Gestión Integral

CONTROL DE DOCUMENTOS

Código: GI-P01

Versión 01

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Ingeniera SIG Gerente Gerente
MRAMOSC CVALDERRAMAS CVALDERRAMAS

Fecha de aprobación: _______________________

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción Fecha

1 Creación del documento 22/08/2017

Código: GI-PR-01 Versión: 01

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO
.......................................................................................................................... 4
2. ALCANCE..................................................................................................................
...... 4
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
................................................................................ 4
4. DEFINICIONES..........................................................................................................
..... 4
5. CONDICIONES GENERALES
........................................................................................ 5
5.1. DOCUMENTOS INTERNOS ...................................................................................... 5
5.1.1. RESPONSABILIDADES DEL INGENIERO DEL SIG ......................................... 6
5.2. DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................................................... 7
5.2.1. RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 7
6. DESARROLLO
................................................................................................................. 8
6.1. FLUJOGRAMA .......................................................................................................... 9
6.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................................... 10
7. PRODUCTOS
.................................................................................................................. 11
8. ANEXOS
.......................................................................................................................... 11

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1. OBJETO

Establecer las directrices para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión,
con el fin de garantizar su revisión, aprobación y actualización correspondiente.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos de la empresa y que hacen parte
del Sistema Integrado de Gestión.

3. DOCUMENTO DE REFERENCIA

- Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001: 2015.

- Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001: 2015.
- Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001: 2007.

4. DEFINICIONES

Caracterización del proceso: Ficha resumen de las actividades de planeación, ejecución,

verificación y control de cada uno de los procesos del SIG. Además contempla sus
interrelaciones con los demás procesos.
Documento: Es la propia información con su medio de soporte. El conjunto de documentos
de una organización se denomina documentación.
Documentos externos: Aquellos documentos que no cumplen con las especificaciones de
los documentos internos y que su origen no proviene de los procesos del SIG, pero son
necesarios para la correcta ejecución, control y mejora de los mismos.
Documentos internos: Documentación generada al interior de alguno de los procesos de
FABLECOL S.A.S. o de cumplimiento de cualquiera de los planes de calidad de la
organización.
Documentos obsoletos: Documentación que ha perdido vigencia.
Formatos: Son documentos del Sistema Integrado de Gestión que sirven como medio para
el diligenciamiento de registros.
Instructivo: Documento que contiene un conjunto de reglas de obligado cumplimiento
necesarias para realizar actividades específicas de los procesos. Instructivo se entiende,
pues, como una norma de mayor concreción y detalle.
Procedimiento: Documento que incluye la descripción de las características, condiciones y
actividades esenciales que debe cumplir el proceso documentado

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5. CONDICIONES GENERALES

- Se consideran documentos del SIG todos aquellos que se encuentran en el GI-PR-01-

FR.01 Listado Maestro de Documentos.

- Aquellos documentos solicitados por el cliente dentro de un proyecto, se consideran

productos de consultoría y los parámetros de presentación se encuentran en el plan de
gestión del respectivo proyecto.

- Cuando FABLECOL S.A.S. conforme consorcios o uniones temporales para la ejecución

de proyectos, se puede desarrollar documentación específica para el proyecto, siempre
y cuando se cumpla con lo establecido en este procedimiento y en la XXx.XXX “Guía
para la Elaboración de Documentos”.

- Cuando un proyecto requiere que el personal de FABLECOL S.A.S. labore fuera de

la oficina principal en Barranquilla, el Ingeniero del SIG debe garantizar la entrega de
los documentos vigentes al Coordinador del Proyecto y/o Persona Asignada y el control
de la documentación obsoleta.

- La aprobación de los documentos es dada por el Gerente de la empresa.

