5S no Escritório

SEST – Serviço Social do Transporte

SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte

Curso on-line – 5S no Escritório – Brasília:

SEST/SENAT, 2016.

40 p. :il. – (EaD)

1. Qualidade total - implantação. 2. Trabalho -

organização. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço
Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título.

CDU 005.6

ead.sestsenat.org.br
Sumário
Apresentação 5

Unidade 1 | O Que É 5S 6

1 O Que É 5S 7

1.1 A Origem dos 5S 7

1.2 Introdução aos Conceitos dos 5S 7

1.3 Benefícios dos 5S 8

1.4 Cenário Prático de Um dos Usos dos 5S 9

Glossário 11

Atividades 12

Referências 13

Unidade 2 | Mudança Comportamental 14

1 Mudança Comportamental 15

1.1 Quais Comportamentos São Diretamente Afetados pela Implantação dos 5S 15

1.2 Os Líderes da Mudança 15

1.3 As Mudanças Comportamentais na Prática 16

1.4 Como se Adaptar Rapidamente a Essas Mudanças 16

1.5 As Áreas 16

Glossário 17

Atividades 18

Referências 19

Unidade 3 | Os Sensos dos 5S 20

1 Os Sensos dos 5S 21

1.1 Senso de Utilização 21

1.2 Senso de Ordenação 22

1.3 Senso de Limpeza 23

3
1.4 Senso de Padronização (Saúde e Higiene) 24

1.5 Senso de Autodisciplina 25

Glossário 26

Atividades 27

Referências 28

Unidade 4 | Como Implantar os 5S no Escritório 29

1 Principais Ações que Devem Ser Planejadas 30

1.1 Preparação 30

1.2 Agrupamento (Senso da Utilização) 30

1.3 Colocando em Ordem (Senso de Organização) 31

1.4 Limpeza (Senso de Limpeza) 32

1.5 Padronização (Senso de Padronização – Saúde/Higiene) 32

1.6 Mantendo os Padrões (Senso de Autodisciplina) 33

1.7 Como Controlar a Implantação dos 5S 34

Glossário 36

Atividades 37

Referências 38

Gabarito 39

4
Apresentação

Prezado(a) aluno(a),

Seja bem-vindo(a) ao curso 5S no Escritório!

Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de

cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos,
você verá ícones que têm a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e
ajudar na compreensão do conteúdo.

Este curso possui carga horária total de 15 horas e foi organizado em 4 unidades,
conforme a tabela a seguir.

Unidades Carga Horária

Unidade 1 | O Que É 5S 4h
Unidade 2 | Mudança Comportamental 3h
Unidade 3 | Os Sensos dos 5S 4h
Unidade 4 | Como Implantar os 5S no Escritório 4h

Fique atento! Para concluir o curso, você precisa:

a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas

“Aulas Interativas”;

b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60;

c) responder à “Avaliação de Reação”; e

d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado.

Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de

dúvidas, entre em contato através do e-mail suporteead@sestsenat.org.br.

Bons estudos!

5
UNIDADE 1 | O QUE É 5S

6
1 O Que É 5S

1.1 A Origem dos 5S

Os 5S surgiram a partir de necessidades em fábricas japonesas, no final do ano 1950.

Seu principal objetivo era organizá-las e mantê-las limpas, reduzindo, dessa forma,
o desperdício de materiais utilizados pelos trabalhadores, que iam desde simples
parafusos e arruelas, até equipamentos mais complexos que tinham sua manutenção
prejudicada pela falta de organização. No entanto, as primeiras considerações sobre
o tema surgiram alguns anos antes, quando o químico Dr. Kaoru Ishikawa percebeu a
necessidade da criação de uma metodologia que auxiliasse na reconstrução do país e
das organizações japonesas após a Segunda Guerra Mundial.

