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MANUAL DE USUARIOS

SISTEMA DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA


PARA ORGANIZACIONES DEL SECTOR NO
FINANCIERO

Intendencia del Sector No Financiero


Dirección Nacional de Seguimiento del Sector No Financiero
Junio, 2016
Manual de Usuario – Sistema de Hallazgos de
Auditoría EPS
Intendencia del Sector No Financiero Final

ÍNDICE Y CON TENIDO

1. DATOS GENERALES ......................................................................................... 1


1.1 Introducción ....................................................................................................... 1
1.2 Objetivo del manual ........................................................................................... 1
1.3 Requisitos tecnológicos de la herramienta ..................................................... 2
2. ROLES DEL SISTEMA........................................................................................ 2
3. OBTENCIÓN DE CLAVES .................................................................................. 3
3.1 Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos ................................................. 3
4. INGRESO AL SISTEMA DE HALLAZGOS ......................................................... 7
4.1 Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos ................................................. 7
4.1.1 Selección de las organizaciones .................................................................. 10
4.2 Definiciones ...................................................................................................... 11
4.3 Funcionalidades del sistema .......................................................................... 15
5. ACCIONES EN LOS MÓDULOS DEL SISTEMA ............................................. 16
5.1 Módulo de Consulta ......................................................................................... 16
5.1.1. Consulta de Informes ................................................................................... 17
5.1.2. Consulta de Hallazgos ................................................................................. 19
5.1.3. Consulta de Estrategias ............................................................................... 21
5.2. Módulo de Ingreso de informes e identificación de hallazgos .................... 23
5.2.1 Nuevo informe ............................................................................................... 24
5.2.2 Ingreso de nuevo informe ............................................................................. 25
5.2.3 Editar un informe ........................................................................................... 27
5.2.4 Añadir hallazgos ............................................................................................ 28
5.2.5Añadir recomendaciones ............................................................................... 32
5.2.6 Añadir estrategias.......................................................................................... 34
5.2.7 Enviar informe ................................................................................................ 37
5.3 Módulo de Gestión de Estrategias ................................................................. 38
5.3.1 Añadir Estrategias ......................................................................................... 38
5.3.2 Ejecución de estrategias ............................................................................... 41
5.4 Módulo de Reestructuración de estrategias .................................................. 46
5.4.1 Cambio de fecha ............................................................................................ 47
5.4.2 Reemplazar por una nueva estrategia ......................................................... 49
5.4.3 Excepciones ................................................................................................... 52
5.5 Módulo de Carga Formulario .......................................................................... 58
5.6 Módulo de Manual ............................................................................................ 60
M anual d e Usu ario – Sist ema de Hallazgos d e
Auditoría EPS
Intendencia del Sector No Financiero Final

1. DATOS GENERALES

1.1 Introducción

De conformidad con el artículo 147 de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria;


la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS) tiene la atribución de velar
por la estabilidad solidez y correcto funcionamiento de las instituciones sujetas a su
control y la de expedir normas de carácter general en la materias propias de su
competencia.

Dentro de la estructura orgánica, la Dirección Nacional de Seguimiento del Sector No


Financiero tiene la misión de realizar el seguimiento y control de las organizaciones del
sector no financiero, a través de procedimientos y metodologías cuantitativas y
cualitativas específicas, con el fin de mejorar su gestión.

Mediante la revisión de los hallazgos identificados por los auditores de la


Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, los auditores internos y externos de
las organizaciones obligadas; la SEPS procura el beneficio de las organizaciones, sus
integrantes y de la comunidad a través de la identificación de los posibles riesgos a los
que están expuestas.

Las organizaciones del sector no financiero de la economía popular y solidaria deben


contar con procesos continuos de control, que permitan identificar las debilidades en la
gestión de sus organizaciones, emitir recomendaciones, y establecer estrategias para
superar estas debilidades.

Por lo indicado, la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha diseñado un


sistema para el registro de los hallazgos identificados en los procesos de auditoría.

1.2 Objetivo del manual

El presente Manual tiene como objetivo proporcionar una guía clara y específica para
los usuarios del “Sistema de Hallazgos de Auditoría” con el fin de facilitar su correcto
uso y aplicación dentro de las actividades de control y supervisión que se ejecuten a las
organizaciones del sector no financiero de la economía popular y solidaria; además del
ingreso de hallazgos, recomendaciones, estrategias y entregables; así como el de servir
como instrumento de apoyo y mejora institucional.

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los


procedimientos a seguir con los respectivos formatos a ser utilizados.

Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que
se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normativa
establecida, en la estructura orgánica de la Superintendencia de Economía Popular y

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Solidaria, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el
fin de cuidar su vigencia operativa.
1.3 Requisitos tecnológicos de la herramienta

Para el uso de la herramienta, se debe tener en cuenta las siguientes especificaciones


técnicas:

• Navegador Web:

Google Chrome 32 y posterior (*)


Mozillla Firefox 26 y posterior
Internet Explorer 9 y posterior

(*) Se recomienda el uso del explorador Google Chrome

2. ROLES DEL SISTEMA

Los roles son los tipos de usuarios habilitados para ingreso y uso del Sistema de
Hallazgos de Auditoría EPS. Cada uno de los roles del Sistema maneja diversas
funcionalidades de acuerdo a las responsabilidades que tienen las organizaciones y los
servidores de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, para el eficaz
control y seguimiento de la gestión de las organizaciones. En total son nueve los roles
del sistema: cuatro para uso de las organizaciones y sus auditores, y cinco para
servidores de la SEPS, que son los siguientes:

A. Rol para auditores internos de las organizaciones: Rol asignado para uso de
los auditores internos de las organizaciones, mediante el cual pueden ingresar los
informes de auditoría interna en el Sistema, entre otras funciones adicionales.

B. Rol para presidentes de consejo de vigilancia: Rol asignado para uso de los
Presidentes de Consejo de Vigilancia que fungen como auditores internos de las
organizaciones, en los casos de cooperativas que no excedan de 200 socios o
500.000 dólares de activos, mediante el cual pueden ingresar los informes de
auditoría interna en el Sistema, entre otras funciones adicionales.

C. Rol para auditores externos de las organizaciones: Rol asignado para uso de
los auditores externos de las organizaciones, mediante el cual pueden ingresar
los informes de auditoría externa en el Sistema, entre otras funciones adicionales.

D. Rol para analistas de auditoría: Rol asignado para uso de los analistas de
auditoría de la SEPS, mediante el cual pueden ingresar en el Sistema informes
de auditoría y estrategias asignadas a las organizaciones, entre otras funciones
adicionales.

E. Rol para jefe de equipo de auditoría: Rol asignado para uso del jefe de equipo
de auditoría de la SEPS, mediante el cual puede enviar los informes elaborados

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por los analistas de auditoría de la SEPS, así como ingresar en el Sistema


estrategias asignadas a las organizaciones, entre otras funciones adicionales.

F. Rol para directores de área de auditoría: Rol asignado para uso del director de
área de auditoría de la SEPS, mediante el cual puede aprobar los informes
enviados por el jefe de equipo de auditoría de la SEPS así como ingresar en el
Sistema estrategias asignadas a las organizaciones, entre otras funciones
adicionales.

G. Rol para analistas de seguimiento: Rol asignado para uso de los analistas de
seguimiento de la SEPS, mediante el cual pueden dar seguimiento al registro de
los hallazgos determinados en los informes de auditoría de las organizaciones,
entre otras funciones adicionales.

