PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FOR-PR-24

VERSIÓN: 3
GESTIÓN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE
VIGENCIA: 2011
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1. OBJETIVO:
Garantizar el buen funcionamiento y uso adecuado de los equipos y dispositivos de medición ubicados en los laboratorios de la
Universidad, a través del control al mantenimiento y calibración de los mismos, en aras de la prestación de un excelente servicio
que atienda las necesidades de la comunidad Universitaria y sociedad.
2. ALCANCE:
Inicia con la elaboración de la hoja de vida del equipo (FOR-FO-39 Hoja de Vida Equipos de Laboratorio) y termina en la
evaluación a la gestión de control del mantenimiento y calibración de los equipos.

3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO:

Vicerrectoría administrativa, decanos y coordinadores de laboratorios.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:

4.1 REFERENCIAS NORMATIVAS
Requisitos generales de competencia de laboratorios de ensayo y calibración.
NTC ISO 10012 Sistema de gestión de la medición. Requisitos para los procesos de medición y los equipos de medición.
NTC 1000 Metrología. Sistema Internacional de unidades.
NTC 2194 Vocabulario de términos básicos y generales en metrología.
NTC 4057 Metrología. Lineamientos para la determinación de intervalos de re-calibración de equipo de medición usado en el
Laboratorio de ensayo.
NTC ISO / IEC 17025 requisitos generales de competencias de laboratorios de ensayo y calibración

4.4 REFERENCIAS DOCUMENTALES

Manual Técnico De Operación Y Mantenimiento Del Equipo
Manual De Instrucción Para Practicas De Laboratorios
Planes De Mantenimiento/ Calibración De Los Equipos De Cada Laboratorio
5. DEFINICIONES:

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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Recibir e inventariar Una vez lleguen los equipos e instrumentos de medición Decano factura equipo
los equipos que nuevos al laboratorio para dotación, Mediante facturas, oficio recibido
1
llegan al laboratorio. oficio, etc. se reciben los mismos y se ingresan al Coordinador
inventario de equipos del respectivo laboratorio. laboratorio
Crear hoja de vida de Se ingresan los datos requeridos en el formato hoja de Coordinador y/o Hoja de vida del
2 los equipos de vida de equipos e instrumentos de medición del Auxiliar de equipo
laboratorio. laboratorio respectivo. laboratorio
Seguimiento al Se debe revisar y verificar con base en el inventario y las Auxiliar de Hoja de vida de
Mantenimiento y/o hojas de vida de los equipos e instrumentos de medición laboratorio equipos/ Plan
calibración a equipos de los laboratorios, la cantidad de calibraciones y de
de laboratorio para mantenimientos realizados y la fecha en la que se debe mantenimiento
3 efectuar mantenimiento y calibración. y
Calibración.
En caso de presentarse en un uso recargado no
planeado de algún equipo que amerite mantenimiento y/o
calibración.
Controlar y Se debe controlar el funcionamiento de los equipos, Auxiliar de Hoja de vida
monitorear equipos variaciones notables en las mediciones, tendencias, laboratorios del equipo y
de laboratorio además de efectuar una revisión para determinar las plan de de
fallas o necesidades de ejecutar el Mantenimiento y/o gestión
calibración. metrológico
4
En caso de que el equipo presente fallas se debe
identificar en un lugar visible con la etiqueta equipo fuera
de servicio por mantenimiento, reparación, Calibración u
otros.

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Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Ajustar el equipo Si es del caso realizar los ajustes necesarios al equipo para Coordinadores Hoja de vida del
ponerlo en funcionamiento teniendo en cuenta el Manual de equipo/Hoja de
manejo de los equipos. vida de los
5
Se deben gestionar los requerimientos para poner el equipo equipos
en funcionamiento, en cuanto a repuestos, ajustes, de medición
calibración o mantenimiento especializado.
Solicitar garantía Si no se puede poner en funcionamiento el equipo se debe Coordinador y Oficio de
verificar la garantía del equipo. Si la tiene, se comunica con Decanos solicitud
6
el proveedor y le solicita la revisión y reparación. de
mantenimiento
Solicitar servicio de Si al equipo se le debe contratar el mantenimiento, por fuera Coordinador de Propuesta
mantenimiento y/o de la garantía, se solicita al proveedor propuesta económica laboratorio. económica del
calibración al de mantenimiento preventivo, correctivo del equipo o proveedor del
proveedor. calibración, a través de oficio o correo electrónico. servicio, oficio
de solicitud del
Se establece con el proveedor si el mantenimiento o servicio o mail
calibración se llevará a cabo en las instalaciones de la impreso.
7 Universidad o fuera de ella, se verifica la disponibilidad
presupuestal para la contratación de la reparación,
mantenimiento o calibración.
En caso de faltar documentación por parte del proveedor, se
le comunica mediante oficio o correo electrónico para que
surta la propuesta de los mismos.

