ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

Las empresas prestadoras de servicios, fabricantes de productos, distribuidoras,

operan una cadena de abastecimiento que consta de un flujo de actividades en el
que participan también otras organizaciones externas, las cuales tienen un objetivo
en común y es elaborar un producto terminado, y distribuirlo eficientemente hasta
el consumidor final, de manera que este quede satisfecho y luego se pueda crear
una relación fructífera con él. Una cadena de abastecimiento, requiere de eficiencia
en tiempo, costos y suministro adecuado de materiales. Toda empresa debe
manejar un ciclo de pedido que es donde se explican las etapas y/o procesos que se
le hace saber al cliente al momento de realizar un pedido. Es por eso que es
necesario que la empresa trabaje en la implementación de tácticas de
mejoramiento en relación a los procedimientos que se llevan a cabo desde que se
realiza la visita al cliente hasta la entrega del producto final, debido a que si todos
no manejan el mismo idioma ni se trabajan articulados no habrán resultados
positivos y por lo consiguiente las ventas disminuyen y conlleva esta situación al
recorte de personal. Los ciclos a tener en cuenta a la hora de realizar un pedido
son:

Recepción del Pedido. Este proceso inicia cuando se recibe la información acerca
de un producto que necesita el cliente y es entregada por el asesor o vendedor.

Procesamiento del pedido. Una vez que la orden de pedido es recibida en la

empresa se debe realizar una comprobación de esa orden verificando toda la
información y condiciones del pedido, se consultara la existencia en inventario
teniendo en cuenta la mercancía por llegar para comprobar si se puede responder
con el pedido y quedará como pedido pendiente.

Inventario. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique

con varios ciclos para tener información veraz al momento de procesar un pedido,
además el departamento de ventas deberá tener acceso a esta información en
tiempo real.

Pedidos pendientes. Se debe verificar los pedidos que están por entregar,
determinando cuales tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho
para después facturar y al instante actualizar la base de datos.

Preparación del Pedido. Se aclara las características del transporte del pedido, se
debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías, generar un informe a
bodega, verificar el producto y corregir errores (si los hay) y llevarlo a
alistamiento.

Envío y Entrega. Una vez listos los pedidos estos deberán ser clasificados y
revisados. Se organizaran las facturas, se coordinara el transporte, cargar los
pedidos, El pedido es despachado y entregado al cliente, el cliente firmara la
factura dejando anotado si hubo alguna novedad en el recibo del pedido.

Facturación. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del

producto y sus declaraciones y cláusulas. También se analiza la forma de pago. Se
recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.

Cobro: Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.

La comercializadora PIO PIO y MAS PIO es una empresa con variedad de clientes,
los cuales requieren puntualidad, eficacia, eficiencia, despacho exacto, deben ser
conscientes que sin clientes no hay pedido, sin pedido no hay producción, sin
producción no hay operarios y sin operarios no hay empresa, por tal motivo es
muy importante la buena relación empresa–clientes – empresa.

El área de logística de la productora y comercializadora PIO PIO y MAS PIO existen

una serie de errores comunes, los cuales son causados inicialmente por falta de
sentido de pertenencia con la empresa y segundo escases de coordinación y buena
comunicación. El área logística de una empresa es el pilar para que las
importaciones y exportaciones sean todo un éxito.

Falta de veracidad en los inventario. Se evidencia claramente que hay

inconsistencia en el inventario, no implementan un software que actualice
automáticamente al ingresar y despachar mercancía, ocasionando errores en los
despachos e incumplimiento en los mismos. Manejar un buen stock, no
necesariamente tener cantidad y cantidad a fin de que se pierda pero si un número
significativo y variedad en productos para poder cumplir a cabalidad con los
pedidos extemporáneos que realizan los clientes y si no hay la cantidad por lo
menos contar con la variedad suficiente, lo importante acá no es vender sino no
perder el cliente. Deben tener concordancia a la hora de despachar una ruta, lo
ideal es que manejen la misma zona, al planificar los pedidos del día tienen que
tener en cuenta la hora en que se van a entregar (un carro no puede estar en dos
lugares al tiempo) Se podría tener en cuenta las siguientes soluciones que son
útiles para el mejoramiento del área logística.

Analizar la oferta–demanda para determinar si la cantidad que están vendiendo es

más elevada que la que se produce.

Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas.

Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a

cabalidad o si hay necesidad de requerir más empleados.

Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente cada

vez que se ingresa y despacha mercancía.
Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con el fin de
evitar incumplimientos.

Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto

Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales,

servicio al cliente.