¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA

TESORERÍA?
Por José Antonio Vidal Hernández-Mora,
Universidad de Murcia

Domingo de la Villa Sanz,

Universidad de Murcia

SUMARIO
1. Introducción · 2. Concepto y objetivos del control interno en la gestión de la tesorería ·
3. En torno al concepto de tesorería · 4. Las actividades del área de tesorería · 4.1. Actividades
relacionadas con necesidades operativas del disponible: estados básicos de tesorería ·
4.2. La gestión de pagos y cobros · 4.2.1. Política general de pagos · 4.2.2. Pagos por caja ·
4.2.3. Pagos por bancos · 4.2.4. Política general de cobros · 4.2.5. Cobros por caja ·
4.2.6. Cobros por bancos · 4.3. La protección del disponible · 5. Conclusiones · Bibliografía

FICHA RESUMEN 1. INTRODUCCIÓN

AUTOR:
Vidal Hernández-Mora, José Antonio y
de la Villa Sanz, Domingo.
TÍTULO:
¿Cómo efectuar un control interno adecuado para la
tesorería?.
FUENTE:
Técnica Contable, núm. 653, páginas 4 a 22, mayo 2003
LOCALIZACIÓN: TC 03.05.01
RESUMEN:
Debido al proceso de internacionalización de la economía y al afán
por desarrollar proyectos personales, asistimos a un continuo
crecimiento del número de empresas en nuestro país aunque por el
contrario gran parte de ellas fracasan.
Una de las áreas clave es la de tesorería, provocando distintintas
disciplinas interesadas en su estudio como el cash management o el
desarrollo de control interno.
Este trabajo tiene como propósito efectuar un análisis del sistema de
control interno del área de tesorería mediante la propuesta de
políticas, mecanismos y documentos al servicio de la Dirección
empresarial para alcanzar la eficacia y eficiencia en la gestión del
disponible y de los recursos financieros a corto plazo.
DESCRIPTORES ICALI:
Tesorería. Control interno. Estado de flujos de tesorería.
Durante las dos últimas décadas hemos asistido a un
continuo crecimiento del número de empresas en
nuestro país (fundamentalmente pymes), debido bá-
sicamente a la buena salud de la economía, al proce-
so de internacionalización de ésta y, porque no, al an-
sia creativa, al afán por desarrollar proyectos
personales y a la ilusión por fraguarse un futuro me-
jor. Pero, en contra, nos encontramos también con-
que un buen grupo de éstas fracasa siendo la compe-
tencia y la falta de formación, entre otros factores, los
que propician estas situaciones de dificultad.
La competencia empresarial es un factor que caracte-
riza la economía actual, pero no debe comprenderse
como un límite insalvable ya que, de hecho, conti-
nuarán en el mercado aquellas empresas que tengan
una mayor capacidad de respuesta ante los cambios
que imperan en el propio mercado, lo que puede con-
seguirse mediante la inversión en nuevas tecnologías