La documentación que hace parte del SIG debe cumplir:

5.1 DOCUMENTOS INTERNOS

Todo documento interno debe poseer para su identificación los siguientes componentes:
TABLA 1 Elementos para identificación de documentos
ELEMENTO DESCRIPCIÓN
Organización Logo y nombre de la empresa
Título Nombre del documento
Tipo de documento MP: Manuales y/o Planes
PR: Procedimientos
IT: Instructivos
F: Formatos
Código del proceso DE: Dirección Estratégica
GI: Gestión Integral
GC: Gestión Comercial
EP: Ejecución de Proyectos
ED: Ejecución Diseños
GR: Gestión de Recursos
Código del GR-GH: Gestión Humana
subproceso GR-MT: Mantenimiento
GR-CA: Compras y Adquisiciones
Consecutivo Número consecutivo del documento
Versión Edición en que se encuentra el documento
Fecha Fecha de aprobación

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5.1.1 Responsabilidades del Ingeniero del SIG

 Asignar el consecutivo a los documentos previos a la oficialización de los mismos.

 Asegurar que todos los documentos cuenten con el control de cambios, historial
de los cambios sufridos, donde se incluye la descripción y la fecha en que fue
oficializado el cambio.
 Identificar y registrar todo documento interno en el GI-PR-01-FR.01 Listado Maestro
de Documentos.
 Publicar los documentos vigentes en la carpeta compartida de la Empresa.
 Cualquier documento impreso se considera copia no controlada.
 Mantener actualizado el GI-PR-01-FR.01 Listado Maestro de Documentos.
 Asegurar que todos los documentos cumplan con lo establecido en la GM- MP06
“Guía para la Elaboración de Documentos”.
 Identificar los documentos obsoletos con la marca de agua correspondiente.
 Mantener actualizado el GI-PR-01-FR.03 Listado de Documentos Externos.
 Verificar que los documentos de origen externos que son referenciados dentro de
los productos de consultoría y documentos internos presenten la versión o el año
de emisión para controlar su obsolescencia.

6. DESARROLLO

El Ingeniero del SIG es el único que puede agregar y eliminar los documentos que se
encuentren en la carpeta compartida de la empresa, y debe hacerlo siguiendo los
lineamientos de este procedimiento.

Item Actividad Descripción

Toda persona perteneciente a la empresa puede
identificar la necesidad de crear y/o modificar algún
documento.
Identificación,
redacción y/o Una vez identificada la necesidad de crear o modificar
modificación de un documento debe realizar la solicitud al Ingeniero SIG
documentos para que éste redacte los cambios o ajustes
correspondientes, codifique, envíe para revision al
responsable del proceso y lo ingrese en el Listado
Maestro de Documentos.
Revisar Una vez el responsable del proceso recibe y revisa el
documento documento creado o actualizado lo firma de manera
electronica como evidencia que se encuentra de
acuerdo y lo remite al responsable de aprobación. En
caso de presentarse desacuerdo envía correo al
Ingeniero SIG con los comentarios respectivos para
realizar las modificaciones necesarios (Regresar a la
actividad 1).
Aprobar El responsible de aprobación revisa que la descripción
documento del documento cumple con lo establecido en el objetivo y
la ejecución de las actividades, una vez finaliza la
revision y en caso de estar de acuerdo firma en la hoja

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de presentación y lo entrega al Ingeniero SIG para su

control.

En caso que el responsable de aprobación no se

encuentre de acuerdo con alguna de las
actividades entrega las anotaciones al Ingeniero
SIG, quien revisará y ajustará el documento y lo
envía directamente a aprobación.
Publicar Una vez aprobado el documento, el Ing. SIG lo
documento informa y divulga a todos los colaboradores que
tiene relación directa con las direcrices
establecidas.
Una vez divulgado el document se ubica en la
carpeta publica del SIG para consulta de los
interesados.
Identificar
documento El Ing. SIG identifica con “Documento obsoleto”,
obsoleto la versión que va a ser modificada y que se
encontraba en la carpeta pública y se identifica el
documento como obsoleto en el XX.XXX Listado
Maestro de Documentos.
Controlar Los responsables de procesos deben informar al
documentos Ing. SIG aquellos documentos que serán
externos utilizados por el proceso pero que son externos a
la empresa, con el fin que éstos se incluyan en el
listado de documentos externos y garantizar el
control de los mismos.

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6.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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7. PRODUCTOS

 Documento interno aprobado.

 Listado Maestro de Documentos actualizados
.

8. ANEXOS

ANEXO A. MATRIZ DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

MATRIZ DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Elaboración Revisión Aprobación
Todos Jefe Inmediato de quien Gerente General
elabora

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