A implementação dessa metodologia só seria possível se houvesse mudança nas

atitudes das pessoas. No início, as ações envolviam: classificar, ordenar e limpar. E,
posteriormente, evoluíram para o que conhecemos hoje como 5S.

1.2 Introdução aos Conceitos dos 5S

Os 5S têm sido muito aplicado como base para algumas metodologias de qualidade
total em diversas empresas. Os cinco S são originários das palavras em japonês: Seiri,
Seiton, Seiso, Seiktsu e Shitsuke, que em tradução livre querem dizer, respectivamente:
utilização, ordenação, limpeza, padronização e autodisciplina.

7
 Quadro 1: Os 5S

Japonês Inglês Português Objetivo

Eliminar o que não é necessário
SEIRI Sort Utilização
ao trabalho.
Organizar as ferramentas e o
espaço de trabalho, de forma
SEITON Set in Order Ordenação que cada item esteja em seu
devido lugar, para maximizar a
eficácia e a eficiência.
Shine ou Otimizar ao máximo o nível de
SEISO Limpeza
Sweep limpeza.
Criar e implementar
SEIKETSU Standardise Padronização normatização para triagem,
arrumação e higienização.
Incentivar que todos façam o
SHITSUKE Sustain Autodisciplina que deve ser feito de forma
natural e rotineira.

A metodologia dos 5S sistematiza o planejamento e a implementação dos conceitos

para melhorar a qualidade operacional nas empresas. Ela é o pilar de qualquer sistema
de qualidade que vise combater o desperdício.

1.3 Benefícios dos 5S

Os benefícios obtidos com a implantação dos 5S são inúmeros, dentre eles pode-se
listar:

• Melhoria na segurança;

• Melhoria na qualidade;

• Aumento de eficiência;

• Aumento do nível de satisfação do consumidor;

8
 • Redução de custos operacionais;

• Redução da perda de materiais;

• Melhora do estado de espírito da equipe;

• Melhora no trabalho em equipe;

• Melhora no aspecto visual dos ambientes.

Esses benefícios são alcançados com ações que na essência são simples, mas que
demandam planejamento e esforço para se manterem.

1.4 Cenário Prático de Um dos Usos dos 5S

Para facilitar o entendimento inicial do que se tratam os 5S, imagine uma sala com peças
e ferramentas. Você recebe a simples tarefa de encontrar um determinado conjunto
de parafusos para um trabalho específico. Como você faria para achar os parafusos?
Seria mais fácil se eles estivessem espalhados pelo chão ou se estivessem organizados
em recipientes?
Cenário 1

Figura 1: Organização

9
 Cenário 2

Figura 2: Classificação

Como primeira opção, você teria que separar manualmente todos os parafusos, até
encontrar os corretos. Além do esforço, ainda há o risco de se machucar no processo e
de perder parafusos, desperdiçando materiais.

Já na segunda opção, na qual os parafusos estão ordenados de acordo com seus tipos e
tamanhos, achar os corretos é mais rápido, sem que seja necessário ficar manuseando
e movimentando os parafusos para encontrá-los, reduzindo a chance de machucar-
se durante a procura. Além dos benefícios de encontrar mais rapidamente, como os
parafusos estão ordenados é mais fácil fazer o controle do estoque e, dessa forma,
evita-se a compra de materiais desnecessários.

A mesma situação pode ser encontrada nos escritórios, tanto com relação às ferramentas
e insumos de trabalho cotidianos, como simples grampeadores, formulários, canetas,
papel, cartuchos de impressoras, até arquivos, como documentações de projetos,
funcionários, compras, etc.

Um escritório bem organizado e limpo possibilitará que o trabalho seja realizado de

forma mais eficaz e eficiente, com menos desperdícios, por um time mais motivado
pelo ambiente no qual se encontra.

10
Glossário

Eficácia (eficaz): conseguir o melhor rendimento com o mínimo de erros.

Eficiência (eficiente): diz respeito a fazer algo corretamente.

