
de eliminación
Consulta de acción
datos anexados
Consulta por SQL
Crear Tablas
CREAR CONSULTAS DE SELECCIÓN
Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas,
analizarlos, imprimirlos, etc.
Para crear una consulta de selección, haremos click en el icono Diseño de

consulta que se halla en la pestaña Crear:

Página 61
A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y
haremos click en el botón Agregar (de igual modo que al relacionar tablas).
Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que

deseamos mostrar. Situándonos en una de las celdas correspondientes
a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en .

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Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como
establecer el Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o
descendente (se puede definir un máximo de 10 ordenaciones).
En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo código sea
mayor de 1 y menor de 4 por orden de menor a mayor y con fecha posterior al
01/01/2002 (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los clientes
cuyo nombre sea Marta(es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o minúsculas).
ESTABLECER CONDICIONES
Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unas condiciones para filtrar los
datos que deseamos que se muestren usando la opción Criterios junto con la opción O,
con lo que las condiciones se harán por filas (primero se filtra por la condiciones de la
primera y luego por los de la segunda).
Podemos también usar comodines en los criterios, como los símbolos igual '=', mayor que
'>' o menor que '<', el asterisco '*' (indicando que en su lugar pueden ir otros caracteres,
como por ejemplo: can* mostraría palabras como Canarias, canes, etc.).
ESTABLECER UN CRITERIO DE MODO DINÁMICO
Podemos pedir un dato que sea a través del cual se efectuará la consulta cada vez que
esta se ejecute. Por ejemplo, podemos hacer que cada vez que abramos la consulta se
nos pregunte qué códigos deseamos listar.
Para pedir un solo dato de entrada primeramente nos situaremos en la columna que
queremos usar para filtrar los datos y entre corchetes escribir el texto que queremos que
se muestre, como se muestra en la imagen (ojo, porque no podemos poner un nombre
igual al del campo).
Posteriormente haremos click en el icono Parámetros que se halla en la cinta de

opciones correspondiente a la pestaña Inicio:

Página 63
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, en el que introduciremos el mismo texto que

en el paso anterior escribimos entre corchetes enCriterios (pero sin corchetes pues será
el texto informativo que se nos muestre cuando se nos pregunte por el dato), y
seleccionaremos el tipo de dato que vamos a pedir (el mismo del que sea el campo).
Finalmente haremos click en Aceptar.
Una vez creada, para ejecutar una consulta haremos doble click con el botón
izquierdo del ratón sobre su nombre, o bien click con el botón derecho sobre ella y
seleccionar Abrir.
Si estamos en Vista diseño podemos ejecutarla haciendo click en el icono Ejecutar:

Tras ejecutar esta consulta con parámetros se mostrará una imagen como la siguiente
en la que deberemos introducir los datos que se nos piden:
Para pedir más de un dato de entrada el proceso es similar, con la diferencia de que
usaremos los operadores Entre e Y para establecer los límites, tal y como se muestra
la imagen de la derecha:
Posteriormente y del mismo modo que antes, haremos click en el icono
Parámetros. .
Después introduciremos los dos textos usados en Criterios (sin corchetes) y

seleccionaremos el tipo de datos adecuado en caso (el mismo de los campos usados)

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Cuando ejecutemos la consulta se nos mostrará una ventana preguntándonos cada

parámetro (según el ejemplo, una para Código inicial y otra para Código final) en la
deberemos introducir los datos que se nos piden.
Es posible hacer este tipo de consulta pidiendo datos de campos diferentes.
Para guardar la consulta, en Access 2010 haremos click en el icono daremos un

nombre a la misma y haremos click en Aceptar.
CREAR CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN
Este tipo de consulta de Access 2010 es usado para modificar registros

automáticamente.
Para crear una consulta de este tipo, primeramente hemos de crear una consulta de
selección, y luego en la vista Diseño haremos click en el icono Actualizar:
Veremos cómo desaparecen las filas Orden y Tab Ref Cruz y en su lugar aparece una
nueva fila llamada Actualizar a.
En la nueva fila introduciremos en la columna deseada una expresión correcta, como por
ejemplo: [precio venta] + 100, que sumará 100 al precio de venta de cada artículo.
También como vemos, podemos pedir un parámetro al usuario en base al cuál se hará
la actualización.
Después de guardarla, luego en el listado de las consultas veremos que ésta se

encuentra marcada con el icono.
CREAR CONSULTAS DE ELIMINACIÓN
Este tipo de consulta de Access 2010 es usado para eliminar un conjunto de datos.

