Presupuestos y Control de Gestión

Julio 2006
Presupuestos y Control de Gestión

Agenda

• Historia, definición y objetivos de los

presupuestos.
• Función y clasificación de los presupuestos.
• Principios y elementos de los presupuestos.
• Importancia de los presupuestos.
• Mecánica y técnicas de presupuestación.
• Control presupuestario.
• Modelo de presupuestos y control en una
organización.
• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.
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Reseña histórica de los

presupuestos
Los fundamentos teóricos y prácticos
del presupuesto, como herramienta de
planificación y control, tuvo su origen
en el sector gubernamental a finales
del siglo XVIII cuando se presentaba al
Parlamento Británico los planes de
gastos del reino y se daban pautas
sobre su posible ejecución y control.
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Definición de los presupuestos

• “Un presupuesto es un plan integrador y

coordinador que se expresa en términos
financieros con respecto a las operaciones y
recursos que forman parte de una empresa para
un período determinado, con el fin de lograr los
objetivos fijados por la alta gerencia”.

• Es un plan de acción dirigido a cumplir una

meta prevista, expresada en términos
financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
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Objetivos de los presupuestos

• Ser una guía de acción.

• Permite comparar lo real con lo planificado.
• Evaluar la actuación de la compañía.
• Optimizar el empleo económico de los
recursos.
• Trabajar en forma anticipada y previniendo los
hechos.
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• Principios y elementos de los presupuestos.
• Importancia de los presupuestos.
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• Modelo de presupuestos y control en una
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• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.
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Función de los presupuestos

• La principal función de los presupuestos se

relaciona con el control financiero de la
organización.
• El control presupuestario es el proceso de descubrir
qué es lo que se está haciendo, comparando los
resultados con sus datos presupuestados
correspondientes, para verificar los logros o medir
las diferencias.

• Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles

preventivos como correctivos dentro de la
organización.
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Clasificación de los presupuestos

• SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
• Rígidos, estáticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables

• SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO

• A corto plazo
• A largo plazo

• SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

• De operación o económicos
• Presupuestos de Ventas:
• Presupuestos de Producción:.
• Presupuesto de Compras
• Presupuesto de Costo-Producción:
• Presupuesto de flujo de efectivo:
• Presupuesto Maestro
• Financieros
• Presupuesto de caja
• Presupuesto de erogaciones capitalizables

• SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA

• Presupuestos del Sector Público
• Presupuestos del Sector Privado
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• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.
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Principios de los presupuestos

• PRINCIPIOS DE PREVISIÓN
• 1)Predictibilidad, 2)Determinación cuantitativa y, 3)Objetivo.

• PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN
• 1)Previsión. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad,
5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad
por áreas de responsabilidad.

• PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
• 1)Orden y 2)Comunicación.

• PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
• 1)Autoridad y 2)Coordinación.

• PRINCIPIOS DE CONTROL
• 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Conciencia
de Costos.
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Elementos de los presupuestos

• Integrador:Indica que toma en cuenta todas las áreas y
actividades de la empresa.

• Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa

deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.

• Operaciones :Uno de los objetivos principales de los

presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden
obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.

• Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos

futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su
asignación, lo cual se logra, con la planeación financiera.
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Importancia de los presupuestos

Las organizaciones son parte de un medio

económico en el que predomina la
incertidumbre, por ello deben planear sus
actividades si pretenden sostenerse en un
mercado competitivo, puesto que cuanto
mayor sea la incertidumbre, mayores serán
los riesgos por asumir. En consecuencia los
presupuestos son importantes porque
ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización.
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Importancia de los presupuestos

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de
operaciones de la empresa en límites razonables.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y

estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que
verdaderamente se busca.

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes

de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la

ejecución de programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a

pensar en las necesidades totales de las compañías.

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre

unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos
de un nivel a otro.
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Mecánica

• Diseñar los formatos e informes.

• Determinar los datos necesarios.

• Estructurar los métodos operativos

para completar y desarrollar los
procesos.
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Técnica
• Métodos para pronosticar ventas.
• Análisis de punto de equilibrio.
• Determinación de costos estándar.
• Presupuestos Flexibles.
• Investigación de operaciones (ventas,
producción, inventarios.)
• Determinación de la capacidad de producción.
• Presupuesto base cero.
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Fundamentos
• Compromiso de la administración
• Sistema de comunicación efectiva
• Sistema participativo
• Estructura organizacional definida
• Expectativas realistas (objetivos y metas)
• Asignación de recursos
• Horizontes de los presupuestos
• Referencias históricas (tendencias y
comportamientos)
• Flexibilidad de los presupuestos
• Seguimiento y control
• Centros de responsabilidad
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Control Presupuestario
• La presupuestación y el control son procesos
complementarios dado que la presupuestación define
objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista
un plan que facilite su consecución (recursos), mientras
que la característica del control presupuestario es la
comparación entre la programación y la ejecución,
debiéndose realizar de forma metódica y regular.

• El eje fundamental del control presupuestario se centra en

la información necesaria acerca del nivel deseado de
rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es
necesaria la acción para poner en marcha los planes y
modificar las actividades futuras. En consecuencia el
control presupuestario va mucho más allá de la mera
localización de una variación.
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Control Presupuestario
(consideraciones)

• Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser

objeto de control.
• Toda desviación entre programas y ejecución del
presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que
puede deberse a una falla en la programación, en la
ejecución o a ambas.
• Toda desviación debe ser asignada a un responsable, que
requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha
desviación.
• Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es
decir, el fin último del control presupuestario no es
transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las
deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.
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Consideraciones de la Arquitectura del Modelo

orientados a CPM

• Nivel de Cliente
(Interface)

• Nivel de Aplicaciones
(funcionalidad de los
Procesos) Presupuestos,
Reportes, pronósticos

• Nivel de Datos
(Modelos de Datos)

• Fuente de los Datos.