Manuseando: mexer com as mãos.

Metodologia de qualidade total: metodologia para a implantação e manutenção de

melhoria contínua em uma organização. É multidisciplinar e formada por um conjunto
de ferramentas, programas e métodos.

11
Atividades

aa
1) Julgue verdadeiro ou falso. As primeiras considerações
sobre os 5S surgiram antes de 1950, quando o químico Dr.
Kaoru Ishikawa percebeu a necessidade da criação de uma
metodologia que auxiliasse na reconstrução do país e das
organizações japonesas após a Segunda Guerra Mundial.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. Os 5 S são originários de cinco

palavras em japonês que começam com a letra S e que em
tradução livre significam: utilização, ordenação, limpeza,
padronização e autodisciplina.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

12
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/
negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.: s.n.],
2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

13
UNIDADE 2 | MUDANÇA
COMPORTAMENTAL

14
1 Mudança Comportamental

1.1 Quais Comportamentos São Diretamente Afetados pela

Implantação dos 5S

“Não tem nada que você não possa... se criar os hábitos certos” 1

A mudança de hábitos não é simples, mas pode ser realizada. O primeiro passo é admitir
a necessidade de tal mudança. Existem aqueles que não acreditam nos benefícios da
limpeza e organização. Essa crença, quando se torna parte da rotina, dá a impressão de
que não pode ser modificada, e que a vida é estática (FERREIRA, 2016). E não é. A vida
é uma mudança contínua e essa mudança só ocorre porque nós mudamos também.
Mudar em direção a mais efetividade e eficácia cabe apenas aos indivíduos.

As mudanças comportamentais, causadas pelos 5S, ocorrem tanto individualmente

quanto coletivamente. O indivíduo torna-se mais consciente de suas ações e de seus
impactos na empresa, como também passa a observar e melhor interagir em grupo. É
comum que as mudanças que se iniciam dentro da empresa sejam levadas para outros
ambientes, como por exemplo, nossas residências, tornando, assim, a vida como um
todo mais limpa, eficaz e organizada. Tornando o nível de consciência dos indivíduos
cada vez maior.

1.2 Os Líderes da Mudança

Todas as mudanças para serem efetivas precisam ser lideradas por algum grupo. Os
líderes da implantação dos 5S usualmente são os mesmos que almejam sua implantação
e arcam com os custos dessa mudança cultural. Para que a mudança seja efetiva, os
líderes dos grupos nos quais os 5S está sendo implantado devem servir de exemplo
para essa implantação.

1 Palavras do personagem Major, na obra de Charles Duhigg, em “O Poder do Hábito”.

15
1.3 As Mudanças Comportamentais na Prática

Todos os sensos dos 5S (utilização, ordenação, limpeza, padronização e disciplina)

causam mudanças comportais. Na prática, é esperado que o indivíduo que tenha
tido contato com os sensos sejam sensibilizados e iniciem as mudanças necessárias
para a sua implementação. Algumas pessoas, no entanto, apresentam resistência às
mudanças, qualquer que seja, ainda mais se tratando de mudanças relativas a hábitos
que já fazem parte do dia a dia e da cultura das empresas. Esse é, talvez, o principal
obstáculo à implementação de qualquer programa de qualidade.

Para vencer tal obstáculo e aumentar o sucesso da implantação dos 5S, a transparência
e os benefícios devem ser divulgados aos principais envolvidos. Eles serão os guardiões
iniciais das mudanças que se farão necessárias para a implantação dos 5S.

1.4 Como se Adaptar Rapidamente a Essas Mudanças

Além da divulgação e dos guardiões da mudança, é importante que reforços na

comunicação sejam realizados para que toda a equipe engaje rapidamente. É comum
o uso de comunicação gráfica, por meio de cartazes e folders, para dar suporte à
implantação dos 5S, mas as reuniões e treinamentos são necessários para o sucesso
do programa. A comunicação direta é mais efetiva nesse tipo de transferência de
conhecimento, além de servir como fator motivador o contato direto com os envolvidos.