TÉCNICA CONTABLE • 4 Nº 653 • Mayo 2003

 y productos, en la creación de valor y en la imple-
mentación de políticas y mecanismos de gestión en
las distintas áreas de la propia compañía.
Una de las áreas clave en el orden administrativo y de
gestión es la de tesorería, que aunque puede entenderse
como subordinada, principalmente, a la gestión de las
compras y las ventas, participa de forma directa en la
gestión global y en el éxito, o fracaso, de las compañías,
especialmente en momentos bajistas del ciclo económi-
co, ya que se encarga de la captación de los recursos y
de la gestión del disponible, manteniendo el equilibrio
financiero y la continuidad del ciclo de explotación.
De hecho, la preocupación por la tesorería, como pilar
para asegurar la continuidad de las empresas, ha propi-
ciado la aparición de distintas disciplinas interesadas en
su estudio. Entre éstas destacamos, por un lado, la de-
nominada cash management, que definida como “el con-
junto de medidas estratégicas y organizativas que afec-
tan a los flujos monetarios y, en definitiva, a los
resultados financieros de una empresa” (López
Martínez, 1993: 15), constituye la parte de la ciencia de
la empresa dedicada al estudio de los negocios como un
flujo de dinero, con independencia del producto que fa-
brica o del servicio que presta (Contreras Mora, 1995:
76 y sig.; López Rives y Fuentes Campuzano, 2000: 5-
12). Y, por otro lado, el desarrollo del sistema de control
interno, en el ámbito de la contabilidad, de la auditoría y
de la dirección de empresas, constituyendo su objetivo
la propuesta de políticas y mecanismos de control con
la finalidad de mejorar la eficacia y eficiencia en las ac-
tividades de los pagos y los cobros, de los recursos fi-
nancieros a corto plazo y en la defensa del disponible.
Este trabajo tiene como propósito efectuar un análi-
sis del sistema de control interno del área de tesore-
ría mediante la propuesta de políticas, mecanismos y
documentos al servicio de la Dirección empresarial
para alcanzar la eficacia y eficiencia en la gestión del
disponible y de los recursos financieros a corto plazo.
Obviamente, la implantación y desarrollo de cual-
quier procedimiento de control supone un coste cuya
rentabilidad debe ser evaluada adecuadamente. A es-
tos efectos, la dimensión de la empresa resulta funda-
mental: su infraestructura administrativa, su grado de
concentración o dispersión geográfica y decisional
son factores condicionantes que pueden permitir o
desaconsejar la implementación de procedimientos
complejos de control.
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2. CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL
CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN
DE LA TESORERÍA
El control interno como sistema debe contemplarse
desde una doble perspectiva. Por un lado, como el
instrumento que utiliza la auditoría de cuentas para
determinar la amplitud de las pruebas sustantivas s
realizar, una vez determinado el nivel de confianza
derivado del mismo (ICAC, 1991: 24-27). En segun-
do lugar debe contemplarse como una función direc-
tiva básica en el análisis de la gestión empresarial.
En esta segunda óptica es en la que desarrollamos es-
te artículo, para lo cual debemos contemplar la defi-
nición de control interno y sus objetivos básicos en
relación con el área de tesorería y su gestión. Así, en
la literatura contable y de auditoría encontramos múl-
tiples definiciones, que tuvieron un punto de conver-
gencia en el ámbito internacional con la aceptación
por la profesión de la conceptuación expresada en el
informe COSO1, que define el control interno como
“un proceso efectuado por el consejo de administra-
ción, la dirección y el resto del personal de una enti-
dad, diseñado con el objeto de proporcionar un gra-
do de seguridad razonable en cuanto a la consecución
de objetivos dentro de las siguientes categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Fiabilidad de la información financiera.
- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
De esta lectura deben destacarse tres aspectos: que es
un proceso que afecta a las distintas actividades de ca-
da área de gestión; que deben ser contempladas por
todas las personas que intervienen en cada área y que
debe supervisarse a lo largo del tiempo. Por tanto de-
be contemplarse como una disciplina que integre de
forma sistemática a la suma de controles que propor-
cionen sus objetivos, los cuales, siguiendo la defini-
ción anterior, abarcan tres ámbitos o categorías
(Cooper & Lybrand, 1996: tomo I, 15):
1 Son las siglas del Committe of Sponsoring Organizations
of the Treadway Commission, National Commission on
Fraudulent Financial Reporting, creada en los Estados
Unidos en 1985. Su elaboración se gestó durante un
período de más de cinco años y realizada por el grupo
de trabajo formado por la Comisión Treadway. Vid.
Coopers & Lybrand, 1997: prólogo.
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 - Operacionales, que se refieren a la utilización eficaz y
eficiente de los recursos de la entidad y a la salva-
guarda de activos. En este sentido, abarca aspectos
sobre la organización, como la asignación de respon-
sabilidades, la segregación de funciones o la disposi-
ción de documentos materiales soportes de las activi-
dades desarrolladas o limitar el acceso al efectivo.
- Información financiera. Referente a la preparación
y publicación de estados financieros estables.
- Cumplimiento. Referente al cumplimiento por parte
de la entidad de las leyes y los reglamentos aplicables.
De estas categorías de objetivos, son los operativos
los que centran nuestro interés, y sobre los que reali-
zaremos el análisis del control interno. Así, como
punto de partida, exponemos los aspectos que carac-
terizan a este área en relación con los objetivos ope-
racionales de control interno y que sintetizamos en
los cuatro siguientes:
1º. El efectivo es el bien más codiciado y, por tanto, sus-
ceptible de ser manipulado. Para este fin los potenciales
infractores no dudarán en falsear las cuentas, soportes
documentales y registros de control. Así se manifiestan
Vance y Boutell (1977: 20) al expresar que “el grado de
control que es ejercido sobre los activos de la firma de-
pende en gran parte de la convertibilidad de estos acti-
vos en efectivo. Esto se debe al hecho de que la mal-
versación o el robo es más probable que se practique
con activos que puedan ser fácilmente vendidos o con
el propio efectivo que con activos difíciles de convertir
en efectivo. Obviamente el efectivo es el activo que de-
be ser controlado con el máximo cuidado”. Es obvio
que el dinero soporta un alto riesgo de manipulación o
malversación por parte de agentes internos y externos
a la compañía, lo que evidencia que deberá prestarse
una especial atención a las medidas dirigidas a su pro-
tección con el fin de reducir el riesgo de manipulación.
2º. La tesorería es clave en cualquier empresa debido
a que está relacionada directamente con el resto de
áreas, puesto que los pagos y los cobros constituyen la
última etapa de cada transacción, ya sea por la com-
praventa de mercaderías o de inmovilizados, el coste
de personal o por satisfacer los tributos. Además, los
fondos disponibles de tesorería sufren variaciones
continuas (como consecuencia del importante volu-
men de cobros y pagos que puede realizar, diariamen-
TÉCNICA CONTABLE • 6
te, una compañía), lo que obliga a implantar medidas
específicas sobre su existencia y su valoración.
3º. La eficacia para atender los pagos y asegurar los
cobros constituye una parte significativa de la rela-
ción entre la empresa y los terceros y, por tanto, de su
imagen empresarial. A este respecto, Santomá (2000:
88) manifiesta que, “no controlar los cobros contri-
buirá a una pérdida de credibilidad por parte de los
clientes, y éstos puede que relajen sus políticas de pa-
go. La falta de puntualidad en los pagos, puede deno-
tar problemas internos y mermar la confianza del
acreedor/proveedor en la empresa”. Por tanto, la po-
lítica de pagos y cobros, así como los medios utiliza-
dos (cheques, letras de cambio, etc.), deben ofrecer
seguridad y eficacia para la gestión de la tesorería, pa-
ra lo que deberá tenerse en cuenta el posible impacto
de los cambios en la política de cobros y pagos sobre
los riesgos ya cubiertos. Por ejemplo, si una empresa
comercial sólo admite efectivo, como contrapresta-
ción de una venta, sus controles serán mínimos. En
cambio, si además admite tarjetas de crédito o che-
ques deberá ampliar los controles sobre el cobro.
4º. Finalmente, deberán elaborarse estados de tesorería,
a priori y a posteriori, para estimar la situación financie-
ra en el futuro cercano, y para explicar la composición
de los flujos de tesorería generados durante un período.
3. EN TORNO AL CONCEPTO DE
TESORERÍA
La contabilidad contempla a la tesorería como la masa
patrimonial que agrupa a los activos más líquidos y de
disponibilidad inmediata (sin restricciones en cuanto a
límites y tiempo), ocupando su estudio el disponible
depositado en bancos y en la caja (Vela Pastor y otros,
1996: 294; Urías Valiente, 1997: 454). Esta concepción
de la tesorería ha sido utilizada por distintos autores al
contemplar el sistema de control interno en la activi-
dad de la auditoría de cuentas (Holmes, 1979: 269 y
284; ICJCE, 1982: 195; Kohler, 1982: 203 y sig.; Cashin
y otros, 1988: 516; Cañibano Calvo, 1990: 327 y sig.).
Sin embargo, este concepto adquiere connotaciones
distintas cuando se trata de analizar la gestión del dis-
ponible, para lo cual la tesorería debe contemplarse en
un sentido amplío, que incluya, además de la cantidad
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 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
de dinero que una empresa tiene en efectivo, a otros
activos líquidos, es decir, con disponibilidad inmediata.
Esta tendencia ha sido propuesta por AECA (1998:
21), coincidiendo con la emisión del documento nú-
mero 20 titulado “el Estado de Flujos de Tesorería”, a
través del cual expresa que por fondos líquidos debe
entenderse la tesorería en sí (los fondos de caja y ban-
cos de disponibilidad inmediata) y los denominados
otros medios líquidos equivalentes, que son:
a) De una parte, como componentes positivos, todas
las inversiones de tipo financiero que pueden ser con-
vertidas en liquidez en un plazo muy corto de tiem-
po, dando lugar a cantidades predeterminadas de te-
sorería, con un riesgo de cambio o depreciación
prácticamente despreciable.
b) De otra, como componentes negativos, los descu-
biertos en cuenta corriente bancaria y las pólizas de
crédito o créditos bancarios de tipo similar, cualquie-
ra que sea su denominación, que se utilicen habitual-
mente como instrumentos de gestión de tesorería”.
En esta postura se alinea el Registro de Economistas
Auditores (REA, 1994: 156), el cual a la hora de efec-
tuar la revisión del control interno expresa que el ci-
clo de tesorería incluye entre sus actividades opera-
ciones de inversión y financiamiento.
La justificación de esta corriente es consecuencia del
hecho de que la generación de fondos de tesorería pro-
viene, además de la concreción de las operaciones ordi-
narias de explotación a través de la venta y cobro de
productos y servicios, de la captación de recursos fi-
nancieros en el mercado para financiar fondos de ma-
niobra negativos u otras necesidades operativas, conse-
cuencia del desfase temporal que surge entre los cobros
y pagos con la finalidad de cubrir déficits temporales de
tesorería. Para este fin, las fuentes de financiación de ci-
clos de explotación, habituales, las constituyen la póliza
de crédito (utilizada indistintamente por empresas de
venta al contado o a crédito, industriales y comerciales)
y el descuento comercial (utilizada por empresas que
venden a crédito). Por tanto, el proceso operativo de
gestión de la tesorería debe incluir estas fuentes de orí-
genes de fondos en la planificación contable.
Además, hemos de considerar que la evolución y
desarrollo de los mercados financieros ha posibilitado
la realización inmediata de inversiones a corto plazo,
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con un mínimo coste, lo que posibilita la inversión
transitoria del disponible a muy corto plazo en ins-
trumentos financieros, como son, además de la renta
fija clásica, los FIAMM y el mercado de capitales.
4. LAS ACTIVIDADES DEL ÁREA DE
TESORERÍA
Pasamos en este epígrafe a exponer el marco de fun-
ciones y actividades que constituyen el cuerpo de re-
ferencia para efectuar la propuesta del sistema de
control, y que viene conformado por las funciones de
autorización y ejecución, características del control
interno, y las actividades de la gestión de tesorería.
Por un lado, el proceso de una transacción, bien sea de
compras, de ventas o de tesorería debe obedecer al
cumplimiento de las funciones administrativas de au-
torización y ejecución. La autorización implica que to-
da transacción debe ser aprobada por un responsable
de acuerdo con las directrices de la Dirección, así por
ejemplo, cada medio de pago y cobro debe ser autori-
zado por el/los responsables (que serán los designados
por los estatutos de la mercantil). Y la ejecución impli-
ca la realización del acto, que será, por ejemplo, la en-
trega del cheque como pago de una operación, una vez
conformado el documento justificativo del pago.
En lo que respecta a las actividades configuradoras
del área de tesorería, objeto de nuestra revisión, las
hemos clasificado en tres categorías, que constituyen
el marco de nuestro análisis:
1º Actividades relacionadas con las necesidades ope-
rativas del disponible: estados básicos de tesorería.
2º La gestión de pagos y cobros.
3º La protección del disponible y medios de pago.
4.1. Actividades relacionadas con
necesidades operativas del
disponible: estados básicos de
tesorería
Esta actividad debe comprender la elaboración y for-
mulación de dos estados básicos de tesorería, fuentes,
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 asimismo, como de otros mecanismos de control: el
presupuesto de tesorería y el estado de cash-flow.
El presupuesto de tesorería “pretende conocer con antici-
pación la previsión del saldo de tesorería, ya sea defici-
tario o excedentario, con el objeto de planificar la polí-
tica financiera de la empresa”(Amat, 1998: 64). Es, por
tanto, el instrumento que aporta información sobre la
evolución previsible de los flujos del efectivo, constitu-
yendo el instrumento básico en el proceso de control
del disponible. Su elaboración, emisión y seguimiento
debe formar parte de la función directiva de planifica-
ción y dirección. En cambio, la ausencia del mismo su-
pondría una grave deficiencia de control interno, ya que
su resultado es determinante para buscar soluciones fi-
nancieras a corto plazo y para incidir sobre la política de
cobros y pagos. Además, sin una planificación presu-
puestaria no podrían adoptarse otras medidas de con-
trol analítico y, por tanto, careceríamos del instrumento
fundamental para conocer la existencia de desviaciones.
Ahora bien, aunque no es nuestro propósito propo-
ner una estructura presupuestaria sobre la tesorería,
ya que ésta ha sido abordada detenidamente en la li-
teratura contable (Contreras Mora, 1995: 35 y sig.;
González Pascual, 1995: 19 y sig.; Goenaga García y
Muñoz García, 1993: 38-45), sin embargo, sí estima-
mos oportuno manifestar como recomendación que
este presupuesto debería tener en consideración la fe-
cha-valor2, de otra manera en el corto plazo podrían
ocasionarse distorsiones derivadas de la confianza
otorgada sobre determinados acontecimientos como,
por ejemplo, que un cheque de otra entidad abonado
en cuenta sea valorado en ese instante (y no dos días
después como es preceptivo), traduciéndose en un
perjuicio puntual de la tesorería que provoque un
descubierto bancario o la devolución de un efecto.
El segundo estado es el denominado estado de flujo de
tesorería (EFT) o caja generado. Es un estado extra-
contable que algunos autores consideran como com-
plementario de los estados contables básicos de la
empresa y como un mecanismo indicador de si los
flujos de caja generados en un período son suficien-
tes para atender las necesidades de tesorería a corto
plazo (AECA, 1998:13; Gabás Trigo, 1996: 50-54;
Ruíz Lamas, 1997: 30-36; Flores Caballero, 1997: 37-
43; González Pascual, 1997: 48-56). AECA (AECA,
1998: 13) lo define como “un documento financiero
que muestra, debidamente ordenados y agrupados
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por categorías o tipos de actividades, los cobros y los
pagos habidos en una entidad, con el fin de informar
acerca de los movimientos de efectivo producidos en
el ejercicio, así como de ayudar al entendimiento de la
evolución de la tesorería y demás medios líquidos ma-
nejados por la empresa durante el mismo”.
Dada la relevancia de este estado, reproducimos el
modelo reducido propuesto por AECA (1998: 69 el
modelo normal y en p. 42 el modelo reducido) que,
en nuestra opinión, es bastante completo y ofrece
una visión integral del estado de la generación de la
tesorería (cuadro nº1).
De la lectura de este cuadro destacamos, principal-
mente, a la partida nº1 titulada “flujos netos de teso-
rería por actividades ordinarias”, ya que refleja la in-
formación más importante de este estado debido a
dos motivos (AECA, 1998: 22):
a) Permite conocer las pautas de transformación de
cobros y pagos de las partidas de ingresos y gastos,
que constituyen la cuenta de resultados.
b) Constituye la fuente primaria de tesorería para la re-
alización de pagos como: el reembolso de préstamos y
pagos por operaciones de inversión en activos inmovi-
lizados, debiendo recurrirse a otras fuentes alternativas
de fondos líquidos cuando la cuantía de los mismos no
sean suficiente para cubrir las necesidades descritas.
Finalmente, otras consideraciones relevante respecto
de este estado son que (AECA, 1998: 23 y 29):
- La parte relativa a las actividades ordinarias, comple-
menta la visión tradicional del devengo con otra que
destaca la generación y el empleo de flujos líquidos,
con el fin de permitir una mejor comprensión de la
gestión financiera llevada a cabo por la empresa.
- Los excedentes líquidos de tesorería de estas activi-
dades son los flujos netos de tesorería por las acti-
vidades ordinarias, que pueden ser déficit o superá-
vit por las operaciones comunes y que se repiten en
el tiempo, y que por tanto, van a seguir generando
pagos y cobros en el futuro.
- Los flujos procedentes de actividades ordinarias,
de actividades de inversión o de actividades de fi-
nanciación con el mismo origen, pero de diferente
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signo, no pueden compensarse para presentar en el
EFT el excedente neto, ya que las operaciones que
las generan son, por lo general, independientes, de
forma que la compensación puede ocultar al lector
información indispensable para la correcta com-
prensión de las actividades desarrolladas en el ejer-
cicio de la empresa.
financieras de la compañía y sean acatadas por el
personal. En cambio, la ausencia de éstas podría ge-
nerar consecuencias negativas para la gestión (acep-
tar plazos de pagos inferiores a los plazos de co-
bros) y desórdenes de la tesorería (por ejemplo, no
conocer los importes a desembolsar en un período
de tiempo invalidaría al presupuesto como herra-
mienta de control).

