Material de estudio

UNIDAD 6
CONTROL
* LOGICA DEL CONTROL:
* Después de que se han iniciado las operaciones de una Empresa es necesario contar con
los mecanismos necesarios para cerciorarnos de que éstas se están realizando en la forma
señalada. Por ello la única manera de saberlo es fijando normas o estándares de lo que
puede ser aceptado o rechazable para hacer las medidas correctivas que los Administradores
consideren.
* CONCEPTO:
* Es un conjunto de actividades que se emprenden, para medir, verificar, comparar y
examinar los resultados obtenidos en un período dado. En relación con lo establecido o fijado,
decidiendo las medidas correctivas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

* Es imposible imaginar que una Empresa pueda operar sin control. Es imprescindible en toda
Empresa para que logre sus objetivos. Es eslabón final del Proceso Administrativo el verificar
que las actividades vayan conforme lo planeado y tomarse las medidas correctivas necesarias
en caso de desviaciones.
* El control no es posible que funcione sin objetivos ni planes ya que el desempeño debe
compararse con criterios establecidos.

ETAPAS DEL CONTROL

* 1.- ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES.-
* Esta etapa consiste en fijar los estándares o modelos alcanzar contra los cuales efectuar la
medición o comparación sobre los rendimientos. Ej. De estándares, artículos a vender, costos
a reducir, unidades que pretendemos producir, etc.
* 2.- MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS.-
* Esta etapa del proceso consiste en realizar una comparación entre los estándares obtenidos
en relación con el estándar pre-establecido.

* 3.- ACCION CORRECTIVA.-

* Una vez efectuado el paso anterior se determinan las causas del porqué el resultado no
coincide con el esperado, si es que realmente no concedió con el esperado tomándose las
medidas correctivas que sean necesarias por Ej. Modificar los planes, cambiar el tipo de
estructura, etc.

* 4.- RETROALIMENTACIÓN.-
* Esto es únicamente proporcionar información a fin de que no se vuelvan a cometer los
mismos errores.

ETAPAS DE CONTROL EJEMPLO

* Una Compañía distribuidora de cerveza se fijo los siguientes estándares a vender durante
los meses de junio y julio.
* MARCA ESTANDAR VENTA REAL DESVIACION DEL ESTANDAR
* Tecate
* Carta Blanca
* Superior
* Modelo
* Si nos fijamos con las 2 primeras marcas de cerveza la desviación de los estándares no
están significativa. Pero en las dos ultimas es demasiado alarmante lo que nos indica que
debemos tomar una acción correctiva por ejemplo bajar los estándares o implementar una
campaña publicitaria previo un análisis exhaustivo de las causas.

TIPOS DE CONTROL
* Un Administrador puede implementar controles antes de que una actividad comience o
mientras esta tiene lugar o después de que se ha realizado.

* 1.- PRE-CONTROL.- Es aquél tipo de control que se aplica antes de una actividad real o de
que el trabajo sea ejecutado. Con este tipo de control la empresa crea políticas o reglas
encaminadas a eliminar comportamientos indeseables. Este tipo de control esta encaminado a
EVITAR los problemas en vez de resolverlos.
* 2.- CONTROL RECURRENTE O PARALELO.- Este control tiene lugar mientras una
actividad está siendo ejecutada o está en proceso de tal manera que el Administrador pueda
corregir el problema antes de que se torne más costoso.

* 3.- CONTROL RETROALIMENTATIVO.- Este tipo de control que se centra en el desempeño

pasado o hasta que los hechos han ocurrido y no es sino hasta entonces cuando los
Administradores toman las medidas correctivas necesarias. El mayor defecto de este tipo de
control es que la acción correctiva se toma después del daño hecho.
* Sus ventajas es que la retroalimentación provee a los administradores de información
significativa de que tan significativo ha sido el esfuerzo de planeación ya que si ha sido poca la
variación en el desempeño en relación con lo estimado, es indicativo que la planeación estuvo
a punto.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL

* 1.- EXACTITUD.- Un buen sistema de control debe proporcionar información exacta ya que
al no hacerlo podría dar lugar a que el Administrador no tome medidas cuando debería hacerlo
o responda problemas no existen.
* 2.- OPORTUNO.- Los controles deben llamar a tiempo a los Administradores sobre cualquier
desviación a fin de prevenir daños mayores ( la mejor información carece de valor si es
caduca o pasada de moda o de tiempo).
* 3.- AHORRO.- Un buen sistema de control debe ser económico en términos razonables. Es
decir que tiene que justificar sus beneficios en relación con sus costos.
* 4.- FLEXIBLE.- Los controles deben ser flexibles para ajustarse a los cambios adversos y
aprovechar las nuevas oportunidades.

* 5.- INTELEGIBLE.- Esto es que deberán ser entendibles. Si los Administradores y los
operadores no entienden los controles su valor es cuestionable por lo tanto deben de
cambiarse por controles menos complejos.
* 6.- CRITERIOS RAZONABLES.- Los estándares de control deberán ser razonables quién se
espera que los cumpla deberán verlos como alcanzables si son demasiado altos no motivan.

* 7.- COLOCACIÓN ESTRATEGICA.- Los Administradores no pueden controlar todo lo que

pasa en la empresa. Aún si pudieran los costos no justifican los beneficios por ello deberán
implementar controles en aquellas áreas que sean estratégicas. Como finanzas, producción,
personal etc.

* 8.- SUGERIR.- Un buen sistema de control no solo indica cuando ocurre una desviación
significativa en el estándar sino también debe sugerir una acción correctiva para corregir la
desviación.

TECNICAS DE CONTROL

* Las técnicas de control son herramientas de las que se auxilia el Administrador para
mantener el control en esencia muchas de estás técnicas no son más que sistemas de
información. Entre las más comunes tenemos :

* CONTABILIDAD.- Es un instrumento para llevar un control de los ingresos y egresos, cuanto

hay en caja, documentos por cobrar y pagar, bancos, etc.

* LOS PRESUPUESTOS.- Es un plan numérico que sirve tanto de instrumento de planeación

como instrumento de control. Proporciona cuantos recursos deberán otorgarse para cada
actividad así como medir el consumo de los recursos, el tiempo, el espacio etc.

* LOS ANÁLISIS FINANCIEROS.- Son controles retroalimentativos para los inversionistas

para ver el rendimiento de sus inversiones etc.

* ANALISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO.- Ayuda a los gerentes a hacer evaluaciones de

cuantas unidades debe vender una organización para llegar al punto de equilibrio cuales son
sus ingresos para cubrir sus costos.
* LAS AUDITORIAS.- Las auditorias también son un instrumento de controlen la que se hace
una verificación de las cuentas registros y actividades de una organización.
* LAS GRAFICAS DE GANTT, LAS ESTADISTICAS, LOS REPORTES, LA INVESTIGACIÓN
DE OPERACIONES, EL REGISTRO DE ASISTENCIA, CONTROL DE INVENTARIOS, ETC.
ETC.