H. Rol para director de seguimiento: Rol asignado para uso del director de
seguimiento de la SEPS, mediante el cual puede dar seguimiento al registro de
los hallazgos determinados en los informes de auditoría de las organizaciones,
entre otras funcionalidades adicionales.

3. OBTENCIÓN DE CLAVES

Para el uso de los roles de auditor interno, Presidente de Consejo de Vigilancia y de


auditor externo, los usuarios solicitantes deberán requerir ante la Superintendencia una
clave de ingreso al ‘Sistema de Hallazgos EPS’. En el caso de auditores, para obtener
una clave previamente deben estar registrados y calificados ante la Superintendencia
conforme lo establecido en el Oficio Circular No. SEPS-INEPS-2015-17435 y en la
Resolución No. SEPS-ISFPS-INEPS-IGPJ-2015-155.

A continuación, se presentan los pasos que deben seguir los requirentes para obtener
una clave al sistema.

3.1 Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos

Previo a ingresar al Sistema de Hallazgos debe solicitar una clave siguiendo las
siguientes indicaciones:

a) Ingresar a la página de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria


(www.seps.gob.ec), donde aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: www.seps.gob.ec

b) Ingresar al portal de Servicios, para lo cual se debe pulsar en el enlace


, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: www.seps.gob.ec

c) A continuación con el apuntador del mouse aplicar en y aparecerá


la siguiente pantalla:

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Fuente: www.seps.gob.ec

d) En esta pantalla se debe pulsar en la opción “Solicitud de Claves”, donde se


visualizará el siguiente formulario:

Fuente: www.seps.gob.ec

A continuación se presentará cada una de las partes del formulario y cómo deben ser llenadas.

Datos de la organización
El siguiente cuadro debe ser llenado con los datos completos de la organización. En
esta sección son de vital importancia los campos de correos electrónicos tanto de la
organización como de su representante legal. En lo que corresponde a segmento/nivel,
cabe indicar que el Sector No Financiero aplica la opción de niveles 1 o 2. En caso de
que no se conozca a qué nivel pertenece su organización, en la flecha se desplegarán
todas las opciones.

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Fuente: www.seps.gob.ec

Datos personales del usuario


El cuadro que se indica a continuación es para ser llenado por Auditores calificados
como Persona Natural.

Fuente: www.seps.gob.ec

Datos personales del usuario


El siguiente cuadro aplica para Auditores calificados como Persona Jurídica.

Fuente: www.seps.gob.ec

Datos de la persona que va a realizar el requerimiento


En el siguiente cuadro se llena los datos de la persona que solicita el requerimiento.

Fuente: www.seps.gob.ec

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Sistemas Disponibles
En la siguiente pantalla se identifican los accesos que se están requiriendo:

Fuente: www.seps.gob.ec

Se debe marcar el campo al cual pertenece, ya sea Auditor de la EPS, Auditor Interno,
Auditor Externo, Presidente Consejo de Vigilancia o Acopio (que aplica para otros
procesos de carga de información).

Luego de ingresados todos los campos requeridos se procederá a pulsar en el botón


e imprimir los formularios que se descargarán en la pantalla.

Los formularios impresos deben firmarse y presentarse en Mesa de Servicios a nivel


nacional, conjuntamente con los requisitos que se indican en el formulario para la
entrega de las claves correspondientes.

Es importante recalcar que deberá presentarse un Formulario por cada


organización sobre la cual se requiera la clave.

4. INGRESO AL SISTEMA DE HALLAZGOS

Cada usuario o rol tiene asignado una clave única de ingreso al Sistema de Hallazgos
según lo presentado en el punto anterior del Manual. A continuación se explican los
pasos que deben seguirse para el ingreso al Sistema.

4.1 Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos

a) Ingresar a la página de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria


(www.seps.gob.ec), donde aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: www.seps.gob.ec

b) Para ingresar al portal de Servicios Electrónicos se debe pulsar en el enlace


donde aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: www.seps.gob.ec

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Si se acerca el apuntador del mouse a la sección de “Servicios electrónicos”


aparecerá la siguiente imagen:

Fuente: www.seps.gob.ec

c) Para ingresar al Sistema de Hallazgos se debe pulsar en la opción de


donde se mostrará la pantalla de ingreso
a la aplicación. En esta pantalla se debe colocar el usuario y contraseña
asignado por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

A continuación aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

A continuación pulsar en “Sistema de Hallazgos de Auditoría”, se despliega la


siguiente pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

A continuación pulsar en “Hallazgos EPS”.

4.1.1 Selección de las organizaciones

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Una vez dentro del Sistema de Hallazgos, encontrará la siguiente pantalla con las
organizaciones asociadas a su rol o usuario de acuerdo a los formularios presentados
para la solicitud de claves:

NOTA: Para los roles de Auditor Interno y de Presidente del Consejo de


Vigilancia solo aparecerá la opción de ingresar en su propia organización.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En el caso de que su rol o usuario esté asociado a más de una organización, el cuadro
de “Selección de Organizaciones asociadas” se podrá hacer uso de los filtros de “Razón
social” y de “R.U.C.” para buscar con facilidad la organización que desea seleccionar.

Para esto deberá escribir en la opción los datos de la organización sobre


la que desea realizar acciones.

Una vez ubicada la organización, se debe pulsar el botón y seguir los pasos
que se explican a continuación.

4.2 Definiciones

Antes de iniciar con el uso del sistema, es importante comprender los siguientes
términos, que se encontrarán en cada módulo:

Hallazgos: Situación deficiente y relevante que se determina mediante procedimientos


de auditoría sobre áreas críticas, comparación entre “lo que debe ser” (criterio) y “lo que
es” (condición). A continuación un ejemplo:

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Condición: “Los vocales de los Consejos de Administración y Vigilancia


fueron electos en Asamblea General Ordinaria del 07 de diciembre de
2014, sin embargo no fueron elegidos por medio de votación secreta.”

Criterio: “El reglamento de elecciones de la organización establece que


los vocales deben ser elegidos por votación secreta en Asamblea
General.”

El ejemplo anterior muestra que un hallazgo debe contener mínimo dos


partes:

Condición: Describe la deficiencia, irregularidad, desviación o


incumplimiento detectado en la organización.

Criterio: Describe cómo debería ser la situación para que no exista la


condición antes explicada.

Recomendaciones: Son propuestas de correctivos que se realizan a las


organizaciones con el fin de subsanar las deficiencias encontradas en los
hallazgos. Las recomendaciones deben contener los actores responsables y el
proceso que debe seguirse para enmendar los hallazgos identificados. Por
ejemplo:

“El Presidente de la Cooperativa deberá convocar a una Asamblea


General Extraordinaria con el objetivo de realizar nuevas elecciones de
los miembros de los Consejos de Administración y de Vigilancia que se
ajusten a lo normado por el reglamento de elecciones de la organización.”

Estrategias: Son acciones, basadas en las recomendaciones, que se ejecutan de


manera ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Dichas estrategias deberán
incluir los responsables y las acciones específicas que se deben llevar a cabo
para subsanar los hallazgos encontrados. Por ejemplo:

“El Presidente de la Cooperativa convocará en máximo quince (15) días


a una Asamblea General Extraordinaria para que se realicen nuevas
elecciones al interior de la organización.

El Secretario de la Asamblea levantará el Acta de la Asamblea General


en donde conste que se siguieron todos los procedimientos y
obligaciones legales acorde al reglamento de elecciones de la
Cooperativa.”