4.2. La gestión de pagos y cobros
El objetivo de esta actividad reside en la implanta-
ción de políticas generales y específicas en relación
con la autorización y con mecanismos de ejecución
para mejorar la eficacia y eficiencia en la gestión y
evitar el riesgo de fraude. La autorización y ejecu-
ción de los mismos requiere, inicial y primordial-
mente, la definición y determinación, por parte de la
Dirección, de una política definida de pagos y co-
bros que se adecue a las necesidades comerciales y
Además, como es preceptivo, los pagos y los cobros
podrán ser atendidos con el efectivo depositado en la
caja o en el banco (por medio de los instrumentos
bancarios: cheques, pagarés, transferencias o domici-
liación bancaria).
2 La fecha valor es aquella en la que el banco abona o
carga una operación a efectos de valor. A este
respecto, es práctica habitual que la fecha valor en los
cargos coincida con la fecha en la cual se efectúa el
pago, mientras que la fecha valor en los abonos se
retrase unos días. Vid. Santomá, 2000: 27).

Cuadro 1. Estado de flujo de tesorería reducido

ESTADO DE FLUJO DE TESORERÍA REDUCIDO N N-1

1.- FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES ORDINARIAS

POR OPERACIONES DE EXPLOTACIÓN

+ cobros de clientes y deudores (impuestos indirectos incluidos)
- pagos a proveedores y acreedores
- pagos al personal
- pagos de servicios exteriores- otros pagos

POR INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS CORRIENTES

+ cobros de intereses
- pagos de intereses

POR IMPUESTOS
- pagos del impuesto sobre beneficios del ejercicio
- pagos por liquidaciones de IVA
- pagos por otros impuesto (actividades económicas, bienes inmuebles, etc.)

FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

+ Cobros por ventas de activos materiales, inmateriales y financieras.

- pagos por adquisición de activos materiales e inmateriales y de otras inversiones
financieras

FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN

+ captación de capitales ajenos a largo plazo

+ captación de capitales ajenos a corto plazo
- reembolso de capitales ajenos a largo plazo
- reembolso de capitales a ajenos a corto plazo

INCREMENTO (DISMINUCIÓN) DE TESORERÍA Y OTROS MEDIOS LÍQUIDOS

Partidas que componen la tesorería y otros medios líquidos equivalentes

TESORERÍA Y OTROS MEDIOS LÍQUIDOS FINALES

(detalle en nota aparte)

