FORMULAS EN EXCEL

El fin de una hoja de cálculo es hacer más práctico y automático el trabajo en los diferentes
controles numéricos, contables, estadísticos o cualquier otro tipo de control que desee llevarse
en este programa, por tal razón es necesario que una hoja de cálculo realice cambios en los
resultados finales con solo cambiar uno de los datos de la hoja. La s fórmulas están estructuradas
de tal manera que puedan afectar los resultados finales de un control de forma automática sin
importar el valor que contengan las celdas que son afectadas por dicha fórmula.

Una formula no es igual a una operación aritmética, debido a que una operación aritmética
utiliza valores específicos para realizar los cálculos. Por ejemplo:

2000 + 500 = 2500 Los valores específicos para este caso serán 2000 y 500

A diferencia de una operación aritmética una fórmula cuenta con variables cuyo valor se
desconoce. Por ejemplo:
En términos matemáticos a estas literales se les conoce con
X + Y = Z el nombre de variables o incógnitas, ya que su valor se
desconoce, pero poseen un valor para el cálculo final Z.

Cuando aplicamos una fórmula en una hoja de cálculo de Excel, debemos hacer referencia a la
posición en la cual se encuentra el dato utilizando el nombre de la celda, (el nombre de una celda
se forma de la letra de la columna con el número de la fila). Por ejemplo:

Como resultado de la unión de las posiciones de los

datos tendríamos la fórmula =A3+B3, que mostraría
el dato 150 ejecutando dicha fórmula.
Note que se antepuso el signo ‘=’ que indica a Excel
que continua una fórmula.

La posición
La posición para para este dato
este dato sería A3 sería B3

Operadores Aritméticos:
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Elevación (potencia)

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Ejemplos de cómo aplicar varias fórmulas
Cree las siguientes columnas: Código del Producto, Producto, Cantidad, Precio, Subtotal,
Descuento y Total a Pagar.

Luego realice lo siguiente:

- ingrese 4 filas de información
- aplique las siguientes fórmulas
Subtotal = Cantidad * Precio
Descuento = Subtotal * 15%
Total a Pagar = Subtotal – Descuento

Note que solo se deben ingresar datos donde no se requiera una fórmula.

Posteriormente realizaremos las fórmulas, sustituyendo los valores que se nos dan por el nombre
de la celda donde se encuentran ubicados los datos. Empezaremos por calcular el subtotal. Según
la fórmula el subtotal es igual a la cantidad por el precio. Entonces para aplicarla debemos
colocar el cursor en la celda donde se encuentra el subtotal en este caso ser ía la celda F4 y
escribir lo siguiente: =d4*e4. Note que la celda “d4”, representa la cantidad y la celda “e4”,
Representa el precio.
La fórmula para el descuento es: La fórmula para el total a pagar es:
=f4*15% =f4-g4

Después de haber realizado cada una de las fórmulas en la primera fila de información, deberá
realizar las mismas en las siguientes filas donde se encuentran los demás datos utilizando la
manija de control. Al final el ejemplo queda de la siguiente manera:

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Formato Condicional
Analizar grandes cantidades de datos para descubrir tendencias y variaciones es un proceso
lento, especialmente si se debe aplicar formato a la información para que la revisen otros grupos.
Con el formato condicional que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se
especifica es cierta, se puede atraer rápidamente la atención sobre las variaciones aplicando
formato automático basado en los parámetros establecid os. Por ejemplo podemos hacer que si
cualquiera de las 3 notas o el promedio es menor que 4 se escriba con color rojo o que si es
mayor o igual que 4 se escriba con color azul.

1.- Para ello primero seleccione todas las celdas que tienen contenido
numérico.

2.- Vaya a la pestaña “inicio”, haga clic en la opción Formato condicional, lo cual mostrará las
siguientes opciones:
3.- Haga clic en la opción “Resaltar reglas de celdas”, luego en la opción “Es mayor que”. Mostrará
lo siguiente:

4.- Donde se muestra el valor 3.6, bórrelo y en su

lugar ingrese 3.9

5.- En la opción “con” haga clic en la flecha y elija la opción “Formato personalizado…” mostrará
la siguiente ventana:

6.- En esta ventana seleccione el color azul en la sección

“color”, luego haga clic en el botón “Aceptar”. Mostrará lo
siguiente:

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7.- Haga clic en el botón “Aceptar”
8.- Vuelva a seleccionar todas las celdas que tienen contenido numérico
9.- Repita el paso No. 2
10.- Haga clic en la opción “Resaltar reglas de celdas”, luego en la opción “Es menor que”.
11.- Donde se muestra el valor 3.6, bórrelo y en su lugar ingrese 4 .
12.- En la opción “con” haga clic en la flecha y elija la opción “Texto rojo” mostrará la sigu iente
ventana:

13.- haga clic en el botón “Aceptar”

Finalmente los valores se verán de la siguiente manera:

Hay que hacer notar que si cambiamos alguna de las notas, automáticamente cambiará el
promedio, y si la nota pasa de ser mayor o igual que 4 a ser menor que 4, cambiará de color y
viceversa.

FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite cambiar la apariencia de
los datos a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con
un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de
forma rápida y eficiente.

Para ingresar al formato de celdas, podemos hacerlo de 2 formas:

1. Vaya a la pestaña “inicio”, seleccione la opción “formato” y luego haga clic en la opción
“Formato de celdas”
2. Presione las teclas Ctrl + 1
Ambos procesos mostrarán las siguientes opciones:

Numero: Permite modificar la visualización de los números en la celda . Para ello, seguiremos los
siguientes pasos:

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 General: Visualiza en la celda exactamente el valor
introducido. Es el formato que utiliza Excel por
defecto. Este formato admite enteros, decimales,
números en forma exponencial si la cifra no cabe
por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que

permiten especificar el número de decimales,
también permite especificar el separador de
millares y la forma de visualizar los números
negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se

puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números
negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.

ALINEACIÓN:
Se puede asignar formato a las entradas de las
celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el

contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de
las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

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Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es
decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se
ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir
entre una de las siguientes opciones:

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas
contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de
la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila
y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.

FUENTE:
Permite cambiar todas las propiedades del texto que se encuentre en una o varias celdas.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente

determinada, es decir, un tipo de letra.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura.

No todos los estilos son disponibles con cada tipo
de fuente. Los estilos posibles son: Normal,
Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido,

se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la
lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

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Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la
izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente qu e
Excel2003 tiene por defecto.

BORDES:
Permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Preestablecidos: Permite quitar y crear un borde las

celdas seleccionadas.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos

sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones
preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir

Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático,

pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá
elegir un color para los bordes.

RELLENO:
Permite también sombrear las celdas de una hoja
de cálculo para remarcarlas de las demás.
Muestra un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.

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Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado,
bastará con elegir Sin Color.

Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

FUNCIONES

Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculos, y que
produce un resultado. Entre las funciones más utilizadas tenemos: Suma, Promedio, Max y Min.

Función Suma
Esta función permite sumar un rango de valores, utilizando el siguiente formato:
=Suma(valor_inicial:valor_Final) Ejemplo:

Si no existiera la función Suma, la fórmula sería

de la siguiente manera:
=d7+d8+d9+d10+d11+d12+d13+d14+d15+d16

=Suma(c7:c16) =Suma(d7:d16)

Función Promedio
Esta función permite promediar un rango de valores, utilizando el siguiente formato:
=Promedio(valor_inicial:valor_Final). Ejemplo:

=Promedio(c7:c16) =Promedio(d7:d16)

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Funciones Max y Min
Estas funciones permiten mostrar el valor máximo y mínimo de un rango de valores, utilizando el
siguiente formato:
=Max(valor_inicial:valor_Final)
=Min(valor_inicial:valor_Final)

Función Si:
Esta función permite trabajar con condiciones, devolviendo como resultado únicamente un valor,
ya sea verdadero o falso.

Formato Simple de la función Si

=Si(Condición,ProcesoVerdadero,ProcesoFalso)

Una condición se puede hacer de la siguiente manera:

1.- Celda Operador de Relación Celda
2.- Celda Operador de Relación Valor

Mientras que un proceso puede ser un mensaje, una celda o una fórmula.

Operadores de Relación
> Mayor qué
< Menor qué
>= Mayor o igual qué
<= Menor o igual qué
<> Diferente
= Igual

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Ejemplos:
1. Crear las siguientes columnas: Nota1, Nota2, Nota3, Promedio y Resultado.

Luego realice lo siguiente:

- ingrese 4 filas de información
- aplique la siguiente fórmula =Promedio(B4:D4)
(Nota1+Nota2+Nota3)/3
- En Resultado deberá mostrar si ganó o perdió.

=Si(E4>59,"Ganó","Perdió")

Note que la condición es E4>59 y que la celda E4, contiene el resultado del promedio, porque
después de 59, el resultado que muestra es “Ganó”, y lo contrario a la condición el resultado que
muestra es “Perdió”.

