ACTA No.

02

PROPUESTA

CIUDAD Y FECHA:ARMENIA, 21
DE MARZO DE 2018 HORA DE INICIO:8:00 am HORA FIN: 10:00 am
LUGAR: CONCEJO MUNICIPAL DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / CENTRO
FILANDIA-QUINDIO FILANDIA-QUINDIO

TEMAS:
1. Presentación del proyecto
2. Explicación sobre el proyecto de investigación tratando los temas a continuación mencionados:
 Organizar (estarán todos los miembros)
 Clasificar (conserva – elimina)
 Ordenar (como hacer que el documento se conserve mas)
 Descubrir (F.U.I.D) parte tecnológica

OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Presentación del proyecto

2. explicación, donde el contratista MARIO ELKIN PABON REYES empieza a hablar sobre el
Crecimiento de la masa documental, la totalidad de los documentos son históricos, desde que se produce el
documento, calidad preventiva, desde el lapicero por la tinta que se usa, también el consumo de papel donde
se da el ejemplo de que como hay 11 concejales y en una reunión deben de imprimir 11 paquetes haciendo
de este al año perdida de papel.

Por otro lado también se habla de que está la difusión, que desde cualquier lugar puedan acceder a
la información, estado de conservación del documento para no generar perdida de información, no
se pierda no se deteriore, donde se toma una muestra, unas vigencias (actual consejo que llevarían
3 años) por medio del SENA, laboratorio documental, área de organización, reprografía, para
innovación, investigación donde abran varios equipos con la infraestructura para poder hacer el
proyecto que van a ejecutar el cual estar apoyado por aprendices que entraron en enero y culminan
su etapa a final de año, este grupo se llamara ARKHEDOC,

También se pretende aplicar un tés, lista de verificación, donde se programaran visitas se evaluara
toda la parte de organización de los documentos, conservación, reprografía (tecnología o papel) el
resultado de este aplicando unos procedimientos principios archivísticos donde se puede mejorar,

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con el mismo cuestionario ver que ha pasado

 producción
 tramite
 organización
 conservación
 reprografía

se basara en los últimos 3, concluyendo, memoria del concejo no se pierda, y de nuevo no al manejo
del papel

AGN: ley 80 de 1980 principios archivísticos

acuerdo 07 de 1994 genero el primer reglamento general de archivo donde saco un libro, folleto de
cómo se debía de llevar pero nadie lo aplico ,por esto se generó la ley 594 de 2000 que es la ley
general de archivo, esta ley ha sufrido a través de organizaciones, acuerdos siendo esta de
obligatoriedad para las entidades públicas y privadas

PG. (programa de gestión documental)Son 8 componentes donde empieza la producción hasta la

parte final o se conserva el documento o se elimina. Ley 1712 de 2014 la de trasparencia recopilado
en el decreto (único) 1080 de 2015 por el ministerio de cultura

 Organizar (estarán todos los miembros)

 Clasificar (conserva – elimina)
 Ordenar (como hacer que el documento se conserve mas)
 Descubrir (F.U.I.D)

CONCLUSIONES

COMPROMISOS:

 Hacer visitas para la realización del proyecto, realizando un cronograma

 Llevará el mismo nombre que el resto de Municipios, por los acuerdos y leyes que así lo definen
 Orientarlos para la compra de equipos de cómputo, ya que en el Municipio ya tenían
presupuestado, digitalizar sus documentos, y que los concejales tuvieran mayor acceso a la
información.
 Después de hacer el diagnostico, acudir al tema de sensibilización, por medio de un desayuno
para la conservación del papel donde estarán los 11 Concejales

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

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 ASISTENTES

NOMBRE CARGO/DEPENDENCIA/ENTIDAD FIRMA

Mario Elkin Pabón reyes Líder Semillero de Investigación

Yazmin Nathalia Saavedra Meneses Apoyo Administrativo SENNOVA

Laura Isabel Teatino Sanchez Apoyo Administrativo SENNOVA

Ximena Ángel Álvarez Apoyo Administrativo SENNOVA

INVITADOS (Opcional)
NOMBRE CARGO ENTIDAD
María Alexandra Garzón Presidenta Concejo municipal

Laura Andrea Arbeláez Herrera Secretaria General

GD-F-007 V01

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