1.5 As Áreas

Tão importante quanto à comunicação para o sucesso da implantação dos 5S é a seleção

da(s) primeira(s) área(s) a serem implantadas. Um fracasso nos primeiros passos pode
arruinar todo o projeto. A primeira área a ser implantada deve ser pequena e contida
(TISBURY, 2013). A seleção de uma área que seja mais fácil de adaptar-se às mudanças
facilita o trabalho da equipe que está conduzindo a implantação dos 5S.

16
Não há limites para a quantidade de áreas da empresa em que os 5S podem ser
implantados. Entretanto é uma boa prática limitar a quantidade de áreas em que o
programa será implantado até a sua conclusão, pois implementar os 5S de uma vez em
toda a empresa pode comprometer o sucesso.

Glossário

Nível de consciência: quando o indivíduo fica consciente de algo, quando ele aprende,
assimila um conhecimento sobre determinado assunto, ele aumenta o seu nível de
consciência.

17
Atividades

aa
1) Julgue verdadeiro ou falso. Esta é a sequência para se
iniciar um processo de mudança como o proposto com os
sensos 5S: formar grupos de líderes exemplares, admitir a
necessidade da mudança, buscar ter transparência e objetivos
continuamente relembrados e divulgados, apostar na
comunicação, selecionar a(s) primeira(s) área(s) a serem
implantadas.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. As mudanças comportamentais,

causadas pelos 5S, costumam ocorrer somente de forma
coletiva.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

18
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/
negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.: s.n.],
2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

19
UNIDADE 3 | OS SENSOS DOS 5S

20
1 Os Sensos dos 5S

Ter senso é pensar, avaliar e julgar. O senso se traduz em um

juízo claro, um entendimento, prudência e discernimento.

1.1 Senso de Utilização

Este é o primeiro dos sensos e diz respeito a identificar o que é e o que não é necessário
para a execução do trabalho. Apenas aqueles itens que são necessários ao trabalho
devem permanecer no local. Isso inclui materiais, assessórios, equipamentos, máquinas,
suprimentos e pessoal.

É comum que, após avaliação, muitos itens sejam classificados como não necessários.
É importante não ter apego a objetos ou materiais não necessários ao trabalho. É
comum contrapor a esse senso a possibilidade de que algum dia poderemos precisar
daquele determinado item e que por isso ele deve ser guardado. Tal falha não deve
ocorrer quando da implantação dos 5S no escritório.

Figura 3: Senso de utilização

21
Este senso traz os seguintes benefícios:

• espaço liberado que antes era ocupado por itens sem necessidade ao trabalho;

• disponibilidade de objetos para outros usuários;

• redução de custos com a manutenção dos itens descartados e vendidos; e

• melhor aproveitamento do espaço.

1.2 Senso de Ordenação

Como o próprio nome diz, significa colocar em

ordem, guardando adequadamente tudo que
é necessário para a execução do trabalho. O
material é disposto adequadamente, de forma
a possibilitar a sua fácil localização, a qualquer
momento, é a essência desse senso.

Faz parte da implantação desse senso a

verificação do desenho dos móveis, máquinas
e equipamentos. A disposição inadequada de
insumos de escritório, por exemplo, pode gerar
maior esforço para sua utilização e/ou controle.
A organização torna o ambiente de trabalho
mais funcional e agradável, além de facilitar a
comunicação visual para ajudar na localização
dos materiais e objetos.
Figura 4: Senso de ordenação
Esse senso traz os seguintes benefícios:

• redução do desperdício de tempo na procura de documentos, materiais e outros

objetos;

• redução de perda e quebra por guarda inadequada;

• redução de compras desnecessárias;

22
 • aumento da segurança, pois itens corretamente guardados são acessados sem
riscos desnecessários;

• maior agilidade no trabalho;

• aumento na produtividade; e

• melhora no aspecto visual dos ambientes.