2. Crear las siguientes columnas: Precio, Incremento y Nuevo Precio.

Luego realice lo siguiente:

- ingrese 4 filas de información
- aplique las siguientes fórmulas
Si el precio se pasa de 200.00, calcular un incremento del 15%, en caso contrario el
incremento es de 5%.
Nuevo Precio = Precio + Incremento

=Si(B4>200,B4*15%,B4*5%)

=B4+C4

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Formato Anidado de la función Si
=Si(Condición1,Procesos,Si(Condición2,Procesos,Si(CondiciónN,Procesos)))

Ejemplos:
1. Crear las siguientes columnas: Número y Tipo.
Luego realice lo siguiente:
- ingrese 4 filas de información
- En Tipo deberá mostrar si el número ingresado es positivo, negativo o neutro.

=Si(B4>0,"positivo",Si(B4<0,"negativo",Si(B4=0,"neutro")))

2. Crear las siguientes columnas: Edad y Categoría. Luego realice lo siguiente:

- ingrese 4 filas de información
- En categoría mostrar un mensaje dependiendo de la siguiente tabla:

Edad Categoría
Entre 1 y 12 Niño
Entre 13 y 16 Adolescente
Entre 18 y 25 Joven
Entre 25 y 50 Adulto
Después de 50 Viejo

=Si(B3<12,"Niño",Si(B3<16,"Adolescente",Si(B3<25,"Joven",Si(B3<50,"Adulto",Si(B3>50,"Viejo")))))

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Función Si con operadores Y/O
Cuando desee evaluar dos o más opciones también puede utilizar “Y” u “O” con la función sí.
Cuando se utiliza “Y” (ambas condiciones deben ser verdaderas, para realizar la alternativa 1);
cuando se utiliza “O” (con una de las condiciones que sea verdadera se realiza la alternativa 1).

Ejemplo: Calcular un aumento en base a los siguientes datos:

Salario Porcentaje de Aumento
>0 y <=5000 10%
>5000 y <=10000 15%
>10000 20%

Esta es la forma de utilizar la formula, de acuerdo a los rangos de datos en el salario.

Este es el resultado de la fórmula: como el salario esta entre el rango de 0 a 5000; entonces, se le
aplicó el 10% de aumento.

La fórmula para el aumento también la puede utilizar de la siguiente manera:

=si(b2<=5000,b2*10%,si(b2<10000,b2*15%,si(b2>10000,b2*20%)

Función =Contar.Si
Esta función le permite contar un rango de datos que cumplan con una condición establecida.

Ejemplo: Se desea saber cuántos estudiantes aprobaron el curso. La condición en este caso es
que todos aquellos que tengan un promedio mayor o igual que 60 aprobaron.

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Fueron ocho alumnos los que aprobaron el curso de un rango de 10.

ORDENAMIENTO DE DATOS

Una de las aplicaciones importantes en Excel, es el ordenamiento de datos, ya que es necesario

hacer el mismo para llevar un mejor control del trabajo que se esté realizando. El orden amiento
puede aplicarlo en forma ascendente o descendente. Para realizar este proceso lo puede hacer
mediante 2 métodos, los cuales son:

1.- Desde la pestaña “inicio” en la siguiente herramienta:

2.- Desde la pestaña “Datos” en la siguiente herramienta:

Debe tomar en cuenta que cuando ordena deben estar

seleccionados los datos que se requieren para el ordenamiento.
Si utiliza cualquiera de las 2 herramientas (ascendente y
descendente) para hacer el ordenamiento podrá ordenar por medio de
una columna, por definición toma la primera.

Si lo hace desde la pestaña “Datos” tendrá disponible las siguientes opciones:

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Ejemplo de ordenamiento por medio de las herramientas:

Datos a Ordenar

Datos Ordenados

RELACION DE DATOS ENTRE HOJAS (Consolidado de Datos)

La relación de datos consiste en obtener datos de una hoja a otra, para llevar un control detallado
de un determinado trabajo, para ello, se debe tener una hoja que se tomará como la principal
para dicho proceso, a partir de esta hoja se harán los cambios necesarios para afectar a las
demás. Para obtener un resultado de los datos de una hoja a hoja se aplica cualquiera de los
siguientes formatos, según sea el caso:
= Hoja#!celda
= Hoja#!Fórmula
=Función(Hoja#!celda:Hoja#!celda)
=Función(Hoja#!celda operador de relación Hoja#!celda/valor)

Ejemplo No. 1:
1. Hoja 1. Crear las siguientes columnas: Código, Producto, Cantidad y Precio.
2. Hoja 2. Crear las siguientes columnas: Producto, Incremento, Nuevo Precio.
Luego realice lo siguiente:
- ingrese 4 filas de información para cada hoja.
- aplique las siguientes fórmulas
- Si el precio se pasa de 200.00, calcular un incremento del 15%, en caso contrario el
incremento es de 5%.
- Nuevo Precio = Precio + Incremento

HOJA1
Datos de la Hoja1

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HOJA2

=Hoja1!C3 =Hoja1!E3+Hoja2!C3

=Si(Hoja1!E3>200,Hoja1!E3*15%,Hoja1!E3*5%)

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 GRAFICAS ESTADISTICAS

Es la representación de los datos contenidos en las celdas y que facilitan su interpretación. Las
gráficas se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando sufren cambios.
Las gráficas se pueden crear a partir de celdas o rangos no contiguos.