Entregables: Son documentos que se remiten como respaldo del cumplimiento


de las recomendaciones realizadas para subsanar los diferentes hallazgos
encontrados en la organización. Los entregables deben ser claros (es decir, que

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no den espacio a interpretaciones erróneas o ambigüedades de lo que se solicita),


completos (que contengan todo lo que se necesita para subsanar un hallazgo),
legítimos (que se cumplan de acuerdo a la normativa y procedimientos que deben
seguir las organizaciones) y verificables (que se pueda demostrar en cualquier
momento su autenticidad). Ejemplos de entregables son:

“Reglamento de elecciones de la organización.

Convocatoria de Asamblea General para elección de Vocales de los


Consejos de Administración y Vigilancia.

Acta de Asamblea General que certifique el proceso de elecciones


realizado.”

IMPORTANTE: Cuando un hallazgo corresponde a alguna actividad que por su


naturaleza, no puede ser corregida, la estrategia y el entregable deberán ser
acciones y documentos que muestren la corrección de la acción en un período
posterior. No se pueden obtener documentos que en su momento no fueron
elaborados/tratados, como: Presupuestos, Planes Operativos Anuales, Actas de
reuniones inexistentes, entre otros.

De lo anterior, a continuación se presenta un ejemplo adicional de cómo deben


escribirse y describirse los hallazgos, sus recomendaciones, las estrategias y los
entregables:

Período de supervisión al año 2015

Hallazgo: No se elaboró el presupuesto anual correspondiente al año


2015. De acuerdo a la normativa de la cooperativa, la Gerencia debe
elaborar cada año el presupuesto anual de la organización, el mismo que
deberá ser aprobado por el Consejo de Administración y conocido por los
socios en Asamblea General.

Recomendación: El Gerente deberá elaborar la proforma presupuestaria


del año 2016 para aprobación del Consejo de Administración y
conocimiento de la misma en Asamblea General de Socios.

Estrategia: El Consejo de Administración pondrá en conocimiento de la


Asamblea la proforma presupuestaria 2016.

Entregables:
1) Proforma presupuestaria 2016;
2) Acta de Consejo de Administración donde se trata la aprobación del
presupuesto 2016;

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3) Acta de Asamblea General en la que se conoce el presupuesto 2016.

Proceso: Para las organizaciones, un proceso se define como el conjunto de


actividades que se realizan dentro de un área específica para un propósito
particular y/o designio. Existen tres tipos de procesos en una organización y son
los siguientes:

Gobernante: Son procesos de administración y gerencia, orientados al


cumplimiento de los objetivos, estrategias y políticas de la organización.

Operativo: Son procesos esenciales para el giro central del negocio,


relacionados con actividades generadoras de productos y servicios ofertados
por las organizaciones.

Soporte: Son procesos que proporcionan los recursos financieros, humanos


y tecnológicos como soporte de la organización; dicho de otra manera,
brindan el apoyo necesario para alcanzar un adecuado funcionamiento de los
procesos gobernantes y operativos.

Componentes: Son elementos de gestión y desempeño sobre los que se evalúan


debilidades o riesgos. Corresponden al ámbito de identificación de los hallazgos.
Los componentes a evaluar dentro de las organizaciones se clasifican en tres:
Gobierno Cooperativo, Evaluación Económica-Financiera, y Balance Social.

Subcomponentes: Un subcomponente es un conjunto de conceptos que sirven


para identificar y evaluar la calidad de la gestión de la organización en función de
una temática específica o componente; asimismo, establece el elemento de
control al que se encuentra asociado el examen de auditoría o el hallazgo.

Los componentes contienen a los siguientes subcomponentes1:

Componente Subcomponentes
Calidad de Gobierno
Gobierno cooperativo
Ambiente de Control
Activos
Evaluación Económica y Análisis de ingresos y gastos
Financiera Patrimonio
Pasivos
Balance Social Balance Social

Identificación de hallazgos: Es el proceso a través del cual se redactan los


hallazgos identificados por los diferentes auditores o supervisores de la SEPS,
como resultado de la aplicación de sus procesos y procedimientos de auditoría.

1
La definición y explicación de cada uno de los subcomponentes se presenta más adelante en el punto
5.2.4.

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Ejecución de estrategias: Implica el cumplimiento de las estrategias definidas


por la organización a través de la gerencia/ administración para la mitigación de
los hallazgos identificados.

Impacto: Es el grado de afectación del hallazgo en el funcionamiento normal de


la organización, respecto al subcomponente evaluado.

Probabilidad: Concibe la posibilidad de que ocurra un suceso. Se puede definir


determinando la frecuencia con la que se puede presentar un hallazgo.

Riesgo: Es la posibilidad de que se genere un perjuicio o daño (por lo general


crítico o relevante) dentro la organización. En sí, es un indicador que toma en
cuenta conjuntamente a los niveles de impacto y probabilidad determinados en un
hallazgo.

4.3 Funcionalidades del sistema

Los módulos que integran el Sistema de Hallazgos se encuentran en la parte superior


del mismo, bajo el nombre de la organización y son los siguientes:

1) Consultas
2) Informes-Hallazgo
3) Estrategia
4) Reestructuración de estrategias
5) Cargar formulario
6) Manual

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Al pulsar en cada uno de los módulos se despliega un conjunto de opciones, cuyas


funcionalidades se describen a lo largo del presente Manual y que se explican de
manera detallada. De manera general, cada uno de roles tiene permitido realizar
acciones en los siguientes módulos:

Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de equipo y directores aplica solo a los servidores de la
SEPS.
Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5. ACCIONES EN LOS MÓDULOS DEL SISTEMA

A continuación se explican las acciones por módulo que pueden realizar los usuarios
dentro del Sistema de Hallazgos y las opciones presentes en cada uno de ellos.
También se muestra qué usuarios pueden realizar cuáles acciones en los módulos del
Sistema.

5.1 Módulo de Consulta

Permite realizar consultas de informes, hallazgos y estrategias registrados con


anterioridad por otros usuarios con el fin de obtener un diagnóstico previo de la
organización a consultar.

Al pulsar en el módulo de “Consultas” se despliegan las opciones “Informes”, “Hallazgos”


y “Estrategias” según la consulta que se desee realizar.

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Intenden cia d el S ector No Finan ciero Final

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en
donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de equipo y directores aplica solo a los servidores de la
SEPS.
Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.1.1. Consulta de Informes

Para este tipo de consulta, se debe pulsar la opción “Informes” con el fin de revisar el
historial de informes ingresados por otros usuarios.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de los informes:

• Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se


visualizarán todos los informes ingresados en el sistema.

• Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta


característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso
de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se
conozca, tales como:

o Filtros por ‘Responsable de Emisión’, ‘Tipo Informe’ y ‘Periodicidad’: Al


pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una
búsqueda más específica del tipo de informe que se desea consultar.

o Filtro por ‘Fecha de Emisión inicio’ y ‘Fecha de Emisión fin’, al pulsar en


éste se despliega un calendario en el que se debe escoger la fecha en que
fue emitido el informe que se desea consultar. También se puede escribir la
fecha en el formato DD/MM/AA, todo siempre en números. Por ejemplo, si se
desea buscar un informe de fecha de 17 de febrero del año 2014, se debe
escribir 17/02/2014 en el filtro de búsqueda.

o Si se usa el filtro ‘Número informe’, se debe llenar el número del informe que
se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o
incompleta el número del informe.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón para realizar la consulta de los informes requeridos. Por su parte

también se puede pulsar el botón que permite borrar los filtros y búsquedas
realizados anteriormente. Al ejecutar la búsqueda aparecerá el siguiente cuadro en la
pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

De los informes consultados, es posible realizar las siguientes acciones:

Permite descargar una copia del informe consultado en formato Word

Permite descargar el informe en formato Excel

5.1.2. Consulta de Hallazgos

Para este tipo de consulta, se debe pulsar la opción “Hallazgos” con el fin de consultar
el historial de los hallazgos registrados por otros usuarios.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Como en el caso de Consulta de Informes, en esta pantalla se pueden realizar


búsquedas parciales o totales de los hallazgos:

• Búsquedas totales: Busca ‘toda’ la información relacionada a la categoría que se

desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se


visualizarán todos los hallazgos ingresados en el sistema.

• Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ la información que cumple cierta


característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso
de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se
conozca, tales como:

o Filtros por ‘Responsable de Emisión’, ‘Tipo Informe’, ‘Periodicidad’


‘Proceso’, ‘Área’, ‘Componente’ y ‘Subcomponente’: Al pulsar en éstos se
despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más
específica del hallazgo que se desea consultar. Para el filtro
‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro
‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de
búsqueda.

o Filtro por ‘Fecha de Emisión inicio’ y ‘Fecha de Emisión fin’, al pulsar en


éste se despliega un calendario en el que se debe escoger la fecha en que
fue registrado el hallazgo que se desea consultar. También se puede escribir
la fecha en el formato DDMM/AA, todo siempre en números. Por ejemplo, si
se desea buscar un informe de fecha de 17 de febrero del año 2014, se debe
escribir 17/02/2014 en el filtro de búsqueda.

o Si se usa el filtro ‘Número informe’, se debe llenar el número del informe que
se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o
incompleta el número del informe que contiene los hallazgos.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón para realizar la consulta de los hallazgos requeridos. Por su parte

también se puede pulsar el botón que permite borrar los filtros y búsquedas
realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la
pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Posteriormente, si se pulsa el botón de acciones aparece información general


del informe, las recomendaciones y estrategias asociadas al hallazgo, tal como en el
siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.1.3. Consulta de Estrategias

Para este tipo de consulta, se debe pulsar la opción ‘Estrategia’ con el fin de consultar
el historial de estrategias definidas para corregir o mejorar las deficiencias encontradas
en los hallazgos.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

• Búsquedas totales: Busca ‘todas’ las estrategias relacionadas a la categoría que

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se


visualizarán todas las estrategias ingresadas ya en el sistema.

• Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta


característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso
de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se
conozca, tales como:

o Filtros por ‘Responsable de Emisión’, ‘Componente’ y ‘Subcomponente’,


‘Estado Cumplimiento’ y ‘Estado Aprobación’: Al pulsar en éstos se
despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más
específica de la estrategia que se desea consultar. Para el filtro
‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro
‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de
búsqueda.

o Si se usa el filtro ‘Número informe’, se debe llenar el número del informe que
se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o
incompleta el número del informe que contiene los hallazgos.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón para realizar la consulta de los estrategias requeridas. Por su parte

también se puede pulsar el botón que permite borrar los filtros y búsquedas
realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la
pantalla:

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Auditoría EPS
Intenden cia d el S ector No Finan ciero Final

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Mediante el botón es posible descargarse en formato Excel las


estrategias consultadas con los siguientes reportes:

- Reporte de ‘Seguimientos’ de las estrategias definidas para la organización

- Reporte de ‘Reestructuraciones’ de las estrategias efectuadas, en el cual se puede


visualizar los resultados de las solicitudes realizadas a la SEPS sobre aprobación y
reestructuración de estrategias.

Por su parte, al pulsar el botón de ‘Acciones’ en alguna de las estrategias


consultadas, aparece información general del informe, incluidos los
hallazgos y recomendaciones asociadas a la estrategia, tal como en el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.2. Módulo de Ingreso de informes e identificación de hallazgos

A partir de este módulo, se presentan las opciones de ingresar un nuevo informe (así
como hallazgos, recomendaciones, estrategias y entregables), visualizar informes
preliminares, y realizar ajustes de valoración.

Para ingresar un nuevo informe con sus respectivos hallazgos, los usuarios deberán ir
a la opción ’Informe-Hallazgo’ y pulsar la opción que necesiten utilizar.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Manu al de Usuario – Sist em a d e Hallazgos de
Auditoría EPS
Intenden cia d el S ector No Finan ciero Final

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en
donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de equipo y directores aplica solo a los servidores de la
SEPS.
Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.2.1 Nuevo informe

Si se pulsa la opción de ‘Nuevo Informe’, la pantalla se verá de una de las siguientes


maneras:

a) Cuando no hay informes pendientes de editar o de enviar a la SEPS, la pantalla se


mostrará vacía. Si el usuario quiere registrar un nuevo informe deberá digitar el botón
‘Nuevo’.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

b) Cuando hay informes pendientes de editar o de enviar a la SEPS, la pantalla


desplegará una lista de los informes registrados, y presentará la opción de
‘Acciones’

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, los botones que aparecerán son los siguientes, cabe indicar que no
todos aparecerán en los diferentes roles, éstos serán de acuerdo al rol.

Cada uno de los botones permite realizar lo siguiente:

Permite cargar el informe de respaldo de los hallazgos, el cual deberá ser cargado
en formato PDF con firmas de responsabilidad.

Para el caso de los Auditores SEPS, deberán cargar adicionalmente el oficio


mediante el cual se aprueba el ‘plan de acción respectivo’ siempre y cuando este
sea el proceso sugerido.
Permite realizar modificaciones a un informe

Permite eliminar un informe

Permite confirmar el envío de un informe a la SEPS

Permite descargar la matriz de hallazgos en formato Excel

Cuando se ha cargado un informe de respaldo, éste ícono permite descargar una


copia del informe adjuntado

5.2.2 Ingreso de nuevo informe

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Si la acción que se desea realizar es ingresar un ‘Nuevo informe’. Al pulsar el botón


en el cuadro de ‘Ingreso de nuevos informes’ mostrado anteriormente,
aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Para el caso de los Auditores Internos y Externos, sólo se deberá llenar el campo de
fecha, ya que el número de informe de auditoría, lo asiga automáticamente el sistema.

En el caso de los informes de los roles de servidores de la SEPS, se despliega el


siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

El listado de esta pantalla permite escoger datos conforme corresponda para el


informe, y a su rol:

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Intenden cia d el S ector No Finan ciero Final

Despliega un calendario en el que se debe escoger la


Fecha de Emisión
fecha del nuevo informe a ingresar.
Despliega un listado para escoger el responsable del
Responsables de
Informe que se ingresa con las opciones: ‘Auditoría
Emisión
Externa’, ‘Auditoría Interna’ y ‘Supervisión – SEPS’.
Despliega el listado del tipo del informe que se ingresará
siendo las opciones: ‘Informe de Auditoría Externa’,
Tipo Informe
‘Informe de Auditoría Interna’ e ‘Informe de Supervisión
– SEPS’.
Al pulsar el botón ‘Guardar’ se almacenarán los datos
Guardar del informe y permitirá ingresar los hallazgos,
recomendaciones y las estrategias del mismo.
Al pulsar el botón ‘Cancelar’ se regresará a la pantalla
Cancelar
anterior del sistema sin guardar los datos del informe.
Esta opción solo aplica si escoge el rol ‘Supervisión
– SEPS’ en el cuadro de ’Responsables de Emisión’.
Aquí el usuario deberá escribir el número del informe
Número Informe final que se desea ingresar. En los casos que se escojan
como Responsables de Emisión a ‘Auditoría Interna’ o
‘Auditoría Externa’, el sistema asignará de manera
automática un número de informe.