Nº 653 • Mayo 2003 www.tecnicacontable.com 9 • TÉCNICA CONTABLE

 Con base, por tanto, en la política de pagos y cobros,
vamos a abordar las medidas y medios que contribu-
yen a favorecer el control de la gestión de la tesorería.
Para este fin, vamos a proponer controles en tres ni-
veles: en primer lugar, medidas inherentes a la políti-
ca general y, posteriormente, contemplaremos los pa-
gos y cobros por caja y por bancos.
4.2.1. Política general de pagos
Las medidas más significativas que deberían conside-
rarse en relación con la política general de pagos son
las siguientes:
1) Es recomendable proponer una fecha fija en cada
período para atender los desembolsos de operaciones
habituales del tráfico comercial, y comunicarlo por
escrito a los proveedores y acreedores (por ejemplo,
establecer dos días al mes, los días 15 y 30). Esta ac-
tuación facilita la preparación del presupuesto y, por
tanto, contribuye a ordenar la tesorería.
2) Con respecto a la utilización de instrumentos de
pago es recomendable, como principio general, em-
plear medios bancarios (el cheque, pagaré, la letra de
cambio o la transferencia electrónica) tanto para aten-
der las obligaciones derivadas de operaciones ordina-
rias (proveedores) como las contraídas con los acree-
dores, con el personal o con los tributos, evitando
realizar pagos por la caja. Ello es debido a que:
- El mercado admite habitualmente, aunque depen-
diendo del sector de actividad, el diferimiento del pa-
go de las operaciones del tráfico (en cuyo caso se uti-
liza, principalmente, la letra de cambio o el pagaré).
- Aunque no se aceptase el diferimiento del pago, los
instrumentos bancarios son susceptibles de admitir
controles físicos (por ejemplo, la firma del propio
medio) y permite un mejor seguimiento de las ope-
raciones en caso de que se extravíe el instrumento
(a través del rastreo del extracto bancario o solici-
tando información a la entidad financiera).
3) Únicamente se deberían autorizar los desembolsos
por caja para cantidades pequeñas, inferiores a un de-
terminado importe. Este proceder impediría la pose-
sión de una cifra importante de efectivo en la caja y
reduciría el riesgo de manipulación y pérdida en caso
de robo.
TÉCNICA CONTABLE • 10
4) La ejecución de cada pago, tanto si se trata de ope-
raciones ordinarias o no, debería hacerse con base en
el documento soporte de la operación (factura, nó-
mina, etc.). Para satisfacer el mismo, el soporte debe-
rá contener la rúbrica o firma de los responsables de
su autorización (por ejemplo, en el caso de una factu-
ra, se comprobará que ésta ha sido cotejada con la or-
den de pedido y con el albarán de entrada; o, el pago
de la nómina exige que ésta haya sido previamente
conformada y autorizada por el gerente).
4.1) Además, cuando el desembolso sea en efectivo se
rubricará el documento soporte con un sello que in-
dique “pagado” y otro que marque la fecha del día.
Asimismo, este documento debería rubricarse por el
acreedor conformando el pago.
4.2) Cuando el pago sea a crédito se confeccionará,
comprobará y autorizará el instrumento elegido. La
emisión requiere rellenar completamente el medio; la
comprobación conlleva cotejar que los datos consig-
nados coinciden con los del soporte documental; y la
autorización implica que sea firmado por la persona
con poderes notariales.
Una vez comprobado, es recomendable realizar dos
copias del mismo, como paso previo a su envío al
proveedor o acreedor. Ambas copias tendrán el si-
guiente destino:
- Una primera, debería adjuntarse a la factura o do-
cumento análogo como justificante del desembolso.
- La segunda copia se enviaría a Contabilidad para el
registro.
Finalmente, el original se enviará al proveedor, al
acreedor, al trabajador o a la entidad financiera (en el
caso del descuento comercial) para atender la deuda
contraída. El envío, asimismo, debería realizarse por
medio de un transporte que permita su acreditación
(correo certificado o contratando los servicios de una
compañía de transportes en caso de que el importe de
los pagos sea muy elevado) para evitar el extravío o la
intercepción del instrumento por un tercero.
4.2.2. Pagos por caja
La tendencia actual en el ámbito de la empresa es la de
reducir, en la medida de lo posible, los pagos por la caja.
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 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
A este respecto, únicamente sería recomendable la
utilización del efectivo depositado en la caja (deno-
minada caja-chica) para atender el desembolso de
transacciones de poca relevancia y mínima cuantía
(por ejemplo, los portes debidos de un envío, las ma-
teriales diversos adquiridos contra reembolso, sellos y
cartas, material de oficina, etc.).
No obstante, para abonar estas deudas es inevitable
retener diariamente una cantidad de efectivo, lo que
conduce a que sea necesario arbitrar un procedimien-
to que asegure un control sobre el efectivo manejado
por el cajero y que permita, además, ofrecer una equi-
valencia entre el efectivo depositado y el saldo de ca-
ja. Para este fin, el sistema más aceptado es el deno-
minado “fondo fijo de caja”.
La implementación de un “fondo fijo de caja” o “ca-
ja chica”(ICJCE, 1982: 199; Casals Creus y otros,
1998:132) es responsabilidad del cajero, y la base de
este procedimiento reside en la disposición de un
fondo de dinero, con una cuantía máxima y por un
determinado período de tiempo, para atender los des-
embolsos por la caja. La gran ventaja que ofrece este
mecanismo radica en que se ejerce un control directo
sobre el disponible en caja e indirecto sobre el cajero.
Los pasos que definen este sistema son los siguientes:
El proceso se inicia con la entrega por parte del gerente
de un cheque (preferentemente nominativo) al cajero,
por el importe estipulado para atender las obligaciones
que en un período habitual contrae la compañía, para
que éste lo haga efectivo. A continuación, deberá obrar
conforme a las siguientes normas de funcionamiento:
1) Para atender cada pago, deberá verificarse que la
transacción objeto del mismo ha sido aprobada y, por
tanto, el documento soporte contiene la rúbrica del
responsable (por ejemplo, un porte debido será ru-
bricado por el responsable de administración y el pa-
go de una dieta o gasto de viaje será autorizado por
el gerente). Este documento se guardará en la caja en
sustitución del efectivo entregado.
2) Cuando se agote el disponible del “fondo fijo” o
cuando finalice el período de tiempo máximo autori-
zado3, el cajero entregará al gerente el original del do-
cumento-registro del “fondo fijo de caja” adecuada-
mente conformado y firmado (quedándose una copia
para su control) junto con los recibos o justificantes.
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El gerente, tras la pertinente comprobación, le reem-
bolsará un cheque por la suma del importe de los jus-
tificantes para que lo haga efectivo e inicie un nuevo
período con la misma cantidad inicial.
3) El gerente, finalmente, archivará el documento del
fondo y entregará los justificantes a contabilidad pa-
ra su registro.
Junto con la llevanza de este sistema, también sería
recomendable fijar un límite máximo de dinero para
poder efectuar un pago en efectivo, de tal modo que
si supera esa cantidad, deberá ser autorizado por el
gerente y utilizarse un medio bancario.
4.2.3. Pagos por bancos
La empresa empleará instrumentos bancarios para
disponer de los fondos depositados en las cuentas co-
rrientes contratadas con las entidades de crédito. Los
principales instrumentos empleados en el tráfico em-
presarial, y que centran la atención del control inter-
no son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré y la
transferencia electrónica.
La utilización de uno u otro va a depender de la natu-
raleza de la transacción, y de la filosofía de la
Dirección. Ahora bien, en cualquier caso deberán ob-
servarse una serie de medidas de control afectas a es-
tos instrumentos en una doble dirección: con respecto
a la autorización y con respecto a su ejecución (cum-
plimentación, comprobación y envío del documento).
1º. Con respecto a la autorización de los instrumen-
tos de pago, deberían contemplarse aquellas medidas
dirigidas a determinar el sistema más adecuado para
representar a la mercantil y, como consecuencia, de-
signar a las personas autorizadas para firmar los me-
dios de pago, que son quienes asumen la responsabi-
lidad sobre el disponible depositado en el banco.
1.1) La primera recomendación es que la facultad pa-
ra firmar el cheque, pagaré o letra recaiga, como mí-
nimo, en dos signatarios de forma mancomunada (as-
pecto éste que deberá constar en los estatutos de la
3 La justificación de autorizar un período máximo de
tiempo es para que no se demore el trueque de los
justificantes por el cheque compensatorio, y éstos se
contabilicen oportunamente. En caso contrario, se
estaría falseando la imagen fiel, puesto que en el
Balance siempre aparecerá como saldo de caja la cifra
inicial con que se dotó dicho fondo.
11 • TÉCNICA CONTABLE
 mercantil), es decir, que los poderes para firmar estos
instrumentos se otorguen necesariamente a más de
una persona, lo que conlleva dos importantes ventajas:
- El documento soporte del desembolso (por ejemplo,
una factura o una nómina) deberá ser revisado, al
menos, por dos personas (quienes lo justificarán me-
diante una firma o rúbrica). Este hecho aporta como
notable beneficio que haya más posibilidad de de-
tectar errores voluntarios o involuntarios en el docu-
mento operativo y origen del pago o en el propio
instrumento (por ejemplo, un cheque emitido por un
importe superior al consignado en la factura).
- La seguridad de los administradores con respecto a
la utilización del efectivo. En este sentido, existe más
posibilidad de apropiación indebida si el disponible
es manejado por una sola persona (aunque fuese uno
de los administradores) que si es autorizado por dos
(la confianza puede desembocar en fraude).
No obstante, habría que considerar, también, los in-
convenientes de esta medida. Por un lado, habría que
llevar cuidado con el exceso de confianza que pudie-
ra depositar un firmante sobre el otro, lo que podría
provocar que ninguno de los dos revisase el docu-
mento soporte, amparándose en que el anterior ya lo
habrá revisado. Y, por otro lado, se podría perder
operatividad en la ejecución del pago por la ausencia