1.3 Senso de Limpeza

Figura 5: Senso de limpeza

O senso de limpeza vai além do que o próprio nome diz, inclui também os conceitos
relacionados a cuidado, a aprimoramento, a coisa bem feita, acabada e caprichada.
Tão importante quanto executar a limpeza do ambiente é mantê-lo limpo. A
responsabilidade por manter o ambiente limpo é de todos, não apenas daqueles
responsáveis por limpá-lo. O ponto focal neste senso não é o ato de limpar, mas de
evitar a sujeira, buscando a fonte causadora, eliminando-a ou reduzindo-a.

Este senso também tem um viés ambiental, pois trabalha a eliminação das fontes de
poluição e sujeiras. E traz os seguintes benefícios:

23
 • satisfação dos trabalhadores por atuar em ambiente limpo;

• preservação da imagem corporativa junto aos clientes;

• maior conservação das ferramentas e equipamentos;

• maior efetividade nas ações de prevenção; e

• redução de riscos de acidentes.

1.4 Senso de Padronização (Saúde e Higiene)

Figura 6: Senso de saúde

Neste senso, são definidas as regras e metodologias para que o trabalho inicial
seja mantido e para que seja reduzido o risco de se retornar à situação original.
Também é conhecido como o senso da higiene ou saúde, pois reforça a necessidade
de uma mudança no comportamento do indivíduo, que inclui aspectos pessoais de
padronização. Por exemplo, utilizar uniformes limpos, cortar e pentear os cabelos
e manter a higiene das mãos e unhas. A padronização também ajuda na melhora da
autoestima e no ânimo da equipe, pois os padrões são conhecidos, todos passam a
saber o que é esperado de cada um. Através da padronização pode-se construir um
caminho de melhora progressiva dos processos.

24
É nesse senso que são elaboradas listas de verificação para auditorias de manutenção
dos 5S.

Ele traz os seguintes benefícios:

• maior estabilidade pessoal e dos processos;

• melhoria na imagem dos trabalhadores;

• redução de acidentes; e

• melhora na qualidade de vida.

1.5 Senso de Autodisciplina

Figura 7: Senso de autodisciplina

É no senso da autodisciplina que a conscientização dos quatro sensos anteriores

é atingida. Para conquistar a ordem mantida é preciso que cada pessoa tenha uma
constante autodisciplina, determinação e assiduidade com os compromissos que
foram assumidos. Esse senso não provoca grandes mudanças estruturais, seu foco são
as mudanças psicológicas e naturais por parte dos funcionários.

25
Este senso demanda dos funcionários o seu comprometimento ético, paciência,
responsabilidade, respeito às normas e processos e melhoria na comunicação. Cada
funcionário deve saber quais são suas obrigações e as consequências de suas ações,
tanto para si quanto para seu meio.

Este senso traz os seguintes benefícios:

• facilita a gestão e evolução dos 5S; e

• torna os empregados mais conscientes individual e coletivamente.

Glossário

Autoestima: característica da pessoa que se valoriza.

26
 Atividades

aa
1) Julgue verdadeiro ou falso. O senso de limpeza significa
colocar em ordem, guardando adequadamente tudo que é
necessário para a execução do trabalho.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. O senso de autodisciplina

facilita a gestão e evolução dos 5S e torna os empregados
mais conscientes individual e coletivamente.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

27
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/
negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.: s.n.],
2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

28
UNIDADE 4 | COMO IMPLANTAR
OS 5S NO ESCRITÓRIO

29
1 Principais Ações que Devem Ser Planejadas

1.1 Preparação

As ações de implantação dos 5S começam pela definição da equipe que executará

as ações necessárias para o projeto e, também, a definição das áreas nas quais os 5S
serão implantados. Em se tratando de grandes empresas, essas áreas precisam estar
claramente definidas já no começo do projeto, pois todo o restante do planejamento
terá como premissa esse escopo inicial.