5.2.3 Editar un informe

Como se vio en el punto 5.2.1, es posible editar un informe si en la pantalla de ‘Ingreso

de nuevos informes’ se pulsa el botón . Al hacerlo, se observará la siguiente pantalla


junto con los datos del informe ingresado en el sistema:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en el botón aparecerá el siguiente cuadro, donde se pueden


modificar los datos del informe en ‘Fecha de Emisión’, ‘Responsable de Emisión’ y ‘Tipo
Informe’:

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Intenden cia d el S ector No Finan ciero Final

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar el botón de se guardarán los datos editados del informe. Si se

pulsa el botón , se regresará a la pantalla anterior del sistema sin modificar


los datos del informe.

5.2.4 Añadir hallazgos

Los hallazgos son todos aquellos eventos de riesgo detectados en un proceso de


auditoría. Debido a sus características deben comunicarse como situaciones que
merecen atención.

Para ingresar los hallazgos identificados en un informe, se deberá pulsar en el botón

en la pantalla de ‘Ingreso de nuevos informes’ y aparecerá el


siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Intendencia del Sector No Financiero Final

En este cuadro, se pueden realizar las siguientes acciones:

Descripción Corresponde al detalle de los hallazgos establecidos en los informes de los


auditores internos y del Consejo de Vigilancia. Los hallazgos deben redactarse
de forma clara y precisa. Además los hallazgos deben cumplir con cuatro
atributos que son:

• Condición: describe la deficiencia, irregularidad, desviación o


incumplimiento detectado en la organización.
• Criterio: describe cómo debería ser la situación para que no exista la
condición antes explicada.
• Causa: señala la razón que originó la condición encontrada.
• Efecto: detalla la o las consecuencias que puede tener la condición
encontrada.

Cabe indicar que para el llenado de los hallazgos solamente se los hará con
los dos primeros atributos que son: Condición y criterio.

Proceso Es el principal tipo de proceso que se afectó con el hallazgo identificado y


pueden ser:

Tipo de Descripción
proceso
Gobernante Son procesos orientados al cumplimiento de los objetivos,
estrategias y políticas de la organización.
Operativos Son procesos esenciales para el giro central del negocio,
relacionados con actividades generadoras de productos y
servicios ofertados por las organizaciones.
Soporte Son aquellos que proporcionan los recursos financieros,
humanos y tecnológicos como soporte de la organización; dan
apoyo necesario a los procesos gobernantes y operativos.
Área Se refiere al área, departamento o unidad en la cual se identifica un hallazgo,
las cuales serán llenadas de acuerdo al siguiente detalle:

Áreas
Asamblea General
Auditoría Interna
Consejo de Administración
Consejo de Vigilancia
Gerencia
Junta de Vigilancia
Junta Directiva
Junta General
Secretaría
Unidad administrativa de Contabilidad
Unidad Administrativa de Tecnología
Ventanilla de recepción de encomiendas
Ventanilla de venta de boletos

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Componente Es un elemento de gestión y desempeño sobre el que se evalúan debilidades


o riesgos y donde las auditorías identifican hallazgos, recomendaciones y
estrategias para corregirlos. Los componentes a evaluar dentro de las
organizaciones se clasifican en: Gobierno Cooperativo, Evaluación
Económica-Financiera, y Balance Social.

Subcomponente Establece el elemento de control al que se encuentra asociado el hallazgo. Es


importante tener en cuenta que a cada hallazgo se debe asociar un solo
subcomponente.

Subcomponente Alcance Temas relacionados

Calidad de Evaluación de la calidad de - Perfil e idoneidad de


Gobierno la gestión de la Asamblea miembros
General de Socios o - Estructura organizacional
Representantes, Consejo - Gestión de Asamblea de
de Administración, Consejo Representantes o socios,
de Vigilancia y gerencia Consejo de Administración
general, en el buen y Gerencia
funcionamiento de una - Plan estratégico, operativo
organización. y presupuesto.
Ambiente de Evaluación de la calidad de - Sistema de Información
Control control interno aplicado a Gerencial
las operaciones de la - Código de ética
organización; así como la - Existencia de políticas,
asignación de procesos y procedimientos.
responsabilidades para la - Efectividad de gestión de
implementación de dicho Auditoría Interna, Externa y
control. Consejo de Vigilancia
Evaluación de Observaciones asociadas a - Estructura de activos
Activos la administración, - Evolución de activos
estructura del activo y su - Calidad de activos
correcta valoración. - Veracidad, integridad y
correcta valuación de los
saldos.
Evaluación de Observaciones asociadas a - Estructura de pasivos
Pasivos la administración, - Evolución de pasivos
estructura del pasivo y su - Veracidad, integridad y
correcta valoración. correcta valuación de los
saldos.
Evaluación de Observaciones asociadas a - Estructura de patrimonio
Patrimonio la adecuada gestión del - Evolución de patrimonio
patrimonio y su correcta - Calidad del patrimonio
valoración, y la capacidad técnico.
patrimonial de las - Nivel de solvencia.
instituciones para afrontar - Cumplimiento de relaciones
pérdidas inesperadas y normativas.
atender sus obligaciones a - Veracidad, integridad y
mediano y largo plazo. correcta valuación de los
saldos.

Análisis de Observaciones asociadas a - Estructura de ingresos y


resultados la gestión de los ingresos y gastos
gastos, así como los - Evolución de ingresos y
resultados obtenidos y su gastos
correcta valoración - Capacidad para generar
excedentes y utilidades

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- Veracidad, integridad y
correcta valuación de los
saldos.
Balance Social Eventos de riesgo - Contribución social de la
originados por deficiencia o organización respecto a
ausencia de políticas y socios.
metodologías de balance - Contribución social
social. respecto a los empleados.
- Contribución de la
organización respecto a la
sociedad y el medio
ambiente.

Impacto Representa el nivel de afectación que podría tener la organización de acuerdo


al hallazgo identificado.
El usuario deberá escoger un valor entre 1 y 10, donde 1 representa el menor
impacto y 10 el impacto máximo que podría causar grave daño a la
organización.

Nivel de im pacto Descripción


+ 10 Los hallazgos identificados representan una fuerte
Catastrófico pérdida de díficil recuperación, que si no se corrigen
- 9 a tiempo pueden llevar a la liquidación de la organización.

+ 8 Los hallazgos identificados representan una m ayor


Crítico debilidad en los procesos, que pueden afectar el
- 7 funcionam iento norm al la organización.
+ 6 Los hallazgos identificados constituyen una debilidad
Moderado
- 5 m oderada en los procesos de la organización.

+ 4 Los hallazgos identificados constituyen una debilidad


Menor
- 3 m enor en los procesos de la organización.

+ 2 Los hallazgos identificados tienen m uy poca


Insignificante
repercusión sobre la organización
- 1

Probabilidad Representa la posibilidad de que ocurra un evento, para lo cual el usuario


deberá escoger entre 1 y 10, donde 1 representa la menor probabilidad y 10
la mayor probabilidad de ocurrencia del evento

Nivel de probabilidad Descripción


Muy alta + 10 Todos los días o varias veces al mes
- 9
Alta + 8 Cuando menos una vez al mes.
- 7
Media + 6 Cuando menos una vez al año.
- 5
Baja + 4 Cuando menos una vez cada dos años.
- 3
Muy Baja + 2 Cuando menos una vez cada cinco años.
- 1

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Riesgo Este valor lo calcula automáticamente el sistema en base a los valores


ingresados en ‘Impacto’ y ‘Probabilidad’, y representa el nivel de exposición
de riesgo al que la organización se enfrenta tras un hallazgo identificado.