de uno de los signatarios. Aspectos que deberán ser
observados por los autorizados.
1.2) La variación de los estatutos de la sociedad mo-
dificando los administradores o las personas autori-
zadas para representar y firmar por la compañía se
deberá poner en conocimiento de las entidades fi-
nancieras para desautorizar a los anteriores y recono-
cer a los nuevos a través del reconocimiento de fir-
mas (Back, 1990: 155). Asimismo, en caso de
incomparecencia de algún autorizado de firmas por
enfermedad u otra causa relevante, los estatutos de-
berán permitir su rápida sustitución.
1.3) Cuando la empresa opte por utilizar como instru-
mento la transferencia electrónica, deberá identificarse
a las personas autorizadas, las cuales dispondrán de una
clave de acceso. En este sentido es, asimismo, reco-
mendable que la autorización sea concedida como mí-
nimo a dos responsables de forma mancomunada, del
mismo modo que si se tratase de un cheque o pagaré.
TÉCNICA CONTABLE • 12
1.4) Finalmente, hemos de incluir una medida rela-
cionada con la integridad del disponible en el banco
y que es consecuencia de la relación comercial entre
el banco y el proveedor. El fundamento para su adop-
ción estriba en que, a veces, por exceso de confianza,
el banco podría cargar un efecto ficticio girado por el
vendedor contra una cuenta corriente del cliente sin
que éste haya sido aceptado. Para evitar esta eventua-
lidad es recomendable que el pagador (cliente) envíe
periódicamente a la entidad de crédito una relación
exacta y completa de los pagarés, letras y cheques
aceptados por fechas de vencimiento. O también, co-
mo medida complementaria se podría exigir al banco
que solicite una autorización fehaciente a la compañía
para proceder al cargo de una letra o pagaré.
Ahora bien, cuando esto ocurra, el perjudicado debe-
rá solicitar lo antes posible a la entidad de crédito que
proceda a la anulación del cargo, teniendo en cuenta
que “los plazos de devolución interbancarios para
efectos comerciales son necesariamente cortos, sien-
do en la mayoría de los casos entre 3 y 10 días, según
el tipo de documento y la forma de intercambiarlo.
Pasados estos plazos, y según el sistema, puede haber
otro período (30 días para el sistema de truncamien-
to) en el que se admite la devolución salvo buen fin,
siempre y cuando pueda cargarse al cedente.
Agotados todos los plazos, la devolución, en caso de
admitirse, debe ser soportada por la entidad domici-
liataria” (Robles, 1995: 104).
2º. La ejecución, por otra parte, tiene como funda-
mento la consideración de una serie de reglas relati-
vas a las personas encargadas de su emisión, a la for-
ma idónea como debe cumplimentarse y al modo de
su envío al cliente o deudor. Después de relacionar las
medidas estimadas, procederemos a comentar las
ventajas e inconvenientes derivados del empleo de
uno u otro instrumento en el tráfico comercial.
La cumplimentación y emisión requiere que se obser-
ven las siguientes medidas:
2.1) En primer lugar, el documento debería emitirse
por el cajero, y la firma mancomunada debería recaer
en la persona del gerente, y en un segundo adminis-
trador, que bien podría ser el responsable de una área
distinta de la tesorería. De esta manera, se establece
un doble control (la emisión y la firma) limitando el
riesgo de error.
Nº 653 • Mayo 2003
 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
2.2) Los cheques, letras o pagarés deben cumplimen-
tarse nominativos y cruzados, y nunca al portador. El
cheque nominativo obliga a consignar a la persona fí-
sica o jurídica destinataria del cheque, de esta manera
el tenedor deberá justificar su identidad para cobrar-
lo por ventanilla, estampando su firma en el reverso.
Ahora bien, existe el riesgo de que un cheque enviado
por correo sea interceptado, manipulado y cobrado
por un tercero por ventanilla, sin que se le pueda seguir
el rastro al mismo. Para evitar esta posible actuación es
recomendable cruzar el medio de pago (procedimien-
to que consiste en insertar dos barras paralelas sobre el
anverso). Con este proceder, únicamente podrá co-
brarse mediante su abono en una cuenta corriente ban-
caria del nominado, y nunca por ventanilla.
2.3) Es, asimismo, recomendable, a colación con lo
manifestado anteriormente, que los cheques o paga-
rés nominativos se envíen por correo certificado o
medios similares, para reducir el riesgo de que sean
interceptados por terceros.
2.4) Es aconsejable, asimismo, anotar en la matriz del
talonario el número, concepto, fecha e importe del
cheque o pagaré emitido. Como alternativa a esta me-
dida, sería recomendable hacer una fotocopia del
mismo y unirla al documento soporte del pago.
2.5) Cuando se termine un talonario no se debe tirar
la matriz, ya que contiene información de lo aconte-
cido con cada cheque hasta pasado un tiempo razo-
nable, cómo mínimo hasta que esté cerrado conta-
blemente el ejercicio económico de referencia. En ese
caso se podrá destruir la matriz.
2.6) En el momento de estampar la firma de los che-
ques o pagarés, los documentos operativos, que de-
berán ser originales, se cancelarán con un sello que
indique “pagado” y se indicará la fecha. De esta ma-
nera se evitará la duplicidad del pago (ya que por
error o manipulación se podrían confeccionar dos
cheques de una misma factura).
2.7) Los cheques anulados o extendidos erróneamen-
te deberán contener la palabra “anulados” y se debe-
rán unir a la matriz del talonario, rompiéndose la par-
te del cheque que lleve la firma o las firmas en caso
de que éstos hubieran sido firmados y, destruyéndo-
se dicha parte, para evitar su falseamiento.
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Por último, las ventajas e inconvenientes de la utilización
de los instrumentos de pago para la gestión y el control
los exponemos en relación con dos aspectos: con base
en la seguridad que el instrumento ofrece y como me-
dio susceptible de control de la tesorería. Estas conside-
raciones tienen como propósito establecer un orden de
prioridad en la utilización de estos instrumentos.
A) En primer lugar, situamos como sistema más se-
guro y eficiente a la transferencia electrónica o pago
por transmisión telemática ( Santomá, 2000: 133-137),
siendo la principal ventaja que ofrece con respecto a
la letra y el pagaré, la de evitar la emisión y el envío de
papel, con lo que se reduce la carga administrativa y se
elude el riesgo de extravío de éste. Además, al reali-
zarse por el banco se tiene un control absoluto sobre
la tesorería con respecto al instante en el cual se reali-
za el cargo, y su coste de intermediación sería bajo4.
B) El segundo lugar, lo ocupa el pagaré por delante
de la letra. Entendemos que el pagaré es un medio
más eficiente, ya que aunque ambos producen jurídi-
camente los mismos efectos (la Ley Cambiaria expre-
sa que el firmante de un pagaré queda obligado de
igual manera que el aceptante de una letra de cambio)
el pagaré es, a diferencia de la letra, emitido por el
comprador y pagador, lo que le aporta las siguientes
ventajas con respecto a la letra:
B.1) Lo emitirá manualmente o por medios informáti-
cos (utilizando un fichero anexo al programa de conta-
bilidad) cuando se contabiliza la factura. La emisión por
un medio informatizado asegurará que la cifra consig-
nada, la fecha de vencimiento y la cuenta de la domici-
liación bancaria coincidirá con la introducida al ordena-
dor, evitando de esta manera la comisión de errores.
La letra de cambio, a diferencia del pagaré, es emitida
por el vendedor, quién podría cometer errores al re-
llenar el importe o los datos de la domiciliación ban-
caria, o consignar un domicilio de pago distinto al de-
seado por el pagador.
B.2) El pagaré se emitirá a la fecha de vencimiento
pactada con el vendedor (generalmente aceptando los
plazos habitualmente contemplados por el sector, por
4 La utilización de este medio conlleva la emisión de dos
cartas; una para dar la orden al banco y, otra, dirigida
al proveedor en la cual se indique la parte de la deuda
que quede cancelada con el importe de la
transferencia. Vid. Torre, 1997: 23 del 4ºcap.
13 • TÉCNICA CONTABLE
 ejemplo, a 30, 60 o 90 días) desde la fecha de recep-
ción de la mercancía y no desde la fecha de emisión
de la factura que suele ser anterior a la fecha de re-
cepción. Ventaja ésta que se reserva el emisor de la le-
tra de cambio favoreciendo sus intereses.
B.3) El pagaré se emitirá, asimismo, una vez que se
tenga constancia fehaciente de que la mercancía reci-
bida es correcta y que ninguna partida ha llegado en
mal estado o no reúne las condiciones de calidad pac-
tadas. En caso contrario, se produciría una devolu-
ción parcial cuya traducción sería un menor coste de
la operación, en cuyo caso, el pagaré podrá ajustarse
al importe neto de la compra.
Por el contrario, la letra se emitirá por el importe bru-
to de la factura, independientemente de la posible de-
volución de alguna partida. Generando, posteriormen-
te, un entramado o cruce de devoluciones de abonos y
compensaciones monetarias que hace el proceso en-
gorroso, llegando incluso, en ocasiones, el comprador
a no recuperar el importe de la devolución.
B.4) El comprador conocerá al emitir el pagaré el impor-
te exacto, la fecha de vencimiento y la entidad financiera
pagadora, lo que facilita la planificación de la tesorería.
En cambio, podría ocurrir que en la letra emitida no
figure la entidad financiera pagadora, lo que puede
provocar que ésta se cargue en una cuenta bancaria
de la empresa distinta a la deseada, en la cual no dis-
ponga de fondos en ese instante, lo que implicaría,
probablemente su devolución, que en el caso de que
fuera aceptada, se incluiría en el Registro de
Aceptaciones Impagadas (RAI) con el consiguiente
perjuicio comercial para la compañía.
C) Por último, existe otro documento, el recibo, que
es elaborado por el comprador con las mismas carac-
terísticas que el pagaré, pero que no incluye la cláu-
sula “pagaré al vencimiento”, lo que lo invalida como
un documento con garantías jurídicas suficientes pa-
ra que sea aceptado en el tráfico mercantil.
4.2.4. Política general de cobros
Antes de acometer el estudio sobre los controles de
los cobros por caja o por bancos debemos, de igual
modo que hicimos con los pagos, considerar las me-
didas de carácter general que deberían observarse:
TÉCNICA CONTABLE • 14
1) Se debería evitar, en la medida de lo posible, la recep-
ción de cobros en efectivo, ya que el disponible puede ser