Para crear una consulta de eliminación para una sola tabla, desde la Vista diseño
hemos de hacer click en el icono Eliminar.
Veremos cómo desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y en su lugar aparece una nueva
fila llamada Eliminar, que contendrá los valores Dónde/Desde.
En la columna en que esté Dónde estableceremos la condición para la eliminación

en Criterios.
En este ejemplo se eliminan registros de una sola tabla según el dato (código)
introducido por el usuario.
Las consultas de eliminación se identifican con el icono. .
Para crear una consulta de eliminación para varias tablas relacionadas el proceso
tiene dos variaciones:
La primera posibilidad es que un dato de una tabla esté relacionado con un

sólo datos de la otra tabla (relación uno a uno).
Después de establecer un criterio (si lo deseamos), en los cuadros Campo

seleccionaremos para cada tabla los que vienen con el nombre dichas tablas seguidos de
punto y asterisco '.*'.
En la vista Hoja de datos se mostrarán todos los campos de cada tabla.
Después tan sólo hemos de ejecutar la consulta y se eliminarán los datos de ambas
tablas a la vez.

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La otra posibilidad es que un dato de una tabla esté relacionado con varios
datos de la otra tabla (relación uno a varios).
En este caso primero tendremos que borrar los datos de la segunda tabla (varios) y
luego los de la primera.
Después de establecer un criterio (si lo deseamos), en un Campo seleccionaremos el

que viene con el nombre de la tabla en la que están los datos a borrar seguido de punto y
asterisco '.*', tal y como se muestra en la imagen anterior (en la vista Hoja de datos se
mostrarán todos los campos de esa tabla).
Para eliminar después los datos de la primera tabla hemos de quitar en la consulta las
tablas de las que ya hemos borrado los datos y ejecutarla de nuevo.
Un ejemplo de este tipo de relación puede ser como una tabla en la que están los datos
de los Clientes y otra Pedidos en la que constan todos los pedidos de cada uno de ellos.
CREAR CONSULTA DE DATOS ANEXADOS
Esta consulta de Access 2010 es usada para copiar datos de una tabla a otra, por
medio de un criterio en caso de ser necesario.
Primeramente crearemos una consulta con la tabla que contiene los datos que queremos
copiar y estableceremos Criterios si así lo necesitamos, tal y como se muestra en la
imagen de la derecha.
Después haremos click en el icono Anexar y veremos una ventana como mostrada abajo,
en la que indicaremos cuál es la tabla en la que queremos copiar los datos.

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Las consultas de datos anexados se identifican con el icono. .
CREAR CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS
Este tipo de consulta es útil cuando tengamos tres campos cuyos valores podrían
cruzarse para poder ver los datos de una forma más resumida.
Después de crear una consulta de selección en la que estén incluidos los tres campos,
en Vista Diseño haremos click en el icono General.
En Tab ref Cruz indicaremos qué campos deseamos poner cómo encabezado de fila,
encabezado de columna o mostrar su Valor, en el cruce de ambos.
En Total indicaremos entre las diferentes opciones de agrupamiento que se nos

muestran.
Algunas de las opciones que podemos encontrar en Total son:

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Cuenta Muestra el número de coincidencias encontradas.
Min Muestra el valor más bajo de los encontrados.
Max Muestra el valor más alto de los encontrados.
Suma Muestra la suma de los valores encontrados.
Promedio Muestra la media de la suma de todos los valores.
Primero Muestra sólo el primero de los valores hallados.
Ultimo Muestra sólo el último de los valores hallados.
Tras guardarla, para ejecutar la consulta haremos doble click con el botón izquierdo
sobre ella, o bien click con el botón derecho y seleccionaremos Abrir
Según el ejemplo anterior, se mostrarían como encabezados de columnas los nombres

de los artículos y como encabezados de filas sus códigos.
En los cruces entre artículo y código, se muestran las existencias de cada uno de ellos;
también se puede usar esta consulta usando varias tablas.
Otra forma de crear una consulta de referencias cruzadas es creando la consulta de

selección inicial con los campos a usar (como hemos visto antes) y en Vista Diseño
hacer click en Ver y seleccionar Vista Tabla dinámica.

Veremos una ventana como la siguiente, contiendo en cuadro de diálogo los campos de
la consulta de selección a partir de la cual estamos creando la actual consulta de
referencias cruzadas:
En este punto, tenemos que arrastrar el campo que deberá contener las filas hacia la
parte izquierda y soltarlo donde pone Coloque campos de fila aquí; después
arrastraremos el campo que corresponda hacia la parte superior y lo soltaremos en
Coloque campos de columna aquí.

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Después arrastremos el campo que contiene los datos hacia la parte central y lo
soltaremos en Coloque campos de totales o campos detallados aquí.
En caso de tener un campo para usar como filtro, lo arrastraremos hacia la parte superior
y lo soltaremos en Coloque campos de filtro aquí.
CREAR CONSULTAS MEDIANTE LOS ASISTENTES
Para crear una consulta usando el Asistente, en la pestaña Crear haremos click en
el icono Asistente para consultas.
En el cuadro de diálogo que se nos muestra a continuación seleccionaremos el tipo de

consulta que deseamos crear, y no tenemos más que seguir los sencillos pasos que se
nos indiquen en cada caso:
MODIFICAR CONSULTAS
Si necesitamos modificar una consulta existente haremos click con el botón derecho
sobre ella y seleccionaremos Vista Diseño:

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Para mover un campo hemos de situarnos en la celda sobre el nombre hasta que el
cursor cambie a forma de flecha apuntando hacia abajo, y cuando se muestre
seleccionado lo arrastraremos con el ratón sobre el campo hacia el lugar qué deseemos.
Para eliminar campo hemos de situarnos en la celda sobre el nombre hasta que el
cursor cambie a forma de flecha apuntando hacia abajo, y cuando se muestre
seleccionado pulsaremos la tecla Suprimir.
Posteriormente cuando abramos la consulta en modo Hoja de datos veremos en ella los
campos, según las condiciones establecidas en la misma.
CONSULTAS CON CAMPOS CALCULADOS
Es posible crear en una consulta de Access 2010, campos que hagan cálculos sobre
otros.
Para ello, en Campo introduciremos entre corchetes los nombres de los campos a que
hagamos referencia.
Detrás de los campos introduciremos el texto que se mostrará como encabezado de la

columna seguido de dos puntos ":".
Según el ejemplo, al ejecutar la consulta se mostraría algo como lo siguiente:

Página 73
FORMULARIOS
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones.

El presentación final.de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de
Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de
diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar
resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados.
Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un
recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.
Los formularios se usan para una cómoda gestión de los datos (inserción, modificación y
eliminación), pudiéndose ser usados tanto con tablas como con consultas.
.
CREAR UN FORMULARIO USANDO EL ASISTENTE
Para crear un formulario usando el Asistente haremos click en la

opción de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaña Crear.
Veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el que seleccionaremos

los campos de las distintas tablas que usaremos en el formulario y pincharemos en
Siguiente.
Después haremos click en el botón Siguiente.
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En la siguiente pantalla seleccionaremos la distribución que deberá tener, y haremos

click en Siguiente.
En este punto daremos un nombre al formulario, seleccionaremos una de las dos

opciones disponibles y pulsaremos el botón Finalizar.
Si en la pantalla anterior habíamos seleccionado la opción Modificar el diseño del

formulario se abrirá el formulario creado en Vista Diseño.
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Si habíamos seleccionado la opción Abrir el formulario para ver o introducir información

se cerrará el Asistente y se abrirá el formulario que hemos creado. Para movernos por los
registros del formulario, en la parte inferior izquierda del mismo veremos:
Esto nos muestra información sobre la tabla o consulta que estemos usando a través del
formulario: según la imagen de ejemplo hay siete registros en total, y estamos situados
en el tercero.
Para buscar y reemplazar un dato haremos click en los

iconos Buscar y Reemplazar respectivamente, y en el cuadro de diálogo que nos
aparece seleccionaremos las opciones deseadas.
Página 76
Para modificar un registro tan sólo hemos de situarnos en él y después de editarlo

pasar al siguiente, o hacer click en el icono .
Si después de haber modificado un registro deseamos restaurar los valores que

contenía antes, haremos click en el icono o pulsaremos la combinación de
teclas Control + Z.
Para eliminar un registro en un formulario haremos click en el icono Eliminar y

seleccionaremos la opción Eliminar registro.
NOTA: después de borrar un registro no podremos recuperarlo.
CREAR FORMULARIOS MANUALMENTE
También podemos crear formularios haciendo click en el icono Diseño del

formulario que se encuentra en la cinta de opciones de la pestaña Crear.
Veremos una malla que representa el área del formulario. Podemos ampliar y reducir
dicha área situando el cursor del ratón en sus bordes para posteriormente pinchar y
arrastrar hasta dimensionarlo del modo deseado.
Haciendo click con el botón derecho podremos ver y modificar sus algunas características
generales: como establecer colores, mostrar reglas y cuadrículas que nos ayudan a la
hora de componerlo, establecer un encabezado y pie.
Si hacemos click en Propiedades podremos configurar además otras características del
mismo.
Si hacemos click en Propiedades de formulario se mostrará el panel Hoja de
Propiedades en la parte derecha de la ventana.
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Asimismo, estando en Vista Diseño se mostrará el grupo Controles en la cinta de

opciones de la pestaña Diseño, desde el que introduciremos los controles necesarios
en el formulario:
Para seleccionar entre los diferentes controles hemos de activar el icono. .
Si hacemos click en el icono se desplegarán otras opciones, y si al insertar algunos

controles en el formulario tenemos activada la opción Utilizar asistentes para
controles se nos abrirá directamente un Asistente que nos ayudará a configurar
sus propiedades.
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OPERACIONES CON CONTROLES EN FORMULARIOS
Para insertar un control hemos de hacer click sobre su icono en el cuadro de

herramientas y pinchar en el área del formulario.
Para mover un control hemos de pinchar en el cuadradito negro de su esquina

superior izquierda y arrastrarlo hasta la posición deseada. En caso de controles que
constan de varios objetos nos situaremos sobre uno de sus bordes hasta que el cursor
cambie a forma de mano.
Para eliminar un control tan sólo hay que seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
Es posible redimensionar los controles pinchando y arrastrando desde sus esquinas.
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Para seleccionar varios controles podemos hacerlo manteniendo pulsada la