ERP CRM
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Consideraciones del Modelo (Planeamiento Financiero)

• Permite Fijar objetivos y un Planeamiento colaborativo en un

circuito retroalimentado.
• Permite modelar el Escenarios
• Realizar mejores decisiones a través de análisis de
Sencibilizacion.
• Entender como afectan al negocio distintos cambios y
situaciones.
• Modelos de planeamiento basados en inductores y carga top-
down del presupuesto.
• Flexibilidad basada en Excel pero reteniendo control sobre los
datos.
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Consideraciones del Modelo (Formulación Presupuestal)

Administrador Presupuesto VS Objetivos Unidad de negocio
del presupuesto Fijados por la Gerencia

Empresa

• Revisar los objetivos de alto nivel.

• Cargar la primera pasada del ppto. ( resultados del año anterior)
• Establecer las variables globales.
• Desarrollo del presupuesto.
• Costos fijos
• Gastos de capital
• Salarios y beneficios
• Ingresos y Costos variables
• Enviar informes y reportes.
• Distribuir y consolidar.
• Informar Presupuesto consolidado (repetir pasos)
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Consideraciones del Modelo (Control de gestión)

ERP Otras Fuentes de Información
Presupuesto VS Real Ventas
Compras
Pronóstico
Automatización de Contabilidad
Central
carga de datos
• Revisar los objetivos de alto nivel. Otros Datos
Tesorería
•….
• Cargar los datos de real; así como de
otros años.
Balance Inf de diferentes
• Establecer escenarios. EERR
Cuentas
fuentes y en
Unidad de N.
Flujo de Caja diferentes
• Desarrollo del Control de Gestion. Gastos
Centros de C
formatos

• Rev. de Gastos
• Rev. de la rentabilidad por
UN,CR …
Modelo de gestión Cta. Contable
• EPYG / Balance / FC
financiero y no financiero Unidad de
• Reportes específicos Centro de

• Analizar la información de gestión Costo Periodo ….

• Consolidar y distribuir la inf. de

gestión
• Enviar informes y reportes (repetir
pasos) Control de gestión
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Tomar Decisiones dentro de un marco para la

administración del desempeño

Controlar Dirigir
Previsibilidad Responsabilidad

Alinear

Transparencia
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Que nos permita tomar decisiones adecuados

sobre preguntas como:

¿Qué está ¿Porqué sucedió así?

sucediendo?
¿Cuáles son
las alternativas?
¿Cómo lo estamos
haciendo
respecto al plan? ¿Qué decisiones
podemos tomar?
¿Dónde estamos?
¿Cuál es el impacto
de nuestras decisiones?
¿Cómo organizamos
nuestros recursos? ¿Hacia dónde
queremos ir?
¿Cómo logramos
nuestros objetivos?

¿Qué tenemos ¿Cómo nos comparamos

que hacer? con nuestros iguales?
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• Ventajas y Limitaciones de los
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Ventajas
• Presionan por información vital para que la alta gerencia
defina adecuadamente los objetivos básicos.
• Propician que se defina una estructura organizacional
adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de
cada área.
• Incrementan la participación de toda la organización.
• Obligan a mantener un archivo de datos históricos
controlables.
• Facilitan la utilización óptima de los diferentes recursos.
• Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes
áreas.
• Obligan a realizar un auto análisis periódico y facilitan el
control.
• Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional.
• Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones.
• En general ayudan a la planeación y control en las empresas.
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Limitaciones
• Están basados en estimaciones.
• Deben ser adaptados constantemente a los cambios de
importancia que surjan.
• Su ejecución no es automática, se necesita que el
elemento humano comprenda su importancia.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la
administración. Es una herramienta.
• El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza
implantada por la alta gerencia a la organización.
• La gerencia debe organizar sus recursos financieros,
establecer bases de operación sólidas y contar con
elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus
objetivos:
• Se suele centrar el análisis solamente en información de
tipo financiera.
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¿Por qué suelen fracasar los

presupuestos?
• Cuando sólo se estudian las cifras y cuadros del momento
sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los
resultados.
• Cuando no está definida claramente la responsabilidad
administrativa de cada área y sus responsables no
comprenden su papel en el logro de las metas.
• Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se
presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de
los colaboradores para el logro de las metas.
• Cuando no existe un sistema contable que genere confianza
y credibilidad.
• Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los
directivos se confían de los presupuestos y se olvidan de
actuar en pro de los resultados.
• Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la
presupuestación.
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Anotación Final
En vez de destacar utilidades contables de corto
plazo, los presupuestos deberían enfatizar los flujos
de caja futuros. Es ahí, como bien sabe Warren
Buffet, donde está el potencial de crecimiento de una
empresa. Cambios tan sencillos como reemplazar la
palabra “presupuesto” y revisar los formatos de los
reportes presupuestarios lo pueden colocar en la
senda del crecimiento.
Presupuestos y Control de Gestión

Muchas Gracias

Eco. Hernán A. Talavera Arriola

Teléfono: 241-3100
htalavera@alignet.ws