manipulado en mayor medida que un medio instrumen-
talizado (por ejemplo, una diferencia de 30 euros en un
cobro de 600 puede justificarse basándose el defrauda-
dor en un error de conteo, hecho que no puede ocurrir
con los cheques), y su control puede eludirse más fácil-
mente que los medios bancarios (ya que éstos pueden ser
rastreados y localizados por las entidades financieras).
Para ello, es conveniente enviar instrucciones por es-
crito (por medios que aseguren que ha sido recibido
por los clientes o deudores) a los clientes y deudores
solicitándoles:
- Que eviten realizar los pagos en efectivo.
- Que emitan los cheques nominativos a favor de la
compañía y nunca al portador (aunque así lo sugie-
ra un cobrador de la compañía).
2) La ejecución de los cobros debería ajustarse a las
siguientes reglas:
2.1) El documento soporte del mismo (factura de
ventas, recibo de alquiler, etc.) deberá contener im-
preso los correspondientes niveles de control. A este
respecto, deben contemplarse las siguiente medidas:
- Cuando el cobro sea en efectivo se insertará en el
soporte del cobro una indicación de “cobrado” (si
bien, el vendedor suele poner la rúbrica de “paga-
do”) y la fecha del mismo.
- Cuando el cobro sea por un instrumento a la vista o
a crédito (cheque, pagaré, etc.), al instrumento ori-
ginal se le deberían hacer dos copias con los si-
guientes destinos:
• El original se enviará al banco para su compensa-
ción o para el descuento financiero.
• La primera copia se adjuntará a la factura o docu-
mento análogo como justificante interno del cobro.
• La segunda copia se enviará a Contabilidad para el
registro.
2.2) Tanto si el cobro es en efectivo como por cheque se
deberá preparar un recibo para su ingreso en el banco.
Nº 653 • Mayo 2003
 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
Éste debería confeccionarse por el responsable de admi-
nistración o el gerente y llevado al banco por el cajero.
A continuación, una vez expuestos los criterios gene-
rales, distinguiremos los cobros admitidos por caja
(que obedecen, habitualmente, a las ventas del sector
servicios y, principalmente, el comercio) de los recibi-
dos por instrumentos bancarios (derivados, habitual-
mente, de las ventas a crédito), ya que ofrecen una pro-
blemática distinta desde el punto de vista del control.
4.2.5. Cobros por caja
Inicialmente, hemos de distinguir los cobros que se re-
ciben en las oficinas centrales de la compañía de los que
se reciben fuera de ella (situación ésta que compete ha-
bitualmente a las empresas que pertenecen al sector co-
mercial y, en menor medida, a los cobros a domicilio)
lo que nos permite proponer medidas que favorezcan
el control de los cobros en uno u otro sentido.
1º. Con respecto a los cobros que se reciben en luga-
res distintos de la oficina, los mecanismos y medidas
que deben contemplarse son las siguientes:
1.1) Segregar las funciones de venta y cobro en caso
de disponer de una red de agentes comerciales, ya que
puede existir el riesgo de que los agentes sustraigan el
dinero o parte de él por la connivencia con los clien-
tes, y amparándose en la necesidad de haber tenido
que ofrecer un descuento.
1.2) En el comercio será preceptivo la utilización de
máquinas registradoras u ordenadores (“Terminales
Puntos de Venta”) cuya llave de acceso será custodia-
da por el responsable del establecimiento. Ésta emiti-
rá un ticket para cada venta a modo de factura y, al fi-
nal de la jornada se emitirá un ticket-resumen de las
operaciones efectuadas durante el día. Este resumen
deberá permitir distinguir los cobros recibidos en
efectivo de los realizados por otros medios alternati-
vos, vigentes y aceptados en el comercio, como son
las tarjetas de débito y crédito y los cheques.
A propósito de lo expresado en el párrafo anterior,
hemos de distinguir los cobros en efectivo de los re-
cibidos por otros medios:
- Cuando la venta sea en efectivo, éste deberá in-
gresarse lo antes posible (como muy tarde al día
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siguiente) en una entidad bancaria o trasladarse a las
oficinas de la compañía. El resguardo del ingreso
será el soporte o justificante de los cobros en efec-
tivo recogidos en el ticket-resumen de las ventas.
Pero mientras el dinero se encuentre en las depen-
dencias de la compañía, es conveniente disponer de
una caja fuerte o similar para guardar el efectivo has-
ta su traslado a la entidad financiera o a las oficinas de
la compañía, lo que limitaría el riesgo de sustracción
en caso de intento de robo.
- Cuando el cobro se reciba por medio de una tarjeta
se deberá comprobar la firma del titular, y utilizar
un datáfono o sistema alternativo que de forma me-
cánica dé conformidad a la operación. En su defec-
to, se debe pedir a la central del banco o entidad
emisora de la tarjeta, la conformidad de la opera-
ción vía teléfono. El resguardo de las tarjetas se de-
be guardar como comprobante de estos cobros.
- Cuando el cobro se realice aceptando un cheque, és-
te se emitirá nominativamente a favor de la mercan-
til o titular del establecimiento, y deberá apuntarse
en el reverso el nombre y carné de identidad del
emisor (con la finalidad de identificarle en el caso
que resulte impagado). Para evitar riesgos, es reco-
mendable aceptar cheques únicamente de clientes
habituales o de reconocida solvencia.
- El traslado del dinero del establecimiento a la enti-
dad bancaria o a la oficina de la compañía debería
realizarlo una persona distinta del responsable de la
caja. Para ello, es recomendable que una vez relle-
nado y firmado el justificante del ingreso, la perso-
na que lo traslade (otro empleado de la firma) lo
cuente en ese instante. De esta manera se evita que
haya diferencias entre lo consignado en el justifi-
cante y el efectivo entregado.
- Cuando se trate de una compañía con diversas su-
cursales comerciales, el conjunto de resguardos (de
los ingresos en el banco, de las tarjetas y de los
cheques) juntamente con el efectivo (en el caso
que no se haya ingresado en un banco) se enviará
lo antes posible (siendo aconsejable que sea diaria-
mente) a la oficina central. Éstos debería recibirlos
el responsable de Administración o el gerente,
quién cotejará la concordancia entre el ticket resu-
men y los justificantes y efectivo recibido. En caso
15 • TÉCNICA CONTABLE
 de detectar diferencias se lo manifestará al respon-
sable del establecimiento y se investigará el motivo.
2º. Con respecto a los cobros recibidos en las oficinas
de la empresa, debería recibirlos el responsable de
Administración, quién tras emitir un recibo prenume-
rado del cobro y rubricar el documento soporte (fac-
tura), emitirá dos copias del mismo:
- Una la entregará al cajero junto con el dinero para
su ingreso en el banco; y
- la otra copia se la dará al contable para su registro.
4.2.6. Cobros por bancos
Es obvio que el medio idóneo de cobro es la transfe-
rencia bancaria ya que supone un ingreso directo en
la cuenta corriente, y cuya preocupación estriba en
disponer lo antes posible del documento justificativo
que lo sustenta. En cambio, el resto de medios de co-
bro (bien sean cheques, letras de cambio o pagarés) se
reciben, habitualmente, por correo en la oficina de la
empresa, en cuyo caso habrá que establecer unos cri-
terios para su control.
Para que haya un control adecuado es recomendable
que exista una segregación de funciones entre la per-
sona que abre el correo (que será misión del gerente en
el ejercicio de sus responsabilidades o del responsable
de Administración), la persona que lo contabiliza (con-
table) y la persona que efectúa el ingreso en la caja o en
el banco (cajero). Con esta finalidad, una vez abierto el
correo, deben contemplarse las siguientes medidas:
1) El responsable de Administración o el gerente de-
bería llevar un libro-registro de cheques, letras y pa-
garés recibidos donde anote cada documento (clien-
te, concepto, número e importe). Una vez anotado,
hará una copia y lo entregará:
- El documento original al cajero para su compensa-
ción o para el descuento comercial lo antes posible; y,
- la copia al contable para que inmediatamente regis-
tre el asiento.
De esta manera se podrá cotejar el asiento del cobro,
con el apunte en el libro-registro y con el abono en el
extracto bancario en el caso que se detecte alguna
TÉCNICA CONTABLE • 16
anomalía (por ejemplo, en el caso que se reclame un
cheque a un deudor y éste justifique que lo ha envia-
do, habría que averiguar el motivo por el cual no fue
ingresado en la cuenta bancaria).
2) Los cheques nominativos recibidos deberán prote-
gerse mediante endoso a favor de la propia entidad y
cruzarse, y se deberán preparar para su ingreso en la
entidad bancaria por el cajero lo antes posible (sien-
do deseable que se ingresen en el banco diariamente).
4.3. La protección del disponible
Las principales medidas que deben asegurar la realidad
del efectivo depositado en caja, en las entidades finan-
cieras y la financiación a corto plazo son las siguientes:
1º. Con respecto al efectivo depositado en caja:
1.1) Utilizar una caja de seguridad para guardar el di-
nero, y que esté situada en un lugar de acceso restrin-
gido al personal.
1.2) Disponer de instrumentos que detecten los bille-
tes falsos. Son, generalmente, máquinas que median-
te rayos ultravioleta advierte de la falsedad del billete.
Es muy utilizado por las entidades financieras, y es
muy útil para los establecimientos comerciales.
1.3) Contratar, con una compañía externa, un seguro
sobre el efectivo medio mantenido en las oficinas o
en los establecimientos comerciales que garantice su
reposición en caso de pérdidas por robo. Esta medi-
da es especialmente importante para las empresas de
ámbito comercial que deben transportar el dinero
desde las sucursales comerciales a las entidades de
crédito para su ingreso.
1.4) Evitar mantener efectivo ocioso en caja, ya que
por el efecto de la inflación y por su alto coste de
oportunidad (ya que podría invertirse transitoriamen-
te) se restarían fondos para la empresa.
1.5) El arqueo de caja. Esta técnica tiene como base
la llevanza de un documento o registro en el cual que-
de reflejado el efectivo y otros recursos de caja.
Tiene una doble finalidad: por un lado, el control de
la caja y, por consiguiente, del cajero; y, por otro lado,
Nº 653 • Mayo 2003
 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?