tecla Control y pinchando sobre ellos.
También podemos seleccionar varios controles a la vez para poder moverlos más
fácilmente, para ello pincharemos en un área vacía y arrastraremos hasta que veamos
cómo quedan seleccionados los que deseemos. Después sólo hemos de situar el cursor
encima de alguna parte seleccionada, pinchar y arrastrar hacia el lugar deseado.
Todos los controles tienen una lista de propiedades que podemos configurar, para poder
verlas haremos doble click en ellos. Muchos de ellos tienen propiedades comunes
(tamaños, colores) y otras específicas.
INSERTAR UNA ETIQUETA
Usaremos el icono para insertar un texto. Sólo tenemos que escribir el texto y
pulsar Enter para terminar.
INSERTAR UN CUADRO DE TEXTO

Usando el icono insertaremos un cuadro de texto que podremos usar para editar
datos, además de una etiqueta asociada al mismo, tal y como se muestra en la
imagen.
Para cambiar el texto de la etiqueta o el control, después de haberlo seleccionado

haremos hacer click sobre él.
INSERTAR UN GRUPO DE OPCIONES
Usando el icono dibujaremos en el formulario un grupo de opciones dentro del

cual podremos insertar otros controles.
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INSERTAR UN BOTÓN ALTERNAR
Con el icono podremos introducir en el formulario un botón que en el formulario se

puede mostrar pulsado o no.
Se puede usar por ejemplo para que al estar pulsado se muestren ciertos datos, para
no recargar mucho el formulario.
INSERTAR CASILLAS DE VERIFICACIÓN
Se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o
para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla
tendrá este aspecto , sino este otro. .
INSERTAR BOTONES DE OPCIÓN
Se suele utilizar para escoger una opción de una serie de pocas opciones. Si el campo
contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro. .
INSERTAR CUADROS COMBINADOS
Con el icono podremos crear una lista como la mostrada en la imagen, en la que
podremos elegir entre uno de los valores que contiene.
Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede escoger si la despliega.
Se definen sus opciones mediante un asistente.

Página 81
OTROS CONTROLES
Icono Control Descripción
Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de selección,

Seleccionar
anulando cualquier otro control que hubiese seleccionado.
Al pulsarlo se ejecutará la acción que se le indique, tanto

Botón acciones personalizadas como acciones predefinidas de
entre las más de 30 disponibles en su asistente.
Control de Permite organizar la información a mostrar en pestañas

pestaña distintas.
Para incluir un enlace a una página web, un correo

Hipervínculo
electrónico o un programa.
Control de Permite incrustar una página web en el formulario,

explorador web indicando su dirección.
Inserta en el formulario un objeto que facilita la

Control de
navegación por él. Tiene el mismo efecto que crear
navegación
directamente un formulario de tipo Navegación.
Insertar salto de No tiene efecto en la Vista Formulario pero sí en la Vista

línea Preliminar y a la hora de imprimir.
Representación gráfica de datos que ayuda a su

Gráfico
interpretación de forma visual.
Permite dibujar líneas en el formulario, para ayudar a

Línea
organizar la información.
A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores

aparece desplegada en todo momento. Esto favorece la
posibilidad de seleccionar más de una opción a la vez.
Cuadro de lista
Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista
puede tener una o más columnas, que pueden aparecer
con o sin encabezados. Se define mediante un asistente.
Permite dibujar rectángulos en el formulario, para ayudar

Rectángulo
a organizar la información.
Para insertar archivos como un documento Word, una

Marco de objeto hoja de cálculo, etc. No varian cuando cambiamos de
independiente registro (independientes), y no están en ninguna tabla de
la base.
Esta es la forma más moderna y óptima de incluir archivos

en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo
Datos adjuntos que Datos adjuntos está disponible para las nuevas bases
hechas en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y
los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mdb).
Para incluir un subformulario o subinforme dentro del

Subformulario/
formulario. Un asistente te permitirá elegirlo.
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Subinforme En versiones anteriores un formulario no podía incluir un

subinforme, en este aspecto se ha mejorado.
Para insertar archivos como un documento Word, una

hoja de cálculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro
Marco de objeto
(dependientes), porque se encuentran en una tabla de la
dependiente
base. Ejemplos: La foto o el currículum de una persona, las
ventas de un empleado, etc.
Permite insertar imágenes en el formulario, que no