Nivel de Estrategia Calificación


Riesgo
Riesgo Crítico Requiere acciones inmediatas por
parte del Consejo de
Administración / Junta Directiva y 46-100
la Gerencia / Administración
Riesgo Alto Requiere atención del Consejo de
Administración/ Junta Directiva y la 24-45
Gerencia / Administración
Riesgo Medio Requiere atención de mandos
medios 10-23
Riesgo Bajo Se administran con
procedimientos rutinarios 1-9

Al pulsar el botón de se guardarán los datos del hallazgo. Si se pulsa el botón

, se regresará a la pantalla anterior sin que se guarden los datos del


hallazgo.

Si un hallazgo ha sido guardado, aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS


Los botones de acción para los hallazgos son los siguientes:

Permite editar el hallazgo identificado dentro de la organización.

Permite eliminar el hallazgo identificado.

Permite ingresar recomendaciones al hallazgo identificado.

5.2.5 Añadir recomendaciones

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Las recomendaciones son propuestas correctivas que se realizan a las organizaciones


con el fin de subsanar las deficiencias encontradas en los hallazgos. Las
recomendaciones deben contener los actores responsables y el proceso que debe
seguirse para enmendar los hallazgos identificados. Por ejemplo: El Gerente debe
convocar a una Asamblea General Extraordinaria con el objetivo de realizar nuevas
elecciones de los miembros del Consejo de Administración y de Vigilancia que se
ajusten a lo normado por el reglamento de elecciones de la organización.

Para añadir recomendaciones a los hallazgos se debe pulsar el botón en el


cuadro de ‘Hallazgos’, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

De esta manera, para ingresar recomendaciones a los hallazgos se debe pulsar el botón
donde aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En el cuadro de ‘Descripción’ debe escribirse de manera clara y específica las


recomendaciones que deberá adoptar la organización para mitigar los riesgos y

gravedad de cada uno de los hallazgos. Al pulsar en se graba la

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recomendación, mientras que si se pulsa se regresa a la pantalla anterior


sin que se guarde ninguna recomendación. Después de ingresar las recomendaciones
se muestra lo siguiente en la pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los botones de acción para recomendaciones son los siguientes:

Permite editar las recomendaciones a la organización.

Permite eliminar la recomendación identificada.

Permite ingresar a la pantalla de las estrategias.

5.2.6 Añadir estrategias

Las estrategias son acciones, basadas en las recomendaciones, que se realizan de


manera ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Para añadir estrategias a las
recomendaciones se debe pulsar el botón en el cuadro de
“Recomendaciones”, donde aparecerá la siguiente pantalla en la que se muestra la
opción de ‘Añadir’ Estrategia.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pulsa el botón para ingresar la estrategia


definida por el usuario, a lo que aparecerá el siguiente cuadro:

En este cuadro aparecerán las siguientes acciones:

Descripción Son acciones, basadas en las recomendaciones, que se ejecutan de manera


ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Dichas estrategias deberán incluir
los responsables y las acciones específicas que se deben llevar a cabo para
subsanar los hallazgos encontrados. Por ejemplo:

El Gerente convocará en máximo quince (15) días a una Asamblea General


Extraordinaria para que se realicen nuevas elecciones al interior de la
organización.

El Secretario de la Asamblea levantará el Acta de la Asamblea General en donde


conste que se siguieron todos los procedimientos y obligaciones legales acorde
al reglamento de elecciones de la Cooperativa.
Responsable Se refiere al directivo o empleado, responsable del área (departamento, unidad)
de la organización, que coordinará o ejecutará la estrategia. Las opciones a elegir
son las siguientes:

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Responsable de estrategia
Auditor Interno
Contador
Gerente
Presidente del Consejo de Administración
Presidente del Consejo de Vigilancia
Presidente Junta de Vigilancia
Presidente Junta Directiva
Responsable de la Unidad Administrativa de Tecnología
Responsable de ventanilla de recepción de encomiendas
Responsable de ventanilla de venta de boletos
Secretario

Entregable Son los archivos o documentos que se deben remitir a la SEPS como respaldo
de cumplimiento de las estrategias señaladas por los auditores o por los
servidores de la SEPS en función de subsanar los diferentes hallazgos
encontrados en la organización. Los entregables deben ser claros (es decir, que
no den espacio a interpretaciones erróneas o ambigüedades de lo que se
solicita), completos (que contengan todo lo que se necesita para subsanar un
hallazgo), legítimos (que se cumplan de acuerdo a la normativa y procedimientos
que deben seguir las organizaciones) y verificables (que se pueda demostrar en
cualquier momento su autenticidad). Ejemplos de entregables son:

• Reglamento de elecciones de la organización.

• Convocatoria de Asamblea General para elección de representantes de


Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia.

Acta de Asamblea General que certifique el proceso de elecciones realizado.

Por su parte, dentro del sistema se debe considerar lo siguiente al llenar el


campo de entregables:

1. En el sistema se permite agregar más de un (1) entregable. Cada vez


que se pulsa el botón , se puede agregar un entregable a la
estrategia.

Si existe más de un entregable a la estrategia, cada uno debe llenarse


individualmente pulsando el botón . Es decir, dos (o más)
entregables no deben ser llenados dentro de un mismo campo de ingreso de
entregable.
Fecha de A pulsar en el mismo se despliega un calendario en el que se debe escoger la
inicio fecha en la que empezará la ejecución de la estrategia definida.
Fecha de fin A pulsar en el mismo se despliega un calendario en el que se debe escoger la
fecha en que finalizará la ejecución de la estrategia.

Después de ingresar la estrategia se muestra lo siguiente en la pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

El usuario podrá editar la estrategia pulsando el botón y eliminarla pulsando el


botón Tómese en cuenta que los informes pueden contener más de un hallazgo,
recomendación o estrategia. Por tanto, para ingresar nuevos hallazgos,
recomendaciones o estrategias, en cada uno de los cuadros antes
revisados se debe pulsar el botón hasta llegar a la pantalla en la que se desea ingresar
y realizar nuevas acciones.

5.2.7 Enviar informe

Una vez que se añaden a un informe: los hallazgos, recomendaciones y estrategias


identificados, se debe pulsar el botón en la pantalla de Informes (véase punto
5.2.1) para su envío, luego de lo cual aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

Permite confirmar el envío del informe final a la Superintendencia. Al pulsar


‘Enviar’ se confirma que la fecha de emisión y número de informes dejarán de
ser preliminares y se convertirán en definitivos

Permite volver a revisar el contenido del informe antes de enviar.

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5.3 Módulo de Gestión de Estrategias

Los usuarios deberán pulsar el módulo de ‘Estrategias’ para gestionar las estrategias
definidas para la organización, donde se presentan las opciones de aprobación de
planes de acción, ejecución de estrategias, y de añadir estrategias.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en
donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.3.1 Añadir Estrategias

Para agregar estrategias, se debe pulsar la opción ‘Añadir estrategias’.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

• Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se


visualizarán todos los informes ingresados en el sistema.

• Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta


característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso
de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se
conozca, tales como:

o Filtros por ‘Componente’, ‘Subcomponente’ y ‘Responsable de


Emisión’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger
para realizar una búsqueda más específica de la estrategia que se desea
consultar. Para el filtro ‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún
elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus
opciones de búsqueda.

o Si se usan los filtros ‘Número informe’ y ‘Número hallazgo’, se debe llenar el


número del informe o del hallazgo que se desea consultar. En esta opción, es

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posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe o


hallazgo a consultar.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón para realizar la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte

también se puede pulsar el botón que permite borrar o limpiar los filtros y
búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente
cuadro en la pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Tómese en cuenta que se pueden añadir estrategias a cualquiera de los hallazgos.

Si se desea añadir ‘nuevas estrategias’ a los hallazgos encontrados se puede pulsar el


botón luego de lo cual se deben seguir los pasos explicados con anterioridad en el
punto 5.2.6 del presente manual sobre ‘Añadir estrategias’.

Una vez ingresada la estrategia, aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

Permite editar la estrategia ingresada.

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Permite eliminar la estrategia ingresada.

Permite enviar la estrategia a la Superintendencia. Si no se pulsa este botón la


estrategia no será ingresada en el sistema.

Si se pulsa en , aparecerá un cuadro con un listado de los entregables


ingresados con la estrategia para el cumplimiento del hallazgo, que se ve como el
siguiente ejemplo:

5.3.2 Ejecución de estrategias

Sirve para llenar el porcentaje de avance en el cumplimiento de las estrategias. Para


acceder a esta opción se debe pulsar ‘Ejecución de estrategias’.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

• Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se


visualizarán todas las estrategias ingresadas en el sistema.

• Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta


característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso
de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se
conozca, tales como:

o Filtros por ‘Componente’, ‘Subcomponente’ y ‘Responsable de


Emisión’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger
para realizar una búsqueda más específica de la estrategia que se desea
consultar. Para el filtro ‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún
elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus
opciones de búsqueda.

o Si se usan los filtros ‘Número informe’ y ‘Número hallazgo’, se debe llenar el


número del informe o del hallazgo que se desea consultar. En esta opción, es
posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe o
hallazgo a consultar.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón para realizar la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte

también se puede pulsar el botón que permite borrar o limpiar los filtros y
búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente
cuadro en la pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En la columna de ‘Porcentaje de avance’ el botón sirve para ingresar


el porcentaje de avance en el que se encuentra el cumplimiento de la estrategia, donde
0(%) significa que no habido ningún avance de la estrategia y 100(%) significa un
cumplimiento y avance completo de la estrategia. El avance de la estrategia puede ser
ingresado de dos maneras:

1. Se pueden utilizar los botones , donde si se pulsa en servirá para aumentar


el nivel de cumplimiento de la estrategia, y por el contrario si se pulsa en
disminuirá el nivel de cumplimiento.

2. Escribir de manera directa el porcentaje de cumplimiento en el botón .

Si se pulsa en , aparecerá un cuadro con un listado de los entregables


ingresados junto con la estrategia para el cumplimiento del hallazgo.

Una vez ingresados los porcentajes de cumplimiento en cada una de las estrategias se
debe pulsar el botón .

Si existieran dudas sobre el hallazgo o recomendación sobre los cuales se reportan los
avances, en el botón ‘Acciones’ se puede revisar el informe, el hallazgo y la
recomendación asociados a la estrategia.

5.3.3 Aprobación de estrategias

Esta funcionalidad solo aplica para los roles de Auditoría de la SEPS, y sirve para que
los roles de jefe de equipo o de director aprueben o rechacen las estrategias ingresadas
(añadidas) por los analistas de auditoría. Para acceder a esta opción se debe pulsar
‘Aprobación de estrategias’.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

• Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se


visualizarán todas las estrategias ingresadas en el sistema.

• Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta


característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso
de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se
conozca, tales como:

o Filtros por ‘Componente’, y ‘Subcomponente’: Al pulsar en éstos se


despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más
específica de la estrategia que se desea consultar. Para el filtro
‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro
‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de
búsqueda.

o Si se usan los filtros ‘Número informe’ y ‘Número estrategia’, se debe llenar el


número del informe o de la estrategia que se desea consultar. En esta opción,

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es posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe o


estrategia a consultar.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe

pulsar el botón para realizar la consulta de las estrategias requeridas.

Por su parte también se puede pulsar el botón que permite borrar o


limpiar los filtros y búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda,
aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a) Ver entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en ,


aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la
estrategia para el cumplimiento del hallazgo.

b) Fecha fin autorizada: Si se requiere, en este campo se puede modificar la


fecha de fin de cumplimiento de la estrategia ingresada para su aprobación.

c) Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir


una observación sobre la aprobación o reprobación de la estrategia ingresada
en el sistema.

d) Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba una estrategia


ingresada en el Sistema, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los
siguientes estados:

1. si se va a aprobar la estrategia,

2. si se va a reprobar la estrategia, y

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3. si aún no se decide ninguna acción sobre la estrategia

Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de las
estrategias ingresadas en el sistema, para grabar la información se debe pulsar el botón
.

5.4 Módulo de Reestructuración de estrategias

Los usuarios podrán solicitar reestructurar las estrategias definidas en el sistema para
subsanar los hallazgos, es decir, podrán solicitar que se realicen modificaciones a las
estrategias planteadas. A su vez, los roles que correspondan podrán aprobar o rechazar
tales solicitudes de reestructuración.

Las opciones de solicitudes de cambios a las estrategias son: solicitud de cambio de


fecha, solicitud de reemplazar una estrategia por una nueva, solicitar una excepción de
estrategia, y aprobar una reestructuración de estrategia.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en
donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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5.4.1 Cambio de fecha

Para solicitar un cambio de fecha en alguna de las estrategias, se debe pulsar la opción
‘Cambio de fecha’.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Este cuadro permite realizar las mismas acciones de búsqueda de estrategias que han
sido explicadas a lo largo del punto 5.3 sobre ‘Gestión de Estrategias’. Una vez hecha
cualquiera de las búsquedas, aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Para solicitar un cambio a la fecha final de cumplimiento de una estrategia se deberán


seguir los siguientes pasos:

a) Actualizar el porcentaje de avance de las estrategias que se desea reestructurar


haciendo uso del botón .

b) Pulsar en el botón y seleccionar la nueva fecha propuesta para


finalizar la estrategia.

c) Ingresar los motivos por los cuales se requiere cambiar la fecha final de
cumplimiento de la estrategia escribiendo en el cuadro de ‘Justificación’.

d) Al finalizar los pasos anteriores, se debe pulsar el botón para enviar


el requerimiento a la Superintendencia sobre cambio de fechas de cumplimiento.
Si se requiere verificar los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia
se puede pulsar el botón

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5.4.2 Reemplazar por una nueva estrategia

Para solicitar el reemplazo de alguna de las estrategias por otra, se debe pulsar la opción
‘Reemplazar por una nueva’ en el módulo de ‘Reestructuración de estrategias’.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Este cuadro permite realizar las mismas acciones de búsqueda de estrategias que han
sido explicadas a lo largo del punto 5.6., sobre ‘Gestión de Estrategias’. Una vez hecha
cualquiera de las búsquedas, aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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De esta manera, para solicitar el cambio de una estrategia por una nueva se deberán
seguir los siguientes pasos:

a) Actualizar el porcentaje de avance de las estrategias que se desea reestructurar


haciendo uso del botón

b) Ingresar los motivos o razones por los cuales se requiere reemplazar la estrategia
anterior por una nueva en el cuadro ‘Justificación’.

c) Al finalizar los pasos anteriores, se debe pulsar el botón para ingresar la


nueva estrategia que reemplazará a la estrategia anterior.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, se pueden realizar las siguientes acciones:


Número
Representa el número de la estrategia anterior que será reemplazada.
estrategia
Descripción Descripción

Son acciones, basadas en las recomendaciones, que se ejecutan de manera


ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Dichas estrategias deberán incluir los
responsables y las acciones específicas que se deben llevar a cabo para subsanar
los hallazgos encontrados. Por ejemplo:

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El Gerente convocará en máximo quince (15) días a una Asamblea General


Extraordinaria para que se realicen nuevas elecciones al interior de la organización.