sirve para comprobar si el saldo que refleja la cuenta
del Balance coincide con los fondos existentes en la
caja física de la empresa a una fecha determinada.
Para una mejor comprensión de esta técnica propo-
nemos, a continuación, un modelo de arqueo de caja
(cuadro nº2).
Este documento consta de los siguientes cuadrantes:
El primero es utilizado para recoger el dinero físico
que se encuentra en la caja (monedas y billetes nomi-
nadas en euros y debidamente desglosados).
El segundo es utilizado para recoger las divisas titula-
ridad de la empresa.
Finalmente, la suma de los tres valores se anotan en
el documento como “total de caja”.
Ahora bien, para que esta medida sea efectiva debe
ser firmado por el cajero y, esporádicamente, por un
revisor que será, habitualmente, el director de
Administración (dependiendo de la importancia del
efectivo manejado), poniendo de manifiesto que ha
estado presente en el arqueo.
Este documento debería elaborarse diariamente,
coincidiendo con el cierre de caja, con el propósito de
comprobar que el efectivo existente en la caja coinci-
de con el expresado en el libro de caja. En caso con-
trario se pedirá explicaciones al cajero.

El tercero recoge el conjunto de impresos y recibos Ahora bien, aunque sea un procedimiento que debe
distintos del dinero que se han recibido como con- ejercerse periódicamente es aconsejable que se realicen
traprestación al efectivo entregado. arqueos sorpresivos por el gerente u otro administrador

Cuadro 2. Modelo de arqueo de caja

MODELO DE ARQUEO DE CAJA FECHA: / / IMPORTE

1º EFECTIVO EN EUROS

Billetes de 200 Euros.

Billetes de 100 Euros
Billetes de 50, etc. Euros
Monedas de 50 Euros
Monedas de 20 Euros
Monedas 10, 5, etc. Euros

(1) TOTAL EFECTIVO EN EUROS

2º EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA

Billetes de al cambio de = Euros.

Billetes de al cambio de = Euros.
Billetes de al cambio de = Euros.

(2) TOTAL EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA

3º PAPEL EN CAJA

Talones recibidos nº de Euros

Sellos y timbres nº de Euros
Recibos de viajes nº de Euros.
Otros recibos a cobrar nº de Euros.
Vales sin justificar nº de Euros

(3) TOTAL PAPEL EN CAJA

(4) TOTAL CAJA (1)+(2) +(3)

FIRMA DEL CAJERO: FIRMA DEL ADMINISTRADOR:

Fuente: elaboración propia

Nº 653 • Mayo 2003 www.tecnicacontable.com 17 • TÉCNICA CONTABLE

 distinto del director de Administración, con el fin de
confirmar que el arqueo habitual es correcto y que no
existen desviaciones en el manejo del efectivo. De esta
manera se evita que, por un exceso de confianza depo-
sitada en el cajero, y en el director de Administración,
éstos se apropien indebidamente del efectivo simple-
mente cambiando dinero por un resguardo ficticio.
2º. Con respecto a los fondos depositados en las en-
tidades financieras y a los medios de pago deben ob-
servarse, principalmente, las siguientes medidas:
2.1) Utilizar una caja fuerte para guardar los talonarios
de cheques, de pagarés o letras de cambio, los cheques
recibidos con un vencimiento posterior y, en su caso, el
libro-registro de cheques y pagarés en papel continuo,
cuyo acceso esté restringido al personal no autorizado.
2.2) Reducir, en la medida de lo posible, el número de
bancos y cuentas bancarias abiertas a nombre de la
sociedad. Entre las ventajas que aporta se encuentran
las siguientes (López Martínez, 1993: 120):
- Simplicidad en el seguimiento de la posición del
efectivo, eliminando los costosos traspasos de fon-
dos entre bancos.
- Una adaptación total entre nuestros sistemas y los
del banco.
- Una fuerza máxima en la negociación de nuestras
condiciones bancarias, al concentrar todo nuestro
negocio en lugar de dispersarlo.
También se deben considerar las razones que aconse-
jen no concentrar todo el negocio en un único banco
(esta medida atiende a criterios de gestión más que a
criterios contables):
- Que no sea posible encontrar un banco que nos
ofrezca todos los servicios posibles.
- Que no haya un único banco que nos conceda todo
el volumen de crédito que necesitamos.
2.3) Evitar firmar cheques en blanco, para limitar el
riesgo de que sea interceptado y se apropien indebi-
damente de él.
2.4) Evitar mantener fondos de dinero ociosos en cuen-
tas corrientes. El control sobre los fondos de tesorería
TÉCNICA CONTABLE • 18
debe permitir que, en tanto en cuanto no sean necesa-
rios, se puedan invertir en aquellos activos más rentables
con el objeto de obtener una renta financiera.
2.5) Realizar transferencias de efectivo entre bancos
para cubrir el posible déficit de un banco que pudie-
ra ocasionarle un descubierto, con el consiguiente
perjuicio económico y de imagen. No obstante, es
conveniente contratar una póliza de crédito para cu-
brir posibles déficit temporales de tesorería, y evitar,
por tanto, descubiertos bancarios.
2.6) Autorización expresa de la compañía a los direc-
tivos (u otros empleados) para el uso de tarjetas de
crédito en la realización de viajes, de gastos de rela-
ciones públicas, etc. Para ello, se debe autorizar un li-
mite máximo de disposición, y los receptores deben
justificar el buen uso de la misma.
2.7) El transporte del efectivo desde el establecimien-
to comercial a las entidades financieras o a la empre-
sa debería hacerse por medio de profesionales exter-
nos (compañías de seguridad) cuando el importe
supere una determinada cantidad relevante.
2.8) Seguimiento de los valores de cotización de las
divisas en poder de la empresa, con la finalidad de
evitar pérdidas derivadas de variaciones negativas del
tipo de cambio.
2.9) Si se aceptan tarjetas de débito y crédito como
instrumento de cobro se deberá realizar, cuando se
reciban los extractos bancarios, las siguientes com-
probaciones (Weaver y otros, 1988: 298):
- Que el importe neto de la tarjeta ha sido abonado.
Este control es básico cuando las operaciones se re-
alizan por medio de una autorización personal y en
ausencia de un proceso telemático.
- Que la comisión cargada por cada operación corres-
ponde a la realmente contratada por la compañía.
2.10) Tener en consideración los límites sobre la valo-
ración de cargos y abonos de cuentas activas y pasivas
en cuentas corrientes, de crédito y libretas de ahorro.
En relación con esta medida es recomendable conocer
los límites de valoración de cargos y abonos en cuen-
tas activas y pasivas, de crédito y libretas de ahorro
emitidas por el Banco de España (cuadro nº3 y nº4).
Nº 653 • Mayo 2003
 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?

Cuadro 3. Limites de valoración de cargos en cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes,

de crédito y libretas de ahorro

ADEUDOS

CLASES DE OPERACIONES FECHA DE VALORACIÓN A EFECTOS DEL

DEVENGO DE INTERESES

1º. - Cheques
1.1. - Pagados por ventanilla o por compensación
interior en oficina librada - El mismo día de su pago
1.2. - Pagados en firme por otras oficinas o entidades - El mismo día de su pago, a cuyo efecto la
oficina pagadora estampará su sello con
indicación de la fecha de pago. Si faltase este
requisito se adeudará con valor del día de su
cargo en cuenta
1.3. - Tomadas al cobro por otras oficinas o entidades - El mismo día de su adeudo en la cuenta librada
2º. - Reintegros o disposiciones - El mismo día de su pago
3º. - Ordenes de transferencias, ordenes de entrega
y similares - El mismo día de su pago
4º. - Efectos devueltos: - El mismo día de su orden
4.1. - Efectos descontados - El día de su vencimiento
4.2. - Cheques devueltos - El mismo de valoración que se dio al abonarlos
en cuenta
5º. - Recibos de carácter periódico cuyo adeudo en
cuenta ha autorizado previamente el deudor
5.1. -A cargo del deudor - Fecha del adeudo
5.2. - Devolución al cedente - La valoración aplicada en el abono
6º.- Efectos domiciliados Los efectos cuyo pago se domicilie en una
entidad de depósito, tanto en el propio efecto
como en el aviso de cobro, serán adeudados en
la cuenta del librado con el valor del
vencimiento, tanto si procede de la propia
cartera de la entidad domiciliada como si le han
sido presentados por entidades a través de a
Cámara de Compensación o de una cuenta
interbancaria

Fuente: Banco de España: Circular 8/1990, de 7-IX, sobre Transparencia de las Operaciones y Protección,
Anexo IV.

Cuadro 4. Limites de valoración de abonos en cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes,

de crédito y libretas de ahorro

ABONOS

CLASES DE OPERACIONES FECHA DE VALORACIÓN A EFECTOS DEL

DEVENGO DE INTERESES

1º. - Entregas en efectivo

1.1. - Realizadas antes de las 11 de la mañana. - El mismo día de la entrega
1.2. - Las demás. - El día hábil siguiente a la entrega
2º. Entregas mediante cheques, etc.
2.1. - A cargo de la propia entidad (sobre cualquier
oficina) - El mismo día de la entrega
2.2. -A cargo de otras entidades - Segundo día hábil siguiente a la entrega
3º. - Transferencias bancarias, órdenes de entregas
y similares
3.1. - Procedentes de la propia entidad - El mismo día de su orden en la oficina de origen
3.2. - Procedentes de otras entidades - El segundo día hábil siguiente a su orden en la
oficina de origen
4º. - Descuento de efectos - Fecha en la que comienza el cálculo de intereses
5º. - Presentación de recibos de carácter periódico,
cuyo adeudo en cuenta ha autorizado
previamente el deudor - El mismo día del adeudo
6º. - Abono de dividendos, intereses y títulos
amortizados, de valores depositados - El mismo día del abono

Fuente: Banco de España: Circular 8/1990, de 7-IX, sobre Transparencia de las Operaciones y Protección,
Anexo IV.