Partes de una Gráfica: Dependiendo del tipo de gráfica que se utilice, puede variar los objetos
que muestra. Regularmente los tipos de gráficas que se utilizan son la Circular y la de Columnas.
Para señalar las partes de una gráfica tomaremos de la base la de tipo Columnas. Vea figura
siguiente:

Título de la Gráfica Leyenda

Título en eje COLEGIO EL TRIUNFO

“y”
Nota:
PROMEDIOS

100
80 Para hacer gráficas en
JUAN Excel, los datos se
60
PEDRO deben ingresar en
40
20
MARIA forma tabular, es decir
en filas y columnas.
0
Tipo de Gráfica JUAN PEDRO MARIA
NOMBRES DE LOS ALUMNOS

Valores
Series Título en eje
Tipos de Gráficas: “x”
Entre los más utilizados tenemos:

Columna: muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado
proceso e ilustra las comparaciones entre elementos.
600
400
200 Series1
0
si no no
sabe

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Barra: ilustra comparaciones entre los elementos. Es similar a la de Columna, solo que las barras
la muestra horizontalmente.

no sabe
no Series1
si

0 200 400 600

Línea: ilustra la tendencia de los datos en intervalos.

600

400 Seri
200 es1

0
si no no sabe

Circular: ilustra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en
función de la suma de elementos. Este tipo de gráfica, siempre mostrará una única serie de datos
y es bastante atractiva cuando se quiere resaltar un dato importante.

si

Creando una Gráfica Estadística:

Vamos a suponer que queremos una gráfica en columnas y que nuestros datos a graficar son los
siguientes:

Ahora realizaremos los siguientes pasos:

1.- Seleccionar los datos a graficar. En este caso

seleccionaremos lo datos de la columna B y los de la
columna C, utilizando el Mouse o ya bien sea por medio del teclado.

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2.- Haga clic en la pestaña “insertar” y en la sección “Gráficos” haga clic en la herramienta
“Columna” y mostrará los siguientes subtipos:

3.- En la sección “Columna en 3-D” seleccione el primer subtipo y

mostrará la gráfica ya terminada.

Después de haber insertado una gráfica nos muestra una serie de opciones en la pestaña
“Diseño”, las cuales son:

MODIFICANDO LOS OBJETOS DE LA GRAFICA

Si observamos la gráfica ya terminada, los elementos que lo conforman no son explícitos por lo
que será necesario hacerle ciertos cambios para que nuestra gráfica se vea presentable.

En el ejemplo anterior nuestra gráfica quedó de la siguiente manera:

1.- Le asignaremos título principal títulos en el eje
X y Y, seleccionando el “Diseño 9” de la sección
“Diseños de gráfico”

La gráfica tendrá la siguiente apariencia:

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Educando con C.S.S. - Manual de Informática

2.- Cambie los 3 títulos por:

Título del gráfico: Sabe usted que significa
“IPED”
Título del eje X: Respuestas
Título del eje Y: Total que contestaron

La gráfica debe quedar de la siguiente manera:

Si observa en la leyenda solo se muestra “Series1”,

esto se debe a que todas las series de la gráfica
tienen el mismo, por lo que se procederá a
cambiarle color a cada serie de la siguiente
manera:

4.- Seleccione la serie que representa a la respuesta “Si”, verá que todas las series serán
seleccionadas, en ese momento, espere un segundo y luego haga clic nuevamente en la serie que
representa a la respuesta “Si” y verá que únicamente se selecciona la serie “Si”

5.- Vaya a la pestaña “Formato”, y en la

herramienta “Relleno de Forma” cambie de color
la serie seleccionada.

Ahora la gráfica se verá de la siguiente manera:

Note que hubo cambios en la leyenda ya no aparece “Series1” sino que ahora aparece “si, no, no
sabe”.

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Educando con C.S.S. - Manual de Informática

6.- Como ya aprendió a cambiar de color una serie de la gráfica, proceda a cambiar de color las otras
2 series (no, no sabe).

Al terminar de realizar estos cambios, la gráfica se verá de la siguiente manera:

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