El Secretario de la Asamblea levantará el Acta de la Asamblea General en donde


conste que se siguieron todos los procedimientos y obligaciones legales acorde al
reglamento de elecciones de la Cooperativa.
Se refiere al directivo o empleado, responsable del área (departamento, unidad) de
Responsable la organización, que coordinará o ejecutará la estrategia.
Responsable de estrategia
Auditor Interno
Contador
Gerente
Presidente del Consejo de Administración
Presidente del Consejo de Vigilancia
Presidente Junta de Vigilancia
Presidente Junta Directiva
Responsable de la Unidad Administrativa de Tecnología
Responsable de ventanilla de recepción de encomiendas
Responsable de ventanilla de venta de boletos
Secretario

Fecha de Despliega un calendario en el que se escogerá la fecha en la que empezará la


inicio ejecución de la estrategia definida.
Fecha de fin Despliega un calendario en el que se escogerá la fecha en que finaliza la
ejecución de la estrategia.
Entregable Son los archivos o documentos que se deben remitir a la SEPS como respaldo de
cumplimiento de las estrategias señaladas por los auditores o por los servidores de
la SEPS en función de subsanar los diferentes hallazgos encontrados en la
organización. Los entregables deben ser claros (es decir, que no den espacio a
interpretaciones erróneas o ambigüedades de lo que se solicita), completos (que
contengan todo lo que se necesita para subsanar un hallazgo), legítimos (que se
cumplan de acuerdo a la normativa y procedimientos que deben seguir las
organizaciones) y verificables (que se pueda demostrar en cualquier momento su
autenticidad). Ejemplos de entregables son:

• Reglamento de elecciones de la organización.

• Convocatoria de Asamblea General para elección de representantes de


Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia.

• Acta de Asamblea General que certifique el proceso de elecciones realizado.

Por su parte, dentro del sistema se debe considerar lo siguiente al llenar el campo
de entregables:

2. En el sistema se permite agregar más de un (1) entregable. Cada vez


que se pulsa el botón , se puede agregar un entregable a la
estrategia.

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3. Si existe más de un entregable a la estrategia, cada uno debe llenarse


individualmente pulsando el botón . Es decir, dos (o más)
entregables no deben ser llenados dentro de un mismo campo de ingreso
de entregable.

Si se requiere verificar los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia se

puede pulsar el botón .

Una vez ingresados los datos anteriores, se debe pulsar el botón para enviar
la solicitud de cambio de una estrategia por una nueva. Si por el contrario se pulsa el
botón , la información y solicitud de la nueva estrategia no será enviada ni
guardada.

5.4.3 Excepciones

Para solicitar la eliminación de alguna de las estrategias, se debe pulsar la opción


‘Excepciones’.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS


Este cuadro permite realizar las mismas acciones de búsqueda de estrategias que han
sido explicadas a lo largo del punto 5.3. sobre ‘Gestión de Estrategias’. Una vez hecha
cualquiera de las búsquedas, aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

De esta manera, para solicitar el cambio de una estrategia por una nueva se deberán
seguir los siguientes pasos:

a) Actualizar el porcentaje de avance de las estrategias que se desea reestructurar


haciendo uso del botón

b) Ingresar los motivos o razones por los cuales se solicita eliminar la estrategia en
el cuadro ‘Justificación’.

.
Al finalizar los pasos anteriores se debe pulsar el botón para enviar el
requerimiento de excepción de estrategia.

Si se requiere verificar los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia se


puede pulsar el botón .

El usuario podrá verificar las autorizaciones o negaciones de las reestructuraciones


solicitadas a las estrategias a través del módulo de “Consultas”.

5.4.4 Aprobación de reestructuraciones

Esta funcionalidad puede ser usada únicamente por el rol de director de seguimiento.
Para aprobar la reestructuración de una estrategia, se debe pulsar la opción ‘Aprobación
de reestructuraciones’ en el módulo de ‘Reestructuración de estrategias’.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá lo siguiente en la pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en la lista desplegable del campo ‘Tipo de reestructuración’ aparecen


las opciones de reestructuraciones de estrategias a aprobar, como se ve en el
siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Una vez elegido el tipo de reestructuración, se debe pulsar el botón


donde sucederá lo siguiente:

A. Si se escogió “Cambio de fecha”, aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a) Entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en ,


aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la
estrategia.

b) Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir


una observación sobre la aprobación o reprobación de la reestructuración de
estrategia.

c) Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba la reestructuración


de estrategia, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes
estados:

1. si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

2. si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

3. si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de


estrategia

d) Acciones: Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información


general de la estrategia.

Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de las
reestructuraciones de estrategias, para grabar la información se debe pulsar el botón
.

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B. Si se escogió “Excepciones”, aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a) Entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en ,


aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la
estrategia.

b) Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir


una observación sobre la aprobación o reprobación de la reestructuración de
estrategia.

c) Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba la reestructuración


de estrategia, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes
estados:

1. si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

2. si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

3. si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de


estrategia

d) Acciones: Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información


general de la estrategia.

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Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de


las reestructuraciones de estrategias, para grabar la información se debe pulsar
el botón .

C. Si se escogió “Reemplaza una nueva”, aparecerá la siguiente pantalla:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a) Entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en ,


aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la
estrategia.

b) Reemplaza a estrategia: Si se pulsa en este campo, aparecerá la información


general de la estrategia que se solicita reemplazar.

c) Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir


una observación sobre la aprobación o reprobación de la reestructuración de
estrategia.

d) Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba la reestructuración


de estrategia, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes
estados:

1. si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

2. si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

3. si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de


estrategia

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e) Acciones: Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información


general de la estrategia.

Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de


las reestructuraciones de estrategias, para grabar la información se debe pulsar
el botón .

5.5 Módulo de Carga Formulario

En este módulo se permite la carga de la información a través de archivos digitales en


un formato especial de macro excel según las necesidades de cada usuario.

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en
donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.5.1 Cargar / descargar

Para realizar la carga de información de una (1) sola organización, se debe pulsar la
opción ‘Cargar / descargar’.

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Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, primero se debe pulsar en para descargar el


archivo de Excel que se llenará con la información del informe de auditoría de la
organización. Una vez lleno el archivo, se debe cargar el mismo la sección de
.

5.5.2 Carga masiva

Para realizar la carga de información de más de una organización, se debe pulsar la


opción ‘Carga masiva’.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, primero se debe pulsar en para descargar el


archivo de Excel que se llenará con la información de las organizaciones. Una vez lleno
el archivo, se debe cargar el mismo la sección de .

5.6 Módulo de Manual

En este módulo, el usuario podrá acceder al respectivo Manual de Usuario, como guía
o fuente de consulta en el manejo del Sistema de Hallazgos.

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes:

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Para descargar el archivo, se debe pulsar en ‘Manual de Usuario’ en el módulo


de Manual, como se muestra a continuación:

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