O passo seguinte é definir, em cada uma das áreas, um grupo local para a implantação.
Dentro do possível, uma pessoa de fora da área deve ser incluída para trazer uma visão
nova, diferente, que permita a análise de novas possibilidades por um ângulo que as
pessoas daquela área talvez não percebam. Cada um desses times deve ter um líder.

Pode haver membros da equipe que sejam mais resistentes às mudanças e que não
gostem de trabalhar em equipe, mas todos devem participar e manter os 5S, o esforço
coletivo integrado é importante para a continuidade após a fase de implantação.

1.2 Agrupamento (Senso da Utilização)

A técnica da etiqueta vermelha é utilizada

em várias empresas para identificar aqueles
itens que em princípio não são uteis. Elas são
colocadas nos itens, identificando-os, como
também o que deverá ser feito com eles, como,
por exemplo, realocação, descarte ou venda.
Essa técnica é utilizada quando é necessário
um controle visual sobre os itens que não
deverão permanecer naquele ambiente de
trabalho, quando a área analisada é grande,
Figura 8: Etiqueta para organização
no caso de o processo de análise levar muito
tempo e quando as equipes são grandes.

30
1.3 Colocando em Ordem (Senso de Organização)

O objetivo desta etapa do trabalho é aumentar a produtividade, reduzindo – até sua

completa eliminação – as perdas de tempo e de eficácia. Para se atingir esse objetivo,
os seguintes passos devem ser realizados:

• identificar a melhor localização para os objetos;

• organizar e sinalizar a forma de manter esses itens em seus corretos locais;

• tornar visível, de forma fácil, quando um objeto não está no local;

• definir limites para os estoques; e

• definir e implementar indicadores para monitorar o status dos objetos e estoque.

A técnica dos mapas de calor pode ser utilizada para definir a proximidade dos objetos
daqueles que o utilizam, essa técnica consiste em utilizar o desenho da área que está
sendo organizada e de dispor sobre o mapa a identificação dos objetos que serão
utilizados no seu local de utilização, podendo-se acrescer sobre os mesmos números
que identifiquem a sua ordem de utilização. Sabendo-se o lugar em que os objetos
serão utilizados fica mais fácil o armazenamento e a organização dos materiais.

No caso específico de um escritório, especial atenção deve ser dada à localização dos
objetos de uso cotidiano, como telefone, fax, impressoras e a guarda de seus insumos.
Por exemplo, ter um pequeno estoque de papel, como uma ou duas resmas, para
impressora em algum local visível próximo a ela, de forma que quando o papel acabar
possa ser rapidamente recolocado. Se essa área de armazenamento temporário (um
pequeno estoque com os insumos que serão utilizados em um período, para evitar
que se tenha que recorrer ao almoxarifado ou comprar os itens constantemente) for
aberta e visível, o controle desse estoque será mais fácil.

Ao término do planejamento da implantação, antes da sua efetivação, pode-se fazer as

seguintes perguntas para validar o planejamento:

• Todos os objetos têm seu local determinado?

• Os materiais/equipamentos estão identificados e corretamente organizados?

• Quando do uso dos materiais, eles são guardados em seus locais de origem?

• Os objetos sobre as mesas de trabalho estão sendo utilizados?

31
1.4 Limpeza (Senso de Limpeza)

A implantação do senso de limpeza tem duas abordagens. A principal é evitar que a

sujeira seja disseminada, a segunda é manter limpo o que foi sujo. A mudança desse
hábito pode ser realizada seguindo alguns passos simples como os propostos por Sonia
Jordão (2011):

• marque e implante o “Dia da Limpeza”;

• defina as regras para a manutenção da limpeza;

• defina locais para a coleta de lixo;

• estude a possibilidade de realizar a coleta seletiva;

• estimule os colegas a manter a limpeza obtida, evitando que:

- se jogue coisas no chão;

- sejam guardadas ferramentas sujas;

- haja vazamento em equipamentos;

- áreas de alimentação e banheiros fiquem sujos; e

- trabalhem com roupas imundas.