Nº 653 • Mayo 2003 www.tecnicacontable.com 19 • TÉCNICA CONTABLE

 La lectura de estas normas permite conocer la norma-
tiva emitida por el Banco de España, y su comprensión
aportará beneficios derivados de la aplicación de las fe-
chas de valoración. Por ejemplo, el efectivo resultante
del día anterior de las ventas comerciales deberá ingre-
sarse antes de las 11 de la mañana; asimismo, cuando
se realicen transferencias o ingresos de cheques de
otras entidades bancarias para compensar un posible
descubierto en una cuenta corriente de otra entidad se
tendrá en cuenta que el abono será efectivo dos días
después de la orden o del ingreso del cheque.
2.11) Conciliaciones bancarias. Esta técnica pretende
concordar el saldo según banco y el saldo según con-
tabilidad a una fecha determinada.
Para su ejecución deberemos disponer del extracto
bancario que nos envía, periódicamente (con carác-
ter semanal, mensual, etc.), la entidad financiera.
Si bien, hoy día, internet facilita el acceso instantáneo
a los movimientos de cada cuenta, lo que mejora la
operatividad y el control al disponer diariamente de
la información bancaria. La conciliación compete al
responsable de contabilidad, y debe documentarse
por medio de un modelo (Vid. ICJCE, 1982: 206;
Amat Salas, 1985: 115; Kohler,1982: 214) que po-
dría servir, además, como base para el registro de
aquellos movimientos que provocan diferencias en-
tre lo registrado contablemente y lo realmente car-
gado y abonado en la cuenta bancaria. Una pro-
puesta de este modelo lo presentamos en el cuadro
nº5.
Cuadro 5. Modelo de conciliación bancaria
BANCO: C.CORRIENTE Nº:
CÓDIGO DE CUENTA: 572.01.01
SALDO CONTABLE EN BALANCE
a INCREMENTAR
+Pagos contabilizados y no cargados en cuenta
+Cobros abonados y no contabilizados
a DEDUCIR
- Cobros contabilizados y no abonados en cuenta
- Pagos cargados en cuenta y no contabilizados
SALDO CONTABLE DESPUÉS DE LA CONCILIACIÓN
SALDO BANCARIO
DIFERENCIAS DE CONCILIACIÓN
TÉCNICA CONTABLE • 20
2.12) En relación con las pólizas de crédito y el des-
cuento comercial debe efectuarse un seguimiento pe-
riódico de las liquidaciones, con la finalidad de cote-
jar el coste de comisiones y de intereses con los tipos
contratados. Para este fin debería comprobarse: el ti-
po de interés de la liquidación, la comisión de sobre-
giro y el interés cargado sobre el sobregiro.
3º. Métodos analíticos que informen sobre la evolu-
ción de la tesorería.
Este último tipo de control, a posteriori, por un lado,
nos permite comprobar el cumplimiento de las previ-
siones de tesorería para detectar las posibles desvia-
ciones que pudieran surgir y poder actuar en conse-
cuencia y, por otro lado, mediante la técnica de ratios
y porcentajes, obtendremos índices de referencia so-
bre la posición financiera a corto plazo y sobre la li-
quidez, que podrá compararse con otros índices de
referencia (por ejemplo, el índice ofrecido por otras
empresas que pertenezcan al mismo sector).
Las medidas que deben contemplarse son las siguientes:
3.1. Relacionados con la planificación presupuestaria
y otras tendencias. Comprobar el cumplimiento del
presupuesto de tesorería; y, su evolución con respec-
to de las cifras obtenidas en ejercicios anteriores y por
la competencia
3.2. Indicadores para el control: ratios y porcenta-
jes. Índices que muestran la posición financiera y de
liquidez a corto plazo
SALDOS
FECHA DEUDOR ACREEDOR
Nº 653 • Mayo 2003
 ¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
Las cuentas de tesorería ofrecen, a través del análisis
de ratios y porcentajes de tesorería, resultados rele-
vantes acerca de la posición financiera a corto plazo
de la compañía y de su liquidez. Los índices resultan-
tes podrán cotejarse con los obtenidos en períodos
anteriores, con los publicados por el sector y con los
de la competencia, lo que le permite, en términos ge-
nerales, conocer la salud de la empresa a corto plazo.
Las ratios que principalmente deberían considerarse
para este fin, son:
a) Ratio de tesorería (Contreras Mora, 1995: 139;
Walsh, 1994: 110), muestra la relación entre el disponi-
ble +cuentas a cobrar y el pasivo a corto plazo, e indi-
ca cual es la capacidad de la compañía para atender los
pasivos a corto plazo. Si bien no se puede concretar un
valor único, Walsh (1994: 110)5 manifiesta, con base en
un estudio empírico que “un valor de 1, es muy fuerte,
y significa que la compañía puede pagar todos sus pasi-
vos con el efectivo en caja más sus cuentas por cobrar”.
b) Disponibilidad inmediata, se obtiene de la relación
existente entre el disponible y el pasivo a corto plazo,
el cual mide la capacidad de la compañía para atender
las obligaciones de pago en un instante del tiempo, y
sería el resultado de suprimir el componente de cuen-
tas a cobrar en la ratio anterior. Esta ratio puede ayu-
dar a la Dirección a determinar cúal debe ser el stock
mínimo de seguridad del disponible para mantener
una posición de liquidez a corto plazo adecuada al
sector al que pertenezca (Contreras Mora, 1995: 139).
Amat Salas (1997: 61), manifiesta que “es difícil esti-
mar un valor ideal para este ratio ya que el disponible
(sin incluir aquellas cuentas bancarias que no sean de
libre disposición por estar afectas a garantías) acos-
tumbra a fluctuar a lo largo del año y, por tanto, se ha
de procurar tomar un valor medio”.
Por otro lado, los porcentajes que muestran la rela-
ción entre el disponible y el activo circulante, cuyo ín-
dice podrá cotejarse con el obtenido en períodos an-
teriores, permitirá comprobar si sigue la tendencia
marcada por el sector.
5. CONCLUSIONES
La utilización de información es una herramienta
fundamental para mejorar la posición competitiva de
Nº 653 • Mayo 2003 www.tecnicacontable.com
las compañías, independientemente del sector en las
que éstas operen y de la dimensión de la empresa
(pyme o grande). Pero el éxito de la gestión depende
también de la actitud, aptitud y formación de los ad-
ministradores y del resto de miembros del cuerpo de
dirección que participan en la gestión.
El equipo directivo debe aplicar en todas las áreas fi-
nancieras, y en sentido amplio, la función directiva del
control como un sistema que agrupe de forma inte-
grada los mecanismos y medidas que le otorgue la fa-
cultad de controlar su negocio, tanto en relación con
la eficacia y eficiencia operativa como en la defensa
del patrimonio empresarial.
Resulta obvio señalar que todas las áreas son rele-
vantes en la evolución de una compañía, pero tam-
bién es cierto que no todas las áreas son iguales de
sensibles para el control. Así, la tesorería, entendida
en toda su amplitud, que incluya además del efectivo
a otros elementos equivalentes, resulta una área es-
tratégica y básica para el control. Por un lado, porque
la imagen comercial de ésta puede derivarse de su
gestión financiera, y por otro lado, porque un defi-
ciente control puede conducir a la misma a situacio-
nes de desequilibrio contable, e incluso a la quiebra
de su continuidad.
Por ello, el conocimiento, el desarrollo y la flexibi-
lidad del control interno como sistema integrado
de la gestión, aporta un valor añadido a la
Dirección, al proporcionar de forma sistemática un
elenco de controles que, debidamente implementa-
dos, coadyuvarán a mejorar la eficacia y eficiencia
de la tesorería.
La selección de los distintos mecanismos y medidas
de control que hemos propuesto ha tenido como ba-
se la determinación de tres actividades de la tesorería,
las cuales, contempladas de forma aislada en unos ca-
sos o conectados, en otros, contribuirán a asegurar la
continuidad de la situación financiera a corto pla-
zo.Las actividades que hemos determinado afectan a
tres ámbitos distintos:
Una primera, la formulación de estados de tesorería,
debe contemplarse como básica en tanto en cuanto
5 En este sentido, también se manifiesta Amat Salas,
1997: 61.
21 • TÉCNICA CONTABLE
 refleja la etapa de planificación consustancial con ca-
da área operativa. Así, el presupuesto de tesorería va
a permitir establecer cómo se va a comportar el dis-
ponible en el futuro y el estado de cash-flow ofrece
una visión integral de la gestión de la compañía, no
como el resultado de una gestión económica, sino co-
mo el de su gestión financiera, lo que pone de mani-
fiesto la complementariedad que debe atribuírsele a
este estado dentro de los sistemas de información.
Además, estos estados posibilitan conocer las necesi-
dades financieras a corto plazo y definir la política fi-
nanciera dirigida a optar por fuentes alternativas de
financiación, como es la póliza de crédito y el des-
cuento comercial.
La segunda actividad, la realización de pagos y co-
bros, es básica en la gestión de la tesorería, y en
ella hemos mostrado la relevancia de conocer las
ventajas e inconvenientes de los medios de pago
en el intercambio comercial para aumentar la efi-
ciencia de la gestión, y lo hemos realizado anali-
zando las distintas posibilidades que se le puedan
ofrecer a las compañías industriales y comerciales,
cuando utiliza los pagos y cobros por caja o por
medios bancarios, destacando las ventajas de uti-
lizar medios bancarios y reducir la operativa de
caja.
A la tercera actividad, la protección del disponible,
debe dedicarse una especial atención, debido a que la
sensibilidad del efectivo para la manipulación y mal-
versación requiere que se implementen medidas acti-
vas de control sobre su operativa. En este sentido, he-
mos presentado una batería de mecanismos, técnicas
y documentos-soportes para el control como son el
fondo-fijo de caja, el arqueo de caja, la conciliación
bancaria o la normativa dispuesta por el banco de
España. I

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TÉCNICA CONTABLE • 22 Nº 653 • Mayo 2003