Presentar Se remite a la Facultad y/o Vicerrectoría Administrativa los Coordinador de Oficio de

requerimiento estudios previos con las propuestas económicas y sus laboratorio. requerimiento y
8 anexos, solicitando la necesidad del servicio de sus anexos.
mantenimiento y/o calibración.

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Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Autorizar salida del Si el mantenimiento se realiza fuera de la Universidad, se Coordinador de Acta de entrega
equipo diligencia el formato establecido por la Oficina de Inventarios, laboratorio de bienes
Acta de Entrega de Bienes, para el traslado de los equipos, autorizada
especificando el total de piezas que son enviadas. Se debe
9 contar con la autorización de la Oficina de Inventarios para la
salida del equipo. El original del Acta de Entrega de Bienes
se entrega al personal de vigilancia para que permita el retiro
del equipo.

Coordinar Si el mantenimiento o calibración se realiza en las Decano y/o Contrato de

realización del instalaciones del Laboratorio, se coordina con el proveedor la interventor prestación del
10
servicio fecha de realización del servicio según periodo de ejecución servicio
estipulada en el contrato.
Verificar servicio Terminada la reparación, mantenimiento, calibración se Coordinador de Informe de
recibe el equipo, se verifica su buen funcionamiento y solicita laboratorio mantenimiento
al proveedor del servicio, el respectivo informe del o
mantenimiento, reparación y/o calibración. Cumplido esto, se calibración/
11 emite el respectivo certificado de cumplimiento para el pago Certificado de
del servicio. Cumplimiento
prestación del
servicio a
satisfacción
Actualizar hoja de Se actualiza la información de la hoja de vida del equipo Coordinador de Hoja de vida del
vida del equipo respectiva al mantenimiento y/o calibración realizada. laboratorio equipo/Hoja de
12 vida del equipo
de
medición

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Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Rotulación y riesgos En una parte visible del equipo de laboratorio, Se auxiliar de Equipo debidamente
del equipo ubica los estiques respectivos a mantenimiento y/o laboratorio marcado
13
calibración y se marca con las señalizaciones de
uso, manejo, precauciones, y riesgos del equipo.
Archivar Los informes de mantenimiento y/o calibración, así Coordinador de Carpeta archivo:
documentación como las hojas de vida de los equipos se laboratorio
organizan y guardan en la respectiva carpeta; de informes de mantenimiento
14 mantenimiento y calibración de equipos de y/o calibración
laboratorio.
Expediente del respectivo
equipo.

7. OBSERVACIONES:
1. Los equipos que deben ser certificados con protocolo de Calibración, son aquellos que determinen variables que afectan la
calidad Del ensayo.
2. 2. La selección de un laboratorio para que realice la calibración de los equipos es muy importante, por lo cual se debe
recurrir a un Laboratorio acreditado, que garantice la trazabilidad del sistema internacional y la confiabilidad de resultados.
3. 3. Se deben definir que equipos actuaran como patrones de referencia, los de mas alta exactitud, que solo deben ser
utilizados para Garantizar la trazabilidad y no para realizar mediciones o calibraciones rutinarias. El personal encargado de
Aseguramiento Metrológico define que equipos actuaran como patrones de referencia y cuales como patrones de trabajo y
la compatibilidad entre las Incertidumbres de medición y la trazabilidad de la medición.
4. 4. Todo certificado de calibración debe garantizar trazabilidad a patrones nacionales o internacionales informando
claramente sobre Los patrones metrológicos empleados para la calibración, el método, etc.
5. 5. Los períodos de calibración y chequeo se deben establecer a través de un análisis de la utilización, recomendaciones
del fabricante o las condiciones de almacenamiento.
6. 6. Si la Universidad decide calibrar internamente algunos de sus equipos de medición debe tener procedimientos
documentados que Garanticen que se cumplen las condiciones de las normas técnicas o las recomendaciones del
fabricante. En consecuencia debe Garantizar con certificados de calibración interna que deben recibir el tratamiento del
control de registros del Sistema de Calidad.

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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos
02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos
03 Formato CAL-FO-17 Junio 30 de 2011 Actualización documentos

Equipo de Trabajo CARLOS HARVEY SALAMANCA

NOMBRE NOMBRE CARLOS ALBERTO GALINDO REYES NOMBRE
Facultad de Salud FALLA
CARGO CARGO Coordinador Calidad CARGO Representante de la Dirección

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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