1.5 Padronização (Senso de Padronização – Saúde/Higiene)

Talvez seja um dos sensos mais difíceis de ser implantado, pois envolve mudança
comportamental de longo prazo. Cada empresa tem sua forma de criar, divulgar,
implantar e manter seus padrões, mesmo que seja de forma prática e pouco estruturada.
Empresas maiores têm manuais com a descrição das etapas de cada processo.

A definição por escrito dos aspectos a serem controlados é uma importante etapa
dentro do senso da padronização.

32
Essa padronização além de ser documentada deve ser amplamente divulgada para
que cada um saiba exatamente o que fazer. Além da divulgação é importante que
os conhecimentos sejam testados. Essa validação do aprendizado pode ser testada
informalmente, por meio de conversas e observações ou, formalmente, com a aplicação
de testes/provas, auditorias e entrevistas.

A documentação pode ser subsidiada por fotos, incluindo as fotos do antes do início
da implantação dos 5S. As pessoas tendem a esquecer como era a situação depois que
se acostumam com a nova realidade, tal esquecimento pode levar ao relaxamento da
disciplina. Como consequência, perde-se parte dos efeitos obtidos com a implantação
dos 5S.

1.6 Mantendo os Padrões (Senso de Autodisciplina)

O senso da autodisciplina pode ser um dos mais fáceis de ser implantado em uma
empresa, se os outros sensos tiverem sido corretamente implantados e divulgados.
Caso contrário, se os indivíduos não notarem os benefícios ou não entenderem
as motivações para as mudanças em seu trabalho, em sua rotina, tais mudanças,
autocontroladas, não serão uma tarefa tão simples ou fácil.

O sucesso do último senso dos 5S está intimamente ligado aos demais. A receptividade,
a forma com que foram implantados e a divulgação dos resultados é primordial para
que o 5º senso seja implantado com sucesso.

A manutenção dos padrões pode ser realizada de diversas maneiras, também

dependendo da cultura corporativa. Uma das mais comuns e pela realização de ciclos
de auditoria e ajustes de não conformidades, cujos passos elementares são:

1. Desenvolvimento de uma lista de itens a serem auditados (checklist).

2.
Condução de auditorias, inicialmente diárias, por membros do grupo e
posteriormente uma vez por semana. Todos os membros devem ser responsáveis
por algum item auditável.

3. Apresentação do resultado das auditorias em um quadro de acompanhamento.

4. Marcação dos resultados semanais para acompanhamento da evolução.

33
1.7 Como Controlar a Implantação dos 5S

Embora com algumas diferenças em relação ao acompanhamento pós-implementação,

as implementações dos 5S também precisam ser verificadas e validadas periodicamente.
Existem muitas ferramentas que estão disponíveis na internet, um exemplo é a planilha
a seguir, que pode servir como modelo para a checagem da implementação dos 5S no
seu local de trabalho.

O seu preenchimento deve ser feito semanalmente pelos líderes de cada área em que
os 5S estão sendo implantados. Os resultados preenchidos devem ser analisados pela
equipe de planejamento e implantação para que as medidas corretivas, se necessárias,
sejam tomadas de forma que o projeto transcorra e os objetivos sejam atingidos.

Essa mesma planilha pode ser adaptada para o controle diário do último senso dos 5S,
acrescendo-se o nome do responsável e detalhando-se um pouco mais os itens a serem
acompanhados.

34
 Verificação Semanal dos Fatores de Qualidade Qualidade de vida.
Fazer esta avaliação na manhã de sexta-feira

Responda às perguntas considerando os últimos sete dias

a) Para cada questão, marque 1 (Não); 2 (Parcialmente) ou 3 (Sim).
b) Anote no verso da folha suas observações: pontos positivos e inconformidades a corrigir*.
c) Converse com outras pessoas envolvidas para alinhas percepções e ideias e decidir o que fazer.

Totais: Ambientes Pessoas Equipamentos

Senso de Os ambientes foram usados Competências e atribuições Os equipamentos foram
conforme seus objetos e das pessoas foram bem usados conforme sua função?
Unilização de forma sustentável? utilizadas?

Senso de A ordenação e a sinalização As pessoas assumiram seus Os equipamentos foram

dos ambientes foram lugares e sinalizaram sua guardados e usados em
Ordenação adequadas e respeitadas? disponibilidade? ordem?
Evitou-se sujar os As pessoas cuidaram da Os equipamentos tiveram
Senso de
ambientes? Os ambientes limpeza do corpo, da mente e limpeza e manutenção
Limpeza foram limpos adequadamente? dos relacionamentos? adequadas?

Os padrões e práticas de uso, Os padrões e práticas de uso Os padrões e práticas de uso,

Senso de das potencialidades, de ordem
ordem e limpeza dos ordem e limpeza dos
Saúde ambientes são saudáveis? e de limpeza do fator humano equipamentos são saudáveis?
são saudáveis?

Senso de As pessoas cuidaram As pessoas cuidaram As pessoas cuidaram

espontaneamente dos espontaneamente do seu jeito espontaneamente dos
Autodisciplina ambientes? de ser e de agir? equipamentos?

Qualidade de produtos.
Totais: Materiais Métodos Medidas
Senso de Os materiais foram usados Os métodos são adequados e As medidas foram usadas
Unilização adequadamente? foram usados corretamente? adequadamente?

Senso de Os materiais foram guardados Os métodos são bem As medidas foram anotadas e
Ordenação e usados em ordem? ordenados e foram seguidos aplicadas nos momentos
na ordem estabelecida? adequados?

Senso de Procurou-se manter os Agiu-se de forma limpa, As medidas foram informadas

Limpeza materiais limpos? evitando dispersões. de forma clara e objetiva?

Senso de Os padrões e práticas de uso, Os padrões e práticas de uso,

Foram usados meios saudáveis
ordem e limpeza dos ordem e limpeza das medidas
Saúde ambientes são saudáveis?
para alcançar os objetivos?
são saudáveis?

Senso de As pessoas cuidaram As pessoas seguiram As pessoas cuidaram

Autodisciplina espontaneamente dos espontaneamente os espontaneamente das
ambientes? métodos? medidas?

* Inconformidades: simples (resolver na próxima semana); complexas (definir meta de atendimento).

auditor ou facilitador:

Figura 9: Planilha de check-up

35
Glossário

Auditável: que se pode comprovar, validar.

Checklist: é uma palavra em inglês, considerada um americanismo que significa “lista

de verificações”.

Status: condição (de alguém ou de algo) aos olhos do grupo humano em que vive.

36
Atividades

aa
1) Julgue verdadeiro ou falso. É necessário que algumas
ações sejam planejadas para implantação dos 5S no Escritório,
entre elas encontra-se, inicialmente a definição da equipe e
do grupo local "guardião" de cada área.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. Como existem algumas

diferenças em relação ao acompanhamento pós-
implementação, as implementações dos 5S precisam ser
personalizadas, o que inviabiliza definitivamente a utilização
de ferramentas pré-formatadas comuns como ckecklists,
planilhas de verificação, mapas de calor e outras encontradas
na internet.

Verdadeiro
( ) Falso
( )

37
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/
negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.: s.n.],
2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

38
Gabarito

Questao 1 Questão 2
Unidade 1 V V
Unidade 2 F F
Unidade 3 F V
Unidade 4 V F

39