Imagen dependerán de ningún registro. Por ejemplo, el logo de la
empresa en la zona superior.
INSERTAR MARCOS DE OBJETOS INDEPENDIENTES
El control nos permite introducir otros objetos (archivo de imagen, sonido, texto,
etc.) en el formulario, con la particularidad de que al hacer doble click desde la Vista
Diseño sobre éste podremos editarlo desde el mismo formulario al abrirse el programa
que se usa para ése tipo de archivo.
El archivo puede estar incrustado o vinculado (según tengamos desactivada o activada

la casilla Vincular).
Cuando el archivo está incrustado se copia una copia del mismo dentro del archivo de
base de datos de Access 2010, y si está vinculado se opera sobre la imagen a la que
se hace referencia, donde ésta esté guardada. También podemos crear un
archivo nuevo.
INSERTAR MARCOS DE OBJETOS DEPENDIENTES
Nos sirven para insertar, modificar y ver otros tipos de archivos (imágenes,
documentos, sonidos) en los registros de una base de datos en campos de
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tipo OLE (un tipo de objeto que permite el intercambio de distintos tipos de datos entre
programas, entre otras cosas.).
Para insertar un control de este tipo en el formulario sólo hemos de crear el objeto
haciendo click en el icono , y en el panel Hoja de propiedades que se mostrará en

la parte derecha, dentro de la pestaña Datos, seleccionamos el campo de tipo OLE de
la tabla en la opción Origen del control.
Al Ejecutar el formulario, si hacemos doble click sobre el objeto insertado se abrirá el

programa asociado al archivo, pudiendo modificarlo.
Para insertar una imagen, haremos click con el botón derecho en el marco dependiente
y seleccionaremos Insertar objeto; se nos mostrará una ventana en la que
seleccionaremos la opción Crear desde archivo, navegaremos hasta la imagen, haremos
click en Aceptar y pulsamos Enter estando sobre el marco dependiente.
También es posible crear uno nuevo.
Para modificar la imagen haremos doble click sobre ella, y después de haberse abierto
con el programa asociado la modificaremos.
Para eliminar el objeto OLE sólo hace falta seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

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INTRODUCIR SALTO DE PÁGINA
En caso necesario, es posible dividir un formulario grande en varias partes para su

visualización mientras lo usamos en la vista Hoja de datos.
Normalmente Para desplazarnos en un formulario usaremos la barra de
desplazamiento vertical y/o las teclas Página arriba y Página abajo .
Pero si deseamos que al pulsarlas nos lleven a una posición concreta podemos definirla
introduciendo un salto de página.
Para insertar un salto de página haremos click en el icono del cuadro de herramientas
y lo pondremos allí donde deseemos que comience la nueva página:
veremos a la izquierda de la página unos puntos suspensivos para indicarnos su

posición. Este control se puede mover como todos los demás.
INTRODUCIR UN CONTROL DE FICHA
Para introducir un control de este tipo usaremos el icono .
Este control es usado entre otras cosas cuando queremos dividir los datos en varias
secciones.
La creación de un control de ficha es bien sencilla: basta con crear los objetos en cada
una de sus páginas (no basta con mover objetos ya creados dentro de él).
INSERTAR LÍNEAS Y CUADRADOS
En ocasiones nos puede interesar dibujar líneas y cuadrados en un formulario con

objeto de separar sus secciones o hacerlo más vistoso.
Para ellos usaremos los iconos y .
INSERTAR MÁS CONTROLES
Aparte de los controles incorporados en Microsoft Access 2010 vistos hasta ahora,
también podemos usar otros que tengamos instalados en el sistema.
Página 85
Para ello haremos click en el icono de la cinta de opciones y al desplegarse

seleccionaremos la opción Controles ActiveX:
Asociar los controles con campos, tablas o consultas
Para ver las propiedades de un control haremos click con el botón derecho sobre él
y seleccionaremos Propiedades, o bien haremos click con el botón izquierdo sobre el
control para seleccionarlo y después en el icono Hoja de propiedades:
Veremos a la derecha el panel Hoja de propiedades.
Para asociar un campo a un control, hemos de seleccionarlo en la opción Origen del

Control que se halla en la pestaña Datos.
En la pestaña Datos podemos además configurar otras opciones tales como dar un
valor predeterminado al control, aplicar una regla y texto de validación, bloquear el
control para que no se pueda editar el valor del campo desde él, etc.
El editar una tabla desde un formulario es igual a si lo hiciéramos desde la tabla en la

vista Hoja de datos.
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PROPIEDADES DE LOS CONTROLES
En la siguiente tabla se muestran algunas las propiedades de Formato generales de

los controles:
PROPIEDAD DEFINICION
Color del texto Define el color del texto del control.
Color del fondo Configura el color de relleno.
Define el espaciado entre Espaciado interlineal.

las líneas.
Izquierda, superior Ancho, Cambiar la posición y redimensionar el control.
alto
Estilo del fondo Indica si se mostrará con el fondo transparente o con un color de
relleno.
Efecto especial Configura el modo en que se visualizará el control (con relieve,

sombreado, grabado, etc.).
Estilo, Color y Ancho de los Más opciones para configurar la visualización de los controles.
bordes,
Fuente en Cursiva Fuente Indica si el texto se mostrará en cursiva o subrayado.
Subrayada
Margen Izquierdo, Derecho, Configura los márgenes al mostrar el texto.
Superior e Inferior
Nombre, Tamaño Espesor Permite cambiar el tipo de letra usado, su tamaño y el grosor de
de la fuente la misma.
Título Cambia el texto de una etiqueta.
Visible Indica si el control estará o no visible desde en el formulario.
Como ya hemos visto en la pestaña Datos tenemos las opciones que necesitamos para
asociar campos a los controles, además de configurar opciones para la edición de los
datos y demás.
Los Eventos son acciones que se realizan cuando sucede determinada circunstancia
(por ejemplo, se podría generar un evento cuando que al pasar el ratón por encima de
una imagen se muestre otra diferente). No nos detendremos en su explicación ya que
requieren ciertos conocimientos de programación.

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Dentro de la pestaña Otras, encontraremos algunas otras opciones.
OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Comportamiento Configura si deseamos que al pulsar la tecla Enter en un control de texto

de la tecla Enter se creará una nueva línea o bien que se pase al siguiente campo.
Índice de Normalmente cuando pulsamos la tecla Tabulador nos iremos moviendo

entre los diferentes campos. Esta opción indica en qué posición del grupo
tabulación
de controles se encontrará el que configuramos.
Pone un nombre que identifique al control. Normalmente se usa para

Nombre acceder de forma sencilla al control desde el lenguaje de programación
incorporado en Access 2010.
Punto de Normalmente cuando pulsamos la tecla Tabulador nos iremos moviendo

entre los diferentes campos. Con esta opción indicamos si el control
tabulación
permite que al pulsar esta tecla nos situemos en él o lo ignore.
Permitir Configura si deseamos que se haga Autocorrección o no cuando el

Autocorrección usuario edite el campo.
Tabulación Indica si al introducir el último carácter de un campo nos situaremos en el

Automática siguiente.
Texto de la Define un texto que se mostrará en la barra de estado cuando estamos

barra de estado situados en el control.
Texto de ayuda Configura el texto de ayuda que se mostrará al mantener el ratón unos
del control segundos sobre el control.
Vertical Para mostrar el texto en posición vertical u horizontal.
En la pestaña Todas se muestran las opciones sin agrupar.
OTRA FORMA DE INTRODUCIR CAMPOS
Podemos también insertar controles de un modo sencillo, pinchando en el

icono Agregar campos existentes de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaña Diseño: en la parte derecha de la ventana veremos el panel Lista de
campos con los campos contenidos en la tabla o consulta previamente seleccionada.

Pinchando sobre el nombre del campo y arrastrando hacia el formulario se creará un

control ya asociado a ese campo.
LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes
se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su
diseño una vez creado.
CREAR UN INFORME
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña
Crear:
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el
informe a nuestras necesidades.
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Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
EL ASISTENTE PARA INFORMES
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el
botón .
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro
Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de

la lista de campos seleccionados.
Página 90
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en
la siguiente página.
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente
hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada
registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente

al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón.
.
Página 91
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo
baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo

clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir
su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo
en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de
intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de
pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón
Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...

Página 92
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por
el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos
una ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para
cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo
podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.
Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que
puedes ver en la siguiente página.
Página 93
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con
esa distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:
Página 94
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también
será el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresión
Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la

ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del
informe.
LA VISTA DISEÑO DE INFORME
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a

Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos
servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que
definimos un formulario.
Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel
de navegación y pulsar en su menú contextual o en

la Vista de la pestaña Inicio.
Nos aparece la ventana diseño:

Página 95
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
 El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de

indicar únicamente al principio del informe, como su título.
 El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al

principio de cada página, como los encabezados de los registros, el
logo, etc.
 Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para

un único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila
para cada uno de los registros.
 El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de

cada página, como la fecha del informe, el número de página, etc.
 El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá

al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página
y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del
informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para
recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.
Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del
informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás
acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo
Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que
quieras) y cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no
se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión
o en la Vista informes.
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Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos
ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.
LA PESTAÑA DISEÑO DE INFORME
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las
siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los

formularios.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar
de una vista a otra, si lo desplegamos podemos
elegir entre Vista Diseño la que estamos
describiendo ahora, la Vista Presentación que
muestra una mezlca de la
vista Informes y Diseño y finalmente la Vista
Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cómo

quedará la impresión antes de mandar el
Página 97
informe a impresora.
En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al

informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los
formularios.
El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar

los niveles de agrupamiento como veremos más adelante
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los
tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como
veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que podemos
incluir en el encabezado y pie de página.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes

entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo
añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa
página de código haciendo clic sobre el botón
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades

del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el
botón. .
EL GRUPO CONTROLES
Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se
pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son
más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando.
En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema

anterior:
Página 98
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú
contextual elegiremos Colocar varios controles
.
A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este
tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón o volvemos a seleccionar

la opción del menú contextual para desactivarla.
El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos

activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrirá
un asistente para guiarnos.
Los tipos de controles disponibles son:
Página 99
Página 100
También incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes,

sino más bien en formularios:

Página 101
Podemos añadir más controles, más complejos con el botón. .
Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de un

formulario, si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control, cómo moverlo de sitio,
copiarlo, cambiar su tamaño, cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios controles,
repasa la unidad anterior.
AGRUPAR Y ORDENAR
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de

agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una
cabecera especial o una línea de totales. También podemos definir una determinada
ordenación para los registros que aparecerán en el informe.
Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o

modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido:
ABRIR EL INFORME EN VISTA DISEÑO.
En la pestaña Diseño > grupo Agrupación y totales > pulsar Agrupar y
ordenar. .
Se abrirá un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupación, orden

y total:

Página 102
Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo
modo, haciendo clic en Agregar un orden estableceremos un orden dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro
de un grupo.
Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación.
Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
IMPRIMIR UN INFORME
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos
dentro de Access.
Imprimir directamente
1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de
Navegación para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más

opciones, escoger Impresión Rápida.
Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opción.
Sería recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos
de que el aspecto del informe es el esperado y que se va a imprimir por la impresora y
con la configuración adecuadas.
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más

opciones, escoger Imprimir.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos

parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:
Página 103
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están

instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la
impresora a la que queremos enviar la impresión.
En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el

informe o bien sólo algunas páginas.
 Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página

inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo,

podremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos
registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción

Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que
si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.
La opción Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del

disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botón Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta

ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo
de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de
papel que utilizamos, etc.
Página 104
Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes,

impresión a varias columnas, etc.
Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin
aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada.
ABRIR EL INFORME EN VISTA PRELIMINAR
Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar
del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresión definitiva. Hay
varias formas de abrir la Vista Preliminar:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestaña Archivo,

pulsar Imprimir y seleccionar Vista previa.
También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de
Navegación y seleccionar la opción en el menú contextual.
O, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de

la pestaña Diseño o Inicio.
LA VENTANA VISTA PRELIMINAR
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa cómo se
distingue la agrupación por código de curso.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la

Página 105
primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la

última página.
En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña, la pestaña Vista preliminar, con
iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:
Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamaño
dependiendo del tamaño de que disponga la ventana de Access.
 Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe,
como elegir cuántas páginas quieres ver a la vez: Una página, Dos páginas
, una junta a la otra; o Más páginas , pudiendo elegir entre las

opciones 4, 8 o 12. Cuantas más páginas visualices, más pequeñas se
verán, pero te ayudará a hacerte una idea del resultado final.
 El grupo Diseño de página permite cambiar la orientación del papel para la

impresión y acceder a la configuración de la página.
 Las opciones de Datos las veremos más adelante. Permiten la exportación

de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.
Ya sólo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista preliminar
para continuar editando el informe.
Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar

únicamente la primera página, sino también las siguientes. Esto cobra especial
importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el
resultado podría ser similar al que se muestra en la imagen:

Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerirá el doble de folios y será

menos legible.
En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientación Horizontal de la

hoja o si es más conveniente estrechar la superficie del informe o sus controles.
Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y lo que se

vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access automáticamente (como el
contador de páginas), lo más sencillo es mover o reducir el control. También será
conveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un
espacio que no utilizarán nunca (por ejemplo si el código de cliente está limitado a 5
caracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).
Página 107
MACROS
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como
abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,
ejecutar formularios, etc.
También se le podrá definir como conjunto de órdenes que se le dan al ordenador para
que las ejecute de forma simultánea cuando nosotros queremos. Una macro puede
ejecutarse automáticamente, por ejemplo al abrir la aplicación o podemos asociarla a un
botón de comando.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una
macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos

antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro
si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones
malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables,
podemos añadir la ubicación en el Centro de confianza
CREAR MACRO
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que
automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará
automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga
clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio
de nuestros productos.
Página 108
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la
pestaña Crear y se abrirá la ventana con la nueva macro, así como sus correspondientes
Herramientas de macros, englobadas en la pestaña Diseño.
Si habías utilizado versiones anteriores de Access, notarás que en la actual versión se ha

modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.
Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista desplegable que te
permite elegir la Acción para la macro. En el panel de la izquierda encontrarás estas
mismas acciones agrupadas por categorías según su tipo y con un útil buscador en la
zona superior, de forma que te sea más sencillo localizar la que deseas aplicar.
Podemos añadir tantas acciones como queramos, ya que al elegir una opción en el
desplegable aparecerá otro inmediatamente debajo del primero, y así consecutivamente.
Simplemente deberemos tener presente que se ejecutarán en el orden en que se
encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma lineal, de forma que no
tendría sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la hemos abierto, por ejemplo.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes arrastrarlas con el
ratón hasta la posición correcta o bien utilizar los botones de la acción, que aparecerán
Página 109
al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o bajar un nivel la acción por cada
pulsación.
Obviamente estos botones sólo están disponibles si hay más de una acción. La última
sólo podrá ascender, la primera sólo podrá descender y si sólo hay una acción
únicamente dispondrá del botón Eliminar situado a la derecha.
En función de la acción que seleccionemos aparecerá un panel con un aspecto u otro, en

el que podremos especificar los detalles necesarios.
Por ejemplo, para la acción Abrir una tabla, necesitaríamos saber su nombre, en qué
vista queremos que se muestre y si los datos se podrán modificar o no una vez abierta.
No siempre será obligatorio rellenar todos los campos, únicamente los que indique que
son Requeridos. El resto puede que tengan un valor por defecto (como en este caso
Vista: Hoja de datos) o que simplemente sean opcionales.
Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te interese ocultar los
detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En ese caso, podrás expandir y
contraer la información desde el botón de la esquina superior izquierda. Cuando se
ocultan los detalles, la información relevante se muestra toda en una fila, como puedes
observar en la siguiente imagen.
Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente grupo en la pestaña

Diseño.
Página 110
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse, Ejecutarse y cerrarse.
Más tarde podremos llamarla desde un control Botón, o ejecutarla directamente desde la
ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic
directamente sobre ella.
VAMOS A CREAR UNA MACRO QUE SE EJECUTARÁ AL ABRIR

NUESTRA BASE DE DATOS.
1. Lo primero que debemos hacer es en la ventana base de datos, seleccionar en la

parte izquierda la opción macros, una después pulsar sobre la opción nuevo
2. Al pulsar sobre nuevo aparece la siguiente ventana: en la parte acción deberemos

decir por orden que queremos que haga nuestra macro.

Página 111
3. Pulsando sobre el botón desplegable, se abre un listado

de acciones que puede hacer la macro, debemos tener claro
el orden en el que queremos que se ejecuten las acciones
para introducirlas correctamente, de lo contrario, cuando la
macro se ejecute no realizará lo que nosotros queremos.
Para nuestro ejemplo queremos que abra un formulario.
4. En la parte inferior de la pantalla, se aparece las propiedades que tiene que tener
cada una de las acciones, para nuestro caso, como le hemos dicho que abra un
formulario debemos indicar que formulario queremos, porque de lo contrario no sabrá
que formulario abrir. Pulsando sobre la lista desplegable de Nombre de formulario
aparecerán todos los que tenemos, elegimos el que queramos abrir
Página 112
5. La siguiente opción que queremos que haga será

Maximizar el formulario, para ello debemos colocarnos en la
siguiente línea de acción y le decimos maximizar, el
programa entiende que lo que queremos es maximizar la
acción inmediatamente superior.
6. Una vez introducidas todas las órdenes guardamos la macro, el nombre que le
vamos a dar para que se ejecute al abrir la aplicación es Autoexec.
Las acciones que se pueden hacer con la macro son muchas, si queremos asociar la
macro a un botón de comando, insertamos primero el botón en un formulario o en un
informe, y después pulsamos sobre el comando con el botón derecho, elegimos la
opción propiedades, nos vamos a la pestaña eventos, y en la lista que aparece vamos
a la opción al hacer clic, en ella tenemos una lista desplegable en la que aparece por
defecto seleccionado procedimiento de evento, pulsando sobre la lista aparecen todas
las macros que hemos creado, seleccionamos la que queremos y cerramos la
ventana. De esta forma hemos asociado una macro a un botón de comando

Página 113

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

CONTENIDO DEL CURSO

Microsoft Access 2010

Cambiar entre las vistas de la tabla

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 3

o Modificar una Relación

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 4

 Insertar marcos de objetos independientes

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 5

¿PARA QUÉ NECESITAMOS BASES DE DATOS?

Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 6

¿POR QUÉ NO SIMPLEMENTE USAR EXCEL?

Organizando y filtrando para ubicar datos en Excel

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

Datos Filtrados para Desplegar los Registros de Bogotá

Ingresar Datos en Excel

Datos Organizados por Cliente en una Hoja de Cálculo de Excel

Ejemplo de Access 2010: Lista de Clientes y Registro de Órdenes

ADMINISTRACION DE DATOS EN ACCESS 2010

Microsoft Access 2010 está diseñado específicamente para ayudarte a administrar

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

Datos de una Tabla de Información de Access 2010

Adicional a la tabla con información de los clientes, probablemente, también querrás

Access 2010 es llamado programa de administración de bases de datos relacionadas,

En este ejemplo, las tablas de información y órdenes de los clientes están

Diagrama de Relación de Tablas en Access 2010

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

Podrías mirar la información en estas tablas, separadamente, para responder la

CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro 2 2 Martha Francés Alva C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Lucas López C/ Valle, 56 46625

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 12

Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

ABRIR Y CERRAR ACCESS 2010

Tenemos dos formas básicas de iniciar Access 2010

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

 Hacer clic en el botón cerrar

 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

 Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 14

Universidad Nacional de Ingeniería

LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para

Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica Página 16

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas

La pestaña Archivo es especial y como tal, está

A este menú también puedes acceder desde el

Este menú contiene